Tài liệu Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của một số tập đoàn tại thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌÂI VÀ NHÂN VĂN -------o0o------- ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2009 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐOÀN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chủ nhiệm đề tài NGUYỄN VĂN THỎA SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHÓA 2005 -2009 Các thành viên TRẦN THỊ TÂM LINH SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHÓA 2005 -2009 TP. HỒ CHÍ MINH - 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌÂI VÀ NHÂN VĂN ------o0o------ ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2009 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐOÀN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Người hướng dẫn khoa học: T.S LÊ VĂN IN Chủ nhiệm đề tài: NGUYỄN VĂN THỎA SV. ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 Các thành viên: TRẦN THỊ TÂM LINH SV. ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 TP. HỒ CHÍ MINH - 2009 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................1 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài.............................................................................. 2 3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài............................................................................. 6 4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu ............................................................. 7 5. Giới hạn của đề tài...................................................................................................7 6. Đóng góp mới của đề tài .......................................................................................... 8 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn .................................................................................... 8 8. Kết cấu của đề tài ....................................................................................................8 Chương 1. .................................................................................................................. 10 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP................................................. 10 1.1 Khái quát chung về văn phòng ........................................................................ 10 1.1.1 Khái niệm văn phòng ................................................................................ 10 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng ...................................................... 12 1.2 Vài nét về Doanh nghiệp và các Tập đoàn kinh tế.......................................... 16 1.2.1 Doanh nghiệp ............................................................................................ 17 1.2.2 Tập đoàn kinh tế ....................................................................................... 17 1.3 Những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy ............................................. 19 1.3.1 Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong cơ quan, đơn vị. 19 1.3.2 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy ........................................... 22 1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy ................................... 25 1.3.4 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy ......................................... 27 1.3.5 Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy ............................ 28 1.3.6 Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy ........................ 29 1.4 Các loại cơ cấu tổ chức bộ máy ....................................................................... 34 1.4.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản ........................................................................... 34 1.4.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng ................................................................. 35 1.5 Những vấn đề cơ bản về Văn phòng doanh nghiệp ........................................ 36 1.5.1 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp ................................................. 37 1.5.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp ................................................... 37 1.5.3 Tổ chức bộ máy làm việc của văn phòng doanh nghiệp .......................... 39 Chương 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐOÀN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ............................................................. 42 2.1 Giới thiệu vài nét về các tập đoàn ................................................................... 42 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng .................................................................. 53 2.2.1 TẬP ĐOÀN PRUDENTIAL VIỆT NAM ................................................ 53 2.2.2 TẬP ĐOÀN LAFARGE............................................................................ 62 2.2.3 TẬP ĐOÀN TÂN TẠO ............................................................................. 73 2.3 Nhận xét, đánh giá chung về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn. ....................................................................................................................... 