Tài liệu Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận thanh xuân, tp.hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _____________________________ LÊ THỊ THÖY HẰNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP. HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội – 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _____________________________ LÊ THỊ THÖY HẰNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP. HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã ngành: 60.34.04.06 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc Hà Nội – 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Lê Thị Thúy Hằng LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía các cơ quan, các trường học như: Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội); Văn phòng HĐND – UBND quận Thanh Xuân, UBND phường Thanh Xuân Trung và các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt là người hướng dẫn khoa học –PGS.TS. Đào Xuân Chúc. Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội” cần nhiều thông tin trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, cải cách hành chính, công nghệ thông tin, … do vậy chắc chắn đề tài không tránh khỏi một số hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để đề tài luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Lê Thị Thúy Hằng MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục tiêu .............................................................................................................2 3. Nhiệm vụ ............................................................................................................2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................3 5. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................ 3 6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................... 4 7. Đóng góp của luận văn ...................................................................................... 5 8. Kết cấu của luận văn ......................................................................................... 6 Chƣơng 1 ................................................................................................................... 7 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG, HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TRONG ĐIỀU KIỆN ...................................................................... 7 CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH .................................................................................... 7 1.1.Văn phòng ........................................................................................................7 1.1.1. Khái niệm về Văn phòng ................................................................................. 7 1.1.2. Chức năng của văn phòng .............................................................................. 8 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng............................................................................... 10 1.2. Đặc điểm công tác văn phòng cấp quận trong bộ máy hành chính nhà nƣớc13 1.2.1. Địa vị pháp lý của văn phòng HĐND - UBND quận ................................... 13 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn văn phòng .............................................................. 14 1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện ........... 18 1.2.4. Nguyên tác lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện .................................................................................................................................. 20 1.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng ................................................................ 21 1.3.1. Khái niệm hiện đại hóa ................................................................................. 21 1.3.2. Sự cần thiết khách quan phải hiện đại hóa Văn phòng ................................... 23 1.3.3. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng .................. 25 Tiểu kết chƣơng 1 ................................................................................................ 33 Chƣơng 2 ................................................................................................................. 34 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ......................... 34 TẠI QUẬN THANH XUÂN .................................................................................. 34 2.1. Khái quát về quận Thanh Xuân .................................................................. 34 2.2. Khái quát về Văn phòng HĐND và UBND quận Thanh Xuân ................. 36 2.2.1. Vị trí, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND và UBND quận Thanh Xuân.............................................................................................................. 36 2.2.2. Về cơ cấu tổ chức nhân sự của Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân .... 43 2.2.2.1. Tổ chức bộ máy ........................................................................................... 43 2.3. Tình hình hiện đại hóa công tác Văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân ......................................................................................................... 48 2.3.1. Những quy định của UBND Quận Thanh Xuân về hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................................................................................................ 48 2.3.2. Đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng ......................................................... 50 2.3.3.Công tác văn thư và công tác lưu trữ ............................................................ 52 2.3.4.Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị....................................................... 53 2.3.5. Công tác thi đua khen thưởng ...................................................................... 54 2.3.6.Công tác tổ chức và kiểm soát thủ tục hành chính ....................................... 55 2.3.7.Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính .......................... 58 2.4.Cải cách hành chính và công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nƣớc ở văn phòng quận Thanh Xuân .......................................................................... 59 2.4.1.Cải cách thủ tục hành chính trong quản lý hành chính nhà nước ở Văn phòng HĐND-UBND quận Thanh Xuân hiện nay ........................................................... 59 2.4.2.Tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước ở Văn phòng HĐND-UBND quận Thanh Xuân hiện nay .................................................................................... 61 2.5. Đánh giá tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại quận Thanh Xuân ..................................................................................................................... 62 2.5.1. Những kết quả đạt được trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng ....... 62 2.5.2. Một số tồn tại cần khắc phục ........................................................................ 64 Tiểu kết chƣơng 2 ................................................................................................ 