Tài liệu Cty cp hạ long

Môc Lôc PhÇn Më §Çu.....................................................................................................3 Ch¬ng I.Tæng Quan VÒ C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long...................................4 I.Tæng quan vÒ c«ng ty Cæ phÇn H¹ Long......................................................4 1.LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty...................................................4 2.Chøc n¨ng ho¹t ®éng cña c«ng ty....................................................................4 3.S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty................................................................................4 4.Chøc n¨ng ,nhiÖm vô c¸c phßng ban trong c«ng ty.........................................5 II.Tæng quan vÒ ®Ò tµi nghiªn cøu...................................................................7 1.Lý do lùa chän ®Ò tµi........................................................................................7 2.ý nghÜa cña ®Ò tµi nghiªn cøu...........................................................................7 Ch¬ng II.Nh÷ng VÊn §Ò Chung VÒ C¬ Së Vµ Ph¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch¬ng Tr×nh......................................................8 I.Tæng quan vÒ ph¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n......................................................8 1.Tæ chøc vµ th«ng tin trong tæ chøc..................................................................8 2.Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc.............................................9 3Ph¬ng ph¸p ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin................................................9 3.1.Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin........................9 3.2.C¸c nguyªn t¾c ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin...................................9 4.Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc............................................10 5.Tiªu chuÈn chÊt lîng cña mét hÖ thèng th«ng tin........................................12 II.C¸c ph¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ ch¬ng tr×nh...13 1.C¸c ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin..............................................................13 2.C¸c c«ng cô m« h×nh hãa..............................................................................13 2.1.S¬ ®å luång th«ng tin (IFD)......................................................................13 2.2.S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD)..........................................................................14 III.C¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý..........................................16 1.Mét sè kh¸i niÖm cña c¬ së d÷ liÖu................................................................16 2.C¸c ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu..........................................................17 2.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ th«ng tin ra...........................................................17 2.2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph¬ng ph¸p m« h×nh hãa...............................18 3.Giíi thiÖu vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsof Access................................19 Ch¬ng III.Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý C¸n Bé T¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long......................................................................21 I.Ph©n tÝch hÖ thèng.........................................................................................21 1.Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé.............................................21 2.S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé..............22 3.S¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé................................24 4.S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) cña hÖ thèng........................................................24 4.1.S¬ ®å ng÷ c¶nh............................................................................................24 4.2.S¬ ®å DFD møc 0........................................................................................26 4.3.S¬ ®å DFD møc 1........................................................................................27 II.