Tài liệu Quan tri hanh chanh van phong ths. nguyen thi ngoc an

Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng DAÃN NHAÄP Baát cöù caáp quaûn trò naøo coù vaên phoøng laøm vieäc ñeàu phaûi quaûn trò vaên phoøng cuûa mình goïi laø quaûn trò haønh chính vaên phoøng. Quaûn trò haønh chính vaên phoøng laø vieäc hoaïch ñònh, toå chöùc, phoái hôïp, tieâu chuaån hoaù vaø kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng xöû lyù thoâng tin. Caáp quaûn trò naøo cuõng caàn phaûi leân lòch thôøi bieåu coâng taùc, thôøi bieåu döï aùn, caàn phaûi quaûn trò thoâng tin, quaûn trò hoà sô, caàn phaûi hoaïch ñònh toå chöùc caùc cuoäc hoäi hoïp, hoäi nghò vaø caùc chuyeán ñi coâng taùc; ñeàu phaûi vieát baùo caùo töôøng trình, thö töø lieân laïc; ñeàu phaûi tieáp khaùch, goïi ñieän thoaïi; ñeàu phaûi saép xeáp choã laøm vieäc theo luoàng coâng vieäc…Taát caû caùc hoaït ñoäng haønh chính vaên phoøng neâu treân ñeàu ñöôïc quaûn trò baèng caùc heä thoáng vaø thuû tuïc theo tieâu chuaån quoác teá. Quaûn trò haønh chính vaên phoøng ngaøy nay trôû thaønh moät ngaønh hoïc lôùn treân theá giôùi. Caùc nöôùc phaùt trieån ñeàu coù caùc Hieäp hoäi quaûn trò haønh chính. Ví duï ôû Myõ coù: Hieäp hoäi quaûn trò haønh chaùnh quoác gia NOMA (The National Office Managent Association), Hieäp hoäi nghieân cöùu caùc heä thoáng vaø thuû tuïc SPA (Systems and Procedures Association)… Taøi lieäu quaûn trò haønh chính vaên phoøng goàm coù ba phaàn, toång coäng laø 11 chöông.  Phaàn moät: Ñaïi cöông veà quaûn trò haønh chiùnh vaên phoøng, giuùp chuùng ta naém moät caùch toång quaùt taïi sao phaûi quaûn trò haønh chiùnh vaên phoøng, nhöõng ai quaûn trò haønh chaùnh vaên phoøng, vai troø cuûa thö kyù trong caùc doanh nghieäp, vaø laøm caùch naøo hoaïch ñònh, toå chöùc, kieåm tra haønh chính vaên phoøng.  Phaàn hai: Quaûn trò haønh chính vaên phoøng moät caùch khoa hoïc, giuùp chuùng ta bieát ñôn giaûn hoaù coâng vieäc haønh chính vaên phoøng, bieát caùch quaûn trò thôøi gian, quaûn trò thoâng tin, quaûn trò hoà sô moät caùch khoa hoïc vaø hieän ñaïi.  Phaàn ba: Nghieäp vuï haønh chính vaên phoøng, giuùp chuùng ta bieát hoaïch ñònh, toå chöùc caùc cuoäc hoïp/hoäi nghò vaø caùc chuyeán ñi coâng taùc; Bieát phaân Trang 3 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng loaïi vaø phaân caáp phaùt haønh vaên baûn phaùp quy; Bieát caùch tieáp khaùch vaø goïi ñieän thoaïi. Vôùi soá tieát giaûng daïy treân lôùp haïn heïp laø 45 tieát, chuùng toâi hy voïng giaùo trình naøy seõ giuùp cho sinh vieân naém vöõng nhöõng ñieàu cô baûn nhaát veà nguyeân taéc vaø thöïc tieãn cuûa Quaûn Trò Haønh Chính Vaên Phoøng. Taøi lieäu tham khaûo  Taøi lieäu phaùp quy  Hieán phaùp Nöôùc Coâng Hoaø Xaõ Hoäi Chuû Nghóa Vieät Nam 1992. Haø Noäi: Söï Thaät, 1992.  Phaùp leänh Löu tröõ quoác gia 2001. Haø noäi: Söï Thaät, 2001  Phan Vaên Khaûi. Nghò Ñònh soá 110/2004/NÑ – CP ngaøy 08/4/2004 cuûa Thuû Töôùng Chính Phuû veà coâng taùc vaên thö.  Phan Vaên Khaûi. Nghò Ñònh soá 111/2004/NÑ – CP ngaøy 08/4/2004 cuûa Thuû Töôùng Chính Phuû veà vieäc quy ñònh chi tieát thi haønh moät soá ñieàu cuûa Phaùp leänh Löu tröõ quoác gia.  Taøi lieäu saùch baùo  Buøi Xuaân Löï vaø caùc taùc giaû. Nghieäp vuï thö kyù vaên phoøng vaø toå chöùc. Haø Noäi: 2002  Nguyeãn Höõu Thaân. Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng. TP.HCM: NXB Thoáng Keâ, 2002.  Vöông Thò Kim Thanh. Soaïn thaûo vaên baûn. TP. HCM 2004  Tröôøng Löu tröõ vaø nghieäp vuï vaên phoøng II. Giaùo trình vaên thö. TP. HCM 2002  Nguyeãn Hoaøng Tun. Successful office management. TP.HCM 2004 CHÖÔNG 1 QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG LAØ GÌ? 1. CAÙC KHAÙI NIEÄM 1.1. Trang 4 KHAÙI NIEÄM VAÊN PHOØNG Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Vaên phoøng laø boä maùy ñieàu haønh toång hôïp cuûa cô quan, ñôn vò; laø nôi thu thaäp, xöû lyù thoâng tin hoã trôï cho hoaït ñoäng quaûn lyù, laø nôi chaêm lo moïi lónh vöïc dòch vuï haäu caàn ñaûm baûo caùc ñieàu kieän vaät chaát cho hoaït ñoäng cuûa moãi cô quan, toå chöùc. 