Tài liệu Bài báo cáo thực tập-hướng dẫn áp dụng iso 9000, 2000

  • Số trang: 12 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 104 |
  • Lượt tải: 0
quangtran

Đã đăng 3721 tài liệu

Mô tả:

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG ISO 9000: 2000 Mục đích của tài liệu Khái niệm Chất lượng Quản lí chất lượng Quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Kinh nghiệm áp dụng ISO 9000:2000 tại các doanh nghiệp Việt Nam Các bước xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Một số câu hỏi thường gặp 1. Mục đích của tài liệu Tài liệu này giúp các doanh nghiệp có những khái niệm tóm tắt về chất lượng và quản lí chất lượng, quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:2000, một số kinh nghiệm áp dụng ISO 9000:2000 tại các doanh nghiệp Việt Nam, các bước để tiến hành xây dựng hệ thống quản lí chất lượng hiệu quả cũng như giải đáp một số câu hỏi thường gặp. 2. Chất lượng và quản lí chất lượng 2.1. Khái niệm chất lượng. Bạn sử dụng từ “chất lượng” thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Khi bạn nói sản phẩm nào đó có chất lượng nghĩa là sản phẩm đó làm bạn hài lòng. Khi bạn đã trải nghiệm với một sản phẩm của một nhà sản xuất nào đó và bạn cảm thấy hài lòng, bạn sẽ mua tiếp khi có nhu cầu, sẵn sàng sử dụng các sản phẩm khác của cùng nhà sản xuất. Thêm nữa, bạn còn vui vẻ giới thiệu cho bạn bè người thân để họ cùng sử dụng. Hoàn toàn ngược lại nếu bạn không hài lòng với sản phẩm của ai đó. Cho nên sự hài lòng của khách hàng là trọng yếu cho sự thành công của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp tạo được nhiều khách hàng hài lòng. Doanh nghiệp không làm khách hàng hài lòng sớm hay muộn cũng phải rời bỏ thương trường. Vậy chất lượng là gì? Chúng ta thường nhận biết cái gì là chất lượng và cái gì là không chất lượng, nhưng sẽ khó khăn để nói rõ chất lượng là gì. Cũng như khi nói về sắc đẹp. Thông thường chúng ta dùng các từ sau để mô tả chất lượng hàng hóa: Tốt Dễ vận hành Dễ truy tìm nguồn gốc Bền Dễ sử dụng Dễ vận chuyển, Đẹp Năng suất cao Dễ xếp đặt Gọn nhẹ Nhiều tính năng Khó cháy nổ Sạch sẽ Không độc hại Có mùi dễ chịu Dễ phù hợp với điều kiện sử dụng Ngon Tiết kiệm Ít khí thải & chất thải Bổ dưỡng Dễ kiểm tra, kiểm định An toàn Dễ bảo dưỡng Dễ tiêu hủy sau khi hết hạn sử dụng Đơn giản Dễ sửa chữa Tiện nghi Dễ tìm phụ tùng thay thế Còn đối với dịch vụ: Đáng tin cậy Thuận tiện Lịch thiệp Linh hoạt Chuyên nghiệp An toàn Khung cảnh phù hợp Trung thực Chính xác Nhanh nhậy Sẵn sàng phục vụ Không gây ồn ào Có năng lực Hiệu suất Hiệu quả 2 Sau đây là một số định nghĩa về chất lượng. - “Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng” (Edwards Deming) “Thích hợp để sử dụng” (J.M. Juran) Nếu chịu khó suy nghĩ, chúng ta sẽ nhận thấy các định nghĩa này không toàn diện. Ví dụ định nghĩa của E.Deming, chất lượng là “Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng”, sẽ áp dụng như thế nào nếu như tôi tự thiết kế cho riêng mình một ngôi nhà? Ở đây chẳng có khách hàng nào cả (hay tôi là khách hàng của tôi?!), chẳng nhẽ bản thiết kế của tôi không nên chất lượng? Hoặc định nghĩa của J.M. Juran, sản phẩm chất lượng là sản phẩm “Thích hợp để sử dụng”; một chiếc bàn là có thể thích hợp để là quần áo nhưng tiêu tốn rất nhiều điện năng liệu có phải là chiếc bàn là chất lượng. ISO đưa ra định nghĩa toàn diện về Chất lượng: ““Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu.” (3.1.1, ISO 9000:2000). Chúng ta chú ý rằng định nghĩa này không đề cập đến một thực thể cụ thể nào, có thể gắn với bất cứ điều gì – sản phẩm, quá trình hay hệ thống. Khi nói về chất lượng, phải gắn với một thực thể nhất định như: sản phẩm, dịch vụ, quá trình, dây chuyền, hệ thống, tổ chức... Định nghĩa trên cũng như không nhất thiết chỉ gắn liền với khách hàng. Các yêu cầu có thể là của khách hàng, nội bộ công ty, nhà cung ứng, nhà tài trợ, chính phủ, cộng đồng xã hội bên ngoài... 