Tài liệu Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng

1 Báo cáo kiến tập LỜI NÓI ĐẦU ---    --Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Chúng ta đang từ một nước nghèo nàn lạc hậu với nền cơ sở hạ tầng yếu kém đang phấn đấu tiến kịp thế giới. Để có thể hội nhập với nền kinh tế thế giới, chúng ta phải có cơ sở hạ tầng vững chắc, nền tảng cho các ngành khác phát triển. Do vậy, ngành xây dựng giữ một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là ngành tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật, vai trò quyết định trong việc hình thành tài sản cố định. Mặt khác, trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản lý doanh nghiệp phải dựa vào hệ thống thông tin. Trong đó, thông tin do kế toán cung cấp đóng vai trò quan trọng, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định thích hợp. Vì vậy, với các doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển thì công tác tổ chức tài chính kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của các doanh nghiệp. Để hệ thống kế toán cung cấp thông tin phù hợp và nhanh chóng cho nhà quản lý, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình và đảm bảo đúng quy định của nhà nước. Vì vậy, qua đợt kiến tập em có tìm hiểu chung về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng. Qua tìm hiểu, em nhận thấy trong doanh nghiệp xây dựng quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một bộ phận quan trọng trong Trung tâm. Để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận Trung tâm phải tìm cách giảm chi phí. Chính vì vậy công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đóng vai trò quan trọng. Bản báo cáo của em gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát chung về Trung tâm Chương 2: Tổ chức bộ máy và bộ sổ kế toán của Trung tâm Chương 3: Đánh giá - nhận xét 2 Chương 1: Khái quát về Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng 1.1.Quá trình hình thành và phát triển: 1.1.1.Lịch sử hình thành:  Giới thiệu về Trung tâm: - Tên đơn vị : Trung tâm Tư vấn Đầu tư và Xây dựng. - Tên giao dịch quốc tế : Center of consultancy invest construction. - Tên viết tắt : CCIC. - Trụ sở chính : Pháp Vân – Hoàng Liệt – Hà Nội - Điện thoại : 04.6450360 - Email : [email protected] - Tài khoản :213.100.000.268 – Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Nam Hà Nội.  Quá trình hình thành và phát triển: Trung tâm được thành lập theo Quyết định số 293 QĐ/TCTXD/TCCB – TT ngày 16/10/2000 của Tổng công ty Xây dựng & Phát triển Nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Quyết định số: 29 CRD05/QĐ/TCCB ngày 17/05/2005 của chủ tịch hội đồng quản trị Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn. Khi mới thành lập Trung tâm đăng ký kinh doanh số 313909, cấp ngày 06/12/2000 tại Hà Nội, chuyển đổi từ đơn vị kinh tế phụ thuộc DNNN số đăng ký kinh doanh: số 0113009138 ngày 07/09/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Trung tâm là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc trực thuộc Công ty cổ phần Xây dựng & Phát triển nông thôn. Trung tâm sử dụng con dấu riêng để giao dịch và được phép mở tài khoản phân cấp tại ngân hàng, hoạt động theo quy định của pháp luật và quy chế tài chính của Công ty cổ phần Xây dựng & Phát triển nông thôn . 1.1.2.Chức năng và nhiệm vụ: Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng hoạt động theo Luật doanh nghiệp và theo đặc thù riêng của ngành xây dựng. Nội dung hoạt động và ngành nghề kinh doanh 3 Báo cáo kiến tập của Trung tâm trong khuôn khổ chức năng và nhiệm vụ được quy định trong quyết định thành lập, trong đăng ký kinh doanh. Trung tâm thực hiện liên kết liên doanh với các doanh nghiệp kinh tế trong và ngoài nước trên các lĩnh vực lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát địa hình, thiết kế quy hoạch, thiết kế công trình, tư vấn đấu thầu, chọn thầu mời thầu các hợp đồng về xây dựng và máy móc thiết bị xây dựng, thẩm định các dự án đầu tư, quản lý đầu tư xây dựng, thí nghiệm và xây dựng thực nghiệm các công trình thuộc đề