Tài liệu Công tác mô tả biên mục tại trung tâm thông tin – thư viện đại học quốc gia hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- HOÀNG YẾN CÔNG TÁC MÔ TẢ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- HOÀNG YẾN CÔNG TÁC MÔ TẢ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thƣ viện Mã số : 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN HUY CHƢƠNG Hà Nội - 2014 GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN ..... Luận văn đã được chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Chủ tịch Hội đồng PGS.TS. Trần Thị Quý LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các kết quả về số liệu được nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng. Hà Nội, ngày .……tháng …… năm 2014 Tác giả luận văn Hoàng Yến LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học ngành thông tin - thư viện, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của rất nhiều người. Tôi xin chân thành cảm ơn: TS. Nguyễn Huy Chương đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt thời gian theo học cao học cũng như trong thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài. Quý thầy cô đã tham gia giảng dạy như: PGS.TS. Trần Thị Quý, PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt, TS. Nguyễn Viết Nghĩa, TS. Lê Văn Viết, TS.Chu Ngọc Lâm, TS. Mai Hà, ThS. Cao Minh Kiểm, đã cung cấp cho cho chúng tôi những kiến kiến thức quý báu về lĩnh vực thông tin – thư viện cũng như các kiến thức liên quan khác trong suốt 2 năm học vừa qua. Quý thầy cô khoa Thông tin – Thư viện, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội, đặc biệt là cô Trần Thị Thanh Vân đã hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình theo học tại trường. Phòng đào tạo sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt khóa học của mình. Lãnh đạo Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐQHGHN đã tạo điều kiện cho tôi theo học chương trình đảm bảo thời gian. Cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp, đã hỗ trợ công việc cũng như chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp tài liệu, hỗ trợ thực hiện phiếu điều tra khảo sát giúp tôi giúp tôi hoàn thiện luận văn. Sau cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình tôi đã luôn ủng hộ, động viên và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành chương trình học và thực hiện đề tài. Hà Nội, ngày tháng năm 2014 HỌC VIÊN THỰC HIỆN LUẬN VĂN HOÀNG YẾN BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT AACR2 Anglo – American cataloging rules (Quy tắc biên mục Anh – Mỹ) CSDL Cơ sở dữ liệu DC Dublin Core DDC Dewey Decimal Classification (Khung phân loại thập phân Dewey) ĐH ĐHQGHN ĐMCĐ ISBD Đại học Đại học Quốc gia Hà Nội Đề mục chủ đề International Standard Bibliographic Description (Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục) MARC Marchine Readable Cataloguing (Khổ mẫu biên mục có thể đọc bằng máy) NDT Người dùng tin PVBĐ Phục vụ bạn đọc TĐCĐ Tiêu đề chủ đề Trung tâm Trung tâm Thông tin – Thư viện TT-TV KHXG Kí hiệu xếp giá OPAC Online Public Access Catalog (Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến) TVS Thư viện số DANH MỤC BIỂU ĐỒ, BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm Bảng 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục Bảng 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục Bảng 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục Bảng 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Bảng 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Biểu đồ 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm Biểu đồ 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục Biểu đồ 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục Biểu đồ 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục Biểu đồ 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm Biểu đồ 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Hình 2.1: Biểu ghi được biên mục sao chép qua cổng Z39.50 Hình 2.2: Biểu ghi được biên mục gốc hoàn chỉnh Hình 2.3: Biểu ghi thư mục liên kết với biểu ghi vốn tư liệu, có các holdings Hình 2.4: Biểu ghi vốn tư liệu được sinh ra từ biểu ghi thư mục Hình 2.5: Hiển thị kết quả liên kết giữa biểu ghi thư mục và biểu ghi vốn tư liệu trên OPAC Hình 2.6: Biểu ghi tạo kí hiệu xếp giá Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục Sơ đồ 1.2: Quy trình biên mục mô tả Sơ đồ 1.3: Thành phần MARC 21 Sơ đồ 1.4 : Mô hình cơ cấu tổ chức Trung tâm Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất bản tài liệu đối với biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu MỤC LỤC MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN VỚI CÔNG TÁC BIÊN MỤC ..........................................................................................9 1.1. Tổng quan về biên mục ........................................................................................9 1.1.1.Khái niệm biên mục ...........................................................................................9 1.1.2. Yêu cầu đối với các công cụ biên mục ...........................................................19 1.1.3. Giới thiệu một số công cụ biên mục chính .....................................................21 1.2.Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN ................................26 1.2.1.Sơ lược về lịch sự ra đời và phát triển của Trung tâm .....................................26 1.2.2.Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................26 1.2.3.Đặc điểm vốn tài liệu .......................................................................................28 1.2.4.Đội ngũ cán bộ .................................................................................................30 1.2.5.Cơ sở vật chất của Trung tâm ..........................................................................32 1.2.6. Phương hướng phát triển của Trung tâm đến năm 2020 ................................33 1.3. Vai trò của công tác biên mục với hoạt động thông tin – thư viện ....................34 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ...........................36 2.1. Quy trình tổ chức công tác biên mục tại Trung tâm ..........................................36 2.2. Các công cụ ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâm .........................44 2.2.1.Khổ mẫu MARC 21 .........................................................................................44 2.2.2. Quy tắc Biên mục Anh – Mỹ (AACR2) .........................................................55 2.2.3. Khung phân loại thập phân Dewey .................................................................65 2.2.4. Bộ từ khóa .......................................................................................................74 2.3. Phần mềm ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâm ............................82 2.3.1. Phần mềm Libol ..............................................................................................82 2.3.2. Phần mềm Virtua: ...........................................................................................83 2.3.3. Phần mềm ContentPro.....................................................................................87 2.4. Các sản phẩm, dịch vụ nổi bật của công tác biên mục tại Trung tâm ................89 2.4.1. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPACS) .........................................89 2.4.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn ....................................................................................90 2.4.3. Thư mục ..........................................................................................................92 2.4.4. Xây dựng ký hiệu xếp giá tổ chức kho mở .....................................................93 2.5. Đánh giá kết quả công tác biên mục tại Trung tâm ...........................................96 2.5.1. Đối với các công cụ biên mục .........................................................................96 2.5.3. Đối với sản phẩm và dịch vụ .........................................................................101 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ................................................105 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức, quản lý ................................................................105 3.1.1. Xây dựng chính sách chỉ đạo thống nhất cho hệ thống ................................105 3.1.2. Chú trọng phát triển nguồn nhân lực chuyên sâu ..........................................107 3.1.3. Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi trong và ngoài nước ..........................109 3.2. Nhóm giải pháp về chuyên môn ......................................................................111 3.2.1. Hoàn thiện các tài liệu hướng dẫn thực hành các chuẩn biên mục ...............111 3.2.2. Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu số …………………………………… ..110 3.2.3. Đầu tư công cụ biên mục bổ trợ và ứng dụng công nghệ thông tin ..............113 3.2.4. Nghiên cứu áp dụng các chuẩn biên mục mới ..............................................117 KẾT LUẬN ............................................................................................................119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................120 PHỤ LỤC ...............................................................................................................127 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thế kỷ 21, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng cần phải có những đổi mới trong hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tổ chức và cung cấp thông tin luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ hàng đầu có tính chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri thức ở các trường đại học. Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo và nghiên cứu trọng điểm trong hệ thống các trường đại học ở Việt Nam hiện nay. Để phục vụ cho chương trình đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN, Trung tâm Thông tin – Thư viện được giao nhiệm vụ phát triển nguồn lực thông tin phục vụ nhiệm vụ chiến lược 16 + 23 và đào tạo tín chỉ của ĐHQGHN, đã luôn bám sát chương trình đào tạo để bổ sung số lượng tài liệu trong năm học sau luôn tăng gấp 2 đến 3 lần năm học trước. Làm thế nào để giúp cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tin do thư viện quản lý?. Điều đó đòi hỏi Trung tâm phải làm tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá. Đó chính là bài toán đặt ra đối với công tác xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nói riêng. ĐHQGHN là một đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; trong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh, bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học … Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên. Do đó, việc tổ chức, quản lý, khai thác nguồn tin nội sinh này đã được Ban lãnh đạo ĐHQGHN đặc biệt quan tâm 1 và đã xây dựng thành các dự án. Trong đó, việc xây dựng các bộ sưu tập số đã và đang được tiến hành và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Ban giám đốc ĐHQHHN. Việc xây dựng các bộ sưu tập số không chỉ là phương tiện cung cấp các tài liệu học tập, nghiên cứu trong không gian số - phù hợp với xu thế của thời đại, nó còn là một trong những tiêu chí để xếp hạng Website ĐHQGHN qua chỉ số Webometrics – Webometrics là một cách thức đánh giá các website của đại học do nhóm nghiên cứu Cybermetrics Lab thuộc tổ chức Spanish National Research Council (CSIC) có trụ sở tại Madrid đề xuất và được thừa nhận rộng rãi, được các tổ chức đảm bảo chất lượng sử dụng. Đến nay, tổ chức này đã thực hiện xếp hạng cho hơn 20.000 đại học trên thế giới. Một trong những chỉ số mà Webometrics tính điểm đó là chỉ số thư tịch khoa học Sc (viết tắt của từ Scholar), đo số tài liệu khoa học số hóa định dạng html hay pdf có cấu trúc chuẩn của một tài liệu khoa học. Nhờ đó mà Google scholar mới có thể nhận diện được tài liệu thông qua phân tích cấu trúc chuẩn của tài liệu khoa học này. Để xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số của ĐHQGHN một cách hiệu quả và bền vững nhất thiết phải nghiên cứu xây dựng kiến trúc tổng thể và kế hoạch phát triển, xử lý tài liệu số theo các chuẩn quốc tế, sử dụng phần mềm tương thích. Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn biên mục trong công tác biên mục nhằm xây dựng những CSDL thư mục, các CSDL toàn văn, tạo lập các tham chiếu qua lại và mối liên kết với các tư liệu khác, thiết lập những đường liên kết hữu ích trong tài liệu số, mang tới sự nhất quán khi mô tả tài liệu khoa học, tích hợp tra cứu liên thư viện, chia sẻ thông tin trong những hệ thống mục lục liên hợp... tác giả luận văn chọn đề tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” với mong muốn làm sảng tỏ những nội dung của công tác biên mục và khảo sát mức độ áp dụng các chuẩn biên mục, trên cơ sở có những giải pháp nâng cao hiệu công tác biên mục, hoàn thiện công tác xử lý thông tin tư liệu, phục vụ ngày càng tốt hơn sự nghiệp giáo dục đào tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, góp phần quảng bá uy tín và thương hiệu ĐHQGHN trong giai đoạn hiện nay là vấn đề có tính cấp thiết. 