LỜI CAM DOAN
Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại
Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức
học tập của mình và với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để
thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ này. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên
cứu của tôi, các số liệu và kết quả trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có
nguồn gốc trích dẫn rõ ràng. Các kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở
bất cứ công trình nghiên cứu nào. Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của
TS. Huỳnh Đức Lộng.
TP. HồChí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2016
Người thực hiện luận văn
LÊ THU HẰNG
MỞ DẦ U
1.Lý do thực hiện đề tàiHiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) của 12
nước thành viên trong đó có Việt Nam đã được ký kết vào ngày 04/02/2016 kỳ
vọng sẽ đem lại cho các doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội cũng như thách thức,
trong đó có các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thủy sản. Những cơ hội như
được hưởng mức thuế suất ưu đãi khi xuất nhập khẩu thủy sản sang các nước thành
viên TPP, tăng cường cơ hội được tiếp cận với nguồn vốn đầu tư của nước ngoài...
Tuy nhiên, thách thức đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản đó là các rào cản về
kỹ thuật thương mại đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng và vệ sinh an toàn thực
phẩm, đặc biệt là các doanh nghiệp thủy sản trong nước phải đối mặt với việc giảm
thị phần do sự cạnh tranhtừ các doanh nghiệp cùng ngành của các nước thành viên
TPP... Kế toán quản trị với những vai trò tương ứng với bốn chức năng của nhà
quản trị đó là hoạch định, tổ chức – điều hành và ra quyết định, ngày càng thể hiện
được tầm quan trọng của nó trong sự phát triển của một doanh nghiệp. Từ thực
trạng nền kinh tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các
doanh nghiệp thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách,
một nội dung trong công tác kế toán quản trị. Vì dự toán ngân sách được xây dựng
trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả
các nguồn lực hiện có và còn là một công cụ để đánh giá trách nhiệm của các nhà
quản lý thông qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán.Và mục tiêu quan
trọng nhất của dự toán ngân sách chính là đảm bảo cho định hướng và kiểm
soát được nguồn tài chính, dòng tiền trong việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh
doanh theo mục tiêu của doanh nghiệp. Công ty cổphần thủy sản và xuất nhập
khẩu Côn Đảo là một công ty có thịphần xuất khẩu ởnhiều quốc gia, nằm trong top
các công ty dẫn đầu vềkim ngạch xuất khẩu sản phẩm surimi của Việt Namvà đang
mởrộng sản xuất và xuất khẩu sản phẩmsurimi mô phỏng được khách hàng ưa
chuộng. Tuy nhiên, ởcông ty hiện naychưa có một mô hình cụthểcũng như quy
trình rõ ràng vềdựbáo và cũng chỉthực
hiện rời rạc một sốbáo cáo có sựpha trộn giữa dựtoán, kếhoạch và thực tếnhư
kếhoạch sản xuất –kinh doanh, kếhoạch thu chi.Từthực trạng nền kinh tếđặt ra yêu
cầu nâng cao năng lực quản trịvà kiểm soát tài chính của nhiều doanh nghiệp và
vai trò của dựtoán ngân sách cũng như tình hình dựtoán ngân sách tại công ty trên
thì tác giảđã chọn đềtài “Xây dựng dựtoán ngân sách tại Công ty cổphần thủy sản
và xuất nhập khẩu Côn Đảo”cho luận văn thạc sỹkinh tế.
2.Tổng quan các công trình nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu về dự toán
ngân sách trong doanh nghiệp ở nước ngoài như: Nghiên
cứu “Are budget useful?
A survey of Malaysian companies” của Ahmad et al. (2003).Nghiên cứu được thực
hiện với các công ty ở Malaysia. Kết quả của nghiên cứu chỉ ra là các công ty ở
Malaysia vẫn thực hiện dự toán ngân sách, và dự toán ngân sách được mở rộng
phạm vi đó là trở thành một phần quan trọng trong hoạch định và kiểm soát của
công ty. Nghiên cứu cũng chỉ ra một số lý thuyết và thực hành về kế toán.Nghiên
cứu “Managerial Accounting” của Garrison et al. (2012).Nghiên cứu này đã trình
bày các nội dung của kế toán quản trị, trong đó có phần dự toán ngân sách; cụ thể
là khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách...Nghiên
cứu “
ifficulties of the u dgeting Process and Factors Leading to the eci sion to
Implement this Management Tool” của Lidia (2014).Nội dung của nghiên cứu là
những trở ngại trong quá trình thiết lập dự toán ngân sách và các yếu tố tác động
đến việc ra quyết định thực thi biện pháp quản lý. Kết quả của nghiên cứu đã chỉ ra
rằng dự toán ngân sách là công cụ hữu dụng và có nhiều lợi thế, được sử dụng
trong nền kinh tế. Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh
nghiệp ở Việt Nam như:
Luận văn thạc sỹ “ ự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods
thực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh ức (2010).Nghiên cứu
đã trình bày thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Na – Ngành
Foods. Kết quả là công ty có lập dự toán ngân sách, tuy nhiên công tác dự toán
ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm. Cụ thể đó mô hình dự toán
mặc dù là mô hình thông tin phản hồi nhưng lại mang nặng tính áp đặt từ trên
xuống và không phản ánh được tình hình thực tế tại công ty; nhiều dự toán quan
trọng chưa được lập như: dự toán phải thu, dự toán tiền,... Từ thực trạng này mà tác
giả đã đưa ra giải pháp đó là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ
dưới lên; lập đầy đủ báo cáo dự toán ngân sách theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu
thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính.Luận
văn thạc sỹ “Xác lập mô hình
dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu
công nghiệp iê n Hòa 2” của Nguyễn Thúy Hằng (2012). Với việc khảo sát thực
trạng dự toán ngân sách của 102 doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
thì có 17 doanh nghiệp không lập dự toán, trong đó 16 doanh nghiệp là doanh
nghiệp sản xuất. Các mặt hạn chế của công tác lập dự toán ngân sách được tác giả
chỉ ra như hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách về công tác lập
dự toán; quy trình dự toán chưa xây dựng các bước thực hiện cụ thể, chi tiết; hệ
thống báo cáo dự toán chưa đầy đủ, các báo cáo dự toán quan trọng như dự toán
thu tiền, dự toán chi tiền,... Từ thực trạng trên, tác giả đã đã đưa ra các giải pháp
xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh
nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2.
Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt
Thành” của Phạm Thị Phƣơng Anh (2014).Tác giả đã phân tích thực trạng dự toán
ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành; kết quả cho thấy công ty có lập dự
toán ngân sách nhưng chưa có sự tham gia, phối hợp của các phòng ban, xí nghiệp
và chưa có sự thống nhất trong các biểu
4 mẫu dự toán ngân sách...Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện dự toán ngân
sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành. Một số giải pháp như công ty nên áp
dụng mô hình dự toán ngân sách từ dưới lên để kết hợp sự tham gia của các phòng
ban, xí nghiệp; thống nhất các mẫu biểu về dự toán ngân sách...Tác giả đã kế thừa
được ở các nghiên cứu trên với những nội dung sau:
Từ nghiên cứu của Ahmad et al. (2003) và Lidia (2014): Đó là ý nghĩa của dự toán
ngân sách và vai trò của nó trong các doanh nghiệp, mặc dù có nhiều trở ngại trong
quá trình thiết lập nhưng nó vẫn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị.
Từ nghiên cứu của Garrison et al. (2012): Đó là các khái niệm, ý nghĩa, hệ thống
báo cáo dự toán ngân sách... để phục vụ cho phần khái quát cơ sở lý luận về dự
toán ngân sách trong doanh nghiệp.
Từ nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Nguyễn Thúy Hằng
(2012) và Phạm Thị Phương Anh (2014): Đó là thực trạng nhiều doanh
nghiệp không lập dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch; nhiều doanh nghiệp
có lập dự toán ngân sách nhưng công tác dự toán ngân sách còn tồn tại nhiều
khuyết điểm; các báo cáo dự toán ngân sách lập không đầy đủ;... nên cần có giải
pháp xây dựng hoặc hoàn thiện dự toán ngân sách.
3.Mục tiêu nghiên cứu Từ những phần tác giả kế thừa từ các công trình nghiên cứu
trong nước và ngoài nước thì tác giả sẽ tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các
mục tiêu sau đây: Một là hệ thống lý luận về dự toán ngân sách.Hai là phân tích,
đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh
tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. Ba là đề ra những giải
pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu
Côn Đảo.
4.Câu hỏi nghiên cứu Luận văn trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:
5 Thứ nhất, nền tảng lý luận cơ bản cho việc tiếp cận, xây dựng dự toán ngân sách
tại một tổ chức kinh doanh?
Thứ hai, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có lập dự toán ngân
sách hay chưa, nếu có, tình hình và nội dung dự toán ngân sách tại công ty được
thể hiện như thế nào?
Thứ ba, nếu Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo chưa lập dự
toán ngân sách thì có cần phải xây dựng dự toán ngân sách hay không và xây dựng
với mục tiêu, nội dung như thế nào?
5. Di tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là dự toán ngân sách của công ty
Cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.
6.Phạm vi nghiên cứu Về không gian thì phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần
thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.Về thời gian thì phạm vi nghiên cứu là năm
2015 và 2016.7
.Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính. Cụ
thể như sau: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân tích, tổng hợp
các tài liệu để hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
ở chương 1. Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tại
bàn để thu thập dữ liệu về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ
phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. Luận văn sử dụng phương pháp suy
luận, phân tích để đưa ra các giải pháp để xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty
cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.
Kết cấu của luận vănNgoài phần mở đầu và phần kết luận, bài luận văn gồm có
3 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh
doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo
Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập
khẩu Côn Đảo.
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H TRONG OANH
NGHIỆP
1.1. Khái niệm dự toán ngân sách Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách
trong kinh doanh là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt
được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự
toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ
sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi
nhất trong thời gian dài. Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến
một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để
thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời
gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự
toán ngân sách là một phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng,
chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiến. Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là
những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử
dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra. Vậy dự
toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể
của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng biểu. Dự
toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp
công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất kinh doanh.
1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện
4 chức năng của nhà quản trị, đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra
quyết định. Nội dung cụ thểnhư sau:Hoạch
địnhTheo Lê Thế Giới & cộng sự
(2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục
tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần
8 thiết nhằm đạt được mục tiêu. Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và
là nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định
hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Dự toán ngân
sách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị. Mục
tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng đến mục tiêu
này. Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch, thể hiện thành
những con số trên các bảng biểu. Những dự toán sẽ cho nhà quản trị thấy được một
bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra,
là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng
và nhiều yếu tố khác. Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị tính toán được
những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế hoạch chiến
lược của doanh nghiệp. Tổ
chức - điều hành Tổ chức -điều hành là chức năng thể
hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với
các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao. Dự toán ngân sách gắn
liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong tổ chức để
có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực để thực hiện
những mục tiêu đề ra. Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong
tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó, dự toán ngân sách tạo
ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu bộ phận
tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng
cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao. Thông qua dự toán ngân
sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu của các
thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề
ra.Kiểm
soátKiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được,
kịp thời phát hiện những sai sót để điều chỉnh.
9 Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà
quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giá
việc thực hiện dự toán ngân sách đó. Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự
toán đề ra để thấy được sự chênh lệch. Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để
tìm ra nguyên nhân. Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai
là người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này.
Ra quyết địnhTheo Huỳnh Lợi (2012) thì ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp
lý và tối ưu các phương án và các giải pháp. Chức năng ra quyết định có sự gắn kết
chặt chẽ với 3 chức năng trên. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt
với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự toán ngân
sách được xác định dựa trên kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ
nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình đến các bộ phận như thế nào. Chẳng
hạn, nhà quản trị sẽ phân bổ nguồn tiền cho việc chi mua sắm máy móc thiết bị, chi
trả lương... Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm
soát. Hoạch định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của
doanh nghiệp. Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh
nó với dự toán ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải
quyết. Mối quan hệ này được thể hiện ở hình 1.1.
10 Hình 1.1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát
Nguồn: Atkinson et al. (2012) 1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân
sách 1.3.1. Mô hình dự toán ngân sách 1.3.1.1. Mô hình thông tin từdƣới lênDòng
dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từdưới lên là đi từ bộ phận có mức
độtrách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độtrách nhiệm cao hơn. Dự toán xuất
phát từ quản lý cấp cơ sở. Quản lý cấp cơ sởcăn cứvào điều kiện tại bộ phận mình
để lập các chỉtiêu dựtoán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Cấp trung gian
cũng lập các chỉtiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉtiêu dự toán mà
cấp cơ sở gửi lên thì sẽtrình lên quản lý cấp cao nhất. Quản lý cấp cao nhất sẽtổng
hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán. Ưu điểm của mô
hình này đó là dựtoán được lập ởcác bộ phận cấp thấp, đây là những thành viên am
hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độcơ sở. Chẳng hạn, đểxác định được
lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay Kiểm soátXác định định
hướng của tổchức và các mục tiêu ngắn hạn Xây dựng chiến lược dài hạn và các
kếhoạch ngắn hạn Xây dựng dựtoán ngân sách chínhĐo lường và đánh giá hiệu
quảso với dự toán Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu, chiến lược và các kế
hoạchHoạch định
11 khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh.
