Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty trách nhiệm hữu hạn p n n

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai TÓM LƢỢC 1.Tên đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N ” 2. Tên sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Biên Lớp: K47K3 Mã SV: 11D240124 3.Giáo viên hƣớng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Quỳnh Mai 4.Thời gian thực hiện: từ 01/3/2013 đến 20/4/2013 5. Nội dung: Phần mở đầu Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong Doanh Nghiệp Chương 2: Phân tích thực trạng và đánh giá về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH P N N Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH P N N SVTH: Nguyễn Văn Biên i Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, các anh chị trong Công ty. Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường lời cám ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành QTDN, cũng như tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế. Đặc biệt là lời cảm ơn chân thành tới Th.S Ng.Thị Quỳnh Mai. Trong thời gian làm khoá luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện những kiến thức lý thuyết còn thiếu để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn tới quý Công ty TNHH P N N. Các anh, chị đã giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế và tình hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu rất quý báu giúp em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm cho nên bài khoá luận tốt nghiệp này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài khoá luận của em được hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày 24 tháng 4 năm 2015 Sinh viên: Nguyễn Văn Biên SVTH: Nguyễn Văn Biên ii Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai MỤC LỤC TÓM LƢỢC ........................................................................................................................................i LỜI CÁM ƠN .............................................................................................................. ii DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................ vi STT.............................................................................................................................. vi Tên Bảng Biểu............................................................................................................ vi Trang .......................................................................................................................... vi 1 ................................................................................................................................... vi Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty 2012 – 2014 ......................................... vi 2 ................................................................................................................................... vi Bảng 2.2 : Số lƣợng lao động của Công ty. .............................................................. vi 3 ................................................................................................................................... vi Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động của Công ty................................................................... vi 4 ................................................................................................................................... vi Bảng 2.4: Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của công ty ................................... vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ............................................................................... vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................... vii PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài ..................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................... 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: ...................................................................................... 4 6. Kết cấu đề tài ........................................................................................................... 4 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP................................................................................... 6 1.1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản .................................................................. 6 1.1.1 Quản trị doanh nghiệp và chức năng tổ chức trong quản trị doanh nghiệp .. 6 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ......................................................... 6 1.1.3 Khái niệm phân quyền ....................................................................................... 6 1.2. Nội dung nghiên cứu của đề tài .......................................................................... 7 1.2.1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp ................................................................. 7 1.2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản .............................................................................. 9 SVTH: Nguyễn Văn Biên iii Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Hình 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản ........................................................... 9 1.2.1.3.2. Cấu trúc tổ chức chức năng ..................................................................... 10 1.2.1.3.3. Cấu trúc tổ chức theo khu vƣc địa lý ....................................................... 11 Hình 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý. .......................................... 