Tài liệu HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY EUROWINDOW

lOMoARcPSD|15547689 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH **************** TRẦN XUÂN HUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY EUROWINDOW LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 9/2013 lOMoARcPSD|15547689 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH **************** TRẦN XUÂN HUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY EUROWINDOW Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60343001 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN ANH HOA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 9/2013 lOMoARcPSD|15547689 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ Kinh tế với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo chất lượng báo cáo tài chính tại Công ty Eurowindow” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của TS Trần Anh Hoa. Các số liệu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy và được xử lý khách quan, trung thực. Nội dung của luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp trí và trang web theo danh mục tài liệu luận văn. Trong quá trình tiến hành và hoàn thiện luận văn, tôi xin chân thành gởi lời cảm ơn đến TS. Trần Anh Hoa đã tận tình hướng dẫn cho tôi từ những bước đi ban đầu và tạo mọi điều kiện để cho tôi hoàn thiện luận văn. Những chỉ bảo của cô như là một hành trang quý báu trên con đường học tập của tôi sau này. lOMoARcPSD|15547689 MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục viết tắt Danh mục hình vẽ Trang PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 1. Cơ sở hình thành đề tài ................................................................................................. 1 2. Giới thiệu tổng quan lĩnh vực nghiên cứu .................................................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................... 4 4. Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu ......................................................... 4 5. Kết cấu của đề tài .......................................................................................................... 5 Chương I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........................................... 6 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................ 6 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển lý thuyết KSNB ................................................... 6 1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống Kiểm soát nội bộ........................................... 7 1.1.2.1 Khái niệm Kiểm soát nội bộ................................................................................. 7 1.1.2.2 Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ ............................................................................ 8 1.1.3 Các yếu tố của hệ thống Kiểm soát nội bộ .............................................................. 8 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................... 9 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro.................................................................................................... 10 1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát .................................................................................... 12 1.1.3.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................. 13 1.1.3.5 Giám sát.............................................................................................................. 14 1.1.3.6 Mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của HTKSNB ................................... 14 1.2 Báo cáo tài chính và Chất lượng báo cáo tài chính ............................................. 15 1.2.1 Báo cáo tài chính ................................................................................................... 15 lOMoARcPSD|15547689 1.2.1.1 Mục đích báo cáo tài chính ................................................................................ 15 1.2.1.2 Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp ...................... 16 1.2.2 Các đặc điểm chất lượng BCTC ............................................................................. 17 1.2.2.1 Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ - FASB .......... 17 1.2.2.2 Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế - IASB ........................... 19 1.2.2.3 Quan điểm hội tụ IASB- FASB ......................................................................... 