Tài liệu Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp in hà tây

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Khoa Kế Toán 1 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang phát triển theo hướng nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần chịu sự tác động của các qui luật kinh tế. Mục tiêu quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp là tối đa hoá lơị nhuận, quá trình sản xuất là khâu đầu tiên doanh nghiệp quan tâm. Đứng trên góc độ kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là khâu phức tạp quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất. Hạch toán giá thành liên quan hầu hết đến các yếu tố chi phí đầu vào trong quá trình sản xuất, tuy nhiên không phải bao giê các thông tin về chi phí được đưa ra cũng hoàn toàn chính xác chính vì thế kế toán cần vận dụng hệ thống các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật để tập hợp, phân loại chi phí. Để đưa ra các quyết định đúng các nhà quản trị không phải chỉ cần biết chi phí là bao nhiêu mà quan trọng là hiểu chi phí được hình thành như thế nào. Với mục tiêu phản ánh trung thực, hợp lý toàn bộ chi phí sản xuất, công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ngày càng phải được hoàn thiện nhằm cung cấp thông tin có chất lượng cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngành in thuộc ngành sản xuất vật chất trong nền kinh tế quốc dân, đóng vai trò quan trọng trong quá trình tạo ra Ên phẩm phục vụ nhu cầu nền kinh tế. Do đặc điểm ngành in có chi phí gián tiếp tương đối cao nên việc xây dựng mô hình xác định và tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tương đối phức tạp, thêm vào đó công tác kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp in hiện nay còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Với sinh viên chuyên ngành kế toán, thời gian thực tập tổng hợp là việc nghiên cứu để có cái nhìn khái quát về đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ, thực trạng tình hình kinh doanh cũng như thực trạng công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp In Hà Tây xuất phát từ tình hình thực tế công tác kế toán tại xí nghiệp và ý nghĩa quan trọng của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây”. Nội dung chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận bao gồm: Chương 1: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây Sinh viên thực hiện: 2 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Chương 2: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu về tình hình thực tế hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây, do thời gian có hạn và khả năng nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự giúp đỡ của Thầy giáo Th.S Nguyễn Hữu Ánh và các cô phòng kế toán Xí nghiệp In Hà Tây. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Chương 1 Sinh viên thực hiện: 3 Trang Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY 5 1.1 TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY: 5 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 1.1.2 Chức năng và nội dung hoạt động ở Xí nghiệp In Hà Tây : 1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp In Hà Tây: 1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và qui trình công nghệ: 1.1.4.1 Bộ phận chế bản: 1.1.4.2 Phân xưởng in: 1.1.4.3 Phân xưởng sau in: 1.1.4.4 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 1.1.5 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Xí nghiệp In Hà Tây : 1.1.5.1 Ban giám đốc xí nghiệp: 1.1.5.2 Các phòng ban chức năng khác: 1.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây : 1.2.1 Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây: 1.2..1.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán: 1.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán: 1.2.1.3 Công tác kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây: 1.2.2 Thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây : 1.2.2.1 Đối tượng hạch toán: 1.2.2.2 Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây: 1.2.2.3 Nội dung kế toán các khoản mục chi phí tại Xí nghiệp In Hà Tây: 1.2.3 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 1.2.3.1 Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 1.2.3.2 Phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu: 1.2.3.