Do đó, dựtoán được lập sẽsát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bịhay nhân
công. Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dựtoán thì doanh nghiệp có
thểbiết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nhược
điểm của mô hình này là các dựtoán vì được các nhà quản trịcấp thấp lập, do đó vì
họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họđưa ra dự toán, có thể tồn tại nguy cơ
là họ cốtình đưa ra dựtoán thấp hơn để dễdàng thực hiện, vì thếảnh hưởng đến hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, một nhược điểm của mô hình là sự
kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới không được thực hiện
kỹlưỡng và chi tiết. Vì thông qua dựtoán mà cấp dưới lập gửi lên, nhà quản trị cấp
cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng. Mô hình thông tin từdưới lên thích
hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy mô lớn. : bước 1: bước 2Hình 1.2.Mô
hình thông tin từdưới lên(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138)) 1.3.1.2. Mô hình
thông tin từ trên xuốngQuản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung gianQuản lýcấp
trung gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sở
12 Đối với loại mô hình thông tin từtrên xuống thì dòng dữ liệu được xuất phát
từcấp quản lý cao nhất. Các chỉtiêu dựtoán được quản lý cấp cao nhất đưa ra và
truyền xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian truyền xuống cấp cơ sở.Ưu
điểm của mô hình thông tin từtrên xuống là nhanh, gọn và đi một lần từ cấp cao
xuống cấp thấp. Do vậy, mô hình này thích hợp áp dụng ởcác doanh nghiệp có quy
mô nhỏ. Mô hình này tồn tại nhược điểm đó là có sự rập khuôn, áp đặt do cấp quản
trị cấp cao không thể nắm rõ toàn bộ những vấn đề cụ thể, chi tiết phát sinh tại
mỗi bộphận của doanh nghiệp mình. Mô hình này không khai thác hết được những
tiềm năng và sựsáng tạo của các nhà quản trị bộphận. Và khi các nhà quản trị bộ
phận nhận được những kế hoạch đó thì họ bị bắt buộc phải thực hiện nên nhiều khi
không có được động lực để cố gắng phải thực hiện vì những chỉtiêu đặt ra có thể
không phù hợp với thực tếđang diễn ra tại doanh nghiệp mình. Một nhược điểm
nữa là thiếu sự phản hồi từphía các nhà quản trị cấp dưới khi thực hiện dựtoán, do
đó làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Hình 1.3.Mô hình thông tin từ
trên xuống(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))1.3.1.3. Mô hình thông tin có
phản hồi Mô hình này có sự kết hợp của mô hình thông tin từ trên xuống và mô
hình thông tin từdưới lên. Đặc điểm của mô hình thông tin có phản hồi là các
chỉtiêu dự toán được cấp quản lý cao nhất đưa xuống quản lý cấp trung và cấp cơ
sở. Các nhà quản Quản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung gianQuản lýcấp trung
gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sở
13 trịnày khi nhận được thông tin từnhà quản trị cấp cao đưa xuống thì sẽcăn cứ
vào tình hình thực tếđang phát sinh tại doanh nghiệp đểcó sự phản hồi lại cho các
chỉtiêu dự toán đó phù hợp. Và cuối cùng thì quản lý cấp cao sẽ tổng hợp và xem
xét toàn diện tình hình của doanh nghiệp đểxét duyệt và đưa xuống quản lý cấp
trung gian, cấp trung gian đưa xuống cấp cơ sở. Và đây là dự toán hoàn chỉnh. Ưu
điểm của mô hình này là có sự phản hồi từnhà quản trị cấp thấp đối với cấp cao
hơn sẽđảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch tốt hơn. Mô hình thông tin có phản
hồi huy động sựtham gia và trí tuệ của các cấp quản lý vào quá trình dự toán. Điều
này sẽgiúp phối hợp tốt để dựtoán có tính khảthi cao. Mô hình này sẽ kết hợp các
ưu điểm của 2 mô hình trên. Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này đó là vì xuất
phát từnhà quản trị cấp cao và có sự phản hồi của các nhà quản trị cấp thấp, do đó
tốn nhiều thời gian, chi phí của doanh nghiệp. Ngoài ra, do mô hình cần nhiều thời
gian cho việc soạn thảo, xét duyệt... nên quá trình dựtoán không được tổchức tốt sẽ
không hiệu quả. : bước 1: bước 2: bước 3Hình 1.4.Mô hình thông tin có phản
hồi(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))Quản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung
gianQuản lýcấp trung gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ
sởQuản lý cấp cơ sở
14 1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách Quy trình lập dự toán ngân sách có 3 giai
đoạn đó là: chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi dự
toán ngân sách (Brooksoon (2000)). 1.3.2.1. Chuẩn bị dự toán ngân sách Ở giai
đoạn này thì doanh nghiệp cần phải làm rõ mục tiêu của mình; truyền thông chi tiết
về dự toán ngân sách và những hướng dẫn cho mọi người trách nhiệm cho việc
chuẩn bị dự toán ngân sách. Các kế hoạch dài hạn là điểm khởi đầu cho việc chuẩn
bị dự toán ngân sách thường niên. Trong điều kiện biến động của môi trường kinh
doanh như giá cả, tiền lương... thì điều cần thiết là các nhà quản trị trong doanh
nghiệp cần xây dựng những hướng dẫn chi tiết cho các bộ phận thực hiện. Trong
giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị về nhân
sự, số liệu và biểu mẫu. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các nguồn lực hiện có để
phục vụ cho việc thực hiện dự toán ngân sách. Các yếu tố cần đặc biệt xem xét đó
là tài chính, nhân lực... Đây là những thành phần quan trọng trong dự toánngân
sách của doanh nghiệp. Chẳng hạn năng lực sản xuất hiện tại có đủ thực hiện nhu
cầu tiêu thụ hay không, hoặc nhân lực hiện tại có đủ đảm nhận các công việc của
quá trình dự toán ngân sách không... 1.3.2.2. Soạn thảo dự toánngân sách Ở giai
đoạn này, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin liên quan để soạn thảo được
các báo cáo dự toán ngân sách. Doanh nghiệp chuẩn bị dự toán tiêu thụ. Đây là dự
toán quan trọng nhất trong dự toán ngân sách hàng năm và cũng là dự toán khó xây
dựng nhất do tổng doanh thu phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, ngoài ra còn
có thể bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế và các đối thủ cạnh tranh. Các dự toán khác
cũng được xây dựng như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản
xuất chung... Các dự toán này được xây dựng dựa trên số liệu quá khứ và một số
thông tin khác. Số liệu quá khứ có thể được sử dụng như điểm khởi đầu cho việc
xây dựng dự toán ngân sách, những thông tin trong quá khứ có thể cung cấp những
hướng phân tích cho tương lai. 1.3.2.3. Theo dõi dự toán ngân sách Giai đoạn theo
dõi dự toán thể hiện việc xem xét tình hình thực hiện dự toán ngân sách để có biện
pháp đôn đốc các bộ phận thực hiện dự toán ngân sách. Ngoài ra, theo dõi dự toán
ngân sách nhằm xem các dự toán được xây dựng có quá cao so với thực tế để có
biện pháp điều chỉnh lại. Trong quá trình hoạt động, kết quả thực hiện sẽ có thể
chênh lệch so với dự toán. Do đó, doanh nghiệp cần phải so sánh và phân tích kết
quả đạt được so với dự toán, để từ đó thấy được các mục không được tiến hành
theo đúng kế hoạch và tìm những lý do của sự chênh lệch đó. Từ đó, doanh nghiệp
đưa ra hướng giải quyết và rút kinh nghiệm cho những kỳ lập dự toán sau này.
