Tài liệu Bài phân tích môi trường quản lý

BÀI PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG QUẢN LÝ ĐỐI TƯỢNG PHÂN TÍCH: Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS. MỤC LỤC A/ Mục đích , mục tiêu của phân tích môi trường.-------------------------2 B/ Phân tích môi trường -------------------------------------------------------2 (Xác định ranh giới môi trường, giám sát, đo lường, dự báo) I/ Đôi nét về công ty KBS.-----------------------------------------------------2 II/ Môi trường bên ngoài-------------------------------------------------------3 1/ Môi trường chung.-----------------------------------------------3 2/ Môi trường tác nghiệp.------------------------------------------8 III/ Môi trường bên trong.------------------------------------------------9 1/ Tài chính.----------------------------------------------------------9 2/ marketing.---------------------------------------------------------11 3/ Nguồn nhân lực.--------------------------------------------------12 4/ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh-------------------------------13 5/ Nghiên cứu và phát triển.---------------------------------------13 6/ Cơ cấu tổ chức.---------------------------------------------------13 7/ Các chiến lược hiện thời.----------------------------------------14 IV/ Dự báo.-----------------------------------------------------------------14 1 C/ Đánh giá tác động của môi trường đối với hệ thống quản lý.---------15 NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH A/ Mục đích , mục tiêu của bài phân tích môi trường. Bài phân tích lấy mục tiêu là xác định đúng các yếu tố của môi trường nói chung tác động lên tổ chức đồng thời làm rõ nguồn lực và hoạt động của công ty qua đó tìm ra lợi thế, cơ hội , mối de dọa ,năng lực, điểm mạnh , điểm yếu cũng như có thể đưa ra các dự báo tổng quan nhất về xu hướng phát triển và thách thức, cơ hội trong tương lai đối với tổ chức. B/ Phân tích môi trường. Bài phân tích môi trường quản lý này sử dụng các kỹ thuật phân tích sau đây : - Thu thập dữ liệu : gồm nguồn dữ liệu thứ cấp ( các bài báo, các báo cáo kinh tế vĩ mô …), nguồn dữ liệu sơ cấp ( sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua điện thoại ) . - Xử lý dữ liệu : định lượng 2 - Dự báo : bài viết chỉ thể hiện sự dự báo trên quan điểm và tư duy chuẩn tắc của các thành viên dựa trên cơ sở là các số liệu và những điều đã phân tích. I/ Đôi nét về công ty KBS. Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS được thành lập năm 2011 tại địa chỉ số 6 – Nguyễn Chế Nghĩa – Hàng Bài – Hoàn Kiếm – Hà Nội , văn phòng giao dịch tại số 24-Ngõ 1 – An Dương Vương – Tây Hồ - Hà Nội với số vốn ban đầu là 700 triệu đồng và cơ cấu tổ chức khá đơn giản . Về cơ cấu và quy mô hoạt động : Công ty KBS được điều hành trực tiếp bởi giám đốc Phạm Văn Bảy, người quản lý tất cả các hoạt động của công ty. Công ty hoạt đông với quy mô nhỏ , số nhân viên thường xuyên là 6 người, bao gồm quản lý,kế toán , nhân viên thi công lắp đặt , các nghiệp vụ đều đặt dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Do có quy mô nhỏ nên địa bàn hoạt động chủ yếu của KBS là Hà Nội và các tỉnh lân cận như Bắc Ninh, Hà Nam , Hưng Yên… Về nghiệp vụ và đối tượng khách hàng : KBS hoạt động trên lĩnh vực mua bán , sửa chữa , lắp đặt các thiết bị điện tử , điện lạnh, điện nước , điện máy , điện công nghiệp như máy lạnh, máy điều hòa , máy tính , camera bảo an , hệ thống điện trong các tòa nhà ,nhà máy…. Đối tượng khách hàng chủ yếu và tiềm năng của KBS là các hộ gia đình , các tổ chức , công ty , xí nghiệp…. Các tổ chức mà KBS từng phục vụ như : Cục hậu cần – Quân chủng Phòng Không Quân , Công ty CPTM & Phát triển ORGANIC Việt Nam , Công ty cổ phần công trình đường sắt 798…. 