2.2. Sản phẩm. Quá trình. Hệ thống. Khách hàng, nói chung, chỉ quan tâm đến chất lượng của hàng hóa và dịch vụ mà họ mua vào. Nhưng để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải làm ăn có lãi, nghĩa là làm sao để liên tục tạo ra và sản xuất các sản phẩm và dịch vụ làm khách hàng hài lòng với chi phí hiệu quả. Khái niệm chất lượng có thể mở rộng ra, từ chất lượng sản phẩm sang chất lượng của các quá trình, hệ thống và tổ chức. Một sản phẩm chất lượng là sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Một quá trình chất lượng là quá trình sản xuất ra các sản phẩm chất lượng đồng thời đáp ứng các yêu cầu về năng suất & tính hiệu quả. Tổ chức chất lượng là tổ chức tạo ra các kết quả đáp ứng yêu cầu của tất cả các bên liên quan. Các bên liên quan bao gồm khách hàng, các thành viên của tổ chức, các cổ đông, các nhà cung cấp, các nhà tài trợ, cộng đồng và xã hội, nhà nước. Chúng ta vẫn thường sử dụng khái niệm chất lượng theo nghĩa hẹp của từ là chất lượng hàng hóa mà một doanh nghiệp bán ra thị trường. Tuy nhiên chất lượng của hàng hóa không tự nhiên mà có, mà là kết quả của các hệ thống các quá trình có chất lượng của một doanh nghiệp. Hệ thống các quá trình đó bao gồm hoạch định chiến lược, quản lí điều hành, các quá trình tác nghiệp như Marketing, bán hàng, sử lí đơn hàng, cung ứng, thanh toán và dịch vụ khách hàng và các quá trình hỗ trợ như tài chính, nhân sự, bảo đảm máy móc thiết bị & cơ sở vật chất, thông tin, quan hệ với các đối tác bên ngoài. Chất lượng theo nghĩa rộng – Chất lượng toàn diện (TQM) là khái niệm bao trùm tất cả mọi hoạt động của một doanh nghiệp. Một tổ chức chất lượng toàn diện là một tổ chức mà mọi hoạt động đều chất lượng, theo đúng như phương châm “Làm đúng các việc đúng, ngay từ đầu”. 3 3. Quản lí chất lượng Như trên chúng ta đã trình bày, chất lượng có thể gắn liền với sản phẩm, dây chuyền, quá trình, hệ thống, tổ chức... Quản lí chất lượng, như vậy, có thể bao trùm tất cả các hoạt động của một tổ chức. Hệ thống quản lí chất lượng, theo nghĩa rộng, chính là hệ thống quản lí toàn diện của một tổ chức, bao gồm cả các quá trình như hoạch định chiến lược, lập kế hoạch kinh doanh, theo dõi, giám sát, tiếp thị, bán hàng, thực hiện đơn hàng, cung ứng, dịch vụ khách hàng các quá trình hỗ trợ như nhân sự, tài chính & kế toán, quản lí máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, quản lí môi trường, sức khỏe và an toàn, quản lí quan hệ với các đối tác bên ngoài, quản lí thay đổi và cải tiến. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống quản lí chất lượng từng phần, cho các nhóm hoạt động riêng, ví dụ hệ thống quản lí chất lượng theo phạm vi áp dụng của ISO 9001:2000 cho các hoạt động liên quan trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm dành cho khách hàng. Quản lí chất lượng bao gồm các bước hoạch định, thực hiện, kiểm tra và cải tiến (Vòng quay Deming, PDCA. P: Planning, D: Do, C: Check. A: Act) 3.1. Hoạch định. Hoạch định hệ thống quản lí chất lượng bao gồm các bước sau: a) Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác; b) Thiết lập các chính sách và mục tiêu để đáp ứng các nhu cầu và mong đợi đó; c) Hoạch định các quá trình tạo ra các kết quả để đạt được các mục tiêu. 3.2. Thực hiện a) Cung cấp các nguồn lực để vận hành các quá trình b) Vận hành các quá trình 3.3. Kiểm tra a) Kiểm tra theo dõi sản phẩm b) Kiểm tra theo dõi vận hành của các quá trình c) Kiểm tra việc đạt các mục tiêu d) Kiểm tra năng lực của các quá trình và hệ thống. 3.4. Cải tiến a) Cải tiến thường xuyên b) Đổi mới đột phá. 4 4. Quản lí chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 4.1. Giới thiệu chung ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này bao gồm các tiêu chuẩn: - ISO 9000:2000 : Hệ thống quản lí chất lượng – Cơ sở và từ vựng. ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của các hệ thống quản lí chất lượng và quy định các thuật ngữ dùng trong các hệ thống quản lí chất lượng thuộc nhóm này - ISO 9001:2000 : Hệ thống quản lí chất lượng – Các yêu cầu. ISO 9001:2000 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng khi một tổ chức muốn chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp các sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Đây là tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hệ thống quản lí chất lượng của một tổ chức và cấp chứng chỉ phù hợp. - ISO 9004:2000 : Hệ thống quản lí chất lượng – Hướng dẫn cải tiến. ISO 9004:2000 cung cấp các hướng dẫn xem xét, cải tiến tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lí chất lượng. Bộ tiêu chuẩn này mở rộng mục tiêu nhằm tới là thỏa mãn khách hàng và cả các bên liên quan. Để tận dụng tối đa các lợi ích của bộ tiêu chuẩn, các tổ chức nên sử dụng các nguyên tắc, yêu cầu, hướng dẫn của cả ba tiêu chuẩn này (không chỉ tiêu chuẩn ISO 9001:2000) để thiết lập nên hệ thống quản lí chất lượng. ISO 9001:2000 là tiêu chuẩn dùng để đánh giá. Một hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một hệ thống được thiết lập, được văn bản hóa và phải chứng tỏ được tính hiệu lực (đưa được bằng chứng khách quan, có thể kiểm tra xác nhận) trong việc duy trì thực hiện, liên tục cải tiến và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu của ISO 9001:2000 bao gồm: - Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lí chất lượng (Mục 4, ISO 9001:2000) - Yêu cầu đối với vai trò và trách nhiệm lãnh đạo (Mục 5, ISO 9001:2000) - Yêu cầu đối với các quá trình quản lí nguồn lực (Mục 6, ISO 9001:2000) - Yêu cầu đối với các quá trình tạo sản phẫm (Mục 7, ISO 9001:2000) - Yêu cầu đối với các quá trình đo lường, phân tích, cải tiến (Mục 8, ISO 9001:2000) 4.2. Các nguyên tắc của quản lí chất lượng của ISO 9000:2000. a. Hướng vào khách hàng. Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ. b. Vai trò của lãnh đạo. Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn toàn lôi cuốn mọi người tham gia đạt các mục tiêu của tổ chức. c. Sự tham gia của mọi người. Mọi người ở tất cả các cấp là cốt lõi của một tổ chức và việc huy động họ tham gia đầy đủ sẽ giúp cho việc sử dụng năng lực của họ vì lợi ích của tổ chức. 5 d. Cách tiếp cận theo quá trình. Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lí như một quá trình. e. Cách tiếp cận theo hệ thống đối với quản lí. Việc xác định, hiểu và quản lí các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ đem lại hiệu quả và hiệu suất của tổ chức nhằm đạt các mục tiêu đề ra. f. Cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức. g. Quyết định dựa trên sự kiện. Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. h. Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng. Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của hai bên để tạo ra giá trị. Sự thấu hiểu và áp dụng 8 nguyên tắc này thông suốt và ngay từ đầu, kể từ khi bắt đầu thiết lập đến duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lí chất lượng là yếu tố quyết định sự thành công của hệ thống quản lí chất lượng. Nguyên nhân gốc rễ của sự kém hiệu quả của các hệ thống quản lí chất lượng thường nằm trong việc bỏ qua không áp dụng một hay nhiều nguyên tắc trong 8 nguyên tắc này. 4.3. Cách tiếp cận theo quá trình (Process Approach) ISO 9000 khuyến khích áp dụng cách tiếp cận theo quá trình (Điều 2.4, Tiêu chuẩn ISO 9000). Nguyên tắc Cách tiếp cận theo quá trình phát biểu: “Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lí như một quá trình” Để hiểu cách tiếp cận theo quá trình, có thể tham khảo mô hình dưới đây: Khách hàng & các bên liên quan – Các yêu cầu Khách hàng & các bên liên quan – Các yêu cầu HTQLCL ISO 9000:2000 QUÁ TRÌNH CẢI TIẾN LIÊN TỤC Trách nhiệm lãnh đạo Quản lí nguồn lực Đầu vào Tạo sản phẩm Đo lường, phân tích, cải tiến Đầu ra Sản phẩm 6 Quá trình là chuỗi các hoạt động có liên quan với nhau được tiến hành theo một trình tự hợp lí để tạo ra các kết quả/sản phẩm có giá trị cho tổ chức. Nói một cách nôm na, quá trình là dây chuyền sản xuất ra những sản phẩm hữu ích dành cho khách hàng bên ngoài hay khách hàng nội bộ. Ở Việt Nam vẫn thường hay nhầm lẫn giữa hai khái niệm Quy trình và Quá trình. Quá trình (Process) theo định nghĩa của ISO 9000 là: “Tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau để biến đầu vào thành đầu ra”. (ISO 9000:2000, 3.4.1) Quy trình/thủ tục (Procedure): “Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình” (ISO 9000:2000, 3.4.5) Khi viết ra một quy trình để vận hành quá trình nào đó, mục đích của chúng ta là quy định một cách thức tốt nhất để vận hành quá trình đó và yêu cầu phải tuân thủ theo. Như thế chúng ta nên quy định tất cả các yếu tố liên quan đến quá trình như các bước phải thực hiện, các đầu vào, đầu ra, năng lực & hành vi con người, năng lực máy móc thiết bị & cơ sở hạ tầng, thông tin... Tuy nhiên trong nhiều hệ thống quản lí chất lượng ISO 9000:2000, thủ tục chỉ được hiểu là trình tự các bước thực hiện công việc; làm xong bước A, chuyển qua các bước, B, C...Cách hiểu này hạn chế rất nhiều lợi ích của phương pháp quản lí theo quá trình mà ISO 9000:2000 khuyến khích sử dụng. 7 5. Kinh nghiệm áp dụng ISO 9000:2000 ở các doanh nghiệp Việt Nam Tuy dựa trên những cảm nhận thông thường và tư duy hợp lý, đơn giản nhưng việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (HTQLCL ISO 9000:2000) gây không ít khó khăn cho các tổ chức Việt Nam. Mặc dù đã có gần 6000 tổ chức Việt Nam đạt chứng chỉ ISO 9001: 2000, nhưng có thể nói lợi ích mang lại còn là vấn đề gây nhiều tranh cãi. Thay vì là công cụ hữu hiệu để tổ chức hiệu quả hơn, nhiều HTQLCL ISO 9000:2000, ngoài tấm chứng chỉ treo tường, lại là gánh nặng cho các tổ chức. Có 7 nguyên nhân chính cho sự kém hiệu quả của các hệ thống quản lí chất lượng: a) Hiểu không đúng bản chất của ISO 9000:2000. So với phiên