2 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Trong công tác biên mục, có rất nhiều các công cụ biên mục được sử dụng phổ biên rộng rãi cho các thư viện trên thế giới và trong nước như: Tiêu chuẩn Mô tả thư mục quốc tế ISBD, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, mô tả dữ liệu XML, Dublin Core; Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại của Thư viện Quốc hội (LCC), Khung Phân loại BBK; Bảng tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội (LCSH), Bảng tiêu đề chủ đề Sears; Từ điển từ chuẩn của UNESCO; Khổ mẫu MARC 21; Tra cứu liên thư viện Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10161,... Trước những năm 1980, thực tiễn biên mục ở Việt Nam chịu rất nhiều ảnh hưởng của Liên Xô cũ. Khi ISBD được phổ biến thì hầu hết các thư viện ở Việt Nam đều áp dụng mô tả tài liệu dựa trên tiêu chuẩn này. AACR đã được lưu hành ở Miền Nam Việt Nam từ trước năm 1975 với nhan đề “Quy tắc tổng kê Anh -Mỹ”; như vậy có thể nói AACR không xa lạ với thực tế biên mục ở Việt Nam. AACR2 tiếp tục được nghiên cứu, phát triển và đã được dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau và được xuất bản dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử. Năm 2009 AACR2 đã được dịch sang tiếng Việt và xuất bản dưới dạng ấn phẩm; tạo ra một công cụ hữu ích cho công tác biên mục ở Việt Nam. Khung Phân loại thập phân Dewey đã được dịch sang tiếng Việt, được sử dung bởi 200.000 thư viện tại hơn 138 quốc gia và trong 62 thư mục quốc gia. Tháng 3 năm 1995, Hội thảo đầu tiên về siêu dữ liệu Dublin Core được tổ chức tại Dublin, Ohio, Mỹ. Dublin Core đã được áp dụng trên 20 ngôn ngữ. Được Ủy ban Châu Âu về tiêu chuẩn hóa/Hệ thống tiêu chuẩn hóa Xã hội thông tin công nhận làm tiêu chuẩn. Việt Nam đang đề nghị chọn Dublin Core là khổ mẫu siêu dữ liệu trên các Website hoặc Portal của cơ quan nhà nước. Năm 1997, MARC 21 ra đời trên cơ sở kết hợp hai khổ mẫu USMARC và CANMARC. MARC 21 là sự hoàn thiện của MARC II, do vậy nó kế thừa và phát huy cấu trúc của MARC II. MARC 21 không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết. Trong đó, khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy nó thu hút được sự 3 quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng. Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình biên mục tự động, cho phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận và tra tìm tài liệu thuận tiện. Có khá nhiều các tài liệu, các bài báo đã được công bố, các luận văn đã được bảo vệ đề cập đến DDC, AACR2, MARC21, cụ thể như: - Các bài báo đã được đăng trên các tạp chí gần đây: bài “Tổng kết hội nghị - hội thảo sơ kết 3 năm áp dụng DDC trong ngành thư viện Việt Nam” của tác giả Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1-2010; bài “Thực tiễn công tác phân loại tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số vấn đề đặt ra” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 3-2012; bài “Một số vấn đề về áp dụng AACR2 trong biên mục mô tả tại các thư viện Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số Số 1/2009; “Về vấn đề áp dụng thống nhất AACR2 trong giảng dạy và trong công tác biên mục” của tác giả Nguyễn Thị Đào đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 4-2012; bài “Áp dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số số 2-2006; bài “Ứng dụng MARC21 tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 1-2010. - Các luận văn: “Nghiên cứu áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại thư viện Trường đại học Hà Nội” của tác giả Lê Thị Thành Huế (năm 2010); “Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2” của tác giả Ngô Thị Linh (năm 2013); “Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội thực trạng và giải pháp” của tác giả Phạm Ngọc Hương (năm 2013). - Một số công trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, như: Luận văn: “Hoàn thiện công tác Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội”, của tác giả Nguyễn Văn Hành, bảo vệ năm 2000; Luận văn “Phân loại và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin 4 – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Trương Thị Kim Thanh, bảo vệ 2000; Luận văn “Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ Thông tin – Thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Phạm Thị Yên, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung Tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Đồng Đức Hùng, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Hiện đại hóa công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Lê Minh Thu, bảo vệ 2006; Luận văn“ Xây dựng thư viện điện tử tại Trung tâm Thông