Tài liệu Cơ cấu tổ chức clb chứng khóan sinh viên ssc

MỤC LỤC I.Giới thiệu chung về câu lạc bộ chứng khoáng (SSC) của trường Đại học kinh tế quốc dân: 1 1) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CLB SSC.....................................................2 2) Giới thiệu khái quát về các ban của CLB SSC....................................3 3)Chức năng:..............................................................................................4 4)Mục tiêu:..................................................................................................5 II) Các thuộc tính cơ bản.................................................................................5 2.1. Chuyên môn hóa và tổng hợp hóa.........................................................5 2.2. Sự phân chia tổng thể các bộ phận.......................................................6 2.3. Cấp quản lí và tầm quản lí....................................................................6 2.4. Quyền hạn và trách nhiệm....................................................................6 2.5) Tập trung và phi tập trung....................................................................6 2.6) Phối hợp................................................................................................7 III: Đánh giá cơ cấu tổ chức:........................................................................7 IV.Sáng kiến, giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức.........................................9 I.Giới thiệu chung về câu lạc bộ chứng khoáng (SSC) của trường Đại học kinh tế quốc dân : Xuất phát từ nhu cầu học tập và thực hành chuyên ngành chứng khoán, một nhóm sinh viên khoa Ngân Hàng – Tài chính, nay là viện NH – TC, Đại học Kinh tế Quốc dân đã nảy ra ý tưởng thành lập CLB nghiên cứu và thực hành các lý thuyết về chứng khoán, nhằm giúp cho những kiến thức học thuật trên ghế nhà trường đi vào thực tiễn áp dụng. Với mục tiêu trên, CLB chứng khoán ĐH CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC KTQD đã chính thức được thành lập vào ngày 10/10/2010 dưới sự dẫn dắt của thầy Trần Trọng Phong – giảng viên khoa NH – TC, Đại học Kinh tế Quốc với tên gọi đầu tiên viết tắt là SC-NEU (NEU Securities Club). Mô hình ban đầu mới thành lập chỉ gồm một nhóm sinh viên với số lượng khoảng 12- 15 sinh viên các lớp TTCK 50, TCDN 50 , TTCK 51, TCQT 51,…, cùng tập hợp vào 1 ngày cố định trong tuần để trao đổi về các kiến thức chứng khoán. Mô hình hoạt động khá hiệu quả, số lượng thành viên mới liên tục gia nhập, đòi hỏi phải có một bộ máy điều hành, định hướng và tổ chức hoạt động chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu phát triển của CLB. Trước tình hình đó, nhóm đã tổ chức đại hội bầu cử Ban chủnhiệm (BCN) lâm thời điều hành hoạt động của CLB. Sau khi BCN lâm thời được thành lập, CLB đã hình thành mô hình cơ cấu tổ chức gồm: 1 BCN chịu trách nhiệm điều hành hoạt động, định hướng hoạt động của CLB, 03 ban trực thuộc: Ban chuyên môn, Ban đối ngoại và Ban nhân lực. Sau 2 năm không ngừng nỗ lực và phấn đấu, CLB đã được BLĐ nhà trường và Viện NH - TC công nhận, quyết định cho phép CLB chính thức trực thuộc LCĐ Viện Ngân hàng – Tài chính kể từ ngày 14/10/2012. Đây là cột mốc đánh dấu sự trưởng thành của CLB Chứng khoán Sinh viên SSC cũng như tạo tiền đề để SSC ngày càng phát triển và vững mạnh. 1) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CLB SSC 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC Cơ cấu tổ chức CLB SSC 2) Giới thiệu khái quát về các ban của CLB SSC a) Ban cố vấn: thành viên ban cố vấn gồm có các giảng viên Viện NH – TC, Ban chủ nhiệm các khóa trước với nhiệm vụ cố vấn chuyên môn và tổ chức hoạt động cho CLB. b) Ban chủ nhiệm (BCN): thành viên BCN gồm 01 chủ nhiệm, 02 phó chủ nhiệm,04 trưởng ban phụ trách 04 ban: chuyên môn, nhân sự, truyền thông, đối ngoại (Ban Dự án không có trưởng ban) chịu trách nhiệm chung trong mọi hoạt động của CLB. 