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu..................................................................................29 1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic tõ c¸c th«ng tin ra..............................................29 2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu trªn Microsoft Access................................................35 3.S¬ ®å mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ.............................................................39 4.ThiÕt kÕ gi¶i thuËt cña ch¬ng tr×nh..............................................................40 KÕt LuËn..........................................................................................................44 Danh môc c¸c tµi liÖu tham kh¶o..................................................................45 1 PhÇn Më §Çu ThÕ giíi ®ang bíc vµo mét giai ®o¹n ph¸t triÓn míi ®Çy s«i ®éng vµ biÕn ®æi, trong ®ã vai trß cña c¸ch m¹ng khoa häc rÊt quan träng ®Æc biÖt lµ cuéc c¸ch m¹ng th«ng tin .Nã ®· vµ ®ang th©m nhËp ,t¸c ®éng s©u s¾c ,trùc tiÕp lªn mäi mÆt ,mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ x· héi. øng dông tin häc vµo lÜnh vùc kinh tÕ gióp ta n¾m b¾t th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi ,®Çy ®ñ ,gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh ,thóc ®Èy nÒn kinh tÕ më réng vµ ph¸t triÓn.V× vËy ,trong qu¸ tr×nh qu¶n lý c¸c c¬ quan,doanh nghiÖp ph¶i thÊy ®îc vai trß cña c«ng nghÖ th«ng tin .Nã gióp doanh nghiÖp ®¸p øng mäi nhu cÇu cña kh¸ch hµng hiÖn t¹i mµ cßn n©ng cao ®îc n¨ng lùc s¶n xuÊt ,gióp cho c¸c doanh nghiÖp cã ®ñ søc c¹nh tranh víi thÞ trêng trong vµ ngoµi níc . Qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu ,em cµng thÊy râ vai trß cña tin häc nãi chung vµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nãi riªng khi ¸p dông vµo doanh nghiÖp .Nã gióp cho doanh nghiÖp vËn hµnh vµ qu¶n lý tèt mäi ho¹t ®éng cña m×nh. 2 Tõ nh÷ng ®Æc trng ,häat ®éng chñ yÕu cña c«ng ty,em ®· hiÓu ®îc nhu cÇu cña c«ng ty vµ x©y dùng nªn mét phÇn mÒm qu¶n lý . C«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ doanh nghiÖp kinh doanh chñ yÕu trong lÜnh vùc kh¸ch s¹n ,ngoµi ra c«ng ty còng ho¹t ®éng trong nhiÒu lÜnh vùc kh¸c nh l÷ hµnh chuyªn tæ chøc cung cÊp thiÕt kÕ tour du lÞch ,phôc vô ¨n uèng ,kinh doanh th¬ng m¹i ...Trong xu thÕ thÞ trêng kinh doanh du lÞch vµ dÞch vô ngµy cµng ph¸t triÓn ,viÖc qu¶n lý c¸n bé lµ mét vÊn ®Ò quan träng cña c«ng ty .V× vËy ,øng dông tin häc vµo qu¶n lý c¸n bé lµ rÊt cÇn thiÕt gãp phÇn n©ng cao chÊt lîng ,hiÖu qu¶ cña ®éi ngò c¸n bé ®Ó c«ng ty ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ .Do ®ã em lùa chän ®Ò tµi: "Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé t¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long”. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Th.S NguyÔn V¨n Th ®· tËn t×nh chØ b¶o híng dÉn ,gióp ®ì em hoµn thµnh ®Ò ¸n nµy. Ch¬ng I: Tæng Quan VÒ C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long I. Tæng quan vÒ c«ng ty cæ phÇn H¹ Long 1.LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ mét trong nh÷ng c«ng ty cã tuæi ®êi rÊt trÎ .TiÒn th©n lµ mét chi nh¸nh cña c«ng ty than U«ng BÝ t¹i Hµ Néi. Th¸ng 7/1996 c«ng ty quyÕt ®Þnh thµnh lËp kh¸ch s¹n H¹ Long trùc thuéc c«ng ty Than U«ng BÝ . Th¸ng 5/1999 kh¸ch s¹n ®îc ®æi tªn thµnh “Kh¸ch s¹n Thanh lÞch H¹ Long” trùc thuéc c«ng ty du lÞch Than ViÖt Nam.Sau ba n¨m ho¹t ®éng cã nhiÒu khëi s¾c th× ®Õn th¸ng 5/2002 Kh¸ch s¹n Thanh lÞch H¹ Long ®îc ®æi tªn thµnh “C«ng ty cæ phÇn H¹ Long “trùc thuéc c«ng ty du lÞch vµ th¬ng m¹i Than ViÖt Nam. Ngµy 1/3/2004 C«ng ty cæ phÇn H¹ Long l¹i ®îc chuyÓn vÒ thuéc quyÒn qu¶n lý cña c«ng ty than U«ng BÝ theo quyÕt ®Þnh 248\Q§_H§QT ngµy 23/2/2004 cña chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ tæng c«ng ty Than ViÖt Nam. Sù ra ®êi cña c«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ mét sù thiÕt yÕu kh«ng chØ theo kÞp víi tiÕn ®é ph¸t triÓn cña ngµnh du lÞch ViÖt Nam mµ cßn ®¸p øng mong muèn ,nhu cÇu cña c«ng ty vµ cña du kh¸ch . C«ng ty cæ phÇn H¹ Long ®Æt t¹i 297 Kim M·,Ba §×nh Hµ Néi,lµ mét kh¸ch s¹n ®¹t tiªu chuÈn sao (1 sao) ,sè lîng nh©n viªn lµ 45 trong ®ã 23 n÷ vµ 22 nam .Víi vÞ trÝ ®Ñp vµ nguån nh©n lùc trÎ kháe ,th«ng minh vµ s¸ng t¹o cïng víi c¬ së vËt chÊt kÜ thuËt hiÖn ®¹i .Nh vËy ,c«ng ty ®· ®¹t ®îc nh÷ng thµnh tùu kh«ng nhá víi doanh thu n¨m 2003 lµ 11 tû.Nh÷ng thµnh c«ng nh trªn ®· t¹o cho c«ng ty mét bíc ®i v÷ng ch¾c trong thÞ trêng kinh doanh du lÞch vµ dÞch vô. 2.Chøc n¨ng ho¹t ®éng cña c«ng ty 3 §¹i Héi Cæ §«ng C«ng ty cæ phÇn H¹ Long mÆc dï chØ lµ chi nh¸nh nhá cña c«ng ty than U«ng BÝ nhng lÜnh vùc ho¹t ®éng cña nã rÊt réng trong ®ã chøc n¨ng ho¹t ®éng chÝnh lµ kinh doanh kh¸ch s¹n ,phôc vô mäi ®èi tîng kh¸ch víi møc gi¸ phï hîp.§©y lµ nguån doanh thu chñ yÕu cña c«ng ty.Ngoµi kinh doanh kh¸ch s¹n ,c«ng ty còng ho¹t ®éng trong c¶ lÜnh vùc l÷ hµnh chuyªn tæ chøc ,cung cÊp thiÕt kÕ c¸c tour du lÞch ,nhËn vµ göi kh¸ch ,phôc vô nhµ hµng ¨n uèng ,kinh doanh th¬ng m¹i ,xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp c¸c mÆt hµng tiªu dïng vµ ®êi sèng 3.S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty §¹i Héi Cæ §«ng Héi §ång Qu¶n TrÞ Gi¸m §èc C«ng Ty Ban KiÓm So¸t Phã Gi¸m §èc C«ng Ty Phßng Phßng Phßng Phßng Phßng §éi Xe KÕ Th¬ng Tæ Du Kinh VËn To¸n M¹i Chøc LÞch Doanh T¶i Tµi Hµnh L÷ Kh¸ch ChÝnh vô cña c¸c phßng ChÝnhn¨ng ,nghiÖm Hµnhban trong S¹nc«ng ty 4 Chøc a.Phßng tæ chøc _hµnh chÝnh: Chøc n¨ng: Tham mu gióp viÖc cho Gi¸m ®èc c«ng ty qu¶n lý ,®iÒu hµnh vµ thùc hiÖn trong lÜnh vùc tæ chøc ,lao ®éng tiÒn l¬ng ,qu¶n trÞ ,hµnh chÝnh. NhiÖm vô: Tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty. Qu¶n lý theo dâi c«ng t¸c tæ chøc nh©n sù ,®µo t¹o phï hîp víi vÞ trÝ c«ng viÖc .X¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ sè lîng lao ®éng vµ c¸c yªu cÇu vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cho c¸c c¸n bé nh©n viªn .X¾p xÕp vÞ trÝ phï hîp víi kh¶ n¨ng tr×nh ®é ®µo t¹o. Qu¶n lý ,theo dâi c«ng t¸c lao ®éng ,tiÒn l¬ng ,b¶o hiÓm x· héi,b¶o hé lao ®éng ,an toµn vÖ sinh lao ®éng . 