Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11- công ty 319 – bqp

Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ. Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động. Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra. Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có các sản phẩm đầu vào tốt. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinh doanh sao cho sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệp thương mại. Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầy biến động. Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng, có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất. Mặt khác hoạt động mua hàng là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp. Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nếu doanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa về đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng… do đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng của SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp. Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn, Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP em nhận thấy xí nghiệp đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức của mình xí nghiệp đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa....Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở doanh nghiệp còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường. Do đó vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanh nghiệp là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung và xí nghiệp 11 nói riêng. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài. Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số các công trình dưới đây: + Đề tài : “ Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cơ khí Quang Trung” – sinh viên thực hiện : Nguyền Thị Thắm – Lớp K39 C2 – năm 2007. + Đề tài : “ Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty cổ phần thương mại vad dịch vụ thành đạt” – sinh viên thực hiện Phan Thị Lệ - lướp K39 A5 – năm 2007. + Đề tài : “ Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thăng Long ” – sinh viên thực hiện Nguyễn Hải Bằng – Lớp K39 C2 – năm 2007. + Đề tài : “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty TNHH Hải Dương – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Liệu – lớp K41 A4 – năm 2009. Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lý luận cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc độ marketing cũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn vị thực tập của mình. Các công trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng trong các công ty. Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo ý kiến chủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa biết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thông qua các cán bộ nhân viên trong công ty. Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứu hay phỏng vấn chuyên gia. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Như vậy ta thấy qua công trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đều không có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại các doanh nghiệp thực tập. Đồng thời đến nay có nhiều công trình nghiên cứu tại xí nghiệp 11 – cồng ty 319 BQP nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP” Kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại công ty cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11 nên em chọn đề tài nghiên cứu là “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP ”để không trùng lặp với đề tài nào trước đó. 3. Mục đích nghiên cứu. + Tìm hiểu một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp ,cụ thể là mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP. + Tìm hiểu đánh giá thực tế về công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. + Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. 