Tài liệu Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại ubnd huyện đại từ tỉnh thái nguyên

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................... 4 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................. 4 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: ............................................................................. 7 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 7 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 8 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................... 8 6. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 9 7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 9 8. Cấu trúc của đề tài........................................................................................ 10 B. PHẦN NỘI DUNG ................................................................................... 11 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ......................................................................................... 11 1. Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành chính...... 11 2. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính…………………..12 2.1. Yêu cầu về nội dung văn bản……………………………………………12 2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản ........................................................................ 14 2.3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản ...................................................................... 16 2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung ................ 17 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN ...... 20 1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên ............................. 20 1.1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên ................................................................................................. 20 1.2. Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội .................................................. 23 2 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND huyện Đại Từ ....................................................................................................... 23 1.3.1. Chức năng.................................................................................................. 26 1.3.2. Nhiệm vụ ................................................................................................... 26 1.3.4. Nguyên tắc làm việc .................................................................................. 28 2. Khảo sát về bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ. .......................................................... 29 3. Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ .... 34 4. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Đại Từ........... 49 5. Bố cục văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. .... 50 6. Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ. ......................................................................................... 59 7. Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ. ............... 60 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ…………… ................................................................................................... 67 C. PHẦN KẾT LUẬN .................................................................................. 72 D. PHẦN PHỤ LỤC .......................................................................................... 74 I. PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH ................................................................................ 74 II. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN ............................................................................................... 74 III. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI TỪ .......... 74 3 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Như chúng ta đã biết: Trong mỗi cơ quan đều có văn phòng. Văn phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng gồm 3 chức năng: chức năng tham mưu lãnh đạo, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần. Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của các cơ quan, tổ chức do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là: - Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ. - Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, quy trình,…) - Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v… Theo đó, nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả hoạt động cao của cơ quan tổ chức, giúp mọi hoạt động của tổ chức đi theo đúng mục tiêu đã đề ra và giúp tổ chức ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu công tác văn phòng không được chú trọng thực hiện đúng hướng sẽ gây ra những hậu quả khôn lường, có thể kéo cả một tổ chức đi xuống và dẫn đến nhiều khó khăn hậu quả không mong muốn. Vì vậy, công tác văn phòng luôn được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… chú trọng, nó không chỉ đem lại lợi ích to lớn cho cơ quan, tổ chức mà còn góp phần vào thúc đẩy quá trình xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội tiên tiến. 4 Muốn thực hiện tốt công tác văn phòng đòi hỏi phải có trí tuệ, năng lực tư duy hiệu quả nhất của con người, mà muốn làm được điều đó cần phải có quá trình trau dồi kiến thức, rèn luyện, học hỏi và có thời gian cọ sát ngoài thực tế để có kinh nghiệm. Trong văn phòng, đặc biệt là văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước, công tác soạn thảo văn bản hành chính là một công tác rất quan trọng. Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau. Trong đó, văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công tác, đề đạt ý kiến lên trên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan, đơn vị có liên quan… chủ yếu được thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói 5 cách khác đều được văn bản hóa. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng. Văn bản là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giữa cơ quan cấp trên với cấp dưới, giữa Trung ương với địa phương và giữa các cơ quan ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau. Văn bản còn là sản phẩm phản ánh kết quả lao động của một tập thể hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức… Qua đó, chúng ta có thể thấy soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan có chức năng hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các quyết định quan trọng như Chính phủ, các bộ , ngành, ủy ban nhân dân tỉnh, Ban chấp hành Trung ương Đảng… Đây không phải là công tác nghiệp vụ thuần túy, mà là một công việc mang công tác chính trị cao. Tóm lại, văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, vì vậy trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cần coi trọng đúng mức công tác này. Để soạn thảo văn bản đúng chính xác, đảm bảo nội dung và hình thức, tính pháp lý…, người soạn thảo phải nắm vững các nội dung sau đây: - Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước - Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan. - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp. - Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước. - Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật 6 Qua thời gian kiến tập và thực tập tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em đã được tiếp xúc với nhiều công tác văn phòng như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp,... Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu của công tác soạn thảo văn bản trong các cơ quan tổ chức như đã nêu ở trên, em xin chọn đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Đã có những tác giả nghiên cứu về vấn đề soạn thảo văn bản như: - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản. Tác giả: GS. TS. Nguyễn Đăng Dung (Chủ biên) - PGS. TS. Nguyễn Hoàng Anh TS. Võ Trí Hảo. - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Tác giả: ThS Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới. - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Biên soạn: ThS. Vương Thị Kim Thanh. Đã có một số đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về UBND huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên: - Báo cáo thực tế của sinh viên Nguyễn Thị Mai – Trường Đại học Khoa học Thái Nguyên. Tuy nhiên đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” do sinh viên Phạm Thị Lan Hương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện – là đề tài đầu tiên nghiên cứu về vấn đề thực trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên, một số ưu nhược điểm và các giải pháp đưa ra nhằm tăng cường công tác soạn thảo văn bản hành chính tại đây diễn ra đạt hiệu quả cao hơn. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu của em nhằm làm rõ thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm và nhược điểm. 7 - Những giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Bộ phận nào chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. - Những văn bản chỉ đạo về công tác soạn thảo văn bản hành chính do cơ quan ban hành. - Quy trình soạn thảo các loại văn bản hành chính tại cơ quan, ưu điểm và nhược điểm. - Số lượng văn bản hành chính do cơ quan soạn thảo và ban hành ra trong một năm. - Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục. - Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại cơ quan. - Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan. - Nhận xét chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, nguyên nhân tại sao và đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác soạn thảo văn bản hành chính, khắc phục hạn chế trong soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. Cụ thể là trong thời gian từ năm 2015 – tháng 2 năm 2017. Phạm vi nghiên cứu: 8 - Các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác soạn thảo văn bản hành chính. - Những văn bản chỉ đạo và việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nhằm tăng cường công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. - Quy trình soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan. - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan. - Công tác kiểm tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính. - Ứng dụng CNTT và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan. 