Tài liệu Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một cửa hàng bách hóa

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một cửa hàng bách hóa . Kiểm soát là một chức năng quan trọng của nhà quản lí nhằm thu thập thông tin về các quá trình , hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức , tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt. một mặt , kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lí phát hiện ra những sai sót và cso biện pháp diều chỉnh, mặt khác , thông qua kiểm soát , các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong cửa hàng để đảm bảocửa hàng hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một cửa hàng cần làm để có được những điều muốn có và tránh những rủi ro . Cũng trên nguyên tắc này, để đảm bảo hiệu quả hoạt động của cửa hàng , họ thường đặt ra những hệ thống quản lí khác nhau .Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho cửa hàng các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Cửa hàng cổ phần).để đảm bảo nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế của cửa hàng trên thị trường toàn cầu , một hệ thống kiểm soát sẽ cung cấp thông tin phản hồi về các hoạt động , xác định khoảng cách giữa các kế hoạch và kết quả thực tế , 1 kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quá trình quản lí bởi vì nó đề ra các biện pháp để đảm bảo rằng hệ thống đang vận hành đúng hướng về các mực tiêu đề ra , để tổ chức một hệ thống kiểm soát , các nhà quản lí luôn muốn biết cụ thể ba điều : 1. hiệu lực của kế hoạch- mức độ đạt được mục tiêu 2. hiệu quả , nguồn lực phải sử dụng để đạt được kết quả 3. năng suất – chất lượng và số lượng của kết quả hoạt động trong mối quan hệ với chi phí của hoạt động . Như vậy , hệ thống kiểm soát là một trong 4 chức năng quản lí mà nhà lãnh đạo cửa hàng phải chú trọng , xây dựng . Vì vậy , bám sát vào nhu cầu thực tiễn và mục đích của hệ thống này chúng ta có thể đề suất 5 yếu tố và từ đó đưa ra các phương án phù họp với cửa hàng để cửa hàng hoạt động hiệu quả nhất . Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyềền thông Thứ nhất , môi trường kiểm soát 2 Giám sát Là một yếu tố phản ánh sắc thái chung của đơn vị , chi phối ý thực của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của các nhân tố chính kiểm soát nội bộ trong cửa hàng . Giám đôốc cửa hàng Khách hàng Môi trường làm việc chung Nhân viền Nhân viền bán hàng Trước hết đó là đưa ra những qui định , nguyên tắc , những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị để mỗi thành viên trong đơn vị có cách cư xử đúng đắn , nhà lãnh đạo phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các qui định hành xử trong cửa hàng và nhà quản lí cần phổ biến những qui định cho mọi thành viên bằng thể thức thích hợp, nhân viên hay con người là nhân tố quan trọng trong sự phát triển của cửa hàng nếu một tổ chức hoạt động mà không có sự phân quyền, mọi người không nghiêm tức thực hiện công việc , điều đó sẽ là một chướng ngại lớn cho cửa hàng , đạo đức quản lí là một nhân tố vô cùng quan trọng tạo nên môi 3 trường làm việc thân thiện , hiệu quả ,là một thành tố trong văn hóa tổ chức , nó tạo ra các cưn cứ để đưa ra các quyết định về trách nhiệm xã hội – yếu tố liên quan đến môi trường bên ngoài . Phạm vi pháp luật Phạm vi đạo đức Phạm vi lựa chọn tự ( các chuẩn mực pháp (các chuẩn mực đạo do luật ) đức ) ( các chuẩn mực cá nhân , tổ chức ) Mức độ kiểm soát Cao thấp Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà cửa hàng nên quan tâm là : 1. Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực 2.Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh 3 .Tổ chức công việc khoa học 4 .Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức 5 .Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có 6 .Tạo thế và lực cho tổ chức thích Cửa hàng có thể sử dụng nhiều phương pháp như: thử nghiệm ma túy , giám sát bí mật . +thử nghiệm ma túy : sử dụng ma túy là hành vi bất hợp pháp khiến cửa hàng gặp phải nhiều vấn đề tăng sản phẩm sai hỏng , giảm chất 4 lượng công việc , sự vắng mặt của nhân viên , tai nạn nơi làm việc, từ đó dẫn đến những thái độ , hành vi phi đạo đức trong cửa hàng …để giải quyết vấn đề trên , tổ chức càng nên sử dụng nhiều biện pháp thử nghiệm trên người tuyển dụng , nhân viên đang làm việc , người lao động … + Giám sát bí mật :để giám sát những hành vi bất hợp pháp có thể xảy ra như ăn trộm , ăn cắp , gian lận , cố tình phá hoại tài sản , đe dọa khủng bố … giám sát có thể thực