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC c) Ban chuyên môn (BCM): là một CLB học thuật, Ban chuyên môn được xác định là nòng cốt của SSC, phụ trách thực hiện các hoạt động chuyên môn: training kiến thức về kinh tế, tài chính – ngân hàng, chứng khoán cho tất cả thành viên của CLB, tổ chức nghiên cứu, trao đổi chuyên sâu về chứng khoán đối với thành viên BCM. Hàng ngày, tuần và hàng tháng, BCM thực hiện các sản phẩm phân tích thị trường, phân tích ngành, mã chứng khoán và chuyên đề kinh dưới sự cố vấn từ những giảng viên dày dặn kinh nghiệm của Viện NH – TC. Bên cạnh đó, BCMer SSC còn là thành viên tích cực trong BCM của Hiệp hội CLB chứng khoán ASC và các hoạt động ngoại khóa của CLB. d) Ban nhân sự (BNS): với cơ cấu gồm 2 tiểu ban là tiểu ban Tổ chức sự kiện và tiểu ban Văn hóa, những thành viên nhiệt thành, sôi nổi và tình cảm nhất SSC tập hợp tại đây, phụ trách sinh hoạt văn hóa hàng tuần tại CLB, quản lý Tòa soạn báo SSC – nơi xuất bản những Tập san hàng kì, thực hiện công tác hậu cần, tổ chức các sự kiện lớn nhỏ của CLB: gameshow, hội thảo, khóa học,... cho đến teambuilding, dã ngoại, đóng kịch, làm phim,... Tuy nhiên, nhiệm vụ cao cả nhất của BNS chính là kết nối toàn thể SSC – ers thành một gia đình đầm ấm không thể tách rời, xây dựng và phát triển ‘Văn hóa SSC’. e) Ban truyền thông(BTT): đây là người phát ngôn của CLB. Ban truyền thông có nhiệm vụ truyền tải hình ảnh của SSC đến với các bạn sinh viên trong và ngoài trường, thông qua hai kênh là online và offline. Bên cạnh đó, ban truyền thông còn là cầu nối sinh viên với các hoạt động, sự kiện mà CLB tổ chức: gameshow, hội thảo,... Kết hợp với BĐN và BNS, Ban truyền thông tổ chức training cho các thành viên những kỹ năng mềm quan trọng: thuyết trình, MC, ... 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC f) Ban đối ngoại (BĐN): được tách từ BĐN cũ và giữ nguyên tên gọi, BĐN mới của SSC sẽ hoạt động theo hướng chuyên môn hóa. Bên cạnh hoạt động mời tài trợ cho các sự kiện mà SSC tổ chức, BĐN còn là sợi dây liên kết SSC với các CLB, tổ đội, hội nhóm trong trường ĐHKTQD, trong Hiệp hội ASC và rộng hơn, liên kết với các doanh nghiệp, tạo sự bảo trợ chuyên môn và tài chính vững vàng cho CLB, cung cấp cơ hội nghề nghiệp cho các thành viên ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. g) Ban dự án (BDA): là một ban hoàn toàn mới của CLB nhưng không vì vậy mà vai trò của BDA kém hơn các ban còn lại. Ban dự án là ban tập hợp những con người tinh anh nhất của CLB về tất cả các mảng với nhiệm vụ: tổ chức lập team tham gia các cuộc thi, tìm kiếm nguồn tài chính và mở rộng danh tiếng của CLB; tìm kiếm thông tin về các gameshow, cuộc thi, du học,... cho thành viên CLB tham gia; thực hiện các dự án kinh doanh; quản lý tài chính CLB. Được xác định là một ban mới và trọng điểm, BDA chỉ tuyển thành viên nội bộ CLB và thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp từ BCN. 3)Chức năng:  Mang lại một môi trường nghiên cứu chuyên nghiệp, gắn lý thuyết với thực tiễn hoạt động kinh doanh chứng khoán, một sân chơi lành mạnh cho các bạn sinh viên, vừa là nơi sinh hoạt, vui chơi, giao lưu, vừa giúp nâng cao chất lượng học tập trên ghế nhà trường và năng lực làm việc sau này cho các thành viên tham gia câu lạc bộ.  Đào taọ kỹ năng về Chứng khóan và các vấn đề liên quan dành cho thành viên. 