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.2.3.2.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.2.4 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: 1.2.4.1 Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp: 1.2.4.2 Phương pháp hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: 1.2.4.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp: Sinh viên thực hiện: 4 Lê Đức Thành 6 7 8 8 8 9 9 11 11 12 13 13 13 13 16 19 19 19 20 21 21 22 22 27 29 29 31 31 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán 1.2.4.2.2 Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp: 1.2.5 Hạch toán chi phí sản xuất chung: 1.2.5.1 Đặc điểm chi phí sản xuất chung: 1.2.5.2 Phương pháp hạch toán chi phí chung: 1.2.5.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết chi phí chung: 1.2.5.2.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp chi phí chung: 1.2.6 Hạch toán sản phẩm háng: 1.2.7 Đánh giá sản phẩm dở dang: 1.2.8 Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: 1.2.8.1 Tổng hợp chi phí sản xuất: 1.2.8.2 Đối tượng và phương pháp tính giá thành: 1.2.8.2.1 Đối tượng tính giá thành: 1.2.8.2.2 Phương pháp tính gía thành: CHƯƠNG 2 HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY 36 36 36 37 37 38 41 41 42 42 43 43 43 44 44 2.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG: 2.2 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY: 44 44 2.2.1 Về bộ máy kế toán: 2.2.2 Những ưu điểm và hạn chế: 2.2.2.1 Những ưu điểm: 2.2.2.2 Những hạn chế: 2.2.3 Phương hướng hoàn thiện: 2.2.3.1 Phương hướng chung hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất tính gía thành sản phẩm: 2.2.3.2 Một số ý kiến hoàn thiện chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây: 2.2.4 Biện pháp hạ giá thành sản phẩm: 2.2.4.1 Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu: 2.2.4.2 Tiết kiệm chi phí nhân công: 44 45 45 45 46 46 46 53 53 53 CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY 1.1 TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY: 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: Sinh viên thực hiện: 5 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Trong kháng chiến chống pháp và chống Mỹ tiền thân của xí nghiệp In Hà Tây là xưởng in Hồng Quang. Đến ngày 1-10-1975 được đổi tên là Xí nghiệp In Hà Tây, trụ sở tại 8A Hoàng Hoa Thám – Thị xã Hà Đông-Tỉnh Hà Tây cũ. Đơn vị chủ quản là Ty văn hoá thông tin Hà Tây. Năm 1976 do sáp nhập giữa Tỉnh Hà Tây và tỉnh Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình nên Xí nghiệp In Hà Tây sáp nhập với Xí nghiệp In Hoà Bình và đổi tên thành Xí nghiệp In Hà Sơn Bình. Trụ sở vẫn đặt tại8A Hoàng Hoa Thám – Thị xã Hà Đông. Đến năm 1992 tỉnh Hà Sơn Bình được tách thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, nhưng xí nghiệp vẫn mang tên Xí nghiệp In Hà Tây. Thực hiện nghị định 388-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp. Xí nghiệp In Hà Tây được UBND Tỉnh Hà Tây ra quyết định thành lập theo quyết định số 570-QĐ/UB ngày 22-12-1992, với chức năng nhiệm vụ là: In báo Hà Tây và các loại sách, tập san, biểu mẫu tạp chí. Theo giấy phép kinh doanh sè 104348 do trọng tài kinh tế tỉnh Hà Tây cấp ngày 08- 01-1993. Xí nghiệp In Hà Tây là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập với số vốn kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp là: - Tổng số vốn kinh doanh: 243,117 triệu đồng. Trong đó : + Vốn cố định: 176,930 triệu đồng. + Vốn lưu động: 66,187 triệu đồng. Theo nguồn vốn: + Vốn ngân sách cấp: 225,119 triệu đồng. + Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 17,998 triệu đồng. Địa chỉ : 8A Hoàng Hoa Thám – Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây. Điện thoại: (034)-824548 – 826304 – 828570. Vào thời điểm thành lập lại xí nghiệp cơ sở vật chất gồm: 1.268m 2 đất được giao sử dụng trong đó 1.000m2 là nhà xưởng cấp 4, máy móc thiết