Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại ánh việt

Trang 1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu (NVL) - NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình SX kinh doanh, là cơ sở vật chất để cấu tạo nên thực thể của SP làm ra, hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý DN. - NVL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự SX, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia C. Ty… trong đó chủ yếu là DN mua ngoài. 1.1.2. Đặc điểm NVL - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nhất định và khi tham gia vào quá trình SX dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của SP. - Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nên giá trị của NVL sẽ được tính hết một lần vào chi phí SX kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này mà chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí SX và giá thành SP trong DN. Vì thế NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của SP mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng SP tạo ra. - NVL là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn. Đặc điểm chung của NVL là thời gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng 1 năm. - Mặc khác, NVL là yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên SP. Trang 2 Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh SX của các DN. Điều đó dẫn đến phải tăng cường công tác quản lý NVL trong các DN SX. 1.1.3. Phân loại NVL - Trong DN, NVL bao gồm nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng khác nhau, thường xuyên có sự biến động trong quá trình SX kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình quản lý và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại NVL đảm bảo hiệu quả sử dụng trong SX thì DN cần phải tiến hành phân loại NVL. - Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định. Hiện nay, DN căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của NVL trong quá trình SXKD để phân chia NVL thành các loại sau: + NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của C. Ty, là những thứ NVL mà khi tham gia vào quá trình SX sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của SP như: gỗ tròn chò, gỗ xoan … + NVL phụ: Cũng là đối tượng lao động, là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong SX được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động, có tác dụng như làm tăng chất lượng SP, tăng giá trị sử dụng của SP … Trong C. Ty vật liệu phụ bao gồm các loại: giấy nhám, keo 502, ống đồng, vecni, ốc vis, sơn lót NC … + Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu sử dụng để phục vụ cho công nghệ SX, có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình SX kinh doanh. Bao gồm các loại nhiên liệu sau: than củi, xăng dầu chạy máy, hơi đốt, khí gas … + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị SX, phương tiện vận tải … + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình SX hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. + NVL khác: Bao gồm các loại NVL còn lại ngoài các thứ chưa kể trên. Trang 3 1.1.4. Tính giá NVL nhập – xuất kho 1.1.4.1. Tính giá NVL nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho là tập hợp tất cả chi phí mà DN đã bỏ ra để có NVL đó, tính cho đến thời điểm NVL sẵn sàng xuất kho để đưa vào sử dụng cho SX. Do NVL của một DN nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí bỏ ra cho từng nguồn nhập là khác nhau. Nên giá thực tế nhập kho được tính riêng cho từng nguồn nhập. 1.1.4.1.1. NVL mua ngoài Giá thực tế nhập kho Trong đó: = Giá mua ghi trên hóa đơn Các chi phí liên quan + - Các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng + Giá mua ghi trên hóa đơn bao gồm cả thuế VAT nếu DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. + Giá mua trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT nếu DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. + Chi phí liên quan đến quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, chi phí liên quan đến bộ phận thu mua, thuế nhập khẩu, phí thủ tục hải quan … 1.1.4.1.2. NVL tự SX, tự chế Giá thực tế nhập kho = Tổng chi phí phát sinh của quá trình tự SX, tự chế 1.1.4.1.3. NVL gia công chế biến  Do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho gia công chế biến + Chi phí cho việc gia công chế biến  Doanh nghiệp thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế NVL nhập = NVL đem gia kho công chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Tiền vận chuyển bốc dỡ Trang 4 1.1.4.1.4. NVL được cấp, được biếu tặng Giá thực tế NVL nhập kho = Giá do đơn vị cấp, biếu tặng thông báo Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + 1.1.4.1.5. NVL nhận góp vốn liên doanh Giá thực tế NVL nhập kho = Giá trị thuần do hội đồng lien doanh xác định (được sự chấp thuận của các bên có liên quan) 1.1.4.2. Tính giá NVL xuất kho 1.1.4.2.1. Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1.4.2.1.1. Phương pháp thực tế đích danh Giá thực tế NVL nào xuất kho được tính theo giá thực tế của NVL đó khi nhập kho. Tuy nhiên theo xu hướng chung thì người ta thường lựa chọn giá thực tế đơn vị từ lần cao nhất đến lần thấp nhất hoặc ngược lại. 1.1.4.2.1.2. Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá tồn kho đầu kỳ rồi đến lần nhập kho sau lần tồn. Sau đó mới tính thêm theo giá thực tế của những lần nhập kho lần tiếp theo. 1.1.4.2.1.3. Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng. Sau đó mới tính thêm giá thực tế nhập kho của những lần nhập kho trước lần nhập kho sau cùng. 1.1.4.2.1.4. Phương pháp bình quân gia quyền Gtrị t.tế NVL xuất kho trong tháng = Giá t.tế đơn vị bình quân NVL xuất dùng x Số lượng t.tế NVLxuất kho trong tháng Trang 5  Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân cuối tháng). Giá thực tế đơn vị bình quân = cả kỳ dự trữ Gtrị t.tế NVL tồn kho đầu kỳ Số lượng t.tế NVL tồn kho đầu kỳ + Gtrị t.tế NVL nhập kho trong kỳ + Số lượng t.tế NVL nhập kho trong kỳ  Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Giá t.tế đơn vị bình quân NVL sau = lần nhập N Gtrị thực tế NVL tồn trước lần nhập N Số lượng t.tế NVL tồn trước lần nhập N + + Giá thực tế NVL nhập lần N Số lượng NVL t.tế nhập lần N  Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Giá t.tế đơn vị bình quân NVL cuối = kỳ trước Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này) Số lượng thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này) 1.1.4.2.1.5. Phương pháp giá hạch toán Giá hạch toán là một loại giá mang tính chất thủ tục chỉ được phục vụ cho việc hạch toán và cung cấp thông tin. Đây là loại giá được lựa chọn ổn định trong suốt cả kỳ hạch toán và thông thường là một loại giá kế hoạch hay giá thực tế đơn vị bình quân của NVL tồn kho cuối kỳ trước làm giá hạch toán kỳ này. Khi sử dụng giá hạch toán để ghi sổ thẻ kế toán chỉ ghi chép trên sổ chi tiết, đến cuối kỳ kế toán mới điều chỉnh theo giá thực tế và ghi sổ kế toán tổng hợp một lần. Trang 6 Giá thực tế Giá hạch toán NL, VL & CC, DC Hệ số chênh lệch NL, VL & CC, DC = xuất kho trong tháng x xuất kho trong tháng so với giá hạch toán Giá thực tế NL, VL & CC, DC Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán = Giá thực tế + tồn kho đầu tháng Giá hạch toán NL, VL & CC, DC giữa giá thực tế NL, VL & CC, DC nhập kho trong tháng Giá hạch toán + tồn kho đầu tháng NL, VL & CC, DC nhập kho trong tháng 1.1.4.2.2. Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đặc điểm của phương pháp này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê NVL hiện còn cuối kỳ. Trị giá NVL xuất kho trong kỳ Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL = hiện còn + nhập kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ hiện còn 1.1.5. Yêu cầu quản lý NVL NVL là tài sản dự trữ SX kinh doanh thuộc tài sản ngắn hạn thường xuyên biến động. Để hoạt động SX kinh doanh diễn ra bình thường, các DN SX phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho SX. Mỗi loại SP SX được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại NVL khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của NVL thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, NVL phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị SP SX ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau: Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch SX kinh doanh của DN. Trang 7 Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình SX và kết quả SX kinh doanh. Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành SP, tăng thu nhập, tích lũy cho DN. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình SX kinh doanh. Trong khâu dự trữ: DN phải xác dịnh được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo quá trình SX kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dữ trữ quá nhiều. Tóm lại, NVL là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra SP. Muốn SP đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý NVL. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở DN. 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB): Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Quy mô của DN cho dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu cũng luôn là tiết kiệm và phát huy tối đa các nguồn lực. Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợi ích kinh tế. Những mục tiêu đó chỉ có được nhờ một hệ thống KSNB thiết kế khoa học, hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi DN trở thành một nhu cầu thiết yếu. Ngày nay vẫn có nhiều quan điểm được thừa nhận về KSNB, có thể kể đến như sau: * Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban GĐ của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác Trang 8 và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 ). Hay nói cách khác thì KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. * Tuy nhiên theo định nghĩa của báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ): KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Ban GĐ, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: + Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. + Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính. + Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong DN. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của DN chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của DN hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận giúp DN đạt được mục tiêu của mình. KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị: (bao gồm ban GĐ, nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban GĐ và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế Trang 9 tiềm tàng trong KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên KSNB. Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. + Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý. 1.2.2. Các thành phần KSNB Một hệ thống KSNB được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp DN đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: 1.2.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của DN có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong DN. Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một DN. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống KSNB của DN nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những vấn đề như:  Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong DN.  Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong DN. Trang 10  Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong DN.  Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của Ban lãnh đạo DN.  Cơ cấu tổ chức DN.  Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong DN.  Cơ cấu chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong DN. 1.2.2.2. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của DN làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể DN và cấp độ quy trình hay cơ cấu bộ phận chức năng, DN có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này. 1.2.2.3. Những hoạt động kiểm soát Những hoạt động kiếm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của DN. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong DN ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của DN. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như:  Phê duyệt  Ủy quyền  Kiểm tra  Đối chiếu  Soát xét hoạt động  Bảo vệ tài sản  Phân công trách nhiệm Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Trang 11 Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ. 1.2.2.4. Thông tin và trao đổi thông tin Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài DN nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của DN liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu. Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ DN. Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa DN với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin. 1.2.2.5. Giám sát Giám sát quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:  Giám sát thường xuyên  Đánh giá độc lập  Báo cáo những sai sót Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống KSNB trong DN đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa DN chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát. Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà DN phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong DN. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ DN đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như Trang 12 chiều ngang trong toàn bộ DN. Hệ thống KSNB được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời. 1.2.3. KSNB NVL trong DN 1.2.3.1. Vai trò của việc KSNB NVL trong DN - Nhằm giúp cho DN có một hệ thống KSNB NVL vững chắc. - Mục đích của việc KSNB NVL là để đảm bảo rằng DN sử dụng NVL hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau. - Phát hiện rủi ro trong quá trình sử dụng nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó sớm có biện pháp để hạn chế tối đa các rủi ro. - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. 1.2.3.2. Các rủi ro thường gặp trong quy trình kiểm soát NVL 1.2.3.2.1. Rủi ro trong quy trình mua – nhập kho NVL Người không đủ thẩm quyền vẫn có quyền yêu cầu mua vật tư. Yêu cầu về NVL khi mua không đúng với nhu cầu thực tế chẳng hạn như: mua không đúng kích cỡ, quy cách, thông số kỹ thuật, không đủ về mặt số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua) của NVL, mua không đúng nhà cung cấp, xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại, mua NVL với giá cao, trả tiền nhầm nhà cung cấp hoặc nhầm giá so với giá đã thỏa thuận, trả nhầm lô NVL mua. Hàng nhập về không kịp tiến độ SX, không kiểm tra và kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhập vào kho không đúng với số lượng ghi trên hóa đơn hoặc ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ và không đúng thủ tục. Các hoá đơn đến cuối tháng nhà cung cấp mới lập trong đó thống kê tất cả các loại vật tư mà C. Ty đã mua trong tháng. Nhập kho mà không ghi phiếu nhập kho để một thời gian định kỳ hoặc đến cuối tháng mới ghi phiếu một lần. Trong quá trình mua vật tư, việc giao nhận vật tư chủ yếu dựa trên sự tin tưởng của hai bên nên không có một biên bản nào được lập để thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư. 1.2.3.2.2. Rủi ro trong quy trình xuất kho NVL sử dụng Trang 13 Xuất kho tùy tiện không kiểm tra kỹ các chứng từ hoặc xuất kho khi chưa có các chứng từ như: phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho. Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất, không đúng với yêu cầu thực tế. Xuất vật tư cho SX chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị. Khi xuất kho không lập phiếu xuất kho. Không hạch toán phế liệu thu hồi. NVL xuất thừa không hạch toán nhập lại kho. Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị SP dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán. Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí. 1.2.3.2.3. Rủi ro trong quy trình kiểm kê NVL Không kiểm kê NVL thường xuyên, không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán. Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp. Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm. Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê. Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. NVL kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách. Không hạch toán trên TK 151 khi NVL về nhưng hóa đơn chưa về. Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại NVL tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu. 1.2.3.3. Các hoạt động kiểm soát NVL 1.2.3.3.1. Kiểm soát quy trình mua – nhập kho NVL Đối với vật tư mua ở trong nước, phải kiểm tra các chứng từ trước khi tiến hành mua vật tư nhập kho chẳng hạn như: người viết phiếu yêu cầu cấp vật tư là ai? Có đúng với thẩm quyền của họ không? Có đầy đủ chữ ký của các nhân viên liên quan không? Nội dung ghi có chính xác và phù hợp hay không? Sau đó mới tiến hành mua vật tư. Cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển sang phòng kinh doanh và GĐ xét duyệt. 