Tài liệu Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp ôtô v75 – bộ ngoại giao

Mục lục Mục lục .................................................................................................................. 1 Lời mở đầu…………………………………………………………………...4 Chương I:Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ ........................................................................... 6 I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ ............................................................................................................... 6 1.Mét số khái niệm ................................................................................................ 6 1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ ...................................................................... 6 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp. ............................................................. 7 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó đến kế hoạch ngân sách. ........................................................................................ 8 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp. ...................................................................................................... 10 3.1. Qui trình .............................................................................................. 10 3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp. ..... 16 4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. ............................................................................................................................. 17 II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ ......................................................................................................................... 19 1. Vị trí và yêu cầu .............................................................................................. 19 1.1. Vị trí .................................................................................................... 19 1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. ........................................................................ 19 2. Phương pháp xây dựng.................................................................................... 21 2.1. Phương pháp từ dưới lên. .................................................................... 21 2.2. Phương pháp từ trên xuống. ................................................................ 22 2.3. Phương pháp qua lại ............................................................................ 22 3. Qui trình xây dựng .......................................................................................... 23 3.1. Ngân sách cung cấp dịch vô ( Ngân sách thu) .................................... 24 3.1.1. Nội dung ................................................................................... 25 3.1.2.Dù toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ........ 25 3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình ................ 31 3.2. Ngân sách chi phí lao động ................................................................. 31 3.3. Các ngân sách khác và phương pháp dự toán ..................................... 33 3.3.1. Phương pháp dự toán ............................................................... 33 3.3.2. Các ngân sách khác.................................................................. 34 3.4 Dự báo các ngân sách tài chính. ........................................................... 36 3.4.1. Các khái niệm ........................................................................... 37 3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo...................................................... 40 4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách .................................................................... 41 Chương II:Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao ........................................................................................... 42 I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75. ................................... 42 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp. ........................................................................ 42 1.1. Lịch sử hình thành ............................................................................... 42 1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức .............................................. 43 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất .................................................................. 47 2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. .................................... 47 II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. .......... 49 1. Phương pháp xây dựng.................................................................................... 49 2.Qui trình xây dựng ........................................................................................... 50 2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu) .......................... 51 2.1.1. Dự toán doanh thu.................................................................... 52 2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ ............................................... 57 2.2. Ngân sách chi phí lao động ................................................................. 59 2.3. Ngân sách khác ................................................................................... 60 2.4. Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính. ............................................ 60 3. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách .................................................................... 61 II. Kế hoạch ngân sách năm 2005 .................................................................... 62 III. Nguyên nhân của những tồn tại ................................................................ 68 1. Nguyên nhân chủ quan .................................................................................... 68 1.1. V75 chưa thực sự thấy hết được tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách. ............................................................................................................ 68 1.2. Các phương tiện kĩ thuật và phương pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập. ................................................. 70 1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng. ............................. 71 1.4. Cán bộ còn chưa được trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách ............................................................................................................. 72 2. Nguyên nhân khách quan ................................................................................ 72 2.1. Chính sách của nhà nước về doanh nghiệp công Ých còn nhiều bất cập ............................................................................................................................. 72 2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nước và xí nghiệp còn chưa sâu sát......................................................................................................................... 73 Chương III:Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 .............................................................. 75 I. Mục tiêu và định hướng hoàn thiện ............................................................. 75 1. Mục tiêu........................................................................................................... 75 2. Định hướng hoàn thiện .................................................................................... 75 II. Giải pháp hoàn thiện.................................................................................... 75 1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách ..................................................... 75 1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật .................................................................... 76 1.2. Giải pháp về mặt tổ chức .................................................................... 77 1.3. Giải pháp về mặt năng lực .................................................................. 78 2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách ........................................... 78 III. Kiến nghị ..................................................................................................... 86 1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nước hoạt động công Ých. ...... 86 2. Về phía Bộ Ngoại Giao ................................................................................... 86 Kết luận ............................................................................................................... 87 Phụ lục ................................................................................................................. 88 Danh mục tài liệu tham khảo .............................................................................. 