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC  Tổ chức các sự kiện: GO FINANCE, các buổi học thử CFA, ACCA, Các hội thảo chứng khoán của các công ty chứng khoán có uy tín  Khẳng định bản lĩnh của sinh viên KTQD không chỉ vững về kiến thức mà còn mạnh về kỹ năng thông qua hoạt động sinh hoạt chuyên môn và sinh hoạt ngoại khóa đặc sắc, bổ ích. Liên kết và xây dựng một cộng đồng sinh viên năng động, sáng tạo, gắn bó bền chặt và hoạt động vì lợi ích cộng đồng xã hội.  Trở thành cầu nối giữa sinh viên viện Ngân hàng – Tài chính nói riêng và sinh viên KTQD nói chung với ban lãnh đạo Nhà trường. Đồng thời là cầu nối sinh viên với doanh nghiệp, góp phần định hướng nghề nghiệp cho các bạn sinh viên sau khi ra trường. 4)Mục tiêu: Trở thành CLB học thuật hàng đầu trường ĐH KTQD, rộng hơn là trong khối các trường ĐH trên địa bàn thành phố Hà Nội, là nơi cung cấp nguồn nhân lực đáng tin cậy về năng lực chuyên môn, năng lực làm việc trước các nhà tuyển dụng. II) Các thuộc tính cơ bản 2.1. Chuyên môn hóa và tổng hợp hóa - Ưu điểm : + Dễ dáng quản lí từ thấp đến cao, dễ đào tạo và phát huy khả năng của các thành viên + Nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ năng của các thành viên - Nhược điểm : + Vì chia nhỏ các ban nên giảm khả năng liên kết giữa các ban 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC + Các ban thường tập trung làm việc ở một mảng công việc nên dễ dẫn đến nhàm chán 2.2. Sự phân chia tổng thể các bộ phận ( Mô hình theo chức năng ) - Ưu điểm : Đơn giản, tính logic cao, chuyên môn hóa các chức năng, tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng nên thành viên dễ tích lũy kinh nghiệm, giảm được sự trùng lặp trong các bộ phận. Nhược điểm : Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng, thiếu sự phối hợp hoạt động cao giữa các bộ phận, đổ trách nhiệm về việc thực hiện mục tiêu chung của các tổ chức cho Ban điều hành. 2.3. Cấp quản lí và tầm quản lí. - Cơ cấu theo hình tháp có tầm quản lí hẹp và nhiều cấp quản lí - Sử dụng phương thức quản lí “trên dưới” hay “ra lệnh – kiểm tra” - Ưu điểm : Tính chuyên môn hóa cao theo chức năng, các bộ phận mang tính độc lập cao, có bản chi tiết công việc khiến cho công việc hiệu quả cao. - Nhược điểm : Tạo ra biên giới cứng nhắc giữa công việc và đơn vị, sự phát triển cho các thành viên chỉ nằm trong một phạm vi chức năng. 2.4. Quyền hạn và trách nhiệm - Quyền hạn : + Ban cố vấn : quyền tham mưu : cung cấp lời khuyên cho Ban điều hành 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC + Ban điều hành : quyền hạn trực tiếp : ra quyết định và giám sát trực tiếp với thành viên cấp dưới. - Trách nhiệm : + Ban điều hành : Quản lí, giám sát, đưa ra các hoạt động định hướng, phát triển câu lạc bộ. + Thành viên : Trách nhiệm với công việc được giao, phát triển câu lạc bộ, nâng cao tinh thần đoàn kết giữa các thành viên với nhau. 2.5) Tập trung và phi tập trung - Có ủy quyền và trao quyền - Ảnh hưởng đến toàn CLB do chủ nhiệm - Còn của ban thì sẽ được ủy quyền và trao quyền cho thành viên + Ưu điểm: hoạt động CLB linh hoạt, nâng cao khả năng quản lý của ban điều hành, giảm bớt gánh nặng của chủ nhiệm + Nhược điểm: áp đặt 2.6) Phối hợp + Kế hoạch: có chiến lược, chính sách kế hoạch cụ thể từ chủ nhiệm, trưởng ban Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật - Chuẩn hóa các kết quả: Phải đạt đc gì? Chuẩn hóa các quy trình: Phải làm thế nào? Chuẩn hóa các kĩ năng: Phải thỏa mãn những yêu cầu gì? + Giám sát trực tiếp: Ban điều hành giám sát công việc cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới thực hiện, các trưởng ban tự quản lí 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC + Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông: - Phương diện chức năng, ngôn ngữ: giao tiếp bằng miệng, viết email, bản tin, facebook, tạp chí Phương diện hành vi: ban điều hành họp mặt toàn bộ CLB để xem xét hoạt động và trao đổi trực tiếp Dàn hóa tổ chức: văn hóa của từng ban làm tăng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung + Ưu: đạt hiệu quả cao trong công việc, tăng tính nguyên tắc chuẩn mực cho CLB + Nhược: nhiều khi hơi cứng nhắc trong các chuẩn mực. III: Đánh giá cơ cấu tổ chức: Tính thống nhất trong mục tiêu : tất cả các thành viên trong câu lạc bộ đều góp phần công sức của mình vào mục tiêu chung của CLB : gắn kết các thành viên, đào tạo các kĩ năng cần thiết phục vụ cho công việc và học tập, tạo ra một môi trường lành mạnh để các thành viên giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm , cũng như trau dồi kiến thức chuyên môn, các ban mảng hoạt động độc lập nhưng luôn dựa trên mục tiêu chung của câu lạc bộ. - Tính tối ưu : CLB có đầy đủ các bộ phận, ban mảng hoạt động song song với nhau, ko thừa ko thiếu để thực hiện và duy trì các hoạt động của CLB. Các ban mảng đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lí với các thành viên, đi sát với mục tiêu của tổ chức đồng thời có sự phối hợp hoạt động chặt chẽ, hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC - Tính tin cậy : vì là CLB trực thuộc Viện Ngân hàng – Tài chính nên độ tin cậy khá cao, thông tin sử dụng trong CLB có sự đảm bảo một cách chính xác nhất.Các thành viên trong CLB tham gia vì niềm đam mê chứng khoán nên họ rất tin tưởng vào hoạt động của CLB, điều này góp phần duy trì và tạo lập sự tin cậy giữa các thành viên với CLB. Sự minh bạch trong các mối quan hệ với các tổ chức khác cũng như các thành viên trong CLB cũng đảm bảo tính tin cậy cao. Mọi thành viên biết rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình nên tránh được các mâu thuẫn hay xung đột không đáng có. - Tính linh hoạt : CLB biết vận dụng những gì đã được học và được đào tạo vào thực tế, và biết xử lí tình huống đến một các bất ngờ. CLB có những phương án thành lập thêm các tiểu ban nhỏ để hỗ trợ các ban lớn mỗi khi có ự kiện hay hoạt động lớn. Tính hiệu quả : vì là CLB của sinh viên nên CLB đã đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức với chi phí nhỏ nhất có thể, số cấp quản lí ít, ko có sự chồng chéo giữa các ban mảng với nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lí cũng như hoạt động của CLB. Với cơ cấu trên, CLB đã hoạt động rất tốt trong suốt 4 năm qua. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được, CLB vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm như: - Sự thiếu nhiệt tình từ các thành viên. Đội ngũ lãnh đạo chưa làm tốt vai trò của mình. Là sinh viên nên chưa có nhiều kinh nghiệm về kiến thức chuyên môn, chưa vững về nghiệp vụ….. Chưa có niềm tin ở hầu hết các thành viên, nhiều người còn nghi ngờ về khả năng hoạt động của các dự án cũng như của tổ chức. 11 CƠ CẤẤU TỔ CHỨC CLB CHỨNG KHÓAN SINH VIÊN SSC - Các bộ phận chưa phối hợp nhịp nhàng với nhau, đôi khi đang còn mâu thuẫn nội bộ… IV.Sáng kiến, giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Các hoạt động chưa liên kết chặt chẽ, các thành viên chưa được phát triển kĩ năng thật sự hoàn thiện - Tổ chức dã ngoại, teambuilding để gắn kết thành viên Training các kĩ năng cho CLB Chủ nhiệm gặp gỡ thành viên thường xuyên Tổ chức thêm nhiều các buổi chia sẻ phương pháp học tập, kinh nghiệm giữa các thành viên và các tiền bối, tổ chức và cùng tham gia các cuộc thi liên quan Sau mỗi loạt chương trình có tổng kết góp ý chia sẻ thành quả. =HẾT= 11