3 Trên đây là những nét khái quát nhất về công ty cổ phần phát triển kỹ thật diện và thương mại KBS , đây là cơ sở để đi vào phân tích môi trường quản lý của công ty. Phần phân tích môi trường sẻ được thể hiện dưới đây và được phân tích dưới 2 phương diện cơ bản là Môi trường bên ngoài và môi trường bên trong của công ty, từ đó phân tích những cơ hội , mối de dọa cũng như điểm mạnh điểm yếu của chủ thể - công ty KBS. Ở đây chúng ta đứng trên góc độ trong nội bộ công ty để phân tích. II/ Môi trường bên ngoài. Môi trường bên ngoài tổ chức được chia thành môi trường chung và môi trường tác nghiệp, hai loại môi trường này lần lượt có những tác động trực tiếp và gián tiếp đến quyết định trong hoạt động của tổ chức . Bài viết sẽ chỉ tập trung vào các yếu tố có tác động đến hoạt động quản lý của công ty. 1/ Môi trường chung. Các hợp phần của môi trường chung bao gồm : môi trường kinh tế , môi trường chính trị- pháp lý ,môi trường văn hóa xã hội, môi trường công nghệ , môi trường tự nhiên và môi trường quốc tế . 1.1/ Môi trường kinh tế. Công ty KBS được thành lập năm 2011, trong điều kiện kinh tế nước nhà cũng như thế giới có những diễn biến theo hướng xấu và các chỉ số kinh tế gây sốc như : lạm phát 18,13% , lãi suất cho vay của các ngân hàng thương mại tăng kỷ lục , lên đến 24% - 25%, giá vàng tăng tới đỉnh ở mức 49 triệu đồng một lượng, tỷ giá USD/VND được điều chỉnh tăng 9,3% ,gần 50000 doanh nghiệp phá sản, thị trường bất động sản đóng 4 băng….Như vậy công ty KBS đã ra đời trong bối cảnh khó khăn kinh tế đang bao trùm đất nước và càng đặc biệt khó khăn hơn đối với một công ty mới thành lập.Rõ ràng lãnh đạo công ty phải cẩn trọng trong việc đặt ra mục tiêu và chiến lược tồn tại và hoạt động của công ty như quyết định vay vốn ngân hàng , quyết định sử dụng các nguồn vốn hiệu quả để tránh tác động tiêu cực của lạm phát cũng như các yếu tố khác. Như chúng ta biết, kinh tế Việt Nam trong những năm 2011- 2013 vẫn chưa thể hồi phục ngược lại còn có những biến động phức tạp. Tuy nhiên, do công ty KBS là một công ty nhỏ, hoạt động với quy mô hạn hẹp và hoạt động dịch vụ là chính nên KBS không chịu quá nhiều tác động của các biến vĩ mô, tất nhiên là vẫn không thể bỏ qua các biến quan trọng như lạm phát hay lãi suất vay vốn ngân hàng, tiền lương cơ bản, những chỉ số có tác động đến bất cứ tổ chức kinh tế nào đang hoạt động, hơn nữa ,KBS hoạt động trong lĩnh vực có đường cầu khá ổn định nên việc duy trì và phát triển trong thời kỳ kinh tế khó khăn là không phải không thể. Xét trong thời điểm hiện tại, giá sản phẩm duy trì ổn định theo quan hệ cung cầu, tuy nhiên có một số thời điểm biến động sẽ nói ở phần sau. Với tác động của lạm phát ,giá nguyên liệu đầu vào tăng , hơn nữa do tình hình thế giới ( cuộc chiến Serya ) làm cho giá nhiên liệu phục vụ hoạt động của công ty tăng, kèm theo lãi suất cao làm cho chi phí hoạt động của công ty tăng cao, làm giảm lợi nhuận đạt được.Vì thế, công ty KBS đã cố gắng làm giảm chi phí sản xuất để duy trì hoạt động của mình. Hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng của chu kỳ kinh tế, bất kỳ công ty nào cũng gặp phải những khó khăn lớn và đòi hỏi họ phải nỗ lực để duy trì hoạt động kinh doanh của mình , KBS cũng không tránh khỏi 5 điều đó. Sự vận động khéo léo để khắc phục các mối đe dọa từ môi trường, đặc biệt là sự tác động làm tăng chi phí sản xuất, tìm kiếm nguồn vốn, nguồn hàng và quan trọng hơn hết là tìm kiếm khách