tài nghiên cứu về chất lượng vật liệu, xây dựng các công trình quy mô cỡ nhỏ nhằm thực hiện các nhiệm vụ sau:  Lĩnh vực tư vấn đầu tư: - Lập dự án đầu tư cho các công trình dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thủy lợi, lâm nghiệp, cải tạo đồng ruộng, kỹ thuật hạ tầng nông nghiệp, nông thôn, đường dây tải điện và trạm biến áp 35KV trở xuống. - Thiết kế quy hoạch, thiết kế tổng mặt bằng xây dựng, công trình dân dụng công nghiệp, thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, thiết kế các công trình giao thông đường bộ và lập dự toán các công trình. - Khảo sát địa hình, địa chất thủy văn, địa chất công trình, môi trường sinh thái. - Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế và dự toán công trình. - Quản lý dự án đầu tư, xây dựng tư vấn giám sát xây dựng các công trình. - Thực hiện các dự án xử lý và bảo vệ môi trường.  Lĩnh vực xây dựng: - Lập tổng dự toán các công trình xây dựng: Tư vấn đấu thầu, chọn thầu, các hợp đồng xây lắp và mua sắm thiết bị. - Thí nghiệm vật liệu xây dựng, thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu về chất lượng công trình. - Đấu thầu xây dựng các công trình đô thị và phát triển nông thôn. - Sản xuất và buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng. - Xây dựng các công trình đầu mối hồ nước, các công trình kênh và trên kênh, các công trình khai thác, xử lý và phân phối nước sạch. - Xây dựng công trình công nghiệp. 4 - Xây dựng các công trình dân dụng và trang trí nội thất. - Xây dựng các công trình khai hoang và cải tạo ruộng đồng - Xây dựng các công trình điện bao gồm đường dây và trạm biến áp. - Xây dựng các công trình giao thông và hạ tầng kỹ thuật. 1.1.3. Tình hình sản xuất kinh doanh: Trung tâm thành lập khi đất nước đang bước vào một thiên nhiên kỷ mới với chiến lược phát triển nguồn nhân lực, khoa học và công nghệ, kết cấu hạ tầng. Mặt khác cùng với sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày một khốc liệt, Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng gặp phải những khó khăn lớn để đứng vững trên thị trường. Ban đầu, Trung tâm chỉ hoạt động trên địa bàn thành phố Hà Nội với các công trình do Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn giao, nhưng hiện nay Trung tâm đã tự tìm kiếm thị trường, có mối quan hệ lớn với các bạn hàng và thực hiện thi công các công trình ở khắp cả nước. Quy mô của Trung tâm ngày càng mở rộng: Ban đầu khi mới thành lập: Vốn pháp định: 5.479.072.000 đồng Trong đó: - Vốn lưu động: 1.423.150.000 đồng - Vố cố định: 4.055.922.000 đồng Hiện nay, tổng số vốn kinh doanh của Trung tâm đã đạt gần 9,8 tỷ đồng Phân tích một số chỉ tiêu của Trung tâm trong 3 năm gần đây: Chỉ tiêu Doanh thu thuần(VNĐ) Lợi nhuận thuần(VNĐ) Số lượng nhân viên(Người) Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 16.263.903.711 17.032.505.72 19.890.610.000 732.144.865 165 1 781.158.201 195 909.850.00 213 Biểu 1.1: Bảng tình hình sản xuất kinh doanh của Trung tâm Nhận thấy, trong 3 năm qua doanh thu, lợi nhuận thuần đều tăng đáng kể. Đây là tín hiệu đáng mừng, không chỉ với Trung tâm mà còn đối với cả người lao động và cả xã hội. Đồng thời số lượng nhân viên tại trung tâm cũng ngày càng tăng. 5 Báo cáo kiến tập 1.2. Đặc điểm hoạt động Trung tâm : 1.2.1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh: XDCB là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo cơ sở vật chất cho nến kinh tế quốc dân. Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực XDCB vì vậy đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm cũng chịu nhiều ảnh hưởng từ đặc điểm của chung của ngành. Do sản phẩm Trung tâm tạo ra là các công trình, vật kiến trúc,...có quy mô và kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian xây dựng thường kéo dài. Do đó, việc tổ chức xây dựng và hoạch toán bất kỳ công trình nào đều phải bám sát dự toán công trình Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ dựa trên giá dự toán hoặc giá thỏa thuận giữa các bên đồng thời sản phẩm cố định tại nơi sản xuất các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm dặt sản phẩm. Do đó, tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ. Tại Trung tâm việc tổ chức xây lắp được thực hiện theo phương thức khoán gọn thông qua hợp đồng khoán. Trung tâm có 5 đội thi công hoạt động sản xuất dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc. Từng đội tham gia đấu thầu và nhận thầu các công trình từ Trung tâm. 