Tài liệu áp dụng quản trị tinh gọn made in vietnam để nâng cao chất lượng giáo dục tiểu học công lập

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --------o0o--------- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Tên đề tài: ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN MADE IN VIETNAM ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC TIỂU HỌC CÔNG LẬP Hanoi, 2016 i ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --------o0o--------- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Tên đề tài: ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN MADE IN VIETNAM ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC TIỂU HỌC CÔNG LẬP Hanoi, 2016 ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ....................................................................... Error! Bookmark not defined. MỤC LỤC ........................................................................................................................... ii MỤC LỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................................... v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................................ vi MỞ ĐẦU ............................................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .............................................................................1 2. Tình hình nghiên cứu .................................................................................2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..............................................................5 4.1. Đối tượng nghiên cứu ..........................................................................5 4.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................5 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................5 6. Bố cục bài NCKH ......................................................................................6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................. 7 1.1. Lý thuyết về quản trị tinh gọn.................................................................7 1.1.1. Khái niệm quản trị tinh gọn .............................................................7 1.1.2. Nguồn gốc của quản trị tinh gọn ......................................................7 1.1.3. Lợi ích của quản trị tinh gọn ............................................................8 1.1.4. Các nguyên tắc chính của quản trị tinh gọn .....................................9 1.1.4.1. Nhận thức về sự lãng phí .................................................................9 1.1.4.2. Sản xuất “Pull” ...............................................................................11 1.1.4.3. Chất lượng từ gốc ..........................................................................11 1.1.4.4. Liên tục cải tiến ..............................................................................11 1.1.5. Các công cụ của quản trị tinh gọn ..................................................11 1.1.5.1. Tiêu chuẩn hóa (Standard Word) ...................................................11 1.1.5.2. 5S và quản lý trực quan (5S and Visual Management) .................12 1.1.5.3. Cải tiến liên tục ..............................................................................12 1.2. Quản trị tinh gọn tại Việt Nam .............................................................14 1.2.1. Khái niệm .......................................................................................14 iii 1.2.2. Các công cụ, phương pháp khoa học và các triết lý được áp dụng 15 1.2.3. Động lực áp dụng và duy trì việc áp dụng theo triết lý tư duy của quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp/tổ chức. .................................................15 1.3. Giáo dục – Dịch vụ Giáo dục – Chất lượng Giáo dục ..........................16 1.3.1. Định nghĩa về Giáo dục .................................................................16 1.3.2. Dịch vụ Giáo dục ...........................................................................17 1.3.3. Chất lượng giáo dục .......................................................................17 1.4. Tiếp cận quản trị tinh gọn trong Giáo dục ............................................18 1.4.1. Quan niệm về GD tinh gọn và vai trò của tiếp