hàng. Dường như ở trên chỉ có rủi ro, đó là điều bình thường trong bối cảnh kinh tế ngày nay. Vậy lợi thế ở đây là gì, như đã nói ở trên, KBS hoạt động với quy mô nhỏ, vì thế nhu cầu về nguồn vốn cũng như nguyên nhiên vật liệu, nhân công ít , việc vận hành vốn và điều tiết hoạt động dường như dễ dàng hơn và không có áp lực quá lớn như các tổ chức lớn khác. Trong bối cảnh và điều kiện đó, KBS dường như lại có lợi thế cạnh tranh tương đối so với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Sự sòng phẳng hơn trong thanh toán lúc này sẽ đưa KBS vào danh mục khách hàng quan trọng của các nhà cung cấp trong bối cảnh không ít doanh nghiệp khác mua bán nợ. Hạn chế khó khăn, phát huy lợi thế, đó là điều mà bất cứ tổ chức nào cũng cần thực hiện để tồn tại và phát triển. 1.2/ Môi trường chính trị - pháp luật. Lợi thế hàng đầu của các tổ chức trong Việt Nam đó là : được hoạt động trong một môi trường chính trị xã hội ổn định và an toàn , đất nước duy nhất một tổ chức Đảng lãnh đạo vì thế không có sự phân hóa đấu tranh nội bộ. Đó là yếu tố quyết định nhất thúc đẩy kinh tế phát triển. Nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa , vận hành theo quy luật của kinh tế thị trường bên cạnh sự quản lý và điều tiết của nhà nước . 6 Trong thời kỳ suy thoái kinh tế thì vai tò của nhà nước là hết sức quan trọng, và thực tế đã chứng minh điều đó. Năm 2011, ngân hàng nhà nước điều chỉnh mức tăng tỷ giá USD/VND lên 9,3% nhằm kéo giá USD trên thị trường liên ngân hàng và thị trường tự do sát lại gần nhau.Nghị quyết 11 (ngày 24/2/2011) của Chính phủ được coi như một phát súng lệnh nắn lại nền kinh tế của Việt Nam bấy giờ. Ba năm gần đây là thời kỳ khó khăn cho chính phủ trong giải quyết nợ xấu với sự ra đời của công ty mua bán nợ VAMC vào tháng 5/2013. Đó là những vấn đề chính trị - pháp luật nói chung trên tầm vĩ mô, vòn đối với cụ thể KBS thì ở đây, chúng ta quan tâm chủ yếu tới các luật ảnh hưởng đến thu nhập của công ty như thuế và tiền lương tối cơ bản. Theo điều 10,Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 , ban hành ngày 19/6/2013 thì những doanh nghiệp có thu nhập hằng năm dưới 20 tỷ đồng như KBS sẽ chịu mức thuế suất là 20%, tức là giảm so với 28% của 2008 và 25% năm 2009 ( theo luật) , đó có lẽ là tin mừng đối với các doanh nghiệp nhỏ trong tình hình lạm phát cao. Bên cạnh đó mức lương cơ bản của người lao động cũng tăng lên. Chính phủ, ngân hàng nhà nước đã có sự chỉ đạo các ngân hàng thương mại làm giảm lãi suất cho vay, nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn, hục hồi kinh doanh , dương nhiên KBS cũng có lợi khi có chính sách này. 1.3/ Môi trường văn hóa xã hội. Môi trường văn hóa xã hội có nhiều khía cạnh, tuy nhiên ở đây chúng ta chỉ quan tâm đến các khía cạnh có tác động đến lĩnh vực hoạt 7 động của công ty KBS, đó là : Dân số ( hộ dân ),mật độ dân số, xu hướng chuyển đổi cơ cấu dân số, điều kiện sống, nhu cầu tiện nghi… Theo số liệu của tổng cục thống kê, dân số Hà Nội là 6699,6 nghìn người, mật độ dân số vào khoảng 2013 người/km2 , Bắc Ninh là 1060,3 nghìn người, mật độ 1289 người/km2, một số tỉnh lân cận cũng có mật độ dân số gần tương tự.Trong những năm gần đây, dân số Hà Nội tăng, làm mật độ dân số tăng ,như vậy, thị trường của KBS là rất rộng mở .Với sự phát triển của đất nước , điều kiện sống của người dân tăng lên, các thiết bị sinh hoạt tiện nghi ngày càng phổ biến, nhu cầu của người dân về các thiết bị phục vụ sinh hoạt gia đình ngày càng tăng. Các công ty, tổ chức, nhà máy, xí nghiệp ra đời và đổi mới nhiều cũng làm gia tăng thị trường trong lĩnh vực hoạt động của KBS. Thị