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ: Trong các doanh nghiệp xây dựng hoạt động chủ yếu theo hình thức chỉ định thầu và đấu thầu. Tuy nhiên, hiện nay trong các doanh nghiệp xây lắp chủ yếu dựa vào đấu thầu là chính chỉ có một số ít công trình xây dựng được xây dựng theo phương thức chỉ định thầu. Hoạt động xây lắp tại Trung tâm cũng áp dụng phương thức đấu thầu là chính. Do đặc thù của doanh nghiệp xây lắp, quá trình từ khởi công đến khi hoàn thành bàn giao công trình cho bên A trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn là tổng thể của nhiều công việc khác nhau. Dựa vào đặc điểm chung của phương thức đấu thầu, quy trình công nghệ của mỗi công trình tại Trung tâm gồm 3 giai đoạn chính sau: - Giai đoạn đấu thầu. - Giai đoạn nhận thầu và thi công. - Giai đoạn bàn giao công trình. 6 Trong đó, giai đoạn đấu thầu là quy trình đầu tiên. Khi Trung tâm nhận được thư mời đấu thầu của chủ đầu tư thì phòng dự án đầu tư có trách nhiệm khảo sát công trình, lập hồ sơ đấu thầu và tham gia đấu thầu. Khi tham gia đầu thầu phòng dự án phải đưa ra mức giá đấu thầu(dự toán trúng thầu) hợp lý đảm bảo mức chi phí bỏ ra, có lãi đồng thời phải là mức giá thấp nhất so với đơn vị khác thì mới có khả năng trúng thầu. Trường hợp trúng thầu Trung tâm tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đầu tư(được gọi là bên A) và sẽ được bên A cấp vốn thi công, tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng mà bên A cầp vốn. Sau khi ký kết hợp đồng, công trình sẽ được bàn giao cho các đội thi công tùy thuộc năng lực của từng đội và tính chất của công trình. Khi giao khoán công trình đồng thời Trung tâm ký hợp đồng giao khoán, hợp đồng giao khoán có sự tham gia của các phòng ban có liên quan và trong hợp đồng cũng quy định rõ trách nhiệm của các bên tham gia về vật tư, nhân công, tiến độ thi công, máy móc thiết bị…, cho các đội theo hình thức khoán phí theo tỷ lệ nhất định so với toàn bộ giá trị công trình. Thi công công trình, các đội được giao cho một phần tài sản máy móc thiết bị của Trung tâm còn vốn thì các đội phải tự huy động bằng cách: Lập khế ước vay nhờ Trung tâm vay ngân hàng. Đồng thời, hàng tháng các đội phải báo cáo tình hình cho các phòng ban có liên quan trong hợp đồng giao khoán Công trình xây dựng hoàn thành sẽ được nghiệm thu và bàn giao cho bên A. Khi bàn giao cho bên A, Trung tâm có trách nhiệm bảo hành công trình, thời gian bảo hành tùy thuộc hợp đồng đã ký kết. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy: Trung tâm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tức là mỗi phòng ban thực hiện một chức năng khác nhau và chịu sự quản lý của ban giám đốc, đồng thời chịu sự quản lý trực tiếp từ Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển nông thôn, các đội thực hiện hạch toán sổ( các đội chỉ tập hợp chi phí nhưng không hạch toán riêng). Khái quát sơ đồ tổ chức quản lý của Trung tâm : 7 Báo cáo kiến tập BAN GIÁM ĐỐC Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật thi công Phòng dự án đầu tư Phòng thiết kế xây dựng Phòng tổ chức hành chính Đội xây dựng số1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng sô 5 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng  Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Giám đốc giữ vai trò quan trọng, là người lãnh đạo Trung tâm và là người chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật của Trung tâm và chịu trách nhiệm trước cấp trên về mọi mặt của Trung tâm. Ban giám đốc Trung tâm do giám đốc và hội đồng quản trị của Công ty cổ phần Đầu tư & Phát triển nông thôn bổ nhiệm.  