Mục Lục
I. Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt
3
II.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty..........................................5
III. Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra
điểm mạnh, điểm yếu..........................................................................5
1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa....................6
2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ......................................6
3. Cấp và tầm kiểm soát...................................................................7
4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm..........................................7
5. Tập trung và phi tập trung...........................................................8
6. Phối hợp.......................................................................................8
IV. Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu....................................9
1. Tính thống nhất trong mục tiêu..................................................9
2. Tính tối ưu....................................................................................9
3. Tính tin cậy................................................................................10
4. Tính linh hoạt............................................................................10
V. Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty....................................11
1. Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức.......................................11
2. Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt........11
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt
I.
Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức
Việt
Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày
07/11/2003 do phòng kế hoạch và đầu tư UBND Tỉnh Hà Tây (Hà Nội
ngày nay) cấp (được chuyển đổi từ công ty TNHH Thành Minh). Giấy
phép đăng ký kinh doanh số: 0303000270 cấp ngày 19/04/2005.
Điện thoại: 0343.719767
Fax: 0343.719769
VPĐD: số 13 lô 4A Trung Yên 6 – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà
Nội.
Điện thoại: 043.7848350
Fax: 043.7848349
Email:
[email protected]
Website: http://ducvietjsc.vn
Slogan của công ty: “Uy tín và hiệu quả của khách hàng là
phương châm hoạt động của chúng tôi”
Ngành nghề kinh doanh của công ty: Công ty Cổ phần sản xuất và
kinh doanh Đức Việt là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các
thiết bị phục vụ cho việc thi công các công trình xây dựng, sản phẩm
của công ty bao gồm:cốt pha thép định hình,cột chống siêu trọng,giáo
chống tổ hợp,giáo hoàn thiện,máy móc thi công các loại,ống thép định
hình,vận thăng và cẩu tháp.
Ngoài ra công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt còn là
nhà phân phối độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hãng
SIMMATEC – Hàn Quốc. (Các hệ thống đỗ xe tự động của Simmatec
đã được sử dụng rộng rãi tại Châu Âu, Châu Á và đã khẳng định được
chất lượng).
Chi nhánh Đà Nẵng: 255 đường Trường Chinh – Thanh Khê – Đà
Nẵng.
Điện thoại: 0511.3842.560
Fax: 0511.3842.562
Chi nhánh Sài Gòn: 396 Điện Biên Phủ-Quận Bình Hạnh–TP Hồ
Chí Minh
Điện thoại: 08.3512.0020
Tổng diện tích có công trình xây dựng của công ty 11.000m 2.
Hiện tại, công ty có thể được xem là một đơn vị hàng đầu trong điểm
công nghiệp Ngọc Sơn – Chương Mỹ - Hà Nội về mặt hàng cơ khí.
Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa với 250 lao động, doanh
thu năm 2007 là: 114 tỷ đồng, 2008 là 197 tỷ đồng, 2009 là 235 tỷ
đồng. giá trị hiện tại của tổng tài sản vào khoảng 96 tỷ đồng. Công ty
có phân xưởng sản xuất chính, sản xuất các mặt hàng chủ yếu là giàn
giáo xây dựng, cốt pha thép, vận thăng và máy trộn..
Thu nhập bình quân 1 người là: 2,5 triệu đồng.
II.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Đại hội đồồng cổ
đồng
Hội đồồng quản
trị
Ban giám đồếc
PhòngKếế
hoạch -kinh
doanh
Chi nhánh Sài
Gòn
Phân
xưởng
sản
xuâết
PhòngKếế toán
- tài chính
Nhà máỹ
Phòng
Kỹỹ thuật
PhòngTổ
chức - hành
chính
Chi nhánh Đà
Nẵỹng
Kho
hàng
III. Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra
điểm mạnh, điểm yếu.
1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa
Công ty có hội đồng quản trị gồm 3 người ,một ban giám đốc với
một giám đốc và một phó giám đốc.Tất cả các phòng ban đều trực
thuộc sự quản lý của ban giám đốc.Các phòng ban được bố trí chuyên
môn hóa, do đó phát huy được tối đa được năng lực hoạt động chuyên
môn của các phòng ban.
Ưu điểm: Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp
hóa một cách linh hoạt.Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý
được tổng thể mọi hoạt đông của công ty. Nhờ chuyên môn hóa mà
các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn
giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối
và giao chúng cho các bộ phận của công ty. Mỗi bộ phận chỉ chịu
trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các
chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động. Chính nhờ
chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với
các công việc chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên
công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù
hợp với năng lực của họ.