65 Chƣơng 3 ................................................................................................................. 66 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA............................................................... 66 CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN ...................... 66 TRONG ĐIỀU KIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH ............................................ 66 3.1. Phƣơng hƣớng hiện đại hóa công tác văn phòng ở UBND quận Thanh Xuân trong quá trình cải cách hành chính hiện nay .................................................. 66 3.1.1.Đổi mới nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng................... 66 3.1.2. Hiện đại hóa gắn liền với áp dụng tin học ................................................... 70 3.1.3. Hiện đại hóa đi đôi với giữ gìn bản sắc dân tộc và thực hiện quy chế văn hóa công sở............................................................................................................................... 71 3.2.Các giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân trong điều kiện cải cách hành chính. ................................................................. 74 3.2.1. Xây dựng cơ chế phối hợp ............................................................................. 75 3.2.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng, phòng ban, đơn vị thuộc quận ................................................................................ 75 3.2.3.Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin .......................... 75 3.2.4. Xây dựng môi trường văn hóa công sở hiện đại .......................................... 76 3.2.5. Giải pháp tin học hóa .................................................................................... 78 Tiểu kết chƣơng 3 ................................................................................................ 80 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................... 83 DANH MỤC ............................................................................................................ 86 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBCC Cán bộ công chức CCHC Cải cách hành chính CNH Công nghiệp hóa CNTT Công nghệ thông tin HĐH Hiện đại hóa HĐND Hội đồng nhân dân TTHC Thủ tục hành chính UBND Uỷ ban nhân dân MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Là bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan; đồng thời là trung tâm, đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan. Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện khái niệm Văn phòng hiện đại ở một số ngành, cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình Văn phòng hiện đại đã được áp dụng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động Văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn chưa được đầu tư đúng mức, người lao động Văn phòng được đào tạo còn yếu về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn phòng. Nguyên Tổng Bí Thư Đỗ Mười trong bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TWngày 30/11/1994 đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng.Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều 1 kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại” (TheoNguyên Tổng Bí Thư Đỗ Mười trong bài“Xây dựng và hoàn thiện chính quyền ngang tầm phát triển của đất nước, xứng đáng với lòng tin yêu của nhân dân”,Tạp chí cộng sản số 3-1995).Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị.Vì vậy cần hiện đại hóa công tác văn phòng, tăng cường công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo nhằm thực hiện công cuộc cải cách hành chính, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóacông tác cải cách hành chính, đồng thời một bước nâng cao đời sống vật chất, tính thần của cán bộ công chức, viên chức. Hiện tại, ở quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội đã tiến hành hiện đại hóa trang thiết bị mới trong công tác văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn một số hạn chế nhất định ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng như: trang thiết bị được đầu tư, nhưng chưa được khai thác có hiệu quả, con người, tổ chức và nghiệp vụ văn phòng chưa đảm bảo phục vụ hoạt động quản lý và lãnh đạo của UBND quận Thanh Xuân.Chính vì vậy tôi chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội” để làm đề tài luận văn của mình. 2. Mục tiêu - Làm rõ yêu cầu, sự cần thiết, nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng cấp quận trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay. - Đánh giá thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân. - Đề xuất giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân. 3. Nhiệm vụ Để thực hiện được mục tiêu đề ra, đề tài tập trung hoàn thành những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Hệ thống cơ sở lý thuyết và cơ sở pháp lý về về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nói chung và hiện đại hóa công tác văn phòng cơ quan quận nói riêng. 2 -Thu thập, nghiên cứu, phân tích về công tác Văn phòng, đánh giá những ưu điểm, nhược điểm và đề xuất những giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại quận Thanh Xuân. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các giải pháp hiện đại hóa công tác Văn phòng tại quận Thanh Xuân, phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý của Quận trong quá trình cải cách và hiện đại hóa. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng về cơ sở vật chất, con người, tổ chức và nghiệp vụ văn phòng phục vụ hoạt động quản lý và lãnh đạo ở cơ quan của UBND quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. 5. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, có rất nhiều tài liệu giới thiệu công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. Trong khu vực hành chính nhà nước, trong những năm qua cũng có một số đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng ở cơ quan hành chính nhà nước như sau: Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2005; Giáo trình Quản trị văn phòng, PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri, năm 2005; Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, tái bản lần thứ 4, Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2012; Nguyễn Toàn Thắng (2009), “Hiện đại hóa công tác quản trị của Văn phòng UBND thành phố trực thuộc Trung ương phục vụ cải cách hành chính”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính; Thái Xuân Sang (2007),Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, tỉnh Nghệ An trong quá trình cải cách hành chính”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính; 3 Nguyễn Thị Thanh Thủy (2014), “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ban quản lý làng văn hóa, du lịch các dân tộc Việt Nam theo yêu cầu cải cách hành chính và hội nhập quốc tế”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính; Tóm lại, hiện có ít đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước và đặc biệt chưa có một công trình nghiên cứu nào về hiện đại hóa công tác văn phòng phục vụ hoạt động lãnh đạo và quản lý của UBND quận Thanh Xuân. Vì vậy, luận văn của