Phòng kỹ thuật thi công: Phòng có trách nhiệm: Lập biện pháp thi công, theo dõi khối lượng thực hiện và kiểm soát chất lượng công trình. Khi có sự cố xảy ra thi lập biện pháp xử lý sự cố và bảo đảm an toàn lao động. Đồng thời kiểm tra và xác nhận tỷ lệ hoàn thành công trình 8 theo từng giai đoạn, giúp Trung tâm có kế hoạch tạm ứng vốn, đôn đốc công trình kịp thời.  Phòng kế toán tài chính: Nhằm giúp ban giám đốc trong việc quản lý, điều hành công tác tài chính kế toán: - Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chính tại Trung tâm và ở các đội xây dựng. - Lập, xây dựng hệ thống sổ sách chế độ kế toán, báo cáo tài chính từng tháng, quý và báo cáo năm theo đúng quy định của nhà nước và phù hợp với Trung tâm . - Phân tích hoạt động kinh tế và hiệu quả sử dụng vốn với các dự án, công trình ,hoạt động tại Trung tâm và đưa ra kiến nghị sử dụng vốn cho ban giám đốc.Thực hiện nộp thuế và các nghĩa vụ về tài chính khác với nhà nước. - Đồng thời thực hiện ghi chép, lập, tổng hợp số liệu kinh tế và các báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, phù hợp để cung cấp cho ban giam đốc.  Phòng dự án đầu tư: Phòng dự án đầu tư với chức năng là lập hồ sơ dự thầu khi có thư mời thầu của chủ đầu tư, kèm theo đó là việc tham gia dự thầu. Với mỗi công trình, phòng dự án làm nhiệm vụ khảo sát, thiết kế, lập dự án đầu tư, xây dựng các công trình…và quản lý, tư vấn giám sát các công trình.  Phòng thiết kế xây dựng: Phòng có chức năng thiết kế quy hoạch, thiết kế tổng thể mặt bằng xây dựng tại các công trình công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, công trình giao thông đường bộ, công trình điện…Đồng thời phòng kiêm nhiệm vụ tư vấn xây dựng cho các công trình, dự thầu cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có nhu cầu.  Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành, quản lý công tác hành chính tổng hợp của Trung tâm, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho các hoạt động của bộ máy điều hành Trung tâm, với các nhiệm vụ: thực hiện việc tuyển chọn nhân viên và ký kết hợp đồng lao động đồng thời bổ nhiệm, bố trí việc làm và sắp xếp lao dộng trong Trung tâm.Mặt khác, Nó có trách nhiệm xét nâng lương, khen thưởng, giải quyết chế độ 9 Báo cáo kiến tập chính sách cho nhân viên, tổ chức bảo vệ an toàn trụ sở làm việc của Trung tâm, quản lý lễ tân, tạp vụ, hướng dẫn khách đến giao dịch với Trung tâm…  Các đội xây dựng: Các đội xây dựng là đơn vị trực thuộc Trung tâm, không tổ chức hạch toán riêng, không có tư cách pháp nhân. Các đội thực hiện thi công trực tiếp các công trình. Hiện nay, Trung tâm có 5 đội xây dựng, mỗi đội thi công có một đội trưởng, một đội phó, một kế toán đội, một thủ kho hay nhiều hơn tùy thuộc vào quy mô công trình . 1.3. Tìm hiểu hệ thồng kiểm soát nội bộ: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn được giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm một hệ thống chính sách và thử tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Các yếu tố kiểm soát nội bộ của Trung tâm bao gồm: 1.3.1.Môi trường kiểm soát:  Đặc thù quản lý: Ban lãnh đạo của Trung tâm luôn coi trọng uy tín và hình ảnh của Trung tâm. Do đó, ban lãnh đạo Trung tâm kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các chính sách của các phòng ban và đặc biệt của các đội thi công .  Cơ cấu tổ chức: Trung tâm là một đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn nên Trung tâm cũng chịu sự giám sát của Công ty. Định kỳ 3 tháng 1 một lần ban thanh tra của Công ty xuống Trung tâm kiểm tra một lần. Tuy nhiên để đảm bảo sự giám sát từ Công ty có hiệu quả hơn, có thể Công ty xuống kiểm tra đột xuất Trung tâm. Mặt khác, Trung tâm có sự phân chia các phòng ban với chức năng khác nhau, xác định rõ ràng nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban. Đồng thời đảm bảo sự kiểm tra kiểm soát lẫn nhau giữa các phòng ban.  Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Do vậy chính sách nhân sự luôn được Trung tâm coi trọng. Trung tâm luôn có chính sách khen thưởng và kỷ luật kịp thời nhằm động viên và khiển trách đúng người đúng đối tượng. Đồng thời, Trung 10 tâm thường xuyên tổ chức cho nhân viên trong Trung tâm đi du lịch nghỉ mát giúp mọi người làm việc có hiệu quả hơn.  