bị cũ kỹ, công nghệ in Typo lạc hậu, thêm vào đó Thị xã Hà Đông giáp với thủ đô Hà Nội- Nơi có nhiều cơ sở in của trung ương, bộ ngành được trang bị kỹ thuật hiện đại, chất lượng cao nên sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây không cạnh tranh được trên thị trường. Chính vì thế Xí nghiệp In Hà Tây gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh dẫn tới công nhân thiếu việc làm, lương thấp, đời sống sinh hoạt của công nhân không được đảm bảo. Đứng trước tình hình đó Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên chức Xí nghiệp quyết tâm tháo gỡ khó khăn, mạnh dạn thay đổi công nghệ in từ in Typo sang in Ofset. Xí nghiệp In Hà Tây đã vay vốn ngân hàng kết hợp với một phần vốn do ngân sách nhà nước cấp từng bước đầu tư công nghệ in Ofset và các thiết bị phục vụ sau in. Công tác nhân sự được đổi Sinh viên thực hiện: 6 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán mới, đã đào tạo lại công nhân cho phù hợp với công nghệ in Ofset, tinh giảm bộ máy hành chính, giải quyết chế độ cho một số công nhân đủ 25 năm công tác về nghỉ hưu, cử một số công nhân và và con cán bộ công0 nhân viên đi học tại Trường trung cấp in để nâng cao trình độ, tay nghề. Xí nghiệp tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và mô hình quản lý xí nghiệp, với quy mô 54 cán bộ công nhân viên trong đó 9 cán bộ nhân viên quản lý, hành chính, kế toán, kỹ thuật còn lại 45 công nhân trực tiếp sản xuất. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với phương châm đổi mới thiết bị để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, Xí nghiệp In Hà Tây đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng kết hợp sử dụng vốn khấu hao để tiếp tục đầu tư cải tiến máy móc trang thiết bị từ máy in một mầu sang máy in hai mầu, cải tạo nâng cấp nhà xưởng và nhà làm việc trên diện tích 440m 2quay ra mặt đường Quốc lé 6 thuộc phường Quang Trung- Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây. Những cố gắng và sự đầu tư đúng hướng, tổ chức sản xuất phù hợp, Xí nghiệp đã từng bước khắc phục khó khăn dần lấy lại được uy tín với khách hàng, chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao. Xí nghiệp In Hà Tây đã ký được nhiều hợp đồng in với các bạn hàng trong và ngoài tỉnh, đặc biệt là Báo Hà Tây và Nhà xuất bản giáo dục. Trong vòng 11 năm qua tính đến ngày 31-12-2003( đơn vị: 1.000 đ) - Tổng giá trị TSCĐ của xí nghiệp: 3.238.000đ - Tổng vốn kinh doanh: 1.769.000đ Sè lượng công nhân viên chức 64 người trong đó cán bộ quản lý hành chính 12 người và công nhân lao động trực tiếp là 52 người. 1.1.2 Chức năng và nội dung hoạt động ở Xí nghiệp In Hà Tây : Xí nghiệp In Hà Tây là đơn vị doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp của Sở văn hoá thông tin tỉnh Hà Tây, hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân. Xí nghiệp hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh, dưới sự lãnh đạo của tập thể ban giám đốc xí nghiệp. Nhiệm vụ cơ bản của xí nghiệp là sản xuất các sản phẩm của nghành in chủ yếu mang tính chất chính trị như: in báo Hà Tây, tạp chí, tập san, thông báo nội bộ của các ban ngành trong tỉnh ngoài ra còn in sách giáo khoa, sách văn học và các loại biểu mẫu theo yêu cầu khách hàng. Sản phẩm sản xuất của xí nghiệp được thực hiện từ khi nhận mẫu, nội dung các loại Ên phẩm của khách hàng để tiến hành chế bản. Kết thúc quá trình sản xuất cho ra sản phẩm là những quyển sách, tờ báo, biểu mẫu, chứng từ ... Với kích cỡ, khuôn khổ khác nhau phục vụ cho nhu cầu sử dụng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. Sinh viên thực hiện: 7 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Đặc điểm sản xuất của các loại Ên phẩm đã chi phối trực tiếp đến quá trình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của xí nghiệp. Để phù hợp với qui trình công nghệ sản xuất Xí nghiệp In Hà Tây tổ chức dây truyền sản xuất thành các khâu: khâu chế bản, khâu in và sau in, cụ thể như sau: 1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp In Hà Tây: Trải qua nhiều năm tồn tại và phát triển Xí nghiệp In Hà Tây đã đạt được nhiều thành quả quan trọng trong lĩnh vực in nói chung và thực hiện nhiệm vụ chính trị nói riêng. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà xí nghiệp In Hà Tây đã đạt được trong 2 năm từ 2002 - 2003: Các chỉ tiêu thực hiện Đơn vị tính 1. Sản lượng trang in13x19 2. Giá trị tổng sản lượng 3. Doanh thu 4. Lợi nhuận 5. Khoản nép ngân sách 6. Giá trị tài sản cố định 7. Tổng vốn kinh doanh 8. Năng suất lao động 9. Tổng quỹ lương 10. Sè CNV bình quân 11. Lương bình quân Triệu trang Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Trđ/năm Triệu đồng Người/năm 1000đ/người 2002 463 Năm 2003 CL 570 +107 % 23% 4.404 4.176 90 80 3.075 1.724 67 1.036 61 16000 5.087 +683 4.794 +618 100 +10 100 + 20 3.238 + 163 1.769 + 45 75 +8 1.112 + 86 64 +3 17500 + 1.500 15,5% 14,7% 11,1% 25% 5,3% 2,6% 11,9% 8,3% 4,9% 9,4% Nhìn chung các chỉ tiêu chủ yếu của Xí nghiệp In Hà Tây năm sau đều cao hơn năm trước: Sản lượng trang in 13 x 19, giá trị tổng sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, giá trị tài sản cố định, tổng vốn kinh doanh, tổng qũi tiền lương. Điều đó cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In Hà Tây ngày càng phát triển đi lên, qui mô sản xuất ngày càng mở rộng. Phân tích một số tỷ suất: Năm Năm Chênh lệch % 2002 2003 Tỷ suất lợi nhuận/ Doanh thu 0,021552 0,020859 - 0,000693 - 3,2% Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn 0,052204 0,056529 + 0,004325 + 8,2% Tỷ suất LN/DT cho biết 1 đồng doanh thu tạo ra mấy đồng lợi nhuận: Theo kết quả trên Tỷ suất LN/DT giảm cho thấy mặc dù doanh thu năm sau tăng hơn năm trước(+618 triệu đồng) tốc độ tăng doanh thu(14,7%) song lợi Tỷ suất Sinh viên thực hiện: 8 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán nhuận tăng(10 triệu đồng, tốc độ tăng lợi nhuận 11,1%) do đó Tỷ suất LN/DT giảm. Điều đó cho thấy hiệu hoạt động của xí nghiệp chưa cao, chưa tiết kiệm được chi phí sản xuất. Vì thế xí nghiệp cần phải có biện pháp quản lý chi phí tốt hơn để có thể tăng lợi nhuận. Tỷ suất LN/ Vốn cho biết 1đồng vốn tao ra bao nhiêu đồng doanh thu: Theo kết quả trên cho thấy Tỷ suất LN/ Vốn lại tăng cho thấy việc sử dụng vốn hiệu quả của xí nghiệp, một cơ cấu vốn thích hợp sẽ tạo điều kiện để xí nghiệp hoạt động hiệu quả. Xí nghiệp nên phát huy tốt hơn nữa việc sử dụng vốn. 1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và qui trình công nghệ: 1.1.4.1 Bộ phận chế bản: Được thiết kế theo sơ đồ sau: chia làm 2 công đoạn. Công đoạn 1: Bộ phận vi tính thiết kế mẫu in trên máy vi tính đồng thời kiểm tra sửa lỗi trên máy sau đó ra tê can vi tính và chuyển cho công nhân bình bản. ThiÕt kÕ KiÓm tra Ra tê can mÉu in trªn so¸t lçi söa vi tÝnh m¸y vi tÝnh lçi Công đoạn 2: C«ng nh©n Bình trên đế phim C«ng nh©n b×nh b¶n ph¬i b¶n Theo thứ tự mầu In chỉ định. Phơi và hiện bản bình trên các tấm Ph©n xëng m¸y in kẽm chuyên dùng Bộ phận chế bản gồm 7 công nhân đảm trách trên các thiết bị như máy vi tính, máy phơi bản và các dụng cụ chuyên dùng khác. 1.1.4.2 Phân xưởng in: Nhận các bản kẽm từ bộ phận chế bản, căn cứ lệnh sản xuất tiến hành in. Sinh viên thực hiện: 9 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bé phËn ph¬i b¶n Khoa Kế Toán Bé phËn in: - C¨n cø lÖnh s¶n xuÊt. Chuyển các - Sè lîng mÇu in. - Sè lîng s¶n ph¶m in. Bản kẽm Lên bản kẽm tiến hành in S¶n phÈm in hoµn chØnh Phân xưởng in gồm 19 công nhân đảm trách với thiết bị gồm 4 máy in 8 trang và 1 máy in 4 trang, trong đó có 2 máy in hai mầu. 1.1.4.3 Phân xưởng sau in: Nhiệm vụ của phân xưởng sau in là hoàn thiện các tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn. Giả sử gia công một cuốn sách bắt đầu từ khi nhận tờ in hoàn chỉnh công nhân sách tiến hành theo các công đoạn sau: Sơ đồ 1: Dç ®Õm XÐn s¸ch KiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm B¾t tay s¸ch GËp s¸ch Vµo b×a KiÓm tay s¸ch Kh©u s¸ch, ®ãng gim §ãng bã NhËp kho thµnh phÈm Phân xưởng này gồm 24 công nhân với các trang thiết bị như máy nào bìa, máy dao, máy đóng ghim. 1.1.4.4 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Như đã nêu ở trên qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp in theo dây chuyền khép kín như sau: Sinh viên thực hiện: 10 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Sơ đồ 2: Qui trình sản xuất sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây. Kh¸ch hµng Ký Lập phiếu Phßng KHSX Hợp đồng Viết Phßng kÕ SX,HĐồng to¸n Kh¸ch Hoá hµng đơn PN,PX Vật tư Hoá đơn Bé phËn chÕ b¶n, b×nh, ph¬i b¶n, vi tÝnh Ph©n xëng m¸y Ph©n x ëng s¸ch Nhập Kho Hàng Qua sơ đồ trên cho thấy với qui trình công nghệ khép kín các sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây được sản xuất hàng loạt với số lượng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi loại sản phẩm tham gia các công đoạn sản xuất khác nhau. VD: In mẫu biểu tờ rời chỉ cần qua các công đoạn: Vi tính - sửa bài – bình – phơi – in - đếm, chọn – cắt xén. VD: In các loại sách phải qua các công đoạn sau: Vi tính – sửa bài – bình – phơi – in – dỗ đếm – gập sách – bắt tay sáchkiểm tay sách – khâu(đóng ghim) – vào bìa – xén sách- kiểm tra chất lượng - đóng bó – nhập kho thành phẩm. Các sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây có nhiều loại, in nhiều mầu hoặc Ýt mầu khác nhau, in trên các loại giấy có chất liệu định lượng khác nhau nên định mức vật liệu cho từng sản phẩm cũng khác nhau. Vì vậy theo qui định của ngành in: các sản phẩm được qui đổi về trang in công nghiệp quy chuẩn khổ 13x19 và 1 mầu theo công thức: Số lượng trang in tiêu chuẩn = Hệ sè qui đổi sản phẩm Sinh viên thực hiện: Số lượng sản phẩm thực tế x Hệ sè qui đổi sản phẩm x Số mầu in Diện tích khổ thành phẩm Diện tích trang in tiêu chuẩn = 11 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán VD: Nếu sản phẩm 1 trang in khổ 39x27 in 4 mầu thì được qui đổi về trang in tiêu chuẩn như sau: Tổng trang in 13x19 = 1 x (39x27) : (13x19) x 4 = 16 trang. 1.1.5 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Xí nghiệp In Hà Tây : Với đặc điểm loại hình sản xuất ngành in, chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, để đảm bảo quy trình công nghệ khép kín sản xuất liên tục đòi hỏi bộ máy quản lý phải được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp In Hà Tây có thể tăng cường độ lao động, năng lực sản xuất, thúc đẩy quá trình luôn chuyển vốn nhanh, giảm chi phí để thu được hiệu quả kinh doanh là lớn nhất. Chính vì vậy xí nghiệp In Hà Tây tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng ( tổ chức quản lý theo một cấp). Các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có mối liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc xí nghiệp. Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp In Hà Tây. Gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phã gi¸m ®èc ®iÒu hanh s¶n xuÊt Phßng kÕ to¸n tµi vô Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt Bé phËn vi tÝnh, söa bµi, b×nh, ph¬i b¶n Ph©n xëng m¸y Ph©n xëng sau in Kho s¶n phÈm : Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền. : Mối quan hệ hai chiều trong qua trình sản xuất. Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch và định hướng lâu dài của xí nghiệp. Hiện nay biên chế tổ chức quản lý Xí nghiệp In Hà Tây gồm 3 phòng ban chức năng, hai phân Sinh viên thực hiện: 12 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán xưởng và mét bộ phận sản xuất. Dưới đây là đặc điểm chức năng nhiệm vụ từng phòng ban. 1.1.5.1 Ban giám đốc xí nghiệp: - Giám đốc: Là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo luật doanh nghiệp, và các qui định của pháp luật, nghị quyết của đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể người lao động về quản lý tài sản của nhà nước và kết quả hoạt sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Phó giám đốc: Phó giám đốc kỹ thuật là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách và điều hành phòng kế hoạch sản xuất, chỉ đạo các bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng và các nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu sản xuất của xí nghiệp. Phó giám đốc có trách nhiệm cùng với giám đốc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. 