Tài liệu Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố hà nội

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu trong đề tài phục cụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau và hoàn toàn trung thực. Ngoài ra, trong khoá luận còn sử dụng một số thông tin của tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Tôixin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này./. Hà Nội,ngày…tháng 3 năm 2018 Sinh viên Phan Huệ Dương DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 ĐHKHXHNV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 2 ĐHKHTN Đại học Khoa học Tự Nhiên 3 ĐHNVHN Đại học Nôi vụ Hà Nội 4 BGH Ban Giám hiệu 5 VT-LT Văn thư lưu trữ 6 HC-TH Hành chính – Tổng hợp 7 NXB Nhà xuất bản 8 CNTT Công nghệ thông tin 9 VBHC Văn bản hành chính MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 6 7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 6 8. Kết cấu của đề tài ........................................................................................ 7 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .................................................................... 9 1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 9 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính........................................................... 10 1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính............................. 11 1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính ............................................................ 11 1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính ................................................... 12 1.2.3. Các loại văn bản hành chính .............................................................. 14 1.3. Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ...... 17 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền.................................................................... 17 1.3.2. Yêu cầu về nội dung .......................................................................... 18 1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày ......................................... 20 1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ ......................................................................... 21 1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ........................ 23 Tiểu kết ........................................................................................................... 27 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................................................................................................... 28 2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội ................................................................................... 28 2.1.1. Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ................................. 28 2.1.2. Trường đại học Nội vụ Hà Nội .......................................................... 30 2.1.3. Trường Đại học Khoa học Tự nhiên .................................................. 34 2.2. Phân công trách nhiệm, các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................................................. 36 2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản..... 36 2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 37 2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội .......................................... 39 2.3.1. Số lượng văn bản ban hành ................................................................ 39 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản .......................................................... 41 2.3.3. Nội dung văn bản ............................................................................... 42 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản .......................................... 44 2.3.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày ........................................................... 50 2.3.5. Ngôn ngữ trong văn bản .................................................................... 59 Tiểu kết ........................................................................................................... 60 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI .............................................................................................................. 61 3.1. Nhận xét, đánh giá .................................................................................. 61 3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................. 61 3.1.2. Nhược điểm........................................................................................ 64 3.1.3. Nguyên nhân ...................................................................................... 66 3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội ..................................................................................................... 68 3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ............................................ 68 3.2.2. Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ .............. 69 3.2.3. Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự ................................................ 70 3.2.4. Tiêu chuẩn hoá văn bản ..................................................................... 71 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản ......................................................................................................... 71 3.2.6. Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72 3.2.7. Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất ............................. 74 Tiểu kết ........................................................................................................... 75 KẾT LUẬN........................................................................................................ 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 78 PHỤ LỤC .......................................................................................................... 81 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại phát triển và hội nhập kinh tế, xã hội hiện nay, việc trao đổi thông tin diễn ra hàng ngày giữa các cơ quan tổ chức ngày càng được cải thiện và dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng các máy móc hiện đại như điện thoại, máy tính, máy fax. Nhưng, để đảm bảo hiệu quả thông tin cũng như tiến độ công việc hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức, thì không thể thiếu những văn bản, hay nói cách khác là những văn bản hành chính. Bên cạnh đó, bộ máy hành chính nhà nước ngày càng được hoàn thiện và nâng cao, kéo theolà sự phát triển về kỹ năng chuyên môn của cán bộ cũng như chất lượng của các văn bản hành chính nhà nước. Trong đó, công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mức. Bởi vì trong công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn là bước đầu tiên cũng như căn bản nhất để cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có thể soạn thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng như trình bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành. Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động tất yếu để để có thể điều hành và quản lý được cơ quan tổ chức một cách dễ dàng. Hiện nay, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội là những cơ sở đào tạo nguồn nhân lực uy tín trên cả nước. Trong quá trình hoạt động và thực hiện chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà nội phải ban hành một số lượng các văn bản hành chính rất lớn để truyền đạt thông tin cũng như thực hiện các công việc, nhiệm vụ theo tính chất của cơ quan tổ chức. Để hoạt động giảng dạy và đào tạo của trường được diễn ra một cách tốt nhất thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng cần phải được coi trọng, nâng cao và không ngừng hoàn thiện. 