16 Hình 1.5. Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp (Nguồn: Brooksoon
(2000))1.3.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
1.3.3.1. Khái quát về hệ thống báo cáo dự toán ngân sách Hệ thống báo cáo dựtoán
ngân sách bao gồm cácbáo cáo: dựtoán tiêu thụ, dựtoán sản xuất, dựtoán nguyên
vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Chuẩn bịdựtoán ngân
sáchSoạn thảo dựtoán ngân sách Theo dõi dựtoán ngân sáchLàm rõ mục tiêu
củatổchức của tổchứcChuẩn hóa ngân sáchcủa tổchứcĐánh giá hệthốngThu thập
các thông tin: doanh thu/chi tiêu; chuẩn bị dựtoán ban đầuKiểm tra các sốliệudự
toán ngân sách bằng cách đánh giá và phân tích những khoản tiềnThiết lập
dựtoán tiền đểtheo dõidòng tiền từbáo cáo lãi lỗvà bảng cân đối kếtoánXem lại các
thủtục dựtoán và chuẩn bịdựtoán ngân sách chínhPhân tích sựkhác biệt giữa thực
hiện thực tế và dự toán Theo dõi sựkhác biệt và phân tích các sai sót; kiểm tra
những phần không được như mong đợi Dựđoán lại và sửa lại; xem xét sửdụng các
loại dựtoán khác; rút kinh nghiệm
17 dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ, dự toán chi phí
bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết
quảhoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán (Garrison et al. (2012)).
Mối quan hệ của các báo cáo dự toán ngân sách được thể hiện ở hình 1.6. Cụ thể,
dự toán tiêu thụ là dự toán được lập đầu tiên và là cơ sở để lập các dự toán khác.
Lý do vì doanh nghiệp phải xác định được sản lượng tiêu thụ thì từ đó mới có thể
xác định được nhu cầu sản xuất, nhu cầu mua hàng hóa... và từ đó lập được các dự
toán có liên quan như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng hóa.... Sau khi lập xong
dự toán tiêu thụ thì căn cứ vào khối lượng tiêu thụ dự toán thì doanh nghiệp xác
định được nhu cầu sản xuất trong kỳ, đây chính là chỉ tiêu quan trọng trong dự toán
sản xuất.Từ dự toán sản xuất, với chỉ tiêu khối lượng sản xuất thì sẽ lập các dự
toán tiếp theo đó là dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công
trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung. Những dự toán này, kết hợp với số liệu
trên dự toán tiêu thụ và dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xây dựng dự
toán tiền. Cuối cùng, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán
bảng cân đối kế toán cũng được lập sau đó (Garrison et al. (2012)).
18 Hình 1.6. Mối quan hệ giữa các loại dự toán ngân sách (Nguồn: Garrison et al.
(2012))1.3.3.2. Nội dung các báo cáo dựtoán ngân sáchDự
toán tiêu thụDựtoán tiêu
thụlà bước đầu tiên trong quá trình lập dựtoán ngân sách tại doanh nghiệp. Dựtoán
tiêu thụđược xem là chìa khóa cho toàn bộcác dựtoán còn lại. Nếu dựtoán tiêu thụ
thiếu chính xác thì các dựtoán còn lại cũng sẽ thiếu chính xác. Dựa trên dựtoán
này, doanh nghiệp có cơ sởđểxây dựng dựtoán sản xuất cũng như các dự toán khác.
Khi lập dựtoán tiêu thụthì doanh nghiệp ước đoán sốlượng sản phẩm tiêu thụ. Căn
cứđểxác định có thể dựa vào số liệu của kỳtrước về sản lượng tiêu thụđể xem
Dựtoán tiêu thụDựtoán sản xuấtDựtoánhàng tồn kho cuối kỳDựtoán nguyên vật
liệu trực tiếp Dựtoán chi phí nhân công trực tiếp Dựtoán chi phí bán hàng và chi
phí QLDN Dựtoán chi phí sản xuất chung Dựtoán báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanhDựtoán tiềnDựtoán bảng cân đối kế toán
19 xét tình hình tiêu thụ của kỳtrước và ước tính cho kỳnày. Ngoài ra, doanh
nghiệp cần phải nghiên cứu thịtrường đểxem xét nhu cầu của thịtrường, đây là yếu
tố rất quan trọng vì doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Sựxem xét các yếu tố
khác như động thái của đối thủ cạnh tranh, các chính sách liên quan đến giá cảhay
sựphát triển của nền kinh tếcũng là công việc cần quan tâm khi xác định sốlượng
sản phẩm tiêu thụ. Doanh thu tiêu thụ dự tính được xác định như sau:Doanh thu
tiêu thụ= Sản lượng tiêu thụước tính x Đơn giá bán ước tính Từđây, các dựtoán tiêu
thụchi tiết hơn có thểđược xây dựng cho từng bộ phận cụ thểtrong doanh nghiệp.
Và cũng là cơ sởđểxây dựng các dựtoán tiếp theo sau đó. Ngoài ra, khi xây dựng
dựtoán tiêu thụthì doanh nghiệp còn xây dựng lịch trình thu tiền từ việc bán hàng
này, đây cũng là cơ sởđểxây dựng dự toán tiền. Dự
toán sản xuấtKhi dựtoán tiêu
thụhoàn thành thì bước tiếp theo là xây dựng dựtoán sản xuất. Dựtoán này thể hiện
sốlượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ tiếp theo. Dự toán sản xuất được xây dựng
với mục tiêu đáp ứng được nhu cầu tiêu thụcũng như duy trì lượng tồn kho.