cận quản trị tinh gọn trong GD. .....................................................................................................18 1.4.2. Đặc trưng của tiếp cận quản trị tinh gọn trong GD........................19 1.4.3. Thực trạng tiếp cận quản trị tinh gọn trong GD.............................19 1.4.4. Một số định hướng trong tiếp cận quản trị tinh gọn tại Việt Nam.20 1.5. Trường học tinh gọn – Lợi ích mang lại khi áp dụng quản trị tinh gọn vào GD ............................................................................................................21 1.5.1. Khái niệm trường học tinh gọn ......................................................21 1.5.2. Những lãng phí tồn tại trong Giáo dục ..........................................25 1.5.3. Thành công mang lại cho mọi trường học ở tất cả trình độ ...........27 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ........................................................... 31 2.1. Thực trạng tại một số trường tiểu học công lập, mục tiêu quan sát .........31 2.2. Phương pháp thu thập dữ liệu ..................................................................33 2.2.1. Thu thập dữ liệu thứ cấp ....................................................................33 2.2.2. Thu thập dữ liệu sơ cấp .....................................................................33 2.3. Quá trình thực hiện ..................................................................................35 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HAI TRƯỜNG TIỂU HỌC TẠI NÔNG THÔN VÀ THÀNH THỊ .................................................................................... 38 3.1. Trường tiểu học Tuấn Hưng ....................................................................38 3.1.1 Thông tin về trường Tiểu học Tuấn Hưng, Kim Thành, Hải Dương .38 3.1.2. Triết lý giáo dục .................................................................................38 3.2. Thông tin và thực trạng trường tiểu học Hồ Tùng Mậu .......................57 3.2.3. Những thành công nhà trường đã đạt được .......................................58 Chất lượng giáo viên và học sinh ................................................................60 iv 3.2.4. Các lãng phí tồn tại ............................................................................62 3.3. So sánh hai trường tiểu học: trường tiểu học Tuấn Hưng – Hải Dương và trường tiểu học Hồ Tùng Mậu – Hà Nội ....................................................71 CHƯƠNG 4: ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ TRIẾT LÝ QTTG MADE IN VIETNAM VÀO NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DẠY VÀ HỌC TẠI CÁC TRƯỜNG TIỂU HỌC ......................................................................... 74 4.1. Xây dựng Tâm thế....................................................................................76 4.1.1. Tâm thế là gì? ....................................................................................76 4.1.2. Áp dụng thực tế .................................................................................76 4.2. Ứng dụng 5S trong ...................................................................................80 4.3. Cải tiến liên tục (Kaizen) .........................................................................83 4.3.1. Kaizen là gì? ......................................................................................83 4.3.2. Áp dụng thực tế .................................................................................84 4.4. Tiêu chuẩn giảng dạy ...............................................................................91 4.5. Quản trị trực quan (Visual management).................................................92 4.5.1. Định nghĩa .........................................................................................92 4.5.2. Áp dụng thực tế .................................................................................92 4.5.2.1. Trong lớp học .................................................................................92 4.5.2.2. Đối với các thầy cô giáo ................................................................94 4.6. Sự phối hợp của nhà trường, gia đình và xã hội giúp trẻ “học tập tốt ở nhà, thực hành tốt ở trường” ........................................................................94 4.7. Những khó khăn, trở ngại, giải pháp khắc phục và định hướng áp dụng quản trị tinh gọn vào giáo dục trong tương lai ............................................98 4.7.1. Khó khăn, trở ngại khi áp dụng quản trị tinh gọn trong giáo dục: ....98 4.7.2. Đề xuất giải pháp khắc phục khó khăn và hướng áp dụng quản trị tinh gọn trong tương lai: ............................................................................100 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN ............................................................................................. 