tin Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội- Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”, của tác giả Trần Thị Minh Nguyệt, bảo vệ năm 2010; Luận văn “Nghiên cứu nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Nguyễn Bích Hạnh, bảo vệ năm 2011; Luận văn “Quản lý, phát triển nguồn nhân lực tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Hoàng Văn Dưỡng, bảo vệ năm 2011. Như vậy, các công trình nghiên cứu trên chưa có một công trình nào đi sâu nghiên cứu về công tác biên mục; đặc biệt là vấn đề kiểm soát tính thống nhất trong biên mục. Với CSDL thư mục lên tới hàng ngàn, hàng vạn biểu ghi, nếu không có các công cụ kiểm soát tính nhất quán thì sẽ làm giảm chất lượng của bộ máy tra cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn, nhiễu và mất tin. Trong 3 năm trở lại đây, được sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo ĐHQGHN, Dự án đầu tư chiều sâu và dự án Ebooks đã được được thực hiện và đang vào giai đoạn sử dụng thử nghiệm tại các thư viện trực thuộc Trung tâm; trong đó có phần mềm mới Virtual, Content Pro. Quá trình triển khai và áp dụng phần mềm có ảnh hưởng tới một số công đoạn trong quá trình biên mục xử lý tài liệu của Trung tâm. Song song với việc bổ sung nguồn tài liệu truyền thống dạng in ấn, phát triển nguồn tài liệu số với phương thức phục vụ mà bạn đọc có thể khai thác bất kỳ lúc nào và ở bất cứ đâu là nhiệm vụ quan trọng được Trung tâm ưu tiên hàng đầu, góp phần hoàn thiện các bước xây dựng thư viện điện tử, tiến tới thư viện số ở Trung 5 tâm. Trong khi đó yêu cầu xử lý tài liệu số đã có nhiều thay đổi cũng như đòi hỏi của người dùng tin đối với việc tra cứu, tìm kiếm tin cũng đã khác trước rất nhiều. Tất cả những vấn đề trên đặt ra cho công tác biên mục - xử lý tài liệu của Trung tâm những yêu cầu mới, cần có những nghiên cứu, đánh giá và đưa ra những giải pháp thích hợp. 3. Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN, bao gồm việc áp dụng: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, Chuẩn Dublin Core, Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC 14), Bộ từ khóa, Khổ mẫu MARC21. 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1 Phạm vi về không gian Trung Tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN. 4.2 Phạm vi về thời gian Hiện trạng áp dụng các chuẩn biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN từ khi triển khai thực hiện Công văn 1597/BVHTT (2007) đến giai đoạn hiện nay. 5. Mục đích nghiên cứu Luận văn tập trung khảo sát, nghiên cứu công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN; đồng thời góp phần xây dựng lý luận công tác biên mục và hoàn thiện công cụ biên mục đặc biệt là cho các thư viện đại học ở Việt Nam. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm. 6. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đích trên, Luận văn tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ chính sau: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận về biên mục. - Tìm hiểu vị thế, vai trò của ĐHQGHN trước yêu cầu đổi mới giáo dục đại học Việt Nam và nhiệm vụ nâng cao vị thế của ĐHQGHN trong khu vực và trên thế giới; Xác định đặc điểm Trung tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN. 6 - Xác định ý nghĩa, vai trò, đặc điểm của công tác biên mục tại các cơ quan thông tin – thư viện nói chung và tại Trung tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN nói riêng. - Nghiên cứu thực trạng công tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN. - Đánh giá, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 7.1 Phương pháp luận Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, quan điểm của Hồ Chí Minh, đường lối của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin - thư viện. 7.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã vận dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp so sánh - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi - Phương pháp trao đổi chuyên gia 8. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 8.1 Về mặt lý luận Kết quả nghiên cứu của công trình góp phần hoàn thiện lý luận về biên mục. 8.2 Về mặt thực tế Góp phần nhận dạng công tác biên mục, đặc biệt là các công cụ biên mục đang được áp dụng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN. Xây dựng quy trình biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN. 7 Đưa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm. 9. Cấu trúc của luận văn Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN với công tác biên mục Chương 2: Thực trạng công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN. Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN. 8 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN, ĐHQGHN VỚI CÔNG TÁC BIÊN MỤC 1.1. Tổng quan về biên mục 1.1.1.Khái niệm biên mục - Biên mục được coi là hoạt động chính yếu nhất để thực hiện kiểm soát thư mục, tạo ra công cụ thư mục. Là toàn bộ quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng, bao gồm mô tả thư mục, phân loại và định chủ đề tài liệu. Có thể khẳng định, lịch sử thư viện gắn liền với lịch sử biên mục. Theo Đại từ điển tiếng Việt: “biên” là viết, ghi chép, tổ chức, sắp xếp theo một trật tự nhất định [8, tr. 157]; “mục” là phần nhỏ tên sách báo hoặc một nội dung trọn vẹn [8, tr. 1150]. Theo nghĩa đó, có thể hiểu “biên mục” là việc tổ chức, sắp xếp nội dung mô tả tài liệu theo một trật tự nhất định. - Theo Bách khoa thư về hệ thống cơ sở dữ liệu (Encyclopedia of Database Systems [49, p 309]: Biên mục là sử dụng những quy tắc, tiêu chuẩn để tạo ra bản thay thế tài liệu, nó mô tả những yếu tố chủ yếu về tài liệu để nhận dạng tài liệu này là duy nhất, phân biệt với các tài liệu tương tự khác. Khi không nhìn vào tài liệu, người dùng có thể biết đầy đủ thông tin về tài liệu mà họ cần nếu nó phù hợp với nhu cầu của họ. Thông thường biên mục bao gồm mô tả thư mục (còn gọi là biên mục mô tả), phân tích chủ đề (bao gồm định tiêu đề chủ đề và định chỉ số phân loại). - Theo tác giả Vũ Văn Sơn, biên mục được xác định là “một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề” [6, tr. 28 ]. Trong định nghĩa này, biên mục bao gồm: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Thực chất công việc kiểm soát tính thống nhất chính là kiểm soát tính nhất quán các yếu tố mô tả thư mục và trong việc lập các tiêu đề 9 mô tả khi mô tả thư mục; cũng như kiểm soát tính nhất quán các tiêu đề chủ đề và các kí hiệu phân loại khi biên mục chủ đề. Công cụ để tiến hành công việc kiểm soát tính thống nhất là các hộp phiếu công vụ, các Hồ sơ tiêu đề chuẩn (authority files) trong máy tính. Các công cụ này thường được xây dựng dựa trên các quy tắc mô tả, các Khung đề mục chủ đề, các bảng phân loại, các bộ từ khóa, các từ điển và từ chuẩn, … - Theo ODLIS - Online Dictionary for Library and Information Science (Từ điển trực tuyến về khoa học thông tin thư viện) [63]: Biên mục là quá trình tạo ra những bản mô tả cho mục lục. Trong thư viện, công việc biên mục thường bao gồm: mô tả thư mục, phân tích chủ đề, cung cấp chỉ số phân loại và những hoạt động liên quan đến sự chuẩn bị về mặt vật lý tài liệu để xếp giá sách, những công việc này thường được thực hiện bởi cán bộ thư viện chuyên nghiệp được gọi là cán bộ biên mục. Từ những định nghĩa trên, tùy theo góc độ tiếp cận nghiên cứu, nhưng điểm chung có thể khái quát về công tác biên mục qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục Biên mục Biên mục mô tả (Mô tả thư mục) Biên mục chủ đề (Phân tích chủ đề) Định chủ đề Phân loại Kiểm soát tính thống nhất 10 *Biên mục mô tả Biên mục mô tả (descriptive cataloguing) hay còn gọi là mô tả thư mục: là việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có những khái niệm về một tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó. Theo tác giả Vũ Văn Sơn: “Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu để giúp lưu giữ và tìm lại tài liệu một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác” [6, tr. 29]. Bảng thuật ngữ trong Nguyên tắc biên mục quốc tế (IFLA, 2009) đã định nghĩa biên mục mô tả là “phần của công tác biên mục cung cấp dữ liệu mô tả và các điểm truy cập không phải chủ đề”. Theo Giáo sư Patricia G. Oyler (Giáo sư về Khoa học thông tin – thư viện, trường đại học Simmons, Mỹ): biên mục mô tả là một phần của quá trình biên mục liên quan tới việc nhận dạng và mô tả một gói thông tin, việc ghi lại thông tin này dưới hình thức biểu ghi mục lục, lựa chọn và trình bày điểm truy cập cùng với các điểm truy cập chủ đề. Như vậy, biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu ấy trên một phiếu mô tả mục lục hay biểu ghi thư mục sao cho nó có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác và được thể hiện qua các điểm truy cập được tạo lập. Mục đích của mô tả thư mục là giúp người dùng tin có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại. Những yếu tố cơ cản của mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, mô tả vật lý,… Mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó 11