Tài liệu Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty trách nhiệm hữu hạn apatit việt nam

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH HOÀNG THANH NGA HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV APATIT VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN - 2019 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH HOÀNG THANH NGA HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV APATIT VIỆT NAM NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 8.34.01.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Người hướng dẫn khoa học: TS. Vũ Quốc Dũng THÁI NGUYÊN - 2019 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam kết rằng nội dung của bài luận văn này là nỗ lực của cá nhân tôi. Các kết quả phân tích, kết luận trong khóa luận này ( ngoài các phần tham khảo, trích dẫn) đều là kết quả làm việc của bản thân tôi. Tôi cũng xin cam kết rằng bài luận văn này chưa được nộp cho bất kỳ một chương trình cấp bằng cao học nào cũng như bất kỳ một chương trình đào tạo cấp bằng nào khác. Thái Nguyên, ngày ... tháng năm 2019 Học viên Hoàng Thanh Nga Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này tôi đã nhận được sự hướng dẫn rất tận tình của cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy, cô giảng viên Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh - Đại học Thái Nguyên. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới những sự giúp đỡ đó. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới lãnh đạo, đồng nghiệp, anh chị em tại Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam - tỉnh Lào Cai đã tận tình giúp đỡ trong quá trình hoàn thành luận văn của mình. Xin cảm ơn sự động viên, hỗ trợ của gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn./. Thái Nguyên, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Hoàng Thanh Nga Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. ii MỤC LỤC .......................................................................................................iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ..................................................................... vi DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................... vii DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ..............................................viii MỞ ĐẦU ............................................................ Error! Bookmark not defined. 1. Sự cần thiết của đề tài ................................. Error! Bookmark not defined. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................... Error! Bookmark not defined. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............... Error! Bookmark not defined. 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài .... Error! Bookmark not defined. 5. Kết cấu của luận văn ................................... Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 1 :CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP ................................ 1 1.1. Cơ sở lý luận về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp ... 1 1.1.1. Khái niệm về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp .... 1 1.1.2. Vai trò của công tác lập KH .................................................................... 4 1.1.3. Hệ thống KH trong các doanh nghiệp..................................................... 6 1.1.4. Quy trình lập kế hoạch tại công ty ........................................................ 11 1.1.5. Nội dung lập kế hoạch tại công ty......................................................... 12 1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch .................................................. 18 1.2.1. Các yếu tố bên trong ............................................................................. 18 1.2.2. Các yếu tố bên ngoài ............................................................................. 20 1.3. Cơ sở thực tiễn và bài học kinh nghiệp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam .................................................... 21 1.3.1. Kinh nghiệm lập kế hoạch sản xuất tại công ty than Vàng Danh Vinacomin ....................................................................................................... 21 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn iv 1.3.2. Kinh nghiệm lập kế hoạch sản xuất tổng công ty Đông Bắc ................ 23 CHƯƠNG 2:PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY APATIT VN ........ 25 2.1. Câu hỏi nghiên cứu .................................................................................. 25 2.2. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................... 25 2.2.1. Phương pháp tiếp cận ............................................................................ 25 2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin ............................................................ 26 2.2.3. Phương pháp tổng hợp thông tin ........................................................... 28 2.3. Hệ thống các chỉ tiêu nghiên cứu ............................................................. 29 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY APATIT VIỆT NAM ............................................ 30 3.1. Khái quát chung về công ty...................................................................... 30 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty .................................... 30 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty ................................................................... 