104 1. Những đóng góp của đề tài ....................................................................104 1.1. Những đóng góp của đề tài về mặt khoa học ..................................104 1.2. Những đóng góp của đề tài về mặt thực tiễn ...................................105 2. Những hạn chế của đề tài .......................................................................105 3. Hướng phát triển của đề tài ....................................................................106 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 107 v MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1. Mô hình trường học tinh gọn ....................................................................22 Hình 2.1 Khảo sát hực tế tại Trường Hồ Tùng Mậu .................................................35 Hình 2.2: Quá trình thực hiện nghiên cứu.................................................................36 Hình 2.3 Khảo sát hực tế tại Trường Hồ Tùng Mậu .................................................37 Hình 3.1 Trường tiểu học Tuấn Hưng.......................................................................38 Hình 3.2 Trường tiểu học Tuấn Hưng.......................................................................39 Hình 3.3 Trường tiểu học Tuấn Hưng.......................................................................40 Hình 3.4: Hình ảnh rác thải tại trường tiểu học Tuấn Hưng .....................................42 Hình 3.5: Lớp học tại trường Tiểu học Tuấn Hưng ..................................................43 Hình 3.6: Thư viện tại trường tiểu học Tuấn Hưng ..................................................43 Hình 3.7: Thư viện trường tiểu học Tuấn Hưng .......................................................44 Hình 3.8: Trường tiểu học Hồ Tùng Mậu .................................................................57 Hình 3.9. Cơ sở vật chất trường tiểu học Hồ Tùng Mậu ..........................................59 Hình 3.10. Phòng học trường tiểu học Hồ Tùng Mậu ..............................................60 Hình 3.11: Thư viện trường tiêu học Hồ Tùng Mậu .................................................65 Hình 3.11: Thông báo tại cổng trường tiểu học Hồ Tùng Mậu ................................66 Hình 4.1. Ví dụ về lớp học sạch sẽ, gọn gàng ...........................................................82 Hình 4.2. Ví dụ về quản lý trực quan ........................................................................83 Hình 4.3. Ví dụ về phương pháp Consensogram ......................................................86 Hình 4.4. Ví dụ về phương pháp Plus/ Delta charts..................................................87 Hình 4.5. Ví dụ về phương pháp sơ đồ các mối quan hệ ..........................................87 Hình 4.6. Mô hình PDSA cycle ................................................................................88 Hình 4.7. Ví dụ về phương pháp khẳng định tầm nhìn và sứ mệnh .........................89 Hình 4.8. Ví dụ trực quan trong lớp học ...................................................................93 Hình 4.10. Ví dụ trực quan trong lớp học .................................................................93 vi MỤC LỤC BẢNG Bảng 3.1 Lãng phí hữu hình tại trường Tiểu học Tuấn Hưng……………………...41 Bảng 3.2: Lãng phí vô hình tại trường tiểu học Tuấn Hưng……………………….47 Bảng 3.3. Lãng phí hữu hình tại trường tiểu học Hồ Tùng Mậu ..............................63 Bảng 3.4. Lãng phí vô hình tại trường tiểu học Hồ Tùng Mậu…………………….67 Bảng 4.1. Giải pháp cho lãng phí tại tiểu học công lập…………………………....74 vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT NCKH: Nghiên cứu khoa học ĐH: Đại học QTTG: Quản trị tinh gọn QLGD: Quản