Tài liệu Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty tnhh việt hoa

Lêi më ®Çu Th¬ng m¹i lµ cÇu nèi gi÷a s¶n xuÊt vµ tiªu dïng vµ lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu trong quy tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña bÊt kú mét ®¬nvÞ s¶n xuÊt kinh doanh nµo. Kinh tÕ cµng ph¸t triÓn cµng ®ßi hái th¬ng m¹i ph¶i ph¸t triÓn phï hîp víi yªu cÇu cña hoµn c¶nh míi. Ho¹t ®éng chñ yÕu cña th¬ng m¹i lµ tiªu thô hµng ho¸, cung cÊp c¸c dÞch vô cho ngêi tiªu dïng vµ lµ ho¹t ®éng quan träng nhÊt cña toµn bé qu¸ tr×nh kinh doanh cña mét doanh nghiÖp th¬ng m¹i. §©y lµ giai ®o¹n cuèi cïng nhng quyÕt ®Þnh ®Õn toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh, nã ¶nh hëng tíi vèn lu ®éng hµng ho¸ – mµ vèn hµng ho¸ chiÕm phÇn lín trong tæng tµi s¶n cña ®¬n vÞ th¬ng m¹i. KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ mét bé phËn kÕ to¸n quan träng nhÊt trong c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ th¬ng m¹i. PhÇn hµnh nµy quyÕt ®Þnh ®Õn toµn bé qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn vèn lu ®éng hµng ho¸, vèn lu ®éng b»ng tiÒn vµ hiÖu qu¶ kinh doanh cña toµn ®¬n vÞ. Lµm tèt c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô tøc lµ ®· t¹o ra c¬ së v÷ng ch¾c cho viÖc qu¶n lý hiÖu qu¶ nguån vèn vµ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. Bªn c¹nh viÖc t¹o ra hiÖu qu¶ kinh doanh tõ ho¹t ®éng kÕ to¸n, doanh nghiÖp cßn ph¶i lu«n thay ®æi n¾m b¾t ®îc nhu cÇu thÞ trêng ®Ó cung cÊp c¸c s¶n phÈm phï hîp, cã ph¬ng thøc tiªu thô hîp lý ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ kinh doanh cao nhÊt. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty TNHH ®Çu t ph¸t triÓn ViÖt Hoa, em ®· cè g¾ng t×m hiÓu toµn bé quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ cña c«ng ty. Chuyªn ®Ò thùc tËp cña em lµ: h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. Chuyªn ®Ò bao gåm hai phÇn: - PhÇn mét: Kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty TNHH ®Çu t ph¸t triÓn ViÖt Hoa. - PhÇn hai: Thùc tr¹ng h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. - PhÇn ba: Hoµn thiÖn to¸n kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. Do sù h¹n chÕ vÒ thêi gian vµ kiÕn thøc cã h¹n, trong b¸o c¸o nµy cßn cã nhiÒu h¹n chÕ rÊt mong sù ®ãng gãp ý kiÕn cña thµy c« vµ c¸c b¹n. I. Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty TNHH ®Çu t ph¸t triÓn ViÖt Hoa. 1. Mét sè nÐt c¬ b¶n vÒ ho¹t ®éng qu¶n lý vµ kinh doanh cña c«ng ty ViÖt Hoa. 1.1 Qóa tr×nh thµnh lËp vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. C«ng ty TNHH ®Çu t ph¸t triÓn ViÖt Hoa lµ c«ng ty 100% do c«ng ty mËu dÞch Ho»ng D¬ng tØnh Nam Ninh, Trung Quèc ®Çu t thµnh lËp theo giÊy phÐp ®Çu t sè 52/GP- HN ngµy 3 th¸ng 9 n¨m 1999. Trô së ®Æt t¹i Hoµng Ngäc Ph¸ch , §èng §a , Hµ Néi. C¸c ho¹t ®éng (ngµnh nghÒ) kinh doanh cña c«ng ty : - NhËp khÈu c¸c gièng lóa lai c©y ¨n qu¶ , c©y rau , c©y hoa cã n¨ng suÊt cao ; thiÕt bÞ n«ng, l©m , ng nghiÖp vµ cung cÊp ra thÞ trêng. - Cung cÊp thuèc b¶o vÖ thùc vËt, ph©n bãn , thuèc thó y , thøc ¨n gia sóc gia cÇm.... - B¶o dìng söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ n«ng, l©m, ng nghiÖp .... Víi c¸c s¶n phÈm hµng ho¸ cung cÊp cho n«ng, l©m, ng nghiÖp cã nguån gèc tõ Trung Quèc , c«ng ty ®· gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong hai n¨m ®Çu kinh doanh. T©m lý chung cña ngêi ViÖt Nam lµ kh«ng tin tëng vµo chÊt lîng s¶n phÈm hµng ho¸ cña Trung Quèc do ®ã ®Ó t×m kiÕm ®îc thÞ trêng tiªu thô ë ViÖt Nam