Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty tnhh một thành viên in quảng ninh

  • Số trang: 41 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 56 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ đều có những mục tiêu riêng của mình. Để mục tiêu đó có thể thực hiện được cần phải có sự lãnh đạo thống nhất của bộ máy quản trị doanh nghiệp nhằm kế hoạch hóa, phối hợp, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Tổ chức, kiện toàn cơ cấu bộ máy quản lý là một nội dung quan trọng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh, phần lớn các nguyên nhân tạo nên tình hình quản lý không tốt đều bắt nguồn từ công tác tổ chức bộ máy quản lý chưa đồng bộ, chưa hợp lý.Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là trung tâm đầu não đề ra các chiến lược, sách lược phát triển cho doanh nghiệp.Kiện toàn cơ cấu tổ chức và phân quyền đúng đắn, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và phát triển bền vững. Do đó, xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền hiện hữu cho phù hơp với đặc điểm của từng giai đoạn là công việc thường xuyên và cần thiết trong quá trình tồn tại của doanh nghiệp. Tuy mới thành lập chưa lâu, nhưng Công ty cổ phẩn thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát đã từng bước vượt qua khó khăn, cố gắng phấn đấu phát triền không ngừng, góp phần vào vào việc thực hiện thành công nhiệm vụ kinh doanh toàn ngành. Công ty xây dựng cho mình những mục tiêu cho sự phát triển mà mục tiêu trước tiên là “Không ngừng củng cố, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty nhằm đảm bảo nhanh, đáp ứng kịp thời cho quá trình phân phối dược phẩm và trang thiết bị y tế”. Hình thành một cơ cấu bộ máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, đồng thời phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, cơ chế quản lý khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cũng như đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Công ty. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện 1 được quá trình kinh doanh – phân phối, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực, các yếu tố cấu thành trong quá trình kinh doanh. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Sinh viên Phạm Ngọc Phương – Lớp 42A2 – Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành viên In Quảng Ninh”, năm 2010. Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng tại Công ty, tác giả đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty…Tuy nhiên, lại chỉ tập trung vào cơ cấu tổ chức mà thiếu đi các đề xuất cho phân quyền trong khi có nhiều vấn đề liên quan tới công tác phân quyền được nêu ra trong phần thực trạng trước đó. Sinh viên Tạ Thị Chinh – Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Cường Giang”, năm 2009. Luận văn đã đưa ra được hệ thống lý luận khá đầy đủ.Tuy nhiên khi đi vào thực trạng công ty có hai vấn đề cần chú ý. Thứ nhất, khi phân tích ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền còn mang nặng lý thuyết hơn là thực tế.Thứ hai các tiêu chuẩn để đánh giá về cơ cấu tổ chức và phân quyền được đưa vào trong bảng hỏi và sau đó được tổng hợp lại để làm dẫn chứng lại thiếu cụ thể, các mức độ đưa đánh giá còn chưa phù hợp. Ngoài ra còn rất nhiều các đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền song chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu thực trạng vấn đề tại Công ty Cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. Trên cơ sở kế thừa những thành công của những công trình nghiên cứu trước đó, em xin mạnh dạn nghiên cứu thực trang cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bijy tế Thuận Phát, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty. 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 Mục tiêu chung khi nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát” là nhằm đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty trong thời gian tới. Để hoàn thành mục tiêu chung này cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: Thứ nhất, hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong Công ty. Thứ hai, nghiên cứu, phân tích được thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. Thức ba,nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. 4. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát tập trung vào ba năm 2009, 2010, 2011. Trên cơ sở đó, định hướng giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2012 đến 2016. Về không gian: Hiện nay công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực cung cấp dược phẩm và trang thiết bị y tế tại địa bàn Hà Nội. Với đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát, em xin tập trung vào nghiên cứu vào các phòng ban trong công ty. Về nội dung: Nghiên cứu đề tài tập trung chủ yếu vào hai vấn đề chính, đó là cơ cấu tổ chức và phân quyền. Nội dung nghiên cứu hai vấn đề này được thể hiện qua các nội dung sau: Thứ nhất, là nội dung về hệ thống lý luận cơ bản lien quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, thứ hai là thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 5.1.1.Phương pháp thu thu thập dữ liệu sơ cấp 3 Để thu thập dữ liệu sơ cấp, em đã sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn để phân tích xử lý các dữ liệu này. Phương pháp quan sát: ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực thực tập. Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Trong phần này, em tập trung vào các vấn đề như xây dựng bảng câu hỏi trắc nghiệm gồm có 3 phần như sau: Phần một, đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản trị của công ty, phần hai và phần ba đề cập các vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền đối với các nhà quản trị và nhân viên trong Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng nhằm thu thập những thông tin cần thiết nhằm thực hiện cho quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty. Phương pháp phỏng vấn: Trong phần này em tập trung xây dựng những câu hỏi phỏng vấn nhà quản trị của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát nhằm làm rõ các vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty mà các phiếu trắc nghiệm chưa làm rõ được. Các vấn đề mà em tập trung xoáy sâu vào bao gồm các vấn đề chưa giải quyết nằm trong các phòng ban, các vấn đề cần giải quyết trong khía cạnh nào.Từ việc phân tích đánh giá các câu hỏi nhằm đưa ra các giải pháp về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong Công ty. 5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là các thông tin có sẵn và có thể thu thập được từ các nguồn như sau: - Kết quả báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, tình hình lao động của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát trong các năm 2009, 2010, 2011. - Các đề tài nghiên cứu cấp trường: Các luận văn tốt nghiệp của các năm trước. - Niên giám thống kê: Các giáo trình nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong Công ty. - Các dữ liệu thông tin trên các website. 5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu 4 Đối với các dữ liệu sơ cấp: Trên cơ sở thu thập thông tin qua các phiếu trắc nghiệm sau đó tổng hợp các tiêu chí đánh giá để thấy được tổng quan về thực trang cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát. Qua phỏng vấn các nhà quản trị công ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty. Đối với các dữ liệu thứ cấp: Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử dụng phương pháp thông kê và phương pháp so sánh. Lập bảng thống kê số liệu và các cột so sánh các chỉ tiêu về số tương đối, số tuyệt đối giữa các năm với nhau (2010 so với 2009, 2011 so với 2010) để thấy được sự khác biệt giữa các năm. Phương pháp phân tích kinh tế: Trên cơ sở các số liệu và bảng so sánh các chỉ tiêu qua ba năm để từ đó đánh giá các nguyên nhân của sự tăng trưởng hay sự giảm xuống trong việc cung cấp dược phẩm của Công ty. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của khóa luận tốt nghiệp, gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát 5 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1. Các khái niệm có liên quan 1.1.1. Quản trị doanh nghiệp Có nhiều cách tiếp cận về quản trị: “Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu. Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất” – [Bài giảng Quản trị học cản bản – Đại học thương mại]. Theo GS.TS Phạm Vũ Luận: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích tức là đảm bảo hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực thực hiện của những người khác” – [Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê 2004]. Hay: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức” – [Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin – New York (2006)]. 1.1.2. Tổ chức, cơ cấu tổ chức và vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a. Tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. b. Cơ cấu tổ chức Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ] “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi 6 trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”. Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001) [Quản trị học căn bản – NXB Thống kê] “Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hành động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người”. Hay: “Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định” – [Bài giảng Quản trị học – trường Đại học Thương Mại]. c. Vai trò của cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức giúp phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. 1.1.3. Khái niệm phân quyền Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – [ Quản trị học – NXB Thống kê] “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”. - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. Khái niệm tầm hạn quản trị: 7 Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, tức là việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng và có kết quả. Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới của nhà quản trị thực hiện là phức tạp. 1.2. Các nội dung về cơ cấu tổ chức và phân quyền 1.2.1.2. Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị. Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc: Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiến lược nhất định. Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức đáp ứng đáp ứng được chiến lược của công ty khi nó gắn kết được con người với chức năng nhiệm vụ và kết nối các hoạt động của những con người vào các bộ phận khác nhau. Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phát triển một năng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướng tăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đáp ứng khách hàng. Như vậy, mỗi chức năng cần có trong cơ cấu tổ chức phải được thiết kế rõ ràng, qua đó có thể chuyên môn hóa, phát triển các kỹ năng và đạt năng suất cao hơn. Và khi các chức năng trở nên chuyên môn hóa cao hơn, mỗi bộ phận lại thường theo đuổi các mục tiêu của riêng mình do vậy cần rất chú ý tới yêu cầu truyền thông và phối hợp với các chức năng khác. Tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Để có lợi ích từ sự cộng hưởng giữa các bộ phận, 8 nhà quản trị phải thiết kế các cơ chế cho phép mỗi bộ phận có thể truyền thông và chia sẻ các kỹ năng và hiểu biết của mình. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo ra tính ổn định cho công ty để nó thực hiện thành công các chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Nói cách khác, tính ổn định của cơ cấu cung cấp cho công ty khả năng quản trị các công việc hằng ngày một cách kiên định và có thể dự báo trước, trong khi đó tính linh hoạt của cơ cấu cung cấp các cơ hội khai thác các khả năng cạnh tranh, phân bổ nguồn lực cho các hoạt động nhằm định dạng lợi thế cạnh tranh của công ty để nó thành công trong tương lai. Tính tin cậy: Khi cơ cấu trực tuyến và quyền lực kéo dài, vấn đề thông tin bị bóp méo phát sinh. Đi dọc xuống phía dưới hay chuyển dịch lên phía trên của cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị ở các cấp khác nhau có thể hiểu sai thông tin, hoặc là cắt xén một cách tình cờ các thông điệp hoặc là chủ ý phục vụ lợi ích cá nhân. Trong cả hai trường hợp đó thông tin không thể không bị ảnh hưởng khi đi đến được địa chỉ của nó. Do vậy cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Tính kinh tế: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. Cơ cấu càng phức tạp chí phí quản lý càng cao.Khi công ty chuyên môn hóa cao, các nhà quản trị càng đóng vai trò đặc biệt và càng cần các nguồn lực để mỗi nhà quản trị thực hiện vai trò một cách hiệu lực.Lúc đó càng cần những nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao và càng cần nhiều nhân viên, cuối cùng chi phí quản lý cao. 1.