Tài liệu Báo cáo tổng hợp tại cổ phần cơ điện tử phương anh

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền LỜI NÓI ĐẦU Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì mục tiêu lợi nhuận được đặt lên hàng đầu, do vậy các doanh nghiệp phải tự tìm kiếm nguồn hàng, tự tổ chức quá trình tiêu thụ hàng hoá để làm sao đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp mình. Thực tế những năm qua cho thấy, không ít các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, đi đến phá sản trong khi các doanh nghiệp khác không ngừng phát triển. Bất kỳ doanh nghiệp nào, muốn tồn tại được trong nền kinh tế thị trường thì các hoạt động kinh doanh của nó phải đạt hiệu quả, tức là đem lại lợi nhuận. Để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh hiệu quả thì chất lượng thông tin của kế toán được coi là một trong những tiêu chuẩn quan trọng bậc nhất. Thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin kế toán ai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Đồng thời sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nắm bắt được tầm quan trọng của bộ máy kế toán sẽ giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam không những tránh khỏi nguy cơ phá sản mà còn tự tạo cho mình tiềm năng phát triển. Tuy nhiên điều này đặt ra thách thức không nhỏ cho những cán bộ làm công tác quản lý kinh tế trong lĩnh vực kinh doanh nói riêng và toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung trong việc xây dựng bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán phù hợp. Xét thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của việc xây dựng bộ máy kế toán tại công ty. Sau thời gian học tập tại trường và đi thực tập tại Công ty Cổ Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 1 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền phần Cơ Điện Tử Phương Anh. Nhờ được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong bộ phận kế toán và hơn nữa là được sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo, ThS.Phí Văn Trọng, em xin trình bày "Báo cáo tổng hợp tại cổ phần Cơ Điện Tử Phương Anh". Báo cáo gồm 3 phần: CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN TỬ PHƯƠNG ANH 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Cơ Điện Tử Phương Anh Tên công ty: Công ty cổ phần cơ điện tử Phương Anh Tên tiếng anh: Phuong Anh Mechatrinics Joint Stock Company Tên viết tắt: PAM Trụ sở chính: Tổ 11, phường Gia Thụy, Long Biên, Hà Nội Mã số thuế: 0101.707.317 Tel: 84.4.8774862 Fax: 84.4.8779144 Email: [email protected] * Xưởng sản xuất: - Chi nhánh Sóc Sơn: Địa chỉ: Tây Đoài, Phù Lỗ, Sóc Sơn, Hà Nội Tel: 84.43.5832045 Fax: 84.43.583244 - Chi nhánh Quế Võ: Địa chỉ: Giang Liễu, Phương Liễu, Quế Võ, Bắc Ninh Tel: 0241.3952.074 Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 2 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Fax: 0241.3952.075 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cơ Điện Tử Phương Anh: *Gia công, chế tạo: - Gia công chế tạo tủ bảng điện, gia công kết cấu thép… - Gia công chế tạo công cụ loại xe đẩy, các giá để, xe chung chuyển, thiết bị phụ trợ trong công đoạn của các nhà máy sản xuất. - Chế tạo các loại máy móc thiết bị theo yêu cầu của khách hàng như bong tải, bong chuyền, máy đánh bóng tự động, máy ép thủy lực… - Chế tạo Jig, gia công cơ khí thông thường tiện, phay, mài… * Xây lắp công nghiệp: - Xây dựng nhà xưởng, nhà kho, văn phòng… gia công cc thiết bị để lắp đặt thành dây chuyền đồng bộ như dây chuyền mạ, sơn, sấy, hút bụi… - Lắp đặt hệ thống điện, nước, khí nén, hệ thống giải nhiệt, hệ thống an toàn phòng chống cháy nổ… * Kinh doanh thiết bị: - Kinh doanh mua bán thiết bị điện của các hãng như OMRON, LG, MITSUSBISHI…, và các thiết bị thủy lực, khí nén của YUKEN, SMC, NACHI, TPC… - Kinh doanh mua bán thiết bị ngành nước, hóa chất…và các loại dụng cụ thông thường * Dịch vụ kỹ thuật: - Lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa công dụng cụ thiết bị công nghiệp… như máy nén khí, máy lốc tôn, máy đánh bóng tự động, dây chuyền Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 3 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Năng lực kinh nghiệm ( Danh sách các dự án đã và đang thực hiện gần đây) Tt Tên dự án Khách hàng Năm thực hiện Gi a cô ng ch ế Công ty Canon Việt Nam tạ 2012 o xe R ob oc ar Công ty TNHH Gia công chế tạo giá kệ kho hàng HOISDEN Việt Nam Công ty TNHH Gia công chế tạo giá kệ kho hàng Samsung SDI Việt 2012 2012 Nam Công ty TNHH Gia công chế tạo bàn thao tác Samsung SDI Việt 2012 Gia công chế tạo giá để khuôn Nam Công ty TNHH 2012 OHARA Plastic Việt Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 4 