lý giáo dục GD: Giáo dục ĐT: Đào tạo 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Từ trước tới nay, hoạt động giáo dục vẫn được coi là một hoạt động dịch vụ, giữa một bên là người cung cấp dịch vụ giáo dục và một bên là khách hàng người sử dụng dịch vụ đó. Có thể nói, cải thiện chất lượng giáo dục, hiện nay, đang là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý, các chính trị gia đất nước, bởi tầm quan trọng của giáo dục đối với tương lai của con người và vận mệnh đất nước trong khi thực trạng còn nhiều vấn đề, yếu kém, lãng phí làm giảm hiệu quả quản lý cũng như hoạt động của các trường học, các cơ sở giáo dục. Thực tế cho thấy, không riêng gì thế giới mà ngay tại Việt Nam, khi đời sống kinh tế và mức sống được cải thiện thì việc đầu tư giáo dục cho con cái, mong con em mình được học tập tại một môi trường tốt ngày càng tăng cao không những ở thành thị mà cả ở nông thôn. Trước tình hình phát triển chung của đất nước, ngành giáo dục đã có những cải tiến, đổi mới và nâng cao chất lượng dạy và học đáng kể tuy nhiên vẫn còn nhiều những vấn đề tồn đọng, đặc biệt ở những trường công lập. Một thực trạng rõ rệt ở thành thị rằng cha mẹ cố gắng hết sức để con cái được học các trường tư nhân, cho dù thu nhập của mình còn hạn hẹp chỉ với một mong ước con mình sẽ được đào tạo trong một môi trường tốt hơn, sẽ phát triển tốt hơn và tương lai sáng lạng hơn. Vậy tại sao không phải là trường công mà lại là trường tư? Có sự khác biệt nào giữa hai loại hình trường học này? Trước bối cảnh đó, một câu hỏi bức thiết đặt ra: các trường học và các tổ chức giáo dục, đặc biệt là các trường công nơi hàng năm vẫn đang tiếp nhận và giáo dục một số lượng lớn học sinh từ các độ tuổi khác nhau phải làm gì để năng cao hiệu quả giáo dục của mình hơn nữa, làm thế nào để tạo lòng tin vững chắc hơn cho học sinh cũng như phụ huynh. Với sứ mệnh giáo dục cao cả của mình, ngành giáo dục nói chung và các trường học nói riêng vẫn đang ngày ngày cố gắng nâng cao bản thân mình trong công tác giảng dạy cũng như quản lý. Với mong muốn được đóng góp vào việc nâng cao chất lượng giáo dục của Đất nước, nhiều chuyên gia và học giả cho rằng những triết lý của “Quản trị tinh gọn” nói chung và “Quản trị tinh gọn Made in Vietnam” nói riêng sẽ là một trong những 2 lựa chọn phù hợp trong bối cảnh hiện nay. Trên thế giới, đặc biệt là các nước đã phát triển họ đã áp dụng thành công và gặt hái được nhiều lợi ích nhờ việc áp dụng triết lý của Quản trị tinh gọn vào nâng cao chất lượng dịch vụ giáo dục. Tuy nhiên, ở Việt Nam, điều này vẫn còn mới mẻ. Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh đã có một số trường học tư nhân và quốc tế hay những cơ sở, trung tâm giáo dục đã áp dụng triết lý quản trị này và thấy những thay đổi rõ rệt, còn lại đại đa số vẫn chỉ dừng lại ở việc định hướng tư duy theo mô hình mới, nhưng không có những chiến lược, quy trình hành động tiêu chuẩn cụ thể. Mặc dù còn nhiều thách thức và có thể gặp phải những nguy cơ thất bại khi thực hiện Lean Management và Lean Thinking (quản trị tinh gọn và tư duy tinh gọn) nhưng đã đến lúc các nhà quản lý ngành giáo dục nên xem xét tính hiệu quả và lợi ích lâu dài mà tư duy tinh gọn mang lại để tiếp cận và thúc đẩy, tiến hành đưa mô hình hiện đại này vào các tổ chức dịch vụ và các trường học tại Việt Nam. Với sự may mắn được học tập, nghiên cứu về Quản trị tinh gọn và triết lý Quản trị tinh gọn tại Việt Nam thuộc Khoa Quản trị kinh doanh, Trường ĐH Kinh tế, ĐH Quốc gia Hà Nội cùng với việc nghiên cứu, tìm hiểu nhiều mô hình áp dụng thành công quản trị tinh gọn trong giáo dục trên thế giới, nhóm nghiên cứu nhận thấy triết lý Quản trị tinh gọn tại Việt Nam có tính thiết thực và ứng dụng cao đối với tình hình đất nước hiện nay nói chung và ngành giáo dục nói riêng. Trong bài NCKH này, nhóm nghiên cứu sẽ đi sâu phân tích thực trạng, tìm và phân loại các lãng phí tồn tại tại một số trường Tiểu học công lập để từ đó áp dụng Quản trị tinh gọn Made in Vietnam với các công cụ và tư duy của nó nhằm góp phần nâng cao chất lượng dạy và học tại giáo dục bậc Tiểu học. 2. Tình hình nghiên cứu Áp dụng quản trị tinh gọn trong quản trị và nâng cao chất lương giáo dục đã thu hút được sự chú ý của nhiều học giả và các nhà nghiên cứu trên thế giới. Trên thế giới đã có nhiều những ví dụ thành công