tác giả có kế thừa, tham khảo, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước 6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu 6.1. Nguồn tài liệu tham khảo để nghiên cứu đề tài - Các văn bản pháp lý: Luật tổ chức chính quyền địa phương 2016 số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015; Nghị Định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận thị xã, thành phố thuộc tỉnh. - Các giáo trình, sách: Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Đại học Khao học xã hội và Nhân văn, Nxb Đại học quốc gia, 2005; Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học và kỹ thuật, 2005; Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, tái bản lần thứ 4, Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2012; Sách Quản trị văn phòng, tác giả Mike Harvey, người dịch: Cao Xuân Đỗ, Nxb Thống kê, 2000. - Các tài liệu liên quan đến cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác văn phòng; - Các báo cáo kết quả công tác tại UBND quận Thanh Xuân; - Qua khảo sát tại văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân. 6.2. Phương pháp nghiên cứu: 4 Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau: Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử phân tích các lý luận về công tác văn phòng từ góc nhìn của một cán bộ làm công tác văn phòng để khái quát những điểm chung nhất của hiện đại hóa công tác văn phòng làm cơ sở áp dụng trong thực tế. Phương pháp khảo sát thực tế: Trong quá trình tìm kiếm thông tin phục vụ cho việc viết luận văn tác gải đã tiến hành khảo sát thực tế về “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội”. Phương pháp phân tích ,tổng hợp: Là phương pháp tác giả sử dụng để phân tích về tình hình tổ chức thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban quận Thanh Xuân, từ đó đưa ra đề xuất về những vấn đề cần khắc phục và tiếp tục thay đổi. Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp này được dùng để thu thập những tài liệu, văn bản và các số liệu có liên quan đến các nội dung quy định về hiện đại hóa công tác văn phòng. Các tài liệu này sẽ đóng vai trò quan trọng trong phân tích cơ sở lý luận, các minh chứng thực tế cho nội dung nghiên cứu. Các phương pháp khác: Vận dụng quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp lịch sử với phương pháp logic. Ngoài ra luận văn cũng kế thừa kết quả của các công trình nghiên cứu liên quan đồng thời dựa vào các chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước quy định về lĩnh vực này. 7. Đóng góp của luận văn - Về mặt khoa học: Luận văn góp phần làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn phòng cấp quận và khả năng áp dụng các lý luận đó vào thực tiễn. - Về mặt thực tiễn: Luận văn khảo sát thực tiễn và đánh giá tình hình hiện đại hóa công tác Văn phòng của HĐND-UBND quận Thanh Xuân, tìm ra nguyên nhân, những ưu điểm, hạn chế, đánh giá, so sánh với những kết quả =đạt được, từ đó 5 nêu các giải pháp nhằm đưa công tác văn phòng dần dần hiện đại hóa phục vụ cải cách hành chính và hội nhập quốc tế. 8. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng trong điều kiện cải cách hành chính. Chương 2. Thực trạng hiện đại hóa công tác Văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân. Chương 3. Một số giải pháp hiện đại hóa công tác Văn phòng phục vụ hoạt động lãnh đạo và quản lý ở UBND quận Thanh Xuân trong điều kiện cải cách hành chính ở Việt Nam. 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG, HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TRONG ĐIỀU KIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1.Văn phòng 1.1.1. Khái niệm về Văn phòng Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị, nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính tương đối. Tuy nhiên, khái niệm là “văn phòng” hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành đã đưa ra những quan điểm về “Văn phòng” như sau: - Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [32, tr.1797]. Theo Cẩm nang Tổ chức và Quản trị văn phòng thì “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiệc vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị” [10]. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. 7 Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”. Ngoài ra, văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… Trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức có tính độc lập tương đối. Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng. Trong khuôn khổ luận văn xin sử dụng khái niệm về văn phòng một cách chung nhất, có thể hiểu: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnhvực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.”(theo PGS.TS Đào Xuân Chúc, Văn phòng và quản trị văn phòng – một số nhận thức lý luận [tr49], trong cuốnKỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2005). 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp để tạo năng suất, hiệu quả cao nhất. Do vậy văn phòng có chức năng sau: 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu là một trong các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai 8 nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan. Chức năng tham mưu: Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phục thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp: Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thồng tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. 1.1.2.2. Chức năng hậu cần Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng cần có. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính,... Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. 9 Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm hoạt động chung của văn phòng là: chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Trụ sở và văn phòng phải được sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông tin qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành các nhiệm vụ cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ. Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự,… Đó là những nhiệm cụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng hợp. Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây: 1.1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt 10 động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có quy định, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. 1.1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Kế hoạch chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch chiến lược văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. 1.1.3.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính; thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, 11 xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng được coi như “gác cổng thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng. Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. 1.1.3.4. Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế chính trị, xã hội... phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về ban hành văn bản và công tác lưu trữ. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn bản quy phạm pháp luật sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính. Đề ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng. 12