Tài liệu Báo cáo kiến tập tại doanh nghiệp công ty vân anh

  • Số trang: 35 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 96 |
  • Lượt tải: 0
quangtran

Đã đăng 3721 tài liệu

Mô tả:

Lời mở đầu Có thể khẳng định, một trong những hạn chế lớn nhất của nhiều SV khi bước ra từ giảng đường ĐH để bắt đầu lập nghiệp đó là sự bị động, thiếu khả năng thích ứng với môi trường thực tế. Lý giải cho thực trạng này, bên cạnh khoảng cách giữa thực tế với những kiến thức trong trường ĐH, phải kể đến cơ hội trải nghiệm của SV còn hạn chế, đặc biệt với những SV không năng động tham gia những hoạt động ngoại khóa, tìm kiếm công việc làm thêm. Đây là lý do Đợt kiến tập giữa khóa được Nhà trường tổ chức cho tất cả các SV sau khi hoàn thành chương trình năm 3. Thời gian kiến tập tuy chỉ kéo dài trong vòng hơn 1 tháng cũng không phải là ít để những SV tích cực có cơ hội “tập dượt” trước khi bước vào công việc thực sự sau khi ra trường. Kiến tập tại một Cơ quan, Doanh nghiệp, Tổ chức…như một nhân viên, mỗi SV được dịp quan sát, học hỏi tích lũy kinh nghiệm, đồng thời nhận ra điểm mạnh điểm yếu của bản thân để phát huy hay khắc phục. Nhận thức được ý nghĩa của đợt Kiến tập giữa khóa, bản thân em ngay từ đầu đã xác định sẽ thực hiện một cách tự giác, chủ động nhất để chuẩn bị tốt hơn nữa cho thời gian ra trường sắp tới bớt bỡ ngỡ. Đơn vị kiến tập của em là Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ XK Vân Anh tại TP Hải Dương-một doanh nghiệp hoạt động được gần 20 năm trong lĩnh vực sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ phục vụ xuất khẩu với mong muốn được tiếp cận thực tế với các nghiệp vụ XNK tại đây. Bản báo cáo kiến tập này được hoàn thành sau quá trình làm việc nghiêm túc, nỗ lực của bản thân em. Tuy nhiên, do kiến thức chưa được sâu sắc, kinh nghiệm chưa nhiều nên khó tránh khỏi sai sót nhất định. Em rất mong sẽ nhận được sự phê bình góp ý từ Cô và các bạn để hoàn thiện hơn. Hà Nội, tháng 8/2012 SV: Nguyễn Ngọc Minh 1 Mục lục Chương 1. Giới thiệu nơi kiến tập ......................................................................................... 4 1. Giới thiệu về doanh nghiệp ..................................................................................... 4 1.1 Sự ra đời của DN ..................................................................................................... 4 1.2 Quá trình phát triển của DN .................................................................................... 4 1.3 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp .......................................................................... 5 1.4 Sản phẩm và thị trường chính của DN .................................................................... 5 2. Giới thiệu về Phòng XNK cty Vân Anh ................................................................. 7 Chương 2. Mục tiêu của đợt kiến tập..................................................................................... 7 1. Tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế ............................................................... 7 2. Thực hành trau dồi các kỹ năng thiết yếu .............................................................. 8 3. Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh XNK của DN ..................... 8 4. Làm quen với các nghiệp vụ XNK của công ty ...................................................... 9 5. Quan sát thực tế quy trình xếp dỡ hàng hóa. ........................................................... 9 Chương 3. Các công việc đã được giao trong đợt kiến tập .................................................. 10 1. Đọc một số tài liệu về cty ...................................................................................... 10 2. Nghe trưởng phòng XNK giới thiệu chung về: Phương tiện tìm kiếm khách hàng và quảng bá DN, Phương thức XK (vận chuyển đường biển) ........................................ 11 3. Tìm hiểu về hoạt động thương mại điện tử của cty............................................... 11 4. Tham khảo nội dung một số email trao đổi giữa phòng XNK với khách hàng .... 12 5. Tìm hiểu về các điều kiện thương mại quốc tế của cty. ........................................ 13 6. Theo cán bộ cty xuống các xưởng SX khảo sát tình hình làm việc và tiếp nhận ý kiến của công nhân viên. ................................................................................................. 13 7. Tiến hành biên tập lại nội dung website của cty bằng tiếng Anh ......................... 