c«ng ty ViÖt Hoa ®· ph¶i sö dông rÊt nhiÒu ph¬ng thøc marketing: qu¶ng c¸o, chµo hµng tËn ®Þa ph¬ng , trång thö nghiÖm... Víi sù cè g¾ng nç lùc cña m×nh c«ng ty ®· dÇn kh¼ng ®Þnh m×nh trªn thÞ trêng ViÖt Nam. HiÖn t¹i, s¶n phÈm cña c«ng ty cã mÆt trªn kh¾p c¸c tØnh miÒn B¾c vµ miÒn Trung níc ta. KÕ ho¹ch l©u dµi cña c«ng ty lµ sÏ th©m nhËp vµo thÞ trêng miÒn Nam víi c¸c mÆt hµng ®a d¹ng nh c¸c gièng thãc lai F1 , c¸c gièng hoa qu¶ , c¸c lo¹i gia sóc gia cÇm..... Bèn n¨m ho¹t ®éng kinh doanh trªn thÞ trêng ViÖt Nam ®¸nh dÊu nh÷ng bíc tiÕn trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña c«ng ty ViÖt Hoa. Bèn n¨m lµ mét kho¶ng thêi gian qu¸ ng¾n ®Ó cã thÓ ®¸nh gi¸ ®îc mét c«ng ty ho¹t ®éng tèt hay kh«ng tèt nhng ®ã còng ®ñ ®Ó ®¸nh gi¸ sù nç lùc kh«ng ngõng cña c¶ tËp thÓ c«ng ty. N¨m 1999 lµ n¨m c«ng ty b¨t ®Çu bíc vµo kinh doanh còng lµ n¨m ®Çu tiªn ViÖt Nam ¸p dông luËt thuÕ GTGT cßn cã nhiÒu víng m¾c ®· t¹o ra kh«ng Ýt khã kh¨n cho c«ng ty. Tr¶i qua kh«ng Ýt gian nan trªn con ®êng kinh doanh , c«ng ty ®· ®¹t ®îc mét sè thµnh tùu ®¸ng kÓ nh: thÞ trêng ®îc më réng, doanh thu t¨ng, lîi nhuËn t¨ng, l¬ng b×nh qu©n cña c«ng nh©n t¨ng.....C«ng ty ®· dÇn kh¼ng ®Þnh ®îc uy tÝn cña m×nh b»ng chÊt lîng cña hµng ho¸ cung cÊp ra thÞ trêng. mét sè chØ tiªu kinh tÕ trong c¸c n¨m VN§ 1999 1.Vèn ph¸p ®Þnh 2. Tæng doanh thu 3.Lîi nhuËn sau thuÕ 4.L¬ng b×nh th¸ng a. Ngêi ViÖt Nam b. Ngêi níc ngoµi 4.897.536.000 32.127.450 -375.026.100 2000 2001 2002 5.013.824.360 309.492.127 -6.713.850 5.125.138.150 2.138.615.420 23.009.710 5.201.259.740 14.073.960.342 328.013.802 930.000 1.500.000 1.050.000 1.800.000 1.125.000 2.000.000 qu©n 800.000 1.300.000 1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ViÖt Hoa. Lµ c«ng ty kinh doanh th¬ng m¹i víi c¸c mÆt hµng ®¨ng ký kinh doanh nhng trªn thùc tÕ mÆt hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ thãc gièng, thuèc b¶o vÖ thùc vËt vµ c¸c lo¹i h¹t gièng rau. Hai nhµ cung cÊp chñ yÕu cña c«ng ty lµ c«ng ty gièng c©y trång B¾c Kinh, Trung Quèc vµ c«ng ty Trang N«ng cña ViÖt Nam. Ngoµi ra cßn cã mét sè nhµ cung øng kh¸c nh c«ng ty gièng MiÒn B¾c .... Mét phÇn hµng ho¸ cña c«ng ty cßn ®îc c«ng ty tù s¶n xuÊt theo ph¬ng thøc giao gièng cho n«ng d©n gieo trång, c«ng ty cö c¸c chuyªn gia, c¸c c¸n bé phô tr¸ch kü thuËt ®Õn cuèi vô sÏ thu ho¹ch tr¶ cho ngêi n«ng d©n theo ph¬ng thøc mua hµng. HiÖn t¹i c«ng ty ViÖt Hoa cã rÊt nhiÒu lo¹i thãc gièng: nhÞ u 838, nhÞ u 63, trung u vµ kim u 253, båi t¹p s¬n thanh, b¾c u 903.... §©y lµ nh÷ng lo¹i thãc gièng cã n¨ng suÊt cao ®ang ®îc a chuéng trªn thÞ trêng níc ta. Ngoµi ra mÆt hµng h¹t gièng còng rÊt ®a d¹ng víi c¸c lo¹i h¹t rau: bÝ , c¶i, .... Hµng hãa cña c«ng ty ®· cã mÆt trªn hÇu hÕt c¸c tØnh miÒn B¾c, miÒn Trung níc ta: Cao B»ng, VÜnh Phóc, B¾c Ninh, H¶i D¬ng, Nam §Þnh, Th¸i B×nh, Qu¶ng B×nh, B×nh §Þnh, NghÖ An....Mçi n¨m thÞ trêng cña c«ng ty ®îc më réng h¬n do c«ng ty rÊt chó träng ®Õn kh©u tiÕp thÞ, qu¶ng b¸ s¶n phÈm vµ còng do kh¸ch hµng tù t×m ®Õn c«ng ty do chÊt lîng hµng ho¸ tèt h¬n, gi¸ thµnh thÊp h¬n. Tõng bíc c«ng ty kh¼ng ®Þnh m×nh b»ng chÝnh chÊt lîng cña hµng ho¸ b¸n ra. Môc tiªu mµ c«ng ty ®Æt ra lµ thÞ trêng c¸c tØnh miÒn Nam vµ doanh thu lµ 20.000.000.000 ®ång n¨m 2003. Kinh doanh trong lÜnh vùc n«ng nhiÖp ph¶i lu«n g¾n liÒn víi mïa vô nªn ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty còng mang tÝnh thêi vô. Ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty chñ yÕu vµo hai vô lµ vô hÌ vµ vô ®«ng xu©n. Trªn thùc tÕ c«ng ty chØ thùc sù ho¹t ®éng bèn th¸ng trong n¨m lµ c¸c th¸ng: 5, 6 vµ 11, 12 c¸c th¸ng cßn l¹i thùc hiÖn c«ng t¸c chuÈn bÞ: nghiªn cøu thÞ trêng, chµo hµng, nhËp hµng.... C¸c mÆt hµng cña c«ng ty kinh doanh ®· cã mÆt trªn rÊt nhiÒu tØnh thµnh miÒn B¾c vµ miÒn Trung. Ban ®Çu víi h×nh thøc b¸n lÎ tíi tËn tay ngêi n«ng d©n c«ng ty ®· kh«ng thu ®îc nh÷ng kÕt qu¶ nh mong ®îi. HiÖn nay, c«ng ty ®· ®a d¹ng h×nh thøc kinh doanh cña m×nh : b¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n kÝ göi ®¹i lý víi nhiÒu h×nh thøc thanh to¸n kh¸c nhau: tiÒn mÆt, tiÒn ng©n hµng, ngo¹i tÖ 1.3. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ViÖt Hoa. a. KÕt cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ViÖt Hoa : S¬ ®å bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt Phßng kü Phßng hµnh thuËt chÝnh tæng hîp Phßng tµi vô Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh Phßng kinh doanh b. Chøc n¨ng cña c¸c bé phËn t¹i c«ng ty ViÖt Hoa: b.1. Gi¸m ®èc. Trong c«ng ty ViÖt Hoa, Gi¸m ®èc lµ ngêi ®øng ®Çu c«ng ty, gi÷ vai trß l·nh ®¹o chung toµn c«ng ty, lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña c«ng ty tríc ph¸p luËt, ®¹i diÖn cho quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña toµn bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty nªn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña toµn c«ng ty. ë c«ng ty ViÖt Hoa, ho¹t ®éng qu¶ lý ®îc tæ chøc theo h×nh thøc hçn hîp võa tËp trung võa ph©n quyÒn. Gi¸m ®èc lµ ngêi trùc tiÕp qu¶n lý t×nh h×nh tµi chÝnh vµ tæ chøc nh©n sù cña c«ng ty cßn lÜnh vùc kü thuËt vµ kinh doanh ®îc giao cho c¸c phã gi¸m ®èc phô tr¸ch: gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh vµ gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt. Hai phã gi¸m ®èc nµy ph¶i chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng viÖc ®îc giao vµ ph¶i b¸o c¸o thêng xuyªn cho gi¸m ®èc vÒ vÊn ®Ò m×nh phô tr¸ch. b.2. Phßng kü thuËt: §©y lµ phßng gióp viÖc cho gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm hµng ho¸, kiÓm ®Þnh c¸c gièng lóa, c¸c gièng hoa qu¶, gièng rau, nghiªn cøu triÓn khai thö nghiÖm gièng,.....HiÖn t¹i phßng kü thuËt trùc tiÕp phô tr¸ch trung t©m nghiªn cøu triÓn khai gièng lóa t¹i B×nh §Þnh. Ngoµi ra t¹i c«ng ty cßn cö c¸c chuyªn gia ®Õn c¸c khu vùc lóa gièng theo hîp ®ång ®· ký kÕt víi bªn ®èi t¸c. b.3. Phßng hµnh chÝnh tæng hîp: Phßng nµy gåm 2 ngêi cã nhiÖm vô thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn v¨n th lu tr÷, qu¶n lý x¾p xÕp nh©n sù, s¾p xÕp tiÒn l¬ng, ®èi néi ®èi ngo¹i... b.4. Phßng tµi vô: Phßng tµi vô cã nhiÖm vô tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh, h¹ch to¸n kÕ to¸n nh»m gi¸m s¸t vµ ph©n tÝch hiÖu qu¶ cña mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña toµn c«ng ty. b.5. Phßng kinh doanh: Phßng kinh doanh lµ phßng tæng hîp chÞu tr¸ch nhiÖm c¶ vÒ nhËp khÈu hµng hãa, c¶ vÒ t×m kiÕm thÞ trêng, b¸n hµng vµ vÒ qu¶n lý hµng ho¸. Phßng kinh doanh phô tr¸ch cöa hµng dÞch vô giíi thiÖu s¶n phÈm còng nh hÖ thèng ®¹i lý cña c«ng ty ë c¸c tØnh Th¸i B×nh, Nam §Þnh, VÜnh Phóc...HÖ thèng nµy gãp phÇn kh«ng nhá trong qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ cña c«ng ty. Mçi phßng trong c«ng ty cã mét chøc n¨ng riªng biÖt nhng cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau, ®Òu chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc t¹o nªn mét chuçi m¾t xÝch trong guång m¸y ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty nh×n chung gän nhÑ vµ linh ho¹t do cã sù chØ ®¹o kÞp thêi tõ gi¸m ®èc ®Õn c¸c phßng ban. §ång thêi gi¸m ®èc khi cÇn còng nhËn ®îc th«ng tin cÇn thiÕt tõ phÝa c¸c phßng ban cã tr¸ch nhiÖm. 