Tài liệu Bàn về kế toán thanh toán với người mua

Sinh viên: Nguy ễễn Tiễến Dũng Hướng dẫn: GV. Trương Văn Tú MSV: CQ530661 Lớp: Kế toán tổng hợp 53C Đề cương đề án kế toán : “Bàn về kế toán thanh toán với người mua” Lời mở đầu: Tính cấp thiết của đề tài, lý do lựa chọn đề tài và giới thiệu sơ qua kết cấu đề tài Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua 1.1 Khái quát về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán 1.2 Khái niệm, đặc điểm khoản phải thu của khách hàng 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Đặc điểm 1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua 1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua 1.3.2.1 chứng từ sử dụng 1.3.2.2 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản và sổ sách sử dụng 1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1.3.3.1 Hạch toán chi tiết 1.3.3.2 Hạch toán tổng hợp 1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua có liên quan đến ngoại tệ 1.4.1. Tỷ giá và các quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán 1.4.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua có liên quan đến ngoại tệ 1.5 Ảnh hưởng của kế toán thanh toán với người mua đối với báo cáo tài chính Chương 2: Thực tiễn vận dụng chế độ kế toán thanh toán với người mua trong các doanh nghiệp 2.1 Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua ở Việt Nam 2.2 Áp dụng công nghệ vào kế toán thanh toán với người mua ở Việt Nam Chương 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA 3.1 Đánh giá về kế toán thanh toán với người mua 3.1.1 Những thành công trong lĩnh vực kế toán thanh toán với người mua 3.1.2 Những hạn chế, tồn tại 3.1.2.1 Những tồn tại về xây dựng hệ thống pháp lý, chính sách, chế độ kế toán 3.1.2.2Những tồn tại của các DN khi thực hiện kế toán 3.2 Một số giải pháp đề xuất hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua 3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp đề xuất Tổng kết các kết quả chính của đề án môn học LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu - Một doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng luôn gắn mình trong nhiều mối quan hệ, từ quan hệ với các đối tác, quan hệ với cơ quan Nhà nước cho đến các quan hệ trong chính nội bộ của doanh nghiệp đó. Trong đó, quan hệ với các đối tác có thể là các giao dịch buôn bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, cung cấp nguyên liệu quan hệ với các cơ quan nhà nước thể hiện ở nhiều lĩnh vực như pháp luật, các chính sách, các chế độ, nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật. Quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp có thể là cung cấp vật tư, nguyên vật liệu cho đơn vị cấp dưới, đóng quỹ cho các đơn vị cấp trên, . Trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện nay, lạm phát tăng cao, tỷ giá hối đoái tăng theo, tình hình kinh tế thế giới không mấy khả quan, .do đó đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay gặp nhiều khó khăn. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh phát triển . Vì vậy, kế toán thanh toán luôn được xác định là khâu trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với việc tăng cường và quản lý công nợ là việc làm thực sự cần thiết, có ý nghĩa. Nắm vững các khoản phải thu nói chung và phải thu khách hàng nói riêng nhằm tránh các hao hụt ngân sách, điều chỉnh tình hình tài chính, chủ động trong các giao dịch, duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác, đảm bảo không vi phạm pháp luật, phát triển được các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp. Mặt khác, căn cứ vào các khoản phải thu khách hàng cùng với các khoản phải thu khác ta có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp về khả năng thanh toán, khả năng huy động vốn, tình hình chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán thanh toán cùng vốn kiến thức đã được học ở trường, em đã chọn đề tài “ Kế toán thanh toán với người mua” làm đề án môn học kế toán tai chính doanh nghiệp     Song trong quá trình viết do hạn chế về hiểu biết nên có thể còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ góp ý của thầy cô giáo và các bạn Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua 1.1 Khái quát về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Dạng đơn giản và cổ xưa nhất của thanh toán là hàng đổi hàng. Trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản,tín dụng, ghi nợ, séc…Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Trong các giao dịch phức tạp, thanh toán còn bao gồm cả chuyển cổ phiếu và các dàn xếp khác của các bên. Hình thức thanh toán: Gồm 2 loại cơ bản là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt  Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư hàng hóa chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh có số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp  Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng được sử dụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông.  Thanh toán bằng Séc : Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do ngân hàng nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người bán có tên ghi trên séc hoặc người cần séc  Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trước và cùng một Quốc gia, đây là phương thức thanh toán có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản.  Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng.  Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh toán trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào gối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.  