4 Thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p khuyÕn khÝch ngêi lao ®éng Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ ,hµnh chÝnh. b.Phßng Tµi chÝnh _KÕ to¸n: Chøc n¨ng: Tham mu gióp gi¸m ®èc tæ chøc ,qu¶n lý,®iÒu hµnh thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh . NhiÖm vô: Tæ chøc qu¶n lý ,híng dÉn theo dâi ,thùc hiÖn tæng hîp t×nh h×nh c¸c mÆt ho¹t ®éng vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n ,thèng kª,tµi vô ,vèn,tµi s¶n trong c«ng ty ®¶m b¶o theo ®óng chÕ ®é,chÝnh s¸ch phï hîp víi c«ng ty. Thùc hiÖn thu chi ®óng nguyªn t¾c ,hç trî c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý chÊt lîng mÆt tµi chÝnh. c.Phßng Kinh doanh th¬ng m¹i: Lªn kÕ ho¹ch qu¶n lý cã hiÖu qu¶ ,lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm ,dÞch vô míi ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng . B¸n hµng ,qu¶ng c¸o cho s¶n phÈm vµ dÞch vô. Nghiªn cøu thÞ trêng ,®èi tîng kh¸ch hµng hiÖn t¹i lµ ai ,kh¸ch hµng trong t¬ng lai lµ ai vµ nhu cÇu cña hä. §Þnh gi¸ cho s¶n phÈm vµ dÞch vô. Xóc tiÕn b¸n hµng ,ph©n phèi s¶n phÈm ,dÞch vô tíi kh¸ch hµng. d.Phßng Kinh doanh du lÞch l÷ hµnh: N¾m ®îc lÞch tr×nh ,tÝnh chÊt ®oµn kh¸ch ®i híng dÉn,th«ng cho kh¸ch cïng thèng nhÊt . Gäi ®iÖn ®Õn c¸c ®¬n vÞ ®Ó chµo c¸c ch¬ng tr×nh. Híng dÉn hå s¬ xuÊt nhËp c¶nh cho kh¸ch,giao nhiÖm vô cho híng dÉn cô thÓ ch¬ng tr×nh ,yªu cÇu cña ®oµn kh¸ch . X©y dùng ch¬ng tr×nh ,tÝnh gi¸ c¶ cho c¸c tour ,phèi hîp cïng tiÕp thÞ ®Ó ký kÕt hîp ®ång. e.Phßng Kinh doanh kh¸ch s¹n: Bé phËn buång :qu¶n lý cung cÊp c¸c ®å dïng ,vËt dông cho c¸c bé phËn kh¸c ,cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi c¸c bé phËn kh¸c:lÔ t©n ,b¶o vÖ ,söa ch÷a,b¶o dìng... Bé phËn lÔ t©n: liªn hÖ gi÷a kh¸ch vµ kh¸ch s¹n ,cung cÊp th«ng tin vÒ dÞch vô kh¸ch s¹n .NhiÖm vô lµ kinh doanh phßng kh¸ch ,nghiªn cøu ph¸t triÓn kh¸ch ,dù tÝnh phßng kh¸ch vµ c«ng viÖc cô thÓ ,tham gia vµo c«ng t¸c marketing,cung cÊp th«ng tin vÒ nguån kh¸ch ,nhu cÇu cña kh¸ch. II Tæng quan vÒ ®Ò tµi nghiªn cøu: 1.Lý do lùa chän ®Ò tµi: C«ng ty Cæ phÇn H¹ Long lµ lo¹i h×nh kinh doanh dÞch vô ,c«ng ty t¹o ra lîi nhuËn tõ nhiÒu m¶ng kinh doanh nhng chñ yÕu lµ kinh doanh kh¸ch s¹n.Do ®ã viÖc qu¶n lý nh©n viªn ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch lµ rÊt quan träng .Ph¶i qu¶n lý sao cho tèt ,x¾p xÕp c¸n bé c«ng nh©n viªn vµo ®óng vÞ trÝ ,®óng n¨ng lùc ®Ó hä cã thÓ ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng ®ãng gãp cho c«ng ty. Sö dông tin häc trong qu¶n lý c¸n bé cña c«ng ty gióp Ých cho viÖc t×m kiÕm, tæng hîp nh÷ng th«ng tin d÷ liÖu cÇn thiÕt vµ gióp tiÕt kiÖm thêi gian,nÕu 5 cã sai th× viÖc cËp nhËt söa ch÷a còng dÔ dµng thuËn tiÖn.ChÝnh v× vËy em ®· lùa chän ®Ò tµi nµy. 2 .ý nghÜa cña ®Ò tµi nghiªn cøu : §Æc trng cña ngµnh kinh doanh dÞch vô lµ tháa m·n nhu cÇu cña kh¸ch hµng mét c¸ch tèt nhÊt .Muèn vËy c«ng ty ph¶i qu¶n lý tèt nguån nh©n lùc cña m×nh.Trong thêi buæi ngµy nay cã rÊt nhiÒu c«ng ty lµm dÞch vô,viÖc qu¶n lý, n¾m râ th«ng tin cµng trë nªn quan träng h¬n bao giê hÕt. Thêi ®¹i ngµy nay lµ thêi ®¹i cña khoa häc kü thuËt, cña tri thøc v× thÕ viÖc qu¶n lý nh©n sù b»ng Word, Excel sÏ kh«ng cßn thÝch hîp n÷a v× nã võa tèn thêi gian mµ dÔ g©y nhÇm lÉn. V× vËy em thÊy vÊn ®Ò nµy cã thÓ gi¶i quyÕt mét phÇn trong ®Ò tµi cña m×nh. NÕu chóng ta kh«ng cã mét phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù th× viÖc qu¶n lý sÏ khã kh¨n h¬n, cång kÒnh vµ vÊt v¶ h¬n. NÕu cã ®îc phÇn mÒm nµy ®i vµo ho¹t ®éng ta cã thÓ gi¶m bít ®îc mét lîng giÊy tê trong c«ng ty vµ c¸c phßng ban cã thÓ linh ho¹t h¬n trong viÖc ®iÒu ®éng nh©n sù cña m×nh. Khi cã quyÕt ®Þnh vÒ nh©n sù nh tõ chøc, th«i viÖc, bæ nhiÖm, th¨ng chøc, ®iÒu ®éng nh©n viªn tõ vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c......sÏ rÊt ®¬n gi¶n vµ nhanh chãng thuËn tiÖn, tr¸nh ®îc nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. 6 Ch¬ng II: Nh÷ng VÊn §Ò Chung VÒ C¬ Së Vµ Ph¬ng Ph¸p LuËn §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch¬ng Tr×nh I.Tæng Quan VÒ Ph¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n: 1.HÖ thèng th«ng tin vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh: D÷ liÖu (data) lµ nh÷ng m« t¶ vÒ sù vËt, con ngêi vµ sù kiÖn trong thÕ giíi mµ chóng ta gÆp b»ng nhiÒu c¸ch thÓ hiÖn kh¸c nhau. - Th«ng tin (Information) lµ c¸c th«ng b¸o hay b¶n tin nh»m mang l¹i sù hiÓu biÕt nµo ®ã cho ®èi tîng nhËn tin. Chñ thÓ ph¶n ¸nh th«ng tin §èi tîng tiÕp nhËn S¬ ®å ph¶n ¸nh cña th«ng tin -HÖ thèng th«ng tin (Informatinon System) lµ mét tËp hîp nh÷ng con ngêi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu......thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, lu tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc gäi lµ m«i trêng. Nguån Thu thËp §Ých Xö lý vµ lu gi÷ Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu M« h×nh hÖ thèng th«ng tin -HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý lµ sù ph¸t triÓn vµ sö dông hÖ thèng th«ng tin cã hiÖu qu¶ trong mét tæ chøc. Gåm 5 yÕu tè cÊu thµnh xÐt theo tr¹ng th¸i tÜnh lµ: ThiÕt bÞ tin häc (m¸y tÝnh, c¸c thiÕt bÞ, c¸c ®êng truyÒn...., phÇn cøng), c¸c ch¬ng tr×nh (phÇn mÒm), d÷ liÖu, thñ tôc, quy tr×nh vµ con ngêi. -HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù lµ hÖ thèng th«ng tin trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n sù vµ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù cña tæ chøc. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù kh«ng chØ gåm phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù mµ cßn cÇn ®Õn c¸c thiÕt bÞ m¸y tÝnh, c¸c phßng ban vµ ®èi tîng ®Ó thu thËp vµ xö lý d÷ liÖu ®Ó sö dông chóng vµo c¸c môc ®Ých kh¸c nhau. 7 2 Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc: HÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc cã nh÷ng chøc n¨ng sau: _Thu thËp _Lu tr÷ _Xö lý -Ph©n Phèi 3 Ph¬ng ph¸p ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin 3.1 Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Thêi ®¹i ngµy nay lµ thêi ®¹i cña khoa häc c«ng nghÖ ,th«ng tin.HÖ thèng th«ng tin ngµy cµng cã vai trß quan träng ,to lín trong cuéc sèng ,¶nh hëng ®Õn viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ chÊt lîng cña quyÕt ®Þnh .Mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt lµ mét hÖ thèng mµ nhê nã c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh cã chÊt lîng cao .Nhê cã c¸c quyÕt ®Þnh nµy mµ c¸c c¬ quan hay tæ chøc cã thÓ s¶n xuÊt ph©n phèi nh÷ng s¶n phÈm vµ dÞch vô víi ®é tin cËy lín ,®¸p øng tèt nhu cÇu kh¸ch hµng,gãp phÇn vµo sù thµnh c«ng cña c¬ quan hay tæ chøc . Cã thÓ nãi ,ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin lµ cung cÊp cho c¸c thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý tèt nhÊt .Mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu cña c¬ quan ,tæ chøc hiÖn ®¹i nµo. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin : 1.Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý 2.Nh÷ng yªu cÇu míi cña nhµ qu¶n lý 3.Sù thay ®æi cña c«ng nghÖ 4.Thay ®æi s¸ch lîc chÝnh trÞ. 3.2 C¸c nguyªn t¾c ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i ,thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi ,thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã .Ph©n tÝch mét hÖ thèng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu vµ chØnh ®èn chóng ®Ó ®a ra nh÷ng chuÈn ®o¸n vÒ t×nh h×nh thùc tÕ .ThiÕt kÕ lµ nh»m x¸c ®Þnh c¸c bé phËn cña mét hÖ thèng míi cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh logic,m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng ®ã .ViÖc thùc hiÖn hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi x©y dùng m« h×nh vËt lý trong cña hÖ thèng míi vµ chuyÓn m« h×nh ®ã sang ng«n ng÷ tin häc .Cµi ®Æt mét hÖ thèng lµ tÝch hîp nã vµo ho¹t ®éng cña tæ chøc . Díi ®©y lµ ba nguyªn t¾c chung cña nhiÒu ph¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin : Nguyªn t¾c 1:Sö dông c¸c m« h×nh Nguyªn t¾c 2 :ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng Nguyªn t¾c 3:ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh logic khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh logic sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ. 4.C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin §Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc ph¶i tr¶i qua 7 giai ®o¹n .Sau ®©y lµ m« t¶ s¬ lîc c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin . Giai ®o¹n 1:§¸nh gi¸ yªu cÇu §¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc hoÆc héi ®ång gi¸m ®èc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi 8 vµ hiÖu qu¶ cña dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: 1.1.LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu 1.2.Lµm râ yªu cÇu 1.3.§¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi 1.4.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Ph©n tÝch chi tiÕt ®îc tiÕn hµnh sau khi cã sù ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu cÇu. Nh÷ng môc ®Ých chÝnh cña ph©n tÝch chi tiÕt lµ hiÓu râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang nghiªn cøu, x¸c ®Þnh nh÷ng nguyªn nh©n ®Ých thùc cña nh÷ng vÊn ®Ò ®ã, x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vµ nh÷ng rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh môc tiªu mµ hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i ®¹t ®îc. Trªn c¬ së néi dung b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt sÏ quyÕt ®Þnh tiÕp tôc tiÕn hµnh hay th«i ph¸t triÓn mét hÖ thèng míi. §Ó lµm nh÷ng viÖc ®ã giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau ®©y: 2.1.LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt 2.2.Nghiªn cøu m«i trêng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i 2.3.Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i 2.4.§a ra chÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p 2.5.§¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi 2.6.Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n 2.7.