20 1.2.2.4 Quản điểm của chuẩn mực kế toán Việt Nam.................................................... 21 1.3 Quan hệ giữa hệ thống KSNB và chất lượng BCTC ........................................... 22 1.3.1 Kiểm soát nội bộ trong mối quan hệ với việc lập BCTC ....................................... 22 1.3.1.1 Định nghĩa KSNB trong mối quan hệ với việc lập BCTC ................................. 22 1.3.1.2 Vai trò KSNB trong việc đảm bảo chất lượng BCTC........................................ 23 1.3.2 Một số quy định về mối liên hệ giữa KSNB và chất lượng BCTC ........................ 25 1.3.2.1 Các báo cáo và hướng dẫn của COSO ............................................................... 25 1.3.2.2 Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX) – Hoa Kỳ ....................................................... 26 1.3.2.3 Quy định về KSNB và kiểm soát chất lượng thông tin BCTC tại Việt Nam .... 29 1.3.3 Hoạt động kiểm soát nhằm nâng cao chất lượng BCTC ........................................ 31 1.3.3.1 Hoạt động kiểm soát hằng ngày ......................................................................... 31 1.3.3.2 Hoạt động kiểm soát quá trình lập báo cáo ....................................................... 33 Kết luận chương I .............................................................................................................. 37 Chương II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TRONG MỐI QUAN HỆ CHẤT LƯỢNG BCTC TẠI CÔNG TY EUROWINDOW ..................................................... 38 2.1. Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty ............................... 38 2.1.1 Giới thiệu tổng quát Công ty ................................................................................. 38 2.1.2 Khảo sát hệ thống KSNB....................................................................................... 40 2.1.3 Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BTCT ............................................... 40 2.1.3.1 Môi trường kiểm soát ......................................................................................... 40 2.1.3.2 Hệ thống kế toán ................................................................................................ 43 2.1.3.3 Thủ tục kiểm soát ............................................................................................... 46 2.2 Báo cáo tài chính tại công ty Eurowindow ........................................................... 48 lOMoARcPSD|15547689 2.2.1 Hệ thống BCTC tại công ty Eurowindow ............................................................. 48 2.2.2 Đặc điểm về việc kiểm soát quá trình lập BCTC .................................................. 51 2.3 Đánh giá về hệ thống KSNB trong việc đảm bảo chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow .................................................................................................................... 50 2.3.1 Ưu điểm ................................................................................................................ 51 2.3.2 Hạn chế ................................................................................................................. 53 2.3.3 Nguyên nhân ......................................................................................................... 56 Kết luận chương II ............................................................................................................. 57 Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB NHẰM ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BCTC TẠI CÔNG TY EUROWINDOW .................... 58 3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ .................................... 58 3.1.1 Yêu cầu của việc hội nhập và phát triển kinh tế ở Việt Nam ............................... 58 3.1.2 Yêu cầu Công ty Eurowindow đối với hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BCTC ............................................................................................................... 59 3.2 Một số giải pháp về hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow ....................................................................................................... 59 3.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................... 59 3.2.2 Hệ thống kế toán ................................................................................................... 61 3.2.3 Thủ tục kiểm soát ................................................................................................. 62 3.3 Một số kiến nghị có liên quan hệ thống KSNB và chất lượng BCTC .............. 