bản năm 1994, bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 có những thay đổi về bản chất. Đặc biệt, nếu như ISO 9000:1994 nhấn mạnh đến việc thiết lập các thủ tục (Procedure Approach) thì ISO 9000:2000 lại yêu cầu áp dụng quản lí quá trình (Process Approach) (xem 4.3). Tuy nhiên rất nhiều hệ thống quản lí chất lượng vẫn áp dụng tư duy cũ, nghĩa là đặt nặng vào việc lập nên các thủ tục nhiều khi không nhằm mục đích nào cả. b) Thiếu vai trò của cấp lãnh đạo cao nhất. Tại rất nhiều doanh nghiệp, cấp lãnh đạo cao nhất “ngại” tham gia trực tiếp vào dự án thiết lập hệ thống quản lí, và chỉ cam kết bằng miệng, qua loa, đại khái. Thiếu sự cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất làm giảm động lực của nhóm thực hiện dự án và những người áp dụng. Hai kết quả khác nhau khi áp dụng ISO 9000:2000 Tổ chức của bạn Tổ chức của bạn c) Quản lí dự án không tốt. Thiết lập hệ thống quản lí là công việc mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Nhiều dự án được quản lí không tốt do các nguyên nhân sau: Mục đích và mục tiêu của dự án không được xác định rõ ràng, nhân sự của nhóm điều hành dự án không phù hợp, kế hoạch triển khai, vai trò, trách nhiệm không rõ ràng, quá trình theo dõi, kiểm tra, giải trình, báo cáo và trao đổi thông tin không hiệu quả. d) Hệ thống không được thiết kế tốt. Nhiều trường hợp, do quá chăm chú vào mục tiêu nhận chứng chỉ ISO 9001:200 nên nhiều hệ thống không tập trung vào mục đích chính của hệ thống quản lí chất lượng là giúp doanh nghiệp đạt các mục tiêu kinh doanh. 8 e) Thiếu sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện công việc. Thực hiện ISO 9000:2000 đối với những người trực tiếp thực hiện công việc là thống nhất các phương pháp làm việc tốt nhất, chính thức hóa các phương pháp này, tuân thủ thực hiện và liên tục tìm các phương pháp làm việc tốt hơn. Thông thường, những người trực tiếp thực hiện công việc là những người biết và có thể thực hiện những việc này tốt nhất. Nhưng trong rất nhiều dự án thiết lập hệ thống quản lí chất lượng, sự tham gia của những con người này lại bị bỏ qua. f) Quá trình đào tạo & trao đổi thông tin không hiệu quả. Để thực hiện tốt hệ thống quản lí, hay một công việc cụ thể nào đó, nhân viên cần phải biết: - Việc gì cần phải làm? - Tại sao phải làm? - Làm như thế nào? - Hiểu như thế nào là thực hiện tốt công việc? - Trao đổi, thảo luận, phản hồi, góp ý như thế nào? - Theo dõi, kiểm tra như thế nào? - Đánh giá, ghi nhận và khuyến khích như thế nào? Trong nhiều doanh nghiệp tầm quan trọng của quá trình trao đổi thông tin nội bộ chưa được nhận thức đầy đủ. g) Thói quen cũ khó dứt bỏ. ISO 9000:2000 là một công cụ tốt để giúp tổ chức quản lí hiệu quả hơn các hoạt động kinh doanh của mình, tuy nhiên, cũng như bất cứ điều gì khác, bạn phải thay đổi cách làm việc mới mong đạt được kết quả khác đi. Thay đổi thói quen là một quá trình không dễ dàng. 9 6. Các bước thiết lập và thực hiện HTQLCL ISO 9000:2000 "Thực hiện là một quá trình có hệ thống bao gồm thảo luận và thống nhất về các vấn đề "Cái gì phải làm?" và "Làm như thế nào?", sau đó thì bắt tay làm một cách quyết liệt và bảo đảm chế độ giải trình nghiêm ngặt" "Kỷ luật hoàn thành công việc" - Ram Charan & Larry Bossidy 1. Định hướng chiến lược và các mục tiêu của Công ty 2. Thiết lập Chính sách chất lượng 7. Phân tích, đánh giá các quá trình 3. Xác định các mục tiêu chất lượng 8. Tiến hành các biện pháp cải tiến 4. Thiết lập hệ thống các quá trình (Bao gồm cả việc lập các tài liệu cần thiết) 9. Xem xét nhu cầu đánh giá cấp chứng nhận Có 7. 