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản 1.2.2.1. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) 9 Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó quyền hành tập trung cao độ vào tay một người. Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.Mọi thông tin đều tập trung về người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. Ưu điểm: Bộ máy quản trị gọn nhẹ, chi phí quản lý thấp,kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng. Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, mô hình này chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. 1.2.2.2. Mô hình tổ chức chức năng Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Các chức năng giống hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, nhân sự, tài chính… Ưu điểm: Mô hình này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực,sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho 10 người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo.Mô hình này cũng sẽ giúp giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn.Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn hóa và có chất lượng cao. Nhược điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụ trách. Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém. 1.2.2.3. Mô hình tổ chức theo trực tuyến – chức năng Giám đốc Phó giám đốc Phòng Nhân Sự Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng Chăm Sóc Khách Hàng Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức trực tuyến – chức năng Đặc điểm: Đây là sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức là trực tuyến và chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời dẫn dắt và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Ưu điểm: Tận dụng ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp theo yêu cầu của các hoạt động để hoàn thành các mục tiêu chung, đảm bảo được sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí. Phát huy năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức 11 năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. 1.2.2.4. Mô hình tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức này trách nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ. Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa. Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trung lắp ở các bộ phận khác nhau. Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. 1.2.2.5. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Tổng giám đốc Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3 Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm: Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý.Mỗi nhà quản trị sẽ đại điện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể. 12 Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình. Thêm nữa, nó được thiết kế với sự chú ý tới những đặc điểm của thị trường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốt với các đại diện địa phương và còn tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên. Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn. 1.2.2.6. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng Tổng giám đốc Giám đốc khách hàng loại 1 Giám đốc khách hàng loại 2 Giám đốc khách hàng loại 3 Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó. Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt được kết quả cuối cùng.Và rèn luyện kỹ năng tổn hợp cho các nhà quản trị. Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau, khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. 1.2.2.7. Mô hình tổ chức ma trận 13 Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc marketing Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức ma trận Đặc điểm: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng. Cấu trúc mà trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng) vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến. Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn. Ngoài ra cấu trúc ma trận còn giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. Nhược điểm: Do tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận. 1.2.2.8. Mô hình tổ chức hỗn hợp 14 Chủ tịch ngành hàng PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing Tổng giám đốc sản phẩm B Tổng giám đốc sản phẩm A Giám đốc khu vực 1 PCT tài chính Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Sơ đồ 1.8: Mô hình tổ chức hỗn hợp Đặc điểm: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắc phục những hạn chế của các cấu trúc được kết hợp. Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp. Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát. 1.2.3. Nội dung và các yêu cầu của phân quyền 1.2.3.1. Các hình thức phân quyền trong doanh nghiệp a. Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính… b. Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm… 1.2.3.2. Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền a. Yêu cầu 15 - Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị. - Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra những quyết định. Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát các hoạt động tạo ra giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc. Quyết định phân bổ con người và nhiệm vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó là các lựa chọn phân công theo chiều ngang. - Tin tưởng vào cấp dưới. Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào nhân viên của mình". Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền. - Chấp nhận thất bại của cấp dưới. Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám trong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các vấn đề cho các cấp.Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất bại.Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền. - Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Cơ cấu tổ chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kết hợp với nhau. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên con người. Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi giúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt. b. Nguyên tắc - Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai. - Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho từng cấp, không thể vượt cấp. - Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền. 16 - Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ. 1.2.3.3. Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp: - Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang tính chiến lược. Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian, và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ. - Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức. Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng. - Giảm chi phí quản lý. Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì. Ít nhà quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý. Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn. Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng. Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng quyền lực phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu. Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự 17 kiểm soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay không. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không thực sự hữu hiệu. Như vậy, giữa phân quyền với tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết với nhau.Việc phân quyền như thế nào còn phụ thuộc tầm hạn quản trị của nhà quản trị rộng hay hẹp.Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, cũng như khi công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi.Trong trường hợp này, cấp dưới được cấp trên ủy quyền khá nhiều.Ngoài ra, khi kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trị vẫn có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp. Ngược lại, nếu năng lực nhà quản trị hạn chế, trình độ cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 1.3.1. Các nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp a. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Chiến lược của doanh nghiệp có thực hiện thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp. Và khi chiến lược cơ bản của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp với chiến lược. Trong một cuộc nghiên cứu giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức”, tức là “cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phải phù hợp với chiến lược mới”. Chiến lược mới được hình thành Các vấn đề mới về quản trị xuất hiện Thành tích của doanh nghiệp được cải thiện Thành tích của doanh nghiệp bịgiảm sút Tái cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.9: Mối quan hệ Cấu trúc – Chiến lược của A. Chandler Mối quan hệ này là một vòng tròn khép kín, diễn biến không ngừng.Khi môi trường thay đổi, doanh nghiệp buộc phải thay đổi chiến lược của mình để thích 18 nghi.Chiến lược chỉ có thể thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức, mỗi loại chiến lược lại cần có một cơ cấu tổ chức tương ứng. Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lược mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu tổ chức cũ trở nên không còn thích hợp nữa. Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút. Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Và kéo theo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tương thích với nhiệm vụ được giao phó. b. Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. Các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực cũng như phạm vi quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ. Cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thể hiện được những sự khác nhau đó. Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mại không thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức và phân quyền. c. Công nghệ của doanh nghiệp Công nghệ của doanh nghiệp đòi hỏi hình thành tương ứng một phương thức phân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ. Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng giản đơn, tầm hạn của nhà quản trị cũng sẽ rộng hơn. d. Quy mô của doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức. Và để có thể tập trung vào công tác chiến lược của công ty đòi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho nhà quản 19 trị cấp dưới. Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa phát huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn. e. Con người và trang thiết bị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và kiểm soát. Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng nấc trung gian. Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.Tuy nhiên việc đầu tư vào trang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năng tài chính của doanh nghiệp. Do dó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phải tính đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được. 1.3.2 Nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp a. Môi trường chung Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Điều này buộc doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh. Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với pháp quy. Môi trường chính trị- xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác phát triển, chính sáchkinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ 20
- Xem thêm -