trường rộng mở, đa dạng là lợi thế cho KBS. Nhưng bên cạnh KBS còn không ít công ty hoạt động trong lĩnh vực này, vì vậy cơ hội đi đôi với việc KBS sẽ đối mặt với nhiều mối cạnh tranh hơn , khi đó với quy mô nhỏ, việc cạnh tranh của KBS là rất vất vả, như vậy ta có thể thấy được mặt lợi hại của tính quy mô công ty. 1.4/ Môi trường công nghệ. Công nghệ ngày nay phát triển với tốc độ chóng mặt, công nghệ phát triển sẽ đưa đến nhiều cơ hội nhưng cũng không ít sự de dọa đến cho KBS. Công nghệ phát triển đưa đến các ứng dụng mới vào các hoạt động sửa chữa, lắp đặt các loại máy cho KBS, giúp tăng năng suất và hiệu quả 8 công việc, giảm chi phí nguyên nhiên vật liệu , nhân công và thời gian tác vụ. Bên cạnh đó, các đối thủ cạnh tranh của KBS cũng có thể làm được điều đó và khi mà tương quan về vốn , về quy mô chênh lệch thì lợi thê sẽ nghiêng về bên có sức mạnh tài chính cũng như nền tảng công nghệ từ trước đó. Khi đó KBS một lần nữa lại rơi vào thế cạnh tranh khốc liệt. Và dĩ nhiên, thị phần sẽ thuộc nhiều hơn về phía công ty có công nghệ tốt hơn. 1.5/ Môi trường tự nhiên. KBS hoạt động trong lĩnh vực máy lạnh, máy điều hòa , điện tử, điện nước, điện công nghiệp, nhưng nghiệp vụ về máy lạnh , máy điều hòa là mạnh hơn cả. Thời tiết miền Bắc có thể chia làm 2 mùa cơ bản là mùa nóng và mùa rét, vì vậy , hoạt động của KBS không tránh khỏi mang tính chất 2 mùa này. Thông thường, vào mùa nóng thì hoạt động của KBS sôi nổi hơn nhờ mảng điều hòa, máy lạnh, và vào mùa rét thì chủ yếu hoạt động ở mảng điện nước ( lắp đặt thiết bị nóng lạnh ), tuy nhiên vào mùa rét mật độ công việc có giảm so với mùa nóng. 1.6/ Môi trường quốc tế. Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay và với việc Việt Nam ra nhập WTO thì những biến động trong môi trường thế giới sẽ có ảnh hưởng tới Việt Nam chúng ta.Rõ ràng ta thấy, kinh tế thế giới phát triển kéo theo kinh tế trong nước phát triển và ngược lại . Kể cả hiện tượng chính trị thế giới cũng có ảnh hưởng gián tiếp đến kinh tế của chúng ta( vd : chiến tranh Serya làm giá dầu mỏ tăng trên toàn thế giới ). Công 9 nghệ thế giới phát triển thì công nghệ trong nước cũng có điều kiện phát triển theo nhờ các kênh giáo dục, đầu tư nước ngoài, mua bán, chuyển giao công nghệ….Nói Tóm lại, toàn cầu hóa, mọi thứ xảy ra trên bất kỳ một quốc gia nào đó trên thế giới cũng có ảnh hưởng đến các quốc gia khác. Như vậy, trong sự liên kết đó, công ty nhỏ như KBS có thể có nhiều khó khăn hơn là lợi thế vì nó phải cạnh tranh nhiều hơn là học hỏi. Công nghệ, những tác động tích cực đến các biến số vi mô vĩ mô từ môi trường bên ngoài có thể đưa đến sự phát triển cho KBS nhưng bên cạnh đó, nó phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ không chỉ là các công ty trong nước nữa mà còn là với các công ty nước ngoài, vốn có tiềm lực về tài chính và công nghệ cao hơn. 2/ Môi trường tác nghiệp. 2.1/ Khách hàng. KBS chủ yếu hướng vào đối tượng khách hàng bình dân , tất nhiên là bộ phận các tổ chức khác trong cơ cấu khách hàng của họ cũng không hề nhỏ. KBS cung cấp cho khách hàng dịch vụ nhanh, tiện lợi và chất lượng, với giá thành rẻ tương đối với các công ty khác. Trước mỗi hợp đồng, khách hàng đều được cung cấp các báo giá, trên cơ sở đó họ thực hiện quyền thương lượng của mình. KBS muốn những khách hàng dù là lần đầu cũng trở thành khách quen sau này, và thực tế là vậy. Nhu cầu của thị trường luôn là chỉ báo quan trọng để nhà quản lý KBS đưa ra các kế hoạch về huy động tài lực, vật lực , nhân lực. 10 Như phần môi trường Văn hóa – xã hội đã nói, thị trường rất rộng, nhưng cạnh tranh cũng rất gay gắt, vì thế KBS phải tạo ra chỗ đứng, tạo ra thương hiệu cho mình trong lĩnh vực mình kinh doanh. 