Tài liệu Da361 - ql thông tin tại cty cơ khí ôtô 1

Më §Çu Vµo nh÷ng thËp niªn cuèi cña thÕ kØ 20, C«ng nghÖ th«ng tin ph¸t triÓn m¹nh mÏ. Nã t¸c ®éng vµo mäi mÆt cña ®êi sèng nh- khoa häc kü thuËt, kinh tÕ vµ c¶ x· héi. Nhê cã sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin mµ c¸c ho¹t ®éng vÒ s¶n xuÊt trë nªn phong phó, thuËn tiÖn vµ dÔ dµng h¬n. ë n-íc ta, kho¶ng m-êi n¨m trë l¹i ®©y th× c«ng nghÖ th«ng tin kh«ng cßn xa l¹, vµ ngµy cµng ®-îc óng dông réng r·i trong nhiÒu lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi, ®Æc biÖt lµ lÜnh vùc qu¶n lÝ. Qu¶n lÝ lµ mét ho¹t ®éng v« cïng quan träng, bÊt k× cÊp nµo ®¬n vÞ còng dÒu ph¶i cã qu¶n lÝ. §èi t-îng cña qu¶n lÝ còng v« cïng réng lín. Nã bao gåm rÊt nhiÒu khÝa c¹nh nh- qu¶n lÝ con ng-êi, qu¶n lÝ s¶n xuÊt, qu¶n lÝ kinh tª, qu¶n lÝ x· héi ... Còng nh- c¸c doanh nhgiÖp kh¸c, doanh nghÖp s¶n xuÊt còng cã nhiÒu lÜnh vùc qu¶n lÝ : qu¶n lÝ nh©n sù, qu¶n lÝ tiÒn l-¬ng, qu¶n lÝ kho, qu¶n lÝ tµi chÝnh … Trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, bªn c¹nh vÊn ®Ò qu¶n lÝ x-¬ng sèng cña doanh nghiÖp ®ã lµ qu¶n lÝ tµi chinh, th× vÊn ®Ò qu¶n lÝ kho lµ mét vÊn ®Ò v« cïng quan träng, thiÕt thùc. Qu¶n lÝ tèt hÖ thèng kho sÏ gióp cho nhµ qu¶n lÝ lËp ®-îc c¸c kÕ ho¹ch kinh doanh, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Do ®ã, ®Ó viÖc qu¶n lÝ kho trë nªn ®¬n gi¶n h¬n th× vÊn ®Ò cÇn thiÕt lµ øng dông tin häc ho¸ vµo qu¶n lÝ kho. ChÝnh v× lÝ do ®ã cho nªn em xin chän ®Ò tµi: "X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ kho vËt t- t¹i c«ng ty « t« 1-5 ". Trong ®Ò tµi nµy, em xin x©y dùng hÖ thèng qu¶n lÝ kho cho phÐp theo dâi viÖc nhËp, xuÊt, theo dâi hµng tån kho vµ lªn b¸o c¸o ®Þnh k× cho c¸c bé phËn cã liªn quan trong doanh nghiÖp. Sau ®©y em xin ®-a ra bè côc cña ®Ò tµi. 1 Tªn ®Ò tµi: " X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ kho vËt t- t¹i c«ng ty « t« 15. " §Ò ¸n gåm ba phÇn : PhÇn 1 : Më ®Çu PhÇn 2 : PhÇn ph©n tÝch thiÕt kÕ. Bao gåm 3 ch-¬ng : Ch-¬ng 1 : Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng qu¶n lÝ kho v©t t- t¹i c«ng ty « t«1-5 Ch-¬ng 2 : C¸c vÊn ®Ò vÒ ph-¬ng ph¸p luËn nghiªn cøu ®Ò tµi Ch-¬ng 3 : Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lÝ kho PhÇn 3 : KÕt luËn Ch-¬ng I : M« T¶ HÖ Thèng Qu¶n LÝ Kho VËt TC«ng Ty ¤ T« 1 - 5 T¹i I.Giíi thiÖu vÒ c«ng ty « t« 1 - 5 C«ng ty « t« 1-5 hiÖn cã tªn giao dÞch lµ C«ng Ty C¬ KhÝ ¤ T« 1-5, ®Þa chØ t¹i : Km 15 quèc lé 3 thuéc khèi 7A thÞ trÊn §«ng Anh, huyÖn §«ng Anh, thµnh phè Hµ Néi . 2 C«ng ty cã c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt nh- : ThiÕt kÕ, chÕ t¹o l¾p r¸p « t« kh¸ch, « t« buýt, « t« t¶i vµ c¸c thÕt bÞ c«ng tr×nh. HiÖn c«ng ty cã tæng sè 1958 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã c«ng nh©n viªn n÷ cã 405 ng-êi, kü s- vµ cö nh©n cã 274 ng-êi. Víi m-êi mét phßng chøc n¨ng, mét trung t©m vµ bèn xÝ nghiÖp s¶n xuÊt.Tæng tµi s¶n hiÖn cã cña c«ng ty lµ 342 tû, trong ®ã tµi s¶n l-u ®éng lµ 285 tû. Doanh thu trung b×nh cña c«ng ty vµo kho¶ng 1150 tû. Doanh nghiÖp chñ yÕu s¶n xuÊt xe buýt, xe kh¸ch, xe t¶i, s¶n xuÊt tr¹m trén ¸pphan (nhùa nãng ) ... Doanh nghiÖp lµ mét c«ng ty ®Çu ®µn cña nghµnh c«ng nghiÖp «t« ViÖt Nam, thuéc tæng c«ng ty c«ng nghiÖp « t« ViÖt Nam, Bé giao th«ng vËn t¶i. HiÖn nay, c«ng