2. §Æc ®iÓm c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty ViÖt Hoa: 2.1.Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ViÖt Hoa: Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung sau: m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n TSC§, kÕ to¸n mua hµng ho¸ KÕ to¸n b¸n hµng, theo dâi TK ph¶i thu KH KÕ to¸n thanh to¸n kiªm thñ kho KÕ to¸n chi phÝ vµ kÕt qu¶ tiªu thô kiªm thñ quü Theo s¬ ®å trªn, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty gåm cã 5 ngêi, mét kÕ to¸n trëng vµ bèn kÕ to¸n viªn.Víi ®Æc ®iÓm lµ mét c«ng ty kinh doanh th¬ng m¹i nªn c¸c nh©n viªn kÕ to¸n cña c«ng ty thêng kiªm mét ®Õn hai chøc n¨ng ®Ó ®¶m b¶o tiÕt kiÖm mµ vÉn ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. C«ng viÖc cña phßng kÕ to¸n ®îc ph©n c«ng nh sau: -KÕ to¸n trëng: KÕ to¸n trëng lµ ngêi phô tr¸ch chung, chÞu tr¸ch nhiÖm híng dÉn chØ ®¹o c«ng t¸c tæ chøc vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n , tæ chøc lËp b¸o c¸o theo yªu cÇu cña qu¶n lý , lùa chän nh©n viªn kÕ to¸n , ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ cho tõng ngêi tõng bé phËn cã liªn quan. §ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm tríc gi¸m ®èc vÒ th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp vÒ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông vèn , tµi s¶n cña c«ng ty. §Ó ®¶m ®¬ng tèt nhiÖm vô cña m×nh kÕ to¸n trëng kiªm lu«n c«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp. -KÕ to¸n TSC§ , kÕ to¸n mua hµng vµ theo dâi TK "ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp " - TK 331. Nh©n viªn kÕ to¸n nµy cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m TSC§, theo dâi viÖc nhËp mua hµng ho¸ vµ viÖc thanh to¸n víi nhµ cung cÊp .. -KÕ to¸n b¸n hµng vµ theo dâi tµi kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng - TK 131. Nh©n viªn kÕ to¸n nµy cã nhiÖm vô ph¶i ghi chÐp ho¸ ®¬n b¸n hµng, theo dâi t×nh h×nh c«ng nî cña tõng kh¸ch hµng vµ cã tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o t×nh h×nh víi kÕ tãan trëng thêng xuyªn liªn tôc. -KÕ to¸n thanh to¸n kiªm thñ kho. Nh©n viªn nµy cã nhiÖm vô theo dâi thanh to¸n néi bé, thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, thanh to¸n víi kh¸ch hµng vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i thanh to¸n ...®ång thêi theo dâi hµng ho¸ trong kho vÒ mÆt sè lîng. - KÕ to¸n chi phÝ kinh doanh, kÕt qu¶ tiªu thô kiªm thñ quü. C«ng viÖc cña nh©n viªn kÕ to¸n nµy lµ tËp hîp c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh, ho¹t ®éng qu¶n lý cña c«ng ty vµo c¸c sæ chi tiÕt ®Ó cuèi kú kÕt chuyÓn vµo tµi kho¶n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Ngoµi ra cßn ph¶i dùa vµo c¸c phiÕu thu, phiÕu chi cña kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó thu hoÆc chi tiÒn vµ lËp b¸o c¸o thu chi còng nh tån quü lóc cuèi th¸ng, quý, n¨m. 2.2 Tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n: H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n ®îc ¸p dông t¹i c«ng ty lµ h×nh thøc NhËt ký chung. C¸c lo¹i sæ s¸ch kÕ to¸n cña c«ng ty sö dông theo yªu cÇu qu¶n lý vµ theo môc ®Ých h¹ch to¸n t¹i c«ng ty vµ ®ã lµ hÖ thèng sæ tæng hîp vµ chi tiÕt nh quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. C¸c sæ tæng hîp: NhËt ký chung, NhËt ký ®Æc biÖt C¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt: b¸n hµng, mua hµng, chi tiÕt thanh to¸n, chi