Tài liệu Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là nội dung nghiên cứu của tôi trong thời gian vừa qua. Những kết quả báo cáo và các số liệu trong đây được thực hiện tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục tiêu..................................................................................................... 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 2 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 3 7. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 3 8. Cấu trúc đề tài .......................................................................................... 3 PHẦN NỘI DUNG ......................................................................................... 4 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP............................................................................................. 4 1.1. Khái niệm hội họp .................................................................................. 4 1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp......................... 4 1.3. Phân loại các cuộc hội họp .................................................................... 5 1.4. Quy trình tổ chức hội họp ...................................................................... 7 1.4.1. Chuẩn bị hội họp ................................................................................. 7 1.4.2. Tiến hành hội họp.............................................................................. 12 1.4.3. Công việc sau hội họp ....................................................................... 14 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG ........................................................................... 16 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ............................................................................................................ 16 2.1.1. Quá trình hình thành Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . 16 2.1.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông................................................................................. 21 2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông .................................................................. 25 2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị........................................... 28 2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị................................................... 30 2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị ........................................................... 30 2.2.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự ..................................................... 31 2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời ................................ 32 2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị ............................................... 33 2.2.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị hội họp................................................................................................. 34 2.2.2.6. Công tác thông tin truyền thông..................................................... 34 2.2.2.7. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị ................................................ 35 2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị ...................................................... 35 2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị .............................................. 36 2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc ............................................ 39 2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ................................................ 41 2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 41 2.3.2. Nhược điểm ....................................................................................... 42 2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 42 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG...................................................... 44 3.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp ............. 44 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp............... 46 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp ............................................................................................................... 46 3.4. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên ..................................................................................................... 48 KẾT LUẬN .................................................................................................... 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 51 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBNV Cán bộ nhân viên CP Cổ phần HĐLĐ Hợp đồng lao động INTRACOM Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông SXKD Sản xuất kinh doanh PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng. Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc và chức năng đảm bảo hậu cần. Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động của Văn phòng như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng...Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức các cuộc hội họp có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hội họp là một trong những hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc. Trong thực tế tổ chức các cuộc hội họp tại văn phòng công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng vào giao thông vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Công tác lập kế hoạch chưa lường trước được những tình huống phát sinh, cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi của đại biểu chưa được lưu ý quan tâm; cở sở vật chất chưa được đầu tư tương xứng; đội ngũ lễ tân còn hạn chế về nghiệp vụ. Xuất phát từ lý do trên, cùng với việc để tìm hiểu rõ hơn về công tác hội họp tại công ty đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác cuộc họp của công ty. Chính vì vậy tội lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức các cuộc hội 1 họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. 3. Mục tiêu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng công ty. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lý luận về hội họp - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; - Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; - Về không gian: Công tác tổ chức hội họp của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; 2 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông được nâng cao thì sẽ loại bỏ được những khâu trung gian không cần thiết cũng như công việc được tiến hành một cách thuận lợi giúp cho công ty có thể hiện đại hóa hơn trong công tác văn phòng. 7. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp 8. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đề tài bao gồm những phần sau: Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1. Khái niệm hội họp Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung.. Là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định. (Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng,Nxb Thống kê) Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. 1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp - Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp (ngoài ra còn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra 4 phương hướng hoạt động cho năm tới. - Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. - Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững. 1.3. Phân loại các cuộc hội họp Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau: Căn cứ vào quy mô: gồm có - Hội nghị Thuộc loại này gồm có + Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập + Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề triệu tập + Hội nghị khách hàng + Hội nghị tổng kết năm Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều , về khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác - Cuộc họp Thuộc loại này thường có + Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan + Các cuộc họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan 5 + Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan + Họp giao ban + Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên + Họp tham mưu + Họp chuyên môn Đặc điểm chung của cuộc họp là : số lượng tham dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ trong cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung cuộc họp thường là những biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể Căn cứ vào quy trình quản trị - Hội họp bàn bạc ra quyết định - Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình - Hội họp đôn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương trình, kế hoạch công tác. - Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm Căn cứ vào hình thức hội họp - Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo - Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi. Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp - Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải quyết vấn đề 6 1.4. Quy trình tổ chức hội họp 1.4.1. Chuẩn bị hội họp Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Bước 2: Lập Kế Hoạch Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản Bước 3: Xây dựng Chương trình nghị sự Bước 7 : Chuẩn bị thời gian Bước 4: Lập Danh sách khách mời Bước 6: Chuẩn bị địa điểm Bước 5 : Soạn thảo thử mời Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,: xác định nội dung , chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận. Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn dề sau + Tên buổi họp + Thời gian tham dự hội họp + Thành phần tham dự hội họp + Địa điểm hội họp + Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung hội họp + Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi) + Quy định thành phần hội họp. Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp. Khi cần thiết phải gử trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến hay không. 7 + Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế . ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có + Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài... Bước 2: Lập kế hoạch Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng. Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau: + Tên Hội họp + Thời gian Hội họp + Địa điểm Hội họp + Thành phần Hội họp + Nội dung Hội họp Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự Chương trình nghị sự Hội họp là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm: + Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội họp + Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến tham gia Hội họp nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu 8 tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm. Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau: + Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự). + Nội dung vấn đề. + Thời gian thực hiện từng vấn đề. Bước 4: Lập danh sách khách mời Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ caanfmang theo...Giaays mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc , kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp trừ trường hợp cuộc họp đột xuất - Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp - Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả - Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của cuộc họp. - Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay Bước 5: Soạn thảo giấy mời Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó. 9 Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội họp. Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời. Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời. + Tên hội họp + Họ và tên chức vụ người được mời. + Thời gian. + Địa điểm. + Yêu cầu. Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội họp được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội họp, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội họp có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan. Ngoài địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội họp như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao. Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…để có phương án dự phòng. Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội họp diễn ra. 10 Bước 7: Chuẩn bị thời gian - Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như sau: + Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc + Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày trường hợp đối với những dự án lớn, phức tạp thì có hể kéo dài thời gian hơn những cũng không quá 2 ngày + Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày + Họp sơ kết , tổng kết chuyên đề 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề + Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy the tính chất và nội dung của vấn đề Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày. Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản hội họp Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản Hội họp: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội họp, là bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội họp Công việc ghi biên bản tại Hội họp được giao cho một cá nhân hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm. Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội họp thì văn phòng cần thực hiện các công việc sau: - Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội họp để giao cho Thư ký Hội họp thực hiện tại Hội nghị. - Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội họp - Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản 11 như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản. - Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội họp Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội họp như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rôn, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội họp 1.4.2. Tiến hành hội họp Bước 1: Đón tiếp đại biểu Bước 2: Điểm danh đại biểu Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận Bước 4: Ghi biên bản Bước 1: Đón tiếp đại biểu. Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của cơ quan, tổ chức. Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể hiện sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội họp Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu. + Đối với Hội họp có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm. + Đối với Hội họp có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình. 12 Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan. Bước 2: Điểm danh đại biểu. Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội họp. Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội họp Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội họp + Sơ đồ vị trí chỗ ngồi. + Thẻ đại biểu. + Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân. + Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị công tác, chức vụ, thời gian…Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đại biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu. Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận. Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội họp để gửi cho các đại biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan. Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải lao là rất cần thiết. Bước 4: Ghi biên bản Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là Thư ký Văn phòng. Thư ký cuộc họp có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức. Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản: 13 + Đúng kỹ thuật. + Đúng thể thức. + Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sai lệch nội dung. + Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần tóm tắt nội dung chính. Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau: + Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này cũng phải được ghi vào biên bản. + Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan. + Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu. Ngoài ra phải gửi kèm theo một công văn. Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai. 1.4.3. Công việc sau hội họp Bước 1: Giải quyết các thủ tục, giấy tờ liên quan tới việc tổ chức Hội nghị Bước 7: Viết thư cảm ơn Bước 2: Thu thập văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan tới cuộc họp Bước 6: Rút kinh nghiệm tổ chức 14 Bước 3: Lập hồ sơ Bước 5 Thông báo và triển khai kết quả Bước 4: Lưu hồ sơ Khi Hội họp kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau: + Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội họp + Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội họp + Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc… + Lưu hồ sơ + Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp + Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau cuộc họp 15