Tài liệu Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại ủy ban chứng khoán nhà nước

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Và tôi đảm bảo không sao chép bất cứ nguồn nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về lời cam đoan này. Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2017 Tác giả Uông Thị Hạnh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................... 6 7. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 6 8. Cấu trúc đề tài ....................................................................................... 7 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH ........................................................................... 8 1.1 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính ..... 8 1.1.1. Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng ............................................. 8 1.1.1.1 Khái niệm về hiện đại hóa............................................................. 8 1.1.1.2 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng ........................................... 9 1.1.2. Khái niệm về cải cách hành chính................................................. 10 1.2. Nội dung hiện đại hóa văn phòng ................................................. 14 1.2.1 Con người làm việc văn phòng ...................................................... 15 1.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ........................................ 16 1.2.3 Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ ............................. 17 1.2.4 Bài trí công sở theo hướng hiện đại ............................................... 18 1.3. Nguyên tắc, yêu cầu hiện đại hóa văn phòng .............................. 19 1.4. Ý nghĩa hiện đại hóa văn phòng ................................................... 20 Tiểu kết chương 1 .................................................................................. 22 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC ......................................................... 23 2.1. Khái quát chung về Uỷ ban Chứng khóa Nhà nước ................... 23 2.1.1.Khái quát chung Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ......................... 23 2.1.1.1.Lịch sử hình thành ....................................................................... 23 2.1.1.2.Cơ cấu tổ chức............................................................................. 24 2.1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ................................................ 24 2.1.2.Văn phòng Uỷ ban Chứng khóa Nhà nước .................................... 25 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức............................................................................ 25 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .................................................................. 26 2.2 Thực trạng về hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ................................................................................................ 27 2.2.1 Đội ngũ nhân sự làm việc ở văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ......................................................................................................... 27 2.2.2 Cơ sở vật chất,trang thiết bị văn phòng ở Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ......................................................................................................... 35 2.2.2.1 Cơ sở vật chất .............................................................................. 35 2.2.2.2 Trang thiết bị văn phòng ............................................................ 37 2.2.2.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hiện đại hóa của văn phòng ................................................................................................ 39 2.2.3 Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng ở Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước .......................................................................... 42 2.2.3.1 Xây dựng quy trình làm việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng.. 43 2.2.3.2 Tuyển dụng nhân sự ................................................................... 47 2.2.4 Bài trí công sở theo hướng hiện đại hóa ở Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ................................................................................................. 49 2.3 Đánh giá, nhận xét về hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khóan Nhà nước. ................................................................................... 53 2.3.1 Ưu điểm .......................................................................................... 53 2.3.2 Nhược điểm .................................................................................... 55 2.3.3 Nguyên nhân .................................................................................. 