14 8. Dựa trên bảng lịch trình tàu và tình hình yêu cầu thực tế để chọn ra con tàu phù hợp cho lô hàng xuất tiếp theo của cty. ........................................................................... 14 9. Tham khảo các chứng từ thực tế được DN sử dụng trong hoạt động XNK và kinh doanh… ........................................................................................................................... 14 10. Lập Packing list (Phiếu đóng gói) ......................................................................... 15 11. Lập Hóa đơn (Invoice) ............................................................................................ 16 12. Nhóm nguyên phụ liệu NK để phục vụ việc khai báo Hải quan. .......................... 17 13. Quan sát thao tác khai báo Hải quan và kê khai Hải quan .................................... 17 14. Cập nhật đơn giá của các mã hàng gia công ......................................................... 18 2 15. Quan sát các bước xếp hàng thành phẩm lên container ........................................ 19 17. Theo dõi quá trình xếp hàng XK lên container ..................................................... 20 18. Tính toán thanh khoản từng nguyên vật liệu bằng Excel ...................................... 21 19. Lập bảng chấm công của cán bộ CNV cty vào cuối tháng ................................... 21 20. Lập bảng theo dõi công tác của cán bộ cty vào cuối tháng ................................... 22 Chương 4. Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình kiến tập .......................................... 22 1. Thuận lợi: .............................................................................................................. 22 1.1 Nơi kiến tập.................................................................................................... 22 1.2 Môi trường làm việc tại cty kiến tập .............................................................. 23 Khó khăn: .............................................................................................................. 24 2. 2.1 Sự bỡ ngỡ khi làm việc trong môi trường thực tế .......................................... 24 2.2 Hạn chế trong việc sử dụng các kỹ năng văn phòng cơ bản .......................... 24 2.3 Tính chất công việc phức tạp ......................................................................... 24 Chương 5: Đánh giá đợt kiến tập ......................................................................................... 25 1. Tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc tại một cty ........................................... 25 2. Trau dồi các kỹ năng, phẩm chất thiết yếu của một nhân viên ............................. 26 3. Trau dồi, đào sâu những kiến thức về XNK ......................................................... 27 4. Những điểm thiếu sót của cá nhân ........................................................................ 28 Chương 6. Kinh nghiệm tích lũy sau đợt kiến tập ............................................................... 29 1. Khoảng cách giữa kiến thức được học và thực tế công việc. ................................ 29 2. Tầm quan trọng của khả năng xử lý công việc linh hoạt. ..................................... 30 3. Hạn chế của bản thân: thiếu kiên nhẫn, hay vội vàng. .......................................... 30 4. Trong công việc cần có thái độ cầu thị, tinh thần học hỏi các đồng nghiệp ......... 31 Chương 7. Cảm nhận và đề xuất của bản thân qua đợt kiến tập .......................................... 31 1. Cảm nhận của bản thân ......................................................................................... 31 2. Đề xuất .................................................................................................................. 