về việc áp dụng quản trị tinh gọn tại các đơn vị giáo dục. 3 Trong một nghiên cứu vào năm 2004 mang tên “Organizational Improvement & Accountability – Lessons for Education From Other Sectors” tổ chức Rand Corporation đã kết luận rằng triết lý quản trị tinh gọn và những công cụ phù hợp của nó sẽ cung cấp cho các nhà giáo dục một mô hình quản lý và cải tiến mạnh mẽ giúp đáp ứng với những thách thức cho ngành giáo dục trong thế kỷ 21. Lean Education Enterprises đã sáng tạo ra - một chương trình quản trị tinh gọn áp dụng riêng cho ngành giáo dục. Chương trình này đã tư vấn và hỗ trợ thành công cho nhiều trường học thuôc các cấp về việc áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao chất lượng dạy và học cùng chất lượng quản lý. Theo nghiên cứu của Shannon Flumerfelt, Ph.D với câu hỏi: “Liệu tinh gọn có thể được áp dụng trong trường học không?” cho rằng triết lý tinh gọn, tư duy tinh gọn và những ứng dụng của nó trong sản xuất có một số bài học mà chúng ta có thể áp dụng cho giáo dục. Bài viết cho rằng quản trị tinh gọn không phải là một hệ thống quản trị duy nhất và bảo thủ mà khi sử dụng nó vào giáo dục là phải áp dụng nguyên si mọi công cụđể giải quyết các vấn đề trong giáo dục. Tuy nhiên, với triết lý và một số công cụ của quản trị tinh gọn sẽ rất có ích cho việc quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục. University of St. Andrews đã áp dụng quản trị tinh gọn từ năm 2006 vào mọi hoạt động của mình một phần bởi vì quản trị tinh gọn gắn liền và hài hòa với mục tiêu của trường cũng như hỗ trợ cho triết lý lấy con người làm trung tâm của trường. Quản trị tinh gọn đã giúp cho sự thành công của trường rất nhiều trong những năm vừa qua. Kể từ khi áp dụng, triết lý quản trị tinh gọn đã trở thành trung tâm tiếp cận của mọi việc tại trường đại học này. Đó là kết quả tất yếu của những kế hoạch chiến lược cho tương lai bền vững của Andrews University. Trường Tiểu học Baerland thuộc Rogaland, Norway là một trong những cơ sở giáo dục tiên phong áp dụng triết lý quản trị tinh gọn thành công tạo ra điều kiện tốt hơn cho việc dạy và học. Toàn bộ ban lãnh đạo và đội ngũ giáo viên của trường cùng thống nhất với hai mục đích chính của việc áp dụng triết lý quản trị tinh gọn trong trường học của mình bao gồm: nâng cao chất lượng học tập của học sinh thông qua việc tạo nhiều thời gian học tập hiệu quả cho học sinh hơn, nhiều thời gian giảng 4 dạy hiệu quả cho giáo viên và nâng cao chất lượng giảng dạy; nâng cao môi trường làm việc cho giáo viên thông qua sáng tạo môi trường làm việc hấp dẫn, xóa bỏ những lãng phí, rườm rà trong việc quản trị lớp học. Nghiên cứu Delphi về việc áp dụng quản trị tinh gọn trong môi trường học thuật bậc cao như giáo dục đại học, cao học,... đã tổng hợp tất cả những quan điểm, trải nghiệm và kiến thức về việc áp dụng những nguyên tắc và thực hành của quản trị tinh gọn vào trong giáo dục. Nghiên cứu đã xây dựng nên một mô hình cải tiến tinh gọn trong giáo dục. Mặc dù đã được nghiên cứu và áp dụng thành công tại nhiều nơi trên thế giới, tuy nhiên ở Việt Nam hiện tại, đây vẫn là một đề tài rất mới, hầu như chưa có nhiều công trình đào sâu nghiên cứu. Trên thế giới, quản trị tinh gọn được áp dụng tương đối rộng rãi và đa dạng ở mọi bậc giáo dục từ cấp một, trung học cơ sở, phổ thông đến đại học và cao học, các trung tâm học thuật,…như University of Centre Ollahoma (Hoa Kỳ); University of St Andrews (Scotland); Cardiff University (Wales- liên hiệp Anh). Ở Việt Nam, việc áp dụng triết lý quản trị tinh gọn trong các cơ sở giáo dục còn nhiều hạn chế, bước đầu chỉ có những ứng dụng kỹ thuật của quản trị tinh gọn trong phạm vi hẹp. Việc tiếp cận quản trị tinh gọn như một triết lý và hệ thống quản trị vào hoạt động giáo dục của Việt Nam là rất hiếm. Thậm chí, với nhiều người trong ngành giáo dục khái niệm về quản trị tinh gọn còn xa lạ và họ chưa thực sự quan tâm về việc quản trị tinh gọn là cái gì, lợi ích mang lại ra sao khi áp dụng nó. Về tài liệu nghiên cứu, có thể kể đến cuốn “Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành công” của tác giả Nguyễn Đăng Minh, cuốn “Quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam - Thực trạng và giải pháp”do nhóm tác giả Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh (Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội) đồng