Tài liệu đổi mới công tác văn phòng tại viện thông tin khoa học xã hội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................ 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 5 7. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG .................................................................. 7 1.1 Một số lý luận chung.............................................................................. 7 1.1.1Các khái niệm ..................................................................................... 7 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............................................... 10 1.2 Nội dung đổi mới công tác văn phòng ............................................... 12 1.2.1 Con người làm việc trong văn phòng .............................................. 12 1.2.2 Các nghiệp vụ hành chính ............................................................... 13 1.2.3 Bài trí, thiết kế công sở ................................................................... 13 1.2.4 Tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng . 14 1.3 Sự cần thiết của đổi mới công tác văn phòng .................................... 15 1.4 Mục tiêu, nguyên tắc đổi mới công tác văn phòng ........................... 16 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ........................................................... 19 2.1 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội................................. 19 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ..................................................... 19 4 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ...................................................................... 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 22 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính ......................................................................................................... 24 2.2 Thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội .................................................................................................... 26 2.2.1 Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng ...................................... 26 2.2.2 Bài trí, thiết kế công sở ................................................................... 33 2.2.3 Con người làm việc trong văn phòng .............................................. 37 2.2.4 Các nghiệp vụ hành chính .............................................................. 41 2.3 Đánh giá ................................................................................................ 51 2.3.1 Ưu điểm ........................................................................................... 51 2.3.2 Nhược điểm ..................................................................................... 52 2.3.3 Nguyên nhân ................................................................................... 53 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐỔI MỚI CÔNG VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ........................ 55 3.1 Đổi mới nhận thức về vai trò của văn phòng và đổi mới công tác văn phòng.................................................................................................... 55 3.2 Đầu tƣ mua sắm trang thiết bị văn phòng ........................................ 56 3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .... 57 3.4 Ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức các công việc văn phòng một cách khoa học, hiệu quả ............................................................................ 60 3.5 Các giải pháp khác............................................................................... 67 KẾT LUẬN .................................................................................................... 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 72 PHỤ LỤC 5 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU VIẾT TẮT NỘI DUNG CHỮ VIẾT TẮT KHXH Khoa học xã hội QĐ Quyết định CP Chính phủ NQ Nghị quyết 6 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập, đổi mới đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới mang lại những cơ hội, tạo ra những tiền đề mới đưa nước ta bước sang thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa. Để công cuộc đổi mới có hiệu quả cao phải đổi mới đồng bộ và toàn diện về mọi mặt, trong đó bao gồm cả công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt cần được xây dựng theo mô hình văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng ngày càng cao yêu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, đổi mới công tác văn phòng là một xu thế tất yếu, bắt nguồn từ những yêu cầu mang tính thời đại của mỗi quốc gia. Thực tế ở mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn phòng có vai trò quan trọng đảm bảo sự ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; giúp nhà quản trị thực hiện chức năng lãnh đạo, điều hành một cách có hiệu quả. Xuất phát từ thực tế, mỗi cơ quan, tổ chức phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Do đó, việc đổi mới tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quan tâm đặc biệt. Hơn nữa, công tác văn phòng ở nhiều cơ quan trong quá trình chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại còn gặp nhiều bất cập; đặc biệt, trong quá trình thực tập tại Viện Thông tin Khoa học xã hội, thực tế cho thấy công tác văn phòng còn tồn tại một số điểm hạn chế, cần có giải pháp khắc phục. 1 Với một số lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội” nhằm phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu về công tác văn phòng và đổi mới công tác văn phòng từ lâu đã không còn là một đề tài mới, đây là đối tượng nghiên cứu của nhiều đề tài, trong đó có thể nhắc đến một số đề tài như:  Sách, giáo trình: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri đã bao quát được khối kiến thức nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng; nội dung cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng và các mối quan hệ vận động diễn ra trong hoạt động văn phòng. Giáo trình “Quản trị văn phòng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ đã tổng hợp được những kiến thức liên quan tới những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng (lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và quản trị văn phòng); các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Giáo trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kỳ Hồng & Lê Văn In (2015) trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản như: những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đề cập đến vấn đề đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản. => Về cơ bản, những giáo trình này đã cung cấp cho tác giả rất nhiều nội dung về mặt lí luận của đề tài.  