Tài liệu Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng công ty tnhh kỹ nghệ gỗ hoa nét

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ *********** BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ GỖ HOA NÉT Sinh viên thực hiện : PHẠM YẾN NHI Lớp : D17QT04 Khoá : 2017-2021 Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hƣớng dẫn : HUỲNH CÔNG PHƢỢNG Bình Dƣơng, tháng 11/2020 TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ *********** BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ GỖ HOA NÉT Sinh viên thực hiện : PHẠM YẾN NHI Lớp : D17QT04 Khoá : 2017-2021 Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hƣớng dẫn : HUỲNH CÔNG PHƢỢNG Bình Dƣơng, tháng 11/2020 i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét” là một công trình nghiên cứu độc lập dƣới sự hƣớng dẫn của giáo viên hƣớng dẫn ThS. Huỳnh Công Phƣợng. Ngoài ra không có bất cứ sự sao chép của ngƣời khác. Đề tài, nội dung báo cáo thực tập là sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trƣờng cũng nhƣ tham gia thực tập tại công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét. Các số liệu, kết quả trình bày trong báo cáo là hoàn toàn trung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trƣờng đề ra nếu nhƣ có vấn đề xảy ra. ii LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đƣờng đại học đến nay, em đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Kinh Tế – Trƣờng Đại Học Thủ Dầu Một đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trƣờng. Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em đƣợc đi thực tập tại doanh nghiệp. Qua đó chúng em đƣợc học hỏi rất nhiều từ các việc làm thực tế. Chúng em xin chân thành cảm ơn ThS. Huỳnh Công Phƣợng đã tận tâm hƣớng dẫn chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng nhƣ những buổi nói chuyện, thảo luận. Nếu không có những lời hƣớng dẫn, dạy bảo của Thầy thì chúng em nghĩ bài thu hoạch tốt nghiệp này của chúng em khó có thể hoàn thiện đƣợc. Bƣớc đầu đi vào doanh nghiệp tìm hiểu để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, kiến thức của chúng em còn hạn chế và còn rất nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, chúng em rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy để kiến thức của chúng em trong lĩnh vực này đƣợc hoàn thiện hơn. Sau cùng, chúng em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Kinh Tế và ThS. Huỳnh Công Phƣợng dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau. Chúng em xin chân thành cảm ơn! iii MỤC LỤC MỤC LỤC ..................................................................................................... xxx DANH MỤC HÌNH ẢNH ......................................................................... xxxiii DANH MỤC BẢNG .................................................................................. xxxiv DANH MỤC BIỂU ĐỒ .............................................................................. xxxv DANH MỤC SƠ ĐỒ ................................................................................. xxxvi A. PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................... 1 1.1.1 Lí do chọn đề tài.................................................................................... 1 1.1.2 Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 1 1.1.3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ........................................................ 2 1.1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 2 1.1.5 Ý nghĩa của đề tài ................................................................................. 2 1.1.6 Kết cấu của đề tài .................................................................................. 3 B. PHẦN NỘI DUNG....................................................................................... 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP.......................................................................................... 4 1.1CÁC LÝ THUYẾT VỀ TUYỂN DỤNG........................................... 4 1.1.1 Khái niệm nhân lực........................................................................ 4 1.1.2 Khái niệm về nguồn nhân lực ........................................................ 4 1.1.3 Khái niệm tuyển dụng nhân lực..................................................... 5 1.1.4 Nguồn tuyển dụng nhân lực........................................................... 5 1.1.5 Quy trình tuyển dụng nhân lực ...................................................... 