11 1.2.1.3.4. Cấu trúc tổ chức theo khách hàng ........................................................... 12 Hình 1.4: Mô hình cấu trúc sản phẩm theo định hƣớng khách hàng ................... 12 1.2.1.3.6. Cấu trúc tổ chức ma trận .......................................................................... 14 1.2.2. Phân quyền trong doanh nghiệp .................................................................... 14 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nhiệp .................. 17 1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp ........................................................................................... 17 1.3.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp ................................................................... 18 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY ......................................................................................... 20 2.1. Khái quát về Công ty .......................................................................................... 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ............................................ 20 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty .............................................................. 20 Chức năng của công ty: ............................................................................................ 20 Tổ chức sản xuất và kinh doanh. ............................................................................. 20 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ..................................................... 20 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp ............................................................ 20 2.1.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty ...................................................... 21 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 2012-2014 ................................ 21 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ................................. 21 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty ................................... 22 2.2.1 Thực trạng trong cơ cấu tổ chức của công ty ................................................. 22 2.2.1..1. Mô hình cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH P N N ................................... 22 Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty ..................................................................... 23 Nguồn - Ph ng Tổ chức hành chính .................................................................. 23 2.2.1.2. Số lƣợng, chất lƣợng lao động của doanh nghiệp...................................... 25 Bảng 2.2. Số lƣợng lao động của công ty 2014 .............................................................................. 25 2.2.1.3. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp ............................................................ 26 Nguồn - Ph ng nhân sự ......................................................................................... 26 Bảng 2.3. Cơ cấu lao động của Công ty năm 2014.................................................. 26 SVTH: Nguyễn Văn Biên iv Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Đội ngũ nhân viên của công ty tƣơng đối lớn. Số lƣợng lao động của công ty khá cao. Do đặc thù là công ty sản xuất và xây dựng nên công ty cần một số lƣợng lớn công nhân kỹ thuật. Tuy số lƣợng lao động năm 2014 có xu hƣớng giảm so với năm 2013 nhƣng không đáng kể. Về chất lƣợng lao động lao động công nhân kỹ thuật chiếm tỷ trọng cao............. 26 2.2.2. Thực trạng trong phân quyền của công ty ..................................................... 27 2.3. Phân tích thực trạng các nhân tố ảnh hƣởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty .......................................................................................................................... 28 2.3.1. Nhân tố môi trƣờng bên trong doanh nghiệp ................................................ 28 Bảng 2.4: Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của công ty .................................. 29 2.4.2. Nhân tố môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp ............................................... 31 2.4. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty......................................... 31 2.4.1. Đánh giá về cơ cấu tổ chức của Công ty ............................................................................... 31 2.4.2. Đánh giá về tình hình phân quyền của Công ty ................................................................... 33 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY ......................................................................................... 35 3.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của Công ty trong thời gian tới .............................. 35 3.1.1. Phƣơng hƣớng kinh doanh của Công ty trong thời gian tới. ....................... 35 3.1.2. Mục tiêu phát triển của Công ty trong thời gian tới ...................................... 36 3.2. Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty .................. 36 3.3 Các đề xuất, kiến nghị về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty .......................................................................................................................................... 37 3.3.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty ......................................................... 37 3.3.2. Hoàn thiện công tác phân quyền tại Công ty ................................................. 