Các đề tài nghiên cứu: Trong quá trình tìm hiểu của mình, tác giả đã tìm được đề tài nghiên cứu liên quan tới đổi mới công tác văn phòng, đó là “Đổi mới công tác văn phòng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ” của đồng chí Hà Trọng Công – Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ. Tuy nhiên, đề tài này 2 chỉ đi sâu nghiên cứu khía cạnh phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo mà chưa đề cập đến các nội dung đổi mới của công tác văn phòng. Cùng với đó là các đề tài khóa luận có nội dung liên quan như: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động Thương binh Xã hội” của Ngô Thị Diên; đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” của Trung Thị Ngân; đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Sông Đà 10” của Nguyễn Thị Hoa. Đây là các đề tài khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các đề tài này lần lượt cung cấp cho tác giả những kiến thức lý luận về văn phòng; công tác văn phòng; đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng phù hợp với hướng nghiên cứu.  Các bài viết trên báo, tạp chí, internet: Một số bài viết đã đề cấp tới một số nội dung liên quan vấn đề này: +“Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước” TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008. + “Một số vấn đề về cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay”, TS. Lưu kiếm thanh - Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009. + “Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước”, Báo Mới ngày 09/01/2010. Tất cả những công tình nghiên cứu trên của các tác giả đã xây dựng được khối lượng ký luận lớn về văn phòng, công tác văn phòng và đổi mới công tác văn phòng. Tuy nhiên, chưa có bất kỳ đề tài nào nghiên cứu về đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội. Vì vậy, “Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội” sẽ là một đề tài có tính mới, không trùng lặp với đề tài nào. 3 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu  Mục tiêu nghiên cứu: Hệ thống lại toàn bộ lý luận cơ bản về công tác văn phòng và đổi mới công tác văn phòng; Trên cơ sở đó, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đổi mới công tác quản trị văn phòng tại Viện.  Nhiệm vụ nghiên cứu: Dựa trên những mục tiêu nghiên cứu, tác giả tập trung thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn phòng, đổi mới công tác văn phòng và nội dung của đổi mới công tác văn phòng; Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Thông tin Khoa học xã hội; Thứ ba, tìm hiểu thực tế đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội; Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong đổi mới công tác văn phòng. Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân và đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng cho Viện Thông tin Khoa học xã hội. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội Phạm vi nghiên cứu: Không gian: Trụ sở Viện Thông tin Khoa học xã hội Thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2017. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp sử dụng tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài. 4 Phương pháp quan sát, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm mục đích thu thập những thông tin thực tế về tất cả những nội dung về công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội. Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp nghiên cứu chính mà tác giả sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài, để tổng hợp các thông tin, tài liệu một cách chính xác nhất trong thực tế. Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: tác giả tiến hành phỏng vấn trưởng phòng Tổ chức – Hành chính về những câu hỏi có liên quan đến công tác tổ chức trong văn phòng, nhằm khai thác thực tế việc tổ chức các nội dung công tác văn phòng của cơ quan. Phương pháp thống kê toán học: tác giả sử dụng phương pháp này đề thu thập những số liệu có liên quan một cách chính xác nhất để lập các bảng biểu, thống kê số liệu. 6. Giả thuyết nghiên cứu Đổi mới công tác văn phòng nhằm đáp ứng công cuộc cải cách hành chính của nhà nước. Nếu đổi mới công tác văn phòng sẽ góp phần đổi mới nhận thức về tầm quan trọng đặc biệt của văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội. 7. Cấu trúc của đề tài Chương I: Cơ sở lí luận về công tác văn phòng và đổi mới công tác văn phòng Ở chương thứ nhất này, tác giả nghiên cứu những lý luận chung về công tác văn phòng và đổi mới công tác văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, công tác văn phòng, đổi mới công tác văn phòng, nội dung đổi mới và vai trò của nó đối với các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, chương 1 sẽ là tiền đề cơ sở cho chương thứ 2 của đề tài. 5 Chương 2: Thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin khoa học xã hội Dựa trên những lý luận ở chương 1, chương này tác giả tập trung phân tích thực trạng đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin với các nôi dung như sau: về con người làm công tác văn phòng; các nghiệp vụ hành chính; bài trí, thiết kế công sở; tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng. Từ đó, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nêu rõ nguyên nhân của những hạn chế của đổi mới công tác văn phòng tại Viện thông tin Khoa học xã hội. Chương 3: Giải pháp đổi mới công văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội. Qua việc phân tích thực trạng cũng như chỉ rõ những điểm hạn chế, ở chương 3 tác giả đề xuất một số giải pháp đổi mới nhằm khắc phục những yếu kém về công tác văn phòng Viện. 6 PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số lý luận chung 1.1.1 Các khái niệm  Khái niệm Văn phòng Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều quan điểm, định nghĩa khác nhau về văn phòng: - Văn phòng được hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi diễn ra các hoạt động hành chính. - Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, văn phòng UBND... - Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của cơ quan, đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hệ thống quản lý nói riêng[1]; - Văn phòng theo nghĩa hẹp: là bộ máy trợ giúp cho nhà quản trị những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ quan, tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao[2]; - Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, “văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”[3]. 1 & 2 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr10 3 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr12 7 - Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm do dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”[4]. Tóm lại có nhiều cách tiếp cận, nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng khái quát chung nhất là: “Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng, cấu thành nên cơ quan, ở đó diễn ra các hoạt động về hành chính, văn thư lưu trữ; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó”.  Khái niệm công tác văn phòng Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện công tác văn phòng. Công tác văn phòng có ở tất cả mọi nơi trong cơ quan, có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Hiện nay, khái niệm công tác văn phòng chưa có sự thống nhất, có nhiều quan niệm khác nhau của các tác giả. Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/ phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất địnhvới những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với các chức danh công chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn 4 GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Tr9 8 thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy...)”[5]. Qua đó, có thể rút ra khái niệm công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng là các hoạt động liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành văn phòng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”.  Khái niệm đổi mới và đổi mới công tác văn phòng Khái niệm đổi mới (động từ) theo Từ điển Tiếng Việt “là thay đổi hoặc làm cho thay đổi tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển”: đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc... Theo nghĩa danh từ, đổi mới có nghĩa là “điều thay đổi theo hướng tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước”[6], nó tương đương với hiện đại hóa. Đổi mới ở Việt Nam là quá trình thử nghiệm, hiện đại hóa; trong quá trình này cái mới và cái cũ xen kẽ nhau, cái cũ không mất đi ngay mà lùi dần, có lúc, có nơi còn chiếm ưu thế hơn cái mới, nhưng xu hướng chung là cái mới dần dần được khẳng định và đưa tới thành công. Công cuộc đổi mới diễn ra trên tất cả các lĩnh vực, trong đó bao gồm đổi mới - hiện đại hóa công tác văn phòng. Văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả. Đổi mới, hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội. Như vậy, có thể hiểu “Đổi mới công tác văn phòng chính là quá trình thay đổi, ứng dụng và trang bị những 5 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr8 6 Từ điển Tiếng Việt, http://tratu.soha.vn 9 thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào các nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý góp phần làm trẻ hóa công tác văn phòng”. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng  Chức năng của văn phòng Trên thực tế, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp… Nói đến chức năng của văn phòng: nhận thức chung về lý luận cũng như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành thường nhấn mạnh đến hai chức năng cơ bản của văn phòng[7]. Một là: chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo quản lý,điều hành, tổng hợp công việc của cơ quan, tổ chức. Chức năng tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Chức năng tham mưu, tổng hợp nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. 7 Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr14 10 Hai là: chức năng đảm bảo hậu cần: bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật, tác nghiệp hành chính. Chức năng đảm bảo hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng.  Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên thì văn phòng có những nhiệm vụ cụ thể sau: Thứ nhất, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải giúp thủ trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện, thường xuyên theo dõi và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch và lịch làm việc đó. Thứ hai, thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp thủ trưởng chuẩn bị các đề án, phương án, ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành. Thứ ba, quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Thứ tư, xây dựng tổ chức, bộ máy và đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng. 11 Thứ năm, thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, nghiệp vụ hànhchính. Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức sự kiện, các buổi hội họp, giao ban; tổ chức và quản lý công tác văn thư; duy trì trật tự trong cơ quan.... Thứ sáu, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; thực hiện mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác, với công dân.Thực hiện nhiệm vụ này, văn phòng là bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Thứ bảy, bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, bảo vệ môi trường, an ninh trật tự và an toàn lao động của cơ quan, đơn vị. Thứ tám, thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo và một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. 