32 3 Chương 1. Giới thiệu nơi kiến tập 1. Giới thiệu về doanh nghiệp 1.1 Sự ra đời của DN Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ xuất khẩu Vân Anh là một doanh nghiệp tư nhân, có tên giao dịch quốc tế là VANANH HANDICRAFT AND ART ARTICLES EXPORT ENTERPRISE, thường gọi tắt là ARTEX VANANH, có trụ sở tại Km52, Quốc lộ 5A, Phường Cẩm Thượng, Thành phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương. Xí nghiệp là doanh nghiệp độc lập, tự hạch toán kinh tế, tự chủ về tài chính và hoạt động theo quy định của pháp luật. XN TCMN XK Vân Anh được thành lập ngày 20/09/1995 theo giấy phép kinh doanh số 017699 do Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng cấp (nay là tỉnh Hải Dương). Hoạt động chủ yếu của xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu. 1.2 Quá trình phát triển của DN Năm 1995, xí nghiệp được thành lập với tên gọi là Xí nghiệp tư nhân Vân Anh, vốn đầu tư ban đầu là 50.000.000 VN đồng (50 triệu VN đồng), ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ (đồ mây, tre, đay, cói; thêu ren, móc). Ngày 02/05/1997, xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ xuất khẩu Vân Anh như hiện nay theo quyết định số 602/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân Tỉnh Hải Dương. Ngày 18/07/2003, do nhu cầu hoạt động kinh doanh mở rộng, xí nghiệp quyết định tăng vốn đầu tư lên 1.000.000.000 VN đồng (01 tỷ VN đồng). Ban giám đốc quyết định mở rộng ngành nghề kinh doanh, cụ thể là: Sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, các sản phẩm từ song mây, tre, trúc, nứa; mua bán chế biến sản xuất gỗ; gia công hàng ribbon, phong thiếp. Hàng năm, Artex Vân Anh liên tục cập nhật xu hướng thị trường để nghiên cứu, đưa ra các sản phẩm mới với mẫu mã đa dạng và chất lượng được cải tiến, dần 4 chiếm được lòng tin của khách hàng quốc tế và chỗ đứng trên thị trường hàng thủ công mỹ nghệ XK. 1.3 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp Tính đến tháng 6 năm 2011, xí nghiệp gồm có 401 lao động, với mức lương trung bình là 2.567.890 đồng/người/tháng. Trong đó có 370 công nhân và 31 cán bộ. Bộ máy tổ chức của xí nghiệp gồm có: Phòng Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Xuất nhập khẩu, Phân xưởng phong thiếp, Phân xưởng ribbon, Phân xưởng gỗ, Tổ bảo vệ. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.4 Sản phẩm và thị trường chính của DN -Sản phẩm: Sản phẩm của Artex Vân Anh được sản xuất bởi ba phân xưởng: +Phân xưởng ribbon: gia công hàng ribbon cho khách hàng Nhật Bản 5 +Phân xưởng phong thiếp: gia công phong thiếp cho thị trường Nhật Bản. +Phân xưởng gỗ: sản xuất các sản phẩm mỹ nghệ làm từ nguyên liệu gỗ khảm trai khác phục vụ xuất khẩu sang nước ngoài. Sản phẩm của doanh nghiệp có chất lượng cao, phục vụ cho nhu cầu đa của thị trường trong nước cũng như thế giới. Với XN TCMN XK Vân Anh, chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu với nguyên liệu chất lượng cao, trình độ gia công tinh xảo và mẫu mã luôn cập nhật theo xu hướng thị trường. Các mặt hàng do Artex Vân Anh sản xuất đã và đang được ưa chuộng trong và ngoài nước. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng XN TCMN XK Vân Anh đã có một kho chứa và khu trưng bày các mẫu sản phẩm với diện tích hơn 6.000m2 tại trụ sở chính của xí nghiệp. -Thị trường: XN TCMN XK Vân Anh được thành lập từ năm 1995 và đã được nhiều các đối tác và khách hàng nước ngoài biết đến như: Nhật Bản, Hàn Quốc, EU, Úc. Nhật Bản là khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp, vì doanh nghiệp chịu trách nhiệm gia công sản xuất mặt hàng phong thiếp và ribbon cho phía đối tác Nhật Bản. Hàng năm, khách hàng Nhật sẽ cung cấp nguyên vật liệu cho XN gia công và giao hàng cho họ và nhận được tiền công. Ngoài ra Vân Anh còn có các thị trường khác như thị trường EU (Đức, Hà Lan, Pháp, Italia…). Mặt hàng được ưa chuộng nhất tại thị trường này là hàng gỗ mỹ nghệ mà chủ yếu là gỗ khảm trai. Chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp luôn được các khách hàng công nhận. Doanh nghiệp cũng hay nhận được các đơn hàng lẻ, số lượng không nhiều, từ các tổ chức hay cá nhân tại thị trường Úc, Hàn Quốc. Với mục tiêu ngày càng phát triển hơn nữa, phòng Xuất Nhập khẩu của doanh nghiệp vẫn đang tích cực quảng bá và tìm thêm nhiều đối tác hơn nữa cho doanh nghiệp, đặc biệt thông qua công cụ thương mại điện tử vốn đang được sử dụng rộng rãi trong các DN kinh doanh XK hiện nay. 6 2. Giới thiệu về Phòng XNK cty Vân Anh: Do cty Vân Anh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng XK, ngay từ khi cty được thành lập vào năm 1995, phòng XNK đã được xây dựng với các chức năng chủ yếu sau: - Tìm kiếm khách hàng quốc tế thông qua các hoạt động quảng bá, triển lãm, chào hàng… - Duy trì, đẩy mạnh quan hệ với đối tác, khách hàng. - Quan trọng nhất là thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới XK của cty. Hiện tại nhân sự của phòng XK cty Vân Anh gồm: - Anh Vũ Đăng Ban-Trưởng phòng - Anh Nguyễn Hải Đăng-Phó phòng - Chị Hoàng Thị Ngân-Nhân viên - Anh Nguyễn Hoàng Hải-Nhân viên Là phòng ban thực hiện chức năng quan trọng hàng đầu của DN, phòng