Tài liệu Tăng cường quản lý tài sản ngắn hạn của công ty cp tư vấn thiết kế xây dựng tổng hợp hà nội

Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................3 CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN NGẮN HẠN CỦA DOANH NGHIỆP.........................................................................................................4 1.1. Khái quát về doanh nghiệp..................................................................................4 1.1.1. Khái niệm và phân loại doanh nghiệp.......................................................4 1.1.1.1 Các quan điểm về doanh nghiệp...................................................................................................4 1.1.1.2 Phân loại doanh nghiệp................................................................................................................5 1.1.2. Các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp.................................................7 1.2. Khái quát về tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.................................................8 1.2.1. Khái quát về tài sản ngắn hạn....................................................................8 1.2.1.1 Khái niệm, đặc điểm tài sản ngắn hạn..........................................................................................8 1.2.1.2 phân loại tài sản ngắn hạn............................................................................................................9 1.2.2. Quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp...........................................10 1.2.2.1 Khái niệm...................................................................................................................................10 1.2.2.2 Quản lý tiền mặt.........................................................................................................................10 1.2.2.3 Quản lý dự trữ, tồn kho..............................................................................................................15 1.2.2.4 Quản lý khoản phải thu:.............................................................................................................17 1.2.2.5 Tài trợ tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.................................................................................21 1.2.3. Đánh giá quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp...........................22 1.2.3.1. Khái niệm đánh giá quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp..............................................22 1.2.3.2. Các chỉ tiêu đánh giá quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp............................................23 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp..........27 1.3.1 Nhân tố chủ quan........................................................................................28 1.3.1.1 Mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp......................................................................28 1.3.1.2. Cơ sở vật chất của doanh nghiệp...............................................................................................28 1.3.1.3 Trình độ cán bộ công nhân viên.................................................................................................29 1.3.2 Nhân tố khách quan....................................................................................29 1.3.2.1 Sự quản lý của Nhà nước...........................................................................................................29 1.3.2.2. Sự phát triển của thị trường.......................................................................................................30 1.3.2.3. Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.......................................................................................30 1.3.2.4. Nhu cầu của khách hàng...........................................................................................................30 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TỔNG HỢP HÀ NỘI................................32 2.1 Khái quát về Công ty.......................................................................................32 2.1.1. Sơ lược quá trình phát triển công ty........................................................32 2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức hoạt động tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế xây dựng tổng hợp Hà Nội.............................................................................33 2.1.2.1. Phương thức quản lý của Công ty.............................................................................................33 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự.............................................................................................................34 2.1.2.3. Sơ đồ bộ máy hoạt động kinh doanh.........................................................................................40 2.1.3. Thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh.......................................40 2.1.3.1.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh..................................................................................40 2.1.3.2. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh...............................................................................42 2.1.4. Kết quả kinh doanh chủ yếu của công ty................................................42 2.2 Thực trạng quản lý tài sản ngắn hạn của Công ty...........................................44 2.2.1 Thực trạng tài sản ngắn hạn của công ty.................................................44 2.2.2 Thực trạng quản lý tài sản ngắn hạn của công ty...................................46 1 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực 2.2.2.1. Các chỉ tiêu về khả năng thanh khoản.......................................................................................46 2.2.2.2. Các chỉ tiêu hoạt động...............................................................................................................47 2.2.2.3. Các chỉ tiêu phản ánh khả năng sinh lời....................................................................................47 2.2.2.4. Quản lý Tiền của công ty...........................................................................................................48 2.2.2.5. Quản lý dự trữ...........................................................................................................................49 2.2.2.6. Quản lý phải thu........................................................................................................................51 2.2.2.7. Tài trợ tài sản ngắn hạn.............................................................................................................53 2.3 Đánh giá thực trạng quản lý tài sản ngắn hạn của Công ty..............................56 2.3.1. Kết quả........................................................................................................56 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân...........................................................................57 2.3.2.1 Hạn chế.......................................................................................................................................57 2.3.2.2 Nguyên nhân...............................................................................................................................58 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TỔNG HỢP HÀ NỘI.......59 3.1. Định hướng phát triển của Công ty.................................................................59 3.2. Giải pháp tăng cường quản lý tài sản ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng Tổng Hợp Hà Nội.....................................................................60 3.2.1 Giải pháp trong công tác lập kế hoạch và sử dụng vốn................................61 3.2.2 Biện pháp quản lý nợ phải thu...................................................................62 3.2.3 Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho..................64 3.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ......................................65 3.2.5 Về nhân tố con người, công nghệ:................................................................66 3.2.6. Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho quản lý...........67 3.3 Kiến nghị với Công ty Cổ phần Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng Tổng Hợp Hà Nội.67 KẾT LUẬN.................................................................................................................68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................70 2 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực LỜI MỞ ĐẦU Với môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh và có nhiều biến động, các doanh nghiệp luôn phải có những chính sách quản lý phù hợp để đạt được mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Tuy nhiên do sự vận động phức tạp và trình độ quản lý tài chính còn hạn chế ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, tài sản ngắn hạn chưa được quản lý, sử dụng có hiệu quả dẫn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh không cao. Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng Tổng Hợp Hà Nội em nhận thấy đây là một vấn đề thực sự nổi cộm và rất cần thiết ở Công ty. Với nhận thức của mình và những kiến thức đã học tập trao dồi trong quá trình ngồi trên ghế nhà trường, em đã chọn đề tài : Tăng cường quản lý tài sản ngắn hạn của Công ty CP Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng Tổng Hợp Hà Nội làm đề tài thực tập. Mong sự đóng góp và cho ý kiến của Thầy để luận văn của em đạt được yêu cầu đề ra và góp phần thực tiễn hoạt động của Công ty. 3 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN NGẮN HẠN CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát về doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và phân loại doanh nghiệp 1.1.1.1 Các quan điểm về doanh nghiệp + Quan điểm lợi nhuận: doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất, thông qua đó, trong khuôn khổ một tài sản nhất định, người ta kết hợp nhiều yếu tố sản xuất khác nhau, nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ để bán trên thị trường và thu khoản chênh lệch giữa giá thành và giá bán sản phẩm. + Quan điểm chức năng: doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện một, một số, hoặc tất cả các công đoạn trong quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi. + Quan điểm lý thuyết hệ thống: doanh nghiệp là một bộ phận hợp thành trong hệ thống kinh tế, mỗi đơn vị trong hệ thống đó phải chịu sự tác động tương hỗ lẫn nhau, phải tuân thủ những điều kiện hoạt động mà nhà nước đặt ra cho hệ thống kinh tế đó nhằm phục vụ cho mục đích tiêu dùng của xã hội. + Theo luật doanh nghiệp 2005: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. “Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức, nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, thông qua đó để tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tôn trọng luật pháp của nhà nước và quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng”. 