Dựtoán sản xuất ởcác doanh nghiệp thương mại được thay thế bằng dựtoán mua
hàng. Dựtoán mua hàng cũng được lập căn cứ dựa trên sốlượng sản phẩm tiêu thụ
trong kỳđược xác định ởdự toán tiêu thụ.Sốlượng sản phẩm sản xuất được xác định
như sau:Sốlượng tiêu thụtrong kỳđã được xác định ở dựtoán tiêu thụ. Đểcó thểxây
dựng thành công dựtoán sản xuất thì doanh nghiệp cần phải ước tính được sốtượng
tồn kho cuối kỳ. Đây là một chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Vì nếu
dựtính thấp quá sẽ thiếu hàng trong kho, ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ. Ngược
lại, Sốtiền thu trong kỳ=Sốtiền thu nợkỳtrước ước tính+Sốtiền thu nợtrong kỳước
tínhDựtoán sốlượng sản xuất trong kỳ=Dựtoán sốlượng tiêu thụtrong kỳ+Dựtoán
sốlượng tồn kho cuối kỳ–Dựtoán sốlượng tồn kho đầu kỳ
20 nếu dựtính sốlượng tồn kho cuối kỳcao quá thì sẽlàm tăng chi phí như lưu kho,
bảo quản... và dẫn đến tình trạng ứđọng vốn. Dự
toán nguyên vật liệu trực tiếp
Dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên dựtoán sản xuất nhằm mục đích
tính ra nhu cầu vềlượng và giá nguyên vật liệu đểđảm bảo cho quá trình sản xuất.
Dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp còn đi kèm với dựtoán về việc thanh toán tiền
mua nguyên vật liệu, làm cơ sởcho việc lập dự toán tiền.
. Dự
toán chi phí
nhân công trực tiếp Dựtoán chi phí nhân công trực tiếp được lập dựa trên dựtoán
sản xuất. Dự toán này cho thấy số giờlao động trực tiếp cần thiết đểđáp ứng dựtoán
sản xuất. Để lập được dựtoán chi phí nhân công trực tiếp thì cần xây dựng định
mức chi phí nhân công trực tiếp. Đồng thời, thông qua đó thì doanh nghiệp có thể
sử dụng nguồn lao động đạt hiệu quảcao và bốtrí nhân lực cho quá trình sản xuất
một cách phù hợp, tránh tình trạng thiếu lao động hay thừa lao động. Lượng NVL
trực tiếp mua vào dự toán =Lượng NVL trực tiếp dùng cho sản xuất dựtoán+Lượng
NVLtrực tiếp tồn kho cuối kỳdựtoán-Lượng NVLtrực tiếp tồn kho đầu kỳ dựtoán
Chi phínguyên vật liệu trực tiếp dự toán =Lượng nguyên vật liệu trực tiếp dùng
cho sản xuất dựtoánxĐịnh mức giánguyên vật liệu trực tiếp dự toán Trịgiá
muanguyên vật liệu trực tiếp dự toán =Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua vào dự
toán xĐịnh mức giánguyên vật liệu trực tiếp dự toán Dựtoán tiền thanh toán mua
nguyên vật liệu trực tiếp =Trịgiá muanguyên vật liệu trực tiếp dự toán xTỷlệthanh
toán tiền trong từng kỳ
21 Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung là dự toán vềchi
phí sản xuất chung phát sinh trong kỳhoạt động. Dự toán chi phí sản xuất chung
bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dựtoán định phí sản xuất chung.
Dựtoán biến phí sản xuất chung được xây dựng tương tự dựtoán nguyên vật liệu
trực tiếp và dựtoán chi phí nhân công trực tiếp khi biến phí sản xuất chung được
xây dựng theo mức độ hoạt động như giờmáy, sản phẩm... Nếu biến phí sản xuất
chung được xác định bằng tỷ lệtrên biến phí trực tiếp thì khi đó dựtoán biến phí
sản xuất chung được lập như sau:Dựtoán định phí sản xuất chung được xây dựng
dựa trên số liệu kỳtrước và có thểđược điều chỉnh lại. Khi lập dựtoán chi phí sản
xuất chung thì cần lập dự toán số tiền chi cho chi phí sản xuất chung. Bởi vì một
sốchi phí sản xuất chung không thuộc dòng tiền chi của doanh nghiệp nên tổng chi
phí sản xuất chung phải được điều chỉnh đểxác định lại số tiền cần chi cho chi phí
sản xuất chung. Các chi phí cần được trừra đó chẳng hạn như chi phí khấu hao
TSCĐ...Dự
toán thành phẩm tồn kho cuối kỳSau khi hoàn thành xong các dựtoán
trên thì đã có đủ dữ liệu cần thiết để lập dựtoán thành phẩm tồn kho. Dựtoán này
được lập với hai lý do đó là: xác định chi phí giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh và đểđịnh giá hàng tồn kho cuối kỳ. Trị giá thành phẩm tồn
kho cuối kỳđược xác định như sau:
22 Trong đó sốlượng thành phẩm tồn kho cuối kỳthì đã được xác định ở dự toán
sản xuất và giá thành đơn vị sản phẩm chính là toàn bộchi phí sản xuất đơn vị bao
gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản
xuất chung đã được xác định ởcác dựtoán tương ứng. Dự
toán chi phí bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệp Dựtoán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp cũng được lập bao gồm dựtoán phần biến phí và phần định phí chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Dựtoán cho phần biến phí được xác định
bằng cách nhân sản lượng tiêu thụ dựtoán được tính ở dựtoán tiêu thụ với biến phí
bán hàng và quản lý doanh nghiệp đơn vị dự kiến. Dựtoán cho phần định phí được
lập dựa trên số liệu kỳtrước và có thểđược điều chỉnh. Dựtoán này được lập tương
tựnhư dựtoán định phí sản xuất chung. Khi xây dựng dựtoán chi phí bán hàng và
chi phí quản lý doanh nghiệp thì cần xác định dòng tiền cần chi ra cho các khoản
mục của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi phí
không phải chi tiền như chi phí khấu hao TSCĐ... thì được loại trừra khỏi tổng chi
phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đểxác định sốtiền cần chi cho bán
hàng và quản lý doanh nghiệp. Dự
toán tiền Dựtoán tiền được lập dựa trên các
dựtoán thu, chi tiền trên các dựtoán bộ phận như dựtoán thu tiền bán hàng, dựtoán
thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán tiền chi cho chi phí sản xuất
chung...Dự toán tiền gồm 4 phần: Phần
thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền
vàođược kỳ vọng, trừ phần đi vay. Nguồn thu chính của phần này là từ việc bán
hàng. Và dựtoán nguồn tiền thu được của dự toán tiêu thụcũng nằm ở phần này.