38 3.3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên ...................................................... 39 3.3.4. Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ quản lý ........................................... 40 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 41 SVTH: Nguyễn Văn Biên v Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên Bảng Biểu Trang 1 Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty 2012 – 2014 2 Bảng 2.2 : Số lượng lao động của Công ty. 3 Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động của Công ty. 4 Bảng 2.4: Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của công ty DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên sơ đồ Trang 1 Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản 2 Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 3 Hình 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý 4 Hình 1.4: Mô hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng 5 Hình 1.5: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm 6 Hình 1.6: Mô hình cấu trúc tổ chức ma trận 7 Hình 2.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức công ty TNHH P N N SVTH: Nguyễn Văn Biên vi Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT SXKD: Sản xuất kinh doanh. WTO: Là tên viết tắt từ tiếng Anh của Tổ chức thương mại thế giới: World Trade Organization. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn. GĐ: Giám đốc. NQT: Nhà quản trị. SVTH: Nguyễn Văn Biên vii Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, cùng với sự phát triển chung của thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang từng bước đi lên. Trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần vận hành theo kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nhà nước ta chủ trương giao cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế quyền được tự hạch toán để phát huy tính tự chủ của mình. Bên cạnh đó, Việt Nam đã chính thức là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế WTO. Điều đó có nghĩa là xu thế hội nhập và toàn cầu hóa kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhưng thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp, tổ chức làm ăn thua lỗ, phá sản, phát triển chậm lại là do cơ cấu tổ chức và phân quyền chưa khoa học, chưa phù hợp với thực tiễn. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ, cơ chế quản lý chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt…Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH P N N là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách. Hình thành một cơ cấu bộ máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, cơ chế quản lý khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cũng như đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Công ty. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản SVTH: Nguyễn Văn Biên 1 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều sinh viên lựa chọn làm đè tài để thực hiện Luận văn tốt nghiệp. Sau đây em xin đưa ra một số luận văn như vậy: Sinh viên: Tạ Thị Chinh - Lớp 41A1 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Cường Giang”, năm 2009. Luận văn đã đưa ra được hệ thống lý luận khá đầy đủ. Tuy nhiên, khi đi vào thực trạng công ty về phần phân tích ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền còn mang nặng lý thuyết hơn là thực tế; còn về phầ các tiêu chuẩn đánh giá cơ cấu tổ chức và phân quyền được đưa vào bảng hỏi và sau đó được tổng hợp lại để làm dẫn chứng thì thiếu cụ thể, các mức độ đưa ra đánh giá chưa thực sự phù hợp. Sinh viên: Phạm Ngọc Phương - Lớp 42A2 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH MTV In Quảng Ninh”, năm 2010. Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền. Luận văn đã phân tích được thực trạng tại công ty, đã nêu ra được các vấn đề tồn tại và đưa ra được các giải pháp như: Xác định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử dụng lao động hợp lý theo các chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo và các phòng ban tron công ty… Tuy nhiên, các giải pháp đã nêu thiên nhiều về cơ cấu tổ chức mà chưa giải quyết được các vấn đề còn tồn tại trong việc phân quyền đã nêu ra trong phần thực trạng trước đó. Sinh viên: Lê Thúy An - Lớp 43A4 - Trường Đại Học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ phần Intimex Việt Nam”, năm 2011. Trong bài luận văn, đã trình bày được một nền cơ sở lý luận rõ ràng, đầy đủ có liên quan đến đề tài và đã triển khai nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Tuy nhiên, kết quả số liệu điều tra thông qua phiếu khảo sát vẫn chưa thực sự SVTH: Nguyễn Văn Biên 2 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai chính xác bởi số lượng mẫu điều tra còn khá nhỏ so với tổng số lực lượng lao động của công ty nên có ảnh hưởng ít nhiều tới quả đánh giá. Mặc dù có rất nhiều bài Luận văn tốt nghiệp đã lựa chọn nghiên cứu về đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại một công ty nào đó. Tuy nhiên, các bài viết đó đều triển khai nghiên cứu về các công ty khác nhau nhưng chưa có bài nào triển khai nghiên cứu về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Vì vậy, các bài đã được liệt kê ở trên không trùng với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” mà em lựa chọn và có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo để hoàn thiện và triển khai nghiên cứu đề tài một cách tốt hơn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung khi nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyên tại công ty trong thời gian tới. Để hoàn thành được mục tiêu chung này thì phải đạt được