hiện thông qua các nhân viên an ninh nội bộ , sử dụng các thiết bị giám sat như camera siêu nhỏ , các thiết bị hiện đại để có thể quan sat được những nhân viên có nghi ngờ là tội phạm. + Máy đo tim và kiểm tra độ trung thực :đôi khi còn được gọi là máy phát hiện nói dối ,biện pháp xác định này theo nghiên cứu có độ tin cậy và chính xác là 76 %. + Công khai trả lương :sẽ tạo một tinh thần thoải mái cho nhân viên ,họ có thể thấy được sự công bằng cũng như cung cấp thông tin để họ có thể đàm phán mức lương của họ. bên cạnh đó , nên chú trọng : + Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, nhà quản lí chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. + Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các cửa hàng cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo sự độc lập của Kiểm toán nội bộ với các bộ phân quản lý trong cửa hàng … Ở Việt nam, Luật cửa hàng 2005 quy định một số loại hình cửa hàng phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò 5 như Uỷ ban kiểm toán. + Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. + Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị. + Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của chủ cửa hangvề tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải , chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát. ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.Nói chung trong môi trường kiểm soát , phong cách của nhà quản lí và hành vi của người lao động là yếu tố quan trọng nhất để giám sát, đánh giá tình hình hoạt động của cửa hàng . 6 Thứ hai , Đánh giá rủi ro. Ta có thể sử dụng vòng liên hệ ngược để đánh giá Kềốt quả mong muôốn Kềốt quả thực tềố Đo lường kềốt quả thực tềố So sánh thực tại với các tiều chuẩn Thực hiện điềều chỉnh Xây dựng chương trình điềều chỉnh Phân tích các nguyền nhân sai lệch Xác định các sai lệch Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, nhà quản lí phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến 7 cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được.Ở đây mục tiêu của cửa hàng là tang năng suất , chất lượng , số lượng , doanh thu . - Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. Chủ cửa hàng có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ. - Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: +Ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu.nhà quản lí nên quan tâm Cửa hàng sản xuất ở đây là mặt hàng gì , tính cạnh tranh trên thị trường ra sao ,khả năng hoàn vốn như thế nào , là bao nhiêu phần trăm.. +Xem xét khả năng xảy ra rủi ro : hoạch định chiến lược , tính toán tỉ lệ rủi ro là bao nhiêu, dự đoán trước những rủ ro không đáng có +Đề ra những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro. Đưa ra những biện pháp ngăn chặn hoặc những biện pháp có thể thay đổi được tình hình của cửa hàng khi gặp rủi ro .Ngoài ra những rủi ro không chỉ lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm 8 tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Cửa hàng mẹ hoặc do thiếu quan tâm... Các yếu tố bên ngoài:Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức... Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành… Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không. Rủi ro ở đây chúng ta cần xem xét chiến lược mục tiêu đề ra có quá 9 sức với cửa hàng , cửa hàng có thể thực hiện từ đó đưa ra những biện pháp cụ thể. thứ ba, Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của chủ cửa hàng được thực hiện kđ ềốmâề msu stá áslr nhờa uhg nđt lgớ c i o o t a t ư r ự ể á u gà n ôề ộ c n ư n - Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,… - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì 10 cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. - Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị… - Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp nhà quản lí khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trongcửa hàng ., tuỳ từng khuyết điểm mà có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong cửa hàng cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của cửa hàng , vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì cửa hàng đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong cửa hàng muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ. 11 Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao, nhà quản lí nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu cửa hàng phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, nhà quản lí nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu. Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, nhà quản lí nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ. Về phía nhà quản lý trong cửa hàng có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của cửa hàng . Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của 12 cửa hàng cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập… Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều cửa hàng còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.Kiểm soát nội bộ nên do giám đốc tài chính phụ trách. Thứ tư,Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau: + Kiểm soát máy tính :mục đích chủ yếu là để đo lường hoạt động của nhân viên, các nhà quản lí có thể thấy được sự nỗ lực của nhân viên , phù hợp để đánh giá sản lượng đầu ra của người lao động một cách định kì - Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. - Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời. Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là 13 một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính. Thông tin phản hồi: liên lạc tốt giữa các nhà cung cấp thông tin và nhà quản lí , đảm bảo thông tin cần đến đúng người nhận thông tin , thông tin cần đảm bảo tính tin cậy độ chính xác , đầy đủ , cụ thể , yêu cầu về thời gian . Xây dựng hệ thống giám sát thông tin liên lạc vào ra trong cửa hàng , kiểm soát máy điện thoại , máy tính ,thiết bị mạng , thư báo , thư tín bảng biểu . Trong trường hợp những thông báo phải đảm bảo yêu cầu về tính công khai minh bạch , thông tin cần được công bố chính thức bởi các cá nhân tổ chức có trách nhiệm. Cần sử dụng các thiết bị ghi chép , theo dõi , điều tra khảo sát trực tiếp , xử lí chúng vào đúng mục đích.kiểm soát hệ thống thông tin nên bám sát với quá trình hoạt động của thông tin . Thu liệu thập dữ Xử lí thông tin Sử dụng thông Các quyết định tin Kiểm soát hoạt động cần những thông tin đơn giản về các hoạt động bên trong cửa hàng , kiểm soát hoạt động xảy ra thường xuyên , ở phạm vi và các chức năng khác nhau , để đảm bảo thông tin được xử lí hiệu quả và giám sát liên tục các kết quả xảy ra trong quá trình hoạt động hệ thống kiểm soát hoạt động của thông tin cần cho : 14 + xử lí các hoạt động giao dịch như ghi lại những sự thay đổi hàng ngày về khối lượng , doanh số , lao động , nguyên vật liệu + sản xuất các báo cáo kiểm soát + xử lí nhanh chóng những yêu cầu phát sinh như các trạng thái cân bằng , tần suất , dự trữ ,lượng phân phối. Hệ thống kiểm soát quản lí thông tin cần thông tin cụ thể ,tính chính xác cao , ngoài ra còn có thể kiểm soát mức độ hoạt động của các nhân viên và các yếu tố hành vi phức tạp của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc kiểm soát Đảm bảo được những thông tin vào ra trong danh nghiệp luôn nằm trong sự kiểm soát Nhà quản lí có thể dùng những công cụ hỗ trợ kiểm soát như: + Hệ thống báo cáo thông tin . + Hệ thống hỗ trọ ra quyết định . +Hệ thống hỗ tợ hoạt động nhóm . +Hệ thống chuyên gia . Ngoài ra để quản lí chặt chẽ nhà quản lí có thể sử dụng nhiều hệ thống kiểm soát khác nhau và mỗi cấp quản lí cũng có những nhu cầu khác nhau đối với hệ thống thông tin , thoogn tin là một thành tố vô cùng quan trọng là công cụ để gắn liền các chức năng của môi trường , là nguyên liệu đầu vào đề ra các quyết định quản lí là công cụ để tổ chức thực hiện các quyết định quản lí và là nguồn lực quan trọng của tổ chức Như vậy việc đảm bảo trong vấn đề truyền thông , thông tin phải đảm bảo chặt chẽ , với những nguồn thông tin bí mật mang tính nội 15 bộ đòi hỏi phải rà soát , giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát định kì thường xuyên. thứ năm,Giám sát Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kĩ thuật viên độc lập thực hiện).Việc giám sát có thể nằm trong qui trình như sau : Xác định mục tiều , nội dung kiểm soát Xác định các tiều chuẩn kiểm soát Giám sát ,đo lường việc thực hiện Đánh giá việc thực hiện 16 có Sự thực hiện phù hợp với tiều chuẩn tiềuchauauaanr Không câền điềều chỉnh không Tiềốn hành điềều chỉnh sai lệch Đưa ra sáng kiềốn đổi mới Tất cả những phương pháp nêu trênđều hướng về một kết quả .Vì vậy với sự cần thiết cho hệ quả của tổ chức, hệ thống kiểm soát cần phải được sử dụng một cách linh hoạt , tạo ra những điểm khác biệt phù hợp với đặc điểm của từng bộ phận , từng con người trong cửa hàng .Khi tổ chức và cần phải tiết kiệm và mỗi nhân tố này cần sự chú ý liên tục theo thời gian để đảm bảo tính vững chắc của hệ thống . 17