4. Phạm vi nghiên cứu. + Về mặt không gian :Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. + Về mặt thời gian : Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP trong thời gian 3 năm từ năm 2009 đến năm 2011. 5. Phương pháp nghiên cứu. + Phương pháp nghiên cứu tài liệu : Việc nghiên cứu tài liệu nhằm phân tích ,nhận xét kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp bao gồm các số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng ,các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức ,lĩnh vực kinh doanh, kết quả hoạt động kinh doanh… + Phương pháp phỏng vấn : Phân tích những nhận xét ,nhận định và đánh giá của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn ,từ đó rút ra kết luận chung về công tác tổ chức mua hàng của xí nghiệp . 6. Kết cấu đề tài Ngoài tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và danh mục từ viết tắt, kết cấu khóa luận gồm 3 chương : SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Chương 1 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác mua hàng tại xí nghiêp 11công ty 319 – BQP. Chương 2 : Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. Chương 3 : Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 11 – CÔNG TY 319 – BQP. 1.1. Các khái niệm liên quan 1.1.1.Mua hàng. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2007, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245) 1.1.2. Quản trị mua hàng Quản trị mau hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp. (TS Dương Hữu Hạnh ,năm 2009, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội ,trang 328) 1.1.3. Xây dựng kế hoạch mua hàng Xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng 1.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng 1.2. Các nội dung của vấn đề hoàn thiện công tác mua hàng. 1.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp. * Phân loại NCC : có 3 cách phân loại NCC theo các hình thức sau : + Theo giá trị hàng mua : NCC chính và NCC phụ + Theo tính chất quan hệ :NCC truyền thống và NCC mới + Theo phạm vi địa lý :NCC trong nước và NCC nước ngoài SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp * Nguồn thông tin tìm kiếm NCC : Nguồn thông tin nội bộ DN :nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu giữ thông tin về NCC từng có quan hệ với DN .Nguồn này có thể đến từ cá nhân trong DN ,các hồ sơ NCC đang lưu trữ tại DN. Hồ sơ NCC bao gồm nhuwnggx thông tin sau :tên hiệu của NCC, chức năng nhiệm vụ ,ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh ,chất lượng sản phẩm … * Lập hồ sơ các NCC: Sau khi thu thập được các thông tin về các NCC của DN ,DN tiến hành đánh giá xử lý thông tin về các NCC theo nguyên tắc mà DN đã đề ra .Hồ sơ NCC cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau : + Tên hiệu của NCC + Chức năng nhiệm vụ ,ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường + Chất lượng sản phẩm dịch vụ + Uy tín nhãn hiệu ,thương hiệu sản phẩm dịch vụ trên thị trường + Các điều kiện cung cấp sản phẩm dịch vụ + Khả năng tài chính + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của DN 1.2.2. Lựa chọn NCC * Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: + Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… + Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không? + Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… + Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp + Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa + Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. * Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp. Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm. * Quy trình lựa chọn NCC Thu thập thông tin NCC Sơ đ Danh sách NCC ban đầu Lập tiêu chí đánh giá Tiến hành đánh giá Lựa chọn NCC chính thức Trình GĐ phê duyệt Sơ đồ 1.1.Quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng. 1.2.3. Thương lượng và đặt hàng. * Thương lượng với NCC : được hiểu là quá trình giao dịch ,đàm phán với NCC để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một gai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng ,quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. * Đặt hàng :Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận.. 1.2.4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng. Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho NCC theo đúng thỏa thuận của đôi bên. Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan. Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng. Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các NCC. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã được ghi trong hợp đồng, DN tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng. 1.3.1. Môi trường bên trong DN 1.3.1.1. Chiến lược kinh doanh của DN Chiến lược kinh doanh giúp DN thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của DN, giúp cho DN nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ. Nếu DN đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác tổ chức mua hàng của DN. 1.3.1.2. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại. 1.3.1.3. Khả năng tài chính của DN Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM. Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi. Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng còn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp 1.3.1.4. Nguồn lực của DN. Trình độ của đội ngũ nhân viên trong công tác tổ chức mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phí mua hàng.. Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người có hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao. Vì vậy trong công tác tổ chức mua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh. 1.3.2. Môi trường bên ngoài DN. 1.3.2.1. Nhà cung cấp. Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không. Nếu như NCC của doanh nghiệp mà thực hiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bên giữa hai bên. Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại 1.3.2.2. Nhu cầu thị trường Đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà DN mua vào. Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất 1.3.2.3.Công nghệ Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn 1.3.2.4. Cơ quan quản lý nhà nước Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi. Nếu các doanh nghiệp không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.2.5. Các nhân tố khác. Tỷ giá hối đoái ,thị trường tài chính ,các chính sách tài khóa, điều kiện tự nhiên ,văn hóa ,phong tục tập quán …ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của DN. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 11 – CÔNG TY 319 – BQP 2.1. Khái quát về xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP. 2.1.1. Giới thiệu về xí nghiệp 11. Xí nghiệp 11 là một xí nghiệp trực thuộc Công ty xây dựng 319 – Bộ quốc phòng. Trước kia xí nghiệp 11 còn gọi là Trung đoàn 11 thành lập vào ngày 25/11/1973 tại xã Hùng Vương, huyện An Hải, Hải Phòng. Nhiệm vụ đầu tiên khi thành lập là tham gia cải tạo tu sửa nhà máy xi măng Hải Phòng bị địch phá hoại. Tháng 03/1974 trung đoàn chuyển sang làm nhà máy gạch Tiêu Giao. Năm 1979, trung đoàn tham gia xây dựng nhà máy Nhiệt điện Phả Lại với ý chí quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ và đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương, Sư đoàn tặng nhiều bằng và giấy khen, đoàn chuyên gia Liên Xô tặng cờ. Tháng 09/1989, theo quyết định 79 của Bộ quốc phòng, Trung đoàn 11 gọi theo đơn vị sản xuất kinh doanh là xí nghiệp 11 trực thuộc Công ty xây dựng 319 Quân khu 3 – Bộ quốc phòng. Tháng 11/1989 trụ sở xí nghiệp chuyển lên Hà Nội đóng tại trường đại học Mỹ Thuật Hà Nội, đến tháng 01/1997 trụ sở chuyển về 50 ngõ Thuận Hòa – Ngọc Lâm – Long Biên – Hà Nội. Xí nghiệp hành nghề theo giấy phép kinh doanh của Công ty xây dựng 319. 