chủ biên. Hoặc bài báo của Nguyễn Đăng Minh và nhóm tác giả, “Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam”, Tạp chí Khoa học, Đại học Quốc Gia Hà Nội, số 1 (2014) 30. Bài viết tóm tắt lý thuyết cơ bản về quản trị tinh gọn, chỉ ra lợi ích và ứng dụng của quản trị tinh gọn trong 5 sản xuất và dịch vụ, từ đó khuyến nghị một số hướng nghiên cứu và áp dụng tại Việt Nam. Mặc dù vậy, những nghiên cứu mang tính mở rộng áp dụng tư duy quản trị tinh gọn từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực dịch vụ vẫn còn rất hạn chế. Đối với các trường học, các cơ sở giáo dục đặc biệt là các cơ sở công lập hầu như thuật ngữ “quản trị tinh gọn” hay “Lean” chưa được quan tâm. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3. Nghiên cứu phương pháp quản trị tinh gọn (Lean) nói chung và quản trị tinh gọn - tại Việt Nam nói riêng cũng như việc áp dụng phương pháp quản trị khoa học này thông qua các công cụ phù hợp của nó để loại bỏ những hoạt động gây lãng phí để từ đó nâng cao chất lượng giáo dục, dạy và học tại các trường Tiểu học công lập tại Việt Nam. Nghiên cứu quy trình thực hiện quản trị tinh gọn (Lean) trong các trường tiểu - học công lập cùng các khó khăn tồn tại trong bối cảnh hiện nay. Đề xuất giải pháp khắc phục và hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại Vietnam tại - các trường học trong tương lai. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Hai trường Tiểu học công lập, một trường thuộc khu vực nông thôn là trường Tiểu học Tuấn Hưng, Kim Thành, Hải Dương, và một trường thuộc thành phố Hà Nội là trường Tiểu học Hồ Tùng Mậu. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của nhóm nghiên cứu bao gồm hai trường tiểu học kể trên trong khoảng thời gian từ 19/01/2016 tới 29/02/2016 Phương pháp nghiên cứu 5. - Quan sát đánh giá - Dùng bảng hỏi thu thập dữ liệu và phân tích kết hợp với tìm kiếm dữ liệu thứ cấp - Phỏng vấn trực tiếp các đối tượng giáo viên, học sinh và phụ huynh 6 6. Bố cục bài NCKH Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Phương pháp nghiên cứu Chương 3: Thực trạng chất lượng giáo dục của một số trường tiểu học công lập, những lãng phí, yếu kém và nguyên nhân: 1 trường nông thôn – trưởng Tiểu học Tuấn Hưng-Kim Thành-Hải dương; 2 trường Tiểu học Hồ Tùng Mậu trên địa bàn quận Từ Liêm Hà Nội Chương 4: Áp dụng một số công cụ của Lean nói chung: 5S, Kaizen, quản trị trực quan cùng tư duy QTTG made in Vietnam để nâng cao chất lượng dạy và học tại các trường Tiểu học công. Những khó khăn, trở ngại, giải pháp khắc phục và định hướng áp dụng quản trị tinh gọn vào giáo dục trong tương lai Kết luận 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Lý thuyết về quản trị tinh gọn (tham khảo bài viết của Viện năng suất Việt Nam) 1.1.1. Khái niệm quản trị tinh gọn Quản trị tinh gọn là phương pháp cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chi phí (đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận), tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng. Bên cạnh đó, khái niệm về quản trị tinh gọn có những cách hiểu khác nhau của các chuyện gia trên thế giới. Trong cuốn sách Lean Thinking, James Womack và Danial Jones định nghĩa “tinh gọn” theo 3 yếu tố: dòng sản xuất, hệ thống kéo và nỗ lực để đạt được sự “xuất sắc”. “Sự xuất sắc” được định nghĩa là một hệ thống các phương pháp áp dụng trong sản xuất nhằm hạn chế tối đa sự lãng phí thông qua tập trung vào chính xác những gì khách hàng mong muốn. Năm 2000, trong cuốn sách The Machine that Changed the World của James Womack, quản trị tinh gọn được định nghĩa là phương pháp quản lý định hướng vào giảm thiểu lãng phí để năng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả toàn bộ quá trình sản xuất. John Shook - chuyên gia làm việc tại Viện Nghiên cứu Lean tại Anh Quốc định nghĩa tinh gọn là một triết lý sản xuất rút ngắn thời gian từ khi nhận được đơn hàng của khách đến khi giao hàng bằng cách cắt giảm chi phí. 1.1.2. Nguồn gốc của quản trị tinh gọn Vào thập niên 1980, đã có một sự chuyển dịch cơ bản về cách thức tổ chức sản xuất tại nhiều nhà máy lớn ở Mỹ và Châu Âu. Phương pháp sản xuất hàng loạt với số lượng lớn (mass production) cùng với các kỹ thuật quản lý sản xuất được áp dụng từ 8 đầu thế kỷ 19 đã được nghi vấn liệu có phải là mô hình sản xuất tối