các mục tiêu cụ thể sau: Một là: hệ thống hoá những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Hai là: nghiên cứu, phân tích thực trạng cơ cấu và tổ chức phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Ba là: đưa ra các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N trong vào ba năm gần đây 2012, 2013, 2014. Trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty đến năm 2018. Về không gian: Đề tài nghiên cứu về tổng thể toàn bộ cơ cấu tổ chức và phân quyền của tại trụ sở của công ty. SVTH: Nguyễn Văn Biên 3 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Về nội dung: Đề tài nghiên cứu tập trung vào hai vấn đề chính , đó là cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Nội dung nghiên cứu thứ hai được thể hiện thông qua các nội dung sau: Thứ nhất là nội dung về hệ thống lý luận cơ bản liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền. Thứ hai là thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Thứ ba là các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với bất kỳ đề tài nghiên cứu nào. Với luận văn này, để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N em đã sử dụng một số phương pháp sau đây để thu thập và phân tích dữ liệu 5.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Phương pháp quan sát, điều tra bằng bảng câu hỏi. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Từ phía công ty, từ các công trình nghiên cứu trước, từ các sách, báo, tạp chí, website…. 5.2. Phƣơng pháp phân tích dữ liệu Đối với dữ liệu sơ cấp: Trên cơ sở các phiếu điều tra, dữ liệu sơ cấp được phân loại, tổng hợp và đánh giá. Đối với dữ liệu thứ cấp: Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được sử dụng phương pháp thống kê, so sánh để phân tích. Bên cạnh đó có sử dụng kết hợp với các phần mềm ứng dụng tin học như phần mềm tin học Excel... 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N” gồm bốn nội dung như sau: SVTH: Nguyễn Văn Biên 4 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Phần mở đầu Chương1: Một số lý luận cơ bản về vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn P N N. Kết luận. SVTH: Nguyễn Văn Biên 5 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai CHƢƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 1.1.1 Quản trị doanh nghiệp và chức năng tổ chức trong quản trị doanh nghiệp Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006). Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.. 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. Phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. 1.1.3 Khái niệm phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. SVTH: Nguyễn Văn Biên 6 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai 1.2. Nội dung nghiên cứu của đề tài 1.2.1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp có 3 đặc điểm sau: Tính tập trung: Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận. Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc điểm này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 1.2.1.2. Nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị. Để xây dựng, lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc: Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiến lược nhất định. Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức đáp ứng đáp ứng được chiến lược của công ty khi nó gắn kết được con người với chức năng nhiệm vụ và kết nối các hoạt động của những con người vào các bộ phận khác nhau. Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phát triển một năng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướng tăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đáp ứng khách hàng. Như vậy, mỗi chức năng cần có trong cơ cấu tổ chức phải được thiết kế rõ ràng, qua đó có thể chuyên môn hóa, phát triển các kỹ năng và đạt năng suất cao hơn. Và khi SVTH: Nguyễn Văn Biên 7 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai các chức năng trở nên chuyên môn hóa cao hơn, mỗi bộ phận lại thường theo đuổi các mục tiêu của riêng mình do vậy cần rất chú ý tới yêu cầu truyền thông và phối hợp với các chức năng khác. Tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Để có lợi ích từ sự cộng hưởng giữa các bộ phận, nhà quản trị phải thiết kế các cơ chế cho phép mỗi bộ phận có thể truyền thông và chia sẻ các kỹ năng và hiểu biết của mình. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo ra tính ổn định cho công ty để nó thực hiện thành công các chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Nói cách khác, tính ổn định của cơ cấu cung cấp cho công ty khả năng quản trị các công việc hằng ngày một cách kiên định và có thể dự báo trước, trong khi đó tính linh hoạt của cơ cấu cung cấp các cơ hội khai thác các khả năng cạnh tranh, phân bổ nguồn lực cho các hoạt động nhằm định dạng lợi thế cạnh tranh của công ty để nó thành công trong tương lai. Tính tin cậy: Khi cơ cấu trực tuyến và quyền lực kéo dài, vấn đề thông tin bị bóp méo phát sinh. Đi dọc xuống phía dưới hay chuyển dịch lên phía trên của cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị ở các cấp khác nhau có thể hiểu sai thông tin, hoặc là cắt xén một cách tình cờ các thông điệp hoặc là chủ ý phục vụ lợi ích cá nhân. Trong cả hai trường hợp đó thông tin không thể không bị ảnh hưởng khi đi đến được địa chỉ của nó. Do vậy cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Tính kinh tế: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. Cơ cấu càng phức tạp chí phí quản lý càng cao. Khi công ty chuyên môn hóa cao, các nhà quản trị càng đóng vai trò đặc biệt và càng cần các nguồn lực để mỗi nhà quản trị thực hiện vai trò một cách hiệu lực. Lúc đó càng cần những nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao và càng cần nhiều nhân viên, cuối cùng chi phí quản lý cao. SVTH: Nguyễn Văn Biên 8 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai 1.2.1.