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o chi tiÕt Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l«gÝc Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn l«gÝc cña mét hÖ thèng th«ng tin, cho phÐp lo¹i bá ®îc c¸c vÊn ®Ò cña mét hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu ®· ®îc thiÕt lËp tõ giai ®o¹n tríc. M« h×nh l«gÝc cña hÖ thèng míi sÏ bao gåm th«ng tin mµ hÖ thèng sÏ s¶n sinh ra (néi dung cña Outputs), néi dung cña c¬ së d÷ liÖu (c¸c tÖp, c¸c quan hÖ gi÷a c¸c tÖp), c¸c xö lý vµ hîp thøc hãa sÏ ph¶i thùc hiÖn (c¸c xö lý) vµ c¸c d÷ liÖu sÏ ®îc chÊp nhËn vµo (c¸c Inputs).M« h×nh l«gÝc sÏ ph¶i ®îc nh÷ng ngêi sö dông xem xÐt vµ chuÈn y. ThiÕt kÕ l«gÝc bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: 3.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu 3.2.ThiÕt kÕ xö lý 3.3.ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo 3.4.ChØnh söa tµi liÖu cho møc l«gÝc 3.5.Hîp thøc hãa m« h×nh l«gÝc Giai ®oan 4: §Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p M« h×nh l«gÝc cña hÖ thèng míi m« t¶ c¸i mµ hÖ thèng sÏ lµm. Khi m« h×nh nµy ®îc x¸c ®Þnh vµ chuÈn y bëi ngêi sö dông, th× ph©n tÝch viªn hoÆc nhãm ph©n tÝch viªn ph¶i nghiªng vÒ c¸c ph¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng nµy.§ã lµ viÖc x©y dùng c¸c ph¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó cô thÓ hãa m« h×nh l«gÝc. Mçi mét ph¬ng ¸n lµ mét ph¸c häa cña m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng nhng cha ph¶i lµ mét m« t¶ chi tiÕt. C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p: 4.1.X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc cña tæ chøc vµ tin häc 9 4.2.X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p 4.3.§¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p 4.4.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n nµy ®îc tiÕn hµnh sau khi mét ph¬ng ¸n ®îc lùa chän. ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi gåm 2 tµi liÖu kÕt qu¶ cÇn cã: tríc hÕt lµ mét tµi liÖu bao chøa tÊt c¶ c¸c ®Æc trng cña hÖ thèng míi sÏ cÇn cho viÖc thùc hiÖn kü thuËt; vµ tiÕp ®ã lµ tµi liÖu dµnh cho ngêi sö dông vµ nã m« t¶ phÇn thñ c«ng vµ c¶ nh÷ng giao diÖn víi nh÷ng phÇn tin häc hãa. Nh÷ng c«ng ®o¹n chÝnh cña qu¸ tr×nh thiÕt kÕ vËt lý ngoµi : 5.1.LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi 5.2.ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn vµo/ra 5.3.ThiÕt kÕ c¸ch thøc t¬ng t¸c víi phÇn tin häc hãa 5.4.ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng 5.5.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o thiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng KÕt qu¶ quan träng nhÊt cña giai ®o¹n thùc hiÖn kü thuËt lµ phÇn tin häc hãa cña hÖ thèng th«ng tin, cã nghÜa lµ phÇn mÒm.Nh÷ng ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ giai ®o¹n nµy ph¶i cung cÊp c¸c tµi liÖu nh c¸c b¶n híng dÉn sö dông vµ thao t¸c còng nh c¸c tµi liÖu m« t¶ vÒ hÖ thèng. C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña viÖc triÓn khai thùc hiÖn kü thuËt hÖ thèng nh sau: 6.1.LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt 6.2.ThiÕt kÕ vËt lý trong 6.3.LËp tr×nh 6.4.Thö nghiÖm hÖ thèng 6.5.ChuÈn bÞ c¸c tµi liÖu hÖ thèng Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cµi ®Æt hÖ thèng lµ pha trong ®ã viÖc chuyÓn tõ hÖ thèng cò sang hÖ thèng míi ®îc thùc hiÖn. §Ó chuyÓn ®æi ®îc thùc hiÖn víi nh÷ng va ch¹m Ýt nhÊt, cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch mét c¸ch cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy gåm c¸c c«ng ®o¹n: 7.1.LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt 7.2.ChuyÓn ®æi 7.3.Khai th¸c vµ b¶o tr× 7.4.§¸nh gi¸ 5.Tiªu chuÈn chÊt lîng cña mét hÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý cã hiÖu qu¶ cña mét tæ chøc dùa phÇn lín vµo chÊt lîng th«ng tin do c¸c hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc s¶n sinh ra .Tõ sù ho¹t ®éng kÐm cña mét hÖ thèng th«ng tin sÏ lµ nguån gèc g©y ra nh÷ng hËu qu¶ xÊu nghiªm träng.Ho¹t ®éng tèt hay xÊu cña mét hÖ thèng th«ng tin ®îc ®¸nh gi¸ qua chÊt lîng cña th«ng tin mµ nã cung cÊp . Xem xÐt tiªu chuÈn chÝnh lµ viÖc ®Æt ra môc tiªu chÊt lîng mµ phÇn mÒm cÇn ®¹t ®îc .Sau ®©y lµ nh÷ng tiªu chuÈn cÇn thiÕt nhÊt cho mét hÖ thèng th«ng tin . _§é tin cËy 10 _TÝnh ®Çy ®ñ _TÝnh thÝch hîp vµ dÔ hiÓu _TÝnh ®îc b¶o vÖ II.C¸c Ph¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch¬ng Tr×nh 1.C¸c ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin §Ó tiÕn hµnh ph©n tÝch mét hÖ thèng th«ng tin tríc hÕt chóng ta ph¶i thu thËp th«ng tin vÒ hÖ thèng ®ã. Ngêi ph©n tÝch ph¶i lùa chän sö dông kÕt hîp c¸c ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin sau: a.Pháng vÊn Pháng vÊn lµ hái trùc tiÕp ngêi cã liªn quan ®Õn thu thËp th«ng tin. §ã lµ c¸ch ®¬n gi¶n vµ quan träng nhÊt ®Ó thu thËp th«ng tin vÒ mét tæ chøc. Pháng vÊn cho phÐp thu ®îc nh÷ng xö lý theo c¸ch kh¸c víi m« t¶ trong tµi liÖu, gÆp ®îc nh÷ng ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm trong thùc tÕ, sè ngêi nµy cã thÓ kh«ng ®îc ghi trong v¨n b¶n tæ chøc. Qua ®ã, chóng ta cã thÓ thu ®îc nh÷ng néi dung kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng mµ khã cã thÓ thu thËp ®îc qua nghiªn cøu tµi liÖu. Pháng vÊn ®îc thùc hiÖn qua c¸c bíc - ChuÈn bÞ pháng vÊn -TiÕn hµnh pháng