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu đề tài nghiên cứu về Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên được áp dụng vào thực tế sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tránh được những sai sót, tăng cường hiệu quả quản lý và giúp các công việc được giải quyết dễ dàng hơn, phù hợp với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đại Từ. 7. Phương pháp nghiên cứu Em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau để hoàn thành bài khóa luận này: - Phương pháp thống kê số liệu tài liệu trong 2 năm 2015 và 2016. - Phương pháp quan sát khoa học để có thể tìm ra những sai sót hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản hành chính nhằm đưa ra cách khắc phục. - Phương pháp điều tra tìm kiếm những văn bản liên quan phục vụ nội dung nghiên cứu. - Phương pháp mô tả về kỹ thuật soạn thảo văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văn bản. 9 - Phương pháp phân tích các ưu nhược điểm trong công tác soạn thảo văn bản và tổng kết để đưa ra các giải pháp. 8. Cấu trúc của đề tài A. PHẦN MỞ ĐẦU B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Chương 2: GIỚI THIỆU VỀ UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN; THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ C. PHẦN KẾT LUẬN D. PHẦN PHỤ LỤC 10 B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành chính. - Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau. - Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau: + Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt. Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… + Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi 11 chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:  Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác. Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.  Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản; Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. - Soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước phải tiến hành trong công tác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động. 2. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính 2.1. Yêu cầu về nội dung văn bản - Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ 12 trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? - Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: + Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác. + Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề. + Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước. + Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. - Văn bản phải có tính đại chúng. Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. - Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở 13 pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. - Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau: + Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. + Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó. + Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian. 2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Văn bản hành chính phải được soạn 14 theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) đảm bảo các tiêu chí: - Khổ giấy - Định lề trang văn bản - Kiểu trình bày - Phông chữ Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây: - Quốc hiệu và tiêu ngữ - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. 15 Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. 2.3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. 16 - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Cần lưu ý một số điểm sau: - Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện. - Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố. - Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành. - Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ. - Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được. - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo. 2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong 17 công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau: B1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản - Xác định tên loại văn bản - Thu thập và xử lý thông tin B2: Lập đề cương, viết bản thảo - Lập đề cương: + Đề cương văn bản là bản trình bày những nội dung chính thể hiện nội dung văn bản + Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản + Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược - Viết bản thảo: + Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương + Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn đẻ văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức. 18 + Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung đã hợp lý chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa. + Kiểm tra về thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày. B3: Trình duyệt, ký bản thảo - Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét thông qua. - Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau: + Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản + Bản dự thảo + Văn bản thẩm định (nếu có) + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có) + Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có) B4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản - Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản - Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản - Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản - Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành - Đóng dấu cơ quan - Bao gói và chuyển giao văn bản Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản. Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể. 19 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN 1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 1.1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Vị trí địa lý: Đại từ là Huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái Nguyên, cách Thành Phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hoá; Phía nam giáp huyện Phổ Yên và Thành Phố Thái Nguyên; Phía đông giáp huyện Phú Lương; Phía tây bắc và đông nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú Thọ. Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn, tổng diện tích đất tự nhiên toàn Huyện là 57.790 ha và 158.721 khẩu, có 8 dân tộc anh em cùng chung sống: Kinh, tày, Nùng, Sán chay, Dao, Sán dìu, Hoa, Ngái v.v..; Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên. Mật độ dân số bình quân 274,65 người/km2. Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh ( Lúa 12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ còn là nơi có khu du lịch Hồ Núi Cốc được cả nước biết đến, đồng thời cũng là Huyện có truyền thống cách mạng yêu nước: Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng. Là đơn vị được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang. Điều kiện địa hình: a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý huyện Đại Từ được bao bọc xung quanh bởi dãy núi: - Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện và tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m . 20 - Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa. - Phía đông là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m. - Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam. b) Sông ngòi thuỷ văn: - Sông ngòi: Hệ thống sông Công chảy từ Định Hoá xuống theo hướng Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km. Hệ thống các suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê v.v... cũng là nguồn nước quan trong cho đời sống và trong sản xuất của Huyện. - Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha, vừa là địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ Yên, Phú Bình, Sông Công, Thành phố Thái Nguyên và một phần cho tỉnh Bắc Giang. Ngoài ra còn có các hồ: Phượng Hoàng, Đoàn Uỷ, Vai Miếu, Đập Minh Tiến, Phú Xuyên, Na Mao, Lục Ba, Đức Lương với dung lượng nước tưới bình quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ 180 - 500 ha mỗi Hồ. - Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi bao bọc Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng năm từ 1.800mm - 2.000mm rất thuận lợi cho phát triển sản xuất nông lâm nghiệp của Huyện ( đặc biệt là cây chè). Điều kiện khí hậu thời tiết: Do mưa nhiều khí hậu thường ẩm ướt độ ẩm trung bình từ 70 - 80% , nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 270 ( là miền nhiệt độ phù hợp cho nhiều loại cây trồng phát triển). Về đất đai thổ nhưỡng: Tổng diện tích tự nhiên 57.848 ha. Trong đó: đất nông nghiệp chiếm 28,3%, đất Lâm nghiệp chiếm 48,43%; Đất chuyên dùng 10,7%; Đất thổ cư 3,4%. Tổng diện tích hiện đang sử dụng vào các mục đích là 93,8%, còn lại 6,2% diện tích tự nhiên chưa sử dụng. Về tài nguyên - khoáng sản: 21