64 3.3.1 Đối với công ty Eurowindow ............................................................................... 64 3.3.2 Đối với các cơ quan khác .................................................................................... 65 Kết luận chương III ........................................................................................................... 68 Kết luận chung ................................................................................................................... 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 72 PHỤ LỤC 1: Danh sách các QT-QĐ chính khảo sát tại Công ty Eurowindow ................ 74 PHỤ LỤC 2: Lưu đồ QT09-EW - QT kiểm soát bán hàng ............................................... 75 PHỤ LỤC 3: Lưu đồ QT15-EW QT tổ chức triển khai sản xuất ...................................... 76 PHỤ LỤC 4: Bảng câu hỏi khảo sát .................................................................................. 77 lOMoARcPSD|15547689 DANH MỤC VIẾT TẮT BGĐ: Ban Giám Đốc BCTC: Báo cáo tài chính COSO: Ủy ban chống gian lận báo cáo tài chính (the Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) Công ty Eurowindow: Công ty cổ phần cửa sổ nhựa Châu Âu ICFR: Kiểm toán kiểm soát nội bộ quá trình lập báo cáo tài chính IFAC: Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation of Accountants) KSNB: Kiểm soát nội bộ PCAOB: Ủy ban Giám sát hoạt động kiểm toán QT-QĐ: Quy trình-Quy định QTRR: Quản trị rủi ro SEC: Ủy ban chứng khoán và sàn giao dịch Mỹ (Security and Exchange Commission) TTCK: Thị trường chứng khoán lOMoARcPSD|15547689 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Mô hình Hệ thống KSNB theo COSO 1992 Hình 1.2 Lưu đồ kiểm soát quá trình lập BCTC Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức tóm gọn Công ty Eurowindow Hình 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính – Phần mềm kế toán Bravo Hình 2.3 Quy trình kiểm soát mua hàng tại Công ty Eurowindow lOMoARcPSD|15547689 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Cơ sở hình thành đề tài Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động và cạnh tranh trong thời đại thông tin. Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng của hầu hết các tổ chức, các nền kinh tế, và xã hội. Thật vậy, các công ty đã có hướng chuyển việc cạnh tranh từ sản phẩm hữu hình sang thông tin vô hình. Ngày càng có nhiều tổ chức tin rằng chất lượng thông tin là rất quan trọng cho sự thành công của họ. Tuy nhiên, không nhiều công ty đã biến sự mong muốn thành hành động có hiệu quả. Thông tin kém chất lượng có thể có tác động lớn tới xã hội và kinh doanh. Nhiều bằng chứng cho ta thấy vấn đề chất lượng thông tin ngày càng trở nên phổ biến trong thực tế. Hầu hết các công ty đều biết đến những hiệu ứng ngoài ý muốn của các quyết định dựa trên những thông tin có chất lượng kém. Việc phát hành các báo cáo tài chính (BCTC) kém chất lượng báo cáo do sự thiếu sót trong việc duy trì hệ thống các tiêu chuẩn BCTC đã được gây ra các vụ phá sản của Enron, WorldCom, Parmalat; các vụ phá sản nổi tiếng mà ở đó sự biến dạng của các BCTC đã đạt đến mức chưa từng có. Vấn đề chất lượng thông tin đã trở nên quan trọng đối với các công ty muốn hoạt động tốt, có được lợi thế cạnh tranh, hoặc thậm chí chỉ tồn tại trong thế kỷ 21. Các nghiên cứu cho thấy, một trong những lý do gốc rễ của việc gian lận thông tin trên BCTC phần lớn xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) kém hiệu quả. Các nhà đầu tư vốn cổ phần sẵn sàng trả giá cao hơn cho doanh nghiệp có hệ thống kế toán minh bạch, vì rủi ro nhà đầu tư thấp hơn khi họ có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của doanh nghiệp; và việc có được vị thế phụ trội là rất quan trọng khi doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán. Các doanh nghiệp Việt Nam có giá thị trường chưa cao một phần do nhìn nhận của các nhà đầu tư là các doanh nghiệp Việt Nam nói chung còn mức độ minh bạch thấp và việc thực hiện các tiêu chuẩn hệ thống KSNB chưa cao. Xuất phát từ thực tế như vậy, học viên chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo chất lượng Báo cáo tài chính tại Công ty Eurowindow” để làm nghiên cứu khoa học của mình. 2. Giới thiệu tổng quan lĩnh vực nghiên cứu lOMoARcPSD|15547689 2 Các nghiên cứu và quy định liên quan ở ngoài nước Sau hàng loạt các vụ bê bối về tài chính tại những công ty đứng đầu quốc gia, như Enron, Tyco International, WorldCom (hiện là MCI) Quốc hội Mỹ ban hành “Luật Bảo vệ Nhà đầu tư và Sửa về đổi chế độ Kế toán ở Công ty Cổ phần” (Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act), đạo luật Sarbanes-Oxley 2002, gọi tắt là SOX hoặc SarbOx, được ban hành ngày 30/7/2002. Một trong những khía cạnh quan trọng của SOX có hai phần đặc biệt: chương 302 và chương 404, tập trung vào các vấn đề KSNB liên quan đến BCTC. Hệ thống KSNB từ lâu đã được ủng hộ như là một cơ chế đảm bảo chất lượng BCTC, và các công ty đã sử dụng nó cho mục đích này. Với gian lận tài chính tăng cao, COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission) – là một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận BCTC (Treadway Commission hoặc Nation Commission on Financial Reporting) đã ban hành Báo cáo khung về KSNB tháng 9 năm 1992, cung cấp nền tảng cho việc đánh giá hiệu quả của KSNB. Năm 2006, COSO ban hành riêng hẳn tài liệu “Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính cho các công ty đại chúng nhỏ”. Tài liệu này cung cấp cho các công ty đại chúng nhỏ các hướng dẫn liên quan đến tính hiệu quả của hệ thống KSNB đối với BCTC. Tài liệu, gồm ba phần lớn: phần 1 – Chương tóm tắt, tóm tắt sơ lược nhất các vấn đề cho các Ban Quản lý và Người quản lý. Phần 2 – Các hướng dẫn, cung cấp các thông tin tổng quát nhất về hệ thống KSNB đối với BCTC trong các công ty nhỏ. Phần thứ 3 – Các công cụ đánh giá, bao gồm các công cụ minh họa để hỗ trợ quản lý trong việc đánh giá hệ thống KSNB. Từ sự phát triển mạnh mẽ của Hệ thống KSNB đối với chất lượng BCTC trên thế giới. Trong quá trình nghiên cứu học viên đã có điều kiện tiếp cận với nhiều luận văn liên quan hệ thống KSNB và hệ thống KSNB đối với BCTC trong và ngoài nước. Trong số đó có thể kể đến các nghiên cứu sau: Nghiên cứu “Yếu tố ảnh hưởng đến sự yếu kém trong kiểm soát nội bộ trên báo cáo tài chính” (Determinants of weaknesses in internal control over financial reporting) của nhóm tác giả ở Mỹ gồm Jeffrey Doyle, Weili Ge, Sarah McVay tháng 5/2006. lOMoARcPSD|15547689 3 Nhóm nghiên cứu của một trường Đại học bang Ohio thì lại nghiên cứu “Quy định về Kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?” (năm 2012) (How Does Internal Control Regulation Affect Financial Reporting?). Nghiên cứu về “Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc lập BCTC và bảo vệ tài sản” (năm 2007) của Viện Kế toán Mỹ ( The importance of internal controls in Finacial Reporting and Safeguarding plan assets – The American Institute of Certified Publics Accountants). Một nghiên cứu khác “Kiểm soát chất lượng Báo cáo tài chính qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ” (Financial Reporting Quality Control for Internal Control Implementation). Nghiên cứu định nghĩa các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng BCTC và từ đó phát triển các khái niệm về báo cáo kiểm soát chất lượng báo tài chính của doanh nghiệp…Và nhiều nghiên cứu khác nữa, nói chung các luận văn và báo cáo nghiên cứu liên quan đến kiểm soát chất lượng BCTC nhiều và mỗi nghiên cứu có những đóng góp nhất định và mối quan hệ mật thiết giữa chất lượng BCTC và hệ thống KSNB mang tính phổ biến. Các nghiên cứu và quy định liên quan ở trong nước Bài báo “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản lý rủi ro trong doanh nghiệp” Ths. Lại Thị Thu Thủy. Hội nhập kinh tế quốc tế cũng đặt ra nhiều thách thức với các doanh nghiệp Việt Nam, các doanh nghiệp có sức cạnh tranh kém, quy mô nhỏ có nguy cơ phá sản rất cao. Theo số liệu mới công bố gần đây, trong 9 tháng đầu năm 2011 đã có hơn 48.000 doanh nghiệp Việt Nam phá sản. Điều này cho chúng ta thấy vấn đề phòng ngừa rủi ro là một vấn đề hết sức cấp bách hiện nay. Bên cạnh đó, như chúng ta thường nói “phòng hơn chống”, đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”, có thể khẳng định rằng, vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động của HTKSNB gắn với quản lý rủi ro cần được quan tâm đúng mức. Bài báo “Kiểm soát nội bộ - Phương tiện sống còn của doanh nghiệp” TS. Quang Tùng Minh, viện FMIT, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan lOMoARcPSD|15547689 4 tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Bài báo “Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính các công ty niêm yết” của PGS., TS. Hà Xuân Thạch - ThS. Lê Ngọc Hiệp Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, trên cơ sở phân tích những ưu điểm, hạn chế của các BCTC chính tại các công ty cổ phần (CTCP) niêm yết trên thị trường chứng khoán (TTCK) Việt Nam trong giai đoạn 2007-2010, tác giả đề xuất một số giải pháp để báo BCTC công bố trên TTCK đảm bảo chất lượng, đáng tin cậy về số liệu tài chính, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin (nhà đầu tư, nhà quản trị, ngân hàng…). Hay luận văn cao học “Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính (BCTC) các công ty niêm yết thông qua quản trị công ty” của ThS. Nguyễn Trọng Nguyên do PGS., TS. Hà Xuân Thạch Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn. Theo tác giả nghiên cứu gian lận và sai sót của báo cáo tài chính (BCTC) xuất phát từ quản trị công ty yếu kém. Với kết quả phân tích thực trạng chất lượng BCTC tại các CTCP niêm yết trên TTCK, nghiên cứu tóm tắt lại để có được những BCTC chất lượng cao, chuyên nghiệp…cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý nhà nước và các CTCP niêm yết trên TTCK Việt Nam. Thông qua việc tìm hiểu các bài báo và luận văn cao học trong nước, học viên nhận thấy đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB cũng như nghiên cứu về việc nâng cao chất lượng BCTC đã được nghiên cứu khá nhiều trong nhiều lĩnh vực và nhiều công ty cụ thể. Các nghiên cứu có nhiều đóng góp đáng kể cho việc học viên tìm hiểu và hiểu sâu hơn về đề tài đang nghiên cứu. Học viên đã chọn nghiên cứu về mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và BCTC; rồi từ đó tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB đối với BCTC tại Công ty Eurowindow nhằm đưa ra một số đóng góp nhất định cho đề tài của mình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Liên quan đến mục tiêu chính của luận văn, 3 nội dung chính học viên nghiên cứu và trình bày: Thứ nhất, lý thuyết về hệ thống KSNB và những bằng chứng về mối liên hệ giữa hệ thống KSNB đối với chất lượng BCTC công ty. lOMoARcPSD|15547689 5 Thứ hai, tìm hiểu thực trạng cơ cấu hệ thống KSNB trong việc đảm bảo chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow. Cuối cùng, các kiến nghị liên quan việc hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow như một ví dụ điển hình. Từ đó, học viên đưa ra kiến nghị liên quan đến môi trường pháp lý nhằm hỗ trợ việc đảm bảo chất lượng BCTC cho các Công ty tại Việt Nam. 4. Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu Luận văn chỉ nghiên cứu các yếu tố của hệ thống KSNB có ảnh hưởng đến chất lượng BCTC; các mục tiêu khác của hệ thống KSNB không nghiên cứu sâu trong đề tài. Chất lượng BCTC ở đây được hiểu là mức độ tuân thủ các chuẩn mực, quy định kế toán hiện hành nhằm đưa ra BCTC đáng tin cậy, tối thiểu hóa các gian lận và sai sót trọng yếu trên BCTC. Luận văn chỉ đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các Công ty Eurowindow thông qua phỏng vấn và khảo sát thực tế. Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu là phương pháp duy vật biện chứng, với phương pháp này xem xét đối tượng nghiên cứu trong mối quan hệ vận động và phát triển, đồng thời có thể xem xét chúng trong mối quan hệ toàn diện với các sự vật có liên quan. Thêm vào đó sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để giải quyết vấn đề một cách khoa học. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng một số phương pháp bảng biểu để đánh giá nhận xét thực trạng vấn đề. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn được chia là ba chương sau: Chương 1: Tổng quan về hệ thống KSNB trong mối quan hệ với chất lượng BCTC. Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB trong mối quan hệ với chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BCTC tại Công ty Eurowindow. lOMoARcPSD|15547689 6 Chương I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển lý thuyết KSNB Giai đoạn hình thành: Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện giai đoạn này. Đến năm 1929, thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” được đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin), theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “KSNB, các nhân tố cấu thành tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, KSNB vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC. Giai đoạn phát triển: Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Trong thời gian này, cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng gia tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Yêu cầu báo cáo KSNB của công ty công chúng là một chủ đề gây nhiều tranh luận. Một trong những luận điểm tranh cãi là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB. Các tranh luận trên cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO. Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo năm 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến BCTC mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ. lOMoARcPSD|15547689 7 Mùa thu năm 2001, COSO đề xuất nghiên cứu nhằm đưa ra một lý thuyết để giúp các tổ chức quản trị các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động. Mặc dù đã tồn tại nhiều lý thuyết về quản trị rủi ro nhưng COSO vẫn khẳng định rằng cần thiết phải có một cách tiếp cận mới về rủi ro và phải xây dựng một khuôn mẫu lý thuyết cũng như các kỹ thuật áp dụng mới để các đơn vị có thể áp dụng phù hợp với điều kiện của mình. Công ty kiểm toán PriceWaterhouseCooper được chọn tham gia vào dự án này. Đến tháng 10 năm 2004, dự án được hoàn thành và COSO công bố báo dưới tiêu đề: Quản trị rủi ro doanh nghiệp – Khuôn khổ hợp nhất. Theo Báo cáo của COSO năm 2004 thì quản trị rủi ro (QTRR) doanh nghiệp là một quá trình do hội đồng quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng trong việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được của rủi ro nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. QTRR có nội dung rộng hơn so với KSNB và được phát triển thêm trên cơ sở nội dung của KSNB. Ngoài ra QTRR cũng đề cập nhiều nội dung mới để nhìn nhận rủi ro một cách toàn diện hơn và để quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn. 1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1.2.1 Khái niệm Kiểm soát nội bộ Theo báo cáo của COSO (1992), KSNB là một quá trình do người quản người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: các luật lệ và quy định được tuân thủ; BCTC đáng tin cậy; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Trong định nghĩa trên, ba nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. lOMoARcPSD|15547689 8 KSNB được thiết kế vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu mẫu… mà bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đảm bảo thực hiện. 1.1.2.2 Mục tiêu của KSNB Theo IFAC, hệ thống KSNB hình thành nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Các mục tiêu này là cái đích đến nhưng đôi khi giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn với nhau, ví dụ như để bảo đảm mục tiêu bảo vệ tài sản thì ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động…. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và hài hoà các mục tiêu trên. Tuy nhiên dù hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm xảy ra - đây là hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Do đó, việc thiết kế hệ thống KSNB sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, luôn là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Các mục tiêu chính của KSNB, đối với nhóm mục tiêu về hoạt động nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Nhóm mục tiêu về BCTC, đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp. Nhóm mục tiêu tuân thủ, KSNB phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định của nhà nước và các quy định của đơn vị. Sự phân chia các nhóm mục tiêu có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến hai hoặc ba nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu hoạt động xuất phát từ nhu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu BCTC xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu từ tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. 1.1.3 Các yếu tố của hệ thống KSNB lOMoARcPSD|15547689 9 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong đơn vị nơi. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Hoạt động kiểm soát bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản lý rủi ro có thể phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Các nhân tố để đánh giá môi trường kiểm soát: Các giá trị đạo đức và tính chính trực: để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản các thành viên trong công ty có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến các thành viên bằng các thể thức thích hợp. Ngoài ra, cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Cam kết về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát huấn luyện cho đầy đủ và thường xuyên. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Ủy ban kiểm toán bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu quan trọng của công ty, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ. Phương châm quản lý và cách thức hoạt động: thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Ngoài ra, điều này còn phản ánh trong cách nhận thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Sơ đồ tổ chức: thể hiện cơ cấu tổ chức của đơn vị. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Sơ đồ tổ chức lOMoARcPSD|15547689 10 phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp. Cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. Phân công quyền hạn và trách nhiệm: cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ có ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nguồn nhân lực và thực tiễn: là các chính sách thủ tục về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các nguy cơ đe dọa các mục tiêu, từ đó có thể quản trị được các rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Để quản lý rủi ro, người quản lý cần phải: - Thiết lập các mục tiêu của tổ chức: bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, các chỉ tiêu trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. - Nhận dạng các rủi ro (thiết lập cơ chế nhận dạng): Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. - Phân tích rủi ro (nguyên nhân, tác động): Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro, tuy nhiên quá trình phân tích nhìn chung thường bao gồm các bước: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng (xác suất) xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. lOMoARcPSD|15547689 11 - Quản trị sự thay đổi: nền kinh tế, ngành nghề kinh doanh, môi trường pháp lý, và những hoạt động của đơn vị luôn thay đổi và phát triển. KSNB hữu hiệu trong điều kiện này có thể không hữu hiệu trong điều kiện khác. Do vậy, nhận dạng rủi ro cần tiến hành một cách liên tục, đó chính là quản trị sự thay đổi. Đối với mục đích BCTC, quá trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm cách quản lý xác định rủi ro liên quan đến việc chuẩn bị các BCTC trung thực và hợp lý (hoặc được trình bày trung thực, trên các khía cạnh trọng yếu) theo quy định của lập BCTC hiện hành của công ty; ước tính mức trọng yếu của rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra của chúng, và quyết định hành động để quản lý chúng. Ví dụ, quá trình đánh giá rủi ro của công ty có thể xem xét khả năng của các giao dịch không được ghi chép hoặc xác định và phân tích ước tính quan trọng trong quá trình lập BCTC. Rủi ro liên quan đến BCTC đáng tin cậy cũng liên quan đến các sự kiện hoặc giao dịch cụ thể. Rủi ro liên quan đến BCTC bao gồm các sự kiện bên ngoài, nội bộ và tình huống có thể xảy ra có ảnh hưởng xấu đến việc ghi nhận, thực hiện và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp với mong muốn của Ban Giám đốc. Một khi rủi ro được xác định, cần xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra của chúng, và xem xét cách quản lý chúng. Quản trị có thể bắt đầu từ các kế hoạch, chương trình, hoặc hành động để giải quyết các rủi ro. Hoặc nó có thể là quyết định chấp nhận rủi ro vì chi phí và cân nhắc khác. Rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi do hoàn cảnh như sau: Thay đổi trong môi trường hoạt động: thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi trong áp lực cạnh tranh và rủi ro đáng kể khác nhau. Nhân viên mới: nhân sự mới có thể có một tập trung khác nhau hoặc sự hiểu biết của KSNB. Sự thay đổi hoặc cải tiến hệ thống thông tin: thay đổi đáng kể và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể thay đổi nguy cơ liên quan đến KSNB. Tăng trưởng nhanh: Đáng kể và nhanh chóng mở rộng hoạt động có thể làm lỗi thời các thủ tục kiểm soát và làm tăng nguy cơ của một sự cố trong thủ tục kiểm soát. lOMoARcPSD|15547689 12 Công nghệ mới: Kết hợp công nghệ mới vào các quá trình sản xuất, hệ thống thông tin có thể thay đổi nguy cơ liên quan đến KSNB. Các mô hình kinh doanh mới, các sản phẩm, hoặc các hoạt động. Bước chân vào lĩnh vực kinh doanh hoặc giao dịch mà một thực thể có ít kinh nghiệm có thể giới thiệu những rủi ro mới liên quan đến KSNB. Việc tái cơ cấu doanh nghiệp. Tái cơ cấu có thể được đi kèm với cắt giảm nhân viên và những thay đổi trong việc giám sát và phân công nhiệm vụ mà có thể thay đổi nguy cơ liên quan đến KSNB. Mở rộng các hoạt động nước ngoài. Việc mở rộng hoặc mua lại của các hoạt động nước ngoài mang theo những rủi ro mới và thường độc đáo mà có thể ảnh hưởng đến KSNB, ví dụ, rủi ro bổ sung hoặc thay đổi từ các giao dịch ngoại tệ. Sự thay đổi trong các chính sách kế toán: Thông qua các nguyên tắc kế toán mới hoặc thay đổi nguyên tắc kế toán có thể ảnh hưởng đến những rủi ro trong việc chuẩn bị BCTC. 1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu có liên quan đến hệ thống kế toán: Phân chia trách nhiệm đầy đủ dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ủy nhiệm cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp. Tạo lập hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Kiểm soát vật chất cụ thể hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin. Kiểm tra độc lập về việc thực hiện chẳng hạn tách biệt trách nhiệm ghi chép sổ sách và bảo vệ tài sản.