7 1.1.6 Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tuyển dụng nhân lực ........... 13 1.1.6.1 Các y u trong tổ chức ............................................................ 13 1.1.6.2 Các y u tố bên ngoài tổ chức ................................................ 15 xxx 1.2 TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN TUYỂN DỤNG ..................................................... 17 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ GỖ HOA NÉT............................................ 20 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ GỖ HOA NÉT ............... 20 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét................................................................................................ 20 2.1.2. Logo công ty ................................................................................ 21 2.1.3. Tầm nhìn và sứ mệnh .................................................................. 21 2.1.4. Giá trị cốt lõi và giá trị phát triển ................................................ 22 2.1.4.1 Giá trị cốt lõi ............................................................................. 22 2.1.4.2 Giá trị phát tri n ....................................................................... 22 2.1.5. Lĩnh vực hoạt động ...................................................................... 23 2.1.6. Hệ thống tổ chức .......................................................................... 24 2.1.7. Một số kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ...................... 27 2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY ..................................................................................................... 28 2.2.1. Thực trạng nhân sự tại công ty .................................................... 28 2.2.1.1. Tình hình nhân sự tại công ty ................................................... 28 2.2.1.2. Cơ cấu nhân sự ......................................................................... 29 2.2.2. Phân tích quy trình tuyển dụng .................................................... 31 2.2.2.1. Mô hình quy trình tuy n dụng................................................... 31 2.2.2.2. Mô tả quy trình ......................................................................... 32 2.2.2.3. Ưu đi m..................................................................................... 38 2.2.2.4. Hạn ch ..................................................................................... 39 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ............................................... 40 xxxi 3.1. ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƢƠNG LAI ................ 40 3.2. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ........................................................ 42 3.2.1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng ................................................... 42 3.2.2. Tìm kiếm ứng viên....................................................................... 42 3.2.3. Rút ngắn thời gian phỏng vấn và trải nghiệm ............................. 43 3.2.4. Thu hút ứng viên .......................................................................... 43 3.2.5. Xây dựng phần mềm tuyển dụng ................................................ 44 3.2.6. Nâng cao năng lực đội ngũ chuyên trách về công tác tuyển dụng . ................................................................................................... 44 C. KẾT LUẬN ................................................................................................ 46 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 47 xxxii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Logo của Wanek Furniture .................................................................. 21 Hình 2.2: Một số sản phẩm của công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét sản xuất 24 Hình 2.3: Bảng thông báo tuy n dụng của công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét ........................................................................................................................ 