32 năm qua xí nghiệp 11 đã không ngừng trưởng thành và ngày càng phát triển mạnh. Địa bàn hoạt động của xí nghiệp hiện nay trên 16 tỉnh, thành phố khắp cả nước từ các tỉnh miền núi phía Bắc đến các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long vớ nhiều công trình mang tầm cỡ Quốc gia có chất lượng cao, giá trị kinh tế lớn, tạo uy tín với chủ đầu tư như: Học viện kĩ thuật quân sự, Viện quân y 103, Viện quân y 108, trụ sở tỉnh Vĩnh Long, bể bơi Đồng Tháp, đại học Văn hóa, trường sỹ quan Lục quân, đại học thể dục thể thao TW1, nhà hiệu bộ nhạc viện Hà Nội, bộ chỉ huy quân đội Hà Nam, công ty kim khí Thăng Long, xưởng sản xuất cao su Z751, nhà khách văn phòng Đà Lạt, đài truyền hình Bến Tre, đường quy hoạch số 6 – BRVT, hệ thống thoát nược sân bay Cát Bi 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh. Xí nghiệp 11 – Công ty xây dựng 319 là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng. Các lĩnh vực hoạt động chính của xí nghiệp: + Thi công xây lắp công trình công nghiệp, dân dụng. + Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, đường dây, trạm điện, các công trình ngầm, nhà máy nước. + Vận tải đường thủy, đường bộ. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Bao gồm: xây dựng cầu, đường, hầm xuyên núi, hầm rộng trong núi làm nhà máy hoặc cho các mục đích khác. + Thi công xây lắp, trùng tu, tôn tạo các công trình di tích lịch sử, văn hóa. + Khảo sát trắc địa công trình, khảo sát địa chất, thủy văn. + Thiết kế xử lý nền móng công trình xây dựng, thiết kế kiến trúc. + Kết cấu công trình dân dụng, công nghiệp. 2.1.3. Sơ đồ tổ chức Giám đốc xí nghiệp Phó giám đốc chính trị Phó giám đốc KH-KT Ban KH - KT Đội 11 Ban vật tư Đội 12 Ban tài chính Đội 13 Ban HC-QT … Ban chính trị Đội 111 Đội 112 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tôt chức của xí nghiệp 11 Xí nghiệp 11 là xí nghiệp thành viên của Công ty xây dựng 319, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Đảng ủy, ban giám đốc công ty, thực hiện chế độ tự chủ trong sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập. Phù hợp với quy chế như trên, bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Từ ban giám đốc xí nghiệp và các phòng ban chức năng đến các đội trực thuộc được tinh giảm gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý. - Giám đốc xí nghiệp: là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là chủ tài khoản của xí nghiệp, có quyền ki kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan theo sự ủy quyền của Giám đốc công ty. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp - Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách trực tiếp ban kế hoạch kỹ thuật và ban vật tư của xí nghiệp, là người giúp việc cho Giám đốc trong khâu khoa học – kỹ thuật; khâu quản lý sử dụng vật tư máy móc của xí nghiệp. Nhiệm vụ là theo dõi kỹ thuật xây dựng các công trình, trực tiếp bàn giao các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành cho cơ quan chủ quản đầu tư dưới sự ủy quyền của Giám đốc xí nghiệp. - Phó giám đốc chính trị kiêm Bí thư Đảng ủy: Phụ trách trực tiếp ban chính trị, tổ chức lao động tiền lương và ban hành chính quản trị. Là người giúp việc cho Giám đốc trong công tác Đảng, công tác chính trị, tư tưởng trong toàn xí nghiệp. Có nhiệm vụ triển khai mọi hoạt động theo hướng chỉ đạo của cấp ủy Đảng xí nghiệp, Đảng ủy ban giám đốc công ty về sinh hoạt tư tưởng, công tác đời sống, công tác xây dựng đơn vị, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác. - Ban kế hoạch – kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho ban Giám đốc mà trực tiếp là Phó giám đốc kế hoạch – kỹ thuật công tác quản lý kỹ thuật của toàn xí nghiệp, xây dựng kế hoạch định hướng cho xí nghiệp từ 3 -5 năm, đội từ 1 -2 năm và có kế hoạch thi công cụ thể, sát thực tế, đảm bảo chủ động trong chỉ đạo, điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất. Ban