Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty tnhh dầu nhớt và xe nâng anh khôi

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI Họ và tên sinh viên: NGUYỄN HỒ THẢO NGHI Mã số sinh viên: 1723403010154 Lớp: D17KT03 Ngành: KẾ TOÁN GVHD: TH.S BÙI THỊ TRÚC QUY Bình Dƣơng, tháng 11 năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Em tên Nguyễn Hồ Thảo Nghi - Lớp D17KT03 - Thuộc khoa kinh tế - ngành kế toán của trƣờng Đại học Thủ Dầu Một. Tên đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em là “KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI” Tác giả xin cam đoan đây là bài báo cáo cá nhân của tác giả. Mọi thông tin, số liệu đƣợc lấy chính xác , trung thực và hợp lý. Tài liệu trên đƣợc thu thập từ doanh nghiệp, đã đƣợc ghi rõ nguồn gốc, không sao chép. Bài báo cáo là bài nghiên cứu của tác giả, không có bất kì sao chép nào. Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc nhà trƣờng về sự cam đoan này. Bình Dƣơng, ngày tháng Sinh viên năm LỜI CẢM ƠN Chuyên đề thực tập là một phần quan trọng trong kết quả học tập tại trƣờng Đại học và cũng là hình thức vận dụng lý thuyết vào thực tế. Qua một thời gian tiếp cận với công ty TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI, ít nhiều đã giúp đỡ tôi hoàn thiện hơn kiến thức trong những năm theo học tại Trƣờng Đại học Thủ Dầu Một. Bằng những kiến thức tôi đã đƣợc thầy cô chỉ dạy, cùng sự tận tình chỉ bảo của các anh chị phòng Kế toán công ty đã giúp tôi hoàn thành báo cáo tốt nghiệp của mình. Thời gian tiếp cận với công việc thực tế so với quá trình tôi học tại trƣờng thì thật ngắn. Mặc dù bản thân đã cố gắng trong việc học hỏi nhƣng vẫn còn hạn chế về mặt kinh nghiệm thực tế cũng nhƣ kiến thức, cho nên bài báo cáo tốt nghiệp này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Mong nhận đƣợc những đánh giá của giáo viên hƣớng dẫn. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................1 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................................1 4. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu.............................................................2 5. Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................................2 6. Kết cấu của đề tài ....................................................................................................3 CHƢƠNG 1 ................................................................................................................4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI .................................................................................................................4 1.1 Tổng quan về công ty TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI ...........4 1.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về công ty ......................................................................4 1.1.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty .......................................................................4 1.1.1.2 Quyết định thành lập ................................................................................4 1.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty .............................................................4 1.1.2 Đặc điểm và quy trình sản xuất kinh doanh ...................................................5 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................................8 1.2.1 Sơ đồ tổ chức ..................................................................................................8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận .........................................................8 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán ..........................................................................10 1.3.1. Cơ cấu nhân sự.............................................................................................10 1.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán .....................................................................10 1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành...................................................11 1.4. Chế độ, chính sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty ...............12 1.4.1. Chế độ, chính sách kế toán ..........................................................................12 i 1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .........................................................13 CHƢƠNG 2 ..............................................................................................................15 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI ................................................................15 2.1 Nội dung kế toán .................................................................................................15 2.2 Nguyên tắc kế toán ..............................................................................................15 2.3 Tài khoản sử dụng ...............................................................................................15 2.3.1 Giới thiệu số hiệu tài khoản ..........................................................................15 2.3.2 Hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại công ty ................15 2.4 Chứng từ, sổ sách kế toán ...................................................................................16 2.4.1 Chứng từ .......................................................................................................16 2.4.2 Sổ sách kế toán .............................................................................................17 2.5 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty ........................................................18 2.6 Phân tích biến động của khoản mục tiền gửi ngân hàng .....................................39 2.6.1 Phân tích biến động khoản mục tiền gửi ngân hàng theo chiều ngang ........39 2.6.2 Phân tích biến động khoản mục tiền gửi ngân hàng theo chiều dọc ............40 2.7 Phân tích báo cáo tài chính..................................................................................41 2.7.1 Phân tích bảng cân đối kế toán .....................................................................41 2.7.1.1 Phân tích tình hình biến động tài sản và nguồn vốn theo chiều ngang ..41 2.7.1.2 Phân tích tình hình biến động tài sản và nguồn vốn theo chiều dọc ......48 2.7.2 Phân tích biến động bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ................55 2.7.2.1 Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo chiều ngang năm 2017/2018. ..........................................................................................................55 2.7.3 Phân tích tỷ số khả năng thanh toán .............................................................61 2.7.3.1 Hệ số khả năng thanh toán nhanh ...........................................................61 2.7.3.2 Hệ số khả năng thanh hiện hành .............................................................62 ii 2.7.4 Phân tích tỷ số tài chính ................................................................................62 2.7.4.1 Phân tích tỷ số lợi nhuận trên doanh thu ................................................62 2.7.4.2 Phân tích tỷ suất sinh lời trên tài sản ......................................................63 2.7.4.3 Phân tích tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu .......................................63 CHƢƠNG 3 ..............................................................................................................65 NHẬN XÉT – GIẢI PHÁP .......................................................................................65 3.1 Nhận xét ..............................................................................................................65 3.1.1 Về tình hình công ty .....................................................................................65 3.1.2 Về cơ cấu tổ chức .........................................................................................65 3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán ....................................................................66 3.1.4 Về thu - chi tiền gửi ngân hàng ....................................................................66 3.1.5 Trên báo cáo tài chính...................................................................................67 3.2 Giải pháp .............................................................................................................67 3.2.1 Về tình hình công ty .....................................................................................67 3.2.2 Về cơ cấu tổ chức .........................................................................................67 3.2.