85 2.3.1 Loại hình văn phòng ................................................................................. 85 2.3.2 Hiệu quả làm việc ...................................................................................... 88 2.3.3 Ứng dụng mô hình tổ chức văn phòng ..................................................... 90 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 94 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Để thực hiện tốt vai trò lãnh đạo quản lý và điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các nhà quản trị luôn cần đến sự trợ giúp của một bộ phận thực hiện chức năng tổng hợp xử lý thông tin yểm trợ và phục vụ hậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất cho toàn cơ quan đó là Văn phòng. Trong thời đại của sự bùng nổ thông tin hiện nay đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty đa quốc gia hay các tập đoàn kinh tế… vai trò của công tác văn phòng luôn được đánh giá quan trọng hàng đầu trong mô hình quản trị của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác tổ chức văn phòng hay quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực vô cùng rộng lớn, phong phú và mang tính chất phức tạp. Việc nghiên cứu các nội dung của quản trị văn phòng là một vấn đề luôn được đặt ra để nâng cao hơn nữa những hiểu biết về công tác này nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong công tác yểm trợ cho nhà lãnh đạo, quản lý của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Dưới sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế hiện nay, trong nền kinh tế nước ta có sự xuất hiện của nhiều mô hình tổ chức doanh nghiệp mới, trong đó sự phát triển và lớn mạnh của các công ty hình thành nên các tập đoàn kinh tế, tập đoàn kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến. Sự xuất hiện này phản ánh xu hướng phát triển của các mô hình kinh tế và kéo theo đó đã hình thành nên một mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy văn phòng mang những nét đặc trưng riêng của các tập đoàn kinh tế này. Cơ cấu tổ chức bộ máy làm việc của một cơ quan, đơn vị là yếu tố có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình vận động và phát triển của cơ quan, đơn vị đó. Để đạt được mục tiêu của mình mỗi cơ quan, đơn vị đều phải xây dựng một mô hình cơ cấu tỏ chức bộ máy nhất định. Quá trình hoạt động của cơ quan 2 đơn vị có được trôi chảy và cách thức hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức có đạt hiệu quả cao hay không phụ thuộc rất lớn vào cơ cấu tổ chức bộ máy làm việc của nó. Vì vậy mỗi cơ quan đều muốn xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức tối ưu nhất nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Đối với các loại hình doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế… mô hình tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng và phong phú, việc xây dựng các mô hình tổ chức văn phòng phụ thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động của các doanh nghiệp, tập đoàn. Nhằm góp phần tìm hiểu về mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn kinh tế và phân tích những đặc trưng về cơ cấu tổ chức và làm rõ hiệu quả hoạt động của các mô hình tổ chức văn phòng của các tập đoàn này. Việc nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của các Tập đoàn này sẽ cho chúng ta có một cách nhìn đầy đủ hơn về hiệu quả của một mô hình văn phòng doanh nghiệp mới trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay. Vì vậy để góp phần làm rõ và nắm bắt được một cách sâu sắc hơn về mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn trên thực tiễn, chúng tôi quyết định nghiên cứu, tìm hiểu về “Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của một số tập đoàn tại thành phố Hồ Chí Minh” 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Với vai trò đặc biệt quan trọng của cấu trúc tổ chức văn phòng của cơ quan tổ chức nói chung, của các doanh nghiệp hay đối với các tập đoàn, các hãng lớn nói riêng, việc nghiên cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng đã được nhiều tác giả đề cập đến: Trong cuốn Quản trị văn phòng của GS. TS Nguyễn Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Hảo đã đưa ra cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu 3 tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Theo tác giả các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm1: - Bộ phận hành chính văn thư - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ - Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) - Bộ phận bảo vệ. Đề cập đến vấn đề tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý, tác giả đã nêu: Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm các bộ phận, phòng ban nào phải được xác định cụ thể phù hợp với hoàn cảnh của từng cơ quan, tổ chức2. Công tác tổ chức văn phòng do Chánh văn phòng đảm nhận theo chế độ một thủ trưởng. Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về mọi hoạt động của văn phòng. Giúp Chánh văn phòng có thể có một hoặc nhiều phó văn phòng. Phó văn phòng là người được Chánh văn phòng lựa chọn và đề nghị thủ trưởng bổ nhiệm. Phó văn phòng sẽ được Chánh văn phòng phân công phụ trách một số công việc cụ thể. 1 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Hảo, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Laođộng - Xã hội, Hà Nội, trang 10. 