56 Tiểu kết chương 2 .................................................................................. 57 Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC ...... 58 3.1 Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ văn phòng trên cơ sở quyết định của Nhà nước ........................... 58 3.2. Nâng cao hơn nữa nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng. 59 3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức ......................................................................................................... 60 3.4 Tăng cường áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động của văn phòng ............................................................... 61 3.5 Ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng ................................................................................ 62 3.6 Chú trọng đầu tư hơn nữa về hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại ............................................................................................... 63 3.7 Cải tiến lề lối làm việc ..................................................................... 64 3.8 Bố trí nơi làm việc một cách khoa học hợp lý .............................. 64 Tiểu kết chương 3 .................................................................................. 67 KẾT LUẬN .................................................................................................... 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 70 PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ thay thế / Chữ cái viết tắt/ Cụm từ đầy đủ ký hiệu UBCKNN Ủy ban Chứng khoán Nhà nước NHNN Ngân hàng nhà nước TTCK Thị trường chứng khoán CCHC Cải cách hành chính HĐH Hiện đại hóa LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do đó, phải đầu tư cho văn phòng và công tác văn phòng là duy trì có hiệu quả và đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý của cơ quan ta. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định vai trò như sau: “công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội…, đặc biệt đối với các thành tựu công nghệ thông tin và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế. Ở nước ta cũng đã xuất hiện nhiều văn phòng hiện đại hóa ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Hiện nay, ở Việt Nam vấn đề hiện đại hóa văn phòng nhằm đáp ứng cải cách hành chính đang diễn ra mạnh mẽ và là vấn đề đang được các cơ quan, tổ chức quan tâm. Đó là nhu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nhu cầu giải quyết nhanh, gọn các thủ tục hành chính, hài lòng được người dân, tránh sự phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền của cán bộ, công chức. Chính vì vậy, việc đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng là hoạt động cấp bách cần phải đổi mới để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. Đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới với sự thành lập 1 các cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu phải đổi mới cải cách hành chính nói chung, yêu cầu nâng cao chất lượng và tăng cường năng lực phục vụ, quản lý công tác điều hành văn phòng nói riêng. Việc xây dựng văn phòng UBCKNN theo xu hướng hiện đại hóa nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Vì thế, phải có những thay đổi theo hướng tích cực, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật để hoạt động có hiệu quả, nhanh chóng và hiện đại hơn về chỉ số cải cách hành chính của UBCKNN trong thời gian tới. Xuất phát từ thực tế trên, tôi mạnh dạn nghiên cứu đề tài:“Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước” làm đề tài của mình. Qua đây, tôi mong muốn hoàn thiện và phát huy hiệu quả công tác văn phòng tại góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, đẩy mạnh cải cách hành chính trong cơ quan đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. 2. Lịch sử nghiên cứu Các nghiên cứu về văn phòng hay hiện đại hóa văn phòng. Hiện nay, có rất nhiều chương trình khoa học, tài liệu đề cập đến có thể kể đến như: a. Sách, giáo trình Vương Thị Kim Thanh: “Quản trị Hành chính văn phòng”, NXB Thống kê, Hà Nội, 2009. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập nhật những quy định mới, nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong công tác quản trị hành chính văn phòng; Vũ Đình Quyền: “Quản trị Hành chính văn phòng”, NXB Thống kê, 2005. Trình bày về nghiệp vụ và kỹ năng trong công tác hành chính văn phòng; về thư ký, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội và hội thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công cụ và vấn đề thẩm mỹ; tác phong, nếp sống trong công sở tại các cơ quan, tổ chức. Nguyễn Hữu Thân: “Quản trị Hành chính văn phòng”, NXB Thống kê, 2 Hà Nội, 1996; Giáo trình: “Quản trị văn phòng” của Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – Xã hội, 2005; Giáo trình “Quản trị văn phòng” của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học..., Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2015. Trình