34 xxxiii DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh từ năm 2017 đến 2019....................................27 Bảng 2.2: Thời gian làm việc ...........................................................................35 Bảng 2.3: Thu nhập ca ngày.............................................................................35 Bảng 2.4: Thu nhập ca đêm..............................................................................36 xxxiv DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Số lƣợng công nhân từ năm 2017-2019 ......................................28 Biểu đồ 2.2: Cơ cấu nhân sự theo giới tính ......................................................29 Biểu đồ 2.3: Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi ........................................................30 xxxv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét ............24 Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty ......................................31 xxxvi A. PHẦN MỞ ĐẦU 1.1.1 Lí do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trƣơng hiện nay thì có quá nhiều biến động, cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không biết làm mới mình thì doanh nghiệp không thể tồn tại. Để doanh nghiệp đƣợc thành lập cũng nhƣ phát triển bền vững thì cần rất nhiều yếu tố và một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu là nguồn nhân lực, thành công sẽ đến nếu nguồn nhân lực đƣợc quản trị tốt. Con ngƣời là yếu tố cấu thành doanh nghiệp, vận hành doanh nghiệp chính con ngƣời sẽ quyết định sự thành bại của doanh nghiệp và tạo nên sự khác biệt. Hiện nay nguồn nhân lực của Việt Nam là nguồn nhân lực trẻ, năng động sáng tạo nhƣng có trình độ văn hoá, chuyên môn, kỹ thuật còn thấp. Để có một nguồn nhân lực đáp ứng đƣợc nhu cầu thì đòi hỏi phải trải qua quá trình tuyển dụng và đào tạo. Đối với doanh nghiệp cũng vậy để có đƣợc nhân lực tốt phục vụ cho nhu cầu phát triển của công ty thì đòi hỏi công ty đó phải quản trị tốt nguồn nhân lực đó. Hiểu đƣợc điều này mà nhiều công ty không ngại đầu tƣ phát triển con ngƣời - yếu tố không thể tách rời trong một tổ chức doanh nghiệp. Chính vì thế mà tuyển dụng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm đƣợc các ứng viên có năng lực, phù hợp với từng vị trí công việc, khi làm tốt công tác tuyển dụng thì sẽ có nguồn tài nguyên nhân sự lành nghề, năng động sáng tạo, gắn bó với doanh nghiệp, ổn định tổ chức. Sau khi thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp và tìm ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng ở nhà máy Wanek 3, những giải pháp đƣợc đƣa ra đã đƣợc kiến nghị đƣa vào áp dụng và bƣớc đầu cho thấy đƣợc hiệu quả. Từ những hiệu quả đó mà tôi quyết định lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét” để đề xuất thêm các giải pháp tối ƣu để có thể nâng cao hiệu quả của toàn quy trình tuyển dụng của công ty sau thời gian thực tập và thấy những giải pháp đƣợc đề xuất ở báo cáo tốt nghiệp còn hạn chế. Qua đó sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn các vấn đề còn tồn động của công tác tuyển dụng từ đó có những giải pháp kiến nghị đúng đắn. 1.1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu tổng quan: Mô tả thực trạng quy trình tuyển dụng và tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tuyển dụng của công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét. - Mục tiêu cụ thể: 1 + Hệ thống hóa lí thuyết. + Phân tích thực trạng, ƣu điểm và hạn chế công tác tuyển dụng của công ty. + Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng của công ty và đề xuất, kiến nghị các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng. 1.1.3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Quy trình tuyển dụng - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét. + Thời gian: Dựa vào số liệu do công ty cung cấp trong thời gian 4 năm gần đây là 2017, 2018, 2019. 1.1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp phân tích tài liệu: Sau khi thu thập đƣợc các tài liệu liên quan đến công tác tuyển dụng thì sẽ tiến hành phân tích, đánh giá các thông tin từ đó tìm ra ƣu điểm và nhƣợc điểm, những khó khăn, thuận lợi,... từ đó có những giải pháp đúng đắn. - Phƣơng pháp so sánh: Trên cơ sở lý thuyết mà tôi đã đƣợc học ở nhà trƣờng cùng với quá trình khảo sát thực tế tại công ty, tiến hành so sánh để tìm thấy điểm khác biệt và giải thích tại sao lại khác nhau. Vận dụng phƣơng pháp này giúp tôi có cái nhìn khách quan hơn về công tác tuyển dụng tại các doanh nghiệp. - Nguồn thông tin nội bộ: báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự trong những năm vừa qua. - Nguồn thông tin bên ngoài: qua website, sách, các bài luận văn… 1.1.5 Ý nghĩa của đề tài Bài nghiên cứu sẽ góp phần đề ra các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng của công ty và cung cấp các lí thuyết liên quan. Đánh giá và phân tích thực trạng tồn tại của quy trình tuyển dụng ở công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét từ đó tìm ra phƣơng hƣớng thay đổi phù hợp. 2 1.1.6 Kết cấu của đề tài A. PHẦN MỞ ĐẦU B. PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Kỹ Nghệ Gỗ Hoa Nét Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị C. KẾT LUẬN D. TÀI LIỆU THAM KHẢO 3 B. PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 CÁC LÝ THUYẾT VỀ TUYỂN DỤNG 1.1.1 Khái niệm nhân lực Theo PGS. TS Lê Thanh Hà (2009) nhân lực đƣợc hiểu là nguồn lực trong mỗi con ngƣời. Nó bao gồm cả thể lực và trí lực. Nó có thể hiện ra bên ngoài bởi khả năng làm việc nó bao gồm cả sức khỏe (chiều cao, cân nặng,…) trình độ (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,…) tâm lý, mức độ cố gắng, sức sáng tạo, lòng đam mê. Theo Ông Nguyễn Tấn Thịnh (2005) nhân lực là tổng hợp/toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực mà con ngƣời đã vận dụng ra trong quá trình lao động sản xuất. Theo tác giả Trần Xuân Cầu và Mai Quốc Chánh (2008) nhân lực là sức lực con ngƣời nằm trong mỗi con ngƣời và làm cho con ngƣời hoạt động sức lực đó ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của cơ thể con ngƣời và đến một mức độ nào đó, con ngƣời đủ điều kiện tham gia vào quá trình lao động - con ngƣời có sức. Nhƣ vậy có thể hiểu nguồn nhân lực là sức lực nằm trong mỗi con ngƣời để con ngƣời có thể hoạt động bao gồm sức khoẻ, trình độ, kỹ năng,… Sức lực này sẽ phát triển cùng với cơ thể con ngƣời cho đến một mức độ nào đó mà con ngƣời đủ điều kiện để tham gia vào lao động sản xuất. 1.1.2 Khái niệm về nguồn nhân lực Theo TS. Trần Kim Dung (2015) nguồn nhân lực của một tổ chức là nguồn nhân lực đƣợc hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và đƣợc liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Theo Ông Nguyễn Tấn Thịnh (2005) nguồn nhân lực là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con ngƣời đƣợc vận dụng trong quá trình lao động sản xuất, nó cũng đƣợc xem là sức lao động của con ngƣời - nguồn lực quý giá nhất trong những yếu tố sản xuất của doanh nghiệp. Theo tác giả Lê Thanh Hà (2009) nguồn nhân lực là lực lƣợng lao động của từng doanh nghiệp, là số ngƣời có trong danh sách của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quản lí và trả lƣơng. 4 Vậy có thể hiểu nguồn nhân lực là lực lƣợng lao động bao gồm khả năng và trí lực của con ngƣời tham gia vào quá trình lao động sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.3 Khái niệm tuyển dụng nhân lực Theo Ths. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ng c Quân (2007) tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm thu hút và tuyển chọn những nguồn nhân lực khác nhau, những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Theo Ông Nguyễn Thanh Hội (2002) tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng ngƣời để thỏa mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lƣợng lao động hiện có tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau, những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Theo Ông Hoàng Văn Hải và Bà Vũ Thuỳ Dương (2015) tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm thu hút và lựa chọn nhân lực để thỏa mãn nhu cầu sử dụng và bổ sung lực lƣợng lao động cần thiết. Vậy tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm và lựa chọn, bổ sung nhân lực cho doanh nghiệp để phù hợp với các vị trí mà doanh nghiệp cần. 1.1.4 Nguồn tuyển dụng nhân lực Theo tác giả Trần Thị Minh Phương (2016) thì nguồn tuyển dụng nhân lực có 2 nguồn là bên trong tổ chức và bên ngoài tổ chức. Để tuyển dụng đủ số lƣợng và chất lƣợng ngƣời lao động vào các vị trí làm việc còn thiếu ngƣời, tổ chức cần cân nhắc lựa chọn xem ở vị trí công việc nào thì nên lấy ngƣời bên trong và vị trí nào thì lấy ngƣời bên ngoài tổ chức. - Nguồn bên trong công ty: + Ƣu điểm  Nhân viên thấy công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ đƣợc thăng tiến, và do đó, họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn.  Nhân viên của doanh nghiệp đã đƣợc thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc.  Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cƣơng vị trách nhiệm mới. Họ đã làm quen, hiểu đƣợc mục tiêu, văn hoá và cách làm việc của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm ra cách thức để đạt đƣợc mục tiêu đó. Do vậy, cái đƣợc lớn nhất của nguồn này là tiết 5 kiệm đƣợc thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế đƣợc một cách tối đa các quyết định sai trong thuyên chuyển và đề bạt lao động. Ngoài ra, tuyển mộ nội bộ ít tốn kém hơn là tuyển mộ bên ngoài. + Nhƣợc điểm:  Khi đề bạt những ngƣời đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phòng sự hình thành những “ứng cử viên không thành công” (đây là những ngƣời không đƣợc bổ nhiệm) nhóm này thƣờng có biểu hiện nhƣ không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo…Những nhƣợc điểm này thƣờng tạo ra những xung đột về tâm lý nhƣ chia bè phái, gây mâu thuẫn nộ bộ.  Đối với tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn nội bộ thì sẽ không thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động. - Nguồn bên ngoài tổ chức + Ƣu điểm:  Những ngƣời mới tuyển sẽ mang đến “bầu không khí mới” cho tổ chức.  Những ngƣời này thƣờng có cách nhìn mới đối với tổ chức, tạo cơ hội để thay đổi văn hoá của doanh nghiệp.  Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những ngƣời trong tổ chức phản ứng. + Nhƣợc điểm:  Tuyển ngƣời ngoài tổ chức sẽ phải mất thời gian hƣớng dẫn họ làm quen với công việc.  Nếu thƣờng xuyên tuyển ngƣời ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những ngƣời trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ không có cơ hội đƣợc thăng tiến và nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.  Nếu tuyển dụng những ngừời đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh nếu không họ sẽ kiện. Vì còn tồn tại ý kiến cho rằng ngừơi lao động khi chạy sang đối thủ cạnh tranh thƣờng hay bị lộ bí mật về các thông tin kinh doanh của họ 6 1.1.5 Quy trình tuyển dụng nhân lực Theo tác giả Phạm Thị Út Hạnh (2015) viết trong luận văn với đề tài “Công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại” cho rằng công tác tuyển dụng gồm có 10 bƣớc sau đây: Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Bước 2: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Trong bƣớc này nhóm các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của họ, từ đó loại bỏ ứng viên có hồ sơ không phù hợp. Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên đƣợc bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng. Khi nghiên cứu hồ sơ hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần có thái độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đón ứng viên để tạo ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp về tổ chức. Khi quyết định có loại bỏ ứng viên hay không cần đƣợc nhân viên tuyển chọn hội ý thống nhất. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này. Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ: Bƣớc này có mục tiêu xác lập mối quan hệ giữa ngƣời xin việc và ngƣời sử dụng lao động, xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với công việc của tổ chức hay không. Để xác định nhân viên có đủ tố chất và khả năng theo yêu cầu công việc hay không, tổ chức cần đề ra các tiêu chuẩn rõ ràng và có sự cân nhắc thận trọng về những tiêu chuẩn đó. Nếu sau buổi phỏng vấn sơ bộ, hội đồng 20 tuyển dụng thấy ứng viên không đủ tố chất hoặc không đủ khả năng để đảm nhận chức danh công việc cần tuyển chọn thì sẽ quyết định loại bỏ ứng viên. Hội đồng tuyển dụng cũng cần có sự thống nhất cao về cách đánh giá ứng viên trƣớc khi tiến hành phỏng vấn sơ bộ. Bước 4: Kiểm tra, trắc nghiệm: Trong bƣớc tuyển chọn này, tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dƣới hình thức thi viết hoặc kiểm tra tay nghề. Hình thức kiểm tra tay nghề gần nhƣ là bắt buộc với vị trí công nhân kỹ thuật, giúp tổ chức đánh giá ứng viên có thực sự nắm đƣợc các kỹ năng nghiệp vụ hay 7 không. Hình thức thi viết giúp kiểm tra khả năng tƣ duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viên. Ngoài ra, để giúp cho các nhà tuyển chọn nắm đƣợc các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết đƣợc một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho ta những kết quả khách quan về những đặc trƣng tâm lý của con ngƣời. Khi dùng phƣơng pháp trắc nghiệm nhân sự để tuyển chọn ta cũng nên chọn phƣơng pháp thích hợp thì mới dự đoán đƣợc thành tích thực hiện công việc. Muốn