5. Thực hiện các quá trình 10. Tiến hành các thủ tục đánh giá 6. Đo lường tính hiệu quả và hiệu lực của các quá trình 11. Cải tiến liên tục hệ thống quản lí chất lượng Không Một số câu hỏi thường gặp Hỏi: Ý nghĩa của chứng chỉ ISO 9001:2000 là gì? Tại sao tôi phải chi phí cho một tổ chức bên ngoài vào đánh giá hệ thống quản lí chất lượng của tôi? Trả lời: ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lí chất lượng của một tổ chức. Ý nghĩa của chứng chỉ chứng nhận phù hợp ISO 9001 là bạn muốn chứng tỏ cho khách hàng năng lực của bạn trong việc đáp ứng các yêu cầu của họ. Hoàn toàn tự nguyện 10 (tuy nhiên một số khách hàng, thị trường đòi hỏi bạn phải có chứng chỉ ISO 9001 bạn mới có thể tham gia cung cấp hàng hóa cho họ). Vì các khách hàng của bạn khó có đủ điều kiện để đến doanh nghiệp bạn kiểm tra bạn đang sản xuất hàng hóa và dịch vụ cho họ thế nào nên có những tổ chức độc lập có tư cách và năng lực “xung phong làm thay” các dịch vụ này cho khách hàng. Hỏi: Tôi có thể xây dựng HTQLCL theo các yêu cầu và hướng dẫn của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 mà không cần đánh giá cấp chứng chỉ hay không? Trả lời: Hoàn toàn có thể. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 là sự đúc kết các kinh nghiệm quản lí tiên tiến của Thế giới và rất hữu ích cho bạn để thiết lập một HTQLCL nhằm quản lí tốt hơn các hoạt động của bạn mà không cần đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001. Thậm chí có nhiều phê phán rằng việc đánh giá cấp chứng chỉ phù hợp ISO 9001 đã làm méo mó bản chất và giảm giá trị của bộ tiêu chuẩn này. Vấn đề là bạn xử dụng bộ tiêu chuẩn này như thế nào, là mục đích hay công cụ? Hỏi: Tôi có thể copy HTQLCL ISO 9000:2000 của một đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực và có quy mô tương đương và áp dụng trong doanh nghiệp mình không? Trả lời: Bạn có thể tham khảo (nếu được cho phép) những HTQLCL ISO 9000:2000 của các đơn vị khác để xây dựng hệ thống quản lí phù hợp cho tổ chức mình. Việc bê nguyên xi một hệ thống bên ngoài vào áp dụng cho doanh nghiệp mình không phải là ý tưởng hay. Không phải hệ thống quản lí ISO 9000:2000 nào cũng được xây dựng tốt, và, một hệ thống tốt cho doanh nghiệp này có thể lại không phù hợp với doanh nghiệp khác. Một hệ thống quản lí tốt phải được xây dựng trên cơ sở và phù hợp thực tiễn của tổ chức bạn (các chính sách, mục tiêu, văn hóa của tổ chức, trình độ, năng lực nhân viên…), và đặc biệt, để hiệu quả, hệ thống này phải được thấu hiều trong toàn bộ tổ chức. Điều này chỉ có thể có được qua quá trình trải nghiệm tập thể thông qua trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lí. Hỏi: Doanh nghiệp tôi phải có những điều kiện cơ sở vật chất gì để phù hợp với ISO 9001:2000? Trả lời: Điều khoản 6.3, ISO 9001:2000 yêu cầu: “Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm”. Điều đó có nghĩa, trước hết, tổ chức phải bảo đảm môi trường làm việc đáp ứng các quy định của luật pháp, các quy chuẩn, tiêu chuẩn ngành liên quan và đủ điều kiện để tạo ra sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Tổ chức không cần thiết phải có nhà xưởng, máy móc thiết bị hiện đại mới phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hỏi: Doanh nghiệp tôi mới thành lập, còn ít người, có nên