2.2/ Nhà cung cấp. KBS sử dụng các nguồn là các kho hàng đầu nguồn chảy vào Hà Nội nên giá cả có thể rẻ hơn khi mua ở các trung tâm như Pico hay Trần Anh. Các giao dịch được thỏa thuận trên cơ sở chất lượng, đơn giá và số lượng, một thỏa thuận tốt sẽ đưa đến một mức lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, công ty KBS có thể bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp , dễ bị ép giá khi mà nguồn hàng khan hiếm hoặc mã hàng yêu cầu là hàng đặc chủng. Vì vậy duy trì mối quan hệ tin cậy, uy tín với nhà cung cấp là một phương pháp làm lành mạnh nhất. 2.3/ Đối thủ cạnh tranh. Như đã nói ở các phần trên, KBS không bao giờ có thể tránh được sự cạnh tranh và nhất định là sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Các đối thủ cạnh tranh về thị phần trong thị trường, họ cố gắng cải thiện chất lượng dịch vụ,sử dụng marketing ….và tìm thêm những khu vực thị trường mới. Các đối thủ cạnh tranh để có nguồn vốn vay, để có nguồn nhân lực tốt hơn, KBS có vốn ít nên nếu cạnh tranh loại này quá gay gắt sẽ tạo ra hiệu ứng xấu cho KBS. 2.4/ Các nhóm lợi ích đặc biệt. 11 KBS không tham gia nhóm lợi ích đặc biệt nào vì thế nó có thể tự do hoạt động theo ý mình , không cần quan tâm đến các quan điểm khác, phát triển theo hướng của riêng mình đề ra, hưởng lợi trên thành quả tạo ra. Tuy nhiên , KBS lại phải chống chọi với sự tấn công từ những công ty khác trong nhóm lợi ích đặc biệt, mà nhóm lợi ích đặc biệt bao giờ cũng có thế lực về tài lực , vật lực và sự ảnh hưởng thị phần lớn hơn là một công ty dơn lẽ như KBS. III/ Môi trường bên trong . Bài viết sử dụng cách tiếp cận môi trường bên trong được giới thiệu trong giáo trình “Quản lý học- Đại học kinh tế quốc dân”. 1/ Tài chính : Trong vấn đề tài chính, ta đề cập đến các chỉ số sau ; tài sản lưu động, tài sản hữu hình, tài sản cố định, tài sản cố định , nợ ngắn hạn, tổng nợ , thu nhập thuần trước thuế , do công ty KBS chỉ thực hiện nghiệp vụ mua hàng khi mà nghiệp vụ lắp đặt được yêu cầu nên về cơ bản thì công ty không có hàng tồn kho, vì thế bài viết sẽ không đề cập đến các chỉ số liên quan đến hàng tồn kho. Theo cung cấp từ phía công ty KBS , ta có các số liệu sau: BẢNG CÁC SỐ LIỆU VỀ TÀI CHÍNH CỦA KBS SAU KỲ KẾ TOÁN NĂM 2012 12 Chỉ số Giá trị ( đơn vị: triệu đồng) Tài sản lưu động 300 Nợ ngắn hạn 100 Tài sản hữu hình 500 Thu nhập thuần trước thuế 130 Giá trị tài sản cố định 600 Tổng tài sản 900 Tổng nợ 150 Vốn chủ sở hữu 750 Doanh thu 300 Các khoản phải thu 400 Từ các số liệu trên , ta có thể xây dựng thành bảng các chỉ số định tính như sau : Khả năng thanh Hệ số thanh toán hiện 3 khoản hành Hệ số thanh toán nhanh 3( không có hàng tồn) Khả năng tạo ra các Hệ số sinh lời( trước thuế 0.26 giá trị gia tăng Cơ cấu vốn ) của tài sản hữu hình Hệ số sinh lời (trước 0.14 thuế) của tổng tài sản Hệ số nợ trên vốn chủ sở 0.2 hữu D/E Tài sản cố định thuần 0.8 Khả năng hoạt trên vốn chủ sở hữu Vòng quay của các khoản 0.75 động phải thu Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy hệ số thanh toán hiện hành rất cao, theo các tài liệu nước ngoài thì chỉ số này nằm từ 1 đến 2 nhưng ở đây, chỉ số đó còn cao hơn, điều đó có nghĩalúc này các tài sản 13 ngắn hạn sẵn có lớn hơn những nhu cầu ngắn hạn, vì thế tình hình tài chính của Công ty là lành mạnh ít nhất trong thời gian ngắn. Do lượng hàng tồn kho của công ty gần như bằng không nên hệ số thanh toán nhanh sấp xỉ bằng hệ số thanh toán hiện hành. Hệ số sinh lời trên tài sản hữu hình và trên tổng tài sản ở mức 