kế hoạch kỹ thuật cũng có nhiệm vụ theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch các công trình, quy trình kỹ thuật, các biện pháp thi công, tính toán giá trị dự toán và nhận thầu xây lắp các công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao; lập báo cáo kế hoạch và thực hiện kế hoạch với công ty. - Ban tài chính: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp quản lý tài chính đúng nguyên tắc, chế độ tài chính kế toán theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán của nhà nước và cấp trên đã ban hành. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý tài chính, chủ động khai thác các nguồn vốn đảm bảo đủ vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh; kiểm tra giám sát hoạt động của đồng vốn để việc đầu tư sao cho có hiệu quả và chi tiêu đúng mục đích. - Ban chính trị tổ chức lao động tiền lương: Tham mưu cấp ủy mà trực tiếp là Phó giám đốc chính trị trong công tác Đảng, công tác chính trị quần chúng như công đoàn, đoàn thanh niên, phụ nữ …; tham mưu cho cấp ủy, chi bộ, ban Giám đốc trong việc quản lý nhân sự từ khâu sắp xếp, tuyển dụng, bố trí người lao động hợp lý; nghiên cứu và giải quyết các chế độ cho người lao động như tiền lương, thiền thưởng, bảo hiểm xã hội bảo đảm đúng nguyên tắc và chế độ hiện hành. - Ban vật tư: Có nhiệm vụ quản lý vật tư, chủ động tìm kiếm, khai thác nguồn vật tư sao cho có hiệu quả nhất, đảm bảo việc cung ứng vật tư thi công các công trình theo đúng tiến độ, thực hiện chế độ báo cáo định kì theo quy định của cấp trên. - Ban hành chính quản trị: Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp đời sống tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Ngoài các ban, xí nghiệp còn có các đội trực thuộc thực hiện nhiệm vụ trực tiếp thi công các công trình. Hiện nay, xí nghiệp có 12 đội trực thuộc: đội 11, đội 12, đội 13, đội 14, đội 15, đội 16, đội 17, đội 18, đội 19, đội 110, đội 111, đội 112. 2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh Bảng 2.1 : Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp 11. Đơn vị tính :triệu đồng 2011/2009 T T 1 2 3 2009 2010 2011 2011/2010 1 2 3 CL % CL % 54.557 89.506 48.896 - 5.661 89,6 - 40.610 54,6 gộp 4.649 Lợi nhuận từ 13.380 3.663 - 986 78,8 - 7.919 27,4 hoạt 4.202 556 - 2.307 19,5 - 9.717 13,2 4.041 521 59 112,7 - 3.520 13 1.295 2.107 2.601 1.306 200,8 494 123,4 0,93 1,01 1,3 0,3 139,7 0,29 128,7 0,0085 0,045 1,0107 0,0022 126 - 0,0343 23,7 Chỉ tiêu Tổng doanh thu Lợi nhuận động 2.863 kinh doanh Lợi nhuận trước thuế 4 5 6 462 Nộp ngân sách Thu nhập hàng tháng Tỷ suất lợi nhuận/doanh 7 thu(%) (Nguồn: Ban tài chính kế toán.) Qua bảng kết quả hoạt đông cúa xí nghiệp từ 2009 – 2011 ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp chưa tốt lắm: Tổng doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ của xí nghiệp trong năm 2011 bằng 89,6% doanh thu năm 2009 và bằng 54,6% năm 2010 .Điều đó cho thấy doanh thu giảm đáng kể Lợi nhuận gộp năm 2011 bằng 78,8% năm 2009 và bằng 27,4% năm 2010 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của 2011 bằng 19,4% năm 2009 và bằng 13,2% năm 2010. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2011 bằng 112,7% năm 2009 nhưng chỉ bằng 13% năm 2010 Nộp ngân sách nhà nước năm 2011 bằng 200,8% năm 2011 và bằng 123,4% năm 2010 Tuy nhiên thu nhập bình quân tháng của cán bộ công nhân viên lại tăng ,năm 2011 bằng 139,7% năm 2009 và bằng 128,7% năm 2010. Qua bảng số liệu thống kê về kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 11 ta thấy năm 2010 có kết quả vượt trội so với năm 2009 cả về tổng giá trị sản lượng ,doanh thu, lợi nhuận trước thuế. Tuy nhiên đến năm 2011 lại giảm sút so với năm 2010 thậm chí năm 2011 còn thấp hơn năm 2009 2.1.5. Ảnh hưởng của các nhân tố đến công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11 2.1.5.1.Môi trường bên trong xí nghiệp * Chiến lược kinh doanh của XN : mục tiêu của xí nghiệp là xây dựng những công trình chất lượng nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Vì vậy trong những năm qua xí nghiệp luôn nỗ lực không ngừng, luôn vì mục tiêu chất lượng, nên công tác mua NVL được chú trọng. Xí nghiệp luôn có những chiến lược kinh doanh cụ thể vì thế xí nghiệp dễ dàng ứng phó được với tình hình kinh doanh biến động và cũng sẽ dễ dàng hơn trong công tác tổ chức mua NVL. * Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật : Nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất kinh doanh, đồng thời từng bước hiện đại hoá về công nghệ, thiết bị phù hợp với sự phát triển chung của cả nước, công ty luôn có kế hoạch đầu tư vào máy móc, thiết bị công nghệ để cùng kết hợp với năng lực, thiết bị- công nghệ hiện có phục vụ cho sản xuất thi công. * Khả năng tài chính của xí nghiệp : năm 2010 vốn của xí nghiệp là hơn 80 tỷ đồng ,khả nưng về tài chính của xí nghiệp càng lớn thì công tác mua hàng có nhiều thuận lợi hơn, xí nghiệp chủ động được về tài chính . * Nguồn nhân lực của xí nghiệp : Xí nghiệp đã áp dụng một số chính sách mới trong việc tuyển dụng ,đào tạo và đãi ngộ nhân viên. Điều này cũng góp phần tác động đến công tác mua NVL của xí nghiệp. 2.1.5.2. Môi trường bên ngoài xí nghiệp * Nhà cung cấp: Nhà cung cấp của xí nghiệp chủ yếu là các hãng, các công ty cung cấp trong lĩnh vực mua bán máy móc, thiết bị, vật tư, nhiên liệu và cung cấp tài chính. Các nhà cung cấp là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới tiến độ, chất lượng thi công của công trình, năng suất, tăng trưởng kinh tế. Vì vậy để luôn được thuận lợi, xí nghiệp phải thiết lập các mối quan hệ tin cậy với các nhà cung cấp. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp * Đối thủ cạnh tranh :Xây dựng cơ sở hạ tầng là một lĩnh vực thu hút nhiều Công ty xây dựng trong và ngoài nước tham gia. Cạnh tranh trên thị trường xây dựng diễn ra ngày càng gay gắt. Một số đối thủ cạnh tranh lớn của xí nghiệp như :Tổng công ty xây dựng Hà Nội, Tổng công ty sông Đà, Công ty cố phần đầu tư và xây dựng số 1, Công ty xây lắp vật liệu xây dựng An Dương, Công ty Tư vấn & Thiết kế Công trình Xây dựng Việt Nam… * Khách hàng : Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định đến công tác mua nguyên vật liệu cuả xí nghiệp.Khách hàng của xí nghiệp 11 là các nhà đầu tư, các công trình mà xí nghiệp thực hiện chủ yếu do Nhà nước đầu tư và do Tổng công ty 319 giao xuống. Nhiều công trình mang tầm cỡ Quốc gia có chất lượng cao, giá trị kinh tế lớn, tạo uy tín với chủ đầu tư như: Học viện kĩ thuật quân sự, Viện quân y 103, Viện quân y 108, hệ thống thoát nược sân bay Cát Bi * Cơ quan quản lý nhà nước : Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quy định của nhà nước, đều tác động trực tiếp và ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua NVL của xí nghiệp 2.2. Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11. 2.2.1. Tình hình mua nguyên vật liệu của xí nghiệp 11 Với đặc thù là xí nghiệp xây dựng nên NVL dùng trong sản xuất của xí nghiệp chủ yếu là cát ,xi măng, gạch …Vì thế lượng mua NVL của xí nghiệp không những phục vụ nhu cầu của xây dựng các công trình mà còn phải đảm bảo đủ để dự trũ ,không làm gián đoạn quá trình xây dựng .Nếu lượng mua về quá ít so với lượng cần có xí nghiệp sẽ lâm vào tình trạng không đủ NVL để xây dựng, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình. Ngược lại, nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng sẽ gây nên tình trạng ứ đọng vốn cũng như không đảm bảo yêu cầu kho bãi. Trong năm 2011 lượng NVL mua về của xí nghiệp đã đáp ứng đủ nhu cầu xây dựng, cụ thể với số lượng như sau: Bảng 2.2. Bảng số lượng NVL đã mua trong năm 2011 STT 1 2 3 4 5 6 7 Tên nguyên vật liệu Xi măng Thép 6 Thép  8 Thép  10 Cát Sỏi Đá Số lượng (kg) 1.067.880.000 5.904.000 8.691.000 84.858.000 46.191.000 36.591.000 