nhƣ vậy thì khi xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải có những ngƣời am hiểu về công việc hoặc đã nghiên cứu kỹ về công việc nhất là bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện. Thông thƣờng ngƣời ta chia trắc nghiệm nhân sự thành các loại sau đây : - Trắc nghiệm thành tích 21 Trắc nghiệm về thành tích là loại trắc nghiệm đƣợc áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhƣ giáo dục, thực hiện công việc…để đánh giá xem các cá nhân nắm vững nghề nghiệp, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích họ đạt đƣợc cao hay thấp biểu hiện qua thời gian hoàn thành công việc, điểm bài thi, bài kiểm tra… - Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng đƣợc dùng chủ yếu để chỉ ra xem cá nhân nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tƣơng lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới. - Trắc nghiệm về tính cách và sở thích Trong thực tế có nhiều loại ngƣời có khí chất khác nhau nhƣ : khí chất sôi nổi, khí chất linh hoạt, khí chất điềm tính, khí chất ƣu tƣ, tƣơng ứng với các khí chất này sẽ có các thuộc tính tâm lý khác nhau nhƣ tốc độ của phản ứng, tính kích thích, tính thăng bằng, tính xúc cảm, tính cứng rắn, kiên trì, hƣng phấn hay ức chế. Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi công việc, do đó phƣơng pháp trắc nghiệm này sẽ cho chúng ta có thể nắm rõ đƣợc trạng thái tâm sinh lý, ƣớc mơ, nguyện vọng của từng ngƣời để sử dụng vào công việc cho hợp lý. - Trắc nghiệm về tính trung thực Tính trung thực là rất cần thiết trong việc sử dụng lao động và trong tất cả các công việc của công tác nhân sự. Ngƣời ta thƣờng dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực. Những trắc nghiệm này thƣờng dùng những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh nhƣ việc chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, tham ô, không thật thà 8 trong công việc… Tất cả các trắc nghiệm này giúp ta dự đoán đƣợc các hành vi không trung thực trong tƣơng lai của ngƣời dự tuyển. Bước 5: Phỏng vấn tuyển chọn: Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa những ngƣời tuyển chọn và những ngƣời xin việc, đây là một trong những phƣơng pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phƣơng pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp ta khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm đƣợc hoặc cá loại văn bằng chứng chỉ không nêu đƣợc hết. Trong quá trình phỏng vấn tuyển chọn, ngƣời tuyển chọn sẽ đƣa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi này, ngƣợc lại, ứng viên cũng đƣợc đặt ra các câu hỏi cho nhà tuyển dụng. Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn khá đa dạng, song có thể chia thành 4 mục tiêu chính nhƣ sau : - Phỏng vấn để tìm hiểu thêm thông tin hoặc kiểm tra thông tin về ngƣời xin việc - Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức - Phỏng vấn để cung cấp thông tin cho ngƣời xin việc - Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cƣờng khả năng giao tiếp của ngƣời tuyển chọn Bước 6: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên: Mục tiêu của bƣớc này là đánh giá thể lực của ứng viên nhằm lựa chọn ngƣời đáp ứng đƣợc yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài cho tổ chức. Các tiêu chuẩn về thể lực do tổ chức quy định. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho bộ phận y tế để làm cơ sở cho việc đánh giá thể lực khi khám sức khỏe cho các ứng viên. Bƣớc này cần phải đƣợc xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh đƣợc hiện tƣợng hình thức, qua loa, không chu đáo. Bước 7: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp: Muốn đảm bảo đƣợc sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến ngƣời phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của ngƣời phụ trách để đánh giá một cách cụ thể rõ ràng hơn các ứng viên, đây là một bƣớc nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục đƣợc sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động. Bước 8: Kiểm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn: Để xác định độ tin cậy của thông tin thu đƣợc qua các bƣớc tuyển chọn tổ chức cần phải thực hiện thêm bƣớc thẩm tra lại để xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để tổ chức thẩm tra các thông tin nhƣ trao đổi với các tổ chức cũ mà ngƣời lao động từng làm việc trƣớc đây đã nêu trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ. Các thông tin kiểm 9