34 3.1.3. Tình hình nguồn nhân lực công ty ........................................................ 36 3.1.4. Tình hình tài chính của Công ty ............................................................ 38 3.2. Thực trạng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty........................ 40 3.2.1. Căn cứ để lập kế hoạch của công ty ...................................................... 40 3.2.2. Nội dung kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty............................ 43 3.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch của công ty .............. 64 3.3.1. Các yếu tố bên trong ............................................................................. 64 3.3.2. Các yếu tố bên ngoài ............................................................................. 68 3.4. Đánh giá về lập kế hoạch của công ty...................................................... 70 3.4.1. Đánh giá về lập kế hoạch qua một số chỉ tiêu....................................... 70 3.4.2. Ưu điểm ................................................................................................. 71 3.4.3. Nhược điểm ........................................................................................... 72 3.4.4. Nguyên nhân của các nhược điểm ........................................................ 73 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn v CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY APATIT VIỆT NAM ................... 75 4.1. Định hướng, mục tiêu lập kế hoạch sản xuất tại công ty ......................... 75 4.1.1. Định hướng lập kế hoạch ...................................................................... 75 4.1.2. Mục tiêu lập kế hoạch ........................................................................... 76 4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác lập KH SXKD tại Công ty Apatit Việt Nam ................................................................................................................. 76 4.2.1. Tăng cường công tác dự báo ................................................................. 76 4.2.2. Tăng cường mối liên kết giữa các đơn vị.............................................. 79 4.2.3. Nâng cao trình độ và kỹ năng lập kế hoạch cho nhân viên .................. 80 4.2.4. Cải thiện cơ sở vật chất kỹ thuật công ty .............................................. 81 4.2.5. Giải pháp về công tác kiểm tra, rà soát việc thực hiện kế hoạch .......... 82 KẾT LUẬN .................................................................................................... 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 85 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 87 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn vi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TT Từ viết tắt Diễn giải 1 Công ty Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 MTV Một thành viên 4 KH SXKD Kế hoạch sản xuất kinh doanh 5 KH Kế hoạch 6 SX Sản xuất 7 TT Thị trường 8 KD Kinh doanh 9 DN Doanh nghiệp 10 CSH Chủ sở hữu 11 CBCNV Cán bộ công nhân viên Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu kế hoạch công ty Vàng Danh năm 2017 ............... 22 Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu kế hoạch công ty Đông Bắc năm 2017.................. 23 Bảng 3.1 : Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn .......................................... 36 Bảng 3.2 : Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính ..................................... 37 Bảng 3.3: Một số chỉ tiêu chính công ty Apatit Việt Nam đến năm 2020...... 40 Bảng 3.4: Kế hoạch huy động bổ sung vốn cho sản xuất kinh doanh ............ 43 Bảng 3.5: Kế hoạch đầu tư tài sản cố định và đổi mới công nghệ.................. 45 Bảng 3.6: Kế hoạch sửa chữa máy móc, phương tiện của công ty ................. 46 Bảng 3.7: Kế hoạch nhân lực công ty ............................................................. 49 Bảng 3.8: Kế hoạch đào tạo người lao động ................................................... 50 Bảng 3.9: Kế hoạch đào tạo theo thời gian ..................................................... 51 Bảng 3.10: Kế hoạch tham gia hội nghị, hội thảo ........................................... 52 Bảng 3.11: Kế hoạch trả lương cho người lao động ....................................... 54 Bảng 3.12: Kế hoạch trả lương theo trình độ .................................................. 55 Bảng 3.13: Kế hoạch nguyên nhiên vật liệu ................................................... 56 Bảng 3.14: Kế hoạch hàng tồn kho ................................................................. 57 Bảng 3.15: Kế hoạch Marketing sản phẩm ..................................................... 59 Bảng 3.16: Kế hoạch sản xuất sản phẩm của công ty ..................................... 62 Bảng 3.17: Đánh giá về trình độ và năng lực cán bộ lập kế hoạch................. 64 Bảng 3.18: Đánh giá về đặc điểm ngành và hệ thống thông tin của công ty .. 65 Bảng 3.19: Đánh giá về tình hình phát triển các nguồn lực của công ty ........ 66 Bảng 3.20: Đánh giá về mục tiêu công ty ....................................................... 67 Bảng 3.21: Đánh giá về tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh ... 68 Bảng 3.22: Đánh giá về các yếu tố kinh tế và cơ chế quản lý ........................ 69 Bảng 3.23: Đánh giá lập kế hoạch thông qua một số chỉ tiêu......................... 70 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn viii DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Biểu đồ 3.1: Cơ cấu tổng tài sản công ty từ 2016-2018.................................. 