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Nam Công ty TNHH Gia công chế tạo máy khuấy nhựa FLEXCOM VINA Công ty TNHH Gia công chế tạo máy đột lỗ side Panasonic Home Cung cấp lắp đặt tủ điện, thang máy Appliances Việt Nam Công ty TNHH TM và cáp, cải tạo đường làm mát hệ thống dịch vụ Công nghiệp cấp thoát nước Gia công chế tạo băng tải PVC thân Nhật Minh Công ty TNHH nhôm, Điều chỉnh tốc độ vô cấp Công ty TNHH HAL Việt Nam RFTECH Bắc Ninh 2012 2012 2012 2012 2012 X ây dự ng , ch ế tạ o và lắ p đặ t kh o Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 5 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền ch ứa hà ng và kh u vự c hú t th uố c dà nh ch o nh ân vi ên tro ng nh à m Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 6 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền áy Công ty TNHH Gia công chế tạo bàn thao tác FLEXCOM VINA Công ty TNHH Gia công chế tạo băng tải PVC thân nhôm, điều chỉnh tốc độ RFTECH Bắc Ninh Công ty TNHH Gia công chế tạo giá kệ kho hàng Samsung Gia công chế tạo giá kệ và bàn thao tác Gia công lắp đặt sàn gỗ chịu dầu Electronic Việt Nam Công ty TNHH FLEXCOM VINA Công ty YAMAHA Việt Nam Công ty TNHH Chế tạo giá để khuôn Rhythm Precision Việt Nam Công ty TNHH Ohara Lắp đặt hệ thống dây cáp điện Plastics Việt Nam Công ty TNHH Chế tạo xe đẩy Rhythm Precision Việt 2011 2011 2011 2011 2011 2010 2010 2010 Nam Công ty TNHH sản Chế tạo máy lọc xỉ xuất phụ tùng Yamaha 2010 Motor Việt Nam * ĐỐI TÁC CHÍNH: - Văn phòng đại diện công ty Maruka Nhật Bản tại thành phố Hồ Chí Minh - Công ty Canon Việt Nam - Công ty FCC Việt Nam - Công ty Goshi Thăng Long - Công ty FUJPLA Enggineering Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 7 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền - Công ty OHARA Việt Nam - Công ty ASAHI INTECH - Công ty RF Tech Việt Nam - Công ty TOYO DENSO Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 8 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền 1.3. Đặc điểm bộ máy quản lý: 1.3.1. Mô hình tổ chức quản lý chung toàn Công ty: Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Cơ điện tử Phương Anh Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân Phòng kỹ thuật Cơ điện, An toàn 9 Phòng quản lý chất lượng Phân xưởng cơ điện Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận - Hội đồng quản trị là tổ chức cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của giám đốc và những cán bộ quản lý trong công ty - Giám đốc: quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thưc hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. - Phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh và thay mặt giám đốc quyết định các công việc khi giám đốc vắng mặt. - Phòng kế hoạch hành chính: chịu trách nhiệm về tiền lương, về nhân sự, quản trị hành chính. - Phòng kế hoạch kinh doanh: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tiêu thụ của công ty. Nghiên cứu, phân tích thị trường, mở rộng, phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu, xây dựng chiến lược và các kế hoạch bán hàng. - Phòng tài chính kế toán: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về lĩnh vực tài chính, kế toán. Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm. Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty. Thực hiện thu tiền bán hàng quản lý kho quỹ, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra lập hóa đơn, chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kinh phí, tổng hợp báo cáo thống kê. - Phòng kỹ thuật cơ điện, an toàn: chụi trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận các vấn đề về thường trực ISO, các vấn đề về an toàn và quản lý thiết bị. Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 10 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền - Phòng quản lý chất lượng: Chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra cơ lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng cơ điện: Gia công cơ khí và sửa chữa các thiết bị điện. 1.4. Tình hình tài chính của công ty ba năm gần đây Bảng 1-2: Các chỉ tiêu kinh tế của Công ty qua 3 năm 2009-2010-2011 Chỉ Năm 2010 2 DT 2. LNTT 3 2011 4 47,020,860,2 52,288,429 80.00 ,360.00 24,500.0 69,080. 0 2,774,230,75 3,503,324, 4,491,76 6.52 767.12 9,960.00 TNDN 13 1.78 2,490.00 2,080,673,06 2,627,493, 3,368,82 7.39 575.34 7,470.00 8,246,735,57 875,831,19 1,122,94 13,197,619 2,268,90 Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 2010 (%) (+/-) (6=5/2 *100) 56,147,1 5,267,5 693,557,689. 5. Σ TS (+/-) (5=3-2) 3. Thuế 4. LNST năm 2009 2009 1. Tổng năm 2010 so với năm 2011 so với tiêu 1 Chênh lệch ĐVT: VND Chênh lệch 11 4,010.6 0 11.20 5 27.51 00) 95,140. 7.38 26.28 988,44 5,192.8 28.21 8 247,11 26.28 5 546,82 0,507.9 (7=4-3) /3*1 00 182,27 3,502.6 (8=7 3,858,6 00 729,09 (%) 1,298.2 2 741,33 26.28 3,894.6 2,681,9 6 25.50 Trường ĐH Kinh tế Quốc 28.2 1 28.2 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền 3.00 (NV) 10,515,645,3 ,441.00 9,791.00 6,772,727,30 7,189,657, 7,500,43 4.00 909.00 8,229.00 74,077. 00 64.00 6. Vôn CSH 416,93 0,605.0 phải trả 4,428,436,42 5,225,184, 0,817.00 6.00 923.00 796,748, lao động 9. TN bình 32 2,860,000.00 40 48 3,360,000. 4,060,00 00 0.00 quân 0,320.0 4.32 0 1,309,4 17.99 95,894. 25.06 00 497.00 8. Σ Sô 6.16 0 6,534,68 7. Nợ 310,78 8 25 8 500000 17.48 700000 20 20.8 Từ bảng số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu năm 2010 so với năm 2009 tăng hơn 5 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng là 11.2 %, năm 2011 so với năm 2010 tăng hơn 3 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng là 7.38 %. Chứng tỏ công ty không ngừng nổ lực đàm phán tìm kiếm mở rộng các mối quan hệ kinh tế nhằm tăng doanh thu đồng thời cũng thể hiện chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao, tạo dựng được uy tín trên thị trường. Lợi nhuận sau thuế của năm 2010 so với năm 2009 tăng hơn 500 triệu đồng, tương ứng tốc độ tăng là 26.28 %, năm 2011 so với năm 2010 tăng hơn 700 triệu đồng, tương ứng tốc độ tăng 28.21 %. Điều này cho thấy công ty đang đạt hiệu quả kinh doanh tốt. Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 12 Trường ĐH Kinh tế Quốc 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Qua các chỉ tiêu trên ta có thể thấy: Trong quá trình hoạt động, công ty thực hiện phương châm kinh doanh có hiệu quả, có lãi để tích lũy tái sản xuất mở rộng, đảm bảo không ngừng nâng cao đời sống người lao động. Thực tế, công ty đã có nhiều cố gắng khắc phục khó khăn, từng bước mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, tiếp cận cái mới, học hỏi kinh nghiệm doanh nghiệp bạn. Với cách làm này, công ty đã tạo ra cho mình thị trường tương đối ổn định, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động (thu nhập bình quân 3 năm 2009, 20010, 2011 đều tăng ổn định). Lợi nhuận hàng năm của doanh nghiệp luôn có chiều hướng ra tăng chứng tỏ công ty đã có những bước đi đúng đắn để phát triển công ty và cũng nâng cao được thu nhập cho người lao động. Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 13 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền CHƯƠNG 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CƠ ĐIỆN TỬ PHƯƠNG ANH 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần cơ khí cơ điện tử Phương Anh tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Sơ đồ 2-1. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán Kế toán tiền Kế toán bán hàng Kế toán vật tư, TSCĐ lương Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân Thủ kho 14 Trường ĐH Kinh tế Quốc Thủ quỹ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền  Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Phòng kế toán có 08 người, đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng và mỗi bộ phận kế toán được phụ trách bởi 1 nhân viên kế toán phần hành riêng và có 1 thủ quỹ, công việc của từng kế toán được phân công cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng, chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động, có chức năng hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán; trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc và chịu trách nhiệm về thông tin mà mình cung cấp. - Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra số liệu của các kế toán viên rồi tổng hợp số liệu báo cáo quyết toán theo quý. Tập hợp chi phí xác định doanh thu, hạch toán lãi lỗ và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định về chứng từ kế toán của bộ tài chính quy định. Sau đó, tiến hành lập chứng từ thanh toán trình kế toán trưởng và lãnh đạo duyệt. Ghi chép tổng hợp và chi tiết các tài khoản vay, công nợ. Làm công tác thanh toán quốc tế, kiểm tra và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng. - Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ về số lượng, chất lượng, giá trị cảu TSCĐ. Từ đó, hạch toán vào sổ chi tiết để quản lý chặt chẽ việc sử dụng, mua bán, sửa chữa, thanh lý, khấu hao TSCĐ. Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 15 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền - Thủ kho: Quản lý ghi chép về tình hình xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp, đồng thời phải kiểm kê theo phương pháp đã chọn - Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ lập bảng thanh toán lương cho nhân viên toàn công ty, là người trích các khoản bảo hiểm xã họi, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… theo quy định của nhà nước. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo giá trị tiền đã ghi trên phiếu thu và phiếu chi. 2.2. Tổ chức hình thức kế toán 2.2.1. Một sô quy định chung Công ty cổ phần cơ điện tử Phương Anh áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. - Công ty áp dụng kỳ kế toán theo quý - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thức vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ) - Phương pháp tính thuế GTGT: nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ quy định trong Luật thuế GTGT. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. 2.2.2. Vận dụng tổ chức hệ thông tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản gồm 9 loại tài khoản trong bảng và 1 loại ngoài bảng cân đối kế toán. Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và chi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 16 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng, kế toán rất linh hoạt trong việc sử dung tài khoản dựa trên nền cơ sở là tài khoản cấp 2, 3. 2.2.3. Vận dụng tổ chức chứng từ kế toán * Các loại chứng từ công ty sử dụng: Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ ban hành của Bộ tài chính. Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế nên nó phải đảm bảo đầy đủ thông tin và thông tin phải chính xác. - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiều chi - Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng... - Chứng từ tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, Phiếu làm thêm giờ... - Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ... - Chứng từ về tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho * Trình tự luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán thường xuyên vận động và vận động liên tiếp từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập đến khâu lưu trữ. - Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ. Chứng từ phải lập theo mẫu do nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan mới được coi là hợp lệ, hợp pháp. + Phiếu thu chi: do kế toán lập thành 2 liên, sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt (và cả thủ trưởng đơn vị duyệt –đối với phiếu chi). Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 17 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền nộp (hoặc người nhận tiền). Cuối ngày toàn bộ phiếu thu chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. + Hóa đơn GTGT: gồm 3 liên. 1 liên bộ phận bán hàng giữ( lưu tại gốc), 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán, 1 liên giao cho cơ quan thuế. + Phiếu xuất kho: gồm 3 liên. 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán. - Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. 2.2.4. Vận dụng tổ chức sổ kế toán Tại công ty cồ phần Cơ điện tử Phương Anh, hình thức ghi sổ được áp dụng theo hình thức kế toán“ nhật ký chung ”. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây hình thức sổ rất phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty và đem lại hiệu quả cao. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung của công ty: Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 18 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chuyên dùng Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 19 Trường ĐH Kinh tế Quốc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đàm Thị Thanh Huyền Trình tự ghi sổ: Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra định khoản nghiệp vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Nếu dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối tài khoản và các tài khoản tổng hợp. - Sổ nhật ký chung: Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty theo trật tự thời gian. - Sổ cái: Được mở cho các tài khoản cấp 1 để cuối kỳ tổng hợp lên bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính. - Sổ chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 theo dõi chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ tại doanh nghiệp. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu với số liệu tổng cộng với các Bảng tổng hợp chi tiết. Nếu số liệu trùng khớp thì số liệu này sẽ được sử dụng làm cơ sở lập các BCTC theo quy định. 2.2.5. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán: Công ty sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình bao gồm:  Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm).  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh  Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm).  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Lớp KT2 - Khoa K ế Toán dân 20 Trường ĐH Kinh tế Quốc