Tài liệu Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, tháng 4 năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Trịnh Văn Dương DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ KHXH Khoa học xã hội VTLT Văn thư lưu trữ TC-HC Tổ chức hành chính VB Văn bản MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 4 7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài......................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ .................................. 6 VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ........................................................ 6 1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 6 1.1.1. Công tác văn thư .................................................................................. 6 1.1.1.1. Khái niệm ..................................................................................... 6 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư..................................................... 6 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư ........................................................ 7 1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. ............................................ 9 1.1.2. Công tác lưu trữ. ................................................................................ 10 1.1.2.1. Khái niệm. .................................................................................. 10 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ. ................................................... 11 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. ........................................... 13 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ .................................................. 13 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. ....................................................... 13 1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. .......... 14 1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 15 Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ........... 19 VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC.................... 19 XÃ HỘI VIỆT NAM. .................................................................................... 19 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam...................... 19 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. ..................................................................................................... 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam .......................................................................... 19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng ..................................................................... 20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................. 20 2.1.3.Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 21 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính) ...................................................................................... 22 2.2.1. Vị trí chức năng.................................................................................. 22 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 26 2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ...................................................................................................... 26 2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ .............................................. 26 2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ. ................................. 27 2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ............ 27 2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc ............................................... 30 2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo ..................................... 30 2.3.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. ................................................................................................................ 31 2.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện. ......... 31 2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. ......................................................... 31 2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành. ................................................................................................. 31 2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản .................................................. 32 2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................... 33 2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. ................................. 34 2.4.2. Quản lý văn bản đi. ............................................................................ 35 2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản .......................................................................................... 35 2.4.2.2. Đăng ký văn bản......................................................................... 36 2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ............ 37 2.4.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 38 2.4.2.5. Lưu văn bản đi. .......................................................................... 38 2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. .................................................... 39 2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. .............................................................. 39 2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến. .................................................................. 39 2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến. ........................................................ 41 2.4.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. ........... 43 2.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................... 43 2.4.4.1 . Các loại con dấu. ....................................................................... 43 2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu .................................... 44 2.4.4.3. Bảo quản con dấu. ...................................................................... 45 2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......................... 45 2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức. ........... 45 2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. .................................... 45 2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ. .............................................................. 45 2.4.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................................... 46 2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện........... 46 2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu. ............................................... 46 2.5.2. Công tác phân loại tài liệu ................................................................ 47 2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. ......... 51 2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu .................................................. 55 2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ........................... 57 Tiểu kết chương 2 .......................................................................................... 60 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC .............. 61 TỔ CHỨC TÁC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ........................... 61 TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM ................................................ 61 3.1. Những ưu điểm về công tác tổ chức quản lý, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. ............................................................ 61 3.2. Một số hạn chế. ..................................................................................... 62 3.3. Nguyên nhân. ........................................................................................ 63 3.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ. .......................................................................................................... 64 3.4.1. Một số phương hướng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ .......... 64 3.4.1. Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. ..... 65 3.4.1.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ ........................................................ 65 3.4.1.2. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ........................................................................................ 66 3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ ...................................................................................................... 67 3.4.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 68 3.4.1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. ..................................................................................................... 69 3.4.1.6. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ. ................................................................................................................. 70 Tiểu kết chương 3 .......................................................................................... 71 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 74 PHỤ LỤC ........................................................................................................... PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiên cứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,…là rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Viện phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.. Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng. Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việc 1 chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả. Thực tế này đòi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức, quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọi hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý VTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát được trong thời gian qua. Chính vì thế tôi quyết định chọn đề tài : ''Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp ''. làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài không còn quá mới mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí. Trong phạm vi đề tài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau: - “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm . - “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả Tiết Hồng Nga. - “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất bản Hà Nội, 1987. - “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Hà 2 Nội,1990. - Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992. - “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ” của tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998. Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số công trình nghiên cứu liên quan như: - Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội. - “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả Hồ Thị Ngọc Hà. - “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 : 2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến. - Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ. Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Có 3 nhiệm vụ cơ bản: Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư - lưu trữ Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế. 3 Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói chung. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Phạm vi: + Phạm vi không gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ từ từ năm 2012 đến nay. + Phạm vi nội dung: Khóa luận không tham vọng giải quyết tất cả các vấn đề về công tác Văn thư - Lưu trữ theo nghĩa rộng mà chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu dưới góc độ tổ chức, quản lý trên cơ sở, luật, quy chế để xem xét thực trạng tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp... - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hành 4 chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội. 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 5 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm Khi nghiên cứu về khái niệm công tác văn thư có nhiều quan điểm khác nhau về công tác này, nhưng có hai khuynh hướng cơ bản đó là: Một là công tác văn thư được hiểu là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hai là công tác văn thư đựợc hiểu là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, trong các cơ quan, tổ chức, tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản: Một là, soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm: + Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo. + Lựa chọn thông tin, tài liệu. + Lựa chọn tên loại, xác định thể thức. + Xây dựng đề cương bản thảo. + Viết bản thảo. + Duyệt bản thảo. + Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo. 6 + Hoàn thiện văn bản + Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành. + Ký văn bản và ban hành văn bản. Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan. Vì thế trong quá trình thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau: + Nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác: Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản. Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện chính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu nghiệp vụ. Chính xác về nội dung: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng 7 phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về thể thức: Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản... + Bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,... + Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người làm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu. 8 1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: + Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. + Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. + Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, 9 phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.2. Công tác lưu trữ. 1.1.2.1. Khái niệm. Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”. Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 10 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Trong đó, các nhiệm vụ cụ thể của công tác lưu trữ như sau:  Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ. + Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm nhiệm công việc này. Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ là công việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu trữ. + Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan. Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho các hoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ. 11 + Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò là công cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy định của pháp luật. Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức thì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành. + Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánh giá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời. Từ đó đưa ra được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều hành. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ + Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. + Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. 12 + Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. 1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng. Công tác lưu trữ có một số ý nghĩa như: Một là, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản. Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao. Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân. 1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. Về tổ chức, trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn 13