tiÕt chi phÝ... HÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c c«ng viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ, vµo sæ s¸ch, lªn b¸o c¸o kÕ to¸n theo quy ®Þnh cu¶ chÕ ®é kÕ to¸n níc ta. Quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty nh sau: quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty Chøng tõ gèc NhËt ký ®Æc biÖt NhËt ký chung Sæ C¸i Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi kú §èi chiÕu Hµng ngµy, khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ nhËt ký ( NhËt ký chung, NhËt ký ®Æc biÖt ) vµ c¸c sæ chi tiÕt liªn quan. NhËt ký ®Æc biÖt mµ c«ng ty sö dông ®ã lµ : NhËt ký b¸n hµng, nhËt ký mua hµng, nhËt ký chi tiÒn vµ nhËt ký thu tiÒn. C¸c sæ nµy ®îc ghi theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Sæ C¸i ®îc më riªng cho c¸c tµi kho¶n thuéc phÇn hµnh kÕ to¸n quan träng vµ ®îc ghi vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng . C¨n cø ®Ó ghi sæ C¸i lµ c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt, NhËt ký chung. §ång thêi, sæ C¸i cßn lµ c¨n cø ®Ó vµo b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh trong th¸ng vµ ®Ó ®èi chiÕu víi c¸c b¶ng tæng hîp kh¸c. II. Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. 1. §Æc ®iÓm hµng ho¸ cña c«ng ty ViÖt Hoa. Hµng ho¸ lµ nh÷ng s¶n phÈm ®îc c«ng ty mua vÒ ®Ó phôc vô môc ®Ých b¸n l¹i cho kh¸ch hµng, kh«ng ph¶i ®Ó tiªu dïng. Do ®ã, kinh doanh ph¶i xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu cña thÞ trêng vµ ph¶i dùa vµo ®Æc ®iÓm cña mÆt hµng kinh doanh. Mçi lo¹i hµng ho¸ ®Òu cã mét ®Æc ®iÓm riªng vµ ®Ó kinh doanh cã hiÖu qu¶ ®ßi hái nhµ kinh doanh ph¶i n¾m b¾t ®îc ®iÒu ®ã ®Ó cã chiÕn lîc kinh doanh thÝch hîp. C«ng ty ViÖt Hoa kinh doanh th¬ng m¹i vÒ c¸c mÆt hµng phôc vô n«ng nghiÖp nh: thãc gièng, thuèc b¶o vÖ thùc vËt, c¸c lo¹i h¹t gièng rau, m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô n«ng, l©m, ng, nghiÖp...Trªn thùc tÕ c«ng ty kinh doanh chñ yÕu lµ thãc gièng, thuèc b¶o vÖ thùc vËt vµ c¸c lo¹i h¹t gièng rau. §©y lµ c¸c mÆt hµng, phÇn lín cã nguån gèc tõ Trung Quèc. C¸c mÆt hµng nµy ®îc nhËp khÈu qua biªn giíi, cã kiÓm ho¸ ..... vµ ®îc nhËp kho ®Ó b¸n dÇn. §èi víi mÆt hµng thãc gièng, lµ mét lo¹i hµng ho¸ rÊt dÔ bÞ h háng, bÞ chuét c¾n ph¸ do ®ã viÖc b¶o qu¶n rÊt khã kh¨n ®ßi hái ph¶i tiªu thô nhanh chãng ®Ó lîng hµng tån kho lµ nhá nhÊt. §©y lµ mét c«ng viÖc khã kh¨n v× viÖc kinh doanh kh«ng chØ do c«ng ty quyÕt ®Þnh mµ cßn phô thuéc vµo kh¸ch hµng cña c«ng ty. Sè lîng hµng ho¸ b¸n ra cã khi nhiÒu, cã khi Ýt do ®ã t¸c ®éng ®Õn lîng hµng tån kho. §èi víi mÆt hµng thuèc b¶o vÖ thùc vËt, th× ®îc qu¶n lý t¹i kho riªng, ®îc ®ãng gãi bao b× cÈn thËn. Tuy nhiªn, ®©y còng lµ lo¹i hµng ho¸ cã nhiÒu kh¸c biÖt víi c¸c lo¹i hµng ho¸ kh¸c bëi v× ®ã lµ c¸c mÆt hµng cã chøa ho¸ chÊt trong thµnh phÇn cña nã. C«ng viÖc b¶o qu¶n vµ tiªu thô lu«n cÇn hiÓu râ tÝnh chÊt cña tõng lo¹i mÆt hµng nµy. §èi víi c¸c lo¹i h¹t gièng rau, ®©y lµ mÆt hµng dÔ b¶o qu¶n nhÊt v× nã ®îc ®ãng gãi trong c¸c lon b»ng s¾t do ®ã kh«ng sî bÞ hao háng. 2. Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ hµng tån kho cña c«ng ty. ChÝnh s¸ch gi¸ hµng ho¸ nhËp kho mµ c«ng ty ¸p dông ®ã lµ mäi chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thu mua hµng ho¸ kh«ng ®îc tÝnh vµo gi¸ trÞ cña hµng nhËp kho mµ tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong kú. Do ®ã trong gi¸ trÞ hµng tån kho cña c«ng ty kh«ng bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ ®ã. V× vËy gi¸ ®¬n vÞ hµng tån kho, gi¸ ®¬n vÞ hµng xuÊt b¸n vµ gi¸ ®¬n vÞ hµng nhËp kho lµ gièng nhau. Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ hµng tån kho mµ c«ng ty ViÖt Hoa ¸p dông ®ã lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. C«ng thøc tÝnh: Gi¸ ®¬n vÞ hµng xuÊt kho TrÞ gi¸ hµng tån ®Çu kú TrÞ gi¸ hµng nhËp trong kú + = Sè l­îng hµng tån ®Çu kú Sè l­îng hµng nhËp trong kú + Tæng gi¸ trÞ hµng nhËp kho ®îc tÝnh theo c«ng thøc sau: Gi¸ hµng Ho¸ nhËp kho = Gi¸ mua ThuÕ trªn hãa nhËp ®¬n + __ khÈu Gi¶m gi¸ hµng mua T¹i c«ng ty ViÖt Hoa, hµng hãa kinh doanh cña c«ng ty bao gåm hµng nhËp trong níc, hµng nhËp khÈu tõ Trung Quèc vµ mét phÇn do c«ng ty tù ®Çu t s¶n xuÊt. Do ®ã gi¸ hµng tån kho cña c«ng ty ®îc tÝnh cho tõng lo¹i mÆt hµng nh sau: - Gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm nhËp hµng ®èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu - Gi¸ thùc tÕ ®èi víi hµng trong níc (®¬n gi¸ trªn ho¸ ®¬n) - Tæng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu, trÞ gi¸ cña l« hµng vµ kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp ®Òu ®îc x¸c ®Þnh lµ gi¸ theo tû gi¸ thùc tÕ lóc ph¸t sinh. KÕ to¸n c«ng ty kh«ng sö dông tµi kho¶n 413- chªnh lÖch tû gi¸ ®Ó h¹ch to¸n kho¶n chªnh lÖch tû gÝa hµng nhËp mµ h¹ch to¸n cho chªnh lÖch kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp. Khi thanh to¸n nî kÕ to¸n míi tÝnh ra kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ vµ ®a vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña th¸ng ®ã. Kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ngo¹i tÖ ®îc h¹ch to¸n vµo TK 413Chªnh lÖch tû gi¸ vµ kÕt chuyÓn vµo TK 642- Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo ®Þnh kho¶n: a. Chªnh lÖch thùc tÕ cao h¬n h¹ch to¸n - Nî TK 413: TGTT >TGHT Cã TK 331: Chªnh lÖch - Nî TK 642: KÕt chuyÓn t¨ng chi phÝ QLDN Cã TK 413: chªnh lÖch TGTT> TGHT b. Chªnh lÖch tû gi¸ thùc tÕ nhá h¬n tû gi¸ thùc tÕ - Nî TK331: chªnh lÖch tû gi¸ Cã TK 413: chªnh lÖch TGTT> TGHT - Nî TK 413: TGTT >TGHT Cã TK 642: kÕt chuyÓn gi¶m chi phÝ QLDN. Nh vËy chØ ®èi víi nh÷ng kho¶n thanh to¸n víi nhµ cung cÊp ph¸t sinh trong th¸ng th× míi ®îc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸ cña th¸ng ®ã. Kho¶n nî cßn l¹i sÏ ®îc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸ t¹i thêi ®iÓm thanh to¸n sau. 3. H¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. 3.1. C¸c ph¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. T¹i c«ng ty ViÖt Hoa, c¸c ph¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ ®îc ¸p dông chñ yÕu ®ã lµ: B¸n bu«n B¸n lÎ B¸n ®¹i lý ký göi. a.B¸n bu«n. §©y lµ ph¬ng thøc b¸n hµng ®îc ¸p dông phæ biÕn trong ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Theo ph¬ng thøc nµy, kh¸ch hµng mua hµng víi khèi lîng lín do ®ã khèi lîng hµng hãa b¸n ra lín, c«ng ty cã thÓ thu håi vèn nhanh, thuËn tiÖn, ®Èy nhanh vßng quay vèn, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. C¬ së cho mçi nghiÖp vô b¸n bu«n hµng ho¸ lµ c¸c hîp ®ång hoÆc c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng.Trong c¸c hîp ®ång vµ c¸c ®¬n ®Æt hµng nµy quy ®Þnh râ tªn chñng lo¹i mÆt hµng, khèi lîng, ®¬n gi¸, quy c¸ch phÈm chÊt hµng ho¸, ph¬ng thøc thanh to¸n, thêi h¹n thanh to¸n, thêi h¹n giao hµng, ®Þa ®iÓm giao hµng...Tõ ®ã lµm c¬ së ®Ó viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n GTGT), phiÕu xuÊt kho vµ vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp, sæ kÕ to¸n chi tiÕt....... §Ó qu¶n lý chÆt chÏ vèn hµng ho¸ (vèn lu ®éng), ph¬ng thøc b¸n bu«n chñ yÕu mµ c«ng ty ¸p dông ®ã lµ b¸n bu«n trùc tiÕp qua kho c«ng ty. Mét sè Ýt trêng hîp b¸n bu«n cho kh¸ch hµng b»ng c¸ch vËn chuyÓn th¼ng mµ ngêi mua nhËn hµng ngay t¹i c¶ng ®Çu mèi nhËp. ♦B¸n bu«n qua kho c«ng ty : Víi ph¬ng thøc b¸n hµng nµy, kh¸ch hµng ®Õn tËn kho c«ng ty ®Ó nhËn hµng hoÆc c«ng ty chuyÓn hµng ®Õn tËn n¬i cho kh¸ch hµng theo yªu cÇu. Sè lîng hµng ho¸ cho mçi nghiÖp vô b¸n bu«n hµng ho¸ lµ rÊt lín do vËy cã møc gi¸ thÊp h¬n so víi viÖc b¸n lÎ. Trong ph¬ng thøc nµy, chi phÝ vËn chuyÓn hµng hãa thêng do c«ng ty chÞu vµ ®îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng. ♦B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng. Theo ph¬ng thøc nµy, hµng hãa kh«ng ph¶i nhËp kho mµ chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng vµ thêng dïng cho kh¸ch hµng mua víi khèi lîng lín. Hµng ®îc kh¸ch hµng nhËn ngay t¹i cöa khÈu do ®ã gi¶m ®îc c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn b¸n hµng: chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, chi phÝ kho b·i, chi phÝ b¶o qu¶n lu gi÷ hµng tån kho....§ång thêi tr¸nh ®îc viÖc ø ®äng vèn trong hµng tån kho, rót ng¾n chu kú kinh doanh, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn lu ®éng cña c«ng ty. Theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n: B¸n bu«n qua kho vµ b¸n vËn chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng kh¸c nhau ë viÖc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n (TK) 156 - Hµng ho¸ vµ TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n. Trªn thùc tÕ, kÕ to¸n cña c«ng ty h¹ch to¸n cho hai trêng hîp tiªu thô nµy lµ gièng nhau nghÜa lµ ®Òu h¹ch to¸n gièng trêng hîp b¸n bu«n qua kho, khi xuÊt hµng vÉn viÕt phiÕu xuÊt kho b×nh thêng - hµng ho¸ vÉn ®îc coi lµ xuÊt tõ kho cña c«ng ty mÆc dï hµng kh«ng vÒ kho ®· chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng. b. B¸n lÎ: ViÖc b¸n lÎ hµng ho¸ còng ®îc thùc hiÖn ngay t¹i kho cña c«ng ty, mét sè kh¸c th× ®îc b¸n lÎ t¹i cöa hµng dÞch vô. §èi víi sè hµng hãa b¸n lÎ t¹i cöa hµng dÞch vô, t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng, kÕ to¸n ghi sæ theo dâi b¸n hµng cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng sau ®ã míi tæng hîp l¹i lËp b¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸ vµ chuyÓn cho kÕ to¸n t¹i c«ng ty vµo cuèi tuÇn - ®Þnh kú 7 ngµy. NÕu kh¸ch hµng cã yªu cÇu ho¸ ®¬n b¸n hµng ( Ho¸ ®¬n GTGT ) th× kÕ to¸n chuyÓn vÒ c«ng ty ®Ó viÕt ho¸ ®¬n. Khi ®ã, ho¸ ®¬n vÉn ®îc viÕt gièng nh c¸c trêng hîp trªn vµ hµng ho¸ ®îc xuÊt ë t¹i kho cña cöa hµng dÞch vô. Kh¸ch hµng mua lÎ thêng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt ngay t¹i thêi ®iÓm mua hµng. Do ®ã viÖc theo dâi c«ng nî kh«ng cÇn cô thÓ nhng vÉn ph¶i h¹ch to¸n qua TK 131- Ph¶i thu kh¸ch hµng. c.B¸n h¸ng ký göi ®¹i lý: §©y lµ h×nh thøc b¸n hµng cã nhiÒu u ®iÓm mµ c«ng ty ¸p dông v× tiÕt kiÖm ®îc mét sè chi phÝ b¸n hµng: chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì..... Theo h×nh thøc nµy, khi hµng ho¸ xuÊt cho ®¹i lý th× kh«ng viÕt hãa ®¬n GTGT ngay mµ chØ viÕt phiÕu xuÊt kho cho c¸c hµng ho¸ ®ã. §Õn cuèi th¸ng, c¸c ®¹i lý lªn b¸o c¸o tæng hîp viÖc b¸n hµng vµ thanh to¸n tiÒn trong th¸ng. KÕ to¸n dùa vµo sè lîng hµng hãa b¸n ®îc theo b¸o c¸o vµ gi¸ b¸n ®· quy ®Þnh trong hîp ®ång víi ®¹i lý ®Ó viÕt hãa ®¬n GTGT. 3.2. H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. NghiÖp vô b¸n hµng ®îc b¾t ®Çu tõ viÖc ký kÕt hîp ®ång hoÆc ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng. a. B¸n bu«n. Ngµy 01/ 11/ 2002 c«ng ty cã b¸n