1.2.3.3.2. Kiểm soát quy trình xuất kho NVL sử dụng Trang 14 Giấy đề nghị cấp vật tư phải có đầy đủ chữ ký, xét duyệt của GĐ C. Ty, NVL mới được xuất kho. Xuất kho phải đúng với chứng từ không dư cũng không thiếu, xuất kho phải chính xác với các loại vật tư yêu cầu để tránh việc xuất không đúng sau đó nhập lại kho. Hàng ngày, khi xuất kho vật tư thủ kho phải ghi lượng thực xuất vào sổ cấp vật tư và lập một chứng từ để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư xuất kho từ thủ kho sang người nhận. Vì vậy, khi xảy ra mất mát đối với vật tư có thể quy được trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân có liên quan. Sau mỗi lần xuất kho, bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán, kế toán vật tư căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và lập ra các phiếu xuất kho nên phiếu xuất kho không những có tác dụng để lưu mà còn có tác dụng để kiểm soát. 1.2.3.3.3. Kiểm soát quy trình kiểm kê NVL Trước khi tiến hành kiểm kê phải có yêu cầu từ cấp trên thì mới được thực hiện. Các thành viên tham gia kiểm kê phải làm việ nghiêm túc, không được thông đồng, tránh hiện tượng làm để có hình thức. GĐ và kế toán trưởng định kỳ phải kiểm tra tất cả các loại sổ sách và chứng từ có liên quan đến NVL. Trong việc quản lý NVL đòi hỏi các DN thường xuyên kiểm kê NVL để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời. Tùy từng điều kiện và yêu cầu quản lý, DN có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý. Trang 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT Trang 16 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT 2.1.1.1. Tên, địa chỉ của C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Tên C. Ty : C. TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI ÁNH VIỆT Tên giao dịch : Anh Viet Import – Export Trading Co, Ltd. Tên viết tắt : ANVIMEX Địa chỉ trụ sở : 199 Tây Sơn, Thành Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định. Điện thoại : (0563) 846845 Fax : (0563) 641135 Email : [email protected] 2.1.1.2. Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT đăng ký lần đầu vào ngày 09 tháng 06 năm 1993. Đăng ký lại lần thứ nhất ngày 15 tháng 03 năm 1995. Đăng ký thay đổi lần thứ sáu ngày 26 tháng 05 năm 2008. C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT chính thức thành lập theo giấy phép thành lập số 001447/GP. Thành lập Doanh Nghiệp do Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Bình Định cấp ngày 22 tháng 08 năm 1994 và giấy phép Đăng Ký KD số 043813 do Sở Kế Hoạch Tỉnh Bình Định cấp ngày 15 tháng 03 năm 1995. Đây là đơn vị kinh tế cơ sở thuộc ngành chế biến, hoạt động theo phương hướng hạch toán kế hoạch độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ. 2.1.1.3. Quy mô hiện tại của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt Qua thời gian hơn 15 năm hoạt động KD thì C. Ty đã trở thành một DN lớn. Trang 17 Hiện nay C. Ty có: - Nguồn vốn KD : 45.253.147.300. Trong đó: + Vốn cố định : 19.338.097.980 + Vốn lưu động : 25.915.049.320 - Tổng số LĐ : 1.263 người. Trong đó: + Cán bộ quản lý : 76 người. + Công nhân SX : 1.187 người. - Diện tích nhà xưởng : 15.000 m2. - Diện tích của C. Ty : 3,3 ha. 2.1.1.4. Kết quả KD, đóng góp vào Ngân Sách của DN qua các năm Về mặt hàng chủ lực của C. Ty là SX bàn, ghế gỗ ngoài trời xuất khẩu và các loại SP khác từ gỗ. C. Ty không ngừng đẩy mạnh phát triển, phát huy thế mạnh sẵn có, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát triển SX, C. Ty đã và đang khẳng định chỗ đứng của mình trong và ngoài nước. Trong những năm qua DN đã đạt được những kết quả hoạt động SX kinh doanh và đóng góp vào Ngân Sách như sau: Biểu 1: Kết quả hoạt động SX kinh doanh của C. Ty Năm Chỉ tiêu ĐVT 1. SL s.phẩm - Bàn - Ghế Cái Cái 2. NVKD - VLĐ - VCĐ Trđồng Trđồng Trđồng 3. Lđộng BQ^ Người 4. T.nhập BQ^ 2007 Chênh lệch 2008 Số chênh lệch % 64.397 191.461 85.411 156.206 21.014 35.255 32,63 18,41 41.667 18.690 43.873 24.903 18.970 1.926 280 8,38 1,49 825 912 87 10,5 Ng.đồng 1.250 1.300 50 4 5. Doanh thu Trđồng 71.436 75.740 4.304 6,02 6. Lợi nhuận Trđồng 6.286 7.574 1.288 20,49 7.Kim ngạch XK Ng.USD 5.882 6.137 255 4,33 8. Nộp NSNN Trđồng 175,84 211,96 36,12 20,54 22.977 Trang 18 (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ) Tuy trải qua nhiều khó khăn nhưng Công ty TNHH – TM Ánh Việt đã có sự cố gắng phấn đấu vượt qua và ngày càng phát triển hơn. C. Ty đã có những bước phát triển mạnh mẽ về nhân lực, tổ chức SX, hoàn thành nhiệm vụ SX kinh doanh, đáp ứng nâng cao, đồng thời góp một phần không nhỏ trên con đường phát triển của C. Ty theo định hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa). 