ty ®ang cã h-íng ph¸t triÓn, æn ®Þnh s¶n xuÊt, v-¬n tíi tÇm cao ra ngoµi thÞ tr-êng thÕ giíi. II. M« t¶ vÒ hÖ thèng kho vËt t- hiªn t¹i cña c«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5 C«ng ty « t« 1-5 lµ mét c«ng ty cã quy m« s¶n xuÊt lín. Do ®ã viÖc qu¶n lÝ tèt c¸c vËt t- trong kho hiÖn cã lµ rÊt cÇn thiÕt. HiÖn nay, hÖ thèng kho cña c«ng ty bao gåm c¸c ho¹t ®éng sau: ho¹t ®éng mua vËt t-, ho¹t ®éng nhËp vËt t- vµo kho, ho¹t ®éng xuÊt vËt t- cho bé phËn s¶n xuÊt vµ ho¹t ®éng lªn b¸o c¸o ®Þnh k× hoÆc ®ét xuÊt khi gi¸m ®èc hoÆc c¸c phßng ban cã liªn quan cÇn ®Õn. D-íi ®©y lµ s¬ ®å tæ chøc cña phßng vËt t- t¹i c«ng ty « t« 1-5: Tr-ëng phßng Phã phßng chuÈn bÞ s¶n xuÊt Hå s¬ l-u tr÷ Phã phßng phô tr¸ch kho Bé phËn chuÈn bÞ s¶n xuÊt BP mua vËt t- Bé phËn qu¶n lÝ kho BPnhËp xuÊt Thñ kho 3 Phô kho C«ng ty cã tÊt c¶ hai kho: kho nguyªn vËt liÖu chÝnh, kho nguyªn vËt liÖu phô . Trong ®Ò ¸n nµy em chØ xem xÐt ba ho¹t ®éng chÝnh cña kho. §ã lµ ho¹t ®éng nhËp vËt t- khi vËt t- vÒ, ho¹t ®éng xuÊt vËt t- cho c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt vµ ho¹t ®éng lªn b¸o c¸o tæng hîp ®Þnh k×. Sau ®©y lµ quy tr×nh xuÊt nhËp kho vµ lªn b¸o c¸o tæng hîp cña bé phËn kho. Tr-íc hÕt lµ quy tr×nh nhËp vËt t-. Phßng kÕ ho¹ch dùa vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt n¨m, ®Ó ®-a ra kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t-. Dùa vµo kÕ ho¹ch mua vËt t-, phßng vËt t- ®øng ra mua vËt t-. Khi vËt t- vÒ kho bé phËn nhËp kho ph¶i cã tr¸ch nhiÖm nhËp kho c¸c vËt t- ®· mua vÒ. §Ó nhËp vËt t- vµo kho th× bé phËn nhËp kho ph¶i cã phiÕu nhËp kho, phiÕu nµy do bé phËn viÕt phiÕu cña phßng vËt t- lËp, theo quy ®Þnh cña bé tµi chÝnh . Tuy nhiªn ®Ó cã phiÕu nhËp kho th× ph¶i cã ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn sau : 1.Ph¶i cã ®¬n ®Æt hµng ( hîp ®ång mua s¾m vËt t-). 2. Cã biªn b¶n kiÓm nghiÖm hµng ho¸. Biªn b¶n nµy ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ kÝ cña c¸c bªn nh-: phßng KCS, thñ kho, b¶o vÖ vµ chñ hµng (nhµ cung cÊp vËt t- ). Sau khi cã phiÕu nhËp kho th× vËt t- ®-îc nhËp vµo kho. PhiÕu nhËp kho ®-îc lËp lµm ba liªn: liªn 1 l-u t¹i bé phËn viÕt phiÕu, liªn 2 l-u t¹i kho, liªn 3 ®-a lªn phßng kÕ to¸n. Ho¹t ®éng thø hai lµ ho¹t ®éng xuÊt kho. Khi bé phËn s¶n xuÊt cÇn vËt t- ®Ó s¶n xuÊt, th× bé phËn viÕt phiÕu l¹i viÕt phiÕu xuÊt kho (phiÕu lÜnh vËt t- ). Khi cã phiÕu xuÊt kho, nh©n viªn qu¶n lÝ kho sÏ xuÊt vËt t- cho bé phËn lÜnh vËt t-. PhiÕu xuÊt kho còng ®-îc lËp thµnh ba liªn. Mçi liªn còng ®-îc l-u t¹i c¸c phßng kÕ to¸n, kho vµ phßng viÕt phiÕu ®Ó l-u vµo hå s¬. Mçi mét vËt t- ®-îc nhËp kho hay xuÊt kho ®Òu ®-îc thñ kho theo dâi vµ ghi vµo thÎ kho. Mçi mét thÎ kho th× chØ theo dâi mét vËt t- duy nhÊt vÒ sè l-îng xuÊt nhËp vµ tån kho, theo m· cña vËt t-. ThÎ kho còng ph¶i theo mÉu quy ®Þnh s½n cña bé tµi chÝnh. ThÎ kho còng ®-îc l-u t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. Hµng th¸ng, c«ng ty häp hai lÇn, do ®ã bé phËn kho còng ph¶i lªn b¸o c¸o hai lÇn trong mét th¸ng. C¸c b¸o c¸o do thñ kho lËp. Dùa trªn thÎ kho, thñ kho cã thÓ lÊy th«ng tin vÒ vËt t- cßn tån kho, sè l-îng tån. 4 Ngoµi ra, khi cã yªu cÇu cÇn biÕt th«ng tin vÒ vËt t- cña c¸c phßng ban kh¸c,th× thñ kho còng ph¶i lªn c¸c b¸o c¸o kh«ng ®Þnh k× (b¸o c¸o ®ét xuÊt). C¸c b¸o c¸o cña kho sÏ ®-îc ®-a lªn c¸c phßng ban kh¸c cã liªn quan kh¸c nh- : phßng gi¸m ®èc, phßng kÕ ho¹ch ( ®Ó lªn kÕ ho¹ch cung øng vËt t- ), phßng ®iÒu hµnh, vµ phßng kÕ to¸n (theo dâi gi¸ trÞ cña vËt t- cßn tån kho). C«ng t¸c lªn b¸o c¸o tån kho cßn nh»m x¸c ®Þnh l-êng hµng tån tèi thiÓu cho s¶n xuÊt, ®Ó kÞp thêi cung øng vËt t-. Ch-¬ng 2 : C¬ së ph-¬ng ph¸p luËn nghiªn cøu ®Ò tµi I.C¸c vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ 1.Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu … thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l-u tr÷, xö lÝ vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng. Tuú vµo m«i tr-êng cña hÖ thèng mµ hÖ thèng ®ã cã nh÷ng thï riªng biÖt so víi c¸c hÖ thèng kh¸c. Tuy nhiªn lµ nã vÉn tu©n theo m« h×nh tæng qu¸t d-íi ®©y : Nguån Thu thËp §Ých Xö lÝ Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu Nh- vËy, mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn: bé phËn ®-a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lÝ, bé phËn kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®-a d÷ liÖu ra . 2.C¸c kh¸i niÖm liªn quan ®Õn hÖ thèng th«ng tin . 5 Mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ th× c¸i cèt lâi lµ c¬ së d÷ liÖu. Qu¶n lÝ tèt mét hÖ thèng th«ng tin th× tr-íc hÕt ph¶i qu¶n lÝ tèt c¬ së d÷ liÖu cña nã . VËy tr-íc tiªn chóng ta ph¶i hiÓu thÕ nµo lµ mét c¬ së d÷ liÖu vµ cã nh÷ng kh¸i niÖm nµo liªn quan ®Õn c¬ së ®÷ liÖu . B©y giê chóng ta xem xÐt mét sè kh¸i niÖm liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu. Chóng ta ph¶i hiÓu thÕ nµo lµ d÷ liÖu. D÷ liÖu lµ nh÷ng sù kiÖn cßn th«, ch-a qua xö lÝ ,lµ ®Çu vµo cña hÖ thèng . Cao h¬n kh¸i niÖm d÷ liÖu lµ chóng ta xem xÐt ®Õn mét sè kh¸i niÖm nh-: b¶ng d÷ liÖu, thùc thÓ, thuéc tÝnh cña thùc thÓ, c¸c tr-êng vµ b¶n ghi. B¶ng d÷ liÖu cña hÖ thèng lµ mét b¶ng bao gåm c¸c tr-êng vµ c¸c b¶n ghi vÒ c¸c thùc thÓ. Thùc thÓ th× lµ mét nhãm ng-êi, ®å vËt, sù kiÖn, hiÖn t-îng hay kh¸i niÖm bÊt k× víi c¸c ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt cÇn ghi chÐp l¹i. Mét sè c¸c thùc thÓ cã thÓ cã vÎ vËt chÊt nh-: m¸y mãc, kh¸ch hµng, sinh viªn, ho¸ ®¬n … Cßn mét sè thùc thÓ chØ lµ kh¸i niÖm hay quan niÖm, ch¼ng h¹n, tµi kho¶n, dù ¸n, nhiÖm vô c«ng t¸c … Mçi thùc thÓ ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt mµ ta gäi lµ c¸c thuéc tÝnh. Mçi thuéc tÝnh lµ mét yÕu tè d÷ liÖu t¸ch biÖt, th-êng kh«ng chia nhá ®-îc. C¸c thuéc tÝnh gãp phÇn m« t¶ vÒ thùc thÓ vµ lµ nh÷ng d÷ liÖu vÒ thùc thÓ mµ tam muèn l-u tr÷. Tr-êng d÷ liÖu: lµ mét cét cña b¶ng d÷ liÖu, tr-êng d÷ liÖu l-u tr÷ vÒ mét thuéc tÝnh cña c¸c thùc thÓ nh- tr-êng: hoten cña c¸c thùc thÓ sinh viªn. B¶n ghi: b¶n ghi lµ tËp hîp c¸c d÷ liÖu cña c¸c tr-êng cña mét thùc thÓ cô thÓ. Nh- vËy c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng chÝnh lµ mét nhãm gåm mét hay nhiÒu b¶ng cã liªn quan víi nhau. Nã d-îc tæ chøc vµ l-u gi÷ trªn c¸c thiÕt bÞ tin häc vµ chÞu sù qu¶n lÝ cña c¸c ch-¬ng tr×nh m¸y tÝnh, nh»m cung cÊp th«ng tin cho ng-êi dïng víi c¸c môc ®Ých kh¸c nhau. §Ó hÖ thèng cã thÓ ho¹t ®éng th× chóng ta ph¶i cËp nhËt c¸c d÷ liÖu cho hÖ thèng. §©y lµ mét nhiÖm vô kh«ng thÓ thiÕu khi qu¶n lÝ mét c¬ së d÷ liÖu. Khi chóng ta kiÕt xuÊt th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lÝ lµ chóng ta ®· thùc hiÖn 6 c«ng viÖc truy vÊn d÷ liÖu. Khi truy vÊn d÷ liÖu th-êng sö dông hai ng«n ng÷ truy vÊn. §ã lµ ng«n ng÷ truy vÊn cã cÊu tróc ( SQL) vµ truy vÊn b»ng vÝ dô. Qu¶n lÝ mét hÖ thèng th«ng tin th× c«ng viÖc kh«ng thÓ thiÕu lµ ph¶i th-êng xuyªn lªn b¸o c¸o ®-îc chiÕt xuÊt tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng. §Ó viÖc lªn b¸o c¸o vµ sö dông c¸c d÷ liÖu cña hÖ thèng ®-îc thuËn tiÖn th× c¸c d÷ liÖu ph¶i quan hÖ víi nhau, liªn kÕt víi nhau d-íi ba m« h×nh sau: m« h×nh ph©n cÊp, m« h×nh m¹ng l-íi, m« h×nh quan hÖ. 3.Ph©n tÝch thiÕt kÕ mét hÖ thèng th«ng tin Môc tiªu cuèi cïng cña ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin lµ cung cÊp cho nh÷ng thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lÝ tèt nhÊt. Ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i, thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi, thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã. Ph©n tÝch hÖ thèng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu, x¸c ®Þnh yªu cÇu cña hÖ thèng. ThiÕt kÕ hÖ thèng nh»m x¸c ®Þnh xem hÖ thèng cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh l« gÝc vµ m« h×nh vËt lÝ ngoµi cña hÖ thèng ®ã. 3.1. §¸nh gi¸ yªu cÇu. Mét dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng kh«ng thÓ tù ®éng tiÕn hµnh ngay sau khi cã b¶n yªu cÇu. V× lo¹i dù ¸n nµy ®ßi hái ®Çu t- kh«ng chØ tiÒn b¹c, thêi gian mµ cßn c¶ nh©n lùc cho dø an ®ã. Do ®ã ph¶i cã qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ hay thÈm ®Þnh yªu cÇu. ViÖc ®¸nh gi¸ yªu cÇu lµ quan träng cho viÖc thµnh c«ng cña dù ¸n. ViÖc ®¸nh gi¸ sai yªu cÇu sÏ dÉn ®Õn viÖc ph©n tÝch hÖ thèng sai, ®¸nh gi¸ yªu cÇu kh«ng chÝnh x¸c sÏ lµm cho qu¸ tr×nh ph©n tÝch mÊt thêi gian, tèn nhiÒu chi phÝ. §¸nh gi¸ yªu cÇu gåm viÖc nªu vÊn ®Ò, -íc ®o¸n ®é lín, nh÷ng thay ®æi cã thÓ vµ ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n. §¸nh gi¸ yªu cÇu bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: lËp kÕ ho¹ch, lµm râ yªu cÇu, ®¸nh gi¸ kh¶ thi, chuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ kh¶ thi. 3.2.Ph©n tÝch chi tiÕt . Môc ®Ých cña c«ng viÖc ph©n tÝch yªu cÇu lµ: ®-a ra d-îc chuÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i, nghÜa lµ x¸c ®Þnh ®-îc nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh còng nh- nh÷g nguyªn nh©n chÝnh cßn tån t¹i cña hÖ thèng. §ång thêi x¸c ®Þnh ®-îc môc tiªu cÇn 7 ®¹t ®-îc cña hÖ thèng míi vµ ®Ò xuÊt ra ®-îc gi¶i ph¸p cho phÐp ®¹t ®-îc môc tiªu. Giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt bao gåm bÈy c«ng ®o¹n: lËp kÕ ho¹ch, nghiªn cøu m«i tr-êng, nghiªn cøu hÖ thèng, ®-a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p, ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi, thay ®æi ®Ò xuÊt dù ¸n, chuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o. 3.3.ThiÕt kÕ l« gÝc Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy nµy lµ x¸c ®Þnh mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c nh÷ng c¸i mµ hÖ thèng míi ph¶i lµm ®Ó ®¶m b¶o ®-îc môc tiªu ®· ®-îc x¸c ®Þnh ra ë tõ giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt mµ vÉn tu©n thñ nh÷ng rµng buéc cña m«i tr-êng. S¶n phÈm cña qu¸ tr×nh ph©n tÝch nµy lµ c¸c s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD, s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu DSD, c¸c s¬ ®å ph©n tÝch tra cøu vµ c¸c phÝch l« gÝc cña tõ ®iÓn hÖ thèng. M« h×nh nµy ph¶i ®-îc kh¸ch hµng th«ng qua, ®¶m b¶o r»ng chóng ®¸p øng tèt c¸c yªu cÇu cña hä. ViÖc thiÕt kÕ nªn b¾t ®Çu tõ viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu cho hÖ thèng míi. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu lµ x¸c ®Þnh yªu cÇu th«ng tin cña ng-êi sö dông hÖ thèng th«ng tin míi. Cã hai ph-¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Thø nhÊt lµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ th«ng tin ®Çu ra. §©y lµ ph-¬ng ph¸p cæ ®iÓn vµ c¬ b¶n cña viÖc thiÕt kÕ. Theo ph-¬ng ph¸p nµy th× chóng ta thùc hiÖn ba møc chuÈn ho¸ tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra thu thËp ®-îc, sau ®ã x¸c ®Þnh ®-îc c¸c tÖp d÷ liÖu vµ mèi liªn kÕt gi÷a c¸c tÖp. Ph-¬ng ph¸p thø hai lµ thiÕt kÕ c¬ s¬ d÷ liÖu b»ng ph-¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. Theo ph-¬ng ph¸p nµy chóng ta ph¶i x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi-a c¸c thùc thÓ trong hÖ thèng. C¸c thùc thÓ liªn kÕt víi nhau theo mèi liªn kÕt nµo: mét - mét, mét – nhiÒu hay nhiÒu – nhiÒu. 3.4.M· ho¸ d÷ liÖu vµ mét sè c«ng cô ®-îc sö dông ®Ó m« h×nh ho¸ hÖ thèng th«ng tin. 3.4.1 M· ho¸ d÷ liÖu M· ho¸ ®-îc xem nh- lµ viÖc x©y dùng mét tËp hîp nh÷ng hµm thøc mang tÝnh quy -íc vµ g¸n cho tËp hîp nµy mét ý nghÜa b»ng c¸ch cho liªn hÖ víi tËp hîp nh÷ng ®èi t-îng cÇn biÓu diÔn. 8 M· ho¸ d÷ liÖu gióp cho ng-êi qu¶n lÝ nhËn diÖn c¸c ®èi t-îng kh«ng bÞ nhÇm lÉn, m« t¶ nhanh chãng c¸c ®èi t-îng vµ nhËn diÖn c¸c ®èi t-îng nhanh h¬n. Trong thùc tÕ ng-êi ta th-êng sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p m· ho¸ sau: Ph-¬ng ph¸p m· ho¸ ph©n cÊp: theo nguyªn t¾c nµy ng-êi ta ph©n cÊp ®èi t-îng tõ trªn xuèng, m· sè ®-îc x©y dùng tõ tr¸i qua ph¶i, c¸c ch÷ sè ®-îc kÐo dµi vÒ phÝa bªn ph¶i ®Ó thÓ hiÖn chi tiÕt sù ph©n cÊp s©u h¬n. §Ó thiÕt lËp m· ph©n cÊp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh cã bao nhiªu cÊp vµ mçi cÊp cÇn bao nhiªu m·. Cã hai lo¹i m· ph©n cÊp: ph©n cÊp cè ®Þnh vµ ph©n cÊp biÕn thiªn. Ph-¬ng ph¸p m· ho¸ liªn tiÕp: M· kiÓu nµy ®-îc t¹o ra bëi mét quy t¾c t¹o d·y nhÊt ®Þnh. Sö dông ph-¬ng ph¸p nµy sÏ kh«ng nhÇm lÉn, tuy nhiªn khi sö dông sÏ kh«ng thÓ gîi nhí vµ nã kh«ng cho phÐp chÌn thªm mét m· nµo vµo gi÷a hai m· cò. Ph-¬ng ph¸p m· ho¸ gîi nhí: ph-¬ng ph¸p nµy dùa vµo ®Æc tÝnh cña ®èi t-îng ®Ó x©y dùng. ¦u ®iÓm cña ph-¬ng ph¸p nµy lµ cã tÝnh gîi nhí cao, cã thÓ më réng. Ph-¬ng ph¸p m· ho¸ ghÐp nèi: ph-¬ng ph¸p nµy chia ra thµnh nhiÒu tr-êng, mçi tr-êng t-¬ng øng víi mét ®Æc tÝnh. ¦u ®iÓm cña ph-¬ng ph¸p nµy lµ nhËn diÖn kh«ng nhÇm lÉn, cã kh¶ n¨ng ph©n tÝch cao, cã nhiÒu kh¶ n¨ng kiÓm tra thuéc tÝnh. Tuy nhiªn nã l¹i cã nh-îc ®iÓm lµ kh¸ cång kÒnh, ph¶i chän nh÷ng ®Æc tÝnh æn ®Þnh nÕu kh«ng bé m· mÊt ý nghÜa. 