XNK đã và đang hoạt động tích cực, hiệu quả, góp phần vào sự phát triển của DN. Chương 2. Mục tiêu của đợt kiến tập 1. Tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, từ đó học hỏi nhằm tăng khả năng thích nghi của cá nhân với công việc trong tương lai. Theo quan điểm cá nhân em, mục đích quan trọng nhất của SV tham gia đợt kiến tập là có cơ hội học hỏi trong môi trường thực tế doanh nghiệp. Những kiến thức, kỹ năng được tích lũy trong ba năm học ĐH không thể đáp ứng hoàn toàn yêu cầu của công việc khi tốt nghiệp và làm việc trong thực tế. Giữa những gì được học và thực tế luôn là một khoảng cách không nhỏ, đòi hỏi mỗi SV cần có bản lĩnh, sự nhạy bén linh hoạt để có thể thích nghi với môi trường, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Điểm yếu của phần lớn SV ra trường là sự thụ động, lúng túng khi đối mặt với những gì có phần khác lạ so với kiến thức. Trong đợt thực tập trước đó tại một công ty khác, em nhận thấy nếu thiếu khả năng thích nghi thì sẽ bị động trong công việc. Vì vậy, qua đợt kiến tập, em đề ra mục tiêu quan trọng là tham gia tích 7 cực vào môi trường làm việc để nâng cao sự chủ động và khả năng thích nghi nhằm chuẩn bị tốt trước khi tham gia vào thị trường lao động đầy cạnh tranh. 2. Thực hành trau dồi các kỹ năng thiết yếu ( văn phòng, sắp xếp, làm việc khoa học, quản lý thời gian…) Bên cạnh việc tích lũy kiến thức chuyên môn trong quá trình học tập tại trường ĐH, mỗi SV còn phải chú ý rèn luyện một số kỹ năng mềm phục vụ cho công việc như kỹ năng văn phòng (sử dụng máy vi tính, máy in và photocopy, các phần mềm Office, soạn thảo văn bản…), khả năng quản lý thời gian, kỹ năng tổng hợp-phân tích, sắp xếp mọi thứ sao cho khoa học. Ở trường ĐH, em đã được học một số môn liên quan tới những kỹ năng này như Tin học đại cương, Logic và kỹ năng học tập nghiên cứu khoa học… tuy nhiên mọi thứ mới dừng lại ở lý thuyết là chủ yếu. Để có thể nắm vững và sử dụng một cách thành thạo, cần có một quá trình thực hành. Trong thời gian kiến tập, em đặt mục tiêu trau dồi các kỹ năng trên để có thể làm việc tốt hơn khi ra trường. Đặc biệt là kỹ năng văn phòng sử dụng các phần mềm Office như Word, Excel là những kiến thức em đã quên nhiều, cần phải tìm hiểu lại để sử dụng cho tốt. 3. Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh XNK và đặc trưng, văn hóa của công ty thông qua các số liệu và thực tế. Đây là một trong những mục tiêu đầu tiên cần đạt được trong đợt kiến tập này. Theo em, trước khi làm việc cho một tổ chức hay doanh nghiệp nào, điều trước hết cần tìm hiểu đó là những đặc trưng của doanh nghiệp, Bên cạnh những thông tin cơ bản như: lĩnh vực kinh doanh, quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, kết quả hoạt động kinh doanh… theo em, mỗi nhân viên cần theo sát tình hình hoạt động của DN để nắm chắc bản chất đặc trưng của DN đặc biệt là văn hóa DN là thứ không thể thiếu được nếu muốn hòa nhập và làm việc hiệu quả trong môi trường DN đó. Thời gian kiến tập không dài nhưng việc dành một phần để tìm hiểu về đặc trưng của DN là không thể bỏ qua, cũng giống như sau này ngay từ khi có ý định nộp đơn vào một DN, việc đầu tiên em nghĩ cần làm đó chính là tìm hiểu về DN đó. 8 Thậm chí trong đơn xin việc đã cần thể hiện phần nào hiểu biết về DN, chưa nói tới khi đã được tuyển dụng trở thành nhân viên của DN thì kiến thức này càng không thể thiếu. Qua thời gian làm việc cùng các nhân viên trong phòng XNK của công ty, em hi vọng có thể học hỏi và nắm bắt phần nào về phong cách làm việc, quan hệ giữa các cá nhân và văn hóa DN. 4. Làm quen với các nghiệp vụ XNK của công ty thông qua nghiên cứu chứng từ, quan sát thao tác của nhân viên XNK và thực hành dưới sự hướng dẫn, giám sát của các anh chị. Hiện tại, em đã được trang bị những kiến thức nền tảng về thương mại quốc tế qua một số môn học như Chính sách TMQT và Giao dịch TMQT, đặc biệt là các điều kiện TMQT (Incoterm). Tuy nhiên những hiểu biết này mới dừng lại ở mức lý thuyết đơn thuần và chưa được quan sát trong thực tế, nên mức độ hiểu về bản chất còn hạn chế. Tại Xí nghiệp XK Thủ công Mỹ nghệ Vân Anh là nơi em kiến tập, tuy quy mô không lớn nhưng cũng có hai nghiệp vụ cơ bản được phân xưởng phong thiếp thực hiện đều đặn hàng tuần đó là: nhập khẩu nguyên vật liệu từ Nhật Bản để gia công, và xuất khẩu thành phẩm cho khách hàng Nhật Bản. Chưa kể tới nghiệp vụ xuất khẩu các sản phẩm mỹ nghệ từ gỗ đi các nước EU, Mỹ, Nhật Bản… cũng được thường xuyên thực hiện. Đây là cơ hội quý giá để em có thể quan sát từ đó so sánh thực tế với các kiến thức đã được học, thông qua việc tham khảo các chứng từ được sử dụng trong quy trình XNK, thủ tục Hải quan… và thao tác làm việc của các anh chị trong phòng XNK. Sau khi đã quan sát và quen thuộc với các thao tác này, em mong muốn được thực hành dưới sự hướng dẫn của các anh chị để có thể ghi nhớ tốt hơn và thấy được sự khác biệt giữa kiến thức và thực tế. Quá trình quan sát và thực hành này cũng sẽ giúp em bớt lạ lẫm với các chứng từ, thủ tục, phần mềm Hải quan điện tử-có ích nếu em làm về XNK sau này. 5. Quan sát thực tế quy trình xếp hàng hóa của công ty lên container. Hàng tuần Cty xuất đi một container hàng thành phẩm sau khi đã gia công cho khách hàng. Xe của hãng vận tải tới xưởng để nhận hàng xếp lên container chở ra cảng Hải Phòng để xuất đi Nhật bằng phương thức vận tải đường biển. Quá trình 9 xếp hàng lên container liên quan tới việc đánh ký mã hiệu các kiện hàng, theo dõi đảo bảo số lượng kiện hàng đúng mã số được xếp lên container sao cho tiết kiệm không gian nhất…Đây là dịp để em hiểu thêm về thực tế của quy trình xếp dỡ hàng hóa đã được học trong môn Giao dịch Thương mại quốc tế. Chương 3. Các công việc đã được giao trong đợt kiến tập 1. Đọc Company profile và một số tài liệu quảng bá, website công ty để có hiểu biết toàn diện về nơi kiến tập. Các thông tin này bao gồm: tên DN, thông tin liên hệ, năm thành lập, loại hình DN, ngành nghề kinh doanh, quy mô DN, các sản phẩm chủ đạo, doanh thu hàng năm, các thị trường xuất khẩu chính, phương thức thanh toán, thời gian đáp ứng hợp đồng. Đây là những thông tin cơ bản nhất mà mỗi nhân viên trong công ty cần phải nắm được. Thông qua tài liệu giới thiệu, em được biết Xí nghiệp XK Thủ công mỹ nghệ Vân Anh được thành lập đã 17 năm, quy mô DN tuy không lớn nhưng hoạt động kinh doanh hiệu quả đem lại công ăn việc làm cho trên 200 công nhân, hàng hóa được xuất đi đều đặn hàng tuần cho phía khách hàng lâu năm Nhật Bản. Có được điều này là kết quả của ý thức của mỗi cán bộ, nhân viên, công nhân làm sao để tạo ra những sản phẩm thủ công mỹ nghệ mẫu mã độc đáo, chất lượng tiêu chuẩn; giữ gìn tạo dựng uy tín của DN trong việc thực hiện hợp đồng và yêu cầu của khách hàng. Quan hệ với phía đối tác luôn được bộ phận Khách hàng duy trì củng cố liên tục, thu hút nhiều khách hàng mới cho cty hàng năm, đồng thời thắt chặt quan hệ với các bạn hàng sẵn có. Hàng năm, Vân Anh cho ra mắt 40-50 mẫu sản phẩm mới nhằm đáp ứng thị hiếu của khách hàng vốn luôn thay đổi và ngày càng khắt khe hơn trong yêu cầu về chất lượng, độ an toàn, nguồn gốc sản phẩm, tính thân thiện với môi trường. Bên cạnh đó, cty luôn chủ động tích cực quảng bá hình ảnh của mình qua các phương tiện như internet, truyền hình; tham dự các hội chợ thủ công mỹ nghệ tổ chức hàng năm trong và ngoài nước; gia nhập một số tổ chức chuyên môn như VCCI (Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam), 10 VietCraft. Đội ngũ nhân công của công ty khá trẻ và khéo léo trong từng thao tác, làm việc năng suất và trách nhiệm. 2. Nghe trưởng phòng XNK giới thiệu chung về: Phương tiện tìm kiếm khách hàng và quảng bá DN, Phương thức XK (vận chuyển đường biển) Tại Vân Anh Artex, các công cụ chủ yếu được phòng Xuất nhập khẩu sử dụng để quảng bá cho DN là: quảng cáo trên kênh Truyền hình Hải Dương vào khung giờ buổi tối với thời lượng 2 phút/ngày, quảng cáo qua website: www.Vietcraft.com, qua sàn giao dịch TMĐT http://artexvananh.trustpass.alibaba.com/. Alibaba ở địa chỉ: Một phương tiện khác cũng đem lại nguồn khách hàng đang kể đó là các hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ được tổ chức hàng năm trong và ngoài nước. Do địa điểm sản xuất của cty là TP Hải Dương nên phương thức vận chuyển hàng hóa xuất khẩu được sử dụng là đường biển tại cảng Hải Phòng. 