bày những vấn đề cơ bản về văn phòng ; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức; lập và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong cơ quan, tổ chức; tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan, tổ chức…; b. Đề tài khoa học Đề tài: “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình chính phủ điện tử” do Vũ Đình Khang – Chánh văn phòng HDND và UBND thành phố Hải Phòng. Tác giả đưa ra phương thức quản lý trực tuyến đối với hoạt động quản lý nhà nước có thể tin học hóa được để tạo môi trường làm việc khoa học, chính xác theo đúng quy trình của bộ máy hành chính. Đề tài “Tìm hiểu và nghiên cứu xây dựng mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ đáp ứng nhu cầu xã hội hiện nay” do Vũ Đình Phong, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 2011. Đề tài đã đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động của dịch vụ VPCS thông qua khảo sát thực tế tại 02 công ty cung cấp loại hình dịch vụ này. Từ thực tiễn khảo sát và tìm hiểu về dịch vụ VPCS, từ những kiến thức và thế mạnh của ngành học, nghiên cứu và xây dựng mô hình dịch vụ VPCS đáp ứng những yêu cầu đặt ra hiện nay; Đề tài “Tình hình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” do Lê Thị Thuận, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN”, 2012. Đề tài đã chỉ ra được những hiệu quả và bất cập của quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, đề xuất một số phương pháp nhằm giải quyết 3 các bất cập và thúc đẩy quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở các cơ quan trên địa bàn Thành phố Hà Nội nói riêng và các cơ quan ở nước ta nói chung; c. Bài viết tạp chí Trên các tạp chí có các bài viết: “Đổi mới phương thức và nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước đáp ứng yêu cầu hội nhập” của PGS.TS Bùi Đức Kháng; “Chính phủ điện tử trong thế kỷ 21. Cơ hội và thách thức đổi với Việt Nam” của Th.s Đặng Viết Đạt. Kim Thị Thu Hương - Trung tâm CNTT có bài viết: “Hiện đại hoá công tác Lưu trữ và một số giải pháp tăng cường công tác lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc” trên trang chủ Tài nguyên môn trưởng Vĩnh Phúc: Tác giả cho chúng ta thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và đưa ra những giải pháp để sớm khắc phục tồn tại, hạn chế tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành; từng bước đi vào nề nếp và phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành. d. Một số đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên như: Đặng Nguyệt Ánh, Khóa luận:“ Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015. Tác giả đề cập đến vấn đề nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng nhằm nâng cao chất lượng của văn phòng ở khối cơ quan hành chính nhà nước. Phạm Thị Tâm, Khóa luận : “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh”, Trường đại học Nội vụ Hà Nội, 2017. Đề tài:“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Trung tâm thương mại INTIMEX” của Nguyễn Đức Khánh; Đề tài của tác giả cũng đã làm rõ hiện đại hóa công tác văn phòng trên 4 khía cạnh: Công tác văn thư – lưu trữ; 4 trang bị công nghệ thông tin; xử lý thông tin; bố trí, trang bị nơi làm việc. Tuy nhiên, cho tới thời điểm này chưa công trình nào nghiên cứu về việc hiện đại hóa đáp ứng công tác hành chính nên tôi mạnh dạn nghiên cứu với hướng chuyên sâu: “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước”. Vì vậy, đề tài mà tôi lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. Đây là đề tài mới, nghiên cứu độc lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các một số đề suất nâng cao hiệu quả một cách cụ thể để thực hiện. 3.Mục tiêu nghiên cứu Một là: Đánh giá khái quát thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. - Hai là: Đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 4.Nhiệm vụ nghiên cứu - Một là: Hệ thống lại lý luận hiện đại hóa văn phòng, cải cách hành chính. - Hai là: Đánh giá hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban chứng khoán nhà nước. - Ba là: Thực trạng hiện đại hóa văn phòng của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân trong việc thực hiện hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính ở Ủy ban chứng khoán nhà nước. - Bốn là: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong bài khóa luận tốt nghiệp của tôi là: Đáp ứng công tác HĐH văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 5 Phạm vi giới hạn: Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 6.Giả thuyết nghiên cứu Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chú trọng và quan tâm.Tuy nhiên, vẫn chưa có sự đồng bộ, thống nhất cao, chưa phát huy hết hiệu quả mà công tác văn phòng mang lại. Do đó, cần phải nghiên cứu về lý luận và thực tiễn của hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước để góp phần vào việc cải cách hành chính. 7.Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác-Lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra, tôi còn sử dụng một số phương pháp như sau: -Phương pháp quan sát: Quan sát là phương thức cơ bản để nhận thức sự vật và chỉ quan sát những gì đã và đang tồn tại, không có bất kỳ sự can thiệp nào gây biến đổi trạng thái của đối tượng nghiên cứu. Nhằm có sự nhận định đúng đắn, khách quan từ những gì quan sát được ở thực tế. -Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng trong việc khảo sát công tác văn phòng tại Văn phòng Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Phương pháp này giúp tôi đưa ra những nhận định chính xác từ những gì bản thân được quan sát thực tế để có nguồn thông tin chính xác tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. -Phương pháp phỏng vấn đối tượng: Được áp dụng để phỏng vấn Công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng UBCKNN. Đó là quá trình chắt lọc thông tin,để nhận diện được cái vấn đề còn tồn đọng ở Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước . -Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan 6 Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách khách quan về thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 8.Cấu trúc đề tài Ngoài phần lời nói đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ lục đính kèm. Nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 03 chương như sau: Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính. Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Chương 3: Một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. 7 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG VÀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính 1.1.1. Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm về hiện đại hóa Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 16 năm qua đã mang lại nhiều thành tựu .Chính vì vậy, công nghiệp hóa – hiện đại hóa là hai từ then chốt để nói về sự phát triển kinh tế, quan niệm đơn giản về công nghiệp hóa cho rằng “ công nghiệp hóa là đưa đặc tính công nghiệp cho một hoạt động, trang bị ( cho một bùng, một nước), các nhà máy, các loại công nghiệp”1. Tuy nhiên, quan niệm mang tính triết tự này được hình thành trên cơ sở khái quát quá trình hình thành lịch sử công nghiệp hóa ở các nước Tây Âu, Bắc Mỹ. Còn khái niệm “ hiện đại hóa” chứa đựng những nội hàm mang tính kinh tế - xã hội, văn hóa – xã hội và thiết chế sâu rộng. Hiện đại hoá (tiếng Pháp moderniser): “Thuật ngữ văn hoá học dùng để xác định quá trình vận động từ xã hội tiền công nghiệp dựa trên truyền thống tới một hệ thống kinh tế và chính trị, cũng như văn hoá tiêu biểu cho sự phát triển của các nước tư bản”2. Những yếu tố cơ bản của quá trình này là khả năng sử dụng những kỹ thuật hiện đại trong những ngành then chốt của sản xuất được đẩy mạnh, hình thức tiêu thụ được mở rộng, những điều kiện mới (về xã hội, chính trị, văn hoá) được phát triển, nền sản xuất mới được hình thành. Quá trình hiện đại hoá bao gồm cả việc nắm vững những kiểu dạng mới của sinh hoạt tinh thần (kiểu tư duy mới)... 1 Tạp chí Người đưa tin UNESCO, số 12,1989 Tạp chí Người đưa tin UNESCO, số 12,1989 2 8 Theo Từ điển Tiếng việt năm 2009, nhà xuất bản Đà Nẵng giải thích hiện đại hóa (1) “ làm cho mang tính chất của thời đại mới” (hiện đại hóa vở chèo cổ) (2) “ làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền công nghiệp hiện đại (công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hiện đại hóa nông thôn)3.[17,439] Theo tạp chí Tia sáng của Nhật Bản thì “Hiện đại hóa là những thành tựu chứa đựng cả hai mặt vật chất và tinh thần – mặt vật chất là những phương tiện giúp con người sống sung sướng hơn và mặt tinh thần là một phương cách tư duy tương ứng”. [13,214] Như vậy, khái niệm hiện đại hóa là một khái niệm rất trừu tượng và để hiểu đầy đủ hơn ta xét cùng khái niệm công nghiệp hóa. Dựa trên các cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng đưa ra như trên , tôi xin đưa ra quan điểm cá nhân về khái niệm: “Hiện đại hóa là quá trình cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái cũ, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu của con người mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và nhanh chóng nhất”. 1.1.1.2 Khái niệm về hiện đại hóa văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng. Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng như sau: Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì được năng suất lao động cao. 3 Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học chỉ biên, NXB Đà Nẵng , năm 2009, tr 439 9 Dựa trên các các cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng do các tác giả đưa ra như trên từ phía cá nhân tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm: Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, duy trì được năng suất lao động, phát huy hiệu quả của văn phòng. 