3.4.2. Mét sè m« h×nh ho¸ d÷ liÖu 3.4.2.1. M« h×nh luång d÷ liÖu DFD M« h×nh luång d÷ liÖu m« t¶ hÖ thèng th«ng tin, trong s¬ ®å chØ bao gåm luång d÷ liÖu, c¸c xö lÝ, c¸ l-u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn lµ hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. C¸c kÝ ph¸p th-êng dïng trong s¬ ®å S¬ ®å DFD th-êng sö dông bèn kÝ ph¸p c¬ b¶n sau: Tªn ng-êi / bé Ph¸t/nhËn tin Nguån hoÆc ®Ých 9 Tªn dßng d÷ liÖu Dßng d÷ liÖu TiÕntr×nh TiÕn t×nh xö lÝ Xö lÝ TÖp d÷ liÖu Kho d÷ liÖu C¸c møc cña DFD: Møc ng÷ c¶nh: thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt, mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. S¬ ®å ph©n r·: ®Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng-êi ta dïng kü thuËt ph©n r· s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å ng÷ c¶nh ng-êi ta ph©n r· ra lµm s¬ ®å møc 0, møc 1 … 3.4.2.2.M« h×nh s¬ ®å quan hÖ thùc thÓ ERD Ba thµnh phÇn tö chÝnh cña m« h×nh quan hÖ thùc thÎ lµ: thùc thÓ thuéc tÝnh vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ ®ã. Thùc thÓ ®-îc dïng ®Ó chØ mét líp c¸c dèi t-îng cô thÓ hay trõu t-îng mµ ta muèn l-u gi÷ th«ng tin vÒ nã. Mçi thùc thÓ ®-îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt Tªn thùc thÓ Thuéc tÝnh lµ c¸c ®Æc tr-ng cña thùc thÓ. Mçi mét thùc thÓ ®Òu cã mét tËp hîp c¸c thuéc tÝnh g¾n kÕt víi nã. C¸c thuéc tÝnh cña thùc thÓ gåm ba lo¹i: thuéc tÝnh ®Þnh danh, thuéc tÝnh m« t¶, thuéc tÝnh quan hÖ. Mét thùc thÓ cã Ýt nhÊt mét thuéc tÝnh. Liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ: mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng thÓ tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c, lu«n cã sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Mét 10 liªn kÕt gi÷a hai thùc thÓ ®-îc thÓ hiÖn b»ng h×nh thoi, nã ph¶i lµ mét ®éng tõ. Cô thÓ nã ®-îc biÓu diÔn nh- h×nh sau: liªn kÕt Mèi liªn kÐt gi÷a c¸c thùc thÓ cã thÓ lµ mét – mét, mét – nhiÒu hay nhiÒu – nhiÒu. II.VÊn ®Ò cÇn thiÕt ph¶i øng dông tin häc trong qu¶n lÝ kho Trong c«ng t¸c qu¶n lÝ kho, nhÊt lµ t¹i mét c«ng ty lín nh- c«ng ty « t« 1-5 th× lu«n ®ßi hái xuÊt nhËp kho th-êng xuyªn vµ còng th-¬ng xuyªn lªn c¸c b¸o c¸o ®Þnh k×. Cho nªn nÕu lµm b»ng c«ng nghÖ thñ c«ng th× sÏ tèn rÊt nhiÒu thêi gian vµ chi phÝ cho mçi lÇn xuÊt nhËp hoÆc, lªn b¸o c¸o. Mçi lÇn kho lªn b¸o c¸o th-êng mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ ph¶i cã nhiÒu ng-êi cïng lµm ®Ó kÞp lªn b¸o c¸o cho c¸c phßng ban kh¸c. H¬n n÷a, c¸c hå s¬ l-u tr÷ b»ng giÊy tèn rÊt nhiÒu chi phÝ l¹i thªm kho¶n chi phÝ ®Ó b¶o qu¶n hå s¬. Do ®ã viÖc óng dông tin häc trong qu¶n lÝ kho t¹i c«ng ty « t« 1-5 lµ cÇn thiÕt ®Ó gi¶m chi phÝ, rót ng¾n thêi gian lªn b¸o c¸o, gióp cho c«ng t¸c qu¶n lÝ tèt h¬n, xö lÝ chÝnh x¸c h¬n, dÔ dµng h¬n. Ch-¬ng 3 Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ kho t¹i kho c«ng ty « t« 1-5 11 I.Ph©n tÝch yªu cÇu Ho¹t ®éng qu¶n lÝ kho lµ mét ho¹t ®éng quan träng trong c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt, h¬n n÷a l¹i t¹i mét c«ng ty nhµ n-íc cã quy m« lín nh- c«ng ty « t« 1-5 th× c«ng t¸c ®ã cÇn ph¶i ®-îc ®¶m b¶o. C«ng ty th× th-êng xuyªn ph¶i lªn b¸o c¸o ®Þnh k× hai lÇn trong mét tuÇn do ®ã viÖc tin häc ho¸ ph¶i ®¶m b¶o lªn b¸o c¸o nhanh chãng chÝnh x¸c, gi¶m bít chi phÝ cho mçi lÇn lªn b¸o c¸o. D÷ liÖu nhËp chÝnh x¸c dÔ thao t¸c. HÖ thèng ph¶i dÔ dµng cho ng-êi dïng khi lªn phiÕu xuÊt, phiÕu nhËp. C¸c b¸o c¸o ph¶i thèng kª ®-îc l-îng tån cña tõng vËt t- t¹i thêi ®iÓm kiÓm kª, ph¶i lÊy ®-îc th«ng tin cña tõng vËt t- cã trong kho. Thèng kª ®-îc c¸c vËt tthiÕu cho s¶n xuÊt ®Ó th«ng b¸o cho phßng cung øng vËt t- ®Æt kÕ ho¹ch mua vËt t-. II.Ph©n tÝch thiÕt kÕ chi tiÕt Trong qu¸ tr×nh tiÕp