Công tác kế hoạch: Do đặc thù là doanh nghiệp xây dựng, Trung tâm có hệ thống kế hoạch gồm: dự toán các công trình , kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả hơn. Cuối mỗi tháng, quý ban giám đốc Trung tâm đều xem xét tiến độ thực hiện của các công trình .  Môi trường bên ngoài: Do là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, nhằm tạo ra TSCĐ cho nên kinh tế quôc dân. Vì ậy, Trung tâm hoạt động đều chịu sự kiểm soat của chủ đầu tư. Mặt khác các công trình có quy mô vốn lớn doanh nghiệp không đủ vốn đảm bảo xây dựng công trình. Do đó, Trung tâm phải đứng ra bảo lãnh cho các đội vay vốn ngân hàng, khi đó Trung tâm còn chịu sự giám sát của ngân hàng 1.3.2.Hệ thống kế toán: Phòng kế toán xây dựng hệ thống chừng từ và quá trình luân chuyển cho mỗi loại chứng từ cụ thể. Đồng thời các chứng từ kế toán được kế toán đội kiểm tra tính pháp lý, đầy đủ,… rồi được chuyển lên kế toán tại Trung tâm. Khi đó các chứng từ này lại dược kiểm tra một lần nữa. 1.3.3.Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soat do Trung tâm xây dựng lên cũng dựa vào 3 nguyên tắc: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệu rõ ràng và chế độ ủy quyền  Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Công việc tại Trung tâm được phân công cho từng người cụ thể phù hợp với chuyên môn của từng người  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm các nhiệm vụ liên quan. Được Trung tâm rất coi trọng như: thủ quỹ và kế toán chi tiền không kiêm nhiệm, thủ kho và kế toán NVL là khác nhau  Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt Ban giám đốc quy đinh rõ: khi giám đốc đi vắng, phó giám đốc được quyền ký thay . Truởng phòng đi vắng thì phó phòng là người chịu trách nhiệm chính. Đồng thời phải có giấy ủy quyền của giám đốc hoặc trưởng phòng. Hiện nay tại Trung tâm chưa có phòng kiểm toán nội bộ. 11 Báo cáo kiến tập Chương 2: Tổ chức bộ máy và bộ sổ kế toán của Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng 2.1. Đặc điểm tổ chức: Trung tâm Tư vấn Đầu tư & Xây dựng là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn, nhưng đơn vị được phép hạch toán độc lập và có các đội xây dựng trực thuộc không hạch toán riêng mà chỉ bố trí các kế toán đội làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ gửi lên phòng kế toán Trung tâm. Vì vậy, hiện nay bộ máy kế toán của Trung tâm được tổ chức theo mô hình tập trung, quy mô vừa đảm bạo sự chỉ đạo tập trung của kế toán trưởng ( tổ chức kế toán một cấp). Tức là, Trung tâm chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức 1 bộ máy kế toán trong tất cả giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành. Toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo được làm tập trung tại phòng kế toán tài chính của đơn vị. Khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm: Kế toán thuế KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán công nợ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán các đội xây dựng 12 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm  Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng): Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở Trung tâm .Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính, chịu trách nhiệm về việc mở sổ sách theo đúng quy định. Nhiệm vụ của kế toán trưởng: - Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán và trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. - Hướng dẫn, chỉ đạo công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ. - Đồng thời, có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, thiết kế phương án tự chủ tài chính, đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của Trung tâm, tránh thất thoát và chi sai mục đích .  Kế toán tổng hợp( kiêm phó phòng): - Kiểm tra tính chính xác của các chứng từ mà các đội gửi lên và của việc ghi chép kế toán ở các phần hành, nếu phát hiện sai sót hoặc chưa hợp lý thì sửa lại theo đúng chế độ. - Quản lý tài sản cố định, đăng ký trích khấu hao cơ bản hàng tháng, quý phân bổ vào giá thành theo chế độ hiện hành. - Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phi phát sinh và tính giá thành sản phẩm hoàn thành cho từng công trình cụ thể đồng thời xác đinh kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và cuối mỗi kỳ lập báo cáo tài chính.  Kế toán thanh toán công nợ: 13 Báo cáo kiến tập Kiểm tra và theo dõi tình hình thanh toán công nợ của Trung tâm: các khoản phải thu, các khoản phải trả, nguồn vốn vay ngân hàng và các đối tượng khác. Đồng thời, theo dõi tình hình sử dụng vốn vay và nguồn vốn chủ sở hữu của Trung tâm.  Kế toán thuế: Có nhiệm vụ cùng với kế toán ở các đội tổ chức thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở các địa phương nơi đơn vị thực hiện thi công công trình Theo dõi tình hình thanh toán công nợ và nghĩa vụ với nhà nước, trên cơ sở đó tình thuế được khấu trừ, lập tờ khai thuế…  Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi về việc nhập xuất tồn vật tư các loại. Mặt khác, theo dõi về TSCĐ như việc tính khấu hao, phân bổ…  Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Tính và trả lương cho nhân viên hoạt động tại Trung tâm, đồng thời lập bảng phân bổ lương, BHXH, BHYT, KPCĐ..  Thủ quỹ: Thủ quỹ là người giữ tiền mặt tại Trung tâm . Theo dõi về phiếu thu, phiếu chi, tình hình thanh toán với ngân hàng.  Kế toán đội: Là người làm việc trực tiếp tại các công trình. Họ có nhiêm vụ tập hợp hóa đơn chứng từ, thông kê và kê khai thuế… 2.2. Bộ sổ kế toán của Trung tâm : 2.2.1.Quy đinh chung: Hiện nay, Trung tâm áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Và chịu sự quản lý của về tài chính và kế toán của Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn. 2.2.2.Hệ thống tài khoản: Trung tâm dựa vào Quyết định 15/2006/QĐ-BTC để xây dựng hệ thống tài khoản của Trung tâm. Trung tâm có 73 tài khoản trong đó: 29 tài khoản cấp 1, 35 tài khoản cấp 2 và 9 tài khoản cấp 3. 14 Tài khoản cấp 1 và cấp 2: Trung tâm xây dựng dựa vào chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành. Đồng thời, Trung tâm cũng bỏ một số tài khoản không phù hợp với doanh nghiệp. Tài khoản cấp 3: những tài khoản chi tiết này được xây dựng dựa trên yêu cầu về quản lý tài chính, kinh tế, vốn của Trung tâm. Mặt khác với các tài khoản công nợ Trung tâm có mở các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng. TK 111:Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK131: Phải thu khách hàng TK133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ TK141: Tạm ứng TK152: Nguyên liệu, vật liệu TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dơ dang TK211: TSCĐ hữu hình TK214: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK311: Vay ngắn hạn TK334: Phải trả công nhân viên TK421: Lợi nhuận chưa phân phối TK 511: Doanh thu bán hàng TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công TK 627: Chi phí sản xuất chung TK632: giá vốn hàng bán TK911: Xác định kết quả kinh doanh…. Bảng 2.1: Danh mục tài khoản kế toán của trung tâm 2.2.3.Hệ thống chứng từ: Trung tâm là đơn vị quy mô vừa và nhỏ, hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực đầu tư, tư vấn và xây dựng. Vì vậy hệ thống chứng từ, giấy tờ kèm theo của Trung tâm được sắp xếp và phân loại một cách hợp lý theo nội dung của loại chứng từ:  Chứng từ quỹ ( chứng từ tiền tệ) (ký hiệu là TT) 15 Báo cáo kiến tập Chứng từ quỹ được đánh số từ 1n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như phiếu thu, phiếu chi. Đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc như: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, hòa đơn GTGT…  Chứng từ vật tư, vật liệu(ký hiệu VT): Chứng từ được đánh số từ 1n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…Kèm theo các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT…  Chứng từ lao động và tiền lương: Chứng từ này được đánh số từ 1n và được tập hợp theo tháng, quý và được lưu giữ theo từng tháng, năm và từng công trình, hạn mục công trình.Chứng từ này bao gồm: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.  