0.26 và 0.14 , điều đó cho thấy công ty làm ăn có lãi, điều đó có thể coi là một sự thành công trong bối cảnh kinh tế năm 2012. Hai chỉ số của cơ cấu vốn cho thấy rằng công ty hoạt động chủ yếu dựa vào vốn của chủ doanh nghiệp , ít dựa vào vốn vay ; chỉ số tài sản thuần trên vốn chủ sở hữu cho thấy, công ty hoạt động một cách chắc chắn, hoặc là công ty mạnh, hoặc là không muốn tăng tỉ lệ vay nợ lên. Chỉ số vòng quay các khoản phải thu cao chứng tỏ rằng khả năng thu hồi nợ của công ty rất cao, đúng như đã nói ở phần I – do đối tượng khách hàng chủ yếu là các hộ gia đình. Theo như đã phân tích ở trên. Chúng ta có thể rút ra kết luận tạm thời rằng : công ty hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn vốn của chủ sở hữu ( các cổ đông ) , đó là điểm mạnh của công ty, điều đó giúp công ty thoải mái hơn khi ra các quyết định kinh doanh của mình , không bị phụ thuộc quá nhiều vào các nguồn vốn vay, giảm thiểu áp lực khi thị trường vốn vay có biến động hoặc sự cố. Tuy nhiên điều này cũng cho thấy nhược điểm của nó, đó là công ty không có điều kiện mở rông quy mô hoạt động , nguồn vốn ít sẽ khiến công ty bỏ lỡ các cơ hội của thị trường, có thể cơ cấu vốn hiện tại của công ty là cơ cấu vốn ổn định, an toàn chứ không phải là cơ cấu vốn để phát triển nhanh quy mô. Một lợi thế nữa của công ty tạo ra nhờ đối tượng khách hàng của nó, đó là thời gian xoay vòng vốn rất nhanh, tỉ lệ doanh thu trên các khoản cần vay cao, đó là điều mà bất kỳ 14 doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được. Quy mô hoạt động nhỏ nên nhu cầu nguồn lực tài chính của công ty không cao, điều đó cũng làm công ty dễ dàng hơn trong việc huy động và quản lý tài chính ( tài sản và nguồn vốn ) một cách hiệu quả ; tuy nhiên vốn ít lại làm giảm khả năng cạnh tranh của KBS với các công ty lớn khác. 2/ Marketing . Công ty KBS không có bộ phận marketing riêng biệt , mọi hoạt động quảng bá cho hình ảnh của công ty được thực hiện qua nghiệp vụ mua bán và lắp đặt, những người sử dụng dịch vụ của công ty. Công ty chú trọng vào chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng, tạo sự hài lòng cho khách hàng , biến những khách hàng lần đầu thành khách hàng quen thuộc của mình và nhờ vào họ để quảng bá danh tiếng cho công ty, đây là chiến lược marketing thông minh của một công ty nhỏ , không có nhiều tài chính để thực hiện các nghiệp vụ marketing. Công ty cung cấp cho khách hàng sự tư vấn nhiệt tình từ chính giám đốc , cung cấp nhiều chủng loại hàng hóa của các hãng nổi tiếng với chất lượng tốt ; trước khi ký một hợp đồng công ty đều có báo giá cụ thể , thực hiện phân phối và lắp đặt sản phẩm nhanh, giảm giá thành cho các khách hàng quen thuộc, một trong các tổ chức được coi là khách hàng quen thuộc của công ty là Cục Hậu Cần- Quân Chủng Phòng Không Không Quân . Một kênh marketing không kém phần quan trọng của công ty là qua website http/:KBS.VN , vì thế, tất nhiên không thể thiếu tên của nó trên các bản hợp đồng , các báo giá , gói dản phẩm , và trên danh thiếp của giám đốc. Lợi thế của công ty là có lượng khách hàng quen thuộc lớn, vì thế có thể sử dụng họ vào chiến lược marketing , và có lẽ đó là kênh 15 marketing hiệu quả nhất ; bên cạnh đó công ty không mất quá nhiều các khoản tài chính vào các chiến dịch quảng bá như các công ty lớn khác . Tuy nhiên, hoạt động marketing yếu kém khiến thị trường của KBS khó mở rộng hoặc mở rộng rất chậm, sự thâm nhập vào một thị trường mới là rất khó khăn , đặc biệt là khi thị trường đó có các công ty khác cùng ngành đang hoạt động. Khi hoạt động marketing không năng động, lượng công việc dành cho KBS tăng rất chậm chạp, đó là một nhược điểm lớn trong thời buổi kinh tế thi trường và quảng bá media. 