Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại công ty tnhh upviet

i Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận của mình em chân thành cảm ơn Cô Đặng Thu Trang đã luôn tận tình hướng dẫn, nhắc nhở, giúp đỡ em trong suốt quá trình em thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp. Em chân thành cảm ơn các Thầy, các Cô trong khoa Tài chính ngân hàng cũng như các thầy cô trong trường đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt 4 năm học tập tại trường. Với vốn kiến thức mà em được tiếp nhận từ Thầy Cô trong suốt quá trình học tập đó đã cho em một nền tảng trong thời gian nghiên cứu thực hiện bài khóa luận và đó cũng sẽ là những hành trang cho bản thân em sau này khi ra trường, khi tiếp xúc với môi trường mới, với công việc mới một cách vững chắc và tự tin hơn. Em cũng xin được gửi lởi cảm ơn chân thành tới các Cô, các Chú, các Anh, các Chị trong công ty TNHH UpViet đã luôn nhiệt tình giúp đỡ, chỉ bảo em trong suốt quá trình em thực tập tại công ty. Cuối cùng em xin kính chúc các Thầy, các Cô luôn dồi dào sức khỏe, có thật nhiều hạnh phúc và những thành công trong cuộc sống cũng như trong sự nghiệp trồng người của mình. Chúc các Cô, các Chú, các Anh, Các Chị trong công ty TNHH UpViet luôn dồi dào sức khỏe và hạnh phúc. Chúc cho công ty sẽ phát đạt và đạt được nhiều thành công hơn nữa trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phạm Thị kiếu Nhi Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp ii Khoa: Tài chính ngân hàng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ i MỤC LỤC ................................................................................................................. ii DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ..............................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................. vi LỜI NÓI ĐẦU ...........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài. ..................................................................................................1 2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................1 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ............................................................................2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ......................................................................................2 5. Kết cấu khóa luận..................................................................................................2 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU ............................................................................................................................3 1.1 Khái niệm, nội dung của khoản phải thu ..........................................................3 1.1.1 Khái niệm...........................................................................................................3 1.1.2 Các thuật ngữ liên quan ...................................................................................3 1.1.3 Nội dung khoản phải thu ..................................................................................4 1.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu ..................................................................5 1.3 Nội dung công tác quản trị khoản phải thu ......................................................5 1.3.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tín dụng ...........5 1.3.2 Phân tích, đánh giá các khoản phải thu ..........................................................9 1.3.3 Phòng ngừa rủi ro và xử lí đối với các khoản phải thu khó đòi ...................11 1.4 Các nhân tố ảnh hƣởng tới hiệu quả khoản phải thu ....................................14 1.4.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý khoản phải thu ......14 1.4.2. Các nhân tố chủ quan ....................................................................................16 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY UPVIET ...17 2.1 Tổng quan về công ty UpViet ...........................................................................17 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH UpViet ...................17 Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp iii Khoa: Tài chính ngân hàng 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH UpViet .........................................18 2.1.3 Mô hình tổ chức quản lý của công ty TNHH UpViet ....................................19 2.1.4 Tình hình tài sản – vốn ...................................................................................20 Bảng 2.1 Bảng cân đối kế toán (rút gọn) Công ty TNHH UPVIET trong 3 năm 2012, 2013, 2014 .......................................................................................................20 2.2.