Tài liệu Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân quận bắc từ liêm thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ---/--- BỘ NỘI VỤ ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ HOA CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ---/--- BỘ NỘI VỤ ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ HOA CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGÔ THÀNH CAN HÀ NỘI – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân. Các số liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ công trình nào trƣớc đây. Tác giả luận văn VŨ THỊ HOA LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập, nghiên cứu chƣơng trình cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia đến nay, tác giả đã luôn nhận đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo, gia đình, bè bạn và đồng nghiệp. Tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới PGS.TS.Ngô Thành Can là ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình làm luận văn. Với lòng biết ơn sâu sắc, tác giả xin gửi đến các thầy cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ, truyền đạt kiến thức, phƣơng pháp nghiên cứu khoa học trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu hoàn thành đề tài luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn VŨ THỊ HOA MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN .................................................................................................... 9 1.1. Khái quát chung về văn phòng ................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm ................................................................................................ 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 11 1.1.3. Vị trí, vai trò .......................................................................................... 17 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện .............. 20 1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện .............. 20 1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ......... 20 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện................................................................. 25 1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ......................................................................................... 27 1.3.1. Khái niệm chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ....................................................................... 27 1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ........................................................ 30 1.3.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện ............................................... 35 Tiểu kết chƣơng 1............................................................................................ 38 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ....................................................... 39 2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm.................................................................................................... 39 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .......................................... 39 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .............................................................. 43 2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ........................................................................... 52 2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .............................................................. 56 2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ................... 56 2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chƣơng trình, kế hoạch công tác ............. 58 2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị .............. 61 2.3.4. Đánh giá công tác văn thƣ, lƣu trữ ........................................................ 63 2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin ......................................................................................... 67 Tiểu kết chƣơng 2............................................................................................ 68 Chƣơng 3. PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................................................................................................................. 69 3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm ................................. 69 3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm .......................................... 75 3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ............................................................................................................... 75 3.2.2. Tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công chức làm công tác Văn phòng ....................................................................................................... 80 3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................................................................................ 92 Tiểu kết chƣơng 3............................................................................................ 95 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 97 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84 TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT .......................................................... 91 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nƣớc đƣợc coi là một trong những chủ trƣơng của Nhà nƣớc ta trong cuộc cải cách nền hành chính. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này, chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng […] cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, là “đầu mối công việc”, đƣợc HĐND và UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thƣờng, giúp Thƣờng trực HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngoài chức năng tham mƣu, tổng hợp đƣợc thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể nhƣ: xây dựng quy chế và tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp 1 văn phòng còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng ngày nhƣ: tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày 01/4/2014. Do là một quận mới đƣợc thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND và UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lƣợng công việc lớn. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt động chung của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc Từ Liêm đã không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Thƣờng trực HĐND thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát; giúp UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các l nh vực của đời sống xã hội, nhằm từng bƣớc khắc phục các khó khăn. Với phƣơng châm: “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động, đáp ứng những yêu cầu của thời đại mới. Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng nhƣ đƣợc sự ủng hộ của lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp chƣơng trình thạc s của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng. Do vậy, các vấn đề liên quan đến chất lƣợng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng luôn nhận đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những ngƣời làm công tác văn phòng. 2 Có thể kể đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính chất học thuật nhƣ: - Cuốn sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước do tác giả Lƣu Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc (công tác văn thƣ, lƣu trữ); - Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mƣu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thƣ, hợp đồng, giao tiếp văn phòng - Cuốn sách Sổ tay tổ chức hành chính văn phòng dành cho trưởng phòng tổ chức, chánh văn phòng quy định mới nhất về nghiệp vụ hành chính văn phòng hướng dẫn soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phương do tác giả Vũ Thị Kim Thanh biên soạn (Nxb Lao động, 2013): Trình bày các hƣớng dẫn về nghi lễ, nghi thức, tổ chức đại hội, hội nghị, tiếp khách, công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; nội quy cơ quan, quy tắc ứng xử và văn hoá công sở cùng các mẫu soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phƣơng; - Cuốn sách Quản trị hành chính văn phòng do tác giảVũ Đình Quyền biên soạn (Nxb Thống kê, 2005) đề cập đến một số nội dung cơ bản về vai trò của văn phòng trong 1 tổ chức, những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản trị hành chính văn phòng. Dịch vụ và phƣơng pháp văn phòng. Nguyên tắc cơ bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn phòng, dự đoán về vai trò của văn phòng trong tƣơng lai; - Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho đại học Hành chính do các tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình 3 Chúc biên soạn (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chƣơng trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thƣ, lƣu trữ. Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về công tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc nói chung. Trong đó, trình bày về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác văn phòng. Tuy nhiên, những tài liệu này chƣa phân tích hay đƣa ra những tiêu chí nhằm đánh giá định tính cũng nhƣ định lƣợng về chất lƣợng hoạt động của công tác văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc. Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt động văn phòng, chất lƣợng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, nhƣ: - Chất lượng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp sở tại Ninh Bình của tác giả Nguyễn Phƣơng Anh, luận văn thạc s quản lý công, học viện Hành chính quốc gia ( 2015). Luận văn đã đi vào phân tích các số liệu để đánh giá toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng cơ quan cấp sở tại tỉnh Ninh Bình.Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng cơ quan cấp Sở tại Ninh Bình; - Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trƣờng Sơn, Luận văn thạc s Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới; - Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND 4 và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc s Quản lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải Phòng. Từ những thành tựu đạt đƣợc và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND – UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay; - Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc s Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng, các yếu tố đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng nhƣ các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trên cơ sở phân tích đó, tác giả đƣa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến hoạt động của văn phòng, hiệu quả hoạt động văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Tuy nhiên, góc độ tiếp cận vẫn còn chung chung, chƣa có có công trình nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống và tập trung sâu vào chất lƣợng hoạt động văn phòng của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả lựa chọn đề tài này để nghiên cứu. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận, thực trạng liên quan đến hoạt động và chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm để đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành những nhiệm vụ chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm đƣợc giao. 5 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay. Làm rõ những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ các nguyên nhân dẫn đến hạn chế về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay. Ba là, đề xuất những phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Nghiên cứu đƣợc thực hiện qua thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội + Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận nghiên cứu: Luận văn đƣợc thực hiện trên cơ sở phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ ngh a MácLênin; tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trƣơng, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nƣớc, lý luận chung về quản lý nhà nƣớc. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài liệu... 6 Đặc biệt, để bổ sung các nguồn thông tin, tƣ liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi đƣợc thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lƣợng hoạt động. Đối tƣợng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND, UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017. Tổng số lƣợng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó có 157 trả lời đầy đủ các câu hỏi, 16 phiếu không trả lời đầy đủ các câu hỏi. Nhƣ vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu hỏi đƣợc xử lý và đƣợc tính là 100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích các nội dung cụ thể phục vụ cho việc làm sáng tỏ thực trạng cũng nhƣ nhận định, đánh giá của tác giả đối với chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận hoạt động Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng, hoạt động văn phòng của các cơ quan nhà nƣớc nói chung. Luận văn đƣa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp với văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công chức làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện. 7 7. Kết cấu của luận văn Luận văn đƣợc kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng, bao gồm: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Chƣơng 2. Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Chƣơng 3. Phƣơng hƣớng, giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. 8 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Khái quát chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm Khi bàn về khái niệm “văn phòng”, trong cuốn sách “Thuật ngữ hành chính”, Viện nghiên cứu khoa học hành chính 53] dẫn ra một số cách hiểu nhƣ sau: Trong từ điển Bách khoa toàn thƣ của Nga, thuật ngữ văn phòng có nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có ngh a là ngƣời chuyển thƣ từ, văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thƣ, văn bản trong các cơ quan, tổ chức. Các nƣớc phƣơng tây gọi Văn phòng là office. Từ điển “Oxford Advanced” xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định ngh a văn phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi thực hiện một dịch vụ công (Bƣu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức (Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị s , văn phòng luật sƣ ). Từ điển Bách khoa Việt Nam định ngh a văn phòng là “địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một sơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội nào đó. Nếu là địa điểm làm việc thì văn phòng là nơi làm việc của cơ quan, tổ chức nào đó. Nếu là cơ cấu tổ chức thì văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu nhƣ: Giúp thủ trƣởng cơ quan xây dựng và triển khai chƣơng trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu nhận, xử lý, bảo quản cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức việc tiếp khách, hội họp; bảo đảm về tài chính, các phƣơng tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao”. 9 Hiện nay, thuật ngữ văn phòng đƣợc dùng theo các ngh a sau đây: Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ 53, tr. 352-353]. Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định ngh a văn phòng là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” 37, tr. 1408 . Theo các tác giả cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng thì trong thực tế, văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều ngh a khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai ngh a dƣới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ nhƣ: văn phòng nghị s , văn phòng tổng giám đốc... Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ 52, tr. 7-8]. Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo ngh a: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, 10 l và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng th i bảo đảm các điều kiện vật chất, k thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12]. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một nội dung nghiên cứu quan trọng khi đề cập đến các mặt về tổ chức và hoạt động của văn phòng, đã đƣợc trình bày, phân tích và làm rõ ở những mức độ khác nhau trong các ấn phẩm, sách báo, các công trình nghiên cứu khoa học. Mỗi nghiên cứu có đề cập và làm rõ ở nhiều mức độ khác nhau, cũng nhƣ có cách tiếp cận về chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng khác nhau, song tựu trung có thể thấy văn phòng đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ sau đây: 1.1.2.1. Chức năng Chức năng đƣợc hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác. Chức năng cũng đƣợc hiểu là những mặt, những phƣơng diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình. Chức năng của văn phòng là những phƣơng diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa. Các chức năng của văn phòng đƣợc phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý ngh a cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng. Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mƣu, tổng hợp; hậu cần và đại diện. Thứ nhất, chức năng tham mƣu, tổng hợp. Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể. 11 Tham mƣu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mƣu, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chƣơng trình hoạt động; tổ chức các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý. Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện việc tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo, thủ trƣởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông tin thu đƣợc từ công tác tiếp dân... Tham mƣu, tổng hợp là chức năng quan trọng của văn phòng, chức năng tham mƣu của văn phòng có đặc điểm khác với chức năng tham mƣu của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan, tổ chức, Văn phòng chủ yếu tập trung tham mƣu về tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan nhƣ: + Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế trong cơ quan + Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác thàng, quý, năm, xếp lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo cơ quan giúp cơ quan làm việc theo chƣơng trình và tổ chức thực hiện chƣơng trình đó. + Thu thập, cung cấp, sử lý, phân tích, tổng hợp thông tin thƣờng xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ báo cáo lên các cơ quan cấp trên theo quy định. + Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình,kế hoạch lịch làm việc và các quyết định quản lý. + Tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động của cơ quan. + Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các đơn vị trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng. 12 + Thẩm định các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo về hình thức và pháp chế văn bản, văn bản do chính Văn phòng soạn thảo thì ngoài trách nhiệm thẩm định về hình thức, pháp chế, còn thẩm định về nội dung trƣớc khi trình lãnh đạo phê duyệt. + Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan. Tham mƣu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để tham mƣu, muốn tham mƣu cần phải tổng hợp. Thứ hai, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần. Đây là chức năng mang tính đặc thù của văn phòng, là hình thức biểu hiện mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan,Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc; Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lƣơng, thƣởng; và thực hiện các hoạt động khác nhƣ y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự, phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Thứ ba, chức năng đại diện. Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tƣợng quản lý; hai là, hƣớng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp; ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép; bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lƣu; năm là, tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách 52, tr.10-12]. 1.1.2.2. Nhiệm vụ Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể đƣợc giao những nhiệm vụ 13