4 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực 1.1.1.2 Phân loại doanh nghiệp Theo luật doanh nghiệp năm 2005 thì có 4 loại hình doanh nghiệp như sau: a/ Doanh nghiệp tư nhân + Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân đầu tư vốn thành lập và làm chủ. Chủ sở hữu tài sản của doanh nghiệp là một cá nhân. Bởi vậy mà chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định những vấn đề liên quan tới quản lý doanh nghiệp, thuê người khác điều hành ( trong trường hợp này phải khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp), có quyền cho thuê toàn bộ doanh nghiệp, bán doanh nghiệp, tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. + Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân bởi vì tài sản của doanh nghiệp không tách bạch rõ ràng với tài sản của chủ doanh nghiệp. Tài sản mà chủ doanh nghiệp đầu tư vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu cho doanh nghiệp. + Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp. b/ Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) */ Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có những đặc điểm chung sau đây; - Hình thức sở hữu của công ty là thuộc hình thức sở hữu chung của các thành viên công ty - Thành viên của công ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên mỗi công ty không ít hơn hai và không vượt quá năm mười. - Công ty không được quyền phát hành cổ phần. 5 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực - Công ty là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm hữu hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp. */Công ty TNHH một thành viên Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp có những đặc điểm chung sau đây: - Chủ sở hữu công ty phải là một tổ chức hoặc cá nhân và có thể là: Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các pháp nhân của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp, các tổ chức khác theo quy định của pháp luật. - Chủ sở hữu công ty có quyền chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần vốn điểu lệ cho tổ chức hoặc cá nhân khác theo quy định về chuyển đổi doanh nghiệp. - Công ty không được phát hành cổ phần. - Công ty có tư cách pháp nhân và chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm hữu hạn đối với kết quả kinh doanh của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. c/ Công ty cổ phần Công ty cổ phần là doanh nghiệp có những đặc điểm chung sau đây: - Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. - Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế tối đa. - Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn, theo quy định của pháp luật về chứng khoán. - Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân và là doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn, cổ đông của công ty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. 6 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực d/ Công ty hợp danh Công ty hợp danh là doanh nghiệp có những đặc điểm chung sau đây; - Phải có ít nhất hai thành viên hợp danh; ngoài các thành viên hợp danh còn có thành viên góp vốn. - Thành viên hợp danh phải là cá nhân có trình độ chuyên môn và uy tín nghề nghiệp và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty ( Trách nhiệm vô hạn ). - Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. - Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân. - Công ty hợp danh không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào. Như vậy, công ty họp danh có hai loại: Công ty hợp danh mà tất cả các thành viên đều là thành viên hợp danh và công ty hợp danh có cả thành viên hợp danh và thành viên góp vốn. 1.1.2. Các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp Hoạt động huy động vốn: Để thành lập doanh nghiệp và tiến hành sản xuất kinh doanh, vốn là điều kiện không thể thiếu, nó phản ánh nguồn lực tài chính được đầu tư vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc huy động vốn trong sản xuất kinh doanh là rất quan trọng. Nguồn vốn tự có của chủ doanh nghiệp là khoản đầu tư ban đầu khi thành lập doanh nghiệp tuy nhiên nguồn vốn này chưa đủ để đảm bảo nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh do đó doanh nghiệp cần các nguồn huy động vốn khác như: Tham gia vào thị trường chứng khoán ở đây doanh nghiệp có thể phát hành cổ phiếu cho các cổ đông theo số tiền cần có ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể phát hành trái phiếu doanh nghiệp để huy động vốn đây là một kênh huy động vốn hiệu quả nhất trong các phương thức huy động vốn. Nguồn vốn này dài hạn và đủ sức phục vụ cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh lâu dài. 7 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụng kênh huy động từ vốn vay đây là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có nhiệm vụ phải thanh toán cho các đối tác kinh tế như: Ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng, các khoản nợ phải trả cho người bán, cho nhà nước, cho người lao động,… Để từ đó bổ sung vào nguồn vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh: Để tồn tại và phát triển thì hoạt động chính của doanh nghiệp là sản xuất và kinh doanh đó là hai chức năng không thể tách rời nhau, ngược lại chúng có mối liên hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau và tạo thành một chu trình khép kín trong hoạt động của doanh nghiệp, chu trình này được biểu diễn ở sơ đồ sau: Nghiên cứu thị trường Chọn sản phẩm hàng hóa Thiết kế sản phẩm Chuẩn bị các yếu tố sản xuất Tổ chức sản xuất Điều tra sau tiêu thụ Tổ chức tiêu thụ sản phẩm Sản xuất hàng loạt Sản xuất bán thử nghiệm 1.2. Khái quát về tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp 1.2.1. Khái quát về tài sản ngắn hạn 1.2.1.1 Khái niệm, đặc điểm tài sản ngắn hạn Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong 1 năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền tệ, hiện vật (vật tư, hàng hóa) dưới dạng đầu tư ngắn hạn và các khoản nợ phải thu ngắn hạn. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm: Vốn bằng tiền; Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn; Các khoản phải thu; Hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác. 8 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực 1.2.1.2 phân loại tài sản ngắn hạn a/ Phân loại theo quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn Căn cứ vào quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn, tài sản ngắn hạn được chia thành: Tài sản ngắn hạn dự trữ : là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu dự trữ của doanh nghiệp mà không tính đến hình thái biểu hiện của chúng, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, hàng mua đang đi đường, nguyên nhiên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, hàng gửi gia công, trả trước cho người bán. Tài sản ngắn hạn sản xuất: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm: giá trị bán thành phẩm, các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, các khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất… Tài sản ngắn hạn lưu thông: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu lưu thông của doanh nghiệp, bao gồm: thành phẩm tồn kho, hàng gửi bán, các khoản nợ phải thu của khách hàng. Theo cách phân loại này giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển của tài sản ngắn hạn để đưa ra biện pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chúng một cách cao nhất. b/ Theo các khoản mục trên bảng cân đối kế toán: -Ngân quỹ: bao gồm tiền mặt tại két, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. -Đầu tư ngắn hạn: đầu tư chứng khoán ngắn hạn và đầu tư ngắn hạn khác. -Các khoản phải thu: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, tạm ứng, chi phí trả trước. -Dự trữ, tồn kho: gồm nguyên, nhiên vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh; sản phẩm dở dang và thành phẩm. 9 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực -TS ngắn hạn khác: bao gồm các khoản tạm ứng chưa thanh toán, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, tài sản thiếu chờ xử lý và các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. 1.2.2. Quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp 1.2.2.1 Khái niệm Tài sản ngắn hạn là những tài sản thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản ngắn hạn được thể hiện ở các bộ phận tiền mặt, các chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Việc quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản ngắn hạn có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải biết rõ số lượng, giá trị mỗi loại tài sản ngắn hạn là bao nhiêu cho hợp lý và đạt hiệu quả sử dụng cao. 1.2.2.2 Quản lý tiền mặt */ Sự cần thiết của việc giữ tiền mặt: Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó được dùng để trả lương, mua nguyên vật liệu, trả tiền thuế, trả nợ,… Tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt rất thấp, thậm chí tỷ lệ sinh lời trên tiền giấy trong két của doanh nghiệp và tiền trong tài khoản bảo chi có tỷ lệ sinh lời bằng không. Trong khi đó sức mua của tiền tệ luôn có khuynh hướng giảm do chịu ảnh hưởng của lạm phát. Bởi vậy có thể nói tỷ lệ sinh lời thực trực tiếp của tiền giấy và tiền gửi ngân hàng đối với tài khoản bảo chi có tỷ lệ âm. Quản lý tiền mặt có liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tài sản gắn với tiền mặt như các loại chứng khoán thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một bước đệm cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng một cách dễ dàng và ít tốn kém chi 10 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực phí. Như vậy trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc gửi tiền mặt là cần thiết nhưng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh có những lợi thế sau: -Khi mua các hàng hoá dịch vụ, nếu có đủ tiền mặt, doanh nghiệp có thể được hưởng lợi thế chiết khấu. -Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tín dụng rộng rãi. -Giữ đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. -Việc