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt 2.1.2.1. Chức năng - Chức năng chủ yếu của C. Ty đó là SX, thu mua, chế biến nông lâm XK và tiêu thụ nội địa. - Nhằm tăng nguồn thu cho C. Ty và đảm bảo đời sống cho người lao động, giải quyết được tình hình thừa người thiếu việc. 2.1.2.2. Nhiệm vụ - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch SX kinh doanh trên cơ sở kế hoạch mà C. Ty đã cân đối, thực hiện kế hoạch nhiệm vụ theo chỉ tiêu đề ra. Chịu trách nhiệm trước cơ quan về kết quả hoạt động của C. Ty. - Thực hiện về hợp đồng ký kết theo đúng thời hạn, đúng chế độ yêu cầu về chất lượng và số lượng. Luôn coi trọng chữ “Tín” đối với khách hàng. - Nguồn vốn cũng như nguồn nhân lực được bảo tồn và phát triển, cần kiệm trong SX, làm ăn có lãi, mở rộng quy mô SX. - Đảm bảo việc làm, đảm bảo an toàn lao động và nâng cao đời sống cho công nhân viên. - Thực hiện tốt chủ trương chính sách về SX kinh doanh của Nhà Nước, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế đúng và đủ cho Nhà Nước. - Thực hiện tốt công tác an ninh trật tự, môi trường. - Tăng cường mối quan hệ giữa C. Ty với Nhà Nước, chính quyền địa phương và tiếp thị quảng cáo để tạo chỗ đứng trên thị trường. Trang 19 2.1.3. Đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt - Loại hình kinh doanh và các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà C. Ty đang kinh doanh: + Chế biến gỗ và nông lâm SX khẩu. + Mua bán nông lâm sản, lương thực,thực phẩm. + Đại lý ký gửi hàng hoá. + Kinh doanh vận tải hàng hoá bằng ô tô. + Cho thuê kho bãi, nhà xưởng. + Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông. - Thị trường đầu vào: Nguyên liệu chính là gỗ nhập khẩu (chủ yếu nhập từ Solomon Islands, Papua Nen Guinea, Brazil). Nguyên liệu keo nhập từ Singapore, máy móc thiết bị nhập từ Đài Loan. Nguyên liệu trong nước chủ yếu nhập của các lâm trường khai thác và bán có giấy tờ hợp pháp các vật tư trong nước. - Thị trường đầu ra: Tiêu thụ nội địa, xuất khẩu sang các nước Châu Á, Châu Au như: Hoa Kỳ, Canada, Đan Mạch, Phần Lan, Tây Ban Nha, Italia, Đức, Bỉ, Croatia, Thổ Nhĩ Kỳ… - Vốn kinh doanh của DN: chủ yếu là đi vay và tự có. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh và tổ chức quản lý tại DN 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh tại DN Sơ đồ 2.1: Biểu Diễn Quy Trình Công Nghệ SX Nguyên vật liệu gỗ Khoan Lắp ráp Xẻ Luộc Chà bo Tu bi Nguội SP hoàn thành Nhúng dầu Sấy Máy lộng KCS Thành Phẩm đóng gói Trang 20 Ghi chú: Quan hệ trực tuyến. Qui trình SX bàn ghế của C. Ty được chia thành nhiều công đoạn, mỗi công đoạn có nhiệm vụ khác nhau để tạo nên SP hoàn chỉnh. * Giải thích từng công đoạn của quy trình SX: - Xẻ: Được tiến hành sau khi nhập gỗ về, xẻ gỗ phải đúng qui cách. - Luộc: Sau khi xẻ gõ xong thì được đưa qua công đoạn luộc. Luộc có nhiệm vụ làm cứng cho gỗ, thuận lợi cho việc khoan đục sau này. - Sấy: Kế tiếp công đoạn luộc là làm cho gỗ khô mới thực hiện công đoạn tiếp theo, đó là công đoạn sấy. Sấy có nhiệm vụ giúp cho gỗ đạt độ ẩm tiêu chuẩn. - Máy Lộng: Nguyên vật liệu gỗ được xẻ, sấy luộc hoàn toàn sau đó đưa qua máy lộng có nhiệm vụ bào 4 mặt SP để được nhẵn hơn. - Tu Bi: Có nhiệm vụ đánh cong bàn ghế 1 cách hoàn hảo mà không tốn nhiều công sức. - Chà Bo: Công đoạn này đơn giản, đẽ làm có nhiệm vụ chà nhẵn SP có đọ nhẵn bóng tuyệt vời. - Khoan: Qua nhiều công đoạn khác nhau, công đoạn khoan đục là một trong những công đoạn tuy nhỏ nhưng rất quan trọng, đòi hỏi công nhân phải phụ thuộc chi tiết bản vẽ, để SP đạt tiêu chuẩn chất lượng. - Lắp Ráp: Công nhân phải bắt ốc vít vào SP để SP vững vàng hoàn chỉnh. - Nguội: Sau khi SP lắp ráp xong, qua công đoạn làm nguội SP. Nguội có nhiệm vụ làm sạch bóng lần cuối cùng đẻ chuẩn bị cho công đoạn nhúng dầu. - Nhúng Dầu: Nhúng dầu để SP không bị mục, giữ độ bền chắc chắn SP. - KCS và thành phẩm đóng gói: Khi SP làm xong qua KCS kiểm tra chất lượng GĐ công việc tuy đơn giản nhưng quan trọng trong SP sau đó là đóng gói vô thùng, việc giao dịch trên thị trường. - SP hoàn chỉnh: nhập kho chờ xuất xưởng. P. GĐ 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý Sơ đồ 2.2: Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của C. Ty Phòng TC_HC và LĐTL Phòng KD-XNK Phòng KT-TV Phòng Kỹ Thuật Bộ Phận KCS Phân xưởng SX