1.1.2. Khái niệm về cải cách hành chính Thuật ngữ "cải cách" được sử dụng phổ biến trong ngôn ngữ phương Tây và phương Đông, được hiểu là một quá trình, một hoạt động có ý thức, có mục đích làm thay đổi, cải biến những cái cũ theo hướng tốt hơn hoặc thay thế cái cũ bằng cái mới. Cải cách có thể diễn ra ở những cấp độ, mức độ khác nhau. Có những hoạt động cải cách có tính chất cách mạng, có những cuộc cải cách chỉ là sự thay đổi ít nhiều so với ban đầu. Cải cách là thay đổi những bộ phận cũ không hợp lý cho thành mới, đáp ứng yêu cầu của tình hình khách quan. Cải cách bao gồm tập hợp của nhiều cải tiến, sáng kiến, biến đổi. Cải cách còn được xem là một biện pháp giải quyết những đòi hỏi của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể và yêu cầu phải hoàn tất trong một thời gian nhất định . Với ý nghĩa đó, cải cách hiện diện trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Thuật ngữ “Hành chính” là quản lý, lãnh đạo. Hiện nay, có khá nhiều cách hiểu và giải thích khác nhau về thuật ngữ này, tuỳ theo góc độ tiếp cận của từng nhà nghiên cứu. Tuy có nhiều cách tiếp cận, nhưng đặc điểm cơ bản của hành chính xuất phát từ việc trong bất kỳ xã hội nào cũng cần có sự phân công lao động, cần tới sự xác lập những tỉ lệ giữa các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Như vậy, hành chính theo nghĩa chung là quản lý công việc, quản lý xã hội theo nghĩa riêng, hẹp hơn là công việc nhà nước và tổ chức 10 quản lý nhà nước. Về cơ bản, hành chính là tổng thể những hoạt động (thao tác) nhất định do con người, chủ thể quản lý thực hiện đối với khách thể quản lý nhằm cải tạo khách thể, bảo đảm cho nó vận động tới một mục tiêu đã định. Hành chính chính là hoạt động quản lý của con người để tạo ra sự vận hành mang tính hệ thống của xã hội. Căn cứ vào quan niệm về cải cách và hành chính đã làm rõ ở trên thì cải cách hành chính chính là hoạt động có ý thức và mục đích của con người nhằm hợp lý hóa, hay khắc phục các khiếm khuyết trong các chương trình điều hành, quản lý các hệ thống. Như vậy, cải cách hành chính có thể hiểu theo hai cách như sau: Theo nghĩa rộng: CCHC là một quá trình thay đổi căn bản,lâu dài, liên tục bao gồm cơ cấu quyền lực hành pháp và tất cả các hoạt động có ý thức của bộ máy Nhà nước nhằm đạt được sự hợp tác giữa các bộ phận và các cá nhân vì mục đích chung của cộng đồng và phối hợp các nguồn lực để tạo ra hiệu lực, hiệu quả quản lý và các sản phẩn phục vụ nhân dân thông qua phương thức tổ chức và thực hiện quyền lực. Theo nghĩa hẹp: CCHC là một quá trình thay đổi nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả hành chính, cải tiến tổ chức, chế độ và phương pháp hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức hành chính mới trong lĩnh vực quản lý của bộ máy hành chính Nhà nước. Bên cạnh đó, một số tác giả khác cho rằng, CCHC không nhất thiết phải tạo ra sự thay đổi toàn bộ các nội dung của nền hành chính mà là thay đổi một hoặc một số nội dung của nền hành chính, chẳng hạn CCHC được hiểu “như là một quá trình cải tiến bộ phận, cải cách từng phần, từng bước hệ thống hành pháp của bộ máy nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước, cải tiến tổ chức, chế độ và phương pháp hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương thức hành chính mới trong nền hành chính nhà nước, có liên quan đến cải cách các lĩnh vực quản lý khác nhau của bộ máy 11 nhà nước”4. Theo cách diễn đạt này, không phải cứ nói đến CCHC là nói đến một quá trình cải biến có kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu hoàn thiện toàn bộ các nội dung của nền hành chính nhà nước (như thể chế, cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành, chuẩn hóa đội ngũ cán bộ công chức, tài chính công….) mà tùy từng quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển, CCHC hướng vào hoàn thiện một hoặc một số nội dung của nền hành hành chính. Từ các cách hiểu về khái niệm CCHC thì tôi mạnh dạn đưa ra quan điểm cá nhân như sau: Cải cách hành chính là hoạt động cải tạo, nâng cấp, hoàn thiện công tác quản lý cho tất cả các hệ thống trong xã hội. Trong công cuộc cải cách hành chính nước ta hiện nay, các cơ quan đang thực hiện chỉ thị từ Chính phủ về việc đẩy mạnh các xu hướng cải cách. Và sau đây là một số xu hướng CCHC cơ bản đó là: - Xu hướng cải cách hành chính công Ở nhiều nước theo mô hình quản lý mới, thay cho việc cấp phát ngân sách hàng năm trên căn cứ vào biên chế, người ta đã tiến hành cấp phát ngân sách theo chương trình, dự án cụ thể (trừ những chi tiêu tất yếu và ổn định) nhằm tăng cường hiệu quả, tiết kiệm tiền thuế do nhân dân đóng góp. Việc cấp phát ngân sách được kiểm tra rất chặt chẽ, đảm bảo những quy tắc tài chính và coi trọng tính hiệu quả. - Xu hướng tăng cường tư nhân hóa Quá trình tư nhân hóa là giải pháp mạnh mẽ nhất được áp dụng trong cải cách hành chính ở các nước phát triển. Các nhà nước theo đuổi mô hình quản lý công mới luôn tìm cách giảm bớt số lượng và quy mô của các dịch vụ vốn trước đây do nhà nước tự mình cung cấp và chuyển giao lại cho khu vực tư nhân đảm nhiệm. Quá trình tái cơ cấu khu vực công bằng cách chuyển giao 4 