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty ....................................................................68 3.2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán .............................................................68 3.2.3 Quá trình thu-chi tiền gửi ngân hàng ............................................................68 3.2.4 Trên báo cáo tài chính...................................................................................68 PHẦN KẾT LUẬN ...................................................................................................70 TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................71 PHỤ LỤC ..................................................................................................................72 PHỤ LỤC 1 ...............................................................................................................83 PHỤ LỤC 2 ...............................................................................................................88 PHỤ LỤC 3 ...............................................................................................................94 iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa BTC TT Bộ Tài Chính Thông tƣ TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTGT Giá trị gia tăng UNC Ủy nhiệm chi TSCĐ Tài sản cố định VNĐ Việt nam đồng TK Tài khoản iv DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Bảng ngành nghề kinh doanh ...........................................................4 Bảng 2.1 Nhật ký chunng năm 2018 ...............................................................34 Bảng 2.2 Sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng.................................................36 Bảng 2.3 Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng ..........................................37 Bảng 2.4 Phân tích biến động khoản mục tiền gửi ngân hàng theo chiều ngang năm 2017/2018 .....................................................................................39 Bảng 2.5 Phân tích biến động khoản mục tiền gửi ngân hàng theo chiều ngang năm 2018/2019 .....................................................................................40 Bảng 2.6 Phân tích biến động khoản mục tiền gửi ngân hàng theo chiều dọc .........................................................................................................................41 Bảng 2.7 Phân tích biến động giữa nguồn vốn và tài sản năm 2017/2018 .....42 Bảng 2.8 Phân tích tình hình biến động giữa tài sản và nguồn vốn năm 2018/2019........................................................................................................46 Bảng 2.9 Phân tích biến động nguồn vốn và tài sản giữa năm 2017 và năm 2018 .................................................................................................................49 Bảng 2.10 Phân tích biến động nguồn vốn và tài sản năm 2018 và năm 2019 .........................................................................................................................52 Bảng 2.11 Phân tích biến động báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo chiều ngang qua năm 2017/2018/2019 ...........................................................55 Bảng 2.11 Phân tích biến động báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2017/2018/2019 ..............................................................................................59 Bảng 2.12 Hệ số khả năng thanh toán nhanh ..................................................61 Bảng 2.13 Hệ số khả năng thanh toán hiện hành ............................................62 Bảng 2.14 Bảng tỷ số lợi nhuận trên doanh thu ..............................................62 Bảng 2.15 Bảng phân tích tỷ suất sinh lời trên tài sản ....................................63 Bảng 2.16 Bảng phân tích tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu .....................63 v DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Quy trình bán hàng của công ty ......................................................5 Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ...............................................8 Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .....................................................11 Hình 1.4 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung .......................................14 Hình 2.1 Nghiệp vụ 1 Ủy nhiệm chi............................................................18 Hình 2.2 Nghiệp vụ 1 Sao kê ngân hàng .....................................................19 Hình 2.3 Nghiệp vụ 2 Bảng báo giá ............................................................20 Hình 2.4 Nghiệp vụ 3 Biên bản bàn giao- nghiệm thu ................................21 Hình 2.5 Nghiệp vụ 3 Sao kê ngân hàng .....................................................22 Hình 2.6 Nghiệp vụ 3 Hóa đơn giá trị gia tăng ...........................................23 Hình 2.7 Nghiệp vụ 4 Hóa đơn Giá trị gia tăng ..........................................24 Hình 2.8 Nghiệp vụ 4 Sổ phụ sao kê ngân hàng .........................................25 Hình 2.9 Nghiệp vụ 5 Giấy nộp tiền ngân hàng ..........................................25 Hình 2.10 Nghiệp vụ 5 Sổ phụ ngân hàng...................................................26 Hình 2.11 Nghiệp vụ 6 Ủy nhiệm chi..........................................................26 Hình 2.12 Nghiệp vụ 6 Hóa đơn giá trị gia tăng .........................................27 Hình 2.13 Nghiệp vụ 6 Sổ phụ sao kê ngân hàng .......................................28 Hình 2.14 Nghiệp vụ 7 Biên bản bàn giao-Nghiệm thu ..............................29 Hình 2.15 Nghiệp vụ 7 Hóa đơn giá trị gia tăng .........................................30 Hình 2.16 Nghiệp vụ 7 Sổ phụ ngân hàng...................................................31 Hình 2.17 Nghiệp vụ 8 Hóa đơn giá trị gia tăng .........................................32 Hình 2.18 Nghiệp vụ 8 Sổ phụ ngân hàng...................................................33 Hình 2.19 Bảng cân đối số phát sinh 2018 ..................................................38 vi PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nền kinh tế thị trƣờng hiện nay đang có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhận thức rõ và đánh giá đúng tiềm năng của doanh nghiệp để tiếp tục tồn tại và phát triển, vững vàng hơn trong thị trƣờng. Để đạt đƣợc điều đó thì bộ phận Kế toán là không thể thiếu trong bộ phận cấu thành doanh nghiệp, Kế toán là bộ phận quan trọng với nhà quản lý vì nó phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp không những vậy mà nó còn phản ánh chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Nhờ đó nên doanh nghiệp biết hƣớng để thay đổi hoặc cải thiện phƣơng hƣớng hoạt động cho phù hợp. Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế đòi hỏi phải có phƣơng pháp quản lý nguồn tiền chặt chẽ và sử dụng nguồn tiền trong doanh nghiệp hợp lý. Hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ứ động vốn hoặc thiếu vốn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó đảm bảo hiệu quả quá trình kinh doanh tốt nhất. Vì vậy vai trò của kế toán chiếm phần quan trọng và không thể bỏ qua phần công tác hạch toán của Kế toán trong quá trình quản lý nguồn tiền hợp lý. Do đó em chọn đề tài “Kế toán tiền gửi ngân hàng” để tìm hiểu về dòng tiền sử dụng cũng nhƣ phƣơng pháp hoạt động nguồn tiền tại Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu khái quát về tình hình thu-chi tiền gửi ngân hàng của công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. - Tìm hiểu khái quát về Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. - Tìm hiểu về thực trạng kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. - Đƣa ra nhận xét và kiến nghị hiệu quả cho Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng của đề tài “ Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi” , các chứng từ , tài liệu liên quan đến việc thu, chi tiền gửi ngân hàng , - Phạm vi nghiên cứu là phòng kế toán của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. 1 - Về không gian: Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi - Về thời gian: Năm 2018 4. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu - Phƣơng pháp nghiên cứu + Phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp : hỏi trực tiếp ngƣời cung cấp thông tin và dữ liệu cần thiết cho việc cung cấp đề tài. Phƣơng pháp này sử dụng trong giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết và những số liệu thô có liên quan đến đề tài. + Phƣơng pháp thống kê : là phƣơng pháp liệt kê, thống kê những thông tin, dữ liệu thu thập đƣợc phục vụ cho việc lập các bản phân tích. + Phƣơng pháp phân tích kinh doanh: là phƣơng pháp dựa trên những số liệu có sẵn để tiến hành phân tích những ƣu, nhƣợc điểm trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đƣa ra những biện pháp hiệu quả để khắc phục. + Phƣơng pháp hạch toán kế toán: là phƣơng pháp sử dụng chứng từ, sổ sách để kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là phƣơng pháp trọng tâm đƣợc sử dụng chủ yếu trong hạch toán kế toán. + Phƣơng pháp so sánh: đây là kỹ thuật dễ dàng sử dụng và đƣợc sử dụng rất nhiều trong các kỹ thuật phân tích. So sánh tuyệt tối về sự biến động thông qua các con số cơ học; so sánh tƣơng đối nói về sự biến động thông qua các chỉ số %, tăng hoặc giảm qua các kỳ để từ đó có đƣợc các nhân định khác nhau cho báo cáo phân tích. - Nguồn dữ liệu + Các chuẩn mực kế toán, hồ sơ sổ sách năm 2018 tại phòng Kế toán của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. 