cËn hÖ thèng, sö dông c¸c ph-¬ng ph¸p nh-: pháng vÊn quan x¸t, lÊy tµi liÖu ®Ó thu thËp th«ng tin vÒ c«ng t¸c qu¶n lÝ kho t¹i c«ng ty « t« 1- 5, kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh nµy em ®· ®-a ra c¸c s¬ ®å m« h×nh ho¸ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ kho sau: 1.S¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng kho S¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng sÏ m« t¶ c¸c ho¹t ®éng chÝnh mµ hÖ thèng ph¶i thùc hiÖn. Trong qu¸ tr×nh tiÕp cËn vµ ph©n tÝch hÖ thèng th× hÖ thèng kho cña c«ng ty sÏ thùc hiÖn ba chøc n¨ng chÝnh sau: +Chøc n¨ng nhËp vËt t- tõ bé phËn mua vËt t+Chøc n¨ng xuÊt vËt t- cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt +Chøc n¨ng kiÓm kª vµ lªn c¸c b¸o c¸o ®Þnh k× cho c¸c phßng ban cã liªn quan. Dùa trªn c¸c chøc n¨ng trªn cña hÖ thèng em ®-a ra s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ th«ng sau ®©y: HÖ thèng qu¶n lÝ kho 12 NhËp kho XuÊt kho Lªn b¸o c¸o Dùa trªn s¬ ®å chøc n¨ng nµy ta sÏ cã s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD. 2.S¬ ®å luång d÷ liÖu cña hÖ thèng Trong s¬ ®å cã sö dông c¸c kÝ ph¸p sau: Tªn nguån / ®Ých Nguån /®Ých Tªn dßng d÷ liÖu Dßng d÷ liÖu TiÕn tr×nh Xö lÝ TiÕn tr×nh xö lÝ TÖp d÷ liÖu Kho d÷ liÖu 2.1.S¬ ®å møc ng÷ c¶nh cña hÖ thèng Bé phËn mua vËt t- phiÕu nh©p kho B¸o c¸o vËt tGi¸m ®èc : PhiÕu xuÊt kho BP s¶n xuÊt HÖ thèng PhiÕu lÜnh kho PhiÕu xuÊt,nhËp kho B¸o c¸o KÕ ho¹ch vËt tS¶n xuÊt BP kÕ to¸n PhßngKÕ ho¹ch 2.2.S¬ ®å luång d÷ liÖu DFD møc 0 BP mua vËt t- BP s¶n xuÊt PhiÕu lÜnh PhiÕu NhËp PhiÕu XuÊt Xö lÝ XuÊt Xö lÝ NhËp PhiÕu xuÊt 13 PhiÕu XuÊt Kho PhiÕu nhËp Phong kÕto¸n ThÎ kho KÕ ho¹ch s¶n xuÊt (2) Phßng kÕ ho¹ch (1) Lªn b¸o c¸o b¸o c¸o tån vËt t(3) B¸o c¸o vËt t- Gi¸m ®èc phiÕu nhËp kho (1) : Yªu Çu kiÓm tra tån vËt t(2) : KÕt qu¶ kiÓm tra (3) : Baã c¸o vËt tIII. ThiÕt kÕ l« gÝc §Ó thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu em xin tr×nh bµy ph-¬ng ph¸p thiÕt kÕ b»ng m« h×nh ho¸. Trong m« h×nh cã sö dïng hai kÝ ph¸p sau: Thùc thÓ BÓu diÔn c¸c thùc thÓ cña hÖ thèng Liªn kÕt BiÓu diÔn mèi liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ Sau ®©y lµ m« h×nh quan hÖ thùc thÓ : Nhµ cung cÊp N cung cÊp M #manhacc tªnnhacc ®iachi ®iÖntho¹i fax VËt tM N l-u 1 Kho #M·vt #Makho Tªnvt Tenkho §¬nvÞ XuÊt Tån M·kho #m·béphËn TªnbéphËn BP s¶n xuÊt 14 PhiÕu nhËp N chøa M VËt t- #sèphiÕunhËp ngµy nhËp ng-êi nhËp SèphiÕunhËp N chøa M PhiÕu xuÊt #sèphiÕuxuÊt Ngµy xuÊt Ng-êi xuÊt Mèi liªn kÕt gi-a hai thùc thÓ Nhµ cung cÊp vµ vËt t- lµ nhiÒu - nhiÒu cho nªn cã thùc thÓ thø ba chi tiÕt tõng vËt t- ®-îc cung cÊp : #mavt Chitietvattu #manhacc T-¬ng tù c¸c mèi liªn kÕt nhiÒu kh¸c ta cã c¸c thùc thÓ sau: Chitietxuatkho #m·vt #m·béphËn sèl-îngxuÊt #m·phiÕuxuÊt #M·kho chitietnhapkho #m·phiÕunhËp #m·vt sè l-îng nhËp #m·kho Tõ c¸c thùc thÓ x¸c ®Þnh ®-îc ta cã c¸c tÖp sau vµ s¬ ®å DSD cña hÖ Nhacungcap MaNCC TenNCC Diachi Dienthoai Fax MaNCC MaVT Vattu MaVT TenVT Kho Donvi Makho Sophieuxuat Mavt Soluong MaBP 15 Makho Makho Tenkho thèng: Chitietnhap BPs¶nxuÊt MaBP TenBP Sophieunhap Phieuxuat Sophieuxuat Mavt Soluong Makho Phieunhap Ngayxuat Nguoixuat IV.ViÕt ch-¬ng tr×nh 1.Giíi thiÖu vÒ MS.Access MS.Access lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu, nã cho