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản 1.2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản Hình 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản Doanh nghiệp Bộ phận 1 Bộ phận 2 Bộ phận 3 Ưu điểm: Do cơ cấu tổ chức trực tuyến có tính chất gọn nhẹ và linh hoạt nên các doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích ngi với môi trường kinh doanh và nắm bắt cơ hội kinh doanh tốt hơn. Ngoài ra khi sử dụng mô hình này thì chi phí quản lý thấp, dễ kiểm soát và giảm bớt thủ tục hành chính. Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và tính chuyên môn hoá thấp, trách nhiệm và nghĩa vụ không rõ rang, dễ xung đột. Khi sử dụng mô hình này các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong khâu tuyển dụng nhân sự và duy trì nguồn nhân lực có chất lượng cao vào tổ chức, đồng thời cơ hội thăng tiến cho các nhân viên là thấp. SVTH: Nguyễn Văn Biên 9 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai 1.2.1.3.2. Cấu trúc tổ chức chức năng Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Doanh nghiệp GĐ chức năng 1 GĐ chức năng 2 GĐ chức năng 3 GĐ chức năng 4 Ưu điểm: Thúc đẩy chuyên môn hoá kỹ năng, tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm cho bản than. Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự. Giảm bớt sự trùng lặp và vấn đề phối hợp nội bộ lĩnh vực chuyên môn, thúc đẩy các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. Với cấu trúc này, công việc trong doanh nghiệp dễ dàng được giải thích về phần lớn các nhân viên có thể hiểu được vai trò các đơn vị hay bộ phận trong doanh nghiệp mình. Nhược điểm: Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp. Mặt khác khi môi trường kinh doanh thay đổi nhân viên này cũng khó có khả năng thích ứng kịp thời. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, do vậy có thể gây mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng. Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanh nghiệp bị suy giảm. Khi đó tính bao quát, phối hợp của doanh nghiệp bị nhiều hạn chế, nhất là khi doanh nghiệp phải đối phó với sự thay đổi môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Văn Biên 10 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Về mặt đào tạo các nhà quản trị trong tương lai, mô hình này không tạo được điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho các nhà quản trị mới có nhãn quan tổng hợp về toàn bộ tổ chức. 1.2.1.3.3. Cấu trúc tổ chức theo khu vưc địa lý Hình 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý. Doanh nghiệp GĐ khu vực miền Bắc GĐ khu vực miền Nam GĐ khu vực miền Trung Ưu điểm: Về cơ bản cũng giống như cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý cũng tương đối linh hoạt, dễ thống nhất các mục tiêu bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý cũng có những ưu điểm riêng sau: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình. Giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên bán hàng. Tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro. Giúp giảm thiểu các thách thức do môi trường văn hoá – xã hội đặt ra chho doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm với chính quyền địa phương. Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp và sự phân tán nguồn lực của doanh nghiệp tại các khhu vực khác nhau. Dẫn đến việc khó kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Văn Biên 11 Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Mặt khác cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý dẫn đến việc các công việc bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau gây hiện tượng lãng phí nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực. 1.2.1.3.4. Cấu trúc tổ chức theo khách hàng Hình 1.4: Mô hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng Doanh nghiệp Bộ phận bán cho các doanh nghiệp Bộ phận bán cho cơ quan nhà nước Bộ phận bán cho người tiêu dung cuối cùng Ưu điểm: Nó cho phép các nhà quản trị tại các đơn vị hiểu biết về khách hàng tốt hơn thông qua nhu cầu tiêu dùng, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn. Mặt khác nó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc định hướng về nỗ lực bán hàng, nhất là những mặt hàng mục tiêu của doanh nghiệp đang nằm trong kế hoạch. Nhược điểm: Do sự phân chia không đồng nhất hay thiếu tính chuyên môn hoá giữa các đơn vị kinh doanh nên rất dễ xảy ra việc tranh giành nguồn lực. Với đặc điểm trên thì cơ cấu tổ chức theo khách hàng thường không thích hợp hơn với các lĩnh vực hoạt động khác ngoài marketing và bán hàng. 1.2.1.3.5. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Hình 1.5: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm. Doanh nghiệp GĐ sản phẩm A SVTH: Nguyễn Văn Biên GĐ sản phẩm B 12 GĐ sản phẩm C Lớp: K47K3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai Ưu điểm: Việc quy trách nhiệm dễ dàng hơn, nó cho phép phối hợp hành động giữa các bộ phận hiệu quả hơn. Ngoài ra nó có thể giúp các nhà quản trị cấp dưới rèn luyện thêm kỹ năng tổng hợp và giúp cho khách hàng có nhiều lựa chọn trong quá trình ra quyết định Nhược điểm: Mô hình cần rất nhiều nhà quản trị tổng hợp trong khi phát triển nhà quản lý chuyên trách, một số mục tiêu và chiến lược nhất định có thể bị coi nhẹ. Ngoài ra sự tranh giành về nguồn lực giữa các nhà quản lý sản xuất rất dễ xảy ra và công việc có thể bị trùng lặp ở nhiều bộ phận khác nhau. SVTH: Nguyễn Văn Biên 13 Lớp: K47K3