Tài liệu Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ubnd huyện sóc sơn, thành phố hà nội

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên cứu của riêng em. Mọi số liệu, kết luận trong khóa luận đều là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kì công trình nghiên cứu nào khác. Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2017 Sinh viên Phạm Xuân Hưởng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nghĩa đầy đủ của từ 1 CBCC Cán bộ, công chức 2 HĐND Hội đồng nhân dân 3 UBND Ủy ban nhân dân 4 BPMC Bộ phận một cửa 5 MCLT Một cửa liên thông 6 TTHC Thủ tục hành chính MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN .................................................................... 5 1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện .................................................. 5 1.2. Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện................................................................. 8 1.2.1. Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện .............................................................................................. 8 1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức ........................................................................... 8 1.2.1.2. Khái niệm về công tác điều hành hoạt động .................................................. 9 1.2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước .......................................................... 10 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện ........................................................................... 12 1.2.3.1. Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa ............................ 12 1.2.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận ............................. 13 1.2.3.3. Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận ........................................................................................................................... 13 1.2.3.4. Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ ........................................................ 14 1.2.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị ............................................................................ 15 1.2.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận ........................ 16 1.2.3.7. Tổ chức, sắp xếp khoa học cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại bộ phận một cửa...................................................................................................................... 16 1.2.3.8. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận ...................................................... 19 1.2.3.9. Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận một cửa ........................... 19 CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............................................................................................................................... 22 2.1. Tình hình công tác tổ chức bộ máy hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ......................................... 22 2.1.1. Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ............................................................................................................................ 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................... 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.................................................................................................... 26 2.1.4. Quan hệ công tác của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn với các đơn vị, phòng ban chuyên môn khác trong cơ quan ............................. 28 2.2. Công tác điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn. ................................................................................................ 30 2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận ................................ 30 2.2.2. Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận .... 32 2.2.3. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ .............................................................. 35 2.2.4. Tổ chức hội họp, hội nghị ............................................................................... 36 2.2.5. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận ........................... 38 2.2.6. Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận ............. 40 2.2.7. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động .............................................................. 46 2.2.8. Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận ............................................ 48 2.3. Đánh giá kết quả công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........................................................ 54 2.3.1. Những kết quả đã đạt được ............................................................................. 54 2.3.1.1. Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tổ chức công việc tại bộ phận ........... 54 2.3.1.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ................................................. 55 2.3.1.3. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin ................................ 55 2.3.1.4. Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ........................................................... 56 2.3.1.5. Tổ chức hội họp, hội nghị ........................................................................... 56 2.3.1.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại ........................................... 57 2.3.1.7. Tổ chức, sắp xếp khoa học vị trí, trang thiết bị làm việc tại bộ phận ......... 57 2.3.1.8. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị tài sản và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của bộ phận ........................................... 57 2.3.1.9. Một số hoạt động đặc thù tại bộ phận .......................................................... 58 2.3.2. Nguyên nhân đạt được những kết quả ............................................................ 