có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu trong trường hợp khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch marketing của đối thủ cạnh tranh, vượt qua khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Như vậy chúng ta thấy tuy rằng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trong tài khoản bảo chi của doanh nghiệp tại ngân hàng không sinh lời nhưng việc nắm giữ nó là rất cần thiết và điều cần thiết là chúng ta phải giữ một lượng vừa đủ để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì tốt đồng thời lại không gây lãng phí cho doanh nghiệp, đảm bảo khả năng sinh lời cho doanh nghiệp là lớn nhất. */ Nội dung quản lý tiền mặt và chứng khoán thanh khoản cao: +/ Xác định mức dự trữ tiền mặt tối ưu (theo mô hình Baumol): Người đầu tiên vận dụng mô hình EOQ vào quản trị tiền mặt là nhà khoa học người Hoa Kỳ William J. Baumol (1952). Mô hình này cho rằng mỗi doanh nghiệp đều có một dòng lưu kim thuần ổn định, là kết quả của dòng lưu kim chi phí và dòng lưu kim thu nhập trên phương diện kế hoạch. Trong kinh doanh, doanh nghiệp cần phải có một lượng tiền mặt và dùng nó để trả cho 11 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực các hoá đơn một cách đều đặn. Khi lượng tiền mặt này hết, doanh nghiệp phải bán các chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để lại có lượng tiền như ban đầu. Có hai loại chi phí cần được xem xét trong trường hợp này: thứ nhất là khoản thiệt hại tiền lãi do số tiền được giữ dưới dạng tiền mặt hoặc chính là chi phí cơ hội cho việc lưu giữ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp và thứ hai là chi phí trong mỗi lần giao dịch chứng khoán. Nếu ta gọi M là cán cân tiền mặt thì cán cân tiền mặt trung bình (mức dự trữ tiền mặt trung bình) là M/2. Vậy số tiền lãi bị bỏ qua do duy trì cán cân tiền mặt trung bình (C1) là: Mi C1 = 2 với i là lãi suất sinh lời của các công cụ được giao dịch trên thị trường tiền tệ. Gọi Cb chi phí cho một lần bán chứng khoán thanh khoản cao và Mn là tổng mức tiền mặt giải ngân hàng năm. Vậy chi phí cho mỗi lần giao dịch chứng khoán (C2) là: C2 = Mni M Gọi TC là tổng chi phí dự trữ tiền mặt. Ta có: TC = C1 + C2 TC = Mi 2 + Tổng chi phí sẽ nhỏ nhất khi : M*= Mni M 2.Mn.Cb i Vậy M* chính là mức dự trữ tiền mặt tối ưu. 12 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực Từ công thức trên cho thấy nếu lãi suất càng cao thì người ta càng giữ ít tiền mặt và ngược lại nếu chi phí cho việc bán chứng khoán càng cao họ càng giữ nhiều tiền mặt. Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp rất hiếm khi lượng tiền vào, ra của doanh nghiệp lại đều đặn và dự kiến trước được, từ đó tác động đến mức dự trữ cũng không thể đều đặn như việc tính toán trên. Bằng việc nghiên cứu và phân tích thực tiễn, các nhà kinh tế học đã đưa ra mức dự trữ tiền mặt dự kiến dao động trong một khoảng tức là lượng tiền dự trữ sẽ biến thiên từ cận thấp nhất đến giới hạn cao nhất. Nếu lượng tiền mặt ở dưới mức thấp (giới hạn dưới) thì doanh nghiệp phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trên doanh nghiệp sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến. +/ Hoạch định ngân sách: để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu ngân quỹ. Kế hoạch này thường được xây dựng dựa trên cơ sở từng tháng, từng tuần hoặc mỗi ngày. Yếu tố quan trọng được một ngân sách tiền mặt có ý nghĩa dựa trên tính xác thực của những dự báo về doanh số bán. Trước hết chúng ta phải xác định về doanh thu bán hàng trong kỳ. Một khi đã dự báo được doanh thu bán hàng, doanh nghiệp có thể dự thảo được ngân sách tiền mặt bằng cách ước tính thời điểm cụ thể sẽ thu hồi tiền bán hàng và các khoản chi tiêu có liên quan đến sản xuất, mua nguyên vật liệu và doanh số bán hàng tương lai. Việc dự báo này phải được dựa trên nhiều yếu tố như các chính sách kinh tế - xã hội, môi trường cạnh tranh, nhu cầu của thị trường về sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp và dựa theo cả những thống kê trong quá khứ. Sau khi xác định tổng số tiền mặt thu về trong từng tháng, doanh nghiệp phải xác định tổng chi tiền mặt trong tháng tương ứng bằng cách dự tính các khoản phải chi trả trong tháng đó rồi tổng hợp các khoản chi đó lại. Dựa trên số liệu về thu chi tiền mặt trong từng tháng, doanh nghiệp có thể hoạch định ngân sách dự kiến. Doanh nghiệp sẽ tính chênh lệch giữa tổng thu và tổng chi tiền mặt trong từng tháng rồi cộng với số dư tiền mặt 13 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực đầu tháng sẽ được số dư tiền mặt cuối tháng. So sánh số dư này với mức tiền mặt trong quỹ cần duy trì để thấy được trong tháng đó ngân quỹ của doanh nghiệp thừa hay thiếu so với mục tiêu để từ đó doanh nghiệp có những biện pháp thích hợp trong việc sử dụng ngân quỹ. Nếu như số dư tiền mặt cuối tháng lớn hơn mức tiền mặt trong quỹ cần duy trì thì doanh nghiệp có thể sử dụng số tiền chênh lệch đó để đầu tư ngắn hạn. Nếu số dư tiền mặt cuối tháng nhỏ hơn mức dự trữ tiền trong quỹ cần duy trì thì tùy tình hình mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý linh hoạt. Với số dư tiền mặt cuối tháng là âm thì doanh nghiệp phải sử dụng các biện pháp như vay ngắn hạn hoặc bán các chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao để bù đắp vào chỗ thiếu hụt, đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Với