1 Từ yêu cầu thực tiễn trong quá trình học tập cũng như được tiếp xúc trực tiếp với công việc qua thời gian học tập, thực tập... tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Hà Nội); Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi nhận thấy việc nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại những trường đại học trên là vô cùng cấp bách. Qua quá trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Chính vì vậy, cần phải đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở một số trường đại học, để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong thời điểm hiện nay cũng như là trong tương lai. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tôi quyết định chọn đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cho đến nay, tình hình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều công trình nghiên cứu có thể kể đến như: giáo trình, sách, bài viết có liên quan, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, hay các bài khoá luận tốt nghiệp. Danh mục các công trình đã nghiên cứu có liên quan: Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên giảng dạy trong các trường đại học hiện nay như: - Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. Giáo trình nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và 2 phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác cho sinh viên. Bên cạnh đó Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản” được biên soạn từ yêu cầu giảng dạy môn học rất quan trọng có cùng tên trong chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2009. Giáo trình được các tác giả nghiên cứu về lý luận và thực trạng công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có sự tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư; - Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông Vận tải, Hà Nội. Cuốn sách tập trung nghiên cứu những lý luận về văn bản hành chính, đồng thời hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để soạn thảo các văn bản hành chính thông thường; - Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh; - PGS. Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng ngày cũng như trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư là tập hợp các văn bản gồm: Quyết định của Bộ Chính trị, Quyết định của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, Luật của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ,...có hiệu lực thi hành trên cả nước. 3 Bên cạnh đó còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp khoá luận tốt nghiệp của sinh viên các trường đại học như: - Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ: Thực trạng và Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản Quản lý tại Cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn: Thực trạng và Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Phạm Thị Loan (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương – Bộ Công Thương, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương để có thể đánh giá được một cách tổng quan nhất về tình hình soạn thảo và ban hành văn bản hiện nay tại Cục và đưa ra những giải pháo để góp phần làm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan. - Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài đã khái quát được những vấn đề chung liên quan đến văn bản hành chính nhà nước và từ đó đánh giá được thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này. Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu của công trình này đã đề cập một cách tương đối đầy đủ, trực tiếp hoặc gián tiếp và hầu hết chủ yếu tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan hành chính nhà nước như: UBND, các cục, bộ... Tuy nhiên, hiện nay chưa có hoặc có nhưng nghiên cứu chưa sâu đề tài một cách tổng hợp về 4 soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. - Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Nhận xét đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ như sau: - Đưa ra cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bàn hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 5.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội như: Trường đại học 5 Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường đại học Khoa học Tự nhiên và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Về thời gian: Vì đối tượng của đề tài nghiên cứu tương đối rộng, nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học công lập gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên trong năm 2016 và năm 2017. 6. Giả thuyết nghiên cứu Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn diễn ra một số hạn chế về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, về nội dung, cũng như quy trình soạn thảo và ban hành văn bản… 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: - Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, lấy duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình thành nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đưa ra được những nhận xét, đánh giá khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải pháp mang tính thực tiễn, khả thi. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Phương pháp phỏng vấn: thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ trong văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn abnr tại cơ quan nhằm bổ dung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. 6 - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên quan,… nghiên cứu kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu, thông tin. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để để đánh giá thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chia làm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Chương này trình bày những lý luận chung về văn bản hành chính như các khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại và nghiên cứu về những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chương II: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội Dựa trên nền tảng lý luận đã được trình bày ở chương 1, chương 2 sẽ đi vào nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 7 Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội Sau khi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, trên cơ sở đó sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội. 8 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Như chúng ta đã được biết, văn bản là một công cụ mang tin vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mọi hoạt động của các cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, văn bản luôn là một trong những đề tài nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau.Với mỗi ngành khoa học đó, văn bản lại được nhìn nhận dưới một góc độ khác nhau trên một phương diện nhất định. Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân năm 1996 có viết: “Văn bản là một thế hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”. [10;15] Một góc nhìn khác về văn bản trong cuốn Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh của tác giả Lương Văn Úc có đề cập: “Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo”.[20;14] Bên cạnh đó, tác giả Bùi Khắc Việt của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có nêu lên quan điểm của mình về khái niệm văn bản: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [21;10] 9 Chưa dừng lại ở đó, văn bản còn được nhìn nhận dưới góc độ hành chính học như trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền có đề cập: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức”. [17;57] Còn đứng dưới góc độ văn bản học: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)”. [9;23] Từ những khái niệm được nghiên cứu và đề cập ở trên, ta có thể rút ra một khái niệm chung cho văn bản đó là: Văn bản là một vật mang tin được trình bày bằng chữ viết mang những ý nghĩa, mục đích, thông tin của chủ thể muốn truyền đạt nhằm đảm bảo mục đích giao tiếp, truyền đạt thông tin cũng như biểu đạt những yêu cầu nhất định đối với đối tượng giao tiếp. 