Phương thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tiến dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng 1.2 Khái niệm, đặc điểm khoản phải thu của khách hàng 1.2.1 Khái niệm Phải thu của khách hàng là khoản mà doanh nghiệp sẽ được thanh toán sau khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận 1.2.2 Đặc điểm Phải thu của khách hàng về bản chất là khoản tiền bị khách hàng chiếm dụng vốn do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, dịch vụ. Thông thường, đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sản xuất hay thương mại, dịch vụ thì phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh. Vì phải thu của khách hàng chỉ phát sinh khi thời điểm bán hàng và thời điểm thu tiền không phải là một, nó là số tiền mà doanh nghiệp sẽ được thanh toán trong tương lai. Do đó, nó là tài sản của doanh nghiệp và được ghi nhận bên phần tài sản trên bảng cân đối kế toán. Đối với một số doanh nghiệp khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, họ yêu cầu khách hàng phải ứng trước một số tiền nhất định để đảm bảo khả năng thanh toán. Khoản này khác hoàn toàn với khoản phải thu khách hàng. Bởi giả sử khi doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng thì số tiền mà khách hàng đã ứng trước lại trở thành một khoản phải trả của doanh nghiệp. và đương nhiên nó nằm bên phần nguồn vốn của bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, phải thu của khách hàng và tiền khách hàng ứng trước đều phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng khi bán, mua hàng hóa, dịch vụ. 1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua  Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm.  Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau ( trừ khi có sự thỏa thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp).  Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo.  Đối với các khoản phải thu, phải trả người mua có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị ngoại tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo năm.  Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua ( khách hàng ) được ghi chép hàng ngày trên cơ lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. 1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua 1.3.2.1. Chứng từ sử dụng Khách hàng của công ty là các doanh nghiệp, các công ty, các hộ gia đình…. Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:  Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng kí kết giữa công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định về quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ xác định của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan  Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) : ( theo mẫu bộ tài chính ban hành) : hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao khách hàng, liên 3 chuyển lưu làm chứng từ để làm căn cứ ghi sổ.  Phiếu xuất kho : do phòng kinh doanh lập thành 3 liên có chữ kí của người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuống kho nhận hàng hóa , thủ kho ghi nhận số lượng hàng hóa vào cột số lượng thực xuất. kế toán dựa vào phiếu xuất kho để căn cứ ghi sổ.  Giấy báo có ( giấy chuyển khoản ) khi có tiền khách hàng trả vào tài khoản của công ty , ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về công ty thông báo cho công ty về khoản tiền đã nhập vào tài khoản của công ty.  Phiếu thu tiền : là phiếu do kế toán thu tiền lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập 3 liên có chữ kí của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao người nộp tiền, một liên lưu tạ cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. 1.3.2.2 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản và sổ sách sử dụng  Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng  Kết cấu của tài khoản 131 : TK 131 “ Phải thu của khách hàng” - Số tiền phải thu từ khách hàng - Số nợ phải thu từ khách hàng đã mua chịu vật tư, hàng hóa, dịch thu được vụ của doanh nghiệp - Số nợ phải thu giảm do chấp - Số tiền thu thừa của khách hàng nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc đã trả do khách hàng trả lại hàng đã - Nợ phải thu từ khách hàng tang bán do tỷ giá ngoại tệ tăng - Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng - Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Số Dư Nợ : số tiền còn phải thu từ Số dư có : số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng khách hàng (Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi).  Sổ sách sử dụng :  Sổ chi tiết phải thu khách hàng,  Sổ tổng hợp phải thu khách hàng  Sổ cái TK 131… 1.3.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1.3.3.1 Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau: (1) Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 .Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng. Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131. 1.3.2.2 Hạch toán tổng hợp Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ * Trường hợp bán chịu cho khách hàng : - Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu : Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 711 : thu nhập bất thường Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : phải thu khách hàng - Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu : Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng - Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán bị trả lại Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng * Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng. - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131. * Trường hợp bán hàng trả góp Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay Nợ TK 131 : số nợ trả góp Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng) Có TK 3387 : lãi do bán trả góp. * Trường hợp hàng đổi hàng Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua. - Khi xuất hàng đem đi đổi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra. - Khi nhận hàng do đổi hàng : Nợ TK 152, 153, 211, 611 Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 131 : phải thu khách hàng Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131 * Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi : Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay : Nợ TK 642- 6426 Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập : + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch. Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch. Nợ TK 139 : số chênh lệch Có TK 642- chi phí quản lý DN Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi : Nợ TK 642- 6426 Có TK 131 : số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ. Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường : Nợ TK 111, 112… Có TK 711 : thu nhập bất thường Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004 1.4. Nội dung kế toán thanh toán với người mua có liên quan đến ngoại tệ     1.4.1 Tỷ giá và các quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán Tỷ giá là tỷ lệ so sánh ngang vàng giữa đồng tiền hai nước, là hệ số chuyển đổi giữa đơn vị tiền tệ nước này sang đơn vị tiền tệ nước khác. Tỷ giá là giá khi người ta trả khi mua hoặc nhận được khi bán một ngoại tệ, trên thị trường ngoại hối. Tỷ giá là giá cả tiền tệ nước này tính bằng đơn vị tiền tệ nước khác. Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu: Là tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm phát sinh giao dịch; Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại nợ phải thu cuối kỳ: Là tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm cuối kỳ 1.4.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua có liên quan đến ngoại tệ Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ  Bán chịu cho khách hàng ghi giá bằng ngoại tệ - Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, kế toán ghi : Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Tại thời điểm khách hàng trả nợ, một mặt kế toán ghi đơn lượng ngoại tệ mà khách hàng trả vào bên Nợ TK 007, mặt khác kế toán ghi sổ tổng hợp + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi : Nợ TK 111(1112), 112(1122) : tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Nợ TK 635 – chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 131( Tỷ giá ghi sổ kế toán) + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111(1112), 112( 1122): tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 131, 136, 138 : Tỷ giá ghi sổ kế toán Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính: - Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131). - Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. 1.5 Ảnh hưởng của kế toán thanh toán với người mua đối với báo cáo tài chính Phải thu của khách hàng là một chỉ tiêu quan trọng phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng sau khi bán hàng hóa, dịch vụ…Đây cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính. Phải thu của khách hàng được ghi nhận là tài sản của doanh nghiệp nên nó nằm bên phần tài sản của bảng cân đối kế toán. Chỉ tiêu này cho biết doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng vốn nhiều hay ít, chiếm dụng đó có tốt không? Khi đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp có tốt và lành mạnh hay không, người ta kiểm tả xem doanh nghiệp đó có bị nợ dây dưa, kéo dài hay không? Việc đánh giá tình hình tài chính được thực hiện bằng cách xem xét, phân tích một số chỉ tiêu tài chính sau đây: Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản nợ phải trả( chỉ tiêu này phản ánh các khoản doanh nghiệp bị chiếm dụng so với các khoản đi chiếm dụng) Tỷ lệ các khoản nợ phải thu so với các khoản nợ phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100% Tổng số nợ phải trả Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhieeufvaf ngược lại. Nếu tỷ lẹ này lớn hơn 100% chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì doanh nghiệp đang đi chiếm dụng vốn. Thực tế cho thấy, số chiếm dụng lớn hơn hay nhỏ hơn số đi chiếm dụng đều phản ánh một tình hình tài chính không lành mạnh. Số vòng quay các khoản nợ phải thu Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ Nợ phải thu bình quân Chỉ tiêu này cho biết mức hợp lý của các khoản phải thu và hiệu quả của việc thu hồi nợ. Nếu số vòng quay của các khoản phải thu lớn, chứng tỏ doanh nghiệp thu tiền hàng kịp thời, ít bị chiếm dụng vốn.Tuy nhiên, số vòng quay các khoản phải thu mà quá cao sẽ không tốt vì sẽ ảnh hưởng đến khối lượng hàng tiêu thụ do phương thức thanh toán quá chặt chẽ. Thực chất, chỉ tiêu này sử dụng để phân tích tình hình thanh toán với người mua về hàng hóa, dịch vụ…đã cung cấp. Thời gian thu tiền- thời gian quay vòng các khoản phải thu Thời gian thu tiền = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải thu Thời gian thu tiền càng ngắn, chứng tỏ tốc độ thu tiền hàng càng nhanh, doanh nghiệp ít bị chiếm dụng vốn và ngược lại. Tuy nhiên thời gian thu tiền ngắn quá sẽ gây khó khăn cho người mua, không khuyến khích được người mua. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến tốc độ tiêu thụ hàng hóa Thông qua các khoản dự phòng nợ khó đòi này, kết hợp với các khoản phải thu khách hàng, người ta có thể đánh giá chính xác hơn về tình hình thanh toán của doanh nghiệp. Có thể xem xét tỷ lệ các khoản dự phòng nợ khó đòi trên tổng nợ phải thu. Tỷ lệ dự phòng nợ khó đòi trên tổng nợ phải thu = Số dự phòng nợ phải thu Tổng nợ phải thu Tỷ lệ này mà thấp, chứng tỏ doanh nghiệp có tình hình thanh toán tốt, các khoản nợ xấu, nợ không có khả năng thu hồi ít và ngược lại. Như vậy, người quan tâm có thể tính ra và xem xét các chỉ tiêu trên dựa vào hệ thống báo cáo tài chính. Do đó, kế toán các khoản phải thu của khách hàng đóng vai trò rất quan trọng. Chương 2 Thực tiễn vận dụng chế độ kế toán thanh toán với người mua trong các doanh nghiệp 2.1 Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua ở Việt Nam Hiện nay, các doanh nghiệp ở Việt Nam đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các doanh nghiệp đang sử dụng mẫu số 13 về sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở theo từng đối tượng khách. Mỗi khách hàng được theo dõi trên 1 trang sổ. Sổ này cho biết chi tiết số tiền khách hàng nợ, số tiền quá hạn trong tháng. Đồng thời có thể cho biết được số nợ quá hạn, đến hạn của từng thời điểm để kịp báo cáo với nhà lãnh đạo khi có yêu cầu gấp. Đơn vị : ......... Mẫu số S13 - DNN Địa chỉ : ......... (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) (Dùng cho TK : 131 ,331) Tài khoản:....................... Đối tượng : .................... Loại tiền : VNĐ Ng ày thá ng ghi sổ A Chứng từ Số hi ệu Ngày tháng B C TK Diễn giải đối ứng D E Số phát sinh Thời hạn được chiết khấu N ợ C ó N ợ C ó 1 2 3 4 5 Số dư - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ ...... ...... - Cộng số phát sinh x x - Số dư cuối kỳ x x x x x x -Sổ này có ....... trang , đánh từ trang 01 đến trang....... - Ngày mở sổ : .......... Ngày........ tháng ....... năm Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký ,họ tên) ( Ký ,họ tên) Ở Việt Nam, quan hệ thanh toán với người mua thường nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước…Thông thường việc bán hàng theo phương thức trả trước trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng của đại lý doanh nghiệp. Đó là 2 phương thức bán hàng phổ biến ở nước ta nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.  Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng  Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua.  Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng( bao gồm số nợ gốc và lãi trả chậm phải thu) đối với trường hợp bán trả góp.  Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và tài sản thanh lý khác. Ngoài ra, theo điều 4 TT232/2012/TT- BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài quy đinh về kế toán các khoản phải thu của khách hàng. Ngoài việc vận dụng quyết định QDD15/2006/QĐ- BTC ra thì nội dung phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ với các đối tượng liên quan có các bổ sung sau: - Tài khoản 131 phải hạch toán chi tiết các khoản phải thu phí bảo hiểm gốc (gồm phải thu của bên mua bảo hiểm, của đại lý bảo hiểm, của doanh nghiệp môi giới bảo hiểm, của các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm), phải thu phí nhận tái bảo hiểm, phải thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm, phải thu bồi thường từ các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm và phải thu khác (thu đòi người thứ ba bồi hoàn, thu hàng đã xử lý bồi thường 100%...) để đảm bảo cung cấp đủ thông tin thuyết minh trong báo cáo tài chính và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp; 2.2 Áp dụng công nghệ vào kế toán thanh toán với người mua ở Việt Nam Trong công tác kế toán, sai sót, rủi ro trong hạch toán các nghiệp vụ là có thể xảy ra với bất kì ai kể cả người đã có kinh nghiệm. Một sai sót nhỏ trong kế toán cũng sẽ dẫn đến những hậu quả và phiền phức về thời gian cho doanh nghiệp và cả người làm kế toán. Nhưng nếu nắm được những vấn đề dễ nhầm lẫn này sẽ giúp người làm kế toán hạn chế thấp nhất lỗi khi làm việc. Hiện nay, để hạn chế những rủi ro, các doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán. Một phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp sẽ là một công cụ hữu hiệu hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong công tác hạch toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng... đảm bảo sự chính xác trong các số liệu, hạn chế tối đa những rủi ro có thể mắc phải, giúp cho kế toán viên tiết kiệm thời gian hơn và công việc cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều Các phần mềm thường được sử dụng phổ biến như là MISA, Fast accounting, Bit accounting,… So sánh sự khác nhau về ưu nhược điểm của kế toán thủ công với kế toán máy Ưu điểm Kế toán thủ công - Giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn: người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì đó là phương pháp cơ bản và phổ thông. Ưu điểm này nhận thấy rõ nếu Kế toán máy - Giao diện dể sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành. Nhược điểm đem so sánh với luồng dữ liệu của một phần mềm kế toán. - Rèn luyện cho kế toán đức tính cẩn thận, tỉ mỉ: Đương nhiên rồi, vì ghi chép bằng bút thường rất hay bị sai sót mà đã sai sót thì lại rất khó sửa, đôi khi phải làm lại từ đầu… cũng có thể suy ra từ đây rèn luyện thêm tính kiên nhẫn nữa - Có thể làm việc được ở mọi tình huống ( kể cả khi mất điện ) - Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy - Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian. - Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu. - Làm nhiều quy trình mới ra được báo cáo các lọai nhất là vào dịp kết sổ cuối năm. - Tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. - Dễ bị mất dữ liệu khi xảy ra sự cố mất điện,… - Dễ bị ăn cắp dữ liệu, độ bảo mật không cao - kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán Khi khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển. ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác kế toán ngày càng rộng rãi hơn. Các phần mềm kế toán đang dần trở thành công cụ đắc lực giúp kế toán hoàn thiện công việc được nhanh chóng và hiệu quả.