1.1.5.2 Các phòng ban chức năng khác: - Phòng kế hoạch sản xuất: Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ nhận mẫu đặt hàng của khách hàng, tính ra giá trị hợp đồng dùa trên các qui định của xí nghiệp và ký hợp đồng, sau đó tiến hành lập kế hoạch sản xuất sản phẩm, điều hành sản xuất và kiểm tra sản phẩm. Cuối kỳ lập phiếu sản xuất chuyển cho phòng kế toán tính lương công nhân sản xuất. - Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự trong xí nghiệp, bảo vệ an toàn cho xí nghiệp, thường trực phòng chống cháy nổ, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động cho các công nhân trực tiếp sản xuất tại xí nghiệp. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm củng cố và duy trì nội quy, quy chế của xí nghiệp. - Phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tại xí nghiệp. Thống kê lưu trữ, kiểm tra, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, đầy đủ kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cho ban giám đốc. Thực hiện ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, trung thực, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại xí nghiệp. Lập kế hoạch và quản lý thu- chi tài chính, thống kê, theo dõi quản lý các nguồn, quỹ tại ngân hàng, quỹ tiền mặt và giá trị vật tư, tài sản tại xí nghiệp. Sinh viên thực hiện: 13 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Lập và gửi các loại báo cáo cho các cơ quan quản lý theo đúng qui định của pháp lệnh kế toán - thống kê, các báo cáo tài chính, quyết toán thuế, các khoản nép ngân sách nhà nước. Phòng kế toán cùng ban giám đốc xây dựng và lập các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dự trữ vật tư, bảo toàn và phát triển vốn. 1.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây : 1.2.1 Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây: 1.2..1.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán: Xí nghiệp In Hà Tây là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có tổ chức công tác kế toán tập trung. Do đó các công việc như phản ánh ghi chép lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo được thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán. Cuối kỳ phòng kế toán lên các báo cáo quyết toán theo trình tự thời gian: tháng, quý, năm. - Hiện nay Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo Quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới. - Hình thức ghi sổ kế toán đang áp dụng là hình thức nhật ký chung. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính khấu hao: Xí nghiệp In Hà Tây áp dụng phương pháp khấu hao đều theo thời gian (theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999). Tài sản cố định tăng tháng này tháng sau tính khấu hao, tài sản cố định giảm tháng này tháng sau thôi tính khấu hao. Dùa trên cơ sở tỷ lệ khấu khao tài sản cố định theo khung quy định của nhà nước, xí nghiệp áp dụng tỷ lệ khấu hao phù hợp với hoạt động kinh doanh. - Phương pháp tính thuế: Xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Hiện nay các sản phẩm in của Xí nghiệp In Hà Tây gồm các loại sản phẩm chịu 3 mức thuế suất khác nhau: 0%, 5%, 10%. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Công ty áp dụng giá thực tế để tính giá hàng tồn kho, theo dõi nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song và xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là giấy và mực in ngoài ra còn một số nguyên vật liệu phụ khác. - Phương pháp tính giá thành là phương pháp tập hợp trực tiếp. 1.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán: Sinh viên thực hiện: 14 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp. Phòng kế toán tài vụ là một phòng quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của xí nghiệp. Có thể nói phòng kế toán là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là ghi chép, thu thập, tổng hợp, xử lý các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp một cách chính xác đầy đủ kịp thời. Tại Xí nghiệp In Hà Tây dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí tổ trưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép chứng từ số liệu chuyển về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán. Các nhân viên kế toán đều được đào tạo có trình độ đại học và cao đẳng phù hợp với nhiệm vụ và yêu cầu công việc. Từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp In Hà Tây, bộ máy kế toán gồm 3 người được tổ chức như sơ đồ 4. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán tại xí nghiệp, mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm về một hoặc một số phần hành . Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây. KÕ to¸n trëng kiªm kÕ to¸n tæng hîp,TSC§ KÕ to¸n tiªu thô vµ thanh to¸n KÕ to¸n tiÒn l¬ng, BHXH, KT nguyªn vËt liÖu Kiªm thñ quü - Kế toán trưởng: Sinh viên thực hiện: 15 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành pháp luật, qui định của nhà nước và chế độ tài chính kế toán hiện hành. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức lưu trữ các tài liệu kế toán theo qui định. Lùa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và toàn diện, đồng thời tham mưu cho giám đốc ra các quyết định kinh doanh. Xí nghiệp In Hà Tây kế toán trưởng kiêm các phần việc sau: + Kế toán tài sản cố định: theo dõi ghi sổ tình hình tăng giảm TSCĐ tại xí nghiệp đồng thời tính khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Kế toán nguyên vật liệu chính (giấy): Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu chính( giấy), ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nguyên vật liệu chính. + Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán có liên quan phân bổ chi phí cho các đối tượng sử dụng và tính giá thành từng loại sản phẩm, xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, vào sổ cái các tài khoản liên quan, cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính. - Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: + Vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan tới kế toán tiêu thụ và thanh toán: viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản thanh toán thu chi trong và ngoài xí nghiệp như thanh toán với người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán thuế GTGT. + Kiểm tra và đối chiếu sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền với thủ quỹ. Kiểm tra và theo dõi công tác thanh toán của xí nghiệp, rà soát các khoản tạm ứng cần phải thu từ đó giúp cho người quản lý quản lý được chặt chẽ hơn tình hình tài chính của xí nghiệp. Kế toán thanh toán cũng là người phải phản ánh kịp thời, đầy đủ về số lượng hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, kiểm tra chế độ thu, chi của tiền gửi ngân hàng. + Ngoài ra kế toán thanh toán còn theo dõi vật tư của khách hàng gửi gia công. - Kế toán tiền lương và BHXH: Sinh viên thực hiện: 16 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán + Cuối kỳ căn cứ vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công, phiếu sản xuất tính lương phải trả cho công nhân viên trong xí nghiệp và các khoản phải nép theo lương: BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. + Kế toán tiền lương kiêm kế toán nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ theo dõi và ghi sổ chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng lập bản phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu phụ và bản phân bổ tiền lương và các khoản theo lương được tập hợp theo đối tượng chi phí chuyển cho kế toán tổng hợp. + Ngoài ra kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ. Trên đây là khái quát cơ cấu, nhiệm vụ và từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In Hà Tây. 1.2.1.3 Công tác kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây: Hiện nay Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày01-11-1995 của bộ trưởng bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ xung theo chuẩn mực kế toán mới. Hình thức ghi sổ kế toán đang áp dụng là hình thức nhật ký chung. Phương pháp hạch toán đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Đặc điểm chủ yếu của hình thức nhật ký chung: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản rồi ghi sổ cái). Hình thức nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép, Ýt trùng lặp và dễ áp dụng cho hình thức kế toán máy. - Hệ thống sổ sách, chứng từ: Xí