Trịgiá thành phẩm tồn kho cuối kỳ=Sốlượng thành phẩm tồn kho cuối kỳxGiá
thành đơn vịsản phẩm
23 Phần chi: Phần này tổng hợp tất cả kế hoạch trả tiền trong kỳ dự toán. Những
khoản chi bao gồm chi cho việc mua nguyên vật liệu, chi trả cho công nhân trực
tiếp, chi phí sản xuất chung. Tất cả số tiền chi này đã được thể hiện ở các dự toán
bộ phận như dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp,
dự toán chi phí sản xuất chung... Phần
cân đối thu chi: Phần này sẽ tính lượng tiền
dư thừa hay thiếu hụt, được xác định như sau: Dư thừa (hoặc thiếu hụt) tiền = Tiền
tồn đầu kỳ + Các khoản thu – Các khoản chi Nếu sự thiếu hụt tiền xuất hiện trong
một khoảng thời gian, doanh nghiệp sẽ cần phải đi vay. Ngược lại, nếu có sự dư
thừa tiền, số tiền đó có thể được dùng để trả cho sốtiền mượn trước đó hay dùng để
đầu tư. Phần
vay: Phần này thể hiện chi tiết số tiền đi vay và thanh toán trong suốt
thời gian dự toán. Nó cũng liệt kê các khoản thanh toán lãi suất cho khoản tiền đã
đi vay. Dự toán tiền được chia thành các giai đoạn trong năm, các giai đoạn này đủ
ngắn để nắm bắt được những biến động lớn trong số dư tiền. Trong khi dự toán tiền
hàng tháng là phổbiến nhất, một số doanh nghiệp lập hàng tuần, thậm chí là hàng
ngày. Dự
toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh là một dự toán quan trọng trong quá trình lập dự toán ngân sách.
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh thu, chi phí và kết
quả kinh doanh dự toán. Do đó, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
được lập dựa vào các dự toán về doanh thu và chi phí, từ đó xác định được kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán. Dự
toán bảng cân đối kế toán Dự
toán bảng cân đối kế toán phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn vốn dự toán của
doanh nghiệp. Dự toán bảng cân đối kế toán được lập sử dụng dữ liệu từ bảng cân
đối kế toán đầu kỳ dự toán và những dữ liệu ở các dự toán có liên quan như dự
toán tiền, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán thu tiền khách hàng, dự toán trả tiền
người bán...
24 1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách 1.3.4.1. Dự toán
ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting)Theo kỹ thuật dự toán
ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting) thì kỹ thuật lập dự toán
ngân sách cho từng trung tâm dự toán ngân sách bắt đầu đi từ con số 0, có nghĩa là
từng khoản mục chi phí sau đó sẽ được điều chỉnh toàn diện trong dự toán ngân
sách của năm sau. ZBB từ chối việc kế thừa luận điểm của dự toán ngân sách
truyền thống rằng hoạt động của năm nay sẽ tiếp tục cùng mức độ hoặc cùng số
lượng với năm sau, và vì thế dự toán ngân sách năm sau có thể được xây dựng dựa
trên cơ sở cộng thêm chi phí, chi phí mở rộng hoặc lạm phát. Trong thực tế, nhà
quản lý không lập dự toán ngân sách bắt đầu từ số 0, mà họ có thể bắt đầu từ mức
độ chi tiêu hiện tại và bắt đầu làm ngược, bằng cách giả sử tình huống loại bỏ bớt
hoạt động hoặc chi phí nào đó của doanh nghiệp. Bằng cách này, toàn bộ các mục
trên dự toán ngân sách sẽ được xem xét chi phí và lợi ích nhằm lựa chọn những
cách thay thế tốt hơn. Những thuận lợi của lập dự toán ngân sách theo phương
pháp ZBB là: Hiệu
quả phân bổ nguồn lực, vì nó dựa trên nhu cầu và lợi ích hơn là
tính lịch sử Hướng
nhà quản lý đến việc tìm kiếm cách quản lý chi phí hiệu quả để
cải tiến quá trình hoạt độngLoại
bỏ việc thổi phồng dự toánTăng
cường việc thúc
đẩy nhân viên bằng cách cung cấp nhiều hơn óc sáng tạo và trách nhiệm trong việc
ra quyết định Tăng
cường thông tin và phối hợp trong tổ chức Xác
định và loại bỏ
các hoạt động lãng phí và lỗi thời Nhận
ra cơ hội cho việc sử dụng nguồn lực bên
ngoài Thúc
đẩy trung tâm chi phí nhận ra sứ mệnh và mối quan hệ của họ với toàn
bộ mục tiêu Bên cạnh những thuận lợi thì ZBB cũng có những vấn đề khó khăn:
25 Tốn nhiều thời gian Việc
biện minh cho mỗi khoản mục có thể có vấn đề cho
mỗi phòng ban có đầu ra vô hình Yêu
cầu việc đào tạo đặc biệt, do có nhiều sự
phức tạp so với phương pháp dự toán gia tăngTrong
công ty lớn, số lượng thông tin
sao lưu trong quá trình lập dự toán có thể rất lớn và áp đảo hoạt động khác Việc áp
dụng ZBB bao gồm 3 bước (ACCA Passcards for Paper F5 Performance
Management, 2010) Bước
1: Xác định các hoạt động tạo ra doanh thu và chi phí
Bước 2: Đánh giá và xếp hạng từng hoạt độngBước
3: Phân bổnguồn lực 1.3.4.2.
Dự toán ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu (program budgeting)Điểm mấu
chốt của lập dự toán ngân sách theo chương trình mục tiêu chính là những chương
trình cùng với những bước tiến hành cần thiết để hoàn thành chúng. Hơn nữa, lập
dự toán ngân sách theo chương trình còn yêu cầu đánh giá tính hiệu quả của các
chương trình thực hiện. Tính hiệu quả đó phải được đo bằng mối liên hệ giữa chi
phí đầu vào với những tác động có ích mà chương trình mang lại cho nền kinh tế xã hội. Chính vì vậy mà trong phương thức lập dự toán, dự toán ngân sách theo
chương trình thì các quyết định ngân sách được đưa ra trên cơ sở đánh giá những
lợi ích tăng thêm sẽ đạt được trong mối liên hệ với việc lựa chọn cách thức sử dụng
nguồn lực công trong dài hạn. 1.3.4.3. Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách
linh hoạtDự toán ngân sách tĩnh: Theo Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2014) thì
dự toán ngân sách tĩnh là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động cụ thể. Do
mức độ hoạt động thực tế thường khác với mức độ hoạt động dự kiến nên so sánh
dự toán ngân sách tĩnh với kết quả thực tế thường có ý nghĩa trong việc đánh giá
hiệu quả kiểm soát chi phí và thường dẫn đến những nhận định sai lầm về hiệu quả
hoạt động của các bộ phận tron
g đơn vị.
26 Dựtoán ngân sách linh hoạt: Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dựtoán ngân sách linh
hoạt là dựtoán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác
nhau. Dựtoán ngân sách linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt
động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng từng mức độvà phạm vi hoạt
động khác nhau.Thông thường dự toán ngân sách linh hoạt được lập ởba mức độcơ
bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độhoạt động khả quan
nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dựtoán linh hoạt là có thể thích ứng với
sựthay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dựtoán, tránh được quyền
sửa đổi của dựtoán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác,
có thể dùng dựtoán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế. Dự toán linh hoạt
được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí. Trình tự lập dự toán linh hoạt
có thể khái quát qua các bước như sau:Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối
tượng được lập dự toán.Bước 2: Xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại
chi phí thành biến phí, định phí. Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến
phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí.Bước 3: Xác định biến
phí đơn vị dự toán. Trong đó:Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt, cụ thể:- Đối với
biến phí:- Đối với định phí: định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm
trong phạm vi hoạt động liên quan. Tổng biến phí đã điều chỉnh = Mức hoạt động
thực tếxBiến phí đơn vịdựtoánBiến phí đơn vịdựtoán=Tổng biến phí dựtoánTổng
mức hoạt động dựtoán
27 1.3.5. Tổ chức vận hành dự toán ngân sách Tổ chức vận hành dự toán ngân sách
chính là chuyển hóa mô hình, quy trình, hệ thống báo cáo và các phương pháp kỹ
thuật do con người vận hành. Việc tổ chức bộ máy vận hành có thể được thực hiện
bằng hai đối tượng. Thứ nhất là bộ phận chuyên về kế toán quản trị, tách biệt hoàn
toàn so với bộ phận kế toán tài chính. Bộ phận kế toán quản trị này sẽ chuyên thực
hiện dự toán ngân sách, do đó sẽ liên kết với các bộ phận khác để thu thập thông
tin cho việc lập dự toán ngân sách và lập các bảng báo cáo dự toán ngân sách. Ưu
điểm của việc tổ chức này là công tác dự toán ngân sách được tổ chức chuyên
nghiệp, nhân viên không phải kiêm nhiều công việc, nhưng có một số hạn chế đó là
để thực hiện tốt công tác dự toán ngân sách thì bộ phận này phải có sự liên kết với
các bộ phận khác, do đó khó khăn cho việc tiếp cận và tổng hợp thông tin lập dự
toán ngân sách. Thứ hai là tổ chức vận hành dự toán ngân sách thông qua nhiều bộ
phận khác nhau, có sự tham gia của nhiều bộ phận, kể cả kế toán tài chính và kế
toán quản trị. Hình thức này khắc phục được nhược điểm của hình thức thứ nhất,
đó là sẽ dễ hơn trong việc tiếp cận thông tin lập dự toán ngân sách, nhưng hạn chế
của nó là khi tổng hợp thông tin, phân tích, đánh giá dự toánngân sách rất phức tạp.
1.4.Một số yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh
doanh Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh
doanh có thể tổng hợp thành hai nhóm yếu tố sau: Một là các yếu tố về mặt lựa
chọn nội dung dự toán ngân sách như lựa chọn mô hình, xây dựng quy trình, lựa
chọn hệ thống báo cáo dự toán, lựa chọn phương pháp kỹ thuật lập và lựa chọn bộ
máy vận hành dự toán ngân sách. Vì khi xây dựng dự toán ngân sách cần phải phù
hợp với cơ cấu tổ chứ c, đặc điểm và tình hình hoạt động của tổ chức; phải căn cứ
trên tình hình tài chính, quy mô, nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức; phù hợp giữa
lợi ích và chi phí. Vì mặc dù việc xây dựng dự toán ngân sách có thể mang lại
nhiều lợi ích cho tổ chức, nhưng phải xem xét trong mối quan hệ với chi phí bỏra,
để thấy được dự toán ngân sách đó có khả thi hay không.
28 Hai là các yếu tố về mặt thông tin như xây dựng cơ cấu chi phí, xây dựng các
kỹ thuật dự báo, xây dựng các kỹ thuật xử lý thông tin, xây dựng kênh tuyền tải
thông tin. Cơ cấu chi phí là chỉ tiêu quan trọng trong việc xây dựng các báo cáo dự
toán ngân sách. Do đó nó ảnh hưởng đến việc xây dựng dự toán ngân sách tại các
tổ chức kinh doanh. Các yếu tố khác cũng ảnh hưởng như kỹ thuật dự báo, kỹ thuật
xử lý thông tin và xây dựng kênh truyền tải thông tin. Vì đây là những yêu tố liên
quan đến thông tin sẽ cung cấp cho việc lập dự toán ngân sách, tác động đến hiệu
quả của việc lập dự toán ngân sách. KẾT LUẬN H ƢƠNG 1 Chương 1 đã thể
hiện cơ sở lý luận chung về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp. Dự toán ngân
sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị đó là
hoạch định, tổ chức - điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Ngoài ra, dự toán ngân
sách được áp dụng dưới những mô hình khác nhau và 3 bước của quy trình dự toán
ngân sách là chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi
dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách bao gồm một hệ thống các báo cáo dự toán
bộ phận, thể hiện là những con số trên các bảng biểu, nhằm mục tiêu thực hiện kế
hoạch đề ra. Với những điều trên, chương 1 là cơ sở để phân tích thực trạng công
tác dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo ở
chương 2 và đưa ra những giải pháp cho việc xây dựng dự toán ngân sách ở Công
ty đó trong chương 3
34 Bảng 2.1. Mô tả quy trình công nghệ chế biến surimi Tên công đoạnThông số
kỹ thuật chínhMô tả(1)(2)(3)Tiếp nhận cá nguyên liệuNhiệt độnguyên liệu
<=40CTươi và đúng chủng loạiNguyên liệu được ướp đá bảo quản ởnhiệt
độ<=40C và vận chuyển đến xí nghiệp bằng xe bảo ôn. Kiểm tra nhiệt độvà
chất lượng cảm quan nguyên liệu. Chỉđược nhận vào chếbiến những nguyên
liệu đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn nguyên liệu số: TCNL 01, kiểm tra chứng
từxuất xứlô hàng.Rửa 1Nhiệt độnước:<= 100CNguyên liệu trước khi đưa vào
chếbiến được rửa sạch bằng nước sạch trong máy rửa cá. Nhiệt độnước <=
100C.Sơ chếNhiệt độBTP <= 100CTại các bàn sơ chếnguyên liệu được cắt
đầu, loại bỏnội tạng.Rửa 2Nhiệt độnước:<= 100CBTP trước khi đưa vào máy
tách xương được rửa sạch bằng nước lạnh, sạch trong máy rửa 2 đểloại bỏtạp chất
còn sót lại. Nhiệt độnước <= 100C.Tách xƣơngBTP được đưa vào máy tách,
tách riêng phần thịt và chuyển vào bồn rửa 3. Phần da, xương được thải ra ngoài
theo băng chuyền phếliệu.Rửa 3Nhiệt độnước:<= 100CThịt cá được rửa sạch bẳng
nước sạch trong bồn nước có nhiệt độ<= 100C.