3/ Nguồn nhân lực Nhân viên của KBS hầu hết đã qua các trường lớp dạy nghề, có chuyên môn kỹ thuật,sự nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc . Ngoài các nhân viên chuyên nghiệp, công ty KBS còn thuê thêm các nhân viên mùa vụ chủ yếu là sinh viên đại học Bách Khoa Hà Nội. Các nhân viên trong KBS được tăng lương theo mức lương của thi trường cũng như có thêm tiền thưởng vào những thời kỳ công ty nhiều việc làm ; đó là yếu tố tạo động lực làm việc cho nhân viên mà công ty sử dụng. Số lượng nhân viên công ty luôn duy trì ở một cách ổn định, điều đó tạo ra tính ổn định trong tổ chức của công ty ; đồng thời, quan hệ mở giữa giám đốc và nhân viên gps phần giải quyết dễ dàng các vấn đề phát sinh. Có thể nói đội ngũ nhân viên cũng như cách quản lý , tổ chức nhân viên của công ty là lợi thế của công ty, trong tương lai công ty cần tiếp tục phát huy lợi thế này. Bên cạnh đó, vì số lượng nhân viên ít nên một sự biến động nhân sự nhỏ nếu so với các tổ chức khác thì cũng là tác động 16 lớn đến hệ thóng nhân sự của KBS, do đó công ty cần có chương trình đào tạo dự bị nhân viên đề phòng vấn đề này xảy ra. 4/ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh Công ty KBS mới được thành lập từ năm 2011 nên được trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật hiện đại . Nghiệp vụ chủ yếu của công ty là thương mại, cung cấp dịch vụ nên chi phí vào thiết bị kỹ thuật không quá cao như các công ty sản xuất. Chất lượng dich vụ của công ty tốt, tỷ lệ lỗi thấp, tính đồng bộ cao vì vậy tính cạnh tranh về chất lượng cũng được nâng cao hơn. Như đã nói ở phần I.1 , công ty hầu như không có hàng tồn kho , công ty chỉ thực hiện mua hàng khi chuẩn bị có nghiệp vụ lắp đặt sắp diễn ra. Các sản phẩm công ty mua để lắp đặt từ các kho đầu nguồn cung như Công ty Huyền Nguyễn Châu, Công ty Kim Long… nhận máy của các hãng như Toshiba, electronic, Samsung, Panasonic ….Sự thỏa thuận trong mua bán có thể đưa đến việc giảm giá thành các đầu vào của công ty. Lợi thế của công ty khi thực hiện kiểu kinh doanh như trên là không có hàng tồn kho, vì thế không phát sinh chi phí đi kèm, giảm giá thành sản phẩm. Tuy nhiên , công ty lại không chủ động được nguồn hàng của mình mà bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp, khi cần huy động lượng lớn máy sẽ khó khăn, đồng thời sẽ phát sih chi phí mòn dày, sự rắc rối về giấy tờ… 5/ Nghiên cứu và phát triển Hoạt động này không có tác động lớn vào công ty, công ty chỉ có thể áp dụng các công nghệ mới vào các nghiệp vụ của mình.Với một công 17 ty nhỏ thì việc nghiên cứu phát triển công nghệ là không khả thi và không kinh tế. 6/ Cơ cấu tổ chức Như đã nói ở phần đầu công ty KBS có cơ cấu tổ chức đơn giản, chỉ gồm 2 cấp, đứng đầu là giám đốc Phạm Văn Bảy , quản lý mọi hoạt động của công ty ,bao gồm cả đối nội và đối ngoại. Giám đốc là người nắm rõ tính chất của công việc và trực tiếp đào tạo, chỉ đạo nhân viên. Việc phân cấp tổ chức đơn giản như vậy là tương đối phù hợp với mục đích, phương hướng hoạt động của công ty KBS. Điều đó giúp vận hành công ty một cách đơn giản và thống nhất, chất lượng quản lý cao. Tuy nhiên, không có sự chuyên môn hóa làm cho gánh nặng của hệ thống đè lên vai giám đốc , đồng thời làm mất đi hiệu quả của các hoạt động đào tạo và marketing . 