Tài liệu Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi. Các tài liệu, số liệu đƣợc sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Các kết quả này chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Nhà trƣờng về sự cam đoan này. Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018 Tác giả Nguyễn Thị Huyền 3 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 CBCC Cán bộ công chức 2 CVP Chánh văn phòng 3 HĐH Hiện đại hóa 4 NXB ĐHKTQD Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 5 KHXH Khoa học xã hội 6 VHL Viện Hàn lâm 7 VT Văn thƣ 4 MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................1 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ......................................................................................3 3. Mục tiêu của đề tài .................................................................................................. 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 5 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ..............................................................................6 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................. 6 7. Phƣơng pháp nghiên cứu .........................................................................................6 8. Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................................7 9. Bố cục của đề tài .....................................................................................................8 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI VIỆT NAM ............................................................................................ 9 1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng .......................................9 1.1.1 Khái niệm về văn phòng .................................................................................9 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng .................................................10 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng ....................................................................17 1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phòng ..................................................18 1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa ............................................................................18 1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng ...........................................19 1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác Văn phòng ............................ 20 1.2.4. Nội dung cơ bản trong công tác hiện đại hóa văn phòng ............................ 21 *Tiểu kết ...................................................................................................................22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA ................................... 23 VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .................. 23 2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ...................23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ........................................................................................................................23 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm ............................................................... 25 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam .....28 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm .................28 2.2.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 30 2.3. Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ......................................................................................30 2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phòng ........................................................... 30 1 2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính ..................................................35 2.3.3. Các cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng ....................................................47 2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn phòng .....................................................................................................................48 2.3.5 Thực tiễn bài trí phòng làm việc trong Văn phòng .......................................49 2.4. Đánh giá chung .................................................................................................50 2.4.1. Ƣu điểm .......................................................................................................50 2.4.2. Hạn chế ........................................................................................................52 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................ 54 *Tiểu kết ................................................................................................................... 55 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG ........................................................................ 56 3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng ........................ 56 3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng .........................56 3.1.2. Nâng cao công tác tham mƣu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện .57 3.1.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng ............................. 59 3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự ............. 