ưu chưa, khi các công ty của Nhật Bản chứng minh được phương pháp “Vừa-Đúng-Lúc” (Just-InTime/ JIT) là một giải pháp tốt hơn để hạn chế việc gây ra các lãng, mà một hệ quả tất yếu sẽ là sự lãng phí do tồn kho quá mức cần thiết (Inventory), cùng với việc gia tăng các lãng phí khác trong nhóm 7 lãng phí thường gặp trong một tổ chức như: chờ đợi (Waiting); vận chuyển/di chuyển không cần thiết (Transportation); thao tác thừa (Motion); gia công thừa (Over-processing); khuyết tật/ sai lỗi của sản phẩm, dịch vụ (Defects). Phương pháp sản xuất theo nguyên lý JIT là cách thức tổ chức sản xuất để đảm bảo tất cả các quá trình chỉ sản xuất (cung cấp) Những gì cần thiết, Khi cần thiết và với Số lượng cần thiết theo nhu cầu của quá trình tiếp theo cho đến khi chuyển giao sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng cuối cùng của tổ chức. Việc vận dụng nguyên lý JIT, cùng với thực hành có hiệu quả các kỹ thuật, công cụ Lean cơ bản và tự động hóa (Jidoka) trên nền tảng khai thác hiệu quả trí tuệ, sức sáng tạo của con người với tư duy Kaizen (thay đổi để tốt hơn và liên tục cải tiến) sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu các lãng phí, hướng tới những kết quả hoạt động cao hơn về năng suất, chất lượng, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ trong bối cảnh hiện nay. 1.1.3. Lợi ích của quản trị tinh gọn Theo bài báo tổng hợp “Hệ thống sản xuất tinh gọn ( Lean Production System)” của nhóm tác giả từ Trung tâm Năng suất Việt Nam, những ích lợi mà Lean mang đến gồm: ● Cải thiện năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhờ giảm thiểu tình trạng phế phẩm và các lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, trong đó có cả việc tăng năng suất lao động/ hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua giảm chờ đợi (giữa người-người; giữa người-máy móc), giảm di chuyển, giảm các thao tác thừa ● Rút ngắn thời gian chu trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ (cycle time) nhờ hợp lý hóa các quá trình giá tạo giá trị, cùng với việc giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, loại bỏ lãng phí do sự chờ đợi giữa các công đoạn, rút ngắn 9 thời gian chuẩn bị cho quá trình sản xuất (set-up time) và thời gian chuyển đổi việc sản xuất các sản phẩm khác nhau (change-over time). ● Giảm thiểu lãng phí hữu hình và vô hình do tồn kho quá mức cần thiết, kể cả tồn kho bán thành phẩm dang dở giữa các công đoạn (WIP/ Work-In-Process) lẫn thành phẩm nhờ vận dụng nguyên lý JIT. ● Nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị, mặt bằng thông qua các công cụ hữu ích như TPM (Total Productive Maintenance - Duy trì năng suất tổng thể), bố trí sản xuất theo mô hình tế bào (Cell Manufacturing). Tăng khả năng đối ứng một cách linh hoạt, đồng thời giảm thiểu áp lực lên các nguồn lực đầu vào (con người, thiết bị) trước các yêu cầu đa dạng của thị trường thông qua thực hành cân bằng sản xuất (level loading) mỗi khi tổ chức đã đạt được kết quả tốt về thời gian chuyển đổi sản xuất. Khả năng giao hàng đúng hạn theo đó cũng sẽ được đảm bảo. Khi thời gian sản xuất và thời gian chu trình được cải thiện, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản lượng sản phẩm cũng sẽ được cải thiện với nguồn lực cơ sở vật chất hiện có. 1.1.4. Các nguyên tắc chính của quản trị tinh gọn 1.1.4.1. Nhận thức về sự lãng phí Bước đầu tiên là nhận thức về những gì có và những gì không làm tăng thêm giá trị từ góc độ khách hàng. Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là thừa và nên loại bỏ. 7 loại lãng phí thường gặp trong một tổ chức đã đề cập ở trên. (tham khảo tại:http://leanmanufacturingtools.org/71/muda-mura-and-muri-leanmanufacturing-wastes/ http://vnpi.vn/Desktop.aspx/Tu-dien-so/Ky_tu_so/7_loai_lang_phi/) a) Mura: Là sự lãng phí của việc không đồng đều. Đây là một trong những nguyên nhân tạo ra Muda. Một ví dụ điển hình của Mura là khi một khối lượng công việc nhất định được giao trong một tháng, nếu trong 2 tuần đầu tiên ta chủ quan, không lên lịch chi 10 tiết cụ thể phần việc sẽ làm thì trong 2 tuần sau ta sẽ phải xử lý một khối lượng công việc lớn và sử dụng những tài nguyên lẽ ra không cần thiết. b) Muri: Là sự quá tải hay còn có thể coi là sự vô lý, được tạo ra khi nhân sự hoặc máy móc bị đặt dưới những áp lực không cần thiết. Nguyên nhân tạo