Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị nvl tại công ty cổ phần xây dựng kc thăng long

Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả luận văn Ngô Thị Phượng 1 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC BẢNG vi DANH MỤC CÁC HÌNH vii MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 3 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Khái niệm, phân loại và vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp. 3 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu 3 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 3 1.2. Nội dung của công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 5 1.2.1. Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 5 1.2.1.1. Lập kế hoạch mua NVL 5 1.2.1.3. Tiến hành mua NVL 9 1.2.2. Xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL 10 1.2.2.1. Khái niệm 10 1.2.2.2. Phương pháp xây dựng ĐMTD NVL 10 1.2.3. Tổ chức tiếp nhận NVL 12 1.2.4. Tổ chức bảo quản NVL 12 1.2.5. Tổ chức cấp phát NVL 14 1.2.6. tổ chức thanh quyết toán NVL 15 1.2.7. Thu hồi phế liệu, phế phẩm 15 1.3. Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 16 2 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 1.3.1. Nhân tố chủ quan 16 1.3.2. Nhân tố khách quan 16 1.4. Phương hướng sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu trong ngành xây dựng 18 1.4.1. Những quan điểm về việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu 18 1.4.2. Một số biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. 18 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KC THĂNG LONG 20 2.1. Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 20 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 21 2.1.2.1. Chức năng 21 2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty 22 2. 2. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 28 2.2.1. Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty 28 2.2.1.1. Đặc điểm 28 2.2.2. Tình hình quản trị nguyên vật liệu tại Công ty. 30 2.2.2.1. Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 30 2.2.2.1.1. Lập kế hoạch mua NVL 30 2.2.2.1.3. Tiến hành mua NVL 36 2.2.2.2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL 37 2.2.2.3. Công tác tổ chức tiếp nhận NVL 38 2.2.2.4. Công tác bảo quản NVL 39 2.2.2.5. Công tác cấp phát NVL 39 2.2.2.6. Công ng tác tổ chức thanh quyết toán NVL 41 2.2.2.7. Công tác thu hồi phê liệu, phế phẩm 41 2.3. Đánh giá công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 42 3 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 2.3.1. Những thành tích đã đạt được. 42 2.3.2. Những mặt còn tồn tại 44 2.4.Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trong công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 45 Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 47 3.1. Mục tiêu, định hướng trong công tác quản trị NVL tại công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 47 3.1.1. Mục tiêu. 47 3.1.2. Định hướng 47 3.2. Một số thuận lợi khó khăn của công ty 48 3.2.1. Thuận lợi 48 3.2.2. Khó khăn 49 3.3 . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 50 3.3.1. Về phía doanh nghiệp 50 3.3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin 50 3.3.1.2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm, tiếp nhận, bảo quản và cấp phát NVL 51 3.3.1.3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác quản trị NVL 52 3.3.1.4. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác quản trị NVL 53 3.3.1.6 . Thực hiện chế độ khuyến khích vật chất cho lao động trong công ty 55 3.3.2. Về phía cơ quản quản lý nhà nước. 55 3.3.2.1. Trước mắt 55 KẾT LUẬN 57 4 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Nội dung NVL Nguyên vật liệu ĐVSP Đơn vị sản phẩm MMTB Máy móc thiết bị CP Cổ phần CNH - HĐH Công nghiệp hóa – hiện đại hóa KL Khối lượng PP Phương pháp STT Số thưs tự ĐVT Đơn vị tính ĐMTD Định mức tiêu dùng TSCĐ Tài sản cố định 5 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính DANH MỤC CÁC BẢNG Tên bảng biểu Trang Bảng 2.1. Số lượng và trình độ cán bộ, công nhân viên trong công 25 ty Bảng 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 27 2013-2015 Bảng 2.3. Bảng một số NVL cần dùng cho công trình cầu Tôn Đức 31 Thắng ( t2/2014) Bảng 2.4. Bảng tổng hợp một số NVL dự trữ tại công ty 33 Bảng 2.5. Kế hoạch mua sắm NVL của công ty tháng 1/2015 36 6 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính DANH MỤC CÁC HÌNH Tên hình Trang Hình 2.1. Bộ máy quản lý của công ty 22 Hình 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty 26 Hình 2.3. Cách xác định số lượng NVL cần dùng của công ty 30 Hình 2.4. Mẫu phiếu xuất kho của công ty 40 7 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính MỞ ĐẦU ● Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với xu thế hội nhập toàn cầu, hợp tác kinh tế diễn ra sâu rộng . Từ đó ngày cang có nhiều doanh nghiệp được thành lập, cạnh tranh giữa các doanh