3. Tìm hiểu về hoạt động thương mại điện tử của công ty trên sàn giao dịch TMĐT Alibaba.com. Nhận thức được tiềm năng của TMĐT, bộ phận Kinh doanh của cty đã sớm đăng ký Vân Anh làm thành viên của sàn giao dịch TMĐT Alibaba.com tại địa chỉ: http://artexvananh.trustpass.alibaba.com/ để giới thiệu về cty, cung cấp các thông tin về sản phẩm, liên hệ, là kênh tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp. Tại trang địa chỉ này, các sản phẩm thủ công được sắp xếp vào các nhóm như: khung ảnh, giá cắm nến, lọ hoa, gương treo tường, bát đĩa, thảm trải bàn…và cập nhật liên tục. Thông tin về mỗi sản phẩm đầy đủ: Tên, mã số, mô tả chi tiết kèm hình ảnh thực tế, giá FOB, nguyên liệu, phương thức thanh toán&vận chuyển, thời gian giao hàng,…Bằng một vài thao tác, những người quan tâm tới sản phẩm có thể liên hệ nhanh chóng với cty qua email hoặc điện thoại. Hiện tại Artex Vân Anh là thành viên năm thứ tư của Alibaba, thực tế thời gian qua đã cho thấy đây là công cụ hữu hiệu trong việc quảng bá, giao dịch với khách hàng, đem lại không ít bạn hàng trên khắp thế giới, đặc biệt là khu vực EU và Nhật Bản. Do đặc thù của mặt hàng thủ 11 công mỹ nghệ là giá trị cao và khách hàng nước ngoài đặt với số lượng lớn nên các cách quảng cáo thông thường như đặt banner không đem lại hiệu quả cao nên không được cty sử dụng. Sau khi tham khảo trang Alibaba của DN và cân nhắc kỹ lưỡng mọi điều kiện giá cả, thanh toán, vận chuyển… người mua mới liên hệ và sau đó đi tới quyết định đặt hàng hay không. 4. Tham khảo nội dung một số email trao đổi giữa phòng XNK với khách hàng (trả lời thư hỏi hàng, giao dịch, duy trì quan hệ) so sánh với những kiến thức đã học để thực hành viết lại. Em đã được Trưởng phòng XNK cho tham khảo nội dung một số thư điện tử trao đổi với các khách hàng sẵn có và những người quan tâm tới sản phẩn của cty. Có thể chia các email này theo nội dung như sau: -Các email trả lời thắc mắc, yêu cầu cung cấp thêm chi tiết về sản phẩm, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,… -Các email trả lời thư hỏi hàng (Enquiry) của những khách hàng quan tâm tới sản phẩm, đàm phán thỏa thuận về những ưu đãi có thể dành cho khách hàng, một số điều chỉnh nhất định theo yêu cầu của khách. -Các email duy trì quan hệ với các bạn hàng từng giao dịch với cty, mang tính chất thăm hỏi, xã giao. -Các email mang tính chất nhắc nhở, thuyết phục gửi tới những đối tượng đã gửi mail quan tâm tới sản phẩm và được trả lời nhưng sau đó một thời gian vẫn không thấy gửi đơn đặt hàng. Tuy một số thư này đã được học trong môn Tiếng Anh chuyên ngành, trên thực tế em nhận thấy cả người gửi và người nhận đều sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn mang tính chất giao tiếp chứ không theo một khuôn mẫu nhất định. Như vậy trong thực tế kinh doanh, đôi khi các nguyên tắc, kiểu cách trong thư tín được giản lược để tiết kiệm thời gian, miễn là đảm bảo nội dung sao cho hai bên đều đạt được mục đích trao đổi của mình. 12 5. Tìm hiểu kỹ hơn về điều kiện thương mại quốc tế được sử dụng trong XNK của cty. Cũng giống như nhiều DN Việt Nam khác, cty sử dụng điều kiện phổ biến là: nhận nguyên liệu nhập khẩu của phía Nhật theo điều kiện C.I.F Hải Phòng (nhận nguyên liệu tại cảng Hải Phòng) và xuất khẩu hàng thành phẩm Phong thiếp sau khi gia công theo điều kiện F.O.B Hải Phòng. Điều kiện F.O.B cũng được áp dụng đối với xuất khẩu các sản phẩm của cty còn lại như: lọ hoa, gương treo tường, giá cắm nến, bình cảnh… Cty có thể thực hiện mọi điều kiên giao hàng theo Incoterm, tuy nhien cty luon xây dựng giá FOB cho sản phẩm để làm cơ sở báo giá cho thị trường toàn thế giới, với mỗi đơn hàng, số lượng hàng , vị trí giao hang cụ thể cty có thể chào giá CIF nếu khách hang có nhu cầu. Bên cạnh DN còn áp dụng điều kiện EXW (Giao hàng tại xưởng) cho một số hợp đồng mà khách hàng có khả năng tự thực hiện các thủ tục xuất khẩu, tuy nhiên rất ít khách hàng sử dụng điều kiện này. 6. Theo cán bộ cty xuống các xưởng SX khảo sát tình hình làm việc và tiếp nhận ý kiến của công nhân viên. Đây là việc mà mỗi sáng thứ Hai đầu tuần cán bộ cty đều thực hiện. Mục đích là để nắm bắt liên tục tình hình lao động SX của các xưởng sao cho hoạt động cty luôn được đảm bảo trong điều kiện tốt nhất, tránh các tình huống bị động ảnh hưởng tới việc thực hiện đơn hàng. Bên cạnh đó, sự quan tâm tận tình của cty được thể hiện qua đây cũng góp phần động viên, nâng cao tinh thần lao động, cải thiện mối quan hệ của xí nghiệp với công nhân viên. Một số vấn đề em đã ghi nhận trong quá trình theo cán bộ cty đi thăm các xưởng SX như: Máy gấp phong bao hay bị kẹt trong khi vận hành, Quạt thông gió trong nhà xưởng có 2 chiếc bị hỏng không quay được gây bí hơi, Suất cơm trưa của CN được đem tới khi không còn nóng… 13 7. Tiến hành biên tập lại nội dung website của cty bằng Tiếng Anh cho chuẩn xác để gửi lại cho trưởng phòng XNK update lại. Website của cty đã được tạo cách đây vài năm và qua một vài lần chính sửa về nội dung và hình thức, tuy nhiên đôi chỗ vẫn còn một vài lỗi về phần biên dịch tiếng Anh. Em đã được giao khắc phục các lỗi này để gửi lại cho bộ phận Kinh doanh