1.2 Nội dung đổi mới công tác văn phòng 1.2.1 Con người làm việc trong văn phòng Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, con người trong văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. 12 1.2.2 Các nghiệp vụ hành chính Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. 1.2.3 Bài trí, thiết kế công sở Khoa học đã chứng minh việc bài trí, thiết kế môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của cán bộ, công chức, viên chức làm việc văn phòng. Tạo ra môi trường làm việc là sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học – hợp lí. Vì vậy, bài trí, thiết kế công sở, môi trường làm việc là một trong những công việc không kém phần quan trọng của các nhà quản trị văn phòng. Ngày nay, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ (truyền thống) đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố tri mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụt hích hợp. 13 Kiểu bố trí nơi làm việc và sắp xếp môi trường làm việc theo mô hình mặt bằng mở sẽ làm cho nhân viên văn phòng cảm thấy thoải mái, đề cao tính tập thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn giữa các nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp đỡ nhau khi cần thiết. 1.2.4 Tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng là một trong những yếu tố quan trọng đối với công cuộc đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, bởi nó là thành tựu của khoa học – công nghệ. Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp. 14 Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động văn phòng. 1.3 Sự cần thiết của đổi mới công tác văn phòng Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”[8]. Văn phòng gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Văn phòng là “đầu mối công việc” được lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị; giải quyết nhiều nội dung công việc quan trọng. Hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị…. Nếu không có văn phòng, mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ không thể diễn ra liên tục, ổn định, làm cho hiệu quả hoạt động chung của cơ quan bị giảm sút nghiêm trọng. Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng thông tin hết sức mạnh mẽ, văn phòng với “tầm quan trọng đặc biệt” cần phải tiến hành xây dựng, đổi mới theo mô hình văn phòng hiện đại nhằm đáp ừng ngày càng cao yêu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều ngành, lĩnh vực. Ở Việt Nam cũng như ở các quốc gia khác trên thế giới, việc đổi mới văn phòng theo hướng hiện đại hóa là một xu thế tất yếu, bắt nguồn từ những yêu cầu mang tính thời đại. 8 Văn phòng TW Đảng, Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB CHính trị Quốc gia, HN 2001, tr187 15 Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa – hiện đại hóa ở nước ta trong gần 30 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Khi bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế và xây dựng nên kinh tế tri thức... thì mỗi ngành, lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Thực tế, công tác văn phòng ở Việt Nam còn có rất nhiều hạn chế, đặc biệt là các văn phòng các cơ quan nhà nước (ảnh hưởng nặng nề của kiểu văn phòng truyền thống). Công tác văn phòng còn mang tính thụ động do ảnh hưởng tâm lý, công việc sự vụ còn đặt nặng vấn đề giấy tờ, trình độ tin học còn ở mức trung bình, trang thiết bị và cơ sở vật chất còn hạn chế. Văn phòng trong các cơ quan nhà nước cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới hiện đại, mang phòng cách trẻ trung, năng động khi bước vào thế kỷ mới. Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức cần thiết phải đổi mới, hiện đại hóa nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính nói riêng và đổi mới, hội nhập đát nước nói chung. Đây là vấn đề rất cấp thiết và quan trọng. 1.4 Mục tiêu, nguyên tắc đổi mới công tác văn phòng Mục tiêu của đổi mới công tác văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức; + Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức; + Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát 16 huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất; + Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng . Và sau đây là một số nguyên tắc đổi mới công tác văn phòng: Thứ nhất, đổi mới (hiện đại hóa) công tác văn phòng phải đồng bộ; Công cuộc cải cách hành chính hiện nay đang diễn ra ở tất cả các các cơ quan nhà nước. Các cơ quan, tổ chức muốn cải cách tốt thì phải tiến hành đổi mới, hiện đại hóa toàn diện, trước hết là đổi mới công tác văn phòng (bởi vì, công tác văn phòng là “đầu não” của cả cơ quan). Nội dung của đổi mới công tác văn phòng bao gồm: Con người làm việc trong văn phòng; các nghiệp vụ hành chính; bài trí, thiết kế công sở; trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng. Vì vậy, muốn đổi mới công tác văn phòng đạt hiệu quả cao thì phải tiến hành một cách kịp thời, đồng bộ cả bốn nội dung trên. Thứ hai, con người là yếu tố quyết định trong công cuộc đổi mới công tác văn phòng; Nguồn lực con người luôn là yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, quyết định sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức đó. Nếu có nguồn nhân lực trình độ, năng lực cao, kỹ năng giỏi, thái độ làm việc nghiêm túc sẽ mang hiệu quả công việc cao giúp cơ quan đó phát triển mạnh. Cùng với đó, đội ngũ nhân viên văn phòng có tư duy và sáng tạo; phong cách, phương pháp làm việc khoa học sẽ là một lợi thế để hoàn thành một cách nhanh nhất nhất những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Thứ ba, việc đổi mới công tác văn phòng được tiến hành phải phù hợp với nguồn lực của cơ quan, tổ chức; Để tiến hành đổi mới công tác văn phòng, trước hết nhà quản trị phải xem xét điều kiện về nguồn lực (nhân lực và vật lực) của cơ quan, phù hợp hay chưa. Nhà quản trị phải xác định được đổi mới cái gì? Bao nhiêu thời gian? Bao nhiêu nhân lực cần thiết? Bao nhiêu vật lực để thu được kết quả tốt nhất, đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho tổ chức. 17