phÐp ta cã thÓ qu¶n trÞ hÖ c¬ së d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng h¬n. Access cho phÐp ng-êi dïng t¹o c¸c b¶ng, c¸c report vµ c¸c form mét c¸ch dÔ dµng nhê c«ng cô Winzard. H¬n n-a Access cßn trî gióp ng-êi dïng truy vÊn d÷ liÖu mét c¸ch nhanh nhÊt, hiÖu qu¶ nhÊt, ®ång thêi Access cßn cho phÐp ng-êi dïng liªn kÕt víi mét sè hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu kh¸c nh- Visual Basic, SQL server. ChÝnh v× nh÷ng tiÖn Ých nµy cña Access mµ em chän hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access ®Ó viÕt ch-¬ng tr×nh cho ®Ò ¸n cña m×nh . 2.C¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng Dùa trªn c¸c thiÕt kÕ vÒ c¬ së d÷ liÖu trong s¬ ®å DSD ta x©y dùng ®-îc c¬ së d÷ liÖu bao gåm c¸c b¶ng sau : B¶ng Vattu l-u tr÷ th«ng tin vÒ vËt t- cña kho fieldname Mavt Tenvt Donvi TonDK Makho Sophieunhap Datatype fieldsize text 7 text 25 text 10 number Integer text 5 Ngaynhap Nguoinhap description M· vËt tB¶ng Tªn vËt t§¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu k× M· kho Nhacungcap l-u tr÷ th«ng tin vÒ c¸c nhµ cung cÊp vËt t- cho c«ng ty 16 fieldname MaNCC TenNCC Fieldname Diachi Sophieunhap Dienthoai Ngaynhap Fax Nguoinhap Datatype text text Datatype text text text Datetime text text fieldsize 10 40 Fieldsize 40 6 13 8 13 20 Description M· nhµ cung cÊp Tªn nhµ cung cÊp Description ®Þa chØ nhµ cung cÊp Sè phiÕu nhËp kho ®iÖn tho¹i liªn l¹c Ngµy nhËp vËt tSè fax Ng-êi nhËp vËt t- Fieldname Fieldname Datatype Datatype Fieldsize Fieldsize Makho 5 6 Sophieuxuat text text Tenkho textdatetime 25 8 Ngayxuat Nguoixuat text 20 Description Description M· Sè khophiÕu vËt t-xuÊt kho TªnNgµy kho vËt t- vËt txuÊt ng-êi xuÊt vËt t- B¶ng Phietxuat B¶ng PhiÕu nhËp B¶ng Kho B¶ng Chitietvattu Fieldname Mavt MaBP Datatype text text Fieldsize 7 7 Description M· vËt tM· bé ph©n s¶n xuÊt Datatype text Text number text Fieldsize 6 7 7 5 Description Sè phiÕu nhËp kho M· vËt tSè l-îng vËt t- nhËpkho M· kho nhËp vËt t- B¶ng Chitietnhap Fieldname Sophieunhap Mavt Soluongnhap Makho B¶ng chitietxuat 17 Fieldname Sophieuxuat Mavt Soluongxuat Makho MaBP Datatype text text number text text B¶ng Bé phËn s¶n xuÊt Fieldname Datatype MaBP text TenBP text Fieldsize 6 10 7 5 7 Fieldsize 7 30 Description Sè phiÕu xuÊt kho M· vËt tSè l-îng xuÊt kho M· kho M· bé phËn lÜnh vËt t- Description M· bé phËn s¶n xuÊt Tªn bé phËn s¶n xuÊt 3.Mét sè thiÕt kÕ giao diÖn vµo ra cña hÖ thèng Trªn ®©y lµ c¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng, sau ®©y em xin ®-a ra mét sè thiÕt kÕ vÒ giao diÖn cña ch-¬ng tr×nh. Theo s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng cho nªn em thiÕt kÕ ch-¬ng tr×nh bao gåm ba chøc n¨ng c¬ b¶n : NhËp Kho, XuÊt Kho, B¸o c¸o. PhÇn nhËp kho gåm : + Danh Môc Kho + Danh Môc nhµ cung cÊp + Danh môc vËt t+ PhiÕu nhËp kho + CËp nhËt Danh môc vËt t+ CËp nhËt nhµ cung cÊp PhÇn xuÊt kho + Danh môc Bé phËn s¶n xuÊt + Danh môc vËt t+ Danh môc kho + PhiÕu xuÊt kho + CËp nhËt Danh môc v©t tPhÇn b¸o c¸o + B¸o c¸o nhËp theo tõng vËt t- 18 + B¸o c¸o xuÊt theo tõng vËt t+ B¸o c¸o tån kho Cña c¸c vËt t+ B¸o c¸o tån kho cña tõng vËt t- Giao diªn chÝnh cña ch-¬ng tr×nh: Form cËp nhËt danh môc vËt t-: 19 Giao diÖn c¸c chøc n¨ng chÝnh cña ch-¬ng tr×nh Danh môc vËt t- 20