Tài liệu Tiểu luận môn tổ chức sự kiện we grow as one year end party 2017

DANH SÁCH NHÓM 3: 1. Nguyễn Xuân Trang 2. Nguyễn Thanh Lan 3. Nguyễn Ngọc Minh Thanh 4. Nguyễn Thị Khánh Dung 5. Trần Anh Tú MỤC LỤC I. TỔNG QUAN.....................................................................................................................................3 1. Thông tin đơn vị tổ chức:..............................................................................................................3 2. Tổng quan sự kiện:........................................................................................................................3 II. Ý TƯỞNG BAN ĐẦU........................................................................................................................3 III. TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH.......................................................................................................4 VI. THIẾT KẾ TRANG TRÍ.................................................................................................................6 1. Phân chia khu vực:........................................................................................................................6 2. Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình.............................................................................6 VII. HẬU CẦN.......................................................................................................................................7 1. Phân chia hậu cần theo khu vực :.................................................................................................7 2. Phân chia hậu cần theo timeline chương trình............................................................................7 3. Danh sách các trang thiết bị - dịch vụ cần thiết:.......................................................................22 VIII. KHÁCH MỜI................................................................................................................................22 Hình thức thiệp mời: Gửi email mời toàn bộ nhân viên...................................................................22 IX. X. NGƯỜI PHÁT BIỂU....................................................................................................................22 RỦI RO.............................................................................................................................................22 XI. PHỤ LỤC......................................................................................................................................23 Bố trí phòng (vẽ hình ảnh minh họa các khu vực).................................................................................23 I. TỔNG QUAN 1. Thông tin đơn vị tổ chức: Tên đơn vị: Công ty TNHH TLD Người nắm chính: Nguyễn Ngọc Minh Thanh Số điện thoại: +84 912 078 072 2. Tổng quan sự kiện: Nội dung hoạt động: YEAR END PARTY 2017 Ngày tổ chức: Ngày 20/03/2017 (dự kiến) Địa điểm: Phòng B310, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCMC, Cơ sở B – Nguyễn Tri Phương, Quận 10. Thời gian bắt đầu: 18.00 pm Số lượng khách mời: 50 khách Người phát biểu: Trần Anh Tú – Giám đốc công ty TLD Thời lượng chương trình: 2 giờ Ngân sách cho phép: 10.000.000 đồng II. Ý TƯỞNG BAN ĐẦU “YEAR END PARTY 2017” mang chủ đề “We grow as one” với thông điệp đề cao tinh thần TEAMWORK, chung sức chung lòng, cùng nhau đóng góp vào sự phát triển của Công ty. Buổi tiệc được trang trí với 2 màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống của TLD, tạo ra một không gian ấm cúng, trẻ trung, năng động như chính những thành viên của công ty: Đón khách: Các nhân viên tham dự sẽ được nhận quà, chụp hình cùng nhau để lưu giữ khoảnh khắc; Chương trình mở màn bằng 1 bài hợp ca sôi động do Đại diện Ban lãnh đạo của công ty trình diễn; Lời phát biểu chân tình của Tổng Giám Đốc: gửi lời cảm ơn đến toàn thê nhân viên TLD, tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2016, kế hoạch phát triển của Công ty trong vòng 3 năm tới; Trình chiếu hình ảnh hoạt động của công ty trong suốt 3 năm vừa qua; Tổ chức trò chơi tạo sự gắn kết của các phòng ban; Hoạt động văn nghệ; Trao giải nhân viên xuất sắc; Bốc thăm trúng thưởng may mắn đầu năm; III. Thời gian 19/03/2017 TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH Công việc thực hiện Người thực hiện · Xác nhận lại với địa điểm tổ chức để chuẩn bị set up chương trình · Thông báo với các khách mời tham dự và biễu diễn trong chương trình về thời gian, địa Cả Team (5 người) điểm tổ chức ... lần cuối · Kiểm tra lại các vật dụng trang trí, standee, backdrop,… 20/03/2017 Chuẩn bị set up, trang trí,… Cả Team (5 người) 17:00 – 18:00 Công tác chuẩn bị lần cuối – checklist Cả Team (5 người) 18:00 – 18:30 Tú, Dung, Lan (đại diện công ty Đón khách (chụp hình lưu niệm cá nhân, phát TLD) vòng tay, hướng dẫn khu vực tiếp khách) PG: Nguyên, Quỳnh 16:00 – 17:00 Ổn định 18:30 – 18:35 18:35 – 18.45 MC – Thanh MC thông báo khách mời ổn định chỗ ngồi, bắt Màn hình TV (Màn hình chiếu đầu chương trình backdrop công ty) · Biểu diễn tiết mục mở màn Biểu diễn: thành viên nhóm · MC chào ngắn mở đầu chương trình MC giới thiệu tên + lý do của chương trình 18:45 – 18:50 (Tú , Dung, Trang) MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch Âm Thanh: Nam MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch Màn hình: Trang MC giới thiệu khách mời tham dự MC: Thanh Mời Ban lãnh đạo phát biểu (Tú + Dung) Âm Thanh + màn hình: Trang Tuyên bố nâng ly khai tiệc (PG hỗ trợ đem Ánh sáng: Sơn, Thạch sampan,…) 18:50 – 19:00 PG: Nguyên, Quỳnh PG: Nguyên, Quỳnh 19:00 - 19:10 MC mời nhập tiệc (PG hỗ trợ mang thức ăn) MC: Thanh Nhạc nhẹ nhàng: Trang 19:10 – 19:20 MC thiệu chương trình ca nhạc MC: Thanh (Ca sĩ khách mời hát một bài) Ca sĩ: Ánh Âm thanh: Trang Ánh sáng: Tú, Lan (hỗ trợ: Thạch) MC: Thanh Nhân viên: Lan, Sơn Trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc Mời nhân viên phát biểu cảm nghĩ 19:20 – 19:30 Âm thanh: Trang Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh 19:30 – 19:40 19:40 – 19:50 Gameshow: Thử thách cùng bước nhảy MC: Thanh MC dẫn dắt gameshow Đại diện trao giải PG: Nguyên, Quỳnh Trao giải: Lan Nhạc: Trang MC: Thanh Ca sĩ: Dung, Trang Màn hình: Tú Ánh sáng: Thạch · · · Bình chọn “King & Queen at night” Tiết mục ca nhạc: Dung, Trang Công bố kết quả giải thưởng, trao giải Sơn, Nhạc: Tú/ Lan 19: 50 – 20:00 20:00 Rút thăm trúng thưởng Trao giải: Tú, Dung, Lan Kết thúc chương trình Mời mọi người cùng lên sân khấu hòa vào âm nhạc MC: Thanh Nhạc: Trang Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh MC: Thanh Âm nhạc: Trang VI. THIẾT KẾ TRANG TRÍ 1. Phân chia khu vực: Chia làm 3 khu vực chính:  Khu vực tiếp khách Thiết kế bong bóng ở cửa ra vào. Sử dụng Standee, bàn tiếp tân (Khăn trải bàn, hoa, quà)  Khu vực diễn ra sự kiện Màu sắc chủ đạo của căn phòng là 2 màu đen và cam (đây cũng là màu sắc của logo từ trước đến nay). Trang phục: dạ tiệc  Khu vực tiệc: Giữa phòng. 2. Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình Trong lúc chờ đợi khách mời sẽ được xem lại các hình ảnh của công ty, không gian làm việc, các phòng ban... VII. HẬU CẦN 1. Phân chia hậu cần theo khu vực : a) Khu vực tiếp khách: Bố trí lễ tân trước trung tâm: hướng dẫn khách mời và kiểm tra danh sách. Dự bị dù, mái che phòng trường hợp thời tiết xấu. Sắp xếp nhân viên giữ xe: lúc vào (nhận xe, và lái vào bãi đỗ), lúc ra ( lái xe của khách ra trước trung tâm) b) Khu vực diễn ra sự kiện: Nhân viên kĩ thuật phụ trách: các thiết bị âm thanh, loa, ánh sáng, nội dung và thời gian trình chiếu màn hình, kết nối và trình chiếu. Điều hòa nhiệt độ trong phòng. Lễ tân trước các cổng vào. Chẩn bị mic cho MC, ban lãnh đạo, nước uống cho quan khách trong phần hỏi đáp, quà tặng... c) Khu vực tiệc : Làm việc với dich vụ ăn uống; Kiểm kê quà tặng. 2. Phân chia hậu cần theo timeline chương trình TT 1 THỜI GIAN Ngày 19/03/2017 Ngày 20/03/2017 2 16:00– 17:00 THỜI LƯỢNG NỘI DUNG ÂM THANH/ ÁNH SÁNG TRƯỚC SỰ KIỆN  Xác nhận lại với địa điểm tổ chức để chuẩn bị set up chương trình  Thông báo với các khách mời tham dự và biễu diễn trong chương trình về thời gian, địa điểm tổ chức ... lần cuối  Kiểm tra lại các vật dụng trang trí, standee, backdrop,…  Set up sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu. Trang trí cổng ra vào bằng bong bóng  Set up khu vực cửa ra vào, bàn đón khách.  Dán số may mắn để rút thăm trúng thưởng  Chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự PHỤ TRÁCH MÀN HÌNH GHI CHÚ Team (5 người) Team (5 người) Tập trung lúc 15h45 để chuẩn bị trang trí. 3 17:00– 18:00 4 18:00 – 18:30  Kiểm tra lần cuối âm thanh ánh sáng, màn hình, máy chiếu… 0:30:00 Lan + Trang Yêu cầu PG có mặt lúc 17h30 (trang điểm, thay đồ)  Rà soát lần cuối về tổng thể các khu vực của tuổi tiệc (tiếp tân, sân khấu, sảnh tiệc…)  Kiểm tra, sắp xếp quà tặng đón khách (Cách trưng bày, số lượng…)  Đặt bảng tên cho các vị trí chỗ ngồi… , dặn dò lại bộ phận tiếp đón, ….  Kiểm tra lần cuối các món ăn,… TRONG SỰ KIỆN Nhạc sôi động không PG (thành viên Đón khách và tặng quà cho khách lời nhóm khác: hàng tham dự. Nguyên, Quỳnh) Liên hệ các bộ phận: kỹ thuật, lễ tân, bếp… Chụp hình kỉ niệm. (Trang phục: theo đồng phục, váy đen) MC Thanh 2 PG chào khách & đeo vòng quà tặng cho người tham dự. MC nói trên loa:"Chỉ còn 10 phút nữa chương trình Year End Party sẽ bắt đầu. Kính mời quí vị di chuyển vào bàn tiệc và ổn định chỗ ngồi. Xin chân thành cảm ơn" Mời nước + bánh ngọt. MC thông báo lúc 18:20 (3 lần) (Trang phục MC: áo dài cách tân, vàng) Lan tắt đèn 5 6 18:30 18:35 MC nói trên loa: "Xin mọi người ổn Sân khấu tối 0:03:00 định chỗ ngồi, chương trình của đèn lại chúng ta chuẩn bị được bắt đầu" 0:10:00 Trang chỉnh màn hình máy tính MC Thanh Màn hình chiếu MC chuẩn bị ra backdrop công sân khấu. ty. Đèn tối lại -> nhạc mở vang lên -> Sân khấu tối tiết mục văn nghê mở màn: Tập thể đèn, nhạc diễn team 3. vang lên Lan tắt đèn bên dưới Màn hình chiếu Team biểu diễn backdrop công tiết mục văn nghệ ty/ hoặc mở màn.  Tiết mục kết thúc Tập thể nhóm 3 biểu diễn văn nghệ mở màn Clip 1 MC ra chào và dẫn ngắn mở đầu Đèn sân khấu (Nhờ nhóm 2: (hình nền biểu Vỗ tay khi tiết mục kết thúc chương trình: “Xin hân hoan chào sáng, đèn khán đón toàn thể gia đình TLD phòng tối khi Corporation, đã có mặt tại Year End MC xuất hiện Party 2017 ngày hôm nay. Quý vị vừa thưởng thức tiết mục…. do tập thể TLD Corporation biểu diễn, với sự mở đầu hết sức ấn tượng và đầy màu sắc. Một lần nữa, hãy dành những tràn pháo tay nồng nhiệt cho những ca sĩ, vũ công hết sức tài năng của chúng ta.” 7 18:45 0:05:00 Nhóm biểu diễn cúi chào, vào trong. Nam) Chỉnh