Đoàn Trọng Tuyến(2000),Đề tài hành chính và cải cách hành chính, trang 50 12 cho tư nhân và huy động các nguồn lực của tư nhân tham gia cùng với nhà nước cung cấp dịch vụ công làm giảm gánh nặng chi ngân sách của nhà nước, giảm nợ công, đồng thời giúp bộ máy nhà nước tái cơ cấu để trở nên gọn nhẹ hơn, vận động nhanh nhạy hơn, đáp ứng các đòi hỏi của quá trình toàn cầu hóa. Nhưng việc đẩy mạnh tư nhân hoá không đồng nghĩa với việc giảm trách nhiệm của Nhà nước trong việc cung cấp dịch vụ cho công dân và xã hội. Thay cho việc trực tiếp đứng ra cung cấp các hàng hoá và dịch vụ công thiết yếu, Nhà nước chỉ cần đứng ra điều tiết, đảm bảo sự có mặt của các hàng hoá và dịch vụ công đó, việc trực tiếp cung ứng được giao cho các chủ thể khác . - Xu hướng cải cách chế độ công vụ, công chức Trong lĩnh vực nhân sự, các cơ quan nhà nước đưa các yếu tố của mô hình “quản lý nguồn nhân lực” từ lâu đã là một động lực quan trọng trong khu vực tư nhân vào khu vực nhà nước thay thế cho mô hình quản trị nhân sự truyền thống. Quá trình thay đổi này khiến cho đội ngũ công chức hoạt động tích cực hơn và mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn. Đồng thời, việc giao lưu nhân sự giữa khu vực công và khu vực tư trở nên dễ dàng hơn và nhờ đó những ý tưởng quản lý theo kiểu doanh nghiệp được vận dụng vào khu vực nhà nước cũng ngày càng nhiều hơn. - Xu hướng cấu trúc tổ chức của bộ máy nhà nước Qúa trình đổi mới theo hướng phẳng hơn, thay cho bộ máy quan liêu đồ sộ, hình tháp trước đây. Một trong những giải pháp để thực hiện hướng đi này là việc hình thành các nhóm chuyên gia kiểu dự án để giải quyết các vấn đề và tăng cường thông tin theo chiều ngang. Đặc biệt, xu hướng hiện đại hóa hành chính đang là vấn đề cấp thiết hiện nay mà ở các cơ quan hành chính đang củng cố và từng bước hoàn thiện để góp phần vào cải cách hành chính cho các cơ quan nhà nước hiện nay. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học - công nghệ hiện đại vào các 13 hoạt động hành chính góp phần quan trọng làm giảm số lượng nhân sự và nâng cao năng suất lao động trong các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, việc ứng dụng khoa học - công nghệ còn làm thay đổi cách thức làm việc, ứng xử của đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng chuyên nghiệp. 1.2. Nội dung hiện đại hóa văn phòng Hiện nay, với những thành tựu của công nghệ tin học và công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng đã có nhiều thay đổi căn bản. Dường như, các công việc của công tác văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và các phương tiện hiện đại khác. Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác văn phòng theo hướng hiện đại hóa. Đặc biệt, trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay thì việc hiện đại hóa cần phải được quan tâm và chú trọng để thực hiện tốt mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng nói riêng và công tác hành chính nói chung.Trong giới hạn một chuyên đề khoá luận, tôi xin được đề cập đến những vấn đề hiện đại hóa văn phòng qua 4 nội dung sau: - Con người làm việc văn phòng. - Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng. - Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ - Bài trí công sở theo hướng hiện đại Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt công việc cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức và cũng là điều kiện cần giúp cho việc cải cách hành chính hiện nay được nâng cao, mang lại hiệu quả tốt . Hiện đại hóa văn phòng cũng không phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích 14 ứng với trang thiết bị đó, với phong cách làm việc là căn bản. 1.2.1 Con người làm việc văn phòng Con người làm văn phòng là nhân vật trung tâm, chủ thể của văn phòng . Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo việc bố trí, sử dụng lao động còn tùy tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi là lao động thông tin và tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng cao. Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ kỹ thuật,về kỹ năng giao tiếp- ứng xử. Theo hướng đào tạo đó,người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành tạo nhiệm vụ công tá, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội, dân tộc học, mỹ học.. giúp người lao động có khả năng khằng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ế kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc,biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt văn phòng và biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng. Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có và vận dụng các kỹ năng quản trị: + Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật: trình độ chuyên nghiệp vụ của các nhà quản trị ở từng lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng này có được nhờ đào tạo ở các chuyên ngành khác nhau. + Kỹ năng giao tiếp là khả năng thuyết phụ người khác, xây dựng không khí hợp tác giữ mọi người cùng hoàn thành nhiệm vụ. 15