Tài liệu Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường cao đẳng sư phạm nam định

LỜI CẢM ƠN Hoàn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định” đối với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự giúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế. Qua đây, tôi xin trân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong khoa QTVP đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận. Ngoài ra, tôi xin trân thành cảm ơn cùng các cô chú cán bộ, công chức, viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đặc biệt là bác Vũ Tiến Vân trưởng phòng Hành chính tổng hợp đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận của mình. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực tế chưa sâu nên đề tài khóa luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bài báo cáo này được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Sau cùng tôi xin kính chúc quý thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng cùng toàn thể các cô chú cán bộ,công chức, viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định dồi dào sức khỏe và nhiều thành công./ . Tôi xin trân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 3 5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 4 7. Đóng góp của đề tài................................................................................... 5 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài........................................................................ 5 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG ............................................................................... 6 1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................... 6 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp ....................................................................... 7 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp ....................................................... 10 1.2. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp .................................................. 11 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp ............................................ 12 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp ..................................................... 13 1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ............................. 15 Tiểu kết ........................................................................................................... 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH ......................................................................................................................... 17 2.1. Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ............................ 17 2.1.1. Lịch sử phát triển và hình thành ................................................... 17 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ................................................................ 17 2.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ............................................................................................................. 20 2.2.1. Vị trí, chức năng ............................................................................ 20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ..................................................................... 20 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp ..................... 22 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định .................................................................... 22 2.3.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và bồi dưỡng cán bộ của Phòng Hành chính -Tổng hợp .............................................. 22 2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hành chính ......................... 25 2.3.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế ............................. 43 2.3.4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại............................. 45 2.3.5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác thi đua khen thưởng ........... 46 2.3.6. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cần ............................... 56 Tiểu kết ........................................................................................................... 59 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH ................................................................... 60 3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................ 60 3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................... 60 3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 61 3.1.3. Nguyên nhân.................................................................................. 63 3.2. Giải pháp .............................................................................................. 64 3.2.1. Xây dựng hoàn thiện đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp.......................................................................................... 65 3.2.2. Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp ..... 71 3.2.3. Ứng dụng CNTT vào công tác tham mưu, tổng hợp ..................... 72 3.2.4. Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp ...... 73 Tiểu kết ........................................................................................................... 74 KẾT LUẬN .................................................................................................... 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 79 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt/ký hiệu Nghĩa của từ 1 KH- CN Khoa học - Công nghệ 2 VP Văn phòng 3 CĐSP Cao đẳng Sư phạm 4 CC, VC Công chức, viên chức 5 VB Văn bản 6 HS, SV Học sinh, sinh viên 7 HC-TH Hành chính- Tổng hợp 8 VT, LT Văn thư, lưu trữ 9 CTVT Công tác văn thư PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay đời sống xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại hóa, đa dạng hóa, hoạt động hành chính văn phòng đang đứng trước những cơ hội và thách thức đòi hỏi sự đổi mới hoàn thiện phù hợp với xu hướng của thời đại. Chính vì thế, hành chính văn phòng là yêu cầu mang tính khác quan thường xuyên cần thực hiện về cả chiều rộng lẫn chiều sâu là hoạt động đặc biêt đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu. Và đối với bất cứ một cơ quan tổ chức nào thì bộ máy văn phòng là trung tâm quản lý điều hành, là cánh tay đắc lực của lãnh đạo. Nó là bộ phận hiện hữu vận dụng những phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc thực hiện nhiêm vụ và mục tiêu đã định. Và xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, sự tồn tại của công tác tham mưu, tổng hợp như một yếu tố khách quan. Chú trọng quan tâm đúng mức đến công tác tham mưu, tổng hợp sẽ nâng cao tăng cường hiệu suất cũng như chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức nói riêng và các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung. Bởi thế, qua các thời kỳ thì việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp luôn được các cấp lãnh đạo coi trọng và không ngừng đổi mới nỗ lực. Tuy nhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu sắc và có giải pháp khắc phục kịp thời. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Trường Cao đẳng Sư Phạm Nam Định”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc 1 biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứng dụng vào công việc sau này. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiên cứu sau: - Lưu Đình Chúc (2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội - Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội - Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh - Vũ Đình Quyền, Quản trị Hành chính Văn phòng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội. - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê Hà Nội. - Lưu Kiếm Thánh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm: - Cao Thị Thanh Hải (2016), Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đinh Thị Tuyết Ngân (2017), Báo cáo khóa luận Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Văn Tất Thu (2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành 2 chính hiện nay Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này tôi sẽ làm rõ các nội dung về công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. Và mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp tuy nhiên, qua khảo sát tôi xin khẳng định, chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp của VP trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp. - Thông qua việc đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định” để làm rõ được thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém hiện nay của trường. - Đánh giá, tìm ra được nguyên nhân và đề xuất những giải pháp chủ yếu làm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng của trường phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của ban lãnh đạo nhà trường trong các khối công việc. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định - Xây dựng giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp - Về phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định trong khoảng thời gian từ 3 năm 2010 đến nay. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp lý luận và thu thập tài liệu có liên quan trực tiếp đến công tác tham mưu, tổng hợp - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định nói riêng. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường Cao Đẳng Sư phạm Nam Định. - Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng trường. 6. Giả thuyết nghiên cứu - Kết quả thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường Cao đẳng sư phạm Nam Định đã đáp ứng được tiến độ và yêu cầu trong việc thực hiện công việc chưa? Còn tồn tại những hạn chế thiếu sót gì? Có thể chỉ ra những nguyên nhân hạn chế còn vướng mắc không ? 4 - Bằng cách nào để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. 7. Đóng góp của đề tài - Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. - Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác tham mưu, tổng hợp. - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. - Đề tài góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công chức, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng nhà trường. 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu, tổng hợp của văn phòng Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định 5 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn phòng Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò của hoạt động văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Từ thời Trung Cổ (1000-1300) văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ. Và ngày nay trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Theo Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê cho rằng “ VP là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022] 6 Cũng cùng trong từ điển tiếng việt, tác giả Lê Tân “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị”[27;847] Ngoài ra, VP còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, nơi mà ở đó diễn ra hoạt động quản lý điều hành, nơi mà cán bộ công chức đến hàng ngày để thực thi nhiệm vụ. Ở mỗi góc độ tiếp cận khác nhau, VP lại được hiểu theo từng nghĩa nhất định. VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan. Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo. Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến hành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi. Tóm lại, từ nhiều cách tiếp cận ở mỗi góc độ khác nhau về Văn phòng nêu trên, ta có thể hiểu: “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.” 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp a, Tham mưu Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý 7 và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, tổ chức trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Theo Đại từ điển Tiếng Việt “Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [30; 593]. Trong quản trị văn phòng, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất. Đối với thực tiễn đời sống, tham mưu chính là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch 8 công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Từ những ý kiến nêu trên, ta có thể rút ra được: “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy” b, Tổng hợp Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, người lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý.Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao và chất lượng thì cần phải có sự tổng hợp. Theo Từ điển Tiếng Việt “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [26; 721]. Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, tổng hợp thông tin, tình hình, ý kiến cho mọi hoạt động của cơ quan, phân tích, xử lý nhiều vấn đề.Để tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất. Như vậy, tổng hợp chính là sự thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang tách rời thành một chỉnh thể thống nhất. 9 Hoặc ta có thể hiểu một cách đơn giản “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung” 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng. Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “Công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho” [22;96]. Trong công tác quản lý thì người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp. Công tác tham mưu là hoạt động tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu, trợ giúp về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định như : Tham mưu trong việc tổ chức bộ máy của VP; xây dựng quy chế, nội quy cơ quan; xây dựng chương trình công tác; trong việc tổ chức các chuyến đi cho lãnh đạo; trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp; trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ; thi đua khen thưởng… Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp 10 chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định. Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan. 1.2. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Công tác tham mưu được chọn lọc theo hai tiêu chuẩn:đủ kiến thức, đủ trung thực. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng được thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Chức năng tham mưu được quy định cụ thể trong các quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu, tổng hợp tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu,văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, những ý kiến đó được tổng hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đũng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, và chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo. Đây là nội dung tham mưu của công tác Văn phòng. 11 Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy dần được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Như vậy, Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầu góp phần và thành công của cơ quan, tổ chức giúp cơ quan được duy trì và ổn định lâu dài. 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp Theo nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng “ Chức năng của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực ”.[23;14] Theo một nghiên cứu khác của tác giả Nguyễn Hữu Tri “Văn phòng có chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp”.[30;8] Hai mặt tổng hợp và tham mưu luôn đi liền với nhau, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Chúng tác động qua lại với nhau trong việc hoàn thành công việc. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Nếu việc tổng hợp thông tin mà chính xác, đúng đắn, nhanh chóng thì việc tham mưu sẽ dễ dàng, đúng nội dung, chặt chẽ từ đó sự chỉ đạo của lãnh 12 đạo cũng chuẩn xác, đúng đắn, nhanh chóng, công việc sẽ hoàn thành với kết quả tốt nhất. Nếu việc tổng hợp thông tin mà sai lệch, thiếu thì việc tham mưu sẽ không chuẩn xác, sai sót gây ảnh hưởng tới việc chỉ đạo công việc của lãnh đạo, chất lượng công việc sẽ kém. Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp. 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp Cùng là chức năng của VP. Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau: * Yêu cầu tham mưu - Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không sửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan, có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước. Do đó, cần hiểu thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật. - Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ, là hoạt động do cấp thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông tin, xây dựng các phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thực hiện công việc. Kỹ năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho công tác tham mưu trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ. - Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục. Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất. Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, 13 không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu. - Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Tham mưu phải đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin. Đồng thời phải căn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp thông tin hữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo. - Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo giao cho nhiệm vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra. * Yêu cầu tổng hợp Tổng hợp phải toàn diện, chính xác, thông tin phải phải đầy đủ, chặt chẽ. Nếu việc tổng hợp thông tin mà chính xác, đúng đắn thì việc tham mưu sẽ dễ dàng, đúng nội dung sự chỉ đạo của lãnh đạo từ đó công việc sẽ được hoàn thành với kết quả tốt nhất. Ngược lại, nếu việc tổng hợp thông tin mà sai lệch, thiếu thì việc tham mưu sẽ không chuẩn xác, sai sót gây ảnh hưởng tới việc chỉ đạo công việc của lãnh đạo, chất lượng công việc sẽ kém. Tổng hợp phải mang tính chất kịp thời vừa đáp ứng được nhu cầu công việc, đem lại hiệu quả công việc với tiến độ nhanh chóng. Tổng hợp mà chậm trễ, trì trệ thì công việc sẽ bị tồn đọng. 14 1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Mỗi một cơ quan khác nhau, quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan đó cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung, công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung cơ bản sau: - Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ + Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, VP sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức cán bộ của cơ quan. Nếu có cơ quan có bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân sự của VP. + Các nội dung liên quan đến nhân sự mà VP tham mưu bao gồm: tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, VP có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác VP. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, công chức đang làm việc. VP sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp. - Tham mưu, tổng hợp trong công tác hành chính + Xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan + Xây dựng tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ + Xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc, nội quy của cơ quan + Xây dựng tổ chức các cuộc họp, hội nghị của cơ quan - Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế + Tuyên truyền phổ biến các văn bản giáo dục pháp luật cho cán bộ cơ quan + Rà soát, kiểm tra hệ thống hóa văn bản trong cơ quan + Thẩm định các quy chế quy tắc, nội quy trong cơ quan đảm bảo thực 15