xem xét và cập nhật. 8. Dựa trên bảng lịch trình tàu chuyến của hãng tàu và tình hình yêu cầu thực tế để chọn ra con tàu phù hợp cho lô hàng xuất tiếp theo của cty. Đây là một trong những công việc đầu tiên mà em được giao do tính chất đơn giản. Dựa trên bảng lịch trình tàu chuyến do hãng tàu NamSung cung cấp và yêu cầu xuất hàng thành phẩm vào mỗi thứ Năm hàng tuần cho khách hàng lâu năm ở Nhật Bản, em chọn ra những chuyến tàu vận chuyển hàng phù hợp. Trên bảng lịch trình có tên, mã hiệu các con tàu, cảng đi-thời gian đi, các cảng đến-thời gian đến. Do đây là một khách hàng cố định nên cảng đến luôn là cảng Iyomishima (mã hiệu IYO). Thời gian tàu đi từ cảng Hải Phòng tới cảng Iyomishima là 7-9 ngày, tùy con tàu. Sau khi chuyến tàu phù hợp đã được chọn ra, phòng XNK sẽ gửi Booking note (giấy gửi hàng đường biển) cho hãng tàu để lấy số container và số chì phục vụ lập Packing list (phiếu đóng gói). 9. Tham khảo các chứng từ thực tế được DN sử dụng trong hoạt động XNK và kinh doanh: Kế hoạch xuất hàng, Booking note, Bill of lading, Invoice, Packing List, Tờ khai và phụ lục tờ khai Hải quan… Đây là bước đầu tiên trước khi được tiếp xúc với các nghiệp vụ XNK của DN. Trong số những chứng từ này, em mới được học về Bill of Lading và Packing list. Mỗi giấy tờ trên đều đòi hỏi độ chính xác khi khai báo và nhập dữ liệu. - Kế hoạch xuất hàng là cơ sở để quản lý quá trình sản xuất của cty. - Packing list (Phiếu đóng gói) và Invoice (Hóa đơn thương mại) là hai giấy tờ được sử dụng trong khi xuất khẩu hàng. - Tờ khai hải quan và Phụ lục tờ khai hải quan là hai chứng từ quan trọng về mặt pháp lý. 14 - Booking note (Giấy gửi hàng đường biển) là hợp đồng chuyên chở giữa hãng tàu và cty. - Bill of Lading (Vận đơn) là chứng từ sở hữu hàng hóa, sẽ được gửi cho khách hàng sau khi được chấp nhận thanh toán. 10. Dựa trên Bảng Kế hoạch xuất hàng, lập Packing list (Phiếu đóng gói) Kế hoạch xuất hàng của phân xưởng Phong thiếp cho khách hàng Nhật Bản gồm chi tiết số lượng của từng mã thành phẩm yêu cầu xuất đi trong mỗi tuần của tháng. Có khoảng 40-50 mã hàng được xuất đi, mỗi mã được đựng trong một loại thùng carton khác nhau về hình dạng, ký mã hiệu bên ngoài. Dựa trên số lượng từng mã hàng cần xuất đi trong từng tuần và đặc điểm thùng carton tương ứng, cần tính toán số lượng thùng carton sử dụng cho từng mã, thế tích, khối lượng để phục vụ cho quá trình xếp hàng lên container. Để lập bảng Packing list, em sử dụng công cụ Microsoft Excel. Nhập tên mã hàng, số lượng, kích thước thùng, số lượng đóng gói/1 thùng của mỗi loại thùng carton và sử dụng công thức, Excel tự động tính toán ra số thùng carton cần dùng cho từng mã hàng, khối lượng và thể tích. Đặc biệt quan trọng là số lượng thùng carton (liên quan tới việc đánh số thùng và kiểm kê khi xếp hàng lên container) và thể tích các thùng carton (tổng thể tích các carton không được vượt quá 27m3 để đóng vừa trong 1 container) 15 11. Dựa trên Packing list và Bảng đơn giá, lập Hóa đơn (Invoice) Sử dụng phần mềm Excel, dựa trên số lượng từng mã hàng và đơn giá của từng mã hàng để tính được giá thành của từng mã hàng trong đơn hàng xuất đi hàng tuần và tổng giá trị của đơn hàng. Công việc này tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn xác, cẩn thận do có nhiều mã hàng khác nhau với mức đơn giá tương đối xấp xỉ nhau. 16 12. Nhóm nguyên phụ liệu NK để phục vụ việc khai báo Hải quan về lô nguyên vật liệu NK từ Nhật. Trong bảng Packing list được gửi kèm với lô hàng nguyên liệu nhập từ Nhật để gia công hàng tuần, các mã nguyên liệu được sắp xếp một cách ngẫu nhiên bằng tiếng Nhật, gồm khoảng 40-60 mã, mỗi mã có tên, số lượng, giá đơn vị, khối lượng,… riêng. Trước khi khai báo Hải quan về lô hàng NK nguyên liệu này, Nhân viên XNK có nhiệm vụ phân loại tất cả các mã nguyên liệu trong Packing list vào các nhóm khác nhau như: Sợi giấy, băng dính carton, giấy làm bao giấy, bao giấy cắt sẵn, cuộn dây chun, họa tiết trang trí, giấy trang trí, tem dán. Để nhóm được các nguyên phụ liệu nhập khẩu này, em sử dụng phần mềm Excel và bảng đối chiếu có sẵn để đưa mỗi mã nguyên liệu vào nhóm thích hợp. Sau khi các nguyên liệu đã được phân nhóm hoàn thiện vào bảng Excel, bảng này sẽ được sử dụng để khai báo Hải quan cho lô hàng nguyên liệu NK này. 13. Quan sát thao tác khai báo Hải quan và kê khai Hải quan Để khai báo Hải quan, nhân viên XNK cty sử dụng phần mềm Hải quan điện tử được cấp cho riêng DN. Nội dung khai báo (Tờ khai NK) gồm nhiều