âm thanh Ánh sáng follow theo MC. (Nhờ nhóm 1 hỗ trợ ánh sáng) diễn) Mc dừng 3s sau câu chào, khán phòng vỗ tay Màn hình chiếu Khán phòng vỗ backdrop công tay sau lời nói của ty/ MC MC: “Thưa quý vị, một cây làm chẳng nên non, 3 cây chụm lại nên hòn núi cao. TLD trong năm vừa qua đã vượt qua không ít khó khăn và gặt hái được những thành công nhất định, nâng giá trị thương hiệu cho công ty lên một tầm cao mới, đó cũng chính là nhờ sự đoàn kết cùng tiến cùng lui, nhờ vào những nỗ lực hết mình của tập thể già đình TLD. Ngày hôm nay, tất cả mọi người cùng ngồi ở đây, hãy cho một tràn pháo tay nồng nhiệt đế chúc mừng cho sự thành công của TLD trong năm vừa qua, đồng thời cùng nhau vui vẻ trong đêm Year End Party 2017 – We grow as one của chúng ta.” Sơn, Thạch “Ngay bây giờ, xin mời tất cả quý vị cùng hướng mắt về sân khấu và dành những tràn pháo tay nồng nhiệt để chào đón: Ánh sáng toàn sân khấu khi khách mời bước lên Clip 2: Chiếu clip về hoạt động của công ty. Hình nền backdrop công ty - Ông Trần Anh Tú – Giám đốc Công ty TLD Corporation. 8 18:5019:00 0:10:00 Sau mỗi lần giới thiệu khách mời, MC dừng 5s để khách mời đứng lên chào khán giả và đón nhận tràn pháo tay chào mừng sau lời dẫn Khán giả vỗ tay sau bài phát biểu - Bà Nguyễn Khánh Dung – Phó Giám đốc Công ty TLD Corporation. - Và thêm một tràn vỗ tay thật lớn cho toàn thể TLD Corporation.  Mời ông Trần Anh Tú phát biểu. (Bài phát biểu đả được chuẩn bị sẵn)  Sau bài phát biểu, Giám Đốc tuyên bố Khai tiệc, 2 vị BGĐ khui sampanh chúc mừng và mời tất cả cùng nâng ly (1,2,3 dô…) Trang chỉnh lại hình nền, PG đem sampanh ngay khi GĐ tuyên bố khai tiệc MC: “Xin mời tất cả quý khách cùng Nhạc pháo sôi Mở nhạc khai thưởng thức động tiệc 9 10 19:00 -19:10 19:15:00 MC mời khách nhập tiệc 0:10:00 0:05:00 Mở đèn khán Nhạc không lời nhẹ nhàng MC: “Ngay bây giờ, xin mời tất quý phòng vị cùng nhập tiệc”. Ánh sáng MC giới thiêu tiết mục văn nghệ ca sỹ chiếu theo khách mời. khách mời Trang chỉnh nhạc đã chuẩn bị sẵn MC: “Góp phần cho không khí thêm sôi động, xin mời tất cả quý vị cùng thưởng thức một giọng ca ngọt ngào và đầy nội lực, xin chào mừng ca sĩ Phương Ánh.” Tú tắt đèn sân khấu (Ánh: ca sĩ)  Khách mời tự giới thiệu bài hát 11 19:20:00 0:10:00 MC: “Xin cảm ơn phần trình diễn hết Ánh sáng sức sôi động của Phương Ánh.” toàn sân khấu Tất cả khán phòng cùng nhau nâng ly Trang chỉnh nhạc PG Màn hình máy chiếu theo bài hát Tú + Lan chiếu đèn pin Trang chỉnh nhạc & clip Màn hình Backdrop PG đem thức ăn đã chuẩn bị lên cho khách mời , mời nước khách Khán phòng vỗ tay sau khi MC giới thiệu khách mời Dung: Chuẩn bị quà cho nhân viên xuất sắc trong lúc Phương Ánh trình diễn PG (Nguyên + Quỳnh): chuẩn bị Trao giải thưởng cho các nhân viên xuất sắc (2 nhân viên) MC: “Thưa quý vị, thành công của TLD không thể không kể đến sự đóng góp tích cực của các nhân viên. Trong năm vừa qua, được sự ủng hộ và bầu chọn từ phía các nhân viên trong công ty, đồng thời Ban giám đốc cũng đánh giá cao hiệu quả công việc của các bạn, sau đây xin mời 2 nhân viên xuất sắc cùng bước lên sân khấu và nhận phần thưởng do công ty trao tặng. Và đó chính là: - Chị Nguyễn Thị Lan – Trưởng phòng Marketing. Trong năm vừa qua, Chị đã đóng góp tích cực vào hoạt động của công ty, góp phần tăng doanh số,… (Mc để cập đến thành tựu đạt được) Đoạn nhạc vinh danh trao thưởng thành tích của 2 nhân viên sẵn hoa + phong bì tặng thưởng Màn hình chiếu clip 3 Thành tựu của các nhân viên Lan + Sơn - Anh Nguyễn Thanh Sơn – Phó phòng IT, với những thành tích xuất sắc, sáng tạo trong công việc,.. (Mc để cập đến thành tựu đạt được).  