cho c«ng ty h¹t gièng Cæ phÇn ViÖt Nam t¹i kho c«ng ty sè lîng hµng ho¸ nh sau: Thãc gièng nhÞ u 838: 2000 kg GB: 18.000 ®/kg (c¶ thuÕ GTGT) Thãc gièng nhÞ u 63: 1.500 kg GB: 19.000 ®/kg (c¶ thuÕ GTGT) C«ng ty h¹t gièng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt 30.000.000 ®ång cßn l¹i thanh to¸n sau 20 ngµy kÓ tõ ngµy mua hµng. KÕ to¸n b¸n h¸ng lËp ho¸ ®¬n GTGT sè 031001 (biÓu 01), lËp phiÕu xuÊt kho sè 01/11 (biÓu 02). Ho¸ ®¬n GTGT nµy ®îc viÕt thµnh 3 liªn: Liªn 1: Lu t¹i cuèng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Liªn 3: Dïng ®Ó thanh to¸n. PhiÕu xuÊt kho ®îc ghi lµm 3 liªn : Liªn 1: Lu t¹i cuèng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Liªn 3: ChuyÓn cho thñ kho theo dâi xuÊt hµng. BiÓu 01: MÉu ho¸ ®¬n GTGT Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01 GTKT-3 LL Liªn 1: ( Lu) 02-B Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 2002 BB 031001 §¬n vÞ b¸n hµng: Cty TNHH §T.PT ViÖt Hoa §Þa chØ : 109 C9B Hoµng Ngäc Ph¸ch, §§, HN §iÖn tho¹i : M· sè thuÕ : 0101............ Hä tªn ngêi mua hµng: anh Thµnh §¬n vÞ : Cty h¹t gièng cæ phÇn ViÖt Nam §Þa chØ : Sè TK.... H×nh thøc thanh to¸n M· sè thuÕ: 3600........... STT Tªn hµng ho¸, §¬n vÞ Sè lîng dÞch vô A 1 B NhÞ u 838 tÝnh C kg 2 NhÞ u 63 kg §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 2.000 2 17.142,86 3= 1*2 34.285.720 1.500 17.142,86 25.714.290 Céng tiÒn hµng: ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: Tæng tiÒn thanh to¸n: 60.000.000 3.000.000 60.000.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: S¸u m¬i ba triÖu ®ång ch½n. Ngêi mua hµng ( ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n trëng ( ký, ghi râ hä tªn) Thñ trëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä tªn) Tõ ho¸ ®¬n nµy, kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho sè 01/11 ®Ó xuÊt hµng. Trªn phiÕu xuÊt kho nµy bao gåm c¸c th«ng tin: Chñng lo¹i hµng hãa, sè lîng. BiÓu 02: MÉu PhiÕu xuÊt kho §¬n vÞ ....... phiÕu xuÊt kho MÉu sè :02- VT Q§ sè 1141- TC/C§KT Sè:01/11 Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 2002 ngµy 1/11/1995 cña BTC Nî:632: 24.106.295 Cã:156: 24.106.295 Hä tªn ngêi nhËn hµng: anh Thµnh §Þa chØ: Cty h¹t gièng CP VN Lý do xuÊt kho: B¸n hµng............... XuÊt t¹i: kho c«ng ty......( 031001).................. Tªn, nh·n hiÖu, §¬n Sè lîng ST phÈm chÊt, quy M· vÞ §¬n gi¸ T c¸ch hµng hãa sè tÝnh Yªu cÇu Thùc xuÊt A 1 B NhÞ u 838 C D kg 1 2 NhÞ u 63 KhuyÕn m¹i-63 Tæng 2 Thµnh tiÒn 3 2.000 16.080,75 4= 2*3 32.161.500 kg 1.500 16.330 24.495.000 kg 303 16.330 3.803 4.947.990 61.604.490 XuÊt ngµy 01 th¸ng 11 n¨m 2002 Thñ trëng ®¬n vÞ KÕ to¸n trëng Phô tr¸ch cung tiªu Ngêi nhËn Thñ kho Cét "®¬n gi¸" vµ cét "thµnh tiÒn" trªn liªn lu, kÕ to¸n dïng ®Ó ghi gi¸ ®¬n vÞ vµ tæng gi¸ trÞ hµng ho¸ xuÊt kho t¹i thêi ®iÓm cuèi th¸ng sau khi tÝnh ®îc gi¸ ®¬n vÞ hµng xuÊt kho. KÕ to¸n kh«ng thùc hiÖn viÖc ghi gi¸ b¸n cña hµng ho¸ trªn phiÕu xuÊt kho ®Ó ®¶m b¶o bÝ mËt cña th«ng tin kÕ to¸n. Tõ Ho¸ ®¬n, kÕ to¸n vµo "NhËt ký b¸n hµng" vµ "Sæ chi tiÕt b¸n hµng" NhËt ký b¸n hµng còng dïng ®Ó theo dâi c¸c nghiÖp vô b¸n hµng thêng xuyªn theo thêi ®iÓm ph¸t sinh. (Xem biÓu 03) Sæ chi tiÕt b¸n hµng cña c«ng ty kh«ng theo dâi cho tõng lo¹i hµng ho¸ mµ dïng ®Ó theo dâi chung cho tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh trong th¸ng. (Xem biÓu 04) Kho¶n tiÒn thanh to¸n cña c«ng ty cæ phÇn h¹t gièng ViÖt Nam ®îc kÕ to¸n viÕt phiÕu thu vµ vµo "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" (Xem biÓu 05)