vÊn b.Nghiªn cøu tµi liÖu Ph¬ng ph¸p nµy gióp ta nghiªn cøu kü vµ tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña tæ chøc nh: lÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, t×nh tr¹ng tµi chÝnh, vai trß vµ nhiÖm vô cña c¸c thµnh viªn, néi dung vµ h×nh d¹ng cña c¸c th«ng tin vµo/ra. Th«ng tin trªn giÊy tê ph¶n ¸nh qu¸ khø, hiÖn t¹i vµ t¬ng lai cña tæ chøc. c.Sö dông phiÕu ®iÒu tra Ph¬ng ph¸p nµy ®îc sö dông khi cÇn lÊy th«ng tin tõ mét sè lîng lín c¸c ®èi tîng vµ trªn mét ph¹m vi ®Þa lý réng. Yªu cÇu vµ c©u hái trªn phiÕu ph¶i râ rµng, cïng hiÓu nh nhau, phiÕu ghi theo c¸ch thøc dÔ tæng hîp d.Quan s¸t Khi ph©n tÝch viªn muèn nh×n thÊy nh÷ng g× kh«ng thÓ hiÖn trªn tµi liÖu hoÆc qua pháng vÊn nh tµi liÖu ®îc lu ë ®©u, cã ®îc s¾p xÕp hay kh«ng s¾p xÕp, do ai qu¶n lý... 2.C¸c c«ng cô m« h×nh hãa Sau khi ®· t×m hiÓu vÒ hÖ thèng, ph©n tÝch viªn sö dông mét sè c¸c c«ng cô m« h×nh hãa ®Ó m« t¶ l¹i hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i.Mét sè c«ng cô m« h×nh hãa thêng ®îc sö dông lµ : S¬ ®å luång th«ng tin, s¬ ®å luång d÷ liÖu. 2.1 S¬ ®å luång th«ng tin S¬ ®å luång th«ng tin dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc lu tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin: -Xö lý 11 Thñ c«ng -Kho lu tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng -Dßng th«ng tin Giao t¸c ngêi – m¸y Tin häc hãa hoµn toµn Tin häc hãa -§iÒu khiÓn 2.2 S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD: Data Flow Diagram) S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh s¬ ®å luång th«ng tin nhng trªn gãc ®é trõu tîng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c lu tr÷ d÷ liÖu nhng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi tîng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å nµy chØ ®¬n thuÇn m« t¶ hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g× Ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) -Nguån hoÆc ®Ých cña luång d÷ liÖu(t¸c nh©n): ®îc biÓu diÔn b»ng h×nh ch÷ nhËt, ®îc ®Æt tªn b»ng mét danh tõ.T¸c nh©n n»m ngoµi ph¹m vi cña hÖ thèng hay mét phÇn cña hÖ thèng.T¸c nh©n cã thÓ lµ: +Mét tæ chøc hay mét ®¬n vÞ cña tæ chøc bªn ngoµi hÖ thèng(hay mét phÇn cña hÖ thèng) göi hay nhËn th«ng tin tõ hÖ thèng mµ ta nghiªn cøu. +Nh÷ng ngêi hay nhãm ngêi cã t¬ng t¸c víi hÖ thèng. +C¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c cã trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. Tªn ngêi/Bé phËn ph¸t/nh©n tin Nguån hoÆc ®Ých -Dßng d÷ liÖu :lµ c¸c d÷ liÖu di chuyÓn tõ vÞ trÝ nµy ®Õn mét vÞ trÝ kh¸c trong hÖ thèng.§îc biÓu diÔn b»ng mét mòi tªn chØ híng cña dßng d÷ liÖu, trªn mòi tªn lµ tªn cña dßng d÷ liÖu. 12 Tªn dßng d÷ liÖu Dßng d÷ liÖu -TiÕn tr×nh (Process) lµ mét c«ng viÖc hay mét hµnh ®éng cã t¸c ®éng lªn c¸c d÷ liÖu lµm cho chóng di chuyÓn, ®îc lu tr÷, thay ®æi hay ®îc ph©n phèi. §îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh trßn vµ tªn cña xö lý b¾t ®Çu b»ng mét ®éng tõ thÓ hiÖn kh¸i qu¸t c«ng viÖc mµ nã thùc hiÖn. Tªn TiÕntiÕn tr×nh tr×nh xö lý xö lý -Kho d÷ liÖu (Data Store): lµ c¸c d÷ liÖu ®îc lu tr÷ t¹i mét chç. Kho d÷ liÖu ®îc dïng ®Ó lu tr÷ c¸c d÷ liÖu t¹o nguån d÷ liÖu cho xö lý. TÖp d÷ liÖu Kho d÷ liÖu C¸c møc cña DFD S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n, cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å khung c¶nh cßn ®îc gäi lµ s¬ ®å møc 0. Ph©n r· s¬ ®å §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ngêi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å.B¾t ®Çu tõ s¬ ®å khung c¶nh, ngêi ta ph©n r· s¬ ®å thµnh s¬ ®å møc 0, tiÕp sau møc 0 lµ møc 1..... III C¬ Së D÷ LiÖu Cu¶ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý 1.Mét sè kh¸i niÖm cña c¬ së d÷ liÖu §Ó thiÕt kÕ ®îc c¬ së d÷ liÖu tríc hÕt ta ph¶i hiÓu ®îc c¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu. Tríc khi cã m¸y tÝnh ®iÖn tö tÊt c¶ c¸c th«ng tin vÉn ph¶i ®îc thu thËp, lu tr÷, xö lý, ph©n tÝch vµ cËp nhËt. C¸c d÷ liÖu nµy ®îc ghi lªn b¶ng, ghi trong sæ s¸ch, trong c¸c phÝch b»ng cøng, héc Catalog....thËm chÝ ngay trong trÝ n·o cña nh÷ng nh©n viªn lµm viÖc. Lµm nh vËy cÇn rÊt nhiÒu ngêi, cÇn rÊt nhiÒu kh«ng gian nhí vµ rÊt vÊt v¶ khi t×m kiÕm tÝnh to¸n. Thêi gian xö lý l©u, quy tr×nh mÖt mái vµ nÆng nhäc vµ kÕt qu¶ c¸c b¸o c¸o thêng lµ kh«ng ®Çy ®ñ vµ kh«ng chÝnh x¸c. Ngµy nay ngêi ta sö dông m¸y tÝnh vµ c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (HQTCSDL) ®Ó giao t¸c víi c¸c d÷ liÖu trong c¬ së d÷ liÖu. HQTCSDL lµ mét 13 phÇn mÒm øng dông gióp chóng ta t¹o ra, lu tr÷, tæ chøc vµ t×m kiÕm d÷ liÖu tõ mét c¬ së d÷ liÖu ®¬n lÎ hoÆc tõ mét sè c¬ së d÷ liÖu. Microsoft Access, Foxpro lµ nh÷ng vÝ dô vÒ HQTCSDL th«ng dông trªn c¸c m¸y tÝnh c¸ nh©n. C¬ së d÷ liÖu b¾t ®Çu tõ nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n sau: - Thùc thÓ (Entity) lµ mét nhãm ngêi, ®å vËt, sù kiÖn, hiÖn tîng hay kh¸i niÖm bÊt kú víi c¸c ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt cÇn ghi chÐp l¹i. Mét sè thùc thÓ cã vÎ vËt chÊt nh vËt t, m¸y mãc, kh¸ch hµng, sinh viªn, nh©n viªn......cßn mét sè thùc thÓ kh¸c chØ lµ nh÷ng kh¸i niÖm hay quan niÖm ch¼ng h¹n tµi kho¶n, dù ¸n, nhiÖm vô c«ng t¸c..... - Mçi thùc thÓ ®Òu cã ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt mµ ta gäi lµ nh÷ng thuéc tÝnh (attribute). Mçi thuéc tÝnh lµ mét yÕu tè d÷ liÖu t¸ch biÖt, thêng kh«ng chia nhá ®îc n÷a. C¸c thuéc tÝnh gãp phÇn m« t¶ thùc thÓ vµ lµ nh÷ng d÷ liÖu vÒ thùc thÓ mµ ta muèn lu tr÷.VD: thùc thÓ nh©n viªn ®îc ®Æc trng bëi c¸c thuéc tÝnh hä tªn, ngµy sinh, giíi tÝnh, ®Þa chØ, quª qu¸n....... - B¶ng (Table) nh b¶ng thèng kª, kÕ to¸n, b¶ng niªm yÕt gi¸ hµng, b¶ng danh s¸ch c¸n bé.....ghi chÐp d÷ liÖu vÒ mét nhãm phÇn tö nµo ®ã gäi lµ thùc thÓ. -Mçi b¶ng cã nh÷ng dßng (row) mçi dßng cßn ®îc gäi lµ mét b¶n ghi (record) bëi v× nã ghi chÐp d÷ liÖu vÒ mét c¸ thÓ – tøc lµ mét biÓu hiÖn riªng biÖt cña thùc thÓ. -Mçi b¶ng cã nh÷ng cét (column). Mçi cét cßn ®îc gäi lµ mét trêng (field). Giao gi÷a mét dßng vµ mét cét lµ mét chøa mÈu d÷ liÖu ghi chÐp mét thuéc tÝnh cña c¸ thÓ trªn dßng ®ã. -C¬ së d÷ liÖu (Database) lµ mét nhãm gåm mét hay nhiÒu b¶ng cã liªn quan ®Õn nhau. -Mét tËp hîp c¸c CSDL cã liªn quan víi nhau ®îc gäi lµ mét hÖ c¬ së d÷ liÖu (Database System). 2 C¸c ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ C¬ së d÷ liÖu: Cã hai ph¬ng ph¸p chñ yÕu dïng ®Ó thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ®ã lµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph¬ng ph¸p m« h×nh hãa . 2.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra. Bíc1.X¸c ®Þnh c¸c th«ng tin ®Çu ra Bíc 2.X¸c ®Þnh c¸c tÖp d÷ liÖu cÇn thiÕt cung cÊp ®ñ d÷ liÖu cho viÖc t¹o ra tõng ®Çu ra. LiÖt kª c¸c phÇn tö th«ng tin trªn ®Çu ra.Trªn mçi th«ng tin ®Çu ra bao gåm c¸c phÇn tö th«ng tin nh giíi tÝnh, hä tªn, ngµy th¸ng n¨m sinh.........®îc gäi lµ c¸c thuéc tÝnh. Ta ph¶i liÖt kª toµn bé c¸c thuéc tÝnh thµnh mét danh s¸ch. §¸nh dÊu c¸c thuéc tÝnh lÆp – lµ nh÷ng thuéc tÝnh cã thÓ nhËn nhiÒu gi¸ trÞ d÷ liÖu nh HS_L¬ng.... §¸nh dÊu c¸c thuéc tÝnh thø sinh – lµ nh÷ng thuéc tÝnh ®îc tÝnh to¸n hoÆc suy ra tõ c¸c thuéc tÝnh kh¸c nh thùc lÜnh G¹ch ch©n c¸c thuéc tÝnh khãa cho th«ng tin ®Çu ra. *ChuÈn hãa møc 1 (1.NF) 14 -ChuÈn hãa møc 1 (1.NF) quy ®Þnh r»ng, trong mçi danh s¸ch kh«ng ®îc phÐp chøa nh÷ng thuéc tÝnh lÆp. NÕu cã c¸c thuéc tÝnh lÆp th× ph¶i t¸ch c¸c thuéc tÝnh lÆp ®ã ra thµnh c¸c danh s¸ch con, cã ý nghÜa díi gãc ®é qu¶n lý. -G¾n thªm cho danh s¸ch con mét tªn , t×m cho nã mét thuéc tÝnh ®Þnh danh riªng vµ thªm mét thuéc tÝnh ®Þnh danh cña danh s¸ch gèc. *ChuÈn hãa møc 2 (2.NF) -ChuÈn hãa møc 2 (2.NF) quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch mçi thuéc tÝnh ph¶i phô thuéc hµm vµo toµn bé khãa chø kh«ng ph¶i chØ phô thuéc vµo mét phÇn cña khãa. NÕu cã sù phô thuéc nh vËy th× ph¶i t¸ch nh÷ng thuéc tÝnh phô thuéc hµm vµo mét bé phËn cña khãa thµnh mét danh s¸ch con míi. -LÊy bé phËn khãa ®ã lµm khãa cho danh s¸ch míi. §Æt cho danh s¸ch míi nµy mét tªn riªng phï hîp víi néi dung cña c¸c thuéc tÝnh trong danh s¸ch. *ChuÈn hãa møc 3 (3.NF) -ChuÈn hãa møc 3 quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch kh«ng ®îc phÐp cã sù phô thuéc b¾c cÇu gi÷a c¸c thuéc tÝnh. NÕu thuéc tÝnh Z phô thuéc hµm vµo thuéc tÝnh Y vµ Y phô thuéc hµm vµo X th× ph¶i t¸ch chóng vµo hai danh s¸ch cã quan hÖ Z, Y vµ danh s¸ch chøa quan hÖ Y víi X. -X¸c ®Þnh khãa vµ tªn cho mçi danh s¸ch míi. 2.2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph¬ng ph¸p m« h×nh hãa Theo ph¬ng ph¸p nµy ta kh«ng m« t¶ vµ liÖt kª c¸c th«ng tin ®Çu ra mµ ta sÏ dïng c¸c m« h×nh ®Ó biÓu diÔn. Tríc hÕt ta ph¶i t×m hiÓu mét sè kh¸i niÖm. Thùc thÓ (Entity): thùc thÓ trong m« h×nh l«gÝc d÷ liÖu ®îc dïng ®Ó biÓu diÔn c¸c ®èi tîng cô thÓ hoÆc trõu tîng trong thÕ giíi thùc mµ ta muèn lu tr÷ th«ng tin vÒ chóng. VD: nh©n viªn, phßng ban...... Liªn kÕt (Acssociation): mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Kh¸i niÖm liªn kÕt ®îc dïng ®Ó tr×nh bµy, thÓ hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ tån t¹i gi÷a c¸c thùc thÓ. VD: Phßng ban cã Nh©n viªn C¸c møc cña liªn kÕt 1@1 Liªn kÕt lo¹i Mét – Mét Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ngîc l¹i. Trëng phßng 1 l·nh 1 Phßng c«ng t¸c ®¹o 1@1 Liªn kÕt lo¹i Mét – NhiÒu 15 Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B chØ liªn kÕt víi duy nhÊt mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. 1 Nh©n viªn NGiÊy khen thëng cã N@M Liªn kÕt lo¹i NhiÒu – NhiÒu Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B ®îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. N Phßng ban MNh©n viªn cã Mét phßng ban cã nhiÒu c¸n bé cïng lµm viÖc vµ còng cã c¸n bé trong mét thêi gian lµm ë nhiÒu phßng ban kh¸c nhau. §Ó biÓu diÔn quan hÖ nhiÒu nhiÒu gi÷a c¸c thùc thÓ ngêi ta dïng mét thùc thÓ trung gian ®Ó biÓu diÔn hai quan hÖ mét nhiÒu. Phßng ban 1 c ã N Chøc vô 1 c ã N viªn Nh©n 3 Giíi thiÖu vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access Microsoft Access lµ mét phÇn mÒm trong bé tæ hîp phÇn mÒm Microsoft Office do h·ng phÇn mÒm Microsoft Cooperation s¶n xuÊt.Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ®ang ®îc dïng phæ biÕn ë níc ta vµ nhiÒu n¬i trªn thÕ giíi, phiªn b¶n ®Çu tiªn cña Microsoft Access ra ®êi n¨m 1989, tõ ®ã ®Õn nay c¸c phiªn b¶n kh¸c nhau cña Access ®· lÇn lît ra ®êi mang sè hiÖu 1.0, 1.1,......2.0 råi ®Õn Access 95, Access 97, Access 2000 vµ míi nhÊt lµ phiªn b¶n Access XP. Microsoft Access tæ chøc lu tr÷ d÷ liÖu trªn mét file duy nhÊt (*.MDB hoÆc *.MDE), trªn file d÷ liÖu còng ®îc tæ chøc thµnh c¸c b¶ng cã quan hÖ víi nhau, ta cã thÓ t×m kiÕm, thªm, xãa, läc d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng nhê c¸c c©u lÖnh SQL.C¸c b¸o c¸o cña Microsoft Access rÊt phong phó, dÔ t¹o vµ dÔ ®iÒu khiÓn. Microsoft Access lµ mét trong nh÷ng hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu phæ biÕn nhÊt trªn thÕ giíi hiÖn nay theo m« h×nh quan hÖ, cïng víi Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS vµ Oracle. Tõ tríc ®Õn nay ë ViÖt Nam nãi ®Õn qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu lµ ngêi ta nghÜ ngay ®Õn FoxPro, FoxBase.......Dïng FoxPro trong qu¶n lý hÇu nh ta cã thÓ yªn t©m v× FoxPro cã thÓ lµm ®îc mäi 16 viÖc.Tuy nhiªn nÕu ®i s©u vµo t×m hiÓu Access ta cã thÓ thÊy r»ng phÇn mÒm nµy thÓ hiÖn nhiÒu ®Æc tÝnh u viÖt h¬n FoxPro, næi bËt h¬n c¶ lµ tÝnh ®¬n gi¶n vµ hiÖu qu¶. Access cã thÓ ®¸p øng ®îc hÇu hÕt c¸c nhu cÇu vÒ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu nhng vÉn gi÷ tÝnh th©n thiÖn vµ dÔ sö dông c¶ cho ngêi lËp tr×nh vµ cho ngêi sö dông. C¸c kh¸i niÖm lý thuyÕt c¬ së d÷ liÖu thÓ hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ trong Access. Nã lµ mét hÖ thèng cã tÝnh híng ®èi tîng vµ cã thÓ dïng trªn hÖ thèng m¹ng ®Ó chia sÎ víi nhiÒu ngêi dïng c¬ së d÷ liÖu; nhÊt lµ hiÖn nay rÊt nhiÒu c«ng ty ®· nèi m¹ng ®Ó më réng ph¹m vi vµ m«i trêng kinh doanh cña m×nh. Access dÔ dµng qu¶n lý, thÓ hiÖn vµ chia sÎ th«ng tin trong c¸c c«ng viÖc qu¶n lý d÷ liÖu hµng ngµy. Trªn ®©y lµ nh÷ng u ®iÓm cña Microsoft Access so víi c¸c phÇn mÒm kh¸c. Ch¾c r»ng trong thêi gian s¾p tíi ngêi tiªu dïng ë ViÖt Nam sÏ kh¸m ph¸ ra nh÷ng u ®iÓm nµy vµ sö dông Microsoft Access mét c¸ch réng r·i vµ phæ biÕn h¬n. Ch¬ngIII Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý C¸n Bé T¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long I Ph©n TÝch HÖ Thèng 1 Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé: Mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù ®iÓn h×nh cã thÓ ®îc m« t¶ nh sau: ¬ng Hå s¬ nh©n sù Danh môc chøc vô Danh môc d©n téc Lý lÞch c¸ nh©n Danh môc tr×nh ®é VH Danh môc phßng ban ........................ hÖ ch¬ng tr×nh qu¶n lý C¸n Bé trong c¬ quan B¸o c¸o nh©n sù Danh s¸ch nh©n viªn theo ®¬n vÞ B¸o c¸o tæng hîp l B¸o c¸o tæng hîp tr×nh ®é v¨n hãa .......................... 17 §Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn ®èi tîng mµ ch¬ng tr×nh cÇn qu¶n lý. C¸c d÷ liÖu nµy gåm cã danh môc d©n téc, danh môc t«n gi¸o, danh môc c¸c phßng ban, danh môc chøc vô, c¸c th«ng tin ®îc nªu trong hå s¬ c¸n bé nh m· c¸n bé, ngµy sinh, quª qu¸n, tr×nh ®é häc vÊn, tiÓu sö gia ®×nh.......ngoµi ra cßn cã c¸c th«ng tin vÒ b¶n th©n nh t×nh tr¹ng søc kháe, h«n nh©n, tr×nh ®é chÝnh trÞ.... §Çu ra cña hÖ thèng cã thÓ kh¸c nhau tïy theo yªu cÇu cña tõng c¬ quan vµ doanh nghiÖp. Th«ng thêng ®Çu ra ®îc thÓ hiÖn díi c¸c d¹ng b¸o c¸o ®Æc trng theo mét sè tiªu chÝ nhÊt ®Þnh. B¸o c¸o vÒ danh s¸ch c¸n bé ®îc coi lµ b¸o c¸o quan träng nhÊt, b¾t buéc ph¶i cã. Ngoµi ra cßn cã c¸c b¸o c¸o vÒ l¬ng, qu¸ tr×nh lµm viÖc, kØ luËt, khen thëng..... C¸c hÖ thèng kh«ng nh÷ng trî gióp cho phßng qu¶n trÞ nh©n lùc lu tr÷ c¸c th«ng tin vÒ nh©n sù vµ lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú mµ cßn gióp c¸c nh©n viªn phßng qu¶n trÞ nh©n lùc trong viÖc lËp kÕ ho¹ch s¸ch lîc vµ chiÕn lîc b»ng c¸ch cung cÊp cho hä c«ng cô ®Ó m« pháng, dù b¸o, ph©n tÝch thèng kª, truy vÊn vµ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng xö lý nguån nh©n lùc kh¸c. Qu¶n lý nh©n sù cã nghÜa lµ sö dông cã hiÖu qu¶ lùc lîng lao ®éng. V× vËy hÖ ch¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù ph¶i cã mét c¬ së d÷ liÖu ®Ó lu gi÷ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn nh©n sù trong c«ng ty.Ch¬ng tr×nh cho phÐp cËp nhËt, söa ch÷a, hñy bá c¸c th«ng tin , hay ®a ra ®îc c¸c th«ng tin theo yªu cÇu cña ngêi sö dông ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý.Gióp cho ngêi sö dông tiÕt kiÖm ®îc c«ng søc, thêi gian trong viÖc qu¶n lý nh©n sù . 2. S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé: S¬ ®å luång th«ng tin IFD (information flow diagram) dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin díi d¹ng ®éng ,tøc lµ ta sÏ m« t¶ sù di chuyÓn c¸c d÷ liÖu vÒ nh©n sù ,c¸c xö lý liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé trong thÕ giíi bªn ngoµi díi d¹ng s¬ ®å.Ta thÊy hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé liªn quan ®Õn ba ®èi tîng chñ yÕu lµ c¸n bé c«ng nh©n viªn ,c¸n bé lµm c«ng t¸c trùc tiÕp qu¶n lý nh©n sù vµ l·nh ®¹o cña c¬ quan doanh nghiÖp ,nh÷ng ngêi cÇn c¸c th«ng tin do hÖ thèng ®em l¹i ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh. 18 Thêi ®iÓm Khi tiÕp NhËn vµo c¬ Quan hay khi Cã sù Thay ®æi. CBCNV TT do c¸n bé cung cÊp Bé phËn qu¶n lý c¸n bé TiÕp nhËn, xö lý c¸c TT Phßng ban liªn quan L·nh ®¹o TT vÒ c¸n bé TT ®· ®îc xö lý,chän läc NhËp c¸c TT ®· ®îc xö lý CSDL C¸n Bé In b¸o c¸o theo yªu cÇu C¸c b¸o c¸o C¸c b¸o c¸o 19 20