số dư tiền mặt cuối tháng dương nhưng nhỏ hơn mức tiền mặt dự trữ cần duy trì trong quỹ thì doanh nghiệp có thể không cần tìm nguồn tài trợ. Do các khoản tiền nhập, xuất quỹ còn mang tính thời điểm nên việc đầu tư hay vay mượn phải do doanh nghiệp xử lý tuỳ tình hình. Nếu kế hoạch ngân quỹ được hoạch định càng cụ thể, chi tiết thì càng tạo thuận lợi cho việc thực hiện sử dụng ngân quỹ một cách hiệu quả. Khoản đầu tư ngắn hạn của doanh nghiệp có thể là đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn hoặc gửi ngân hàng để thu lãi. Số tiền lãi này sẽ được tính vào thu nhập từ hoạt động tài chính. Thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cho thấy luồng tiền vào ra của các doanh nghiệp hàng ngày là rất lớn. Việc xuất nhập quỹ phải được quản lý chặt chẽ bởi thủ quỹ, việc thực hiện xuất, nhập quỹ phải được tiến hành một cách đầy đủ, chính xác theo đúng các kế hoạch và quy định về ngân quỹ đề ra cũng như việc kiểm tra quỹ phải được tiến hành thường xuyên. 14 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực 1.2.2.3 Quản lý dự trữ, tồn kho Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thông thường phải dự trữ một lượng hàng hoá nhất định để cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách liên tục. Hàng hoá tồn kho bao gồm ba loại: nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành. Nguyên liệu thô là những nguyên liệu và bộ phận, linh kiện rời do các doanh nghiệp mua và sử dụng trong quá trình sản xuất. Trong sản xuất nếu các doanh nghiệp mua nguyên liệu với số lượng quá lớn hay quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu bởi nếu mua với số lượng quá lớn thì doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí tồn trữ và rủi ro do hàng hoá bị hư hao, mất mát. Mặt khác nếu mua hàng hoá với số lượng quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất và làm tăng những chi phí không cần thiết và không đạt hiệu quả cao. Do đó doanh nghiệp sẽ có lợi khi mua vừa đủ nguyên liệu để tạo ra một miếng đệm an toàn giữa cung ứng và sản xuất. Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm trong từng công đoạn của dây chuyền chế tạo. Thông thường không thể có sự đồng bộ hoàn toàn giữa các công đoạn sản xuất của doanh nghiệp bởi các bộ phận sản xuất không thể có cùng công suất hoạt động trong mọi thời điểm. Bởi vậy mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các bộ phận đứng trước nó. Do đó các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo ra sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất. Dây chuyền sản xuất càng dài và các công đoạn sản xuất càng nhiều sẽ dẫn tới nhu cầu tồn kho càng lớn. Khi tiến hành sản xuất xong, hầu như các doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm, phần thì do có độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, phần do phải có đủ lượng hàng mới xuất được. Lúc này sản phẩm hoàn thành tồn kho tạo ra khoảng an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ. Những doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh mang tính mùa vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiều thời gian 15 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực thường có lượng sản phẩm hoàn thành tồn kho lớn bởi nhu cầu đối với sản phẩm trong những mùa tiêu thụ vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp và ngược lại. Do đó các doanh nghiệp này cần có sản phẩm dự trữ. Lý thuyết về mô hình EOQ, mô hình độ lớn của đơn hàng tối ưu, mô hình này được dựa trên giảđịnh là những lần cung cấp hàng hoá là bằng nhau. Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ hàng hoá sẽ kéo theo hàng loạt các chi phí như chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm,… nhưng tựu chung lại có hai loại chi phí chính là chi phí lưu kho và chi phíđặt hàng. Chi phí lưu kho (chi phí tồn trữ) là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hoá bao gồm: chi phí hoạt động (gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản,…) và chi phí tài chính (bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao). Nếu gọi số lượng mỗi lần cung ứng hàng hoá là Q thì dự trữ trung bình sẽ là Q/2 và C1 là chi phí lưu kho đơn vị hàng hoá thì tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp (T1) sẽ là: Q C1 T1 = 2 Chi phí đặt hàng (chi phí hợp đồng) bao gồm chi phí quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng hoá được mua. Nếu gọi D là toàn bộ lượng hàng hoá cần sử dụng trong một đơn vị thời gian (năm, quý, tháng) thì số lượng lần cung ứng hàng hoá sẽ là D/Q và gọi C2 là chi phí mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng (T2) sẽ là: DC2 T2 = Q Gọi TC là tổng chi phí tồn trữ hàng hoá, ta sẽ có: TC = T1 + T2 16 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực TC = QC1 2 + DC2 Q TC sẽ nhỏ nhất khi: 2.D.C2 Q* = C1 Vậy Q* sẽ là lượng hàng hoá dự trữ tối ưu. Điểm đặt hàng mới: Về mặt lý thuyết người ta có thể giả định là khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới. Trong thực tiễn hoạt động hầu như không có doanh nghiệp nào để đến khi nguyên vật liệu hết rồi mới đặt hàng. Nhưng nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho. Do vậy các doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới. Thời điểm đặt hàng mới được xác định bằng số lượng nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng. Trong thực tế nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày không phải là số cố định mà chúng luôn biến động không ngừng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ hoặc sản xuất những hàng hoá nhạy cảm với thị trường. Do đó để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoá dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. 