ngiệp ngày càng trở nên gay gắt nhằm giữ vững vị thế của mình đảm bảo phát triển ổn định và bền vững. Do vậy mỗi doanh nghiệp phải tìm hướng đi tốt nhất cho mình, phản ứng kịp thời với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường. Các doanh nghiệp cần phải tạo ra lợi thế riêng cho mình so với các đối thủ cạnh tranh. Ngoài những lợi thế về khoa học, công nghệ, trình độ quản lý thì điều kiện cần thiết để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường là công tác quản trị nguyên vật liệu. Việc đảm bảo NVL đúng, đủ, kịp thời giúp quá trình sản xuất diễn ra bình thường, liên tục không ảnh hưởng tới tiến độ dự án từ đó ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra sử dụng hợp lý tiết kiệm NVL không những tạo ra sản phẩm có chất lượng mà còn có giá thành thấp giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mặt khác mục tiêu cuối cũng của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, trong sản xuất NVL là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm, chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần xây dựng KC Thăng Long và nhận thức được tầm quan trọng của NVL cũng như công tác quản trị NVL tôi chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long “ ● Đối tượng và mục đích nghiên cứu 8 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Đối tượng nghiên cứu: công tác quản trị NVL - Mục đích nghiên cứu: đánh giá thực trạng, tìm ra những vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân của những vấn đề đó. Từ đó đề ra những phương hướng, giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị NVL, góp phần nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ● Phạm vị nghiên cứu - Phạm vi nội dung: đi sâu vào nghiên cứu quản trị NVL tại công ty Cổ phần xây dựng KC Thăng Long - Phạm vị thời gian: trong quá trình thực tập tại công ty, 12/2015-4/2016 - Phạm vị không gian: công ty Cổ phần xây dựng KC Thăng Long ● Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp phân tích thống kê số liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phân tích các dữ liệu, phương pháp diễn giải để xem xét và đánh giá các vấn đề đặt ra Ngoài ra còn sử dụng phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: thu thập từ các phòng ban trong công ty kết hợp với các tài liệu từ sách, báo, internet… ● Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục…luận văn gồm 3 chương Chương 1: Một số vấn đề lý luận về quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng KC Thăng Long 9 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, phân loại và vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp. 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu - Khái niệm nguyên vật liệu: NVL là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp - Nguyên vật liệu chính( bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): là các loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm, như gạo trong sản xuất bia, mía trong sản xuất đường… - Bán thành phẩm mua ngoài: là những chi tiết, bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công tạo ra sản phẩm mới. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí 10 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất... - Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: ● Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản ● Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng tự sản xuất hoặc mua ngoài của doanh nghiệp khác để lắp vào công trình xây dựng như: vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn - Vật liệu bao gói: Dùng để gói bọc, chứa đựng các sản phẩm làm cho chúng hoàn thiện hơn, hoặc chứa đựng thành phẩm để tiêu thụ - Phế liệu và vật liệu khác: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể tái sử dụng hay bán ra ngoài như: phôi tiện, sắt vụn, giấy vụn..nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh 1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp. - NVL là đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó cung ứng kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường - Trong quá trình sản xuất không thể thiếu yếu tố NVL vì thiếu nó quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được hoặc bị gián đoạn - NVL là 1 yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào, là 1 bộ phận quan trọng của tài sản lưu động - Chất lượng NVL sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, nếu NVL chất lượng kém thì sẽ không có sản phẩm chất lượng tốt 11 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp 1.2. Học viện Tài chính Nội dung của công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.2.1. Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 1.2.1.1. Lập kế hoạch mua NVL - Trước hết phải xác định lượng NVL cần dùng: lượng NVL cần dùng là lượng NVL được sử dụng hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch, lượng NVL cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu NVL cho chế thử sản phẩm mới, sửa chữa MMTB… Lượng NVL cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại theo quy cách, kích cỡ ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp.Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng NVL cho 1 sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Tùy thuộc vào từng loại NVL, loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp Để tính toán lượng NVL cần dùng ta có thể áp dụng công thức tính toán sau : ❑ [(Si x Dvi)+(Pi x Dvi)−Pdi ] Vcd=∑ ❑ Trong đó : Vcd: lượng NVL cần dùng Si: số lượng sản phẩm i kỳ kế hoạch Dvi: Định mức tiêu dùng NVL cho 1 ĐVSP i kỳ kế hoạch Pi: Số lượng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi: Lượng phế phẩm dùng lại của sản phẩm i - Xác định lượng NVL cần dự trữ: để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có 1 lượng NVL dự trữ hợp lý. Lượng NVL dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và 12 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ NVL hợp lý cũng có ý nghĩa là tiết kiệm chi phí về bảo quản nhà kho, chi phí phát sinh do chất lượng NVL giảm, do biến động giá trên thị trường. Lượng NVL dự trữ là lượng NVL tồn kho cần thiết được quy định trong kỹ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường. Có 3 loại ● Dự trữ thường xuyên: Là lượng dự trữ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong điều kiện cung ứng bình thường DTtx = Tcu x Dth Trong đó: DTtx: lượng dự trữ thường xuyên Tcu: thời gian, ngày cung ứng trong điều kiện bình thường Dth: Định mức tiêu dùng( tiêu hao trong 1 ngày ) ● Dự trữ bảo hiểm: là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường Để xác định được mức dự trữ có thể dựa vào các cơ sở sau: + Mức thiệt hại vật chất do NVL gây ra + Các số liệu thống kê về số lần, lượng vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn +Các dự báo về biến động trong tương lai Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể tính theo công thức sau: DTbh = t x Dth Trong đó: DTbh: lượng NVL dự trữ bảo hiểm t: thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện Dth: Định mức tiêu dùng( tiêu hao trong 1 ngày ) 13 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp ● Học viện Tài chính Dự trữ tối thiểu cần thiết: Để hoạt động được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp cần tính toán được lượng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm DTttct = DTtx + DTbh Trong đó: DTttct: lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Ngoài ra doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa ● Dự trữ theo mùa vụ: Dự trữ theo mùa vụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục. Các doanh nhiệp sản xuất theo thời vụ như: thuốc lá, mía đường, chè… Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 tiêu chí sau + Dự trữ tuyệt đối: là khối lượng từng loại NVL chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m, m2…Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng + Dự trữ tương đối: được tính bằng số ngày dự trữ Dự trữ tương đối chỉ cho thấy số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ vật tư tương đối cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại vật tư chủ yếu trong doanh nghiệp Dự trữ tuyệt đối và dữ trữ tương đối có mối quan hệ mật thiết thông qua chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày đêm M=txm Trong đó: M: dự trữ tuyệt đối 14 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính t: dự trữ tương đối m: mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong 1 ngày đêm + Dự trữ bằng biểu hiện bằng tiền: là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại vật tư Chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn . - Xác định lượng NVL cần mua: Xác định lượng NVL cần mua để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp cần tính toán chính xác lượng NVL cần mua sắm trong kỳ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và số nhu cầu vật tư được xét duyệt phòng Kinh tế kế hoạch tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo nguồn NVL đúng chất lượng, đủ về số lượng và giá cả hợp lý. Vcm = Vcd +Vck – Vđk Trong đó Vcm: lượng NVL cần mua Vcd: lượng NVL cần dùng Vck: lượng NVL dự trữ cuối kỳ Cđk: ngjNVL dự trữ đầu kỳ 1.2.1.2. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL Sau khi đã xác định được lượng NVL cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch mua. Thực chất đó là xác định chất lượng, số lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi loại. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm NVL phải căn cứ các nguyên tắc sau: 15 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ - Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách - Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn - Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ Xuất phát từ các nguyên tắc trên khi xây dựng kế hoạch mua sắm NVL phải dựa vào các nội dung sau - Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ - Hệ thống định mức tiêu dùng NVL cho 1 ĐVSP - Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng - Mức độ thuận tiện, khó khăn của thị trường mua bán vật tư - Các chỉ tiêu của kế hoạch mua NVL trong năm - Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán - Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị Với nội dung trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp: ● Đối với những loại NVL đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhânvới Định mức tiêu dùng NVL /ĐVSP đó ● Đối với những loại NVL chưa xây dựng được định mức tiêu dùng thì tính gián tiếp: Lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ mua sắm 1.2.1.3. Tiến hành mua NVL Sau khi có kế hoạch mua sắm NVL thì công tác mua và vận chuyển về kho của doanh nghiệp do phòng Kinh tế kế hoạch đảm nhiệm. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký các hợp đồng với phòng về việc mua và vận chuyển NVL. Hợp đồng phải được xác định từ số lượng, chất lượng, chủng loại, quy 16 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính cách mua, giá và thời gian giao nhận. Hai bên phải bồi thường vật chất nếu vi phạm hợp đồng. Phòng vật tư chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ đảm bảo số lượng cho các đơn vị sản xuất. Nếu vì lý do gì đó không cung câp kịp, phòng vật tư phải báo với giám đốc từ 3-5 ngày để có biện pháp xử lý. Phòng vật tư làm tốt hay không sẽ được thưởng hoặc phạt theo quy định của doanh nghiệp 1.2.2. Xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL 1.2.2.1. Khái niệm Mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra 1 ĐVSP hoặc 1 chi tiết SP, hoặc hoàn thành 1 khối lương công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định Việc xây dựng định mức tiêu dùng NVL chính xác và áp dụng vào trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm, có cơ sở chặt chẽ việc quản trị NVL. Mức tiêu dùng NVL còn là cơ sở để tiến hành kế hoạch hóa cung ứng và sử dụng NVL tạo điều kiện cho hoạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua, thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp 1.2.2.2. Phương pháp xây dựng ĐMTD NVL Phương pháp xây dựng ĐMTD NVL có ý nghĩa quyết định đến chất lượng các mức đã xác định. Tùy từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp định mức thích hợp. Các phương pháp xây dựng định mức được sử dụng trong thực tế là: ❖ Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo Là phương pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi NVL để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến 17 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính trong các doanh nghiệp. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao. - Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo không có những thay đổi lớn ❖ Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng NVL. Tuỳ điều kiện, tính chất NVL và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thể được thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm. - Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phương pháp thống kê báo cáo. - Nhược điểm: Phương pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thí nghiệm chưa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hưởng đến mức, còn mang tính tổng hợp. - Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hoá chất, các sản phẩm dùng vật liêụ có phẩm chất không ổn định. ❖ Phương pháp phân tích tính toán Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao NVL. - Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kết quả chính xác và khoa học. Mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến. Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng NVL luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. - Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, điều đó có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt. 18 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 19 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 1.2.3. Tổ chức tiếp nhận NVL Tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu quan trọng và khâu mở đầu của việc quản trị trực tiếp NVL. Đây là ranh giới giữa bên mua và bên bán, là cơ sở hạch toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả NVL mỗi bên. Thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do mất mát, hư hỏng NVL. Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận NVL phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hàng, hóa đơn, phiếu vận chuyển… Hai là: Chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận. - NVL khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. - NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ 1.2.4. Tổ chức bảo quản NVL Muốn bảo quản NVL tốt thì phải có hệ thống kho bãi hợp lý, mỗi kho phải phù hợp với từng loại NVL, vì vậy cần phải tiến hành phân loại NVL và 20 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01