Lao động, tiền lương - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Hợp đồng giao khoán - Biên bản điều tra tai nạn lao động…  Hàng tồn kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho….  Bàn hàng - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu kê mua hàng…  Tiền tệ - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng….  TSCĐ 16 - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ…  Sản xuất - Phiếu theo dõi ca xe máy thi công Bảng 2.2: Danh mục hệ thống chứng từ của Trung tâm 2.2.4.Hệ thống sổ kế toán Trung tâm : Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính, Trung tâm đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ sách kế toán mở theo hình thức chứng từ ghi sổ thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối TK phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh 17 Báo cáo kiến tập Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Đối chiếu kiểm kê :Ghi cuối tháng Sơ đồ2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán của Trung tâm Với hình thức tổ chức sổ kế toán là "chứng từ ghi sổ" , các sổ sách kế toán tại Trung tâm đều là những hình thức ghi sổ theo biểu mẫu quy định trong hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ. Đó là chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Trung tâm sử dụng phần mềm kế toán Cads Accounting để hạch toán. 2.2.5.Hệ thống báo cáo tại Trung tâm: Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của Trung tâm. Theo chế độ kế toán tại Trung tâm định kỳ vào cuối kỳ, cuối năm kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ các tài khoản, ghi bút toán điều chỉnh, tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, dựa vào đó lập các khoản mục trên báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về thực trạng hoạt động tài chính, kinh doanh của Trung tâm bao gồm cục thuế Hà Nội, Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng & Phát triển nông thôn và các ngân hàng(nếu có). Thời hạn nộp báo cáo được quy định là 30 ngày sau ngày kết thúc niên độ kế toán. Các báo cáo tài chính của Trung tâm được lập theo đúng biểu mẫu quy định: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Trung tâm có lập một số báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho quá trình quản lý của ban giám đốc - Báo cáo tăng giảm TSCĐ và phân bổ khấu hao - Báo cáo tình hình phân phối lợi nhuận sau thuế - Báo cáo tình hình thu - chi quỹ doanh nghiệp 18 2.3. Các phần hành kế toán tại Trung tâm : Trung tâm bao gồm các phần hành sau: - Kế toán tài sản cố định - Kế toán nguyên liệu,vật liệu - Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ - Kế toán quỹ tiền mặt - Kế toán tiền gửi ngân hàng và thanh toán - Kế toán thanh toán với nhà nước - Kế toán chi phí và giá thành 2.3.1Kế toán tài sản cố định: Tài sản cố định là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, phản ánh năng lực sản xuất kinh doanh hiện có và trình độ ứng dụng tiến độ khoa học kỹ thuật. Mặt khác, tài sản cố định là một trong những yếu tố quan trọng tạo khả năng tăng trưởng bền vững, tăng năng suất lao động từ đó giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Với một doanh nghiệp xây dựng nói chung và Trung tâm nói riêng thì tài sản cố định đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản của Trung tâm. Tài sản cố định của Trung tâm được tài trợ từ nhiều nguồn khác nhau, để có được kế hoạch sử dụng tài sản và quản lý có hiệu quả. Trung tâm phân loại tài sản theo nguồn hình thành: tài sản cố định nguồn vốn Trung tâm, tài sản cố định nguồn vay ngân hàng, tài sản cố định nguồn cấp trên… Do đặc điểm của của Trung tâm là doang nghiệp xây dựng có các đội thi công tại các các công trình khác nhau và ở nhiều địa điểm nên Trung tâm giao quyền sử dụng các loại máy thi công cho các đội và có sự luân chuyển giữa các đội với nhau, các đội có trách nhiệm bảo quản và sử dụng các loại tài sản hợp lý và gửi chi tiết việc sử dụng máy hàng tháng về Trung tâm. Đồng thời Trung tâm cũng phải có kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng máy móc. Trên cơ sở đó hàng tháng, hàng quý và cuối năm thì kế toán tổng hợp tiến hành trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Để xác định thời gian khấu hao của tài sản cố định, Trung tâm căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật của tài sản cố định theo thiết kế, hiện trạng và mục đích sử dụng, hiệu suất sử dụng ước tính 19 Báo cáo kiến tập của tài sản, trung bình mỗi máy thi công được tính khấu hao trong vòng từ 1015 năm.  