59 2.3.3. Những hạn chế còn tồn tại ............................................................................. 60 2.3.3.1. Về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công việc tại bộ phận........................ 60 2.3.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ................................................. 61 2.3.3.3. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin ................................ 61 2.3.3.4. Công tác văn thư – lưu trữ ........................................................................... 62 2.3.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị ............................................................................ 62 2.3.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại ............................................ 62 2.3.3.7. Đảm bảo công tác cầu hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các yêu cầu khác ........................................................................................................................... 63 2.3.3.8. Các nội dung hoạt động đặc thù .................................................................. 63 2.3.4. Nguyên nhân của những hạn chế .................................................................... 64 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI..... 68 3.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, xây dựng, hoàn thiện thể chế và tuyên truyền cải cách hành chính........................................................................................ 68 3.2. Hoàn thiện và kiện toàn tổ chức bộ máy hoạt động của bộ phận ...................... 69 3.3. Nâng cao chất đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận ........................ 70 3.4. Xây dựng các tiêu chí đánh giá cán bộ công chức, mức độ hoàn thành công việc, chú trọng công tác tuyển dụng cán bộ vào làm việc tại bộ phận ..................... 71 3.5. Công khai, minh bạch quy trình, thủ tục hành chính ......................................... 73 3.6. Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCC làm việc tai bộ phận .................... 74 3.7. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận ............................................................................... 75 3.8. Áp dụng các hệ thống khoa học, kỹ thuật theo các tiêu chuẩn trong giải quyết công việc. .................................................................................................................. 75 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 79 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay của nước ta đó là vấn đề cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính. Đặc biệt là trong quá trình toàn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế trở thành một xu thế tất yếu khách quan không thể thiếu của sự phát triển. Quá trình hội nhập luôn tồn tại hai mặt của nó đó là những thuận lợi, cơ hội và khó khăn, thách thức. Để tận dụng những cơ hội, thuận lợi nhằm phục vụ cho quá trình phát triển đất nước đã đặt ra nhiều vấn đề mới như tuân thủ luật pháp, hợp tác đầu tư... vì thế mỗi quốc gia phải có những cơ chế, chính sách linh hoạt trong giải quyết các thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tư, nhằm tháo gỡ các khó khăn cho doanh nghiệp. Một trong những thách thức đặt ra đó là cải cách hành chính nền hành chính nhà nước, việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Vì vậy, cần có những giải pháp để sớm cải cách nền hành chính nước nhà đáp ứng được những yêu cầu của quá trình hội nhập cũng như hướng đến xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Để thực hiện công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước theo đúng yêu cầu, đề án, các giai đoạn mà Chính phủ đặt ra cần phải được thực hiện một cách đồng bộ, cụ thể đối với mọi cơ quan hành chính. Để làm được điều này thì trước hết phải nâng cao trách nhiệm, năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, cũng như công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại mỗi cơ quan, văn phòng một cách hiệu quả trong giai đoạn mở cửa, hội nhập và phát triển đất nước. Hiện nay hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính (gọi tắt là bộ phận một cửa, một cửa liên thông) tại các cơ quan hành chính đang được quan tâm, chỉ đạo nhằm thực hiện đề án cải cách hành chính. Sau khi thực hiện đề án một cửa, một cửa liên thông thì đây là nơi tiếp nhận mọi thủ tục, hồ sơ, giấy tờ của cá nhân, tổ chức để giải quyết theo yêu cầu giao dịch với cơ quan nhà nước. Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phải coi hiệu quả hoạt động của các văn phòng công sở là một trong những khâu đột phá cần tập trung chỉ đạo, xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Bởi vì văn phòng chính là nơi làm việc của cán bộ, công chức cũng như nơi giải quyết các thủ tục hành chính và cung cấp các dịch vụ công góp phần thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước. Một trong số những nội dung cần thực hiện trong chương trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước đó là đổi mới cách thức tổ chức văn phòng cũng như tổ chức phòng làm việc hiệu quả. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính 1 nhà nước ở địa phương. Đây là cơ sở để các cơ quan thực hiện một cách đồng bộ, hiệu quả, thống nhất quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên trong quá trình triển khai thực hiện, cũng đã có những vướng mắc, khó khăn và hạn chế xảy ra trong công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện nói riêng như công tác tổ chức bộ máy làm việc, cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc và tổ chức giải quyết thực hiện công việc… đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ nhân dân. Với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, tôi lựa chọn nghiên cứu vấn đề “Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hành chính và cải cách hành chính của một số tác giả có thể kể đến như: 1. PGS.TS. Lê Chi Mai, Từ mô hình một cửa – Giải pháp để cải cách dịch vụ hành chính công, Thông tin khoa học hành chính, số 3/2005; 2. Thang Văn Phúc (2001), Cải cách hành chính – Thực trạng và giải pháp, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội; 3. Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình thủ tục hành chính, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội; 4. Bùi Thế Vĩnh (2000), Một số thuận ngữ hành chính, Nxb Thế giới; 5. Báo cáo Sơ kết công tác cải cách hành chính giai đoạn 2011 -2015 và triển khai kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2016-2020 của Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ; Còn tại UBND huyện Sóc Sơn cũng đã có một số đề tài khảo sát về công tác, hoạt động của Văn phòng như sau: 1. Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Miền lớp ĐHQTVP K12C; 2. Khảo sát về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn của sinh viên Trần Thị Thu Thúy lớp CĐQTVP K6; Tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân huyện Sóc Sơn thì chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa. 2 Trên cơ sở những tài liệu liên quan của một số tác giả, cũng như các quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thủ tục hành chính, cải cách nền hành chính là những gợi ý có giá trị tham khảo, kế thừa để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài của mình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về công tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện và thực tiễn công tác tổ chức điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Đề xuất các giải pháp nhằm góp nhần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Từ đó, đề tài bước đầu xây dựng các luận cứ khoa học và thực tiễn nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện trong cải cách thủ tục hành chính. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. Tập trung làm rõ thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông) thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. 3 Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động trong phạm vi của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017. 6. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài công tác tổ chức và điều hành họat động tại bộ phận một cửa đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau: Phương pháp nghiên cứu tham khảo tài liệu là các văn bản của các cơ quan nhà nước, văn bản chỉ đạo của Chính phủ hiện hành, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các văn bản như kế hoạch, báo cáo cải cách thủ tục hành chính của Ủy ban nhân thành phố Hà Nội, báo cáo của các Sở, ban ngành và huyện; các tác phẩm sách của các tác giả về các nội dung, vấn đề liên quan. Phương pháp quan sát trực tiếp: Tôi đã trực tiếp đến tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông của thuộc UBND huyện Sóc Sơn để quan sát về hoạt động, bố trí vị trí chỗ ngồi, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị, không gian làm việc, quá trình thực hiện các nghiệp vụ tại bộ phận. Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: Dự theo các số liệu thống kê về hoạt động tại bộ phận để phân tích, so sánh kết quả đã thực hiện qua các năm, các nội dung để khái quát mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận. 7. Giải thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa được thực hiện một cách hiệu quả sẽ góp phần giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức và cá nhân đến thực hiện dịch vụ công một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời góp phần đẩy mạnh quá trình cải cách nền hành chính nhà nước. 8. Kết cấu của đề tài Kết cấu đề tài bao gồm các phần lời nói đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục. Nội dung chính của đề tài được kết cấu như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện. Chương 2: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn. 4 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN 1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, để giải quyết bất kỳ một công việc nào đó đều đòi hỏi phải thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục. Việc thực hiện theo quy trình, thủ tục là cơ sở để tạo điều kiện cho các hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức được duy trì một cách thường xuyên, ổn định và đảm bảo thự hiện một cách đồng bộ, áp dụng cho mọi đối tượng thực hiện. Trong giai đoạn hiện tại thì yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, cải cách nền hành chính nhà nước đang được sự quan tâm của mọi cấp, ban, ngành. Quá trình giải quyết các thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước đang được thực hiện một cách rộng rãi tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước dựa trên các căn cứ, các quy định của các cơ quan nhà nước. Như vậy, cải cách hành chính đó là những thay đổi có tính hệ thống, lâu dài và có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt động tốt hơn, thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình. Cải cách hành chính nhằm thay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hành chính, với mục đích tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước. Cải cách hành chính nhà nước là một trong những nội dung quan trọng của khoa học hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễn cao. Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển. Để thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính chúng ta đã từng bước xây dựng và thiết lập hệ thống tổ chức bộ phận một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp trung ương đến cấp xã, phường. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính gọi chung là bộ phận một cửa, có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các cơ quan liên quan. Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về 5 công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT một số nội dung như sau: Vị trí, phạm vi thực hiện của BPMC, MCLT Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính là đầu mỗi tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các cá nhân, tổ chức [14, 1]. Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (BPMC). Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyện quyết định thành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND thành phố. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện [14, 6]. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Văn phòng HĐND-UBND huyện, là bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện tiếp nhận và trả kết quả cho các tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hành chính được cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việc thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân huyện. Cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: Đầu tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư pháp và một số lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan hành chính nhà nước [14, 2]. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa, một cửa liên thông Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Công khai, minh bạch nội dung thủ tục hành chính trên các lĩnh vực được giải quyết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; các nội dung cần thông báo của cơ quan hành chính đối với tổ chức, cá nhân. Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính cho 6 tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc; tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành. Chuyển giao hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đến bộ phận chuyên môn, cơ quan chuyên môn có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền. Nhận lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn, cơ quan chuyên môn đã được xem xét, giải quyết theo thẩm quyền và thực hiện việc trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng công nghệ thông tin, trên máy vi tính theo quy định. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính; nghiên cứu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và kiến nghị với cơ quan cấp trên về thực hiện các sáng kiến, giải pháp về cải cách thủ tục hành chính. Báo cáo thống kê định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định. Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu. Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụ photocopy… Quyền hạn của bộ phận một cửa Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng trình tự, thủ tục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết. Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo hướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định của Pháp luật. Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính. Cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của thuộc Uỷ ban nhân dân huyện gồm trưởng 7 bộ phận và một số công chức. Trưởng bộ phận do một công chức lãnh đạo của Văn phòng HĐND – UBND huyện đảm nhiệm [16, 13]. Số người làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng số biên chế công chức được giao, đảm bảo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức đến giao địch [16, 13]. 1.2. Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 1.2.1. Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện 1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nghĩa của “tổ chức” “organon” theo tiếng Hy Lạp là chỉ để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Theo tác giả Dương Quang Tung thì “tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó [7, 5]. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 4 định nghĩa tổ chức là “hình thức tập hợp liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung [1, 455]. Theo quan điểm của Đảng thì “Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng” [3,143] - đây cũng là một trong những công tác của Đảng. Bên cạnh đó, do gắn với đời sống xã hội, "tổ chức" còn được xem là một chức năng lãnh đạo, quản lý. Lãnh đạo, quản lý thể hiện ở việc thực hiện các chức năng nhất định, chủ yếu là xác định về mặt nội dung (làm gì), theo kế hoạch nào (ai làm và làm theo trình tự nào, làm như thế nào v.v..) và chỉ huy, phối hợp, giám sát và kiểm tra. Ngoài ra khái niệm tổ chức hiểu trên các lĩnh vực tổ chức (công tác tổ chức/ 8 hoạt động tổ chức) được cụ thể hoá theo các khía cạnh: Thứ nhất, công tác tổ chức là quá trình tổ chức, sắp xếp các hoạt động theo một trật tự nhất định để thực hiện hiệu quả một công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Ví dụ: Tổ chức một hội nghị với một chương trình nghị sự nhằm quán triệt và thống nhất phương pháp để thực hiện hiệu quả mục tiêu đã được xác định… Thứ hai, công tác tổ chức với nghĩa là một bộ phận/ một cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp cho các cấp lãnh đạo, quản lý trong hệ thống chính trị và bộ máy nhà nước. Ví dụ: Ban Tổ chức, Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức, Phòng Tổ chức… Thứ ba, công tác tổ chức là một tập hợp tạo thành một đơn vị, cơ quan, một hệ thống (tổ chức bộ máy) với những chức năng và nhiệm vụ nhất định nhằm thực hiện và đạt được mục tiêu chung đã được xác định. Đó là một tập hợp người tương thích với một lĩnh vực nhất định trong hệ thống lãnh đạo, quản lý. Là chức năng nhờ đó, công tác lãnh đạo, quản lý duy trì sự ổn định, phát triển của một "cơ quan hành chính", với một tập hợp bao gồm các thành viên có sự thống nhất cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu đã được xác định. Trong cách tiếp cận này, công tác tổ chức là sự hình thành "bộ máy hành chính - có tính nhà nước", một chỉnh thể có sức mạnh thông qua sự tác động của nhiều người. Công tác tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt được một hay nhiều mục tiêu chung. Công tác tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây dựng ra một bộ máy hợp lý, khoa học để triển khai các kế hoạch đã đặt ra. Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản: Tổ chức bộ máy Tổ chức công việc Từ những khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra cách hiểu khái quát nhất về tổ chức như sau: "Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác". 1.2.1.2. Khái niệm về công tác điều hành hoạt động Điều hành là hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. 9 Công tác điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo một đường lối, chủ trương nhất định. Điều hành công sở cũng là một loại hoạt động được thực hiện trong công sở mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành công sở bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn của công sở đó. Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. Khái quát chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện Từ những cách nhìn, về các nội dung thuộc phạm vi, cơ chế, cách thức tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa chúng ta có thể khái quá chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện như sau: “Tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện là việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức vào làm việc tại bộ phận để thực hiện các hoạt động chuyên môn theo sự chỉ đạo, quản lý của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền, thực hiện công việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định”. 1.2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước Trong bối cảnh đất nước đang đẩy nhanh quá trình cải cách nền hành chính nhà nước một cách đồng bộ, mạnh mẽ nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính, giấy tờ góp phần thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước thì công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa ở các cơ quan hành chính nhà nước có vai trò, ý nghĩa thể hiện thông qua một nội dung như sau: Việc thực hiện cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” tại các cơ quan hành chính nhà nước đã góp phần nâng cao năng lực hoạt động của cán bộ công chức và cơ quan hành chính nhà nước Đối với tổ chức bộ máy cơ quan hành chính nhà nước: Sắp xếp, tổ chức bộ máy của cơ quan theo hướng tinh gọn, hợp lí, hoạt động hiệu quả bằng việc xác định rõ trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan các cấp và của từng cán bộ, công chức. 10 Đổi mới phương thức hoạt động của cơ quan: Mối quan hệ giữa các phòng ban trong giải quyết công việc cho nhân dân ngày càng thắt chặt. Việc tiếp nhận, thụ lý và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã ngăn chặn tình trạng sách nhiễu nhân dân như trước đây. Mặt khác, giúp các phòng ban có điều kiện tập trung và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn nghiệp vụ. Thực hiện cơ chế "một cửa" đã cơ bản thay đổi bộ mặt của cơ quan hành chính các cấp, nâng cao chất lượng, hiện đại hóa công sở hành chính theo chủ trương của Chính phủ. Ở nhiều tỉnh, thành phố, bộ phận "một cửa" đã được hiện đại hóa với việc ứng dụng công nghệ thông tin, người dân, cán bộ có thể kiểm tra được quá trình giải quyết thủ tục tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cách thuận tiện, đơn giản thông qua hệ thống máy vi tính, phần mềm tra cứu thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ. Thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" cũng đã góp phần tăng cường năng lực, trách nhiệm của cán bộ, công chức và cơ quan nhà nước, kỹ năng, nghiệp vụ hành chính, cũng như tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức hành chính nhằm xây dựng nền hành chính nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Mặt khác, cơ chế "một cửa liên thông" đã điều chỉnh mối quan hệ giữa nhân dân và công chức, tạo cơ chế giám sát, quản lý của nhân dân đối với cơ quan nhà nước, giữa lãnh đạo với cán bộ, công chức thuộc quyền, thể hiện rõ bản chất của công tác cải cách thủ tục hành chính. Sự đổi mới hoạt động của cơ quan hành chính và thái độ phục vụ thân thiện của cán bộ, công chức đã đem đến sự hài lòng, bước đầu tạo lập lòng tin cho nhân dân khi giải quyết công việc vào cơ quan công quyền. Triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa", các ngành, các cấp chính quyền đã thực sự vào cuộc, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ chức, doanh nghiệp và công dân. Công khai, minh bạch mọi thủ tục hành chính, thời gian giải quyết và các loại phí đã hạn chế tình trạng quan liêu, tham nhũng. Đồng thời, đảm bảo cho mỗi người dân có thể tham gia vào hoạt động giám sát và quản lý hành chính nhà nước. Có thể nhận thấy kết quả bước đầu của cải cách thủ tục hành chính thông qua thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" là đã giảm việc đi lại của người dân, doanh nghiệp, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, số hồ sơ hành chính giải quyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao, công khai, minh bạch, bình đẳng, tạo thuận lợi hơn cho các nhà đầu tư, tổ chức và doanh nghiệp trên các lĩnh vực cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, dự án đầu tư xây dựng cơ bản, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 11 Kỷ cương hành chính cũng có những tiến bộ quan trọng. Thông qua sự chỉ đạo sát sao, kiên quyết của Thủ tướng Chính phủ thời gian vừa qua về chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động của cơ quan hành chính, về rà soát, đơn giản hóa và công khai các thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế "một cửa" với chất lượng tốt hơn đã nâng cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan hành chính, bằng các việc làm cụ thể ở các bộ, ngành, chính quyền địa phương các cấp đã khẳng định sự chuyển biến bước đầu trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ chức. 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện Trong hoạt động của mỗi cơ quan, bộ phận đều phải thực hiện đầy đủ các nội dung công việc từ công tác tổ chức bộ máy làm việc đến công tác tổ chức các công việc chuyên môn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn hoạt động của đơn vị, bộ phận mình. Tại bộ phận một cửa thuộc UBND câp huyện cũng phải thực hiện đầy đủ các nội dung hoạt động như của một cơ quan đơn vị cụ thể từ công tác tổ chức bộ máy, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận. 1.2.3.1. Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa Để một cơ quan, đơn vị hoạt động được thì công việc đầu tiên là cần phải tổ chức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc một cách phù hợp dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận mình công tác. Tổ chức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc khoa học, hiệu quả sẽ giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị mình hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra. Đồng thời, việc tổ chức bộ máy phù hợp giúp cơ quan đơn vị phát huy hết tiềm năng, khả năng của mỗi cá nhân trong cơ quan, hay từng vị trí công tác. Quá trình thực hiện sắp xếp, tổ chức bộ máy làm việc hiệu quả sắp xếp đúng, đủ chính là yêu cầu đang được đặt ra đối với các cơ quan nhà nước trong quá trình thực hiện việc sàng lọc, tinh giảm biên chế nhằm tránh lãng phí nguồn nhân lực cũng như tiết kiệm chí phí ngân sách nhà nước. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị bộ phận một cửa là một đơn vị hoạt động đặc thù trong hoạt động cơ quan, là bộ phận thực hiện chuyên môn ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy việc sắp xếp cán bộ công chức đảm nhiệm các vị trí là điều quan trọng nhất, khi được bố trí đúng vị trí, chuyên môn của từng khía cạnh riêng sẽ làm cho công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thiểu các sai sót và thời gian giải quyết công việc. 12 1.2.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị là điều kiện để thiết lập các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện đúng, đủ các nhiệm vụ của bộ phận. Quá trình xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị cơ bản là dựa trên cơ sở hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, bộ phận và các phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu trong khoảng thời gian quy định Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là công cụ, phương tiện hiệu quả nhất trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của những người lãnh đạo cơ quan và mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu cơ quan xây dựng được chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể, chặt chẽ khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện hiệu quả, theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra. Trong hoạt động của bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cũng được chú trọng và tiến hành thực hiện thường xuyên, định kỳ như hoạt động chung của các phòng ban khác. Việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác giúp cho bộ phận xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện, đề ra các biện pháp thực hiện một cách phù hợp nhất và đồng thời trong quá trình thực hiện nắm bắt các hạn chế, bất cập từ đó có giải pháp điều chỉnh phù hợp. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, người phụ trách bộ phận sẽ dễ dàng tiến hành phân chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từng giai đoạn. Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Đồng thời quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm và nó giúp cho cán bộ công chức làm việc tại bộ phận xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian quy định. Đồng thời, là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi vị trí công việc. Hiện nay, việc xây dựng kế hoạch công tác tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cấp huyện nói chung đều được tiến hành một cách thường xuyên và đồng bộ, là một trong những nội dung hoạt động của bộ phận. 1.2.3.3. Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của bộ phận Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan đơn vị thông tin là yếu tố quyết định đến sự hiệu quả mọi mặt vì vậy thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Thông tin là phương tiện để ban hành các quyết định quản lý, xác định phương hướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội… và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu là 13 nguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Công tác thu thập, xử lý thông tin phải cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động. Tại bộ phận một cửa thì, việc thu thập thông tin bao gồm việc thu thập, cập nhật các thông tin, quy định mới về các lĩnh vực hoạt động tại bộ phận, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và tiếp nhận thông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức. Nhằm kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịp thời phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơ quan… Đối với bộ phận một cửa nếu không nắm bắt thông tin kịp thời, không làm tốt công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động và chất lượng thực hiện các dịch vụ công cho các cá nhân, tổ chức đến giao dịch. 1.2.3.4. Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ Thực hiện các nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư lưu – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và diễn ra hàng ngày tại bộ phận của cán bộ công chức làm việc. Bộ phận một cửa là một đơn vị của cơ quan hành chính, vì vậy đều phải thực hiện các quy định về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại bộ phận đó là: - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư; - Nghị định số 09/2008/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư; - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; 14 - Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2013; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; - Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, ngày 14/3/ 2009 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Trong hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện việc soạn thảo, ban hành và ban hành văn bản được hình thành dùng chủ yếu để giao dịch, trao đổi nhằm giải quyết các công việc hình thành trong quá trình hoạt động. Đó là các thể loại văn bản chính như công văn, các thông báo về quy trình thực hiện thủ tục, các phiếu nhận hồ sơ, phiếu hẹn trả kết quả, thời gian giải quyết hồ sơ hay báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động của bộ phận. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Bộ phận một cửa, một cửa liên thông chỉ lưu những hồ sơ, giấy tờ trong quá trình thực hiện các giao dịch đảm bảo các hồ sơ, giấy tờ của cá nhân, tổ chức không bị thất lạc hoặc nhầm lẫn, các hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của mình là căn cứ cho triển khai các hoạt động tiếp theo như chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động… 1.2.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, bộ phận thì công tác tổ chức hội nghị, hội họp là hoạt động phổ biến và cần thiết. Quá trình hội họp sẽ giúp cho những người quản lý, lãnh đạo và những người thực hiện đưa ra những ý kiến, những trao đổi, những phản ánh một cách trực tiếp qua đó nắm bắt được các nội dụng cụ thể, cần thiết đó có thể là quá trình tổng hợp về kết quả, tình hình hoạt động, các ý kiến từ phía công dân, tổ chức và cán bộ công chức trực tiếp thực hiện công việc từ đó rút ra những kinh nghiệm để có những ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế. 15