mục: tên và địa chỉ của người XK&người NK, Loại hình NK, Số hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phương tiện vận tải, Tên phương tiện vận tải, Số Vận đơn, Nước XK-Cảng xếp hàng, Nước NK-cảng dỡ hàng, Đồng tiền thanh toán, Tỷ giá tính thuế. Đặc biệt là danh sách hàng khai 17 báo-đã thu được sau khi nhóm nguyên vật liệu theo từng nhóm ở trên. Phần mềm cho phép nhập liệu từ file excel bằng thao tác đơn giản. Việc khai báo Hải quan về lô hàng nguyên liệu NK từ Nhật nhằm giúp cơ quan Hải quan có thể kiểm soát, quản lý việc gia công của DN có đảm bảo sử dụng đúng mục đích lượng nguyên liệu NK hay không, tránh tình trạng tuồn nguyên liệu ra ngoài bán, hoặc không sử dụng đúng định mức khi gia công sản phẩm. 14. Cập nhật đơn giá của các mã hàng gia công Các sản phẩm của xưởng Phong thiếp tại cty được một khách hàng Nhật Bản đặt gia công liên tục. Hàng tháng, họ gửi lô nguyên liệu sang để cty gia công thành sản phẩm cuối cùng. Do vậy giá thành của sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào giá thành nguyên vật liệu. Mỗi khi giá nguyên liệu của Nhật có thay đổi, đơn giá của thành phẩm sau gia công cũng cần được thay đổi phù hợp. Chưa kể hàng năm giá thành cũng thường được điều chỉnh tăng 10%. 18 Việc cập nhật đơn giá liên quan tới rất nhiều công việc khác sau đó như: tính toán giá trị đơn hàng XK hàng tuần, Lập Hóa đơn (Invoice), tính toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận của DN…nên rất quan trọng. Mỗi khi phía Nhật gửi email thông báo thay đổi đơn giá nguyên liệu, bộ phận sản xuất của cty lập tức tính toán thống nhất đơn giá mới cho thành phẩm. Nhiệm vụ của em là cập nhật đơn giá cho các mã hàng được điều chỉnh. Theo quan sát, mỗi tuần có 4-5 mã hàng được thay đổi đơn giá. Việc cập nhật đơn giá được thực hiện trên bảng Đơn giá thành phẩm (dạng file Excel). Bảng đơn giá 15. Quan sát các bước xuất hàng thành phẩm lên container để XK sang Nhật Trước khi được tham gia vào quy trình xuất hàng thành phẩm lên container, em có một ngày để quan sát các bước được thực hiện để nắm chắc. Việc xuất hàng thành phẩm liên quan tới các bộ phận: Kế toán, Kho, Sản xuất, XNK-tất cả các bộ phận này đều có trách nhiệm cử nhân sự tới tham gia vào quy trình để đảm bảo không có nhầm lẫn nào xảy ra, do mỗi lô hàng XK đi gồm rất nhiều mã hàng được chứa trong các thùng carton tương ứng rất dễ gây sai sót về số lượng. Nếu xuất sai 19 mã hàng, khách hàng Nhật Bản sẽ phạt cty, chưa kể nhiều trường hợp phải giao bù ngay cho họ bằng đường hàng không-rất tốn kém. Quy trình xuất hàng thành phẩm diễn ra vào mỗi sáng thứ 5 hàng tuần khi xe container tới trước cửa xưởng kho. Trước đó, mỗi thùng hàng cần được nhân viên XNK đánh số dựa trên bảng Packing list (VD: mã hàng A được chứa trong các thùng #1-5, mã hàng B trong các thùng #6-8…). Sau khi đã được đánh mã số, các thùng hàng được tập kết tại kho theo từng khu vực để thuận tiện cho kiểm kê. Công nhân sẽ vác các thùng hàng theo chỉ định xếp lên container, sao cho đủ số lượng. Trong suốt quá trình xếp hàng, những nhân viên liên quan cầm trên tay Packing list để theo dõi đối chiếu tránh nhần lẫn. 16. Đánh số các thùng carton hàng thành phẩm XK Sau một tuần quan sát và đã nắm dược các bước trong quá trình xuất hàng thành thẩm lên container để XK, em được tham gia vào bước đánh mã số các thùng hàng dựa vào bảng Packing list và tên mã hàng được ghi trên mỗi thùng carton. Chẳng hạn, mã hàng F69SN của lô hàng XK ngày 11/7/2012 (Invoice No.184) gồm 1200 đơn vị, được xếp vào 3 thùng từ #1-#3 (mỗi thùng 400 đơn vị). Cần tìm ra các thùng có ghi mã F69SN ở vỏ thùng để đánh số từ #1-#3. Một điều lưu ý với những mã hàng mà số lượng không thể được đóng gói vào chẵn số thùng carton tương ứng, cần phân biệt mỗi thùng chứa bao nhiêu đơn vị để tránh nhầm lẫn. Chẳng hạn: mã hàng IC-5 có 2185 đơn vị, thùng carton của mã này có dung tích 800 đơn vị/thùng=>phải đóng làm 3 thùng không đều nhau: 02 thùng 800(chẵn) + 01 thùng 585(lẻ), có mã số tương ứng là 18-19-20. Trước đánh số, em phải kiểm tra lại xem thùng nào lẻ, thùng nào chẵn (full) để đánh số phân biệt từng thùng. 17. Theo dõi số lượng từng loại mã hàng trong quá trình xếp hàng lên container để đảm bảo không có nhầm lẫn. Cùng với nhân sự của các bộ phận liên quan, em được tham gia vào theo dõi số lượng các kiện hàng được xếp lên container. Do công nhân xếp hàng có thể không nắm rõ về hình dạng mỗi loại carton và các mã hàng, có thể có sai sót khi xếp hàng 20
- Xem thêm -