38 Biểu đồ 3.2: Cơ cấu tổng nguồn vốn công ty từ 2015-2017 ........................... 39 Biểu đồ 3.3: Dự báo phát triển thị trường Apatit ............................................ 41 Biểu đồ 3.4: Khả năng hoàn thành công việc năm trước của công ty ............ 42 Biểu đồ 3.5: So sánh giữ kế hoạch và thực hiện huy động vốn của công ty .. 44 Biểu đồ 3.6: Kế hoạch thay đổi công nghệ sản xuất ....................................... 47 Biểu đồ 3.7: So sánh giữa kế hoạch và thực hiện đầu tư tài sản cố định ........ 48 Biểu đồ 3.8: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch đào tạo người lao động ........ 53 Biểu đồ 3.10: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ..................................................... 61 Biểu đồ 3.11: So sánh giữa kế hoạch và thực hiện sản xuất của công ty ....... 63 Sơ đồ 2.1: Trình tự các bước tiến hành nghiên cứu theo phương pháp Delphi – phỏng vấn chuyên gia...................................................................................... 27 Hình 1.1: Sơ đồ các cấp độ kế hoạch ................................................................ 7 Hình 3.1: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam ................................................................................................................. 35 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 1 CHƯƠNG 1 :CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở lý luận về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp a, Khái niệm về lập kế hoạch Theo J.Scott Armstrong (1986): “Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bí mật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh, làm ăn, tài chính…). Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi, hoặc trong việc tiến hành kinh doanh khác”. (J. Scott Armstrong, 1986) Theo Bùi Đức Tuân (2005): “ Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra”. (Bùi Đức Tuân, 2005) Theo Đỗ Văn Phức (2008): “ Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, lựa chọn các cặp sản phẩm – khách hàng và các nguồn lực trong tương lai gần hoặc xa cụ thể. Nguyễn Thị Liên Diệp (2015): “Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó”. b, Khái niệm sản xuất Có nhiều khái niệm khác nhau về sản xuất: Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 2 Theo Wikipedia: Sản xuất hay sản xuất của cải vật chất là hoạt động chủ yếu trong các hoạt động kinh tế của con người. Sản xuất là quá trình làm ra sản phẩm để sử dụng, hay để trao đổi trong thương mại. Theo C.Mác và Ph Anwgghen: Sản xuất là một loại hình hoạt động đặc trưng của con người và xã hội loài người, bao gồm: sản xuất vật chất, sản xuất tinh thần và sản xuất ra bản thân con người. Ba quá trình đó gắn bó chặt chẽ với nhau, tác động qua lại với nhau, trong đó sản xuất vật chất là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của xã hội. (C. Mác và Ph. Ăngghen: Toàn tập) Theo Trương Đoàn Thể (2012): sản xuất hàng hóa là kiểu tổ chức sản xuất mà trong đó sản phẩm làm ra không phải để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của chính người sản xuất ra mà là để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người khác thông qua việc trao đổi mua bán. (Trương Đoàn Thể, 2007) 1. Theo Liên hợp quốc (2002): sản xuất là quá trình sử dụng lao động và máy móc thiết bị của các đơn vị thể chế ( một chủ thể kinh tế có quyền sở hữu tích sản, phát sinh tiêu sản và thực hiện các hoạt động, các giao dịch kinh tế với những thực thể kinh tế khác) để chuyển những chi phí là vật chất dịch vụ thành sản phẩm là vật chất và dịch vụ khác. Tất cả hàng hóa và dịch vụ được sản xuất ra phải có khả năng bán trên thị trường hay ít ra cũng có khả năng cung cấp cho một đơn vị thể chế khác có thu tiền hoặc không thu tiền. (Declaration by United Nations, United Nations Website) c, Khái niệm kinh doanh Theo luật doanh nghiệp 2014: “ Kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lời”. Theo Mai Văn Bưu (2005): “ Có nhiều cách hiểu và diễn đạt khác nhau về kinh doanh. Nếu loại bỏ các phần khác nhau nói về phương tiện, phương thức, kết quả cụ thể của hoạt động kinh doanh thì có thể hiểu, kinh doanh là các hoạt động kinh tế nhằm mục tiêu sinh lời của các chủ thể kinh doanh trên thị trường. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 3 Kinh doanh được phân biệt với các hoạt động khác bởi các đặc điểm chủ yếu sau: Kinh doanh phải do một chủ thể thực hiện được gọi là chủ thể kinh doanh. Chủ thể kinh doanh có thể là các cá nhân, các hộ gia đình, các doanh nghiệp. Kinh doanh phải gắn liền với thị trường. Thị trường và kinh doanh đi liền với nhau như hình với bóng – không có thị trường, thì không có khái niệm kinh doanh. Kinh doanh phải gắn với vận động của đồng vốn. Chủ thể kinh doanh không chỉ có vốn mà còn cần phải biết cách thực hiện vận động đồng vốn đó không ngừng. Nếu gạt bỏ nguồn gốc bóc lột trong công thức tư bản của C.Mác, có thể xem công thức kinh doanh: T- H – SX....H’ – T’: chủ thể kinh doanh dùng vốn của mình dưới hình thức tiền tệ (T) mua những tư liệu sản xuất (H) để sản xuất ra những hàng hóa (H’) theo nhu cầu thị trường rồi đem những hàng hóa (H’) theo nhu cầu của thị trường rồi đem những hàng hóa này bán cho khách hàng trên thị trường nhằm thu được số lượng tiền tệ lớn hơn (T’). Mục đích chủ yếu của kinh doanh là sinh lời – lợi nhuận (T’ – T >0)”. d, Khái niệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì chịu ảnh hưởng nhiều của các nhân tố bên ngoài và bên trong của doanh nghiệp tác động. Các yếu tố này có thể dự đoán được trước nhưng có những yếu tố không dự đoán được trước, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần có những phương án để khắc phục những thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện này. Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp có thể được hiểu là những hoạt động nhằm chuẩn bị các nguồn lực, lên phương án sản xuất kinh doanh cũng như các phương án phòng tránh các rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải nhằm hướng tới hiệu quả, đưa ra được phương án sản xuất kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 4 1.1.2. Vai trò của công tác lập KH Như chúng ta đã biết, hầu hết các nước trên thế giới hiện nay đều có nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trường chỉ khác là có sự can thiệp của nhà nước hay không và mức độ can thiệp như thế nào. Cơ chế thị trường đem lại nhiều ưu điểm cho bất kỳ nền kinh tế nào vì nó tạo ra sự năng động, thích nghi cao trước các biến động của đời sống kinh tế, chính trị và xã hội. Nó mở ra vô vàn các cơ hội cho nền kinh tế mà thông qua đó làm cho nền kinh tế phát triển nhanh, vững mạnh. Song cái gì cũng có tính hai mặt của nó, cơ chế thị trường mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đem lại không ít những khó khăn, hạn chế, các mối đe dọa cho nền kinh tế. Đó chính là các cuộc khủng hoảng thừa thiếu, tình trạng độc quyền, sự tự phát, lạm phát.... gây ra sự mất ổn định cho nền kinh tế, làm lãng phí nguồn lực, phân hóa giàu nghèo và quan trọng hơn nữa chính là ô nhiễm môi trường đe dọa trầm trọng đến cuộc sống của toàn thế giới. Khi đã theo cơ chế thì trường thì chúng ta phải tuân theo quy luật của nó. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải chấp nhận mạo hiểm để thu về lợi nhuận trong tương lai. Vậy doanh nghiệp phải làm gì để kinh doanh có hiệu quả? Câu trả lời chính là tất cả các tổ chức phải lập được kế hoạch. Bởi lập được kế hoạch sẽ giúp các tổ chức có phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những đổi thay, tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Chính vì vậy dối với doanh nghiệp công tác lập kế hoạch có vai trò cụ thể sau: - KH là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một DN. Lập KH cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi tất cả những người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ phải đóng góp những gì để đạt được mục tiêu đó thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc một cách có tổ chức. Thiếu kế hoạch, thì việc đạt tới mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp là rất khó khăn. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 5 - Lập KH có tác dụng làm giảm tính bất ổn của DN. Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp. - Lập KH có tác dụng làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi lập KH thì những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hóa chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp. - Lập KH sẽ thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp hay một tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định được liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra. Như vậy, lập KH là công tác đầu tiên và vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có KH nhà quản lý và nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì. Tóm lại, chức năng của lập KH là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý. Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khóa cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 6 1.1.3. Hệ thống KH trong các doanh nghiệp Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức. Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau. 1.1.3.1. Theo mức độ tổng quát Sứ mệnh: Là bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức, sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi: Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi thành lập trước hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình. Sứ mệnh của một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó, những giả định về mục đích, sự thành đạt, vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó. Sứ mệnh của tổ chức là bộ phận tương đối ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức và có vai trò thống nhất cũng như khích lệ các thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu chung. Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau: + Sứ mệnh được công bố: Là sứ mệnh được thông báo cho mọi người một cách công khai, thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt được mục tiêu, và nó được thể hiện thông qua các khẩu hiệu, các triết lý kinh doanh ngắn gọn của doanh nghiệp. + Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao của doanh nghiệp. + Xu hướng chung ngày nay là cố gắng làm cho hai loại sứ mệnh này xích lại gần nhau. Sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược của hệ thống và nó cũng là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 7 Đường lối – sứ mệnh Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch xây dựng một lần, sử dụng một lần: -Chương trình -Dự án -Ngân quỹ Kế hoạch xây dựng một lần, sử dụng nhiều lần: -Chính sách -Quy tắc -Thủ tục Hình 1.1: Sơ đồ các cấp độ kế hoạch (Nguồn: Khoa học quản lý, Đoàn Thị Thu Hà, 2004) Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược là những kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó. Các kế hoạch chiến lược do các nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế với mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con người của những tổ chức khác. Kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hóa cho các kế hoạch chiến lược, nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thể nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyện vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm... Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích bảo đảm cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung đó và các hoạt động cần được tiến hành ra sao để đạt được Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 8 những kết quả dự định trước. Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến những người trong cùng một tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai nhóm sau: Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những kế hoạch cho những hoạt động không lặp lại. Bao gồm: Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối. Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng, ưu tiên nhưng mang lại tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác. Chương trình được hỗ trợ bởi ngân quỹ cần thiết. Một chương trình tương đối lớn, quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ. Ví dụ: chương trình xóa đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm các chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế, chương trình cho vay vốn..... Dự án: Thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian. Các ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số. Ngân quỹ không chỉ đơn thuần là tiền mà còn có ngân quỹ phi tiền tệ như ngân quỹ nhân công, ngân quỹ nguyên vật liệu, ngân quỹ máy móc thiết bị... Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần: Là các kế hoạch cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm: Chính sách: Là những quy định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức. Chính sách thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính thường xuyên lặp lại. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động cơ bản. Ví dụ: chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nhằm xác định các giải pháp và công cụ để hỗ trợ các Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 9 doanh nghiệp này phát triển hơn nữa như cho vay vốn ưu đãi để đầu tư, giảm thuế suất...Chính sách đảm bảo cho sự phối hợp hành động và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức. Chính sách khuyến khích được tính tự do, sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng tạo lại tùy thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý, mức độ phân quyền của tổ chức.... Thủ tục: Là kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu nhất định. Ví dụ: thủ tục xuất nhập nguyên liệu, hàng hóa... Quy tắc: Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Giữa thủ tục và quy tắc có điểm giống nhau đó là: Đều là những hướng dẫn mang tính bắt buộc cho các hoạt động. Nhưng các quy tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao hàm về mặt thời gian, trong khi đó thủ tục bao hàm quy định trình tự thời gian cho các hành động. Ví dụ: Quy tắc không được hút thuốc trong công sở, quy tắc không được sử dụng tài liệu trong thi cử... 1.1.3.2. Theo thời gian Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Giúp nhà quản trị đưa ra những dự định, kế hoạch dài hạn thuộc về chiến lược, huy động công suất của doanh nghiệp và thường là trách nhiệm của các nhà quản lý cao cấp. Kế hoạch này sẽ chỉ ra con đường và chính sách phát triển của doanh nghiệp. Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương trình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn. Kế hoạch ngắn hạn: Là KH cho thời kỳ dưới 1 năm, như kế hoạch quý, tháng, tuần. Là sự cụ thể hóa nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn 10 chiến lược, kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch là kết quả hoạch định của các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực hiện. Nó không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt. Ba loại KH trên có quan hệ hữu cơ với nhau. Trong đó, KH dài hạn giữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống KH SXKD của DN, là cơ sở để xây dựng KH trung hạn và KH hằng năm. 1.1.3.3. Theo mức độ cụ thể Gồm có kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng. Kế hoạch cụ thể: Là những KH với những mục tiêu được xác định rất rõ ràng, không có sự mập mờ và hiểu lầm trong KH này. Với những loại kế hoạch này thường rất chi tiết và cụ thể. Thêm vào đó, kế hoạch này thường được sử dụng trong trường hợp kế hoạch là ngắn hạn. Kế hoạch cụ thể nhằm giúp các đơn vị xác định rõ thời gian cũng như phương hướng để thực hiện kế hoạch đặt ra. Kế hoạch định hướng: Là KH có tính linh hoạt đưa ra những định hướng chỉ đạo chung. Kế hoạch này phù hợp với những mục tiêu dài hạn, mang tính chất định hướng. Trong thời gian dài hạn, do có tác động nhiều yếu tố môi trường- chính trị - xã hội nên nhiều chỉ tiêu cần phải thay đổi theo thời gian để phù hợp với tình hình thực tại. Kế hoạch định hướng mang tính chất chung để cả công ty thực hiện: đây là định hướng để công ty xây dựng thời gian, xây dựng phương án để thực hiện mục tiêu đề ra. KH định hướng hay được sử dụng hơn KH cụ thể khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi DN đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ xây dựng của nó Tuy nhiên, việc phân loại KH theo các tiêu thức trên chỉ mang tính chất tương đối, các KH có mối quan hệ qua lại với nhau. Ví dụ như: KH chiến lược có thể bao gồm cả KH dài hạn và ngắn hạn nhưng KH chiến lược nhấn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin – ĐHTN http://lrc.tnu.edu.vn