35 Ly tâm 1;2Thịt cá được chuyển vào thiết bịly tâm. Quá trình ly tâm được
thực hiện 2 lần, sau mỗi lần ly tâm đều được rửa lại trong các bồn nước có nhiệt
độ<= 100CTách mỡNhiệt độnước:<= 100CThịt cá được bơm lên bồn và được tách
hết mỡtùy theo loại cá, nhiệt độ<= 100C.Chuẩn bị/ Thêm dung dịch muốiNhiệt
độnước:<= 100CNồng độdung dịch muối: 0,1 –0,3%Thịt cá được chuyển xuống
bồn chứa dung dịch muối. Nồng độdung dịch muối: 0,1–0,3%, nhiệt độnước: <=
100C.Ly tâm 3Thịt cá được tách bớt nước, sau đó được đưa vào máy tinh lọc
Renifer.Tinh lọc<=10 chấm đen / 10gThịt cá được đưa qua máy tinh lọc Renifer
đểloại bỏphần xương, da, vảy, các phần xơ cứng còn sót lại trong thịt cá.Ép
nƣớcĐộẩm thịt cá từ78 –82%Thịt cá được ép tách bớt nước (thông qua máy ép)
sao cho độẩm còn từ78 –82% tùy theo yêu cầu khách hàng.Chuẩn bị/ Trộn
phụgiaThành phần phụgia Thời gian: 8 –10 phútBTP được đưa vào cối trộn,
trộn với các chất phụgia cần thiết và đánh trộn đều từ8 –10 phút, cối trộn luôn
được giữlạnh bằng nước đá đểkhông làm tăng nhiệt độcủa thịt cá trong quá trình
trộn. ịnh hình-BTP được đưa vào máy định hình, chứa trong bao PE và đểvào
khuôn nhôm.
36 ịnh lƣợng, bao gói10 kg / PEBTP được cho vào các bao PE, đểphù hợp với
kích thước của các mâm cấp đông, 10 kg / PETiền đông / Cấp đôngTiền
đông:Nhiệt độ: 00C đến +40CThời gian: không quá 4 giờCấp đông:Nhiệt độtủtừ400C đến -450CThời gian: <= 180 phútNhiệt độtrung tâm SP: <= -180CNếu sản
phẩm chưa được cấp đông ngay phải đưa vào kho tiền đông đểbảo quản.Sản
phẩm được cấp đông ởnhiệt độtừ-400C đến -450CThời gian: <= 180 phút Nhiệt
độtrung tâm block <= -180CDò kim loạiKhông còn mảnh kimloại >= 1,5 mm có
trong sản phẩmSản phẩm sau khi cấp đông và đưa qua máy dò kim loại đểkiểm
tra trước khi đóng thùng đểđưa vào kho trữđông. óng thùng carton, dán nhãn2
block / thùng cartonSản phẩm sau khi đã dò kim loại được đóng gói trong thùng
carton (2 block / thùng) theo đúng chủng loại. Trên thùng được ghi đầy đủcác
thông tin như: Tên loại sản phẩm, ngày sản xuất, ngày hết hạn, cách bảo
quản, nơi sản xuất, nước nhập khẩu...Lƣu khoNhiệt độkho trữ:<= -180CSản phẩm
sau khi đóng gói được bảoquản ởnhiệt độ<= -180C (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài
liệu công ty)
37 Sản phẩm surimi mô phỏng:Hình 2.2. Quy trình công nghệchế biến sản phẩm
surimi mô phỏng (Nguồn: Tài liệu công ty)
GMP02GMP03GMP04GMP01GMP06GMP05TômCàng
cuaGMP06GMP09GMP11Trộn màuPhun màuHấp 3 làm mátCCP 2Lăn
bộtGMP08GMP07Đóng thùng Dò kim loạiRút màng coTrữđôngCCP 3Đóng
góiGMP10Cấp đôngBinding meat(Phần sống)fiber meat (phần bánh)HấpCắt
nhuyễn trộn phụgiaĐểvào khaysettingHấpLàm nguộiBảo quản ởkho 100CCắt
sợiĐịnh hìnhLàm đẹpPhối trộn fiber meat và binding meatTiếp nhận NLRã
đôngTiếp nhận hóa chất phụgiaBinding meatCắt nhuyễn, trộn phụgia binding meat
Trộn NutricolTrộn battermixCCP1
38 Bảng 2.2. Mô tả quy trình công nghệ chế biến surimi mô phỏngTên công
đoạnThông sốkỹthuật chínhMô tả(1)(2)(3)Tiếp nhận nguyên liệu surimi*ối với sản
phẩm TômĐộẩm: <=77%Độtrắng: >=75Fiber meatĐộdai: >= 700g/cmBinding
meat: 25% >= 400, 75% >= 700*ối với sản phẩm Càng cuaĐộẩm: <=77%Độtrắng:
>=70Fiber meatĐộdai: >=400g/cmFiber meatEso độdai: >=100g/cm, độẩm:
<=78%Nguyên liệu chứa trong thùng kín, vận chuyển bằng xe từkho trữđông
surimi vềkhu vực tiếp nhận nguyên liệu của Mô Phỏng.Tiếp nhận hóa chất
phụgia, màu, bột, Cho phép sửdụng trong thực phẩmCòn hạn sửdụngBao bì
nguyên vẹnHóa chất phụgia, màu, bột sửdụng phải có giấy chứng nhận cho phép
sửdụng trong thực phẩm, còn hạn sửdụng; bao bì phải còn nguyên vẹn; phương
tiện vận chuyển phải sạch sẽ, không được ẩm ướt.
- Xem thêm -
.DOCX 
57 
126 
104 