1.2.2.4 Quản lý khoản phải thu: Để thắng lợi trong quá trình cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp ngoài việc áp dụng các chiến lược marketing như quảng cáo, chiến lược giá cả, các dịch vụ kèm theo,… thì doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng từ việc áp dụng hình thức mua bán chịu (tín dụng thương mại). Tín dụng thương mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường nhưng cũng có thể đem đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 17 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực Việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp: -Tín dụng thương mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do được trả tiền chậm nên sẽ có nhiều người mua hàng hoá của doanh nghiệp hơn, từ đó làm cho doanh thu tăng. Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc trả tiền và vì tiền có giá trị thời gian nên giá bán sẽ được quy định cao hơn. -Tín dụng thương mại làm giảm được chi phí tồn kho của hàng hoá. -Tín dụng thương mại làm cho tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả hơn và hạn chế phần nào về hao mòn vô hình. Tuy nhiên việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại cũng có những hạn chế sau: -Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng có thể làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. -Tín dụng thương mại làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho người tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. Thời hạn cấp tín dụng càng dài thì chi phí ròng càng lớn. -Xác suất không trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm nên thời hạn cấp tín dụng càng dài thì rủi ro càng lớn. Với những tác động nêu trên buộc các nhà quản lý phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm, để từ đó quyết định có nên cấp tín dụng thương mại hay không và các điều khoản trong đó như thế nào cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng, nhà quản trị tài chính có hai nhiệm vụ chính là: thiết lập chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện nó và giám sát các khoản phải thu. a/ Đối với việc thiết lập chính sách tín dụng: trong từng thời kỳ kinh doanh mà chính sách tín dụng có thể thay đổi để phù hợp với tình hình. Bằng cách thay 18 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực đổi các tiêu chuẩn tín dụng, doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán hàng của mình. Khi các tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại khi các tiêu chuẩn này giảm thì doanh số bán tăng. Thông thường khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Một hệ quả tất yếu khác là khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận. Mặc dù có vô số các tiêu chuẩn tín dụng được lựa chọn khi ra quyết định nhưng trong thực tế chỉ có một số lượng hạn chế trong số đó thường được sử dụng. Doanh nghiệp có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng bằng cách kéo dài hơn thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Với việc kéo dài thời gian tín dụng, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, nhiều yếu tố khác sẽ thay đổi tương tự, doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. Đối với việc thực hiện chính sách tín dụng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tiến hành phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Công việc này liên quan đến việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng được tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi nhà quản trị tài chính 19 Đại học kinh tế quốc dân t ập Chuyên đ ề th ực phải đạt đến sự cân bằng thích hợp để thiết lập được một chính sách với những tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể làm giảm lợi nhuận. Ngược lại nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số bán hàng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn. Quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên các mức độ thoả mãn các tiêu chuẩn tín dụng do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích, đánh giá, so sánh với những tiêu chuẩn đã thiết lập và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì cần xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng. Các thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được thu thập thông qua điều tra trực tiếp như phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước hoặc đến thăm khách hàng để thu thập trực tiếp,… Việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng được thể hiện ở việc phân tích các yếu tố như: tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế. b/ Giám sát các khoản phải thu: Sau khi thực hiện các chính sách tín dụng thương mại, nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu về quản lý những khoản hao hụt. Một phương pháp được áp dụng để theo dõi các khoản phải thu là việc phân tích tuổi của các khoản phải thu. Theo phương pháp này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng theo dõi bao gồm thời 20