Nhược điểm: Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm
nhận khối lượng công việc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý không
hiệu quả, một số công việc có thể bị xao nhãng không được quan
tâm giải quyết một cách đúng mức.
2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ
Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ
trên xuống.
Ưu điểm: Phát huy ưu thế của chuyên môn ngành nghề, mỗi bộ
phận trong công ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ
phận nhà máy thể hiện được năng lực của mình. Đơn giản hóa việc
đào tạo, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và nâng cao trình độ cho
nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm tra chặt
chẽ hoạt động của các bộ phận.
Nhược điểm: Nhược điểm nổi bật đó là sự phối hợp hành động
của các phòng ban chức năng trong công ty chưa được chặt chẽ. Sự
chuyên môn hóa chưa cao nhưng đã làm hạn chế việc phát triển đội
ngũ cán bộ quản trị chung cho công ty, các trưởng phòng, chỉ giỏi
trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực về quản trị chung công ty
còn những hạn chế. Do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình
đồng thời trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế tình trạng đổ lỗi,
trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp
lãnh đạo cao nhất.
3. Cấp và tầm kiểm soát
Ưu điểm: Số cấp trong công ty khá hợp lý. Về phạm vi quản lý ở
ban giám đốc thì công việc khá nhiều, nhưng nó tạo điều kiện cho việc
quản lý hiệu quả, kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động . Do
đó việc quản lý các phòng ban của ban giám đốc gặp ít khó khăn công
việc rõ ràng, không bị chồng chéo.
Nhược điểm: Tuy nhiên về tầm kiểm soát của ban giám đốc quá
rộng, ngoài việc quản lý công việc của công ty do các phòng báo cáo,
ban giám đốc còn phải quản lý thêm 2 chi nhánh ,. Việc ban giám đốc
phải làm quá nhiều việc như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc
quá nhiều. Gây căng thẳng, công việc luôn chờ trong tình trạng chờ
giám đốc quyết định. Làm giảm hiệu quả, làm chậm tiến độ công việc.
Cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế này.
4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả ba loại quyền hạn: trực
tuyến, chức năng và tham mưu. Trong công ty,mối quan hệ quyền hạn
trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới được trải dài từ hội đồng
quản trị tới giám đốc, phó giám đốc tiếp đến các phòng ban. Công ty
sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực tiếp nhận
nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình. Mối quan hệ
quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức công ty
đó là các phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ giám đốc công ty
thực hiện các nhiệm vụ như: thực hiện các nhiệm vụ khi hỗ trợ, giám
sát các dự án, các chi nhánh của công ty. Còn quyền hạn tham mưu
cũng được sử dụng trong công ty ở đa phần các bộ phận trong cơ cấu
nhưng nổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc
công ty. Vai trò tham mưu cho giám đốc rất quan trọng giúp cho giám
đốc có thể ra các quyết định dễ dàng, tuy nhiên việc sử dụng quyền
hạn tham mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu toàn diện hơn
nữa, phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì
giám đốc công ty nhiều việc. Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng
quyền hạn tham mưu trong công ty, để việc sử dụng quyền hạn tham
mưu trở thành thông lệ trong đời sống công ty.
Trong công ty quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám đốc
khá mờ nhạt họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình,
trong khi quyền lực tập trung ở giám đốc các quyết định hoạt động
kinh doanh của các công ty thành viên, hay các dự án, văn phòng đại
diện đều do giám đốc ra quyết định. Vì vậy cần trao thêm quyền cho
phó giám đốc để giám đốc được san sẻ công việc và các phó giám đốc
cũng phát huy được năng lực của mình.
5. Tập trung và phi tập trung
Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ.
Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám
đốc công ty.
Ưu điểm: Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt
động công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp
dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện
các nhiệm vụ.
Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm
sự quan trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp
hơn. Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với nhũng quyết định tác
nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian
cho các hoạt động chiến lược của công ty.
6. Phối hợp
Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng
ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm soát chặt
chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận
trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên
cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu.
Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện
các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao,
mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty. Đó là
sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ,
việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu quả. Việc xây dựng các kênh
thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt
giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế
phối hợp. Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế. Văn hóa
công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty.