60 3.1.5. Đầu tƣ mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng .............61 3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính 61 3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin .......................................62 3.1.8. Cải tiến về môi trƣờng làm việc ..................................................................62 3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hƣớng Văn phòng mở ..........63 *Tiểu kết ................................................................................................................... 64 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 66 PHỤ LỤC .................................................................................................................... 67 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng ..............31 Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên ........32 Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 ....................................... 32 Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng .............................. 33 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ............................................................................33 Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016) .............36 Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lƣu trữ ........................... 44 3 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa mạnh m nhƣ hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những khâu quan trọng, giúp thúc đ y sự hội nhập, sự phát triển chung của nền kinh tế. Để việc cải cách hành chính, cải cách phƣơng thức làm việc đạt hiệu quả, sự hiện đại hóa công tác văn phòng, hiện đại hóa con ngƣời, hiện đại hóa văn hóa công sở phải đi trƣớc một bƣớc, phải xem đây là xƣơng sống của nền hành chính quốc gia. Ngoài ra, hiện đại hóa văn phòng là một trong những nội dung chính của cải cách nền hành chính mà đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm sâu sắc. Tại Nghị quyết Đại hội XI của Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ đã ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Chƣơng trình gồm 6 nội dung là: cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nƣớc; xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách tài chính công; hiện đại hóa hành chính. Đây là một chƣơng trình có tính chiến lƣợc, định hƣớng và chỉ đạo toàn diện cho công tác cải cách hành chính nhà nƣớc trong thời gian 10 năm và đƣợc chia làm 2 giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) và giai đoạn II (2016 - 2020). Hiểu r đƣợc tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng, trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, bản thân đã có sự tìm hiểu, nghiên cứu và thực nghiệm việc hiện đại hóa văn phòng. Dƣới góc độ là sinh viên thực tập, bản thân đã dành sự quan tâm, chọn lựa một trong những vấn đề đang đƣợc rất nhiều nhà nghiên cứu, các học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - đó là mức độ cải cách hành chính của nƣớc ta mà công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí cũng nhƣ công sức lao động để hoàn thành nhiệm vụ. Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Viện Hàn lâm, bản thân nhận thấy vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng đã có những chuyển biến tích cực, tuy vẫn còn nhiều nội dung thực hiện chƣa tốt nhƣ vấn đề con ngƣời, máy móc trang thiết bị và cách bài trí văn phòng,...cần đƣợc tập trung quan tâm hơn nữa. Qua tìm hiểu, nghiên 1 cứu, bản thân mạnh dạn đƣa ra một số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm theo hƣớng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả. Mặt khác, thực hiện đề tài này, s giúp cá nhân có thêm những kiến thức và hiểu biết mới các lý luận về văn phòng, công tác văn phòng cũng nhƣ vấn đề hiện đại hóa trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Với những lí do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu Lĩnh vực hành chính văn phòng là đề tài đƣợc khá nhiều các tác giả quan tâm và nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu của xã hội về lĩnh vực này. Ở các khía cạnh khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực hành chính văn phòng cũng nhƣ hiện đại hóa trong văn phòng bao gồm các bài báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, … Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa gắn với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị quyết Đại hội XII của Đảng” đã đƣa ra các ý hiểu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa là quá trình tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ công nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại”. Ngoài ra, Tạp chí còn nhấn mạnh đến vai trò của công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ phần mềm... trong công tác hiện đại hóa đất nƣớc. Trong bài viết này, tạp chí tập trung nói đến công nghiệp hóa hiện đại hóa nền hành chính của cả nƣớc, chƣa gắn với một cơ quan nào cụ thể. Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 01/2013 có bài viết "Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam. Tác giả đã đem đến những hiểu biết chung về mô hình văn phòng hiện đại, tiết kiệm năng lƣợng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi ích của Chƣơng trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện “Chƣơng trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức. Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội” tác giả đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội, đề tài đƣa ra các lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của Bộ. Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phòng”, NXB Lao động Xã hội; Tác giả đề cập đến các nghiệp vụ của văn phòng nhƣ: Công tác tổ chức văn phòng, tổ chức lao động văn phòng, thông tin trong nghiệp vụ văn phòng, một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn bản quản lý, công tác lƣu trữ. Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng mà chƣa đề cập đến các vấn đề phát sinh, những khó khăn khi 3 thực hiện các quy trình nghiệp vụ đó, do vậy tác giả chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp phù hợp. Nguyễn Thị Nhƣ Hoa, (2009), Báo cáo thực tập tốt nghiệp, cơ quan thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Với giới hạn là một bài báo cáo, tác giả đã tập trung nghiên cứu và sơ đồ hóa các quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng Viện Hàn lâm nhƣ: Sơ đồ tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng, sơ đồ bố trí phòng làm việc, sơ đồ tổ chức hội nghị, hội thảo, sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, sơ đồ cung cấp thong tin cho lãnh đạo,… đề tài đã phát huy đƣợc khả năng sơ đồ hóa các quy trình, nghiệp vụ trong văn phòng, tuy nhiên chƣa phản ánh đƣợc thực trạng các hoạt động đó diễn ra nhƣ thế nào. Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội”. Đề tài này tác giả tập trung nghiên cứu khía cạnh là sự cần thiết của việc hiện đại hóa văn phòng và hiện đại hóa của lƣu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, chƣa thể hiện đƣợc sự bao quát chức năng của văn phòng. Trung Thị Ngân, đề tài : “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan”. Tác giả đƣa ra những lý luận về văn phòng cũng nhƣ hiện đại hóa văn phòng, từ đó đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải quan trên cơ sở trang thiết bị, con ngƣời, quy trình nghiệp vụ và đƣa ra những giải pháp phù hợp cho Văn phòng cục Hải quan. Vƣơng Thị Kim Thanh, (3/9/2009) “Quản trị Hành chính Văn phòng” NXB Thống kê, cuốn sách này đƣợc tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập nhật những quy định mới, nh m giúp bạn đọc hiểu đƣợc những khó khăn trong công tác quản trị hành chính văn phòng. Nội dung cuốn sách gồm 4 phần chính, và 15 chƣơng, giữa các chƣơng có mối quan hệ chặt ch với nhau, cung cấp những kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp cho ngƣời làm công tác quản trị hành chính văn phòng, giúp họ hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao. Nguyễn Hữu Thân, (1996) “Quản trị Văn phòng”, NXB Thống kê Hà Nội. Tác giả đề cập đến các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng và cách thức quản trị hành chính khoa học. 4 Lê Thị Thuận, (2012) đề tài “ Tình hình ứng dụng các dụng các phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” tác giả đã chỉ ra những khó khăn và bất cập trong ứng dụng tin học và đƣa ra các giải pháp phù hợp cho cơ quan. Phạm Thị Ánh Tuyết với đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường” đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung về tổ chức bộ máy và các nghiệp vụ trong Văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trƣờng. Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2017 của Khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội với những nội dung đƣợc trao đổi xoay quanh những vấn đề liên quan đến lĩnh vực Quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay. Ngoài ra còn nh m nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ nhân sự trong tƣơng lai. Tóm lại, tất cả các bài viết trên mới chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu về văn phòng và công tác văn phòng ở mức độ còn chung chung, chƣa thực sự gắn với cơ quan nào cụ thể và chƣa có một đề tài nào nghiên cứu về tình hình hiện đại hóa trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chính vì vậy, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” là một đề tài hoàn toàn không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào. 3. Mục tiêu của đề tài - Mục tiêu của đề tài là tập trung nghiên cứu thực trạng công tác hiện đại hóa trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam để từ đó đƣa ra những giải pháp phù hợp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Sƣu tầm sách, tạp chí, các giáo trình, các đề tài khoa học, các văn bản quy định có liên quan đến văn phòng, công tác văn phòng nh m cung cấp hệ thống các lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu; - Tiến hành khảo sát, phân tích, thực trạng công tác hiện đại hóa tại Văn phòng Viện Hàn lâm nh m đƣa ra những đánh giá cụ thể (những mặt tích cực và hạn chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế) trongcông tác hiện đại hóa văn phòng; 5 - Nghiên cứu và đề xuất những giải pháp, kiến nghị nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm. 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vào các nội dung xoay quanh vấn đề hiện đại hóa trong công tác văn phòng. - Phạm vị nghiên cứu: + Phạm vi về nội dung nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (ứng dụng công nghệ thông tin, nhân sự làm trong văn phòng, quy trình nghiệp vụ hành chính và trang thiết bị văn phòng) + Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cụ thể hơn là 03 phòng, 1 là Phòng Lƣu trữ, 2 là Văn thƣ hành chính, 3 là Phòng cơ sở vật chất + Phạm vi về thời gian: Đề tài tìm hiểu hiện đại hóa trong công tác văn phòng từ năm 2012 đến hết năm 2017. Đây là mốc thời gian quan trọng, trải qua nhiều lần đổi tên Viện chính thức có tên là “Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” nhƣ ngày nay. 6. Giả thuyết nghiên cứu Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức. Thực hiện nội dung hiện đại hóa trong công tác văn phòng là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phƣơng thức và nề lối làm việc nâng cao chất lƣợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, vấn đề này đã đƣợc Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm quan tâm. Tuy nhiên, vẫn chƣa có sự đồng bộ hóa và thống nhất cao trong công tác triển khai và thực hiện. Do đó, chƣa phát huy hết hiệu quả của văn phòng đem lại. Vì thế, cần phải nghiên cứu về mặt lý luận, thực tiễn vấn đề của hiện đại hóa trong công tác vă phòng nh m nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo nhân viên cũng nhƣ chất lƣợng của hiện đại hóa trong văn phòng. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài “Hiện đại hóa trong công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” , bài báo cáo sử dụng các phƣơng pháp chính sau: 6 - Phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng pháp duy vật lịch sử: Đề tài sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng để thấy mối liên hệ và sự phát triển của các sự vật, hiện tƣợng nhƣ sự phát triển của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, mối quan hệ giữa Văn phòng với các phòng ban khác, …tìm hiểu các lý thuyết trên cơ sở kế thừa và phát huy hệ thống lý thuyết liên quan đến văn phòng và công tác văn phòng. Phƣơng pháp duy vật lịch sử nh m nghiên cứu quá trình phát triển của Viện Hàn lâm cũng nhƣ quá trình phát triển của Văn phòng theo chiều dài lịch sử của nó. (từ năm 2012 tới 2018) - Phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi: Để nắm đƣợc những ý kiến, các quan điểm khác nhau của Ban Lãnh đạo, nhân viên trong Văn phòng, cá nhân đã sử dụng phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi để thu thập các ý kiến từ đó có đƣợc các thông tin khách quan và đa chiều nhất. - Phƣơng pháp quan sát, mô tả: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhiều nhất trong quá trình thực tập và kiến tập cá nhân đã áp dụng nh m quan sát các hoạt động của CBCC, nhân viên, lề lối tác phong làm việc cũng nhƣ các máy móc trang thiết bị và môi trƣờng cảnh quan để từ đó phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Văn phòng Viện Hàn lâm. - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên các lý luận đã có, cá nhân s hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập đƣợc tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung. - Phƣơng pháp so sánh: Nh m so sánh giữa các phòng với nhau, so sánh giai đoạn trƣớc khi thực hiện công tác hiện đại hóa và sau khi hiện đại hóa trong văn phòng. - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng phƣơng pháp nghien cứu tài liệu nh m đọc, nghiên cứu các tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, các bài báo cáo khoa học,… có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao nh m đƣa ra các lý luận, quan điểm để từ đó làm đề tài trở nên phong phú, khách quan hơn, thuyết phục hơn. 8. Ý nghĩa của đề tài - Về mặt lý luận: Tổng hợp, nghiên cứu các cơ sở lý luận, các khái niệm chung về văn phòng, hiện đại hóa văn phòng nh m cung cấp những luận cứ khoa học 7 cho xây dựng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Về mặt thực tiễn: Khảo sát, phân tích và đánh giá công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2017 nh m chỉ ra những mặt tích cực và hạn chế mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã và đang đạt đƣợc. Ngoài ra, còn phân tích nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó. Thông qua đó, đƣa ra những đề xuất, kiến nghị phù hợp nh m nâng cao công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận. Bài báo cáo đƣợc chia thành 3 phần: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng tại Việt Nam Ở chƣơng này cá nhân tìm hiểu về các khái niệm, những lý luận về công tác văn phòng, hiện đại hóa văn phòng từ đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chƣơng 2:Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Căn cứ vào phần lý luận ở chƣơng 1, cá nhân đi vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm cũng nhƣ Văn phòng Viện. Ngoài ra, tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa Văn phòng của Viện Hàn lâm qua các nội dung chính: Công tác ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn phòng; đội ngũ nhân sự trong Văn phòng; Cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng; Quy trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phòng. Từ đó chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế. Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Từ thực trạng đã đƣợc phân tích ở chƣơng 2, căn cứ vào những nhận xét, đánh giá ƣu nhƣợc điểm của công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện và đƣợc sự hƣớng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh, cá nhân có cơ sở để mạnh dạn đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nh m phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế góp phần nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 8 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI VIỆT NAM 1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm về văn phòng Trong bất kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào khi thành lập cũng đều phải hình thành lên bộ phận Văn phòng. Văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau nhƣ Phòng Hành chính; Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Tài chính Kế toán,…Tuy tên gọi khác nhau nhƣng đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình mà các cơ quan hình thành lên những bộ phận văn phòng tƣơng ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý. Vậy Văn phòng là gì? tại sao bất cứ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều phải xây dựng bộ phận văn phòng. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng: Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất: Văn phòng là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ; Theo Từ điển tiếng Việt (năm 1992), Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị; Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc; Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan th m quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp; Theo một số cách hiểu khác: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. 9 Trong đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên trƣờng Đại Học Nội vụ Hà Nội có đƣa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đƣợc thông suốt, hiệu quả” Theo tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng nhƣ các cách hiểu khác nhau về văn phòng của các tác giả, cá nhân mạnh dạn đƣa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp tồn tại một cách khách quan trong mỗi cơ quan, tổ chức; Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của lãnh đạo; Là nơi thực hiện chức năng hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của cơ quan nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra hiệu quả.” 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.2.1. Vị trí, chức năng Văn phòng đƣợc thành lập tƣơng đối độc lập trong mỗi cơ quan đơn vị, thực hiện những nhiệm vụ trong và ngoài cơ quan giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong một số trƣờng hợp, văn phòng gần nhƣ một cơ quan hoàn chỉnh của cơ quan chính nhƣ: Văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài. Vậy văn phòng làm những nhiệm vụ gì? Có các chức năng nhƣ thế nào? Năm 1477 (năm Đinh Dậu) , văn phòng đƣợc hiểu là Thƣ lại sau 03 năm làm việc s đƣợc phong làm Đại lại, tiếp 03 năm nữa đƣợc phong làm Điển lại, nếu 03 năm tiếp theo không phạm phải sai lầm gì s đƣợc phong làm Đô Đạo các Thừa lệnh sở ở các nha phủ làm việc Bầu 03 năm thì phong Đô lại. Các chức quan này chịu trách nhiệm về các công việc văn thƣ ở phủ, huyện; 10 Văn phòng còn đƣợc hiểu là chức quan Lễ bộ Thƣợng thƣ - Quan đứng đầu bộ Lễ (một trong 6 bộ thời Lê). Thời Hồng Đức cho hàm nhị ph m, thời Nguyễn hàm chánh nhị ph m. Thời Lê năm Ất Mão (1675), định rõ chức vụ của 6 bộ; bộ Lễ đảm trách giữ việc Lễ nghi tế tự, khánh tiết, yến tiệc, trƣờng học thi cử, ấn tín, phù hiệu, áo mũ, chƣơng tấu biểu văn, sứ thần cống nạp, các quan chào mừng, tƣ thiên giám, thuốc thang, bói toán, đạo lục, đồng văn nhã nhạc, giáo phƣờng. Quan chế thời Nguyễn, biên chế gồm: 1 Thƣợng thƣ, 2 Tả Hữu Tham tri, 2 Tả Hữu Thị lang, 3 Lang trung, 3 Viên ngoại, 4 Chủ sự, 5 Tƣ vụ, 7 Viên chánh bát ph m Thƣ lại, 8 viên chánh cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại; Tên gọi khác của Văn phòng là Lại bộ đặt từ thời Lê Nghi Dân năm Kỷ Mão (1459) là một trong 06 bộ. Các quan gồm có Thƣợng thƣ (đứng đầu), Tả Hữu Thị lang, lang trung, Viên ngoại lang, Tƣ vụ. Thời Nguyễn quan chức Lại bộ gồm: 01 Thƣợng thƣ, 02 Tả Hữu Tham tri, 02 Tả Hữu Thị Lang, 03 Lang trung, 03 Viên ngoại lang, 04 Chủ cự,) 08 bát ph m Thƣ Lại, 08 Cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại. Đây là chức quan chăm lo việc sắp xếp quan lại (nhân sự) và công vụ. Nhƣ vậy, ở các thời kỳ Phong kiến đã xuất hiện bộ phận quản lý các văn bản giấy tờ, sổ sách, chăm lo đến các lĩnh vực lễ nghi, tiệc tùng, đi lại, thuốc thang,… đây chính là tiền đề cho các chức năng của văn phòng hiện nay. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học công nghệ trong từng thời kỳ lịch sử các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển cho phù hợp: Ngày nay có nhiều quan niệm cho r ng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mƣu tổng hợp, vì công tác tham mƣu tổng hợp thuộc các bộ phận chuyên môn. Mặt khác, văn phòng trƣớc hết trực tiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho ngƣời lao động theo chế độ nhà nƣớc, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan. Xét từ góc độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh 11 vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trƣờng, v.v... Ở đầu ra, đó là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nh m nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức. Các quan niệm khác cho r ng văn phòng chỉ có chức năng tham mƣu không bao gồm chức năng hậu cần, vì hậu cần là công việc mang tính sự vụ, ít quan trọng, văn phòng chỉ cần phát huy tốt vai trò tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc hiệu quả, khoa học. Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: Chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng hậu cần và chức năng đại diện. Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng”(2012), NXB ĐH.KTQD văn phòng có 3 chức năng chính: Chức năng tham mƣu, tổng hợp; chức năng hậu cần và chức năng trợ giúp điều hành. Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy nhiên nó vẫn chƣa phản ánh đầy đủ và làm nổi bật đƣợc sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng. Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng nhƣ các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành có thể thấy văn phòng bao gồm 2 chức năng chính: chức năng tham mƣu tổng hợp và chức năng hậu cần. - Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mƣu là hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý của ngƣời lãnh đạo, giữa tham mƣu và quản lý có mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau. Công tác tham mƣu tốt s giúp hoạt động quản lý trở lên chính xác, có hiệu quả. Mặt khác, nếu không có hoạt động quản lý thì công tác tham mƣu không tồn tại. Nhƣ vậy, văn phòng cần phải có chức năng tham mƣu nhƣng là tham mƣu mang tính tổng hợp. Ở đây, “tham mƣu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập, thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của 12 mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nh m trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định tối ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu hai nội dung này bổ sung cho nhau tạo thành một chức năng hoàn chỉnh. - Chức năng hậu cần Hậu cần là muốn nói đến bộ phận công tác ở hậu phƣơng, lo việc kỹ thuật, y tế, vật chất. Đúng vậy, mỗi cơ quan tổ chức muốn hoạt động tốt, suôn sẻ, thuận lợi cần phải chăm lo đến công tác hậu cần. Đây là bộ phận rất quan trọng không thể thiếu nhƣ nhà cửa, phƣơn tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất, y tế, bảo vệ,… nh m đáp ứng đầy đủ phục vụ cho hoạt động của cơ quan.Chức năng hậu cần còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ lĩnh vực hoạt động hay quy mô của cơ quan, tổ chức. Tóm lại, văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp và hậu cần – là bộ phận giúp việc đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan diễn ra thuận lợi, tăng hiệu quả lao động. Các chức năng này vừa có tính chất tồn tại độc lập lại vừa bổ sung cho nhau, giúp phát huy tối đa các mặt tích cực mà văn phòng đem lại. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Nhiệm vụ của văn phòng có thể nói rất đa dạng và phức tạp. Căn cứ vào chức năng mà văn phòng đƣợc giao những nhiệm vụ tƣơng ứng. Tuy nhiên, chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Song, nhiệm vụ của văn phòng đƣợc phân chia thành các nhóm nhiệm vụ cơ bản sau: - Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chƣơng trình kế hoạch công tác Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện là nhiệm vụ hàng đầu của văn phòng. Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho một khoảng thời gian 13 nhất định. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hƣớng phát triển của cơ quan không r ràng, không có bƣớc đi và đích phải đến cho mỗi chặng đƣờng. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “động” thì kế hoạch càng phải chặt ch hơn. Chƣơng trình kế hoạch giống nhƣ kim chỉ nam định hƣớng những kế hoạch hoạt động mà cơ quan phải thực hiện, nó giúp cơ quan đi theo đúng hƣớng và đúng chức năng của cơ quan. Ngoài ra, chƣơng trình kế hoạch còn là căn cứ để đánh giá thi đua, khen thƣởng và kiểm tra giám sát các các hoạt động của cơ quan. Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những chƣơng trình cần thiết của văn phòng. Mỗi đơn vị, tổ chức có thể xây dựng lên các chƣơng trình, kế hoạch khác nhau song văn phòng chính là nơi tổng hợp những chƣơng trình, kế hoạch đó để xây dựng lên một bản kế hoạch hoàn chỉnh, toàn diện trùng khớp với các nội dung công việc của từng đơn vị . - Thu thập xử lý, cung cấp và quản lý thông tin Văn phòng đƣợc xem là cửa ngõ thông tin của cơ quan, vì thế thông tin mà văn phòng thu thập, xử lý phải nhanh chóng, chính xác mang tính cập nhật. Bất kỳ cơ quan nào muốn phát triển thành công cũng đều dựa vào thông tin. Tuy nhiên, thông tin có nhiều nguồn khác nhau, văn phòng cần phải chắt lọc những thông tin cần thiết, loại ra khỏi những thông tin khong chính thống để tham mƣu cho lãnh đạo. Thông tin có nhiều mức độ khác nhau nhƣ : thông tin mang tính chất để thông báo, thông tin để tham khảo, thông tin chứa những nội dung mật liên quan đến sự tồn bại của cơ quan. Do vậy, thu thập và xử lý thông tin còn chƣa đủ mà văn phòng phải biết bảo quản thông tin một cách khoa học, hiệu quả. - Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kỹ thuật soạn thảo của cơ quan ban hành. Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu đối với văn phòng. Văn bản là vật chứa đựng thông tin có tính pháp lý cao, tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng đảm bảo đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng th m quyền và trình 14 tự thủ tục theo quy định, từ đó văn bản s đƣợc nâng cao giá trị và thuận lợi cho việc quản lý. Ngƣợc lại, nếu văn bản không đúng thể thức, nội dung không chính xác thì thông tin chứa trong văn không có giá trị. Muốn tƣ vấn tốt ngƣời lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời hiểu biết sâu rộng, có kiến thức chuyên môn cao. Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành các mẫu văn bản để từ đó thống nhất về mặt thể thức. - Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hiện hành Công tác văn thƣ – lƣu trữ là một nội dung lớn trong các nhiệm vụ của văn phòng, nó góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ lƣu trữ gồm các nội dung nhƣ quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,... Nghiệp vụ này không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng. Thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ hiệu quả s giúp cho việc chuyển giao các văn bản đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng nhờ hệ thống lƣu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử lý công việc. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan Hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại thể hiện bộ mặt của cơ quan, yêu cầu phải có sự khéo léo. Văn phòng tổ chức thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dƣới và với nhân dân. Thông qua hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại có thể đánh giá đƣợc văn hóa của cơ quan, tổ chức. Do đó, văn phòng cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ này. - Tổ chức mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất. Trang thiết bị văn phòng và các cơ sở vật chất là điều kiện cần đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra hiệu quả. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị trong văn phòng còn phụ thuộc vào quy mô của cơ quan. Trang thiết bị đầy đủ s làm giảm sức 15