xây dựng HTQLCL ISO 9000:2000 không? Trả lời: Xây dựng HTQLCL ISO 9000:2000 cho các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập là việc rất có ích vì bạn sẽ có hệ thống quản lí bài bản ngay từ đầu. Tuy nhiên, liệu có cần đăng kí đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 ngay không thì bạn cần cân nhắc kỹ vì nó gắn với một chi phí không nhỏ. Lời khuyên của chúng tôi là, nếu chưa đủ điều kiện xây dựng hoàn chỉnh HTQLCL ISO 9000:2000, bạn có thể tìm hiểu, từng bước xây dựng các quá trình chính cho doanh nghiệp mình. Như thế bạn sẽ dần hoàn thiện hệ thống quản lí của mình, và sẵn sàng cho việc đánh giá cấp chứng chỉ khi thấy cần thiết. Bạn có thể tham khảo các thông tin trên trang web của chúng tôi: http://www.tracvietco.com Hỏi: Thời gian để xây dựng HTQLCL ISO 9000:2000 cho đến khi có thể đăng kí đánh giá cấp chứng chỉ là bao lâu? Trả lời: Yếu tố quan trọng nhất là quyết tâm của bạn. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, thời gian tối ưu cho việc xây dựng HTQLCL ISO 9000:2000 cho các tổ chức Việt Nam là từ 7 đến 9 tháng. 11 Thông thường bạn phải mất 2 đến 3 tháng cho việc hoạch định các quá trình và soạn thảo hệ thống văn bản, bạn sẽ trải qua 1-2 kỳ đánh giá nội bộ (cách nhau khoảng 2-3 tháng) và thực hiện các biện pháp cải tiến, khi đó bạn sẽ đủ sẵn sàng cho việc đánh giá cấp chứng chỉ. Hỏi: Doanh nghiệp tôi có cần chuyên gia tư vấn để thiết lập hệ thống quản lí chất lượng? Làm sao để lựa chọn nhà tư vấn phù hợp. Trả lời: Bạn hoàn toàn có thể tự thiết lập cho mình một hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mà không cần đến các nhà tư vấn. Tuy nhiên bạn sẽ phải học cật lực và có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức cho những sai sót khó tránh khỏi. Các nhà tư vấn có thể giúp doanh nghiệp bạn rút ngắn quá trình học hỏi và chi phí. Tổ chức ISO có ban hành một Hướng dẫn lựa chọn và xử dụng các nhà tư vấn cho các hệ thống quản lí chất lượng ISO 10019. Hỏi: Những tổ chức nào có hoạt động đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 tại Việt Nam? Trả lời: Một số tổ chức cung cấp dịch vụ Công ty TNHH Tư vấn Trác Việt là nhà cung cấp các đánh giá chứng nhận là: dịch vụ tư vấn quản lí doanh nghiệp. Dịch vụ của Công - Quacert, Việt Nam ty bao gồm: Website: http://www.quacert.gov.vn + Dịch vụ tư vấn: Tư vấn thiết kế tổ chức - Bureau Veritas (Tên cũ BVQI), Anh (Organization Design), Hệ thống quản lí chất lượng Website: ISO 9000, Hệ thống quản lí toàn diện theo Mô hình http://www.bureauveritas.com tuyệt hảo (The Business Excellence Model) - SGS, Thụy Sỹ + Giải pháp hệ thống thông tin quản trị (IT Website: http://www.sgs.com Solutions): Hệ thống thông tin quản trị doanh - TUV, Đức nghiệp e-CMS Website: http://www.tuv.com - DNV, Na Uy Website: http://www.dnv.com - Intertek, Mỹ Wesite: http://www.intertek.com - AFAG, Pháp Website: http://www.afag.com - PSP, Singapore Website: http://www.psp.com - DAS, Anh Webiste: http://www.das.com.vn - TQCI, Úc Website: http:// www.tqcsi.com + Đào tạo & Hỗ trợ quá trình học tập (Corporate Learning): Tạo môi trường để các doanh nghiệp có thể chia sẻ kinh nghiệm, thông tin, so sánh đối chứng và học tập không ngừng từ các kinh nghiệm tốt nhất. Liên hệ: TRACVIET CONSULTING CO., LTD 26 Quách Văn Tuấn, P.12, Q. Tân Bình, Tp. HCM Tel: 08-2939557, Fax: 08-8114081, Email: info@tracvietco.com, Website: http://www.tracvietco.com 12
- Xem thêm -