IV. Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu
1. Tính thống nhất trong mục tiêu
Mỗi cá nhân đều góp phần vào các mục tiêu chung của tổ chức
Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tương đối
thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức
Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ.
Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở
giám đốc công ty.Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách
trong hoạt động công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các
hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn
lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ.
2. Tính tối ưu
Số cấp trong công ty khá hợp lý.
Mối quan hệ giữa các phòng ban tương đối tốt nhưng thực sự
vẫn chưa có sự hợp tác cao.
Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng
ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm
soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng
ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều
bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu.
3. Tính tin cậy
Quá trình truyền đạt thông tin diễn ra tương đối tốt, không có
hiện tượng ứ đọng hay tắc nghẽn thông tin, mệnh lênh khi truyền
từ trên xuống.
Quá trình phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo chưa thực sự
tốt
Sự minh bạch các mối quan hệ tương đối tốt.
4. Tính linh hoạt
Sự phối hợp các nhân viên trong bộ phận của công ty được đánh
giá khá tốt. Điều này tạo cho cơ cấu tổ chức có sự ổn định trong
việc thực hiện công việc hàng ngày. Song, tuy là các chức năng
của công ty được coi là phụ thuộc nhau nhưng lại chưa có sự kết
họp chặt chẽ. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phối họp nhất
là khi có những sự thay đối trong chiếc lược, làm giảm tốc độ
phản ứng thích nghi với sự biến động của môi trường kinh
doanh, đẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh của công ty.
5. Tính hiệu quả
Do hầu hết cán bộ nhân viên đều được sắp xếp công việc phù
hợp với năng lực chuyên môn nên hiệu quả làm việc cao
Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện
các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa
cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động
công ty. Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống
nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu
quả. Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết
nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám
đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp. Việc sử dụng
các công cụ phối hợp còn hạn chế. Văn hóa công ty chưa thực sự
là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty.
V. Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty
1. Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Qua việc tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của
công ty Đức Việt, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty
là tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc
điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ
trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi
người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu
quả cho công tác điều hành . Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay về
cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn
hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn. Sự phân chia nhiệm vụ, chức
năng, quyền hạn giữa các phòng ban đã rõ ràng tạo điều kiện cho việc
thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của
Công ty được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty
Đức Việt còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc là
quá nặng dẫn tới tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường
phải làm thêm giờ để giải quyết công việc; phòng kinh doanh: vừa phụ
trách nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh…, lại kiêm thêm
nhiệm vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty, dẫn đến tình trạng
quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên phải
làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc.
Vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan
trọng và khá cấp thiết ảnh hưởng trưc tiếp đến tình hình sản xuất kinh
doanh của công ty.
2. Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt
Từ thực trạng đã phân tích ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị
chưa hợp lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban:
Để khắc phục tình trạng này, theo nhóm em nên bổ sung thêm 1 vị trí
phó giám đốc nữa để san sẻ công việc cũng như trách nhiệm với giám
đốc và phó giám đốc hiện tại. Theo đó phó giám đốc này sẽ phụ trách
về vấn đề xuất nhập khẩu và sản phẩm hàng hóa của công ty, phụ
trách 2 phòng ban là phòng kỹ thuật và phòng xuất nhập khẩu mới
được thành lập. Như vậy Ban giám đốc mới sẽ gồm 3 người: 1 Giám
đốc và 2 Phó giám đốc.
Thành lập phòng xuất nhập khẩu: Được tách ra từ phòng kế hoạch
– kinh doanh. Phòng này với số lượng 3 người gồm: 1 trưởng phòng
và 2 nhân viên. Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Phó giám đốc mới
lập nên.
Như vậy mô hình cơ cấu tổ chức mới sau khi hoàn thiện sẽ là:
Đại hội đồồng
cổ đồng
Hội đồồng quản
trị
Giám đồếc
PGĐ phụ trách
kinh tếế tài chính
Phòngk
ếế
hoạch kinhdo
anh
Phòng
kếế toán
- tài
chính
PGĐ phụ trách
xuâết nhập khẩu
và hàng hóa
Phòng
tổ chức
- hành
chính
Chi
nhánh
Sài Gòn
Phân
xưởng
sản xuâết
Phòng
kỹỹ
thuật
Nhà
máỹ
Chi
nhánh
Đà
Nẵỹng
Kho hàng
Phòng
xuâết
nhập
khẩu