75.378.000 (Nguồn : Ban vật tư) Căn cứ vào dự toán NVL cho mỗi công trình: với mỗi một công trình lại chia thành nhiều hạng mục công trình nhỏ với các phần việc nhỏ. Phòng Kỹ thuật – Thi công chịu SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp trách nhiệm xác định khối lượng và đơn giá dự toán NVL, nhân công, máy thi công cho từng công trình. Sau đó, các đội xây dựng dựa vào bảng dự toán để lên danh sách, số lượng, chủng loại NVL cần mua, báo cho ban Vật tư .Sau đây là ví dụ: Bảng 2.3. Bảng dự toán nguyên vật liệu: BẢNG DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TRÌNH: ĐÀI TRUYỀN HÌNH BẾN TRE STT Nội dung công việc Đơn Khối vị lượng 100m3 Đơn giá Thành tiền 1,32 6.100.000 8.081.280 100m3 2,46 6.100.000 15.010.758 m3 14,20 313.851 4.456.684 100m2 1,66 1.916.299 3.188.526 Tấn 0,62 7.696.551 4.804.957 tấn 0,18 7.640.154 1.355.363 tấn 2,44 7.645.374 18.618.779 m3 9,22 313.851 2.893.455 Đắp cát công trình bằng 1 máy đầm cóc, độ chặt yêu cầu K=0,90 Đắp cát công trình bằng 2 máy đầm cóc, độ chặt yêu cầu K=0,90 Bê tông gạch vỡ lót móng, 3 đá 4x6, chiều rộng <=250 cm, mác 100 Ván khuôn cho bê tông đổ 4 tại chỗ, ván khuôn gỗ, móng cột, móng vuông, chữ nhật Công tác sản xuất lắp dựng 5 cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép móng, đường kính <=10 mm Công tác sản xuất lắp dựng 6 cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép móng, đường kính <=18 mm Công tác sản xuất lắp dựng 7 8 cốt thép bê tông tại chỗ, cốt thép móng, đường kính >18 mm Bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, bêtông lót móng, đá 4x6, chiều rộng <=250 cm, mác SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp 100 Bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, 9 bêtông móng, đá 1x2, chiều m3 21,05 446.740 9.404.860 m3 0,96 468.381 449.140 rộng <=250 cm, mác 200 Bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, 10 bêtông móng, đá 1x2, chiều rộng >250 cm, mác 200 Tổng cộng 68.263.803 (Nguồn: Ban KH- KT) Trong đó, khối lượng ở đây là khối lượng thi công và đơn giá được tính theo đơn giá dự toán. Bảng đơn giá dự toán NVL này giúp cho cán bộ vật tư xác định một cách tương đối số tiền cần để mua lượng NVL theo dự toán công trình. Sau khi tính lượng NVL cần dùng cho mỗi một công việc, Ban Kỹ thuật ctổng hợp các công việc lại để có thể xác định được tổng nhu cầu của mỗi loại NVL và Ban vật tư tiến hành mua vật tư. Sau đây là bảng giá trị mua vật tư theo công trình thi. công đài truyền hình Bến Tre Bảng 2.4. Bảng giá trị NVL BẢNG GIÁ TRỊ NVL STT Tên vật tư Đơn vị Khối lượng 1 Đá dăm 1x2 M3 226,47 2 3 4 5 6 Đá dăm 4x6 Đá trắng nhỏ Cát mịn ML 0,7 - 1,4 Cát mịn ML 1,5 - 2,0 Cát nền M3 kg M3 M3 M3 21,93 133,25 38,94 61,81 461,84 7 Cát vàng M3 134,95 8 9 10 11 12 Dây thép Dây thép D6-8 Gạch ốp 200x300 Gạch lát 300x300 Gạch chỉ 6,5x10,5x22cm kg kg M2 M2 viên 265,63 0,81 61,04 367,24 86.741,25 SVTH :Trịnh Thị Trang Đơn giá Thành tiền 131.500 29.780.705 111.600 250 85.000 88.500 50.000 92.000 12.415.411 10.522 7.855 57.600 73.326 375 2.447.019 33.311 3.309.986 5.470.461 23.092.038 2.794.972 6.380 3.516.059 26.928.171 32.527.971 Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp 13 Gỗ chống M3 14 16 17 18 19 20 Gỗ ván Gỗ ván khuôn Sơn lót Super Ata Sơn phủ Super Ata mịn Sơn tổng hợp (sắt) M3 M3 kg kg kg Thép hình 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 kg Thép tấm Thép tròn Thép tròn D<=10mm Thép tròn D<= 18mm Thép tròn D > 18mm Thép tròn D > 10mm Xi măng PC30 Xi măng trắng ống nhựa D <=15mm Vật liệu khác Tổng cộng 3.340, 04 kg kg kg kg kg kg kg kg M % 5,74 1.306.900 0,03 20,85 247,19 241,26 0,53 7.507.215 1.306.900 1.306.900 34.200 33.200 27.000 39.409 27.244.844 8.454.008 8.009.851 14.399 7.857 26.242.719 85,37 66,94 5.757,16 3.490,44 6.438,55 203,39 116.731,60 126,80 346,80 8.181 7.434 7.434 7.293 7.291 7.448 796 1.860 1.350 698.375 497.612 42.798.732 25.455.779 46.943.439 1.514.834 92.965.044 235.850 468.180 7.497.491 438.910.266 (Nguồn: Ban vật tư) 2.2.2. Thực trạng công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11 2.2.2.1. Công tác tìm kiếm NCC Giá trị NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình xây dựng. Nên việc tìm kiếm nhà cung ứng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí xây dựng, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận có thể thu được. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng các loại NVL mà xí nghiệp cần dùng trong quá trình xây dựng với chất lượng khác nhau. + Phân loại NCC : Trong công tác mua NVL của mình ,xí nghiệp đã tiến hành phân loại NCC theo tính chất quan hệ đó là NCC truyền thống và NCC mới. + Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty đã tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ, các hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trữ tại doanh nghiệp. Ngoài ra xí nghiệp 11 còn tìm hiểu về các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp. + Lập hồ sơ các NCC : NVL của xí nghiệp chủ yếu nhập từ các NCC trong nước nên việc thu thập và tìm hiểu thông tin về các NCC là tương đối đơn giản. Đối với những NCC mới thì DN tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định của xí nghiệp về các tiêu chí được thiết lập, nguồn thông tin chính… SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Bảng 2.5. Danh sách những nhà cung cấp NVL của xí nghiệp. STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Tên nhà cung ứng Loại nguyên vật liêu Cty TNHH kim khí Hoàng Phong Thép hình, bản mã Cty ống thép Vinapipe Nt Cty Cổ phần thép và VTCN Simco Ống thép Chi nhánh Cty gang thép Thái Nguyên tại Hà Nội Nt Nhà máy Bê tông Thịnh Liệt Bê tông Cty Cổ phần bê tông Sunway Nt Cty Đồng Tâm Hạ Long Đá Cty Cổ phần VLXD Hà Nội Cát Cty CP phát triển khoáng sản Đá Granit Xí nghiệp Đá Granit Thanh Hóa Nt Cty cầu 9 Thăng Long Cọc bê tông Cty TNHH Ánh Hồng Nt Cty Gốm xây dựng Từ Sơn Gạch Cty Gạch Từ Liêm nt Cty TNHH Phú Quang Gạch ốp Cty TNHH Hòa phát Cốp pha Cty TNHH Cốp pha thép Việt Trung Nt Cty TMXD Đồng Tâm Sơn Cty Sơn Kansai Việt Nam Nt Đại lý Xi măng Nghi Sơn Xi măng Chi nhánh Cty TM Nam Cường Nt Xí nghiệp mộc Trung Văn Gỗ Xí nghiệp mộc Bạch Đằng Nt (Nguồn:Ban vật tư) 2.2.2.2. Công tác lựa chọn NCC của xí nghiệp Từ những thông tin thu thập được về các nhà cung ứng, từ yêu cầu mua NVL của các đội xây dựng, cán bộ vật tư sẽ đánh giá các nhà cung ứng, điểm mạnh, điểm yếu của họ thông qua các chỉ tiêu về giá cả, chất lượng, chủng loại, hình thức, thời gian giao hàng, chiết khấu thương mại, các dịch vụ sau bán… cũng như uy tín, thời gian hoạt động của các nhà cung ứng đó. Từ đó tổng kết đánh giá ưu nhược điểm của các nhà cung ứng cũng như điều kiện hợp tác với các chi phí bỏ ra, mức độ rủi ro, tiềm năng hợp tác lâu dài và lợi ích thu được của xí nghiệp. Đây là một yếu tố cần được quan tâm vì có rất nhiều trường hợp các nhà cung ứng có nhiều ưu điểm tuy nhiên phải mất nhiều chi phí để ký kết hợp đồng cũng như mức độ rủi ro cao. Nguyên nhân là do có thể hàng được chuyển đến nhưng chất lượng không đảm bảo phải đổi lại làm phát sinh thêm thời gian chuyên chở hàng hóa, hoặc phát sinh thêm các chi phí cơ hội như mất đơn đặt hàng, mất khách hàng... Thông thường, tất cả các NVL đều phải chọn 2 nhà cung ứng trở lên nhằm đảm bảo tính cạnh tranh giữa các nhà cung ứng. Do đó việc quyết định nhà cung ứng phải tiến hành thực sự cẩn thận trước khi đi đến ký kết hợp đồng với một nhà cung ứng cụ thể. SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B Khóa luận tốt nghiệp Khoa :Quản trị doanh nghiệp Giám đốc sau khi xem xét bản báo cáo lựa chọn nhà cung ứng, sẽ quyết định lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do xí nghiệp đặt ra. Sau đây là ví dụ về bảng đánh giá lựa chọn nhà cung ứng cho 1 loại NVL của xí nghiệp: SVTH :Trịnh Thị Trang Lớp :K6HQ1B