Sau đây, xin mời Ban giám đốc: Ông Trần Anh Tú – GĐ công ty TLD và Bà Nguyễn Khánh Dung – PGĐ công ty lên trao tặng giải thưởng cho nhân viên xuất sắc.  MC mời đại diện nhân viên xuất sắc phát biểu cảm nghĩ Lan chuẩn bị bài phát biểu cảm nghĩ khi nhận giải nhân viên xuất sắc Cả khán phòng vỗ tay chúc mừng 12 19:30:00 0:10:00 Gameshow: “Thử thách cùng bước nhảy” Ánh sáng toàn sân khấu Trang Màn hình backdrop PG: Chuẩn bị phần quà cho người thắng cuộc. MC: “Và bây giờ, xin mời tất cả nhìn lại màu sắc của chiếc vòng mình đang đeo trên tay, chúng tôi có 3 màu: đen/hồng/vàng dạ quang, xin mời chủ nhân của chiếc vòng của mỗi màu sẽ xếp thành 3 hàng, 3 đội”. MC thông báo thể lệ trò chơi. Số lượng: “Mỗi đội cử 1 nam + 1 nữ -> mời bước lên sân khấu” Hình thức: “Trên tay Mc là chiếc bong bóng, mỗi cặp thí sinh sẽ nhận 1 cái. Các bạn sẽ để bóng ở giữa trán của 2 người, và nhiệm vụ của mỗi cặp đôi sẽ nhảy theo điệu nhạc đồng thời di chuyển quả bóng xuống dần, đội nào không làm rớt quả bóng, bóng không bị bể trong quá trình nhảy sẽ là dành phần thưởng giá trị trên dưới 1 tỷ đồng.Trong trường hợp cả 3 đội Chỉnh nhạc cho các thí sinh Nhạc gồm 3 giai điệu: Nhạc bolero, nhạc dance, nhạc thiếu nhi, tổng độ dài 3 phút) 13 19:40 0:10:00 đều nhảy xuất sắc, khán giả sẽ là người quyết định đội thắng cuộc.” Kết thúc phần thi: MC tuyên bố đội thắng cuộc và mời Chị: Nguyễn Thanh Lan – Trưởng phòng Marketing lên trao giải cho đội thắng cuộc Tắt đèn khán phòng, mở MC: “Thưa quý vị, ngay bây giờ xin máy chiếu mời quý vị hướng mắt về sân khấu và cùng nhau nhìn lại khoảnh khắc đẹp nhất của chính mình ngày hôm nay” Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng bình chọn cho Vua và Nữ hoàng đẹp nhất này hôm nay”. PG: Phát phiếu bình chọn cho người tham dự. Thể lệ: “Mỗi người sẽ bình chọn cho người mà mình cảm thấy đẹp nhất, lộng lẫy nhất đêm nay. Người được nhiều phiếu bình chọn nhất sẽ chính là Vua và Nữ hoàng đêm nay,và sẽ nhận được quà tặng giá trị: 1 Tú chỉnh máy chiếu slide từng diễn viên (file PPT) Máy chiếu chạy slide hình từng thành viên PG: Chuẩn bị quà cho Queen & King. Trang + Dung: Chuẩn bị biểu diễn voucher buffet 5 sao dành cho 2 người” PG thu phiếu, kiểm phiếu Công bố kết quả King &Queen of the night. MC tiếp tục chương trình là một tiết mục hết sức đặc biệt. 14  Giới thiệu cặp song ca: “Xin mời quý vị tiếp tục thưởng thức một tiết mục được dàn dựng hết sức kĩ lưỡng và đặc biệt, đến từ 2 giọng hát đang được các bạn trẻ yêu thích: ca sĩ Khánh Dung và Chang”  MC cảm ơn ca sĩ, công bố kết quả. Mời đại điện BGĐ lên trao giải (Tú + Dung) PG đem hoa, (vương miệng + vòng nguyệt quế) -> cho BGĐ trao giải. Lan Ánh sáng khán phòng tối, sân khấu sáng Chỉnh nhạc biểu diễn cho Trang & Dung Nam: chỉnh ánh sáng Nhạc không lời sôi động, trao giải Cả khán phòng vỗ tay khi trao giải 15 19:50:00 0:10:00 Bốc thăm trúng thưởng. Ánh sáng toàn sân khấu PG chuẩn bị quà cho 3 người may mắn. MC: “Và giấy phút hồi hộp nhất đã đến, xin mời tất cả ổn định chỗ ngồi và không di chuyển trong lúc này.” Nhạc không lời sôi động 3 giải thưởng: Trang chỉnh nhạc  MC mời khách xem phiếu may mắn được dán sẵn Màn hình Backdrop  MC mời đại điện công ty lên bốc thăm trúng thưởng: + Giải 2: 1 máy nghe nhạc + Giải 3: 1 voucher 500,000 + Tú: rút thăm giải nhất 16 20:00:00 0:05:00 + Dung: rút thăm giải nhì + Lan: rút thăm giải 3 MC tuyên bố kết thúc chương trình, nói lời cảm ơn. + Giải 1: 1 chiếc ĐT (<=5 triệu) Ánh sáng toàn sân khấu Trang chỉnh nhạc Màn hình Backdrop Toàn khán phòng lên sân khấu hòa