2 Sđd, tr 25. 4 Ngoài Chánh văn phòng và các Phó văn phòng, mỗi bộ phận sẽ có một người phụ trách (trưởng phòng, tổ trưởng hoặc trưởng ban) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chức hoạt động phần việc mà mình phụ trách Các cán bộ nhân viên ở các bộ phận của văn phòng cũng phải được quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi chức danh. PGS. TS Đổng Thị Thanh Phương trong cuốn Quản trị Doanh nghiệp đã nêu lên cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp được thể hiện qua cấp quản lý, các bô phận chức năng của quản lý cũng như hình thức tổ chức các bộ phận và mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận. * Về số cấp quản lý trong doanh nghiệp phụ thuộc vào số cấp của hệ thống sản xuất trong doanh nghiệp. Nếu quy mô sản xuất của doanh nghiệp càng lớn số cấp trong hệ thống sản xuất càng nhiều thì số cấp quản lý càng lớn. Mặt khác do đặc điểm kinh tế của ngành ký thuật phức tạp hoặc do sự đa dạng của sản xuất danh nghiệp thì số cấp quản lý trong doanh nghiệp sẽ khác nhau3. Xét theo cấp quản lý có thể tổ chức theo bốn dạng như sau: Dạng 1: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất Dạng 2: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất. Dạng 3: Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất. Dạng 4: Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất. * Trong phần xác định hình thức tổ chức các bộ phận chức năng: Từ các chức năng doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống phòng ban khác nhau trong 3 Đổng Thị Thanh Phương,(2003) Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp NXB. Thống Kê, Hà nội, tr 19. 5 doanh nghiệp. Theo Fayol các chức năng hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: Chức năng quản lý kỹ thuật; Chức năng quản trị; chức năng kinh doanh; chức năng tài chính; chức năng hạch toán; chức năng quản lý nhân sự. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều tổ chức các bộ phận quản lý theo các phân loại của Fayol. Cụ thể có thể tổ chức các phòng chức năng như sau: Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, thiết kế và quản lý quy trình công nghệ sản xuất, phục vụ kỹ thuật sản xuất. Phòng quản trị sản xuất chịu trách nhiệm điều hành tổ chức các hoạt động sản xuất. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm quản lý về thực hiện hệ thống chỉ tiêu chất lượng và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng tiếp thị chịu trách nhiệm nghiên cứu, dự báo thị trường, thử nghiệm sản phẩm mới, tìm kiếm thị trường. Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm tạo nguồn và sử dụng các nguồn vốn một cách có hiệu quả, hạch toán chi phí. Phòng quản trị nguồn nhân lực thực hiện tổ chức tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng lao động, thù lao lao động. Phòng hành chính thực hiện các hoạt động đối ngoại, các hoạt động hành chính… Các phòng ban nêu trên có thể có thể phân chia thành các bộ phận đảm nhận các lĩnh vực chuyên môn hẹp hơn nếu quy mô của doanh nghiệp lớn, những cũng có thể ghép các chức năng lại để tổ chức ít bộ phận chức năng hơn. Tuy nhiên việc ghép chức năng cần lựa chọn những chức năng có liên hệ với nhau để ghép thành một bộ phận. chẳng hạn như: 6 Chức năng hành chính và nhân sự có thể ghép chung một phòng hoặc một ban gọi là phòng hành chính nhân sự. Chức năng kỹ thuật và quản trị sản xuất thành phòng kỹ thuật sản xuất… Tác giả cũng đưa ra một số cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản của doanh nghiệp: Cơ cấu quản lý chức năng: phân theo chức năng của các bộ phận Cơ cấu quản lý bộ phận: theo cơ cấu này thì các chức năng quản lý được tổ chức riêng thành từng đơn vị nhỏ, chức năng quản lý điều hành sản xuất được tổ chức thành hệ thống trực tuyến Các bộ phận được phân chia dựa vào 3 tiêu chuẩn: theo sản phẩm, theo khu vực hoặc theo đối tượng tiêu dùng. Tùy theo điều kiện doanh nghiệp mà chọn tiêu chuẩn phân loại. Cơ cấu ma trận: Theo cơ cấu này doanh nghiệp vẫn duy trì các bộ phận chức năng, tuy nhiên bên cạnh các trưởng phòng ban còn có các chức danh lãnh đạo các chương trình hoặc lãnh đạo phụ trách các dự án. Những chức danh lãnh đạo các chương trình hoặc các dự án có quyền sử dụng hoặc điều phối nhân lực của các phòng ban để hoàn thành chương trình, dự án. 3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài Mục đích: Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của một số tập đoàn kinh tế đang hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, nghiên cứu cách thức xây dựng và bản chất của loại hình văn phòng được vận dụng trong hoạt động của các tập đoàn này và đánh giá những ưu, khuyết điểm của mô hình tổ chức văn phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu: 7 - Khái quát những cơ sở lý luận về văn phòng và các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp trên thực tiễn. - Tìm hiểu sơ lược về loại hình tập đoàn kinh tế. - Phân tích hệ thống bộ máy văn phòng của một số tập đoàn kinh tế. - Phân tích và làm rõ cách thức tổ chức và hiệu quả hoạt động của các mô hình tổ chức văn phòng của các tập đoàn kinh tế. 4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mac-lênin, Đường lối chủ trường chính sách của Đảng Công sản Việt Nam. Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu dựa trên các phương pháp cơ bản sau: - Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp tài liệu: các công trình nghiên cứu, sách báo, tạp chí, thông tin từ các Website trên Internet...Đặc biệt là nghiên cứu tổng hợp các tài liệu của các tập đoàn. - Phương pháp khảo sát, quan sát thực tế trong các tập đoàn - Phương pháp phỏng vấn sâu cán bộ làm trong văn phòng các tập đoàn. 5. Giới hạn của đề tài Đề tài được nghiên cứu trên khách thể là một số tập đoàn kinh tế, doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, thông qua việc khảo sát, phỏng vấn sâu cá nhân cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng. Văn phòng của các tập đoàn được nghiên cứu trong đề tài là văn phòng nằm tại trụ sở chính của tập đoàn đóng tại thành phố Hồ Chí Minh, chứ không 8 nghiên cứu toàn diện về văn phòng của tất cả các doanh nghiệp thuộc tập đoàn. Đề tài nghiên cứu dựa trên việc tổng hợp mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của 3-4 tập đoàn doanh nghiệp. 6. Đóng góp mới của đề tài Thông qua việc khảo sát và nghiên cứu trên thực tiễn bộ máy tổ chức văn phòng của các tập đoàn kinh tế tại thành phố Hồ Chí Minh góp phần làm rõ về bản chất và phương thức tổ chức và hiệu quả hoạt động của văn phòng các tập đoàn - một loại văn phòng hiện đại mang nhiều nét mới mẻ trong nhận thức về các mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn kinh tế lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn Ý nghĩa lý luận: tổng hợp các khái niệm và những đặc trưng cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn kinh tế, tập đoàn doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh. Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài là kết quả nghiên cứu thực tiễn về một mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng mang tính mới mẻ và hiện đại của các tập đoàn kinh tế tại thành phố Hồ Chí Minh qua việc lý giải trên thực tiễn đặc điểm và hiệu quả của văn phòng các tập đoàn giúp những nhà nghiên cứu về văn phòng có thêm những hiểu biết về mô hình cơ cấu tổ chức văn phòng này. Kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tham khảo cho các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu về các mô hình quản trị văn phòng. 8. Kết cấu của đề tài Đề tài gồm 2 chương: Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 9 Chương 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐOÀN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KẾT LUẬN 10 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình tồn tại và hoạt động của mình cũng cũng cần phải có các bộ phận, phòng ban làm công tác tham mưu, hỗ trợ lãnh đạo duy trì sự hoạt động và phát triển của tổ chức. Trong đó văn phòng là một bộ phận quan trọng đảm nhận các công việc chủ yếu của một cơ quan như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo làm chức năng quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị… Trong bài viết "Đổi mơi nhận thức về quản trị hành chính văn phòng - tiền đề nâng cao chất lượng dạy và học môn quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học", tiến sĩ Lê Văn In đã đưa ra bốn cách thường hiểu về văn phòng: Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như Nghị sĩ, Tổng giám đốc, Giám đốc,… 11 Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc có liên quan đến công tác văn thư.4 Trên thực tế văn phòng cũng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc điều hành cho lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo nghĩa này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng. Như Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty. Còn ở những cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Theo PGS. TS Nguyễn Hữu Tri trong bài thảo luận "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai", thì: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.5 Và văn phòng có các vai trò to lớn sau đây: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành đơn vị; - Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại; - Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo; - Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức; - Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức; 4 Khoa Lịch sử – trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP. Hồ Chí Minh), Những vấn đề của khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2005, tr 84. 5 Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hội thảo khoa học: Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2004, tr 5. 12 - Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. PGS. TS Đào Xuân Chúc với bài viết "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai" đã đưa ra quan niệm rằng: "Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức".6 Nhìn chung định nghĩa về văn phòng rất đa dạng, tuỳ theo các hướng tiếp cận mà các tác giả đưa ra những khái niệm khác nhau, song có thể khái quát lại rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Là bộ phận có chức năng tham mưu giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan; đồng thời là trung tâm đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối liên hệ của cơ quan. Có thể nói, với vị trí đặc biệt như vậy nên hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả các bộ phận khác trong cơ quan. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.2.1 Chức năng của Văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng tồn tại độc lập tương đối với các tổ chức, đơn vị khác về phương diện tự nhiên (vận động theo quy luật, liên hệ 6 Sđd, tr 35. 13 tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (hoạt động có ý thức, có mục tiêu, tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường). Có thể khái quát lại những chức năng của văn phòng như sau: Một là chức năng tham mưu tổng hợp: Hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc người quản lý. Bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học người quản lý phải căn cứ vào các yếu tố khách quan, cũng như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được thu thập chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để giải quyết kịp thời và đúng đắn. Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan tổ chức. Nếu như các đơn vị chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính kế hoạch, xây dựng cơ bản, nghiệp vụ tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. Điều đó được thể hiện qua những công việc mà văn phòng đảm nhiệm sau đây: - Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan; - Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan; - Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Văn phòng có thể thu thập thông tin qua kênh xử lý văn bản; qua dư luận xã hội; qua hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân; qua các phương tiện thông tin đại chúng… Những thông tin sau khi thu thập được thường phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện, khách quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo. 14 - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý. - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp công tác thường kỳ về hoạt động của cơ quan. - Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng được giao soạn thảo. Nếu là văn bản do các đơn vị chuyên soạn thảo, thì văn phòng chỉ cần thẩm định về hình thức và pháp chế văn bản., còn nếu văn bản do văn phòng soạn thảo, thì ngoài trách nhiệm thẩm định hình thức và pháp chế văn bản, văn phòng còn phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình lên lãnh đạo phê duyệt. Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được, phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động trên thuộc chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng trực tiếp với chức năng tham mưu của văn phòng mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị. Hai là, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các phương tiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi như: - Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan; - Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại. Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, tổ chức bên ngoài và với công dân; 15 - Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo; - Tiếp nhận công văn, phối hợp, theo dõi quá trình giải quyết văn bản; - Đánh máy văn bản, in ấn văn bản, phát hành văn bản đi; - Quản lý tài sản vật tư; - Quản lý tài chính, kế toán; - Phục vụ y tế; - Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan; - Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; - Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan. Để đảm bảo chức năng này thì văn phòng được tổ chức: - Địa điểm của văn phòng phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động giao dịch và đỡ tốn kém nhất. - Trong trụ sở cơ quan, các phòng, ban làm việc cần sắp xếp cho phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện, môi trường nhất định. Các thiết bị cũng được bố trí hợp lý tiện lợi và hiệu quả. - Những sản phẩm do văn phòng cung cấp cho các hoạt động của cơ quan đơn vị trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết. Bởi vì nó sẽ khắc phục được hai cách quan niệm văn phòng không đúng hoặc chỉ coi văn phòng là đơn vị phục vụ hậu cần, hoặc là văn phòng chỉ ở chức năng tham mưu. Do đó nhận thức đúng về văn phòng sẽ có ý nghĩa cho việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng nhằm làm cho hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả, đồng thời nâng cao năng suất và chất lượng công việc của toàn cơ quan. 16 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ những chức năng nêu trên văn phòng có những nhiệm vụ sau đây: a. Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, một năm của cơ quan; b. Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị hoạt động trong cơ quan; đề xuất và kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; c. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân; giải quyết công văn , giấy tờ của các cơ quan đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan và tổ chức theo dõi việc giải quyết các công văn, giấy tờ đó. d. Thực hiện nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về pháp lý, hình thức văn bản do cơ quan ban hành; e. Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi trả lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng; f. Mua sắm thiết bị mới xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; g. Tổ chức và thực hiện cong tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, tiếp kháchmột cách khoa học, văn minh; Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng 1.2 Vài nét về Doanh nghiệp và các Tập đoàn kinh tế