7/ Chiến lược hiện thời Trong hiện tại và tương lai gần công ty KBS vẫn duy trì chiến lược tập trung vào mua bán lắp đặt sửa chữa các thiết bị điện lạnh điện máy, điện công nghiệp, nhắm vào đối tượng tiềm năng là các hộ dân cư , các tổ chức trong địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận , mở rộng thị trường và tang sức cạnh tranh. Chiến lược như vậy là phù hợp với công ty KBS, bởi lẽ nhóm khách hàng hộ gia đình đem lại lợi thế là thời gian xoay vòng vốn khá nhanh – đó là điều tiên quyết đối với một công ty có tài sản lưu động ít như KBS. IV/ Dự báo 18 Trong vòng hai năm tới, nền kinh tế Việt Nam có lẽ sẽ chưa thể phục hồi trở lại , lạm phát có thể vẫn ở mức cao, chi phí nguyên nhiên vật liệu tăng sẽ là gánh nặng cho hoạt động của KBS. Nếu lượng cầu dịch vụ giảm, hoạt động của công ty sẽ gặp rắc rối khi mà doanh thu giảm trong khi các chi phí thì không giảm. KBS sẽ gặp phải nhiều sự cạnh tranh khốc liệt hơn từ các đối thủ trong nước cũng như nước ngoài trong bối cảnh toàn cầu hóa thương mại , đặc biệt là từ các công ty và tổ chức lớn – có tài chính mạnh hơn, công nghệ mạnh hơn và nhân lực tốt hơn. Rõ ràng mọi sự thay đổi trong môi trường đều có tác động đến tổ chức, và đối với KBS cũng thế , với sự thay đổi của môi trường trong và ngoài, nhà quản lý của KBS cần có những hành động tích cực để thay đổi theo xu thế của môi trường quản lý – có thể đó là một sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức ( chuyên môn hóa hơn ) hay đổi mới trong chiến lược marketing hoặc đổi mới công nghệ phục vụ tác nghiệp – điều đó chắc chắn sẽ giúp KBS tăng sức cạnh tranh trên thị trường tiềm năng này. Đó là những thách thức trong tương lai với KBS, còn cơ hội? Trong tương lai,với sự phục hồi kinh tế , mức sống của người dân tăng lên , các doanh nghiệp , xí nghiệp tái hoạt động và hoạt động mới, điều đó sẽ làm đường cầu về các thiết bị điện tiện nghi trong sinh hoạt như điều hòa , tủ lạnh , camera bảo an...và các thiết bị điện máy, điện công nghiệp phục vụ sản xuất tăng vọt, tạo ra môi trường rộng mở cho KBS; sự phát triển công nghệ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc- đó cũng sẽ là một lợi thế mới của KBS trong tương lai . C/ Đánh giá tác động của môi trường đối với hệ thống quản lý. 19 Sau những phân tích về môi trường bên ngoài cũng như bên trong của hệ thống và qua những nhận định về các điểm mạnh, điểm yếu , cơ hội và thách thức đối với hệ thống, ta có thể thấy một cách chi tiết hơn về môi trường quản lý của công ty KBS , những cuộc điều tra phân tích môi trường tương tự có thể giúp lãnh đạo KBS nhận thức đúng đắn về tổ chức mà mình đang quản lý , từ đó đưa ra những chiến lược phát triển cũng như phương thức quản lý, kinh doanh hợp lý để hướng công ty đi vào tương lai. Dưới đây là các tổng hợp về tiềm năng, lợi thế , ưu điểm cũng như thách thức , khó khăn và thiếu sót của Công Ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Điện Và Thương Mại KBSđược rút ra từ việc phân tích các thông tin và số liệu trong môi trường quản lý của nó. Đến đây ta có thể kết luận về điểm mạnh điểm yếu của KBS như sau: ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU - Không bị phụ thuộc quá nhiều - Công ty không có điều kiện mở vào các nguồn vốn vay, giảm thiểu rông quy mô hoạt động , nguồn vốn áp lực khi thị trường vốn vay có ít sẽ khiến công ty bỏ lỡ các cơ hội biến động hoặc sự cố. của thị trường. - Là thời gian xoay vòng vốn lưu - Vốn ít lại làm giảm khả năng động rất nhanh; dễ dàng hơn trong cạnh tranh của KBS với các công việc huy động và quản lý tài chính ty lớn khác. - có lượng khách hàng quen thuộc - hoạt động marketing yếu kém lớn; không mất quá nhiều các khiến thị trường của KBS khó mở khoản tài chính vào các chiến dịch rộng hoặc mở rộng rất chậm, sự quảng bá thâm nhập vào một thị trường mới 20