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính Cũng như văn bản, văn bàn hành chính cũng là một đề tài luôn được quan tâm và nghiên cứu từ rất nhiều các tác giả khác nhau. Từ đó mỗi khái niệm của văn bản hành chính lại được đề cập với mức độ và phạm vi khác nhau. Theo TS. Đoàn Thị Tâm tác giả của cuốn sách Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có trình bày: “Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật (văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan quản lý hành chính ban hành) hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao địch, trao đổi, ghi chép công việc… của các cơ quan hành chính nhà nước.”[18;7] Bên cạnh đó, khái niệm văn bản hành chính được thể hiện theo khía cạnh phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo của tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính có viết: “Văn bản hành chính là các 10 thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”.[19;6] Một khía cạnh khác về khái niệm văn bản hành chính của tác giả Nguyễn Minh Phương trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có đề cập: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị phản ánh một vấn đề một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [15;7] Từ những khái niệm về văn bản hành chính ở trên ta có thể hiểu được văn bàn hành chính là: văn bản mang tính thông tin, cụ thể hoá việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Bên cạnh đó, văn bản hành chính còn truyền đạt các thông tin quản lý được hình thành trong quá trình hoạt động cũng như hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tham gia quản lý xã hội. 1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính 1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính Theo cuốn Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngô Sỹ Trung có đề cập đến đặc điểm của văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội. Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lý bên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hoá, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính, do đó, mọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính. Đặc điểm về thẩm quyền này mang tính đối lập với đặc điểm về ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vì rằng văn bản quy phạm pháp luật mang tính bắt buộc chung trong phạm vi toàn quốc hoặc mỗi cấp địa phương, thể 11 hiện ý chí của giai cấp thống trị mà công cụ thực hiện là bộ máy nhà nước, cho nên, chỉ có một số cơ quan nhà nước mới được trao quyền ban hành văn bản vi phạm pháp luật. [19;7] Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành. Trên thực tế, việc ban hành văn bản hành chính chủ yếu là để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó coi như hết giá trị. Do đó, có thể thấy, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành. Tuy nhiên, cũng không thể không khẳng định trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hoá công sở, v.v.). Việc đặt ra các quy chế, quy định này mặc dù mang tính nội bộ nhưng lại là văn bản điều chỉnh mọi hành vi có liên quan đến từng lĩnh vực hoạt động, mang tính bắt buộc thực hiện và thực hiện lặp lại nhiều lần đối với tất cả các thành viên của cơ quan, tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định trong mỗi cơ quan, tổ chức. [19;7-8] 1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính Thứ nhất, chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin, mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên chức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản. Trên phương diện lịch sử, việc truyền đạt thông tin bằng văn bản chỉ xuất hiện khi con người sáng tạo ra chữ viết, tức là khi xã hội đã phát triển đến mức độ nhất định, khi các mối quan hệ xã hội ngày càng nhiều và phức tạp mà con người 12 không thể lưu giữ lại thông tin một cách đầy đủ, chính xác bằng lời nói, từ đó, họ phải sáng tạo ra hình thức khác để lưu giữ lại thông tin trong các hoạt động giao tiếp – hình thức viết.Mặc dù các nhà lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao dịch, nhưng việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan trọng hàng đầu, bởi vì, việc văn bản hoá thông tin không chỉ tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, nó còn là bằng chứng hiện hữu cho những thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo. Các thông tin trong VBHC gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng: - Thông tin quá khứ, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. - Thông tin tương lai, đó là các thông tin mang tính dự báo, cần thiết cho lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương lai) nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thứ hai, chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hoá thông tin, quyết định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian. Thứ ba, chức năng pháp lý: Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã hội, sự tồn tại và hoạt động của nó là do nhà nước cho phép, cho nên quá trình hoạt động, nếu các tổ chức này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để quản lý nội bộ của mình, thì tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho phép của nhà nước. Do đó, đối với VBHC, khi đề cập đến chức năng pháp lý 13 cần đặt nó trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng này được thể hiện như sau: - VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động, để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên của cơ quan trong lĩnh vực hoạt động nhất định và thường được thể hiện dưới các dạng quy chế như: Quy chế văn hoá công sở, quy chế chi tiêu nội bộ,… -VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng,… 1.2.3. Các loại văn bản hành chính Văn bản hành chính gồm: Văn bản hành chính (cá biệt) và văn bản hành chính thông thường. Văn bản hành chính (cá biệt): Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt. Bao gồm: Quyết định cá biệt, nghị quyết cá biệt. - Nghị quyết (cá biệt): Nghị quyết là hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí thông qua ở đại hội, hội nghị. - Quyết định (cá biệt): Quyết định là hình thức văn bản chứa các quy định về chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của 14 cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích. Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý. Văn bản hành chính thông thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý, không được sử dụng để đưa ra các quyết định quản lý. Vì vậy không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường bao gồm: - Quy chế: Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo. - Quy định: Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về một lĩnh vực công tác của cơ quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ. - Thông cáo: Thông cáo là hình thức văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Thông báo: Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện. - Hướng dẫn: Hướng dẫn là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể. 15 - Chương trình:Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định. - Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. - Phương án: Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách có hệ thống về một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu…) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu. - Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó trong một thời gian nhất định. - Dự án: Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể nào đó. - Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết công tác. Có thể chia báo cáo thành các loại:Báo cáo tổng kết; Báo cáo sơ kết; Báo cáo tổng hợp; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo định kỳ; Báo cáo đột xuất; Báo cáo nhanh. - Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng. 16