ra Muri có thể là: làm việc không đúng chuyên môn hoặc chưa được đào tạo, chỉ dẫn không rõ ràng, thiếu vật dụng cần thiết để làm việc, hệ thống liên lạc kém… Muri cũng là một nguyên nhân chính dẫn đến Muda. c) Muda: Là tất cả những hoạt động không tạo ra giá trị, từ đó tạo ra lãng phí, gồm các thành phần: (1) Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn: Khi một công nhân hay một thiết bị không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc hoặc phải chờ nguyên vật liệu chuyển đến. (2) Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển: Đây có thể là nguyên nhân của việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí. (3) Lãng phí trong quá trình hoạt động: Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người. Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc. (4) Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm: Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn. Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị chìm đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác. Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc … 11 (5) Lãng phí do các động tác thừa: Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt nó xuống hay tìm kiếm nó thì chỉ tạo ra các cử động. Các cử động này không làm gia tăng giá trị cho chính chi tiết sản phẩm đó. (6) Lãng phí do sản xuất lỗi: Sản phẩm lỗi không chỉ dẫn đến các chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả các chi phí gián tiếp (7) Lãng phí do sản xuất thừa: Sản xuất thừa sẽ dẫn đến rất nhiều chi phí bổ sung cho doanh nghiệp. Có thể kể ra một số như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hành chính, chi phí thiết bị, chi phí tài chính,... 1.1.4.2. Sản xuất “Pull” Còn được gọi là Just In Time (JIT), sản xuất Pull chủ trương chỉ sản xuất những gì cần và vào lúc cần đến. Sản xuất đúng lúc, kịp thời. Sản xuất được diễn ra dưới tác động của các công đoạn sau. Kế hoạch thì các khâu đều biết nhưng lệnh sản xuất bắt đầu từ khâu sau. Khâu sau sẽ kéo khâu trước, yêu cầu khâu trước sản xuất đúng loại, số lượng, thời gian giao....không có yêu cầu thì không sản xuất. 1.1.4.3. Chất lượng từ gốc Quản trị tinh gọn nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc và việc kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi các công nhân như một phần công việc trong quy trình sản xuất. 1.1.4.4. Liên tục cải tiến Quản trị tinh gọn đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng. Điều này cũng đòi hỏi sự tham gia tích cực của công nhân và nhân viên trong quá trình cải tiến liên tục. 1.1.5. Các công cụ của quản trị tinh gọn 1.1.5.1. Tiêu chuẩn hóa (Standard Word) Chuẩn hóa quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết, nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hóa là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Mức độ chuẩn 12 hóa cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hóa. Thường áp dụng tiêu chuẩn cho một số công việc sau: Thời gian takt time (thời gian khách hàng yêu cầu), Lead time (Thời gian từ kho đến kho, thời gian từ công đoạn A đến công đoạn B). Mức tồn kho, số lượng, thời gian giao hàng, chủng loại, vị trí máy, cách vận hành máy, trình tự công việc… 1.1.5.2. 5S và quản lý trực quan (5S and Visual Management)  Phương pháp 5S (xem phần 1.2. Lý thuyết về công cụ 5S)  Hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan: cho phép các công nhân có thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả nhất. Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau: a) Các bảng hiển thị trực quan: các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân. b) Các bảng kiểm soát bằng trực quan: các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng,.. c) Các chỉ dẫn bằng hình ảnh: giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để 7 phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng. 5S chính là điều kiện tiên quyết để thực hiện quản lý trực quan. Trong sản xuất, nếu không tuân thủ theo nguyên tắc 5S thì sự lãng phí sẽ tích tụ dần lên, làm mờ đi các sự cố và dần biến những lỗi cơ bản trở thành sai lệch mang tính hệ thống. Vì vậy, 5S được xem là “bàn đạp” để tiến hành hoạt động hệ thống quản lý trực quan (Ortiz, 2010). 1.1.5.3. Cải tiến liên tục Cải tiến liên tục là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.