90 Lời mở đầu Cùng với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trưởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trương đúng đắn của nhà nước và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hướng đúng đắn cho riêng mình là một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện những định hướng Êy. Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân sách góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công Ých, V75 còng nh- nhiều doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí được làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thường được gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, người lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng chưa có sự tham gia một cách tích cực của mọi người một phần vì họ chưa thấy được Ých lợi và tầm quan trọng của nó. Chính vì những lÝ do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao”. Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu hái nh-: - Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay nh- thế nào? - Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp? Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Chương II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Chương III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất Ýt tài liệu nghiên cứu đi trước, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của người quản lí cao hơn với kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Do còn chưa có nhiều kinh nghiệm còng nh- hạn chế về trình độ, nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận được những ý kiến đóng góp để bài viết hoàn thiện hơn. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S Vũ Cương- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng như các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện chuyên đề này. Chương I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vô vận tải đường bộ I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1.Mét số khái niệm 1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lùa chọn hàng hoá hoặc dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những hoạt động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa. Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội. Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lùa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị – 2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sản phẩm vô hình và không thể cầm nắm được. Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh: bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tư vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt là… Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ: + Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo, sửa chữa… + Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh… Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau. Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho công ty. Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời. Dịch vụ vận tải đường bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình như dịch vụ vận tải đường thuỷ, đường hàng không, đường sắt… Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác. Dịch vụ vận tải đường bộ theo phân loại của WTO bao gồm: + Vận tải hành khách + Vận tải hàng hóa + Cho thuê xe cùng người lái + Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị vận tải + Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trên thị trường nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, hoạt động dịch vụ là hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp. 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp. Khi nói đến ngân sách người ta thường nghĩ đến những khoản tiền, và thường nghĩ đến ngân sách nhà nước. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ được gắn với ngân sách nhà nước cấp hay quản lí ngân sách của nhà nước tại các doanh nghiệp. Nhưng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và được sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai, không chỉ của nhà nước mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản được định nghĩa là: Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB Trẻ – 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước 1 khoảng thời gian cụ thể thường là một năm. Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch được mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian nhất định nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽ đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi. Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. Ở tầm vĩ mô ngân sách đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lùa chọn của mình. 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó đến kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động. Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng ngày, từng giê. Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ở bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hành trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cần phải được thiết lập theo hướng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của các lái xe. Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản phẩm là tấn, km vận tải hoặc người, km vận chuyển hàng hoá, sản lượng bảo dưỡng sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều quan trọng là phải xác định được, không phải là sản lượng bán hàng mà là sản lượng vận tải và sản lượng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bé. Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đường bộ là quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì khác. Nh- vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có những đặc điểm rất riêng chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải được xem xét một cách thật thận trọng. 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp. 3.1. Qui trình Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ còng nh- các doanh nghiệp khác luôn luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần được thiết lập có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm được việc này doanh nghiệp nên theo mét qui trình chặt chẽ: Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. ChuÈn bÞ - X¸c ®Þnh môc tiªu chung cña c«ng ty - ChuÈn ho¸ ng©n s¸ch - §¸nh gi¸ hÖ thèng So¹n th¶o KiÓm so¸t - Thu thËp th«ng tin, chuÈn bÞ dù to¸n ng©n s¸ch ®Çu tiªn - KiÓm tra c¸c con sè dù to¸n b»ng c¸ch chÊt vÊn vµ ph©n tÝch - LËp dù to¸n tiÒn mÆt ®Ó theo dâi dßng tiÒn mÆt tõ BC§KT vµ BCl·i lç - Xem l¹i qui tr×nh ho¹ch ®Þnh ng©n s¸chvµ chuÈn bÞ ng©n s¸ch tæng thÓ - Ph©n tÝch sù kh¸c biÖt gi÷a thùc tÕ vµ dù to¸n - Theo dâi sù kh¸c biÖt vµ ph©n tÝch sai sè -dù b¸o l¹i vµ ®iÒu chØnh, xem xÐt sö dông nh÷ng d¹ng ng©n s¸ch kh¸c, rót kinh nghiÖm Nguồn: Sách “ Quản lí ngân sách” – Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004 Qui trình trên không đảm bảo thành công nhưng chất lượng của công tác hoạch định ngân sách sẽ được cải thiện rất nhiều. Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau nhưng quan trọng như nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không đạt được mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không được theo dõi. Các công ty thường nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách, Đầu tiên để có được những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những bước chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp Ýt khó khăn sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt được chỉ cần với 20% công sức nhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏ ra. Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là tăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí? quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tương lai mà không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách khác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế hoạch Êy. Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn. Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công việc này không hề đơn giản nếu nh- mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình. Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng ta tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đến các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát. Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắn được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi các báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹ nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau: Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộ phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên. Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch, vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng. Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước của qui trình sau đây: Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách L©p/®iÒu chØnh ng©n s¸ch So s¸nh kÕt qu¶ thùc tÕ víi ng©n s¸ch Cã biÖn ph¸p kiÓm so¸t nÕu cÇn thiÕt Ghi nhËn kÕt qu¶ thùc tÕ Nguồn: Sách “Quản lí ngân sách”- NXB Trẻ - 2004 * So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách được thiết lập cho năm ngân sách và được chia thành các thời kì tương ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các báo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên. Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng ta tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, nhvậy số liệu là của cả hai quí hay của một quí? Thường thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự báo, tuy nhiên cần phải vượt qua mức độ kiểm soát này vì hai lÝ do: Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chia các chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ý nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch Thứ hai, ngân sách được lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm soát tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trước đó và tiến hành lượng hoá lại toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện. Theo cách đó chúng ta có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng. *Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính: +Kiểm tra số liệu của kì vừa qua +Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách + Ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì kiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai. * Phân tích các chênh lệch Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai sè do lập ngân sách hay sai sè do không đo lường trước được. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh hoạt. ** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo. Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị tương đối. Thường thì cách này dùa vào kinh nghiệm của những người kiểm soát ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡng chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp Ých rất nhiều trong giai đoạn đầu này. ** Kiểm soát linh hoạt Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xét đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng với nhtheer‡ Ví dô Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt Chênh lệch số Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện tương số tuyệt đối đối(%) Sản lượng vận tải 12000 12500 500 4.2 Giá cung cấp dịch vụ 3600 2500 -1100 -30.6 Chi phí 200000 250000 50000 25.0 Như vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngưỡng đáng phải quan tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình như vậy thực sự là không có ý nghĩa chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhưng giá cung cấp dịch vụ và sản lượng vận tải đã tăng lên. Nhưng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công ty tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định được phân bổ trong tổng chi phí… Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch Êy. * Xác nhận các kết quả Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra được chênh lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lường trước được. Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bước tiếp theo. * Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần) Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhưng nguyên nhân quan trọng mới là điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do chưa nghiên cứu kĩ các lượng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanh nghiệp, hoặc chưa kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu thấp và chi phí cao là đảo ngược tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá cao hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mục chúng ta phải xem xét cả lượng, thời gian. Sau khi đã xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh được chênh lệch đó trong ngân sách sắp tới hay không. Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại. Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không. Ví dụ giá nhiên liệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thế nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không… Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách tiếp theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công ty qua việc tìm ra nguyên nhân của nó. Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ được trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. 3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp. Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời gian chóng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung, tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là doanh nghiệp sử dụng nã nh- là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp: thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu nh- kế hoạch tác nghiệp. Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. kÕ ho¹ch ®Çu t- KÕ ho¹ch cung cÊp dÞch vô KÕ ho¹ch Marketing KÕ ho¹ch tµi chÝnh( ng©n s¸ch) KÕ ho¹ch nh©n sù Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triểnTrường ĐHKTQDHN Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoá chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cung cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việc của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình. Nh- vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch. Các ngân sách không được thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫn đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này cuối cùng làm cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp không được thực hiện. Do vậy, việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiện chiến lược phát triển trong dài hạn. Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. 4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả. Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty của mình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tưởng tượng rằng tại công ty không có một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty Êy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu Êy. Hành động Êy giống nh- là đang đi trên đường mà không biết đích đến. Điều này thật sự rất nguy hiểm. Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt động thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đã thống nhất dùa trên hoạt động thực tế. Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra. Ngân sách thể hiện khả năng của người chuẩn bị. Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Mô tả Vai trò Hoạch định Điều phối Thông tin Khích lệ Kiểm soát Đánh giá Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn liền với chiến lược kinh doanh dài hạn Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban trong công ty Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch kinh doanh đến các trưởng phòng ban. Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của công ty Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết. Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân. Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004 Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1. Vị trí và yêu cầu 1.1. Vị trí Cũng như một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy. Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự xuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm được điều Êy, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng nã. Xây dựng chính là bước tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu nó, ngân sách sẽ không thể được thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc bước tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra. Xây dựng ngân sách là bước quan trọng nhưng không có nghĩa đây là bước chính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi. Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình như đã đề cập ở phần trên. Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bước tiếp theo này? 1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu này là rất quan trọng. Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ yêu cầu này càng quan trọng hơn. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có như vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên. Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội. Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế. Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người. Đây dường nh- được xem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải trách nhiệm của riêng ai. Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việc này do các trưởng phòng, các lãnh đạo làm. Điều này làm cho ngân sách không phát huy hết được vai trò quần chúng của nó. Kế hoạch ngân sách được xây dựng nên, phải là kết quả của mọi người. Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới của mình. Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Thứ tư, kế hoạch ngân sách cần được xây dựng kèm với kế hoạch hành động. Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thường được bỏ qua vì các cán bộ cho rằng nó quá “ lằng nhằng”. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức để có được một doanh thu Êy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn