Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp kế toán tiền mặt tại công ty trách nhiệm hữu hạn mô tô an thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ BÁO CÁO TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÔ TÔ AN THÀNH Họ và tên sinh viên: Mã số sinh viên: Lớp: Ngành: GVHD: NGUYỄN HÀ NGỌC 1723403010157 D17KT03 KẾ TOÁN Th.S NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN Bình Dương, tháng 11 năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tác giả tên là Nguyễn Hà Ngọc, sinh viên lớp D17KT03, trường Đại học Thủ Dầu Một. Đây là bài báo cáo tốt nghiệp được tác giả nghiên cứu sau quá trình thực tập và tìm hiểu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành. Tác giả xin cam đoan nội dung bài báo cáo tốt nghiệp với các số liệu trung thực và các tài liệu tham khảo có độ tin cậy và trích dẫn đúng quy định. Cùng với đó nội dung bài nghiên cứu được tham khảo từ các tài liệu khác nhau ở công ty. Tuyệt đối không phải sao chép từ các bài báo cáo khác. Bình Dương, Ngày 30 Tháng 11 Năm 2019 Tác giả Nguyễn Hà Ngọc LỜI CẢM ƠN Tác giả tên là Nguyễn Hà Ngọc, sinh viên lớp D17KT03, trường Đại học Thủ Dầu Một. Tác giả rất chân thành cảm ơn quý thầy cô và nhà trường đã tạo ra cơ hội, để tác giả có cơ hội đến công ty thực tập, giúp tác giả có thêm nhiều cơ hội được học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và phát triển bản thân. Đối với tác giả kỳ thực tập lần này rất bổ ích và mang lại nhiều giá trị. Tác giả xin chân thành cảm ơn nhà trường và các thầy cô đã làm hết sức mình để giúp đỡ các sinh viên. Tác giả xin chân thành cảm ơn Giảng viên Hướng dẫn – Thạc sĩ Nguyễn Thị Hoàng Yến và các anh chị tại Công ty TNHH Mô Tô An Thành và Chi nhánh Công ty TNHH Mô Tô An Thành chi nhánh Thủ Dầu Một đã tận tình giúp đỡ và hỗ trợ tác giả rất nhiều trong quá trình tác giả thực tập và học tập ở đây. Tác giả xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÔ TÔ AN THÀNH ....................................................................................... 5 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành ........................................................................................................................ 5 1.1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành ........ 5 1.1.2. Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh .................................................... 6 1.1.2.1. Đặc điểm .................................................................................................. 6 1.1.2.2. Quy trình kinh doanh................................................................................ 6 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .......................................................................... 7 1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 7 1.2.2. Chức năng giữa các phòng ban ................................................................... 8 1.2.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban ................................................................. 9 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán........................................................................... 9 1.3.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ............................................................. 10 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận............................................................. 10 1.3.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận................................................................... 12 1.4. Chế độ, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty ............... 12 1.4.1. Cơ sở lập báo cáo tài chính ....................................................................... 12 1.4.2. Chính sách kế toán .................................................................................... 12 1.4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty ....................................................... 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÔ TÔ AN THÀNH ............................................................. 15 2.1. Nội dung ........................................................................................................... 15 2.2. Nguyên tắc kế toán ........................................................................................... 15 2.3. Tài khoản sử dụng ............................................................................................ 16 2.4. Chứng từ, sổ sách kế toán ................................................................................. 16 2.5. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, minh họa thực tế tại công ty TNHH Mô Tô An Thành – Chi nhánh Thủ Dầu Một ............................................................................ 18 2.5.1. Minh họa tình huống nghiệp vụ kinh tế phát sinh ..................................... 18 i 2.5.2. Minh họa trình tự ghi sổ kế toán ............................................................... 36 2.5.3. Trình bày thông tin tài khoản tiền mặt trên Báo cáo tài chính ................... 39 2.6. Phân tích biến động của khoản mục tiền mặt tại công ty TNHH Mô Tô An Thành: ..................................................................................................................... 39 2.6.1. Phân tích khoản mục tiền mặt theo chiều ngang ....................................... 39 2.6.2. Phân tích khoản mục tiền mặt theo chiều dọc ........................................... 40 2.6.3. Phân tích khả năng thanh toán ................................................................... 41 2.6.3.1. Phân tích khả năng thanh toán bằng tiền (Cash Ratio) ........................... 41 2.6.3.2. Phân tích khả năng thanh toán hiện thời (Current Ratio)........................ 42 2.6.3.3. Phân tích khả năng thanh toán nhanh (Quick ratio or acid – test ratio) .. 43 2.7. Phân tích báo cáo tài chính ............................................................................... 44 2.7.1. Phân tích báo cáo tình hình tài chính ......................................................... 44 2.7.1.1. Phân tích tính cân đối giữa tài sản và nguồn vốn ................................... 44 2.7.1.2. Phân tích biến động về tài sản và nguồn vốn theo chiều ngang .............. 46 2.7.1.3. Phân tích biến động về tài sản và nguồn vốn theo chiều dọc .................. 50 2.7.2. Phân tích tình hình tài chính thông qua báo cáo kết quả kinh doanh ......... 56 2.7.2.1. Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh theo chiều ngang ........................ 56 2.7.2.2. Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh theo chiều dọc ............................ 60 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – GIẢI PHÁP ............................................................... 65 3.1. Nhận xét ........................................................................................................... 65 3.1.1. Về lịch sử hình thành và phát triển của công ty......................................... 65 3.1.2. Về cơ cấu bộ máy quản lý ......................................................................... 65 3.1.3. Về cơ cấu bộ máy kế toán ......................................................................... 66 3.1.4. Về công tác kế toán tiền mặt tại công ty.................................................... 67 3.1.5. Về biến động của khoản mục tiền mặt ...................................................... 69 3.1.6. Về tình hình tài chính của Công ty ............................................................ 69 3.2. Giải pháp .......................................................................................................... 70 3.2.1. Về lịch sử hình thành và phát triển của công ty......................................... 70 3.2.2. Về cơ cấu bộ máy quản lý ......................................................................... 70 3.2.3. Về cơ cấu bộ máy kế toán ......................................................................... 70 3.2.4. Về công tác kế toán tiền mặt tại công ty.................................................... 70 ii 3.2.5. Về biến động của khoản mục tiền mặt ...................................................... 71 3.2.6. Về tình hình tài chính của Công ty ............................................................ 71 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 73 iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA TỪ CN Chi nhánh CO.,LTD Limited Company – loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn DCS Dealer Communication System ( Hệ thống liên lạc của đại lý Honda) GTGT Giá trị gia tăng HEAD Cửa hàng bán xe và dịch vụ do Honda ủy nhiệm HMS Head Management System ( Hệ thống quản lý của các HEAD) TNHH Trách nhiệm hữu hạn iv DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Phân tích khoản mục tiền mặt theo chiều ngang......................................... 39 Bảng 2.2 Phân tích khoản mục tiền mặt theo chiều dọc ............................................ 40 Bảng 2.3 Phân tích tỷ số thanh toán nhanh bằng tiền ................................................ 41 Bảng 2.4 Phân tích tỷ số thanh toán hiện thời............................................................ 42 Bảng 2.5 Phân tích tỷ số thanh toán nhanh ................................................................ 44 Bảng 2.6 Phân tích quan hệ cân đối 1 ........................................................................ 44 Bảng 2.7 Phân tích quan hệ cân đối 2 ........................................................................ 45 Bảng 2.8 Phân tích quan hệ cân đối 3 ........................................................................ 46 Bảng 2.9 Phân tích tình hình chung biến động tài sản, nguồn vốn năm 2018/2017 ... 47 Bảng 2.10 Phân tích tình hình chung biến động tài sản, nguồn vốn năm 2019/2018..48 Bảng 2.11 Phân tích tình hình chung biến động tài sản, nguồn vốn năm 2018/2017 . 51 Bảng 2.12 Phân tích tình hình chung biến động tài sản, nguồn vốn năm 2019/2018. 53 Bảng 2.13 Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018/2017 ............................. 56 Bảng 2.14 Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh năm 2019/2018 ............................. 58 Bảng 2.15 Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018/2017 ............................. 60 Bảng 2.16 Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh năm 2019/2018 ............................. 62 v DANH MỤC HÌNH Hình 1.1. Quy trình kinh doanh đối với bán xe và phụ tùng ...................................... 6 Hình 1.2. Quy trình kinh doanh đối với dịch vụ sửa chữa ......................................... 7 Hình 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Mô Tô An Thành .......................... 8 Hình 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán tại Công Ty TNHH Mô Tô An Thành .. 10 Hình 1.5. Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký chung ...................................................... 14 Hình 2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0022530 ........................................................ 19 Hình 2.2. Phiếu thu 000022530A ............................................................................ 20 Hình 2.3. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0022522 ........................................................ 21 Hình 2.4. Phiếu thu số 000022522A........................................................................ 22 Hình 2.5. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0022523 ........................................................ 23 Hình 2.6. Phiếu thu XPTN191201........................................................................... 24 Hình 2.7. Phiếu thu XPT1912001 ........................................................................... 24 Hình 2.8. Hóa đơn giá trị gia tăng 0097040 ............................................................ 26 Hình 2.9. Hóa đơn giá trị gia tăng 0065962 ............................................................ 27 Hình 2.10. Phiếu chi số ĐNTT000940 .................................................................... 28 Hình 2.11. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000033 ...................................................... 29 Hình 2.12. Phiếu chi số 00000033C3 ...................................................................... 30 Hình 2.13. Giấy nộp tiền ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu .......................... 31 Hình 2.14. Phiếu chi số ACB1912191..................................................................... 31 Hình 2.15. Giấy nộp tiền ngân hàng thương mại cổ phần Quân Đội ....................... 32 Hình 2.16. Phiếu chi số MB19121901..................................................................... 32 Hình 2.17. Bảng kê chi lương đợt 2 – Ký hiệu C.LUONG1119 .............................. 33 Hình 2.18. Phiếu chi số C.LUONG1119 ................................................................. 34 Hình 2.19. Bảng kê chi lương đợt 3 – Ký hiệu C.DTHU1119................................. 35 Hình 2.20. Phiếu chi số C.DTHU1119 .................................................................... 35 Hình 2.21. Minh họa sổ Nhật ký chung ................................................................... 36 Hình 2.22. Minh họa sổ cái tiền mặt........................................................................ 37 Hình 2.23. Minh họa sổ quỹ tiền mặt ...................................................................... 38 vi PHẦN MỞ ĐẦU 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Tiền là một định nghĩa đã rất quen thuộc đối với con người. Tiền được sử dụng ở mọi khía cạnh trong cuộc sống của con người, và dưới góc độ kế toán, tiền cũng thật sự quan trọng trong công tác quản lý và kiểm soát của bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Tiền là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, và là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, tồn tại dưới hình thái tiền tệ. Tiền được dùng cho nhiều hoạt động của công ty, vì vậy việc xây dựng một lượng tiền tồn quỹ hợp lý để chỉ tiêu là hết sức quan trọng và tùy thuộc theo nhu cầu thu, chi tiền của mỗi công ty. Tiền là loại tài sản “đặc biệt” nhất vì dễ xảy ra gian lận và mất mát. Và “sức hút” của tiền đối với các cá nhân làm công tác quản lý cũng là một điều rất đáng quan tâm [1]. Tiền nói chung, hay tiền mặt nói riêng là tài sản có tính lưu động cao nhất. Đây là loại tài khoản mà bất cứ công ty nào cũng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy phải luôn đảm bảo được sử dụng đúng mục đích, không bị thâm hụt hay thất thoát. Phải luôn đảm bảo chúng được quản lý chặt chẽ và trạng thái an toàn và sẵn sàng hoạt động. Nếu công tác quản lý tiền mặt yếu kém thì đây chính là một trong những nguyên nhân chính khiến công ty hoạt động thua lỗ hay thậm chí đẫn đến phá sản. Cùng những những thiệt hại nặng nề ảnh hưởng đến các mối quan hệ như: tiền nguyên vật liệu của nhà cung cấp và tiền lương của công nhân viên, cùng với các hoạt động bị đình trệ khác [2]. Nhận ra được tầm quan trọng và vai trò trong công công tác quản lý tiền mặt của một công ty hay doanh nghiệp. Bên cạnh việc tác giả lựa chọn đơn vị thực tập là một công ty có phát sinh các nghiệp vụ liên quan tiền mặt rất nhiều, tần suất phát sinh liên tục mỗi ngày. Đây là sẽ là môi trường thích hợp để tác giả tìm hiểu và nghiên cứu chuyên sâu hơn về lĩnh vực kế toán tiền mặt. Vì vậy, tác giả quyết định chọn đề tài: “Kế toán tiền mặt tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành” làm đề tài nghiên cứu cho bài cáo cáo tốt nghiệp này. 2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu tổng quát 1 Mục tiêu chung của đề tài này là tìm hiểu và nghiên cứu công tác kế toán tiền mặt tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành. So sánh giữa lý thuyết và thực tiễn. Tiếp thu kinh nghiệm và nâng cao kiến thức cho bản thân. 2.2 Mục tiêu cụ thể  Khái quát về lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn Mô tô An Thành. Tìm hiểu sơ lược về cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của công ty. Tìm hiểu khái quát các chế độ, chính sách kế toán mà công ty đang áp dụng.  Phân tích thực trạng về kế toán tiền mặt của công ty trách nhiệm hữu hạn Mô tô An Thành.  Phân tích biến động của khoản mục tiền mặt và tình hình tài chính nói chung tại công ty TNHH Mô Tô An Thành.  Đưa ra nhận xét, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền mặt và tình hình tài chính tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Mô tô An Thành 2.3 Câu hỏi nghiên cứu Từ các mục tiêu nghiên cứu cụ thể, tác giả xây dựng các câu hỏi nghiên cứu như sau: Câu hỏi 1. Thông tin khái quát chung về công ty TNHH Mô Tô An Thành là gì? Câu hỏi 2. Thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại công ty TNHH Mô Tô An Thành là gì? Câu hỏi 3. Biến động các khoản mục tiền mặt và tình hình tài chính nói chung tại công ty TNHH Mô Tô An Thành là như thế nào? Câu hỏi 4. Các nhận xét và giải pháp nào nhằm hoàn thiện công tác kế toán và tình hình tài chính tại công ty TNHH Mô Tô An Thành? 3 ĐỐI TƯỢNG & PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Từ các mục tiêu nghiên cứu đã nêu trên, đối tượng nghiên cứu chính trong đề tài này là công tác kế toán tiền mặt tại công ty trách nhiệm hữu hạn Mô tô An Thành. Trong phạm vi bài báo cáo, tác giả quy ước từ “Công ty” được hiểu là: “công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành”. 3.2 Phạm vi nghiên cứu 2  Không gian: Tại công ty TNHH Mô Tô An Thành.  Thời gian: - Thông tin chung về công ty TNHH Mô Tô An Thành trong niên độ kế toán hiện hành tại thời điểm báo cáo. - Thông tin thực trạng công tác kế toán tiền mặt vào năm 2019 - Dữ liệu thứ cấp về báo cáo tài chính năm của công ty TNHH Mô Tô An Thành được thu thập qua các năm 2017, 2018, 2019. 4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU & NGUỒN DỮ LIỆU 4.1 Phương pháp nghiên cứu - Tác giả sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn nhân viên bộ phận bán hàng và dịch vụ của Công ty nhằm tổng hợp thành các bước minh họa cho quy trình hoạt động kinh doanh. Đồng thời tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu (dữ liệu thứ cấp) của công ty TNHH Mô Tô An Thành để khái quát về lịch sử hình thành, phát triển, cơ cấu bộ máy tổ chức, tổ chức bộ máy kế toán và chế độ, chính sách, hình thức kế toán áp dụng tại Công ty. Từ đó tác giả trả lời được câu hỏi nghiên cứu 1. - Từ nguồn dữ liệu thứ cấp liên quan đến đến tài nghiên cứu là các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn,… Và một số sổ sách kế toán liên quan đến phạm vi nghiên cứu như: sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111, sổ quỹ tiền mặt,… Tác giả tiếp tục phân tích bằng cách mô tả kết hợp diễn giải nhằm phân tích thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại công ty TNHH Mô Tô An Thành và trả lời câu hỏi nghiên cứu 2. - Để trả lời câu hỏi nghiên cứu 3, tác giả sử dụng các phương pháp kỹ thuật sử dụng chủ yếu trong phân tích báo cáo tài chính là phương pháp so sánh. Tài liệu sử dụng chính cho phần phân tích này là báo cáo tài chính công ty TNHH Mô Tô An Thành ở các thời kỳ 2017, 2018, 2019, chủ yếu phân tích thông tin tài chính trên Bảng báo cáo tình hình tài chính năm 2018 và 2019 (Phụ lục 8 và Phụ lục 11) và Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2018 và năm 2019 (Phụ lục 9 và Phụ lục 12) Trong phần này, tác giả chọn phân tích theo 2 giai đoạn: + Giai đoạn 1 có kỳ gốc là năm 2017, kỳ phân tích là năm 2018 + Giai đoạn 2 có kỳ gốc là năm 2018, kỳ phân tích là năm 2019 3 Tác giả thực hiện so sánh lý luận và thực tiễn, từ đó rút ra các phát hiện chủ yếu nhằm đưa ra các nhận xét và giải pháp như câu hỏi nghiên cứu 4 đã đề ra. 4.2 Nguồn dữ liệu  Dữ liệu thứ cấp: - Báo cáo tài chính năm 2018, 2019 được công bố bởi công ty TNHH Mô Tô An Thành. - Chứng từ, sổ sách kế toán năm 2019 của công ty TNHH Mô Tô An Thành.  Dữ liệu sơ cấp: Sử dụng phương pháp phỏng vấn kế toán trưởng và kế toán tổng hợp để hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận sổ sách kế toán. 5 Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI Đề tài có giá trị đóng góp cao về mặt cơ sở lý luận, đồng thời có thể phát triển nhiều hơn về nội dung, phạm vi nghiên cứu để phát triển thành các bài nghiên cứu khác về vấn đề công tác kế toán tiền mặt. Cùng với đó việc minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể là cơ sở đối chiếu giữa lý thuyết với thực tiễn, từ đó đưa ra nhận xét, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền mặt và tình hình tài chính nói chung tại công ty TNHH Mô tô An Thành. 6 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Bên cạnh phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo gồm có 3 chương chính cụ thể như sau: - Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Mô Tô An Thành - Chương 2: Thực trạng kế toán tiền mặt tại công ty TNHH Mô Tô An Thành - Chương 3: Nhận xét – Giải pháp 4 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÔ TÔ AN THÀNH 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành 1.1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành  Quyết định thành lập: Vào ngày 22/9/2008, ông Trần Tôn đã thành lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành chuyên lĩnh vực kinh doanh xe máy mang nhãn hiệu Honda theo đăng ký kinh doanh số 3700600424 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 10/06/2004. Cửa hàng đầu tiên cũng là trụ sở chính của Công ty là cửa hàng Honda An Thành 1 tại Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương  Thông tin chung: Công ty TNHH Mô Tô An Thành có những thông tin cơ bản như sau: - Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mô Tô An Thành - Tên giao dịch: MOTO AN THANH CO.,LTD - Biểu tượng (Logo): - Mã số thuế: 3700600424 - Cơ quan thuế quản lý: Cục Thuế Tỉnh Bình Dương - Người đại diện pháp luật: Trần Tôn - Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên - Địa chỉ trụ sở: Số 3/1A Đại lộ Bình Dương, Khu phố Bình Giao, Phường Thuận Giao, Thuận An, Tỉnh Bình Dương - Điện thoại: 0274. 3784247 - Fax : 0274. 3784248 - Website: https://hondaanthanh.com.vn - Chi nhánh công ty: - Chi nhánh Thủ Dầu Một - HEAD An Thành 2 - Chi nhánh Dầu Tiếng - HEAD An Thành 3 - Chi nhánh Dĩ An - HEAD An Thành Dĩ An 5 - Chi nhánh Thủ Đức - HEAD An Thành Đồng An - Chi nhánh Thuận An - HEAD An Thành An Phú  Hình thức sở hữu vốn: Công ty trách nhiệm hữu hạn  Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh:  Lĩnh vực kinh doanh: thương mại và dịch vụ  Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp, mua bán các loại xe máy và phụ tùng chính hãng Honda. Cung cấp dịch vụ sửa chữa và bảo trì xe máy. 1.1.2. Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh 1.1.2.1. Đặc điểm Tại mỗi cửa hàng sẽ có 2 hình thức hoạt động kinh doanh chính:  Khu vực bán hàng: Mua bán, cung cấp các loại xe máy và phụ tùng chính hãng do Honda Việt Nam phân phối.  Khu vực dịch vụ: Cung cấp dịch vụ kiểm tra, thay thế, sửa chữa xe máy. Đây là một dịch vụ thu phí độc lập giống như một cửa hàng sửa chữa xe máy thông thường, đồng thời khu vực dịch vụ cũng là nơi bảo trì, bảo dưỡng xe cho khách hàng đã mua xe tại Honda An Thành. 1.1.2.2. Quy trình kinh doanh  Đối với mua bán xe và phụ tùng: Quy trình hoạt động kinh doanh mua bán xe máy và phụ tùng được thể hiện qua hình 1.1 sau đây: Tiếp nhận khách hàng (Bộ phận bán hàng) Thu tiền và bàn giao xe hoặc phụ tùng cho khách hàng Tư vấn, giới thiệu sản phẩm. Hướng dẫn những thủ tục cần thiết sau khi mua xe hoặc phụ tùng Hình 1.1. Quy trình kinh doanh đối với bán xe và phụ tùng Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) Bước 1: Tại khu vực bán hàng, nhân viên bán hàng tiếp nhận khách hàng tại khu vực trưng bày sản phẩm. Bước 2: Tiếp nhận ý kiến và mong muốn khách hàng. Từ đó giới thiệu, tư vấn những sản phẩm đúng với nhu cầu của khách hàng. Đồng thời giới thiệu các chương trình khuyến mãi và các lợi ích của khách hàng sau khi mua xe máy và phụ tùng. 6 Bước 3: Hướng dẫn các thủ tục thanh toán cho khách hàng và tiến hàng thu tiền. Sau đó bàn giao xe máy và phụ tùng cho khách hàng. Bước 4: Hướng dẫn sử dụng cơ bản cho khách hàng. Hướng dẫn và thông báo về thời hạn bảo hành, bảo trì. Đối với khách mua xe máy cửa hàng sẽ hỗ trợ các thủ tục đăng ký giấy tờ theo đúng quy định của pháp luật.  