nghiệp In Hà Tây áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung, hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu áp dụng theo đúng qui định của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995. Các loại sổ sách bao gồm: - Sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký thu chi tiền mặt, ngân hàng. Sổ nhật ký bán hàng. Sổ nhật ký mua hàng. Sổ kế toán tổng hợp. Sổ cái các tài khoản. Sinh viên thực hiện: 17 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán - Sổ kế toán chi tiết TSCĐ. - Sổ chi tiết doanh thu. - Sổ tiền gửi ngân hàng. - Sổ kế toán chi tiết các tài khoản: 627, 331, 642. - Sổ chi tiết thanh toán. - Sổ chi tiết vật liệu. - Sổ theo dõi nép séc. - Sổ tiền vay. - Các bảng phân bổ: + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Bảng phân bổ vật liệu. + Bảng phân bổ tiền lương. Các loại hoá đơn, chứng từ: phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu sản xuất, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phiếu thanh toán tạm ứng, hoá đơn GTGT... - Trình tự ghi sổ kế toán: Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Để tránh ghi trùng lặp các chứng từ gốc liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoá đơn bán hàng chưa thu được tiền ghi trực tiếp vào các sổ nhật ký chuyên dùng là nhật ký thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nhật ký bán hàng, không vào nhật ký chung và do kế toán thanh toán đảm nhận. - Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng. - Các phiếu nhập xuất vật tư được ghi vào sổ chi tiết vật tư theo trình tự thời gian. - Căn cứ vào phiếu sản xuất tính lương trả cho công nhân. - Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp, số liệu giữa sổ cái với sổ quỹ. Sinh viên thực hiện: 18 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán - Cuối quý căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính và do kế toán tổng hợp lập. Sơ đồ tình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung như sau: Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Xí nghiệp In Hà Tây: Sæ quü NhËt ký TGNH. NhËt ký tiÒn mÆt. NhËt ký b¸n hµng. NhËt ký mua hµng. Chøng tõ gèc NhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng ph©n bæ TiÒn l¬ng, KHTSC§ Nguyªn vËt liÖu. Sæ thÓ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sinh viên thực hiện: 19 Lê Đức Thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế Toán Ghi chó: Ghi hàng ngày. Đối chiếu kiểm tra. Ghi cuối tháng. 1.2.2 Thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây : 1.2.2.1 Đối tượng hạch toán: Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây là toàn bộ qui trình công nghệ và mở chi tiết chi phí sản xuất cho từng khoản mục: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + Chi phí nhân công trực tiếp. + Chi phí sản xuất chung. Việc xác định đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là tiền đề cho xí nghiệp tổ chức tốt công tác tập hợp chi phí sản xuất, từ góc độ quản lý giúp cho nhà quản lý tìm ra biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm. Tại Xí nghiệp In Hà Tây việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện theo đơn đặt hàng của khách hàng. Các đơn đặt hàng có nội dung và khối lượng luôn thay đổi. Qui trình công nghệ là qui trình khép kín, liên tục và được bố trí ở nhiều công đoạn khác nhau. Sản phẩm với tính chất đặc thù của ngành in được sản xuất ở nhiều công đoạn khác nhau và từng công đoạn lại được khép kín ở một phân xưởng và sản phẩm hoàn thành khi qua công đoạn cuối cùng. Xuất phát từ những đặc điểm và những điều kiện cụ thể của xí nghiệp để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán Xí nghiệp In Hà Tây không tính chi phí sản xuất cho từng công đoạn mà được tập hợp chung từ công đoạn sản xuất đầu cho đến sản phẩm sản xuất hoàn thành. 1.2.2.2 Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây: Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất là hệ thống các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật mà xí nghiệp áp dụng để tập hợp chi phí cho từng đối tượng đã xác định. Sinh viên thực hiện: 20 Lê Đức Thành