Tài khoản sử dụng: Để phản ánh sự biến động tăng hoặc giảm của tài sản cố định và công tác trích khấu hao, kế toán tài sản cố định của Trung tâm sử dụng các tài khoản sau:211,214 Trong đó, tài khoản 211 được chi tiết thành các tiểu khoản: 2115: thiết bị dụng cụ quản lý.  Hệ thống chứng từ sử dụng: Trung tâm sử dụng các loại chứng từ sau: - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Thẻ tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định  Quy trình luân chuyển chứng từ:  Các nghiệp vụ tăng tài sản cố định do mua sắm: + Từ nhu cầu của Trung tâm, giám đốc Trung tâm quyết định tăng tài sản cố định. Khi bàn giao tài sản cố định, Trung tâm tiến hành giao nhận và lập biên bản giao nhận sau khi đã chạy thử. + Biên bản giao nhận được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán vật liệu kiêm tài sản cố định kẹp chứng từ này trong hồ sơ về tài sản cố định gồm biên bản giao nhận, bản sao tài liệu kỹ thuật, các hóa đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ để làm căn cứ tính nguyên già TSCĐ và trích khấu hao. + Căn cứ hồ sơ, kế toán vật tư kiêm tài sản cố định mở thẻ hạch toán chi tiết tài sản cố định. Thẻ tài sản cố định được lập một bản và để tại phòng kế toán theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. + Sau khi lập thẻ tài sản cố định, kế toán phản ánh vào sổ tài sản cố định. Sổ tài sản cố định được lập chung cho toàn doanh nghiệp và mở cho cả năm. Sổ được mở để theo dõi theo từng loại tài sản cố định, mỗi tài sản cố định được ghi một dòng. 20 + Sau đó căn cứ vào các chứng từ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK 211, các tài khoản chi tiết. + Cuối tháng, kế toán cộng sổ cái, lấy số liệu lập bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, từ sổ chi tiết tài sản cố định kế toán vào bảng tổng hợp tăng giảm tài sản cố định và lập báo cáo tài chính. + Sau khi ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, kế toán tiến hành bảo quản hồ sơ về tài sản cố định , thẻ tài sản cố định. Toàn bộ hồ sơ được bảo quản tập trung và được xếp theo nhóm tài sản cố định tại Trung tâm.  Giảm tài sản cố định do thanh lý: + Khi tiến hành thanh lý một tài sản cố định đã quá cũ hoặc không còn sử dụng được nữa.Giám đốc Trung tâm xem xét và phê duyệt. + Bộ phận kỹ thuật, được giám đốc ủy quyền thanh lý tài sản cố định, lập biên bản thanh lý tài sản cố định. Biên bản này có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, trưởng ban thanh lý. Trên biên bản phải phản ánh đầy đủ thông tin như: tên, số hiệu, năm sử dụng, nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại… + Biên bản thanh lý được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán vật tư kiêm tài sản cố định căn cứ vào biên bản thanh lý tiến hành hủy thẻ tài sản cố định trong tập thẻ lưu trữ. + Sau khi hủy thẻ, kế toán vào sổ tài sản cố định bên cột ghi giảm tài sản cố định. Căn cứ vào chứng từ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái TK 211 và các tài khoản chi tiết. + Cuối tháng, kế toán cộng sổ cái, lấy sổ liệu lập bảng cân đối phát sinh. Từ các sổ chi tiết tài sản cố định vào bảng tổng hợp tăng giảm tài sản cố định và lập báo cáo tài chính.  Trích khấu hao tài sản cố định : Định kỳ hàng tháng, kế toán tiến hành trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Theo phương pháp này, số khấu hao hàng tháng, quý, năm của tài sản cố định không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng. Sau đó, kế toán lập bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. Nguyên giá Mức khấu hao trong năm =