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ....................................................24 2.2 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu .........................................................................25 2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp ............................................................25 2.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp ..........................................................27 2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet .27 2.3.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp..................................................................................27 2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp ...............................................................................31 CHƢƠNG III. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH UPVIET ......................................40 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu ......................................................40 3.2 Các giải pháp và kiến nghị các vấn đề phát hiện ...........................................43 3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty…….. .....................................................................................................................43 3.2.2 Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet ..................................................................................47 KẾT LUẬN ..............................................................................................................49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 iv Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Bảng cân đối kế toán (rút gọn) Công ty TNHH UPVIET trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh (rút gọn) của Công ty TNHH UPVIET trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Bảng 2.3. Các khoản phải thu của công ty UpViet trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Bảng 2.4 Tính chi tiêu vòng quay khoản phải thu trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Bảng 2.5 Phân loại khoản phải thu của khách hàng theo nhóm khách hang trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 v Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH UPVIET Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 vi Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Diễn giải 1 BH & DV Bán hàng và Dịch vụ 2 BQ Bình quân 3 CSH Chủ sở hữu 4 DNTM Doanh nghiệp Thương mại 5 DT Doanh thu 6 HĐTC Hoạt động Tài chính 7 KD Kinh Doanh 8 QLDN Quản lý Doanh nghiệp 9 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 9 TSNH Tài sản ngắn hạn Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 1 Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Trong điều kiện hội nhập của cả nền kinh tế, bên cạnh những thuận lợi các doanh nghiệp thương mại cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức đặc biệt là trong thời gian gần đây khi tình hình chung nền kinh tế gặp nhiều khó khăn. Trong tình hình như vậy để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường, đáp ứng được nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp cần có những sự quan tâm có hiệu quả đến những thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Hầu hết mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phát sinh các khoản phải thu. Đây là một loại tài sản của doanh nghiệp, là tài sản mà doanh nghiệp bị chiếm dụng. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có giá trị các khoản phải thu khác nhau, từ mức không đáng kể tới mức không thể kiểm soát được, nó ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt hiện nay, khoản phải thu là yếu tố quan trọng để tạo nên uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác của mình và trở thành sức mạnh cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý các khoản phải thu luôn là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp đặc biệt là các nhà hoạch định tài chính. Do tầm quan trọng của vấn đề và quá trình tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TNHH Upviet được sự giúp đỡ nhiệt tình của Cô giáo hướng dẫn cùng các công nhân viên trong công ty em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet” cho bài khóa luận của mình. 2. Mục đích nghiên cứu 2.1Về thực tiễn Hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết về khoản phải thu và hiệu quả trong việc quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet. Từ những thông tin có được qua việc tìm hiểu, phân tích, đánh giá, nhận xét để đưa ra các kết luận, hướng giải quyết, các kiện nghị nhằm hoàn thiên công tác quản trị khoản thu của công ty TNHH UpViet Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 2 Khoa: Tài chính ngân hàng 2.2 Về lý luận Nghiên cứu với mục đích tìm hiểu những vấn đề xoay quanh việc quản trị hoản phải thu của công ty TNHH UpViet. Tìm ra những thuận lợi, đặc biệt là những khó khăn hạn chế trong việc hoàn thiện công tác quản trị hoản phải thu của công ty. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Khoản phải thu của công ty TNHH UpViet. 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet trong 3 năm 2012, 2013, 2014. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Để có thể phân tích, đánh giá, nhận xét về tình hình quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet em sử dụng phương pháp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp của Công ty. 5. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận bài khóa luận gồm có 3 chương: Chương I. Những vấn đề lý luận khoản phải thu Chương II. Thực trạng quản trị hoản phải thu của công ty TNHH UpViet. Chương III. Kết luận và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 3 Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Tài chính ngân hàng CHƢƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU 1.1 Khái niệm, nội dung của khoản phải thu 1.1.1 Khái niệm Khoản phải thu là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản:  Khoản phải thu từ khách hàng.  Khoản ứng trước cho người bán.  Khoản phải thu nội bộ.  Khoản tạm ứng cho công nhân viên.  Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ.  Các khoản phải thu khác. 1.1.2 Các thuật ngữ liên quan  Khoản phải thu từ khách hàng Là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.  Khoản ứng trước cho người bán Là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 4 Khoa: Tài chính ngân hàng  Khoản phải thu nội bộ Là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.  Khoản tạm ứng cho công nhân viên Là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tác…  Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ  Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn.  Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê.  Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu 1.1.3 Nội dung khoản phải thu  Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng  Khoản ứng trước cho người bán là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.  Khoản phải thu nội bộ là các khoản thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 5 Khoa: Tài chính ngân hàng  Khoản tạm ứng cho công, nhân viên là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp được giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, trả phí công tác….  Khoản thế chấp, ký cược, ký quĩ khác…. 1.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu Quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời năm tập hợp câu hỏi sau: - Doanh nghiệp đề nghị bán hàng hay dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp có chuẩn bị để giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh không? - Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng kí vào biên nhận, hay buộc khách hàng kí một loại giấy nhận nợ chính thức nào khác? - Phân loại khách hàng: Loại khách hàng nào có thể trả tiền ngay? Để tìm hiểu, doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng hay không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng? - Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài khoản nợ khó đòi và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm lớn khách hàng thường xuyên? - Biện pháp nào mà doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm gì với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hay kiệt sức vì họ? 1.3 Nội dung công tác quản trị khoản phải thu 1.3.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tín dụng 1.3.1.1 Chính sách tín dụng a. Sự cần thiết của chính sách tín dụng: Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 6 Khoa: Tài chính ngân hàng gắng kéo dài thời hạn thanh toán. Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý đối với từng khách hàng. b. Nội dung chính sách tín dụng:  Tiêu chuẩn tín dụng. Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ. Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn. Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp… Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau: - Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. - Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ là bao nhiêu lần.  Thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán. Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu như cầu đối với một loại sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng, Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 7 Khoa: Tài chính ngân hàng việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty. Khi mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm. Cần phải phân tích những ảnh hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng tới lợi nhuận của công ty. Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết vào các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho.  Chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên. Chiết khấu nhờ trả sớm cho khách hàng là tỉ lệ phần trăm giảm giá và thời hạn trả trước để được nhận chiết khấu tiền mặt. Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. Chiết khấu thanh toán được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan. Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn..  Chính sách thu tiền Bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như thu 1 lần hay nhiều lần, hay trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản tính dụng quá hạn. 1.3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng a. Điều kiện của doanh nghiệp Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp này có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 8 Khoa: Tài chính ngân hàng bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản. Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. b. Điều kiện của khách hàng Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau:  Vốn hay sức mạnh tài chính (capital): là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh.  Khả năng thanh toán (capacity): được đánh giá qua các hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay…của khách hàng.  Tư cách tín dụng (character): là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi một giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán.  Vật thế chấp (collateral): là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình.  Điều kiện kinh tế (condition): là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ. Thông tin về khách hàng có thể thu thập được thông qua việc điều tra trực tiếp như phân tích báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp thông tin trước đó, đến thăm khách hàng… Đồng thời có thể thu thập thông tin từ các trung tâm xử lý dữ liệu về vị thế tín dụng của doanh nghiệp. Kết quả điều tra là căn cứ quan trọng để xac định chính sách tín dụng đối với khách hàng. Nếu khách hàng có tiềm lực tài chính hạn chế, uy tín ( hay tư cahs tín dụng) thấp không thể thực hiện một chính sách tín dụng nới lỏng như những khách hàng có tiềm lực tài chính mạnh luôn giữ chữ tín trong quan hệ thanh toán Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 9 Khoa: Tài chính ngân hàng 1.3.2 Phân tích, đánh giá các khoản phải thu Người làm công tác quản lý tài chính phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu, đồng thời thường xuyên đôn đốc khách nợ để thu hồi vốn đúng hạn. Theo định kì nhất định, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ. Tổng nợ phải thu có thể phân loại theo các tiêu thức sau : Nhóm 1: Nợ loại A (nợ có độ tin cậy cao hay nợ đủ tiêu chuẩn): thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có đủ khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức, uy tín và thương hiệu. Nhóm 2 : Nợ loại B (nợ có rủi ro thấp hay nợ cần chú ý): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, khách nợ truyền thống, có độ tin cậy. Nhóm 3 : Nợ loại C (nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khách nợ này thường là các doanh nghiệp có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện. Nhóm 4 : Nợ loại D (nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi hay nợ nghi ngờ): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khoản nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách nợ cố ý không thanh toán nợ. Nhóm 5 : Nợ loại E (nợ không thể thu hồi được hay nợ có khả năng mất vốn): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn trên 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn trên 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 10 Khoa: Tài chính ngân hàng Kết quả phân loại nợ là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị xác định đúng thực trạng và tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh nghiệp. Nếu tỉ lệ nợ xấu ( bao gồm các khoản nợ thuộc nhóm 3, 4, 5 ) cao, chứng tỏ chất lượng quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp còn yếu kém. Doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai các biện pháp giải quyết thích hợp. Đồng thời đây cũng là căn cứ để xây dựng các chính sách tín dụng trong các kỳ tiếp theo. Ngoài ra, để theo dõi các khoản phải thu ( KPT ) có thể sử dụng các công cụ sau : a. Kỳ thu tiền bình quân Kỳ thu tiền bình quân (còn gọi là số ngày của một vòng quay các khoản phải thu) phản ánh số ngày cần thiết bình quân để thu được các khoản phải thu. Nó được tính bằng cách lấy số dư bình quân khoản phải thu nhân (x) với 360 ngày rồi chia cho tổng doanh thu bán chịu trong kỳ. Kỳ thu tiền bình quân ngắn, chứng tỏ doanh nghiệp không bị đọng vốn trong khâu thanh toán. Ngược lại, nếu kỳ thu tiền dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản phải thu chậm. Tuy nhiên, để đánh giá thực trạng này tốt hay xấu còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại và thực tế thanh toán nợ của từng khoản phải thu. Trong nhiều trường hợp do công ty muốn chiếm lĩnh thị trường thông qua bán hàng trả chậm, hay tài trợ cho các chi nhánh đại lý nên dẫn tới kỳ thu tiền bình quân tăng lên. b. Phân tích “tuổi” của các khoản phải thu Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải thu tức là khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản phải thu để phân tích. Xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản phải thu đó tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền thích hợp. c. Mô hình số dư khoản phải thu Phương pháp này đo lường quy mô doanh số bán chịu chưa thu được tiền tại thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và của các tháng trước đó. Thực tế cho thấy, khối lượng hàng bán chịu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 11 Khoa: Tài chính ngân hàng ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện của khách hàng ở từng khu vực địa lý. Do đó nếu chỉ dựa vào những con số trong mô hình này để so sánh và đánh giá thực trạng khoản phải thu của từng chi nhánh, bộ phận ở các khu vực khác nhau trong một công ty thì sẽ không phù hợp. Bởi vậy, cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. 1.3.3 Phòng ngừa rủi ro và xử lí đối với các khoản phải thu khó đòi 1.3.3.1 Phòng ngừa rủi ro Khi DN nới lỏng chính sách tín dụng thường góp phần làm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu nhưng cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn. Vì vậy, phòng ngừa rủi ro đối với KPT là nhu cầu cần thiết đối với mọi DN để ổn định tình hình tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng. Rủi ro đối với khoản phải thu thường bao gồm:  Rủi ro do không thu hồi được (rủi ro tính dụng). Rủi ro tín dụng là rủi ro một hoặc một nhóm khách hàng không thực hiện được nghĩa vụ tài chính đối với doanh nghiệp, khách hàng không trả được nợ khi đến hạn thanh toán. Hay nói cách khác, rủi ro tín dụng là rủi ro không thu được nợ khi đến hạn thanh toán. Đây là rủi ro thường xảy ra đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thường gây hậu quả nặng nề nhất tới nguồn tài chính phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Biểu hiện ở việc khách hàng không thực hiện nghĩa vụ trả nợ, vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, khó có khả năng thu hồi, khoản phải thu quá hạn ngày càng lớn… Để phòng ngừa rủi ro tín dụng, trước hết DN cần phải tìm hiểu kỹ khách hàng về tình hình tài chính, khả năng thanh toán,… của khách hàng để xác định giới hạn tín dụng phù hợp với từng khách hàng. Bên cạnh đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu DN cần phải lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng có thể xác định theo những tỷ lệ % nhất định trên từng loại KPT, hoặc theo khách nợ đáng ngờ. Cách thức này giúp DN có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 12 Khoa: Tài chính ngân hàng  Rủi ro do tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất. Tỉ giá hối đoái là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ. Rủi ro hối đoái là rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái gây ra. Rủi ro hối đoái xảy ra đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, các khoản phải thu của doanh nghiệp được thực hiện bằng ngoại tệ. Rủi ro do thay đổi lãi suất: Do tiền có giá trị theo thời gian, nên trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ bán hàng với giá cao hơn khi khách hàng trả chậm, mức giá cao hơn đó chính là giá của chi phí cơ hội khi doanh nghiệp chưa thu hồi được khoản phải thu ngay. Mặt khác, do tính chất của thị trường là luôn biến động không ngừng, một trong những chỉ số đó là lãi suất. Đối với các rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất có thể lựa chọn các nghiệp vụ kinh doanh trên thị trường ngoại hối và thị trường tiền tệ như: nghiệp vụ kỳ hạn, quyền chọn, hoán đổi tiền tệ và lãi suất, lựa chọn loại tiền vay… Bên cạnh đó còn các biện pháp khác như phòng ngừa rủi ro bằng hợp đồng kỳ hạn, bằng quyền chọn bán tiền tệ, thông qua thị trường tiền tệ….  Phòng ngừa bằng hợp đồng kỳ hạn: Phòng ngừa khoản phải thu bằng hợp đồng kỳ hạn là việc công ty bán có kỳ hạn khoản phải thu ghi bằng đồng tiền đó. Chi phí thực của việc phòng ngừa khoản phải thu (RCHr) có thể ước tính như sau: RCHr = NRr – NRHr Trong đó: NRr: thu nhập hình thức bằng đồng tiền trong nước nhận được khi không phòng ngừa NRHr: thu nhập hình thức bằng đồng tiền trong nước nhận được khi phòng ngừa. Nếu CHr là âm, việc phòng ngừa nên lựa chọn. Nếu RCHr là dương, công ty cần đánh giá liệu lợi ích tiềm tang từ việc duy trì tình trạng không phòng ngừa có đáng giá hơn mức rủi ro hay không. Các công ty nên hài lòng khi phòng ngừa nếu RCHr trở nên rất thấp và đặc biệt hài lòng khi nó âm. Tuy vậy, các công ty bảo thủ có thể cảm thấy phòng ngừa là đáng giá ngay cả khi RCHr là cao. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 13 Khoa: Tài chính ngân hàng  Phòng ngừa bằng quyển chọn bán tiền tệ: Quyền chọn bán tiền tệ là một công cụ phòng ngừa có giá trị. Quyền chọn bán tiền tệ cung cấp cho người nắm giữ nó quyền được bán một lượng nhất định một đồng tiền nào đó với một giá trị xác định trong tương lai. Quyền chọn bán tiền tệ có thể được các công ty sử dụng để phòng ngừa các khoản phải thu trong tương lai bằng ngoại tệ bởi vì nó cho phép xác định được mức giá tại đó khoản phải thu trong tương lai có thể được bán. Quyền chọn bán tiền tệ không phải là nghĩa vụ đối với người sở hữu nó về việc phải bán một lượng tiền với một giá xác định. Nếu tại thời điểm công ty nhận ngoại tệ, tỷ giá giao ngay hiện hành của ngoại tệ cao hơn giá thực thi, công ty có thể để quyền chọn bán tự động hết hạn và bán số ngoại tệ nhận được theo tỷ giá giao ngay hiện hành.  Phòng ngừa khoản phải thu thông qua thị trường tiền tệ: Một phòng ngừa qua thị trường tiền tệ là việc sử dụng một tình trạng trên thị trường tiền tệ để bù đắp một tình trạng khoản phải thu trong tương lai. Khi xác định được giá trị của khoản phải thu trong tương lai công ty đã vay trước một lượng tiền đó để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và đến khi trả khoản vay trên thì giá trị của nó chính bằng giá trị khoản phải thu mà công ty nhận được. Công ty phải tiến hàng hai tình huống trên thị trường tiền tệ là: Vay ngoại tệ thể hiện khoản phải thu trong tương lai và đầu tư vào đồng tiền trong nước. Tuy nhiên công ty sẽ không biết liệu việc phòng ngừa được lựa chọn đối với khoản phải thu có tốt hơn không phòng ngừa hay không cho đến khi kỳ hạn của khoản phải thu trôi qua.  Phòng ngừa bằng hợp đồng tương lai: Một phòng ngừa bằng hợp đồng tương lai rất giống với hợp đồng kỳ hạn, ngoại trừ một điều là hợp đồng kỳ hạn thường dùng cho các nghiệp vụ lớn trong khi hợp đồng tương lai có thể phù hợp hơn đối với những công ty muốn phòng ngừa cho một lượng tiền nhỏ. 1.3.3.2 Xử lí các khoản phải thu khó đòi Các doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng đã được ký kết giữa các bên. Có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng, nếu vượt quá thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì doanh nghiệp được thu lãi phạt tương ứng như lãi suất quá hạn của ngân hàng. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5 Khóa luận tốt nghiệp 14 Khoa: Tài chính ngân hàng Các khoản nợ phát sinh phải có chứng từ hợp lệ chứng minh. Doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc và áp dụng mọi biện pháp cần thiết để thu hồi các khoản nợ quá hạn. Định kỳ doanh nghiệp phải đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình khoản phải thu, đặc biệt các khoản nợ quá hạn và các khoản nợ khó đòi. Các tổn thất do không thu hồi được kịp và đầy đủ cần xác định rõ mức độ, nguyên nhân của từng khoản nợ và có biện pháp xử lý thích hợp như gia hạn nợ, thoả ước xử lý nợ, xoá một phần nợ cho khách hàng hoặc khởi kiện trước pháp luật,…Các doanh nghiệp phải có các biện pháp phòng ngừa rủi ro như lựa chọn khách hàng, giới hạn tín dụng, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng,… Đối với các doanh nghiệp nhà nước, các khoản nợ khó đòi thực sự không có khả năng đòi, được cơ quan quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp xem xét, thẩm định cho phép hạch toán vào kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp phải tiếp tục theo dõi trên sổ kế toán và đôn đốc thường xuyên để thu hồi khoản phải thu sau khi trừ đi chi phí thu nợ, hạch toán vào thu nhập bất thường của doanh nghiệp. Đối với những khoản nợ quá hạn, doanh nghiệp có thể áp dụng các quy trình thu hồi nợ theo cấp độ: gọi điện thoại, thư nhắc lại, thư khuyên nhủ hoặc thư chuyển cho cơ quan chuyên trách thu hồi giúp. Nếu các biện pháp này không có hiệu lực, doanh nghiệp có thể nhờ đến các hãng chuyên thu nợ hoặc nhờ tư vấn của luật sư. Đồng thời đối với các khách hàng không trả nợ đúng hạn, doanh nghiệp cần ngừng cấp tín dụng cho đến khi họ thanh toán xong nợ cũ. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể áp dụng hình thức mua nợ để tránh những món nợ khó đòi và chuyển rủi ro sang công ty mua nợ. 1.4 Các nhân tố ảnh hƣởng tới hiệu quả khoản phải thu 1.4.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý khoản phải thu Các nhân tố khách quan là các nhân tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do đó tác động đến việc sử dụng vốn lưu động như thế nào cho phù hợp để thích nghi với sự biến đổi của môi trường xung quanh. Chúng là những nhân tố mà bản thân doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Điều này đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tự nắm bắt và thích ứng. Sinh viên: Phạm Thị Kiều Nhi Lớp: K47H5