5. Ý nghĩa của đề tài - Về mặt lý luận: Trong những năm qua, cùng với quá trình phát triển kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đƣợc hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lƣợng quản lí tài chính quốc gia, quản lí công nghiệp. Việc tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lí có ý nghĩa thiết thực đối với quản lý, kiểm soát tài sản doanh nghiệp. Mặc dù chế độ, chính sách kế toán và các thông tin đi kèm đã ban hành, hƣớng dẫn về kế toán tiền gửi ngân hàng kỹ lƣỡng nhƣng chế độ là ban hành chung cho tất cả doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lại có đặc điểm riêng nên trong quá trình áp dụng vẫn gặp một số vƣớng mắc khiến doanh nghiệp lúng túng khi xảy ra vấn đề, làm các nghiệp vụ kinh tế chƣa đƣợc xử lý rõ ràng và hiệu quả. 2 - Về mặt thực tiễn: Việc quản lý tài khoản ngân hàng, lƣu chuyển tiền tệ rất quan trọng trong quá trình hoạt động thu, chi của doanh nghiệp. Cách hoạt động vốn tiền gửi giúp ích rất nhiều cho quá trình hoạt động của công ty không bị trì trệ. Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi là công ty hoạt động về nhiều lĩnh vực liên quan đến dầu nhớt và xe nâng có giá trị cao, nên nguồn vốn để luân chuyển hàng hóa về bán rất lớn. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập. Chƣơng 2: Thực trạng kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi. Chƣơng 3: Nhận xét – Giải pháp. 3 CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI 1.1 Tổng quan về công ty TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI 1.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về công ty 1.1.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty - Tên công ty: CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT XÀ XE NÂNG ANH KHÔI - Ngƣời đại diện: TRẦN VĂN TOÀN - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 183/87 Đƣờng Số 10, Khu Phố 3, Phƣờng 8, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Mã số thuế: 0313120400 - Điện thoại: 0916179760 - Vốn điều lệ: 1.000.000.000(một tỷ đồng) - Thời gian hoạt động của doanh nghiệp là 6 năm ( sáu năm) kể từ ngày đƣợc cấp phép hoạt dộng doanh nghiệp. 1.1.1.2 Quyết định thành lập Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi (sau đây xin đƣợc viết tắt là “Công ty”), là một doanh nghiệp đƣợc ra đời theo giấy phép do UBND Quận Gò Vấp cấp ngày 30/01/2015. Công ty là một Công ty có tƣ cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, có con dấu riêng, đƣợc cấp phép mở tài khoản tại ngân hàng, có quyền quyết định các vấn đề trong kinh doanh của Công ty trong khuôn khổ của pháp luật Việt Nam và theo quy định của Công ty. Công ty đã không ngừng khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng kinh tế hiện nay. 1.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty - Lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi đƣợc cải thiện và dịch vụ khác đƣợc thể hiện qua bảng 1.1. Bảng 1.1. Bảng ngành nghề kinh doanh 4 MÃ STT TÊN NGÀNH 01 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác NGÀNH 4511 Bảo dƣỡng, sửa chữa ô tô và các loại xe có động cơ 02 khác Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và các 03 xe động cơ khác Đại lý, môi giới, đấu giá 04 4530 4610 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm 05 45200 liên quan 4661 06 Cho thuê xe có động cơ 7710 07 Dịch vụ đóng gói 82920 08 Sản xuất dầu mỏ tinh chế 19200 nguồn: Tài liệu của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi 1.1.2 Đặc điểm và quy trình sản xuất kinh doanh - Quy trình kinh doanh của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi đƣợc thể hiện qua các bƣớc trong sơ đồ hình 1.2. Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Chuẩn bị Tìm kiếm khách hàng tiềm năng Tiếp cận khách hàng Bƣớc 4 Giới thiệu, trình bày về sản phẩm dịch vụ Bƣớc 7 Bƣớc 6 Bƣớc 5 Chăm sóc khách hàng sau bán hàg Thống nhất chốt đơn hàng, hợp đồng mua bán Báo giá và thuyết phục khách hàng Hình 1.1 Quy trình bán hàng của công ty nguồn: tác giả tự tổng hợp - Bƣớc 1: 5 Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ (ưu, nhược điểm của sản phẩm và dịch vụ) cung cấp cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích” khách hàng nhận đƣợc. Phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tƣợng khách hàng, khách hàng ở đâu và thời gian tiếp cận nhƣ thế nào là hợp lý. Sau đó hãy tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, ngƣời thân, đối thủ… Chuẩn bị các bảng báo giá, giấy giới thiệu hoặc card visit… Chuẩn bị cho mình trang phục lịch sự, chuyên nghiệp và phải luôn giữ vững tâm lý tự tin khi gặp khách hàng. - Bƣớc 2: Chìa khóa để tìm kiếm khách hàng tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trƣờng nào và tiếp cận ai. Phân biệt khách hàng “đầu mối”, khách hàng “tiềm năng” và khách hàng “tiềm năng đủ điều kiện” là điều vô cùng cần thiết. Chúng ta có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các phƣơng tiện truyền thông nhƣ báo chí, website, sự kiện xã hội,... Có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình quan tâm nhất đến khách hàng. Công việc khai thác khách hàng tiềm năng phải đƣợc thực hiện bất cứ khi nào, trong mọi tình huống. “Phải không ngừng tìm kiếm và tạo nguồn khách hàng tiềm năng” . - Bƣớc 3: Để tiếp cận Khách hàng thành công, cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trƣớc, qua nhiều kênh: qua internet, báo chí, thực tế hay ngƣời thân, ngƣời quen. Sau đó, có thể gửi email giới thiệu, liên hệ bằng điện thoại chào hàng, thăm dò một số thông tin và cung cấp những thông tin bổ ích cho khách hàng rồi thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày sản phẩm, dịch vụ. Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, ta sẽ biết đƣợc nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá đƣợc khách hàng. Điều này đƣợc cho là quan trọng nhất của bƣớc tiếp cận khách hàng trong quá trình bán hàng, vì nó sẽ giúp xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. 6 - Bƣớc 4: Tập trung vào “lợi ích” chứ không phải là tính năng, đặc điểm của sản phẩm/ dịch vụ và ý trong bƣớc ba là bán sản phẩm/ dịch vụ dựa vào “nhu cầu” của khách hàng. Trong cuộc gặp gỡ, giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ của công ty mà khách hàng cùng tham gia vào, nêu những ý kiến, những thắc mắc của họ thì đã đạt thành công đƣợc 70%. Hãy lắng nghe cẩn thận, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và đƣa cho khách hàng những giải pháp tốt nhất trong khả năng của công ty . Giải pháp đó có thể không phải là giải pháp tốt nhất theo quan điểm của khách hàng, nhƣng đó chính là điều tốt nhất công ty có thể đƣa cho họ. Nếu không thể đƣa ra bất kỳ giải pháp nào để giải quyết các nhu cầu của khách hàng, hãy nói thật cho khách hàng biết. - Bƣớc 5: Nếu cuộc nói chuyện đã thành công và nhận đƣợc đề nghị báo giá chính thức về giải pháp/sản phẩm/dịch vụ nhƣ đã thảo luận với khách hàng. Hãy hỏi khi nào khách hàng cần báo giá và hãy bảo đảm họ nhận đƣợc nó đúng thời điểm. Sử dụng ngôn ngữ thông thƣờng và dễ hiểu, tránh sử dụng các ngôn từ quá thiên về kỹ thuật, chuyên môn quá khó hiểu hay các biệt ngữ. - Bƣớc 6: Sau khi khách hàng nhận đƣợc các thông tin nhƣ các thông số và giá cả từng sản phẩm. Thỏa thuận hợp ký với khách hàng thì lập hợp đồng mua bán để thỏa thuận rõ hơn và các lợi ích hợp lý giữa đôi bên. - Bƣớc 7: Có đƣợc khách hàng đã khó, giữ chân đƣợc khách hàng còn khó hơn. Do vậy là doanh nghiệp muốn duy trì lâu dài thì sẽ phải thƣờng xuyên gọi điện chăm sóc sau bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Thậm chí, chính những khách hàng đó là những ngƣời giúp bán đƣợc hàng cho những đơn hàng tiếp theo, họ sẽ “PR” miễn phí và có hiệu quả rất cao cho công ty. 7 “Hãy luôn chăm sóc khách hàng và tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài”. 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.2.1 Sơ đồ tổ chức Gồm 3 bộ phận : Giám Đốc, Phòng Kế Toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng - Kỹ Thuật. Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi đƣợc - thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ở hình 1.3. GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Nguồn:tác giả tự tổng hợp 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Giám đốc: là ngƣời đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành quá trình kinh doanh , đồng thời chịu trách nhiệm về pháp luật và Công ty trong quá trình điều hành, quản lý công ty. - Phòng kinh doanh: là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho giám đốc về công tác bán sản phẩm và dịch vụ của công ty (các hình thức cấp tính dụng khác, huy động vốn trên thị trƣờng, đầu tƣ góp vốn, ..) công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm , phát triển thi trƣờng, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ của khách hàng, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về thẩm quyền và nhiệm vụ đƣợc giao. Nhiệm vụ thực hiện xây dựng chiến lƣợc, xây dựng ngân sách hằng năm, kế hoạnh công việc từng tháng để giám đốc phê duyệt. Tổ chức bộ máy nhân sự, kế hoạch, ngân sách hằng năm. 8 - Phòng kế toán : Quản lý, kiểm tra, hƣớng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê; Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nƣớc, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty. Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch; Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông. Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính. Xây dựng trình Giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành quy chế quản lý quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của Công ty. Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển các loại vốn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Kiểm tra và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc, kiểm tra việc thanh quyết toán các công trình, các sản phẩm, hợp đồng kinh tế, thanh toán thu hồi công nợ của Công ty. Phân tích hiệu quả kinh tế của các dự án, công trình và sản phẩm của Công ty. Cân đối kế hoạch tài chính của Công ty, điều hoà các loại vốn trong Công ty, quan hệ với Tổng công ty, ngân hàng và tài chính, cũng nhƣ các cổ đông là pháp nhân để tạo nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh khi có nhu cầu. Đôn đốc, kiểm tra việc chấp hành chế độ báo cáo kế toán thống kê của các đơn vị trực thuộc, thực hiện báo cáo các cơ quan hữu quan khi có yêu cầu. Thiết lập và kiện toàn bộ máy kế toán từ Công ty đến cơ sở tinh thông, gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Đề xuất kiến nghị với Giám đốc về việc thực hiện các quy chế quản lý tài chính, kế hoạch tài chính, sử dụng các loại vốn vào sản xuất kinh doanh đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh tế, thực hiện tốt các nghĩa vụ tài chính với Nhà nƣớc, dự thảo đệ trình phƣơng án phân phối lợi nhuận hàng năm theo Điều lệ của Công ty trình Giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt. Phối hợp với các phòng chức năng khác về việc khai thác, sử dụng các tài sản, máy móc, vật kiến trúc của Công ty một cách có hiệu quả nhất. 9 Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để cùng hoàn thành công việc đƣợc giao. Đề nghị lãnh đạo Công ty: Khen thƣởng, kỷ luật, nâng lƣơng, nâng bậc và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý. - Phòng kỹ thuật: Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lƣợng, khối lƣợng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty; Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Xây dựng phƣơng án thi công, phƣơng án kỹ thuật cho các dự án, các loại phƣơng tiện xe máy thiết bị thi công, các sản phẩm khác để tổ chức thực hiện trong toàn Công ty. Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch kiểm tra tay nghề, đào tạo, đào tạo lại, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực của Công ty. Quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng, phòng chống cháy nổ, mạng lƣới an toàn viên, vệ sinh viên, lực lƣợng phòng chống cháy nổ đến các đơn vị trực thuộc trên phạm vi toàn Công ty. Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, phƣơng án đổi mới công nghệ, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các sáng kiến, sáng chế vào sản xuất kinh doanh của Công ty. Phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ khác để cùng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán 1.3.1. Cơ cấu nhân sự Tổng số lao động trong tổ chức kế toán của công ty bao gồm Kế toán : 4 ngƣời ( trong đó 3 ngƣời có trình độ Đại học, 1 ngƣời có trình độ Cao đẳng). 1.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán - Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dầu nhớt và Xe nâng Anh Khôi gồm 3 bộ phận là Kế toán trƣởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuchi, đƣợc thể hiện dƣới hình 1.4. 10 KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THU CHI Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành - Kế toán trƣởng : Là ngƣời trực tiếp quản lý, tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, Kế toán trƣởng liên hệ chặt chẽ với Giám đốc, tham mƣu cho Giám đốc về các Chính sách tài chính-Kế toán Công ty, ký duyệt các tài liệu kế toán, xem xét, phân tích và kiểm tra tình hình lƣu động nguồn tiền trong Công ty , phổ biến chủ trƣơng và chỉ đạo thực hiện chủ trƣơng về chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng. Cuối tháng Kế toán trƣờng có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo quyết toán do các kế toán viên lập để báo cáo cho ban lãnh đạo. Các Kế toán viên có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu mọi sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ từ Kế toán trƣởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trƣởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng nhƣ về chế độ kế toán, chính sách Tài chính của Nhà nƣớc. - Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế khác nhau để theo dõi trên các bảng kê, bảng phân bổ cho việc tính chi phí và giá thành sản phẩm, thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc, làm báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính, tính giá thành sản phẩm trong việc thanh toán và tình hình thanh toán với tất cả khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toánh thanh toán viết phiếu thu chi (đối với tiền mặt), séc, ủy nhiệm 11