Đối với dịch vụ sửa chửa và bảo trì xe máy: Quy trình hoạt động của khu vực phục vụ sẽ được hiển thị thông qua hình 1.2 sau đây: Tiếp nhận khách hàng tại cửa hàng (Bộ phận phục vụ) Kiểm tra xe và thông báo tình trạng xe cho khách hàng Tiến hành sửa chữa hoặc bảo trì Thu tiền và bàn giao xe cho khách hàng. Hỗ trợ tư vấn sử dụng xe hợp lý Hình 1.2. Quy trình kinh doanh đối với dịch vụ sửa chữa Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) Bước 1: Tiếp nhận khách hàng tại khu vực dịch vụ. Các nhân viên kỹ thuật tiếp nhận tình trạng xe của khách hàng. Mời khách hàng đến khu vực chờ và phục vụ nước uống cho quý khách Bước 2: Tiến hành kiểm tra tình trạng xe và thông báo chi tiết cho khách hàng. Đưa ra hướng giải quyết và cần sự đồng ý của khách hàng để tiếp tục. Bước 3: Tiến hành sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng. Kiểm tra lại các vấn đề của xe cẩn thận trước khi giao lại xe cho khách hàng. Bước 4: Thu tiền dịch vụ và hướng dẫn khách hàng cách sử dụng xe và bảo trì đúng cách. 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý Tính đến thời điểm thực hiện bài báo cáo, Công ty có tổng cộng 5 phòng ban chính được kết nối và làm việc một cách chặt chẽ và hợp lý theo chính sách mà ban lãnh đạo đã đề ra. Các phòng ban được phân chia nhiệm vụ và có chức năng cụ thể. 7 Hình 1.3 sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Mô tô An Thành: Giám đốc Phó giám đốc Cửa hàng trưởng Cửa hàng phó Bộ phận bán hàng Bộ phận dịch vụ Kho & phụ tùng Phòng lái xe an toàn Kế toán Hình 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Mô Tô An Thành Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) 1.2.2. Chức năng giữa các phòng ban a) Giám đốc: Quản lý chung giữa trụ sở và các chi nhánh công ty. Hoạch định và đưa ra các kế hoạch hoạt động của công ty. Thúc đẩy và giám sát các phòng ban làm việc hiệu quả và hợp lý. b) Phó giám đốc: Hỗ trợ thực hiện các vai trò và trách nhiệm của giám đốc c) Cửa hàng trưởng: Quản lý và có trách nhiệm cao nhất ở cửa hàng. Báo cáo tình hình cửa hàng cho Ban giám đốc theo định kỳ. Đưa ra quyết định giải quyết các khiếu nại, vấn đề mà khách hàng gặp phải. Thực hiện kế hoạch mà Ban giám đốc đề ra. Cùng với đó giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn thúc nhân viên hoàn thành kế hoạch d) Cửa hàng phó: Hỗ trợ thực hiện các vai trò và trách nhiệm của cửa hàng trưởng 8 e) Bộ phận bán hàng: Tư vấn các hoạt động của cửa hàng, các mẫu xe theo nhu cầu của khách. Báo giá và hỗ trợ các dịch vụ cần thiết cho khách hàng. Hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng hoàn thành thủ tục mua xe cần thiết. Đón tiếp khách hàng vui vẻ, nhiệt tình hỗ trợ. Nhanh nhẹn trong công việc bán hàng. Trưng bày các mẫu xe đúng quy định và giữ gìn vệ sinh chung trong khu vực show room. Tiếp nhận khiếu nại của khách hàng và có trách nhiệm và tận tụy trong công việc f) Bộ phận dịch vụ: Đón tiếp khách hàng nhiệt tình và vui vẻ. Kiểm tra tình trạng xe cho khách hàng. Báo cho khách hàng và tư vấn sửa chữa. Sửa chửa, bảo dưỡng xe cẩn thận và đúng quy trình. Tư vấn và hướng dẫn cho khách hàng sử dụng xe đúng cách. Tiếp nhận kiếu nại của khách hàng và có trách nhiệm và tận tụy trong công việc g) Kho và phụ tùng: Đón tiếp khách hàng vui vẻ và tư vấn nhiệt tình. Quản lý công tác Xuất – Nhập – Tồn phụ tùng. Tư vấn, bán phụ tùng và hướng dẫn sử dụng sản phẩm cho khách hàng. h) Phòng lái xe an toàn: Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng chạy thử xe mới. Hướng dẫn khách hàng tập lái xe trên máy tập lái xe an toàn. Tư vấn cho khách hàng về luật giao thông đường bộ và phương pháp lái xe an toàn. Có trách nhiệm và tận tụy trong công việc i) Kế toán: Thực hiện, xử lý các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của HEAD. Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày. Quản lý Xuất – Nhập – Tồn hàng hóa. Thường xuyên cập nhật và kiểm tra hệ thống DCS. Theo dõi chuyển tiền, mua xe và nhận xe. Lập các báo cáo về thuế, bán hàng, dịch vụ, phụ tùng. 1.2.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban Theo sơ đồ tổ chức của công ty, thẩm quyền sẽ truyền trực tiếp và theo chiều dọc từ hệ thống phân cấp quản lý trên cùng xuống. Cấp độ và quyền hành sẽ theo thứ tự từ trên xuống lần lượt như sau: Giám đốc, phó giám đốc, cửa hàng trưởng, cửa hàng phó. Năm bộ phận của công ty được xem là bộ phận đồng cấp, cùng nhau làm việc theo quyết định và kế hoạch của ban lãnh đạo đưa ra. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 9 1.3.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty bao gồm 7 nhân viên, tất cả đều là giới tính nữ với trình độ cao đẳng, đại học trở lên. Độ tuổi và kinh nghiệm làm việc của phòng kế toán được tổng hợp sơ lược như sau:  Độ tuổi: - Trên 30 đến 37 tuổi: 3 người - Từ 22 đến 30 tuổi: 4 người  Thời gian công tác: - Trên 10 năm: 3 người - Từ 3 năm đến 10 năm: 4 người Nhân sự được phân nhiệm theo sơ đồ bộ máy kế toán (Xem hình 1.4) sau đây: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán tài sản cố định Kế toán DCS Thủ quỹ Kế toán công nợ Hình 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán tại Công Ty TNHH Mô Tô An Thành Nguồn: Tác giả tổng hợp (2020) 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận a) Kế toán trưởng: là người có trách nhiệm thực hiện công việc kế toán và tổ chức quản lý bộ phận kế toán theo các quy định của pháp luật. Ngoài ra, kế toán trưởng là người lập các báo cáo về hoạt động tài chính của công ty. b) Kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh một cách tổng quát trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý 10 tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty. c) Kế toán thuế: Hàng ngày:kế toán thu thập, xử lý nhưng hóa đơn chứng từ phát sinh, và tiến hành hạch toán các chứng từ như: Hóa đơn đầu ra, đầu vào. Nếu có phát sinh các loại thuế phải nộp kế toán cần đi nộp số tiền thuế này tránh để bị phạt do chậm nộp. Kiểm tra tính đúng đắn hợp lý của các hóa đơn, xem có bị sai lệch các thông tin trên hóa đơn không. Nếu có thì điều chỉnh các hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào. Sắp xếp các hóa đơn chứng từ, lưu trữ, bảo quản cẩn thẩn và theo một logic để để dàng tìm kiếm khi cần thiết. Hàng tháng: Kê khai các loại thuế cần thiết. Thực hiện các bút toán phân bổ công cụ dụng cụ, trích khấu hao tài sản cố định. Kiểm tra hồ sơ nhân viên, làm hợp đồng lao động, tiến hành đăng ký mã số thuế cho nhân viên. Cân đối kiểm tra các chỉ tiêu trên bảng cân đối, tránh để dồn việc đến cuối năm. Cuối quý: kế toán lập và hoàn thành các tờ khai d) Kế toán tài sản cố định: Quản lý và theo dõi số lượng tài sản cố định để không bị thất thoát bằng cách mở thẻ tài sản cố định. Lập các Biên bản kiểm kê tài sản cố định nhằm xác định số lượng. Lập các biên bản bàn giao Tài sản cố định e) Kế toán DCS (Dealer Communication System) DCS chúng ta hiểu đơn giản là hệ thống liên lạc đại lý. Đây là một hệ thống quen thuộc với bất kì hãng xe nào và Honda cũng vậy. Mỗi cửa hàng được Honda ủy nhiệm ( gọi tắt là HEAD) sẽ có 1 mã code, 1 tài khoản đăng nhập riêng. Hệ thống sẽ hỗ trợ các HEAD Honda thực hiện việc đặt hàng, báo cáo bán hàng, bảo hành hàng ngày, theo dõi công nợ, nhật ký vận chuyển hàng của hãng tới đại lý,... Ở mỗi HEAD sẽ luôn có một kế toán được gọi là “kế toán DCS” để vận hành và sử dụng hệ thống này một cách hiệu quả và tối đa. f) Thủ quỹ: Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ - báo cáo khi cần cho Ban Giám Đốc. Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt 11