1.2. KHAÙI NIEÄM HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG Haønh chính vaên phoøng laø nôi dieãn ra caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt kinh doanh. Nghóa laø nôi soaïn thaûo, söû duïng vaø toå chöùc caùc hoà sô, coâng vaên giaáy tôø nhaèm muïc ñích thoâng tin sao cho coù hieäu quaû. 1.3. KHAÙI NIEÄM QUAÛN TRÒ Quaûn trò laø söï phoái hôïp taát caû caùc taøi nguyeân thoâng qua tieán trình hoaïch ñònh, toå chöùc, laõnh ñaïo, vaø kieåm tra nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñaõ ñeà ra. 1.4. KHAÙI NIEÄM QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG Quaûn trò haønh chính vaên phoøng laø vieäc hoaïch ñònh, toå chöùc, phoái hôïp, tieâu chuaån hoaù vaø kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng xöû lyù thoâng tin. 1.5. PHAÂN LOAÏI COÂNG VIEÄC HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG Soaïn thaûo caùc hoà sô coâng vaên giaáy tôø, caùc baûn töôøng trình  Duy trì, ghi nhôù caùc hoà sô keå caû vieäc saép xeáp phaân loaïi vaø thieâu huyû caùc hoà sô  Tính toaùn hoaù ñôn, soå saùch, giaù caû…  Thoâng ñaït döôùi caùc hình thöùc thö töø, ñieän thoaïi, caùc baûn töôøng trình, hoäi nghò, hoäi thaûo, caùc cuoäc heïn, tieáp taân… Vaäy coâng vieäc haønh chính chuû yeáu laø xöû lyù thoâng tin. 1.6. PHAÏM VI CUÛA QUAÛN TRÒ Trong caùc coâng ty raát nhoû hay caùc cô sôû saûn xuaát, chuû cô sôû laø caáp quaûn trò duy nhaát. Taïi caùc coâng ty lôùn vaø vöøa coù töø 500 coâng nhaân trôû leân thöôøng coù 3 caáp quaûn trò. (Xem hình 2.1) Trang 5 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Hình 1.1: Caùc caáp quaûn trò phoå bieán trong caùc coâng ty lôùn vaø vöøa Caáp QT cao caáp Caáp QT trung gian hay trung caáp Caáp QT tuyeán thöù nhaát hay caáp QT cô sôû 2. CHÖÙC NAÊNG  Chöùc naêng cuûa quaûn trò  Chöùc naêng cuûa quaûn trò haønh chính vaên phoøng 2.1. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ  Hoaïch ñònh (Planning): Laø vieäc ñeà ra caùc muïc tieâu cho töông lai vaø söï löïa choïn caùc giaûi phaùp thích hôïp ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu ñoù.  Toå chöùc (Organizing): Bao goàm vieäc thaønh laäp neân caùc boä phaän trong doanh nghieäp ñeå ñaûm  Nhieäm nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát vaø xaùc ñònh caùc moái quan heä veà nhieäm vuï, quyeàn haønh vaø traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän ñoù.  Laõnh ñaïo (Leading): Laõnh ñaïo nhaân vieân baèng caùch phaân coâng nhieäm vuï cuï theå ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc.  Kieåm soaùt (Controlling): Thöôøng xuyeân kieåm tra ñeå kòp thôøi uoán naén caùc sai traùi ñi leäch vôùi muïc tieâu. 2.2. CHÖÙC NAÊNG CUÛA QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG:  Hoaïch ñònh coâng vieäc haønh chính  Toå chöùc coâng vieäc haønh chính vaên phoøng  Laõnh ñaïo coâng vieäc haønh chính vaên phoøng Trang 6 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Kieåm soaùt coâng vieäc haønh chính  Dòch vuï haønh chính vaên phoøng Hình 1.2: Hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp ví nhö moät chieác xe oâ toâ, caùc chöùc naêng dòch vuï HCVP laø 4 baùnh xe 3. PHAÂN BIEÄT COÂNG VIEÄC HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG VAØ COÂNG VIEÄC QUAÛN TRÒ 3.1. Coâng vieäc haønh chính vaên phoøng: Do nhaân vieân thöïc hieän, hoï laøm caùc coâng vieäc HCVP ñôn thuaàn nhö ñieän thoaïi, xöû lyù coâng vaên ñeán, ñi, soaïn thaûo vaên baûn… Hoï thöôøng söû duïng ñoà ngheà vaø caùc trang thieát bò haønh chính vaên phoøng ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc. Coâng vieäc haønh chính coù maët ôû khaép moïi nôi trong doanh nghieäp, töø phoøng haønh chaùnh ñeán phoøng keá toaùn, kinh doanh… Töø caùc nhaân vieân haønh chính söï nghieäp ñeán taát caû caùc caáp quaûn trò, moïi ngöôøi ôû möùc ñoä khaùc nhau, ñeàu laøm coâng vieäc haønh chính. 3.2. COÂNG VIEÄC QUAÛN TRÒ Do nhaø quaûn trò thöïc hieän, hoï laøm coâng vieäc hoaïch ñònh, toå chöùc vaø kieåm tra. Hoï laøm vieäc vôùi con ngöôøi vaø vôùi caùc yù töôûng. Trang 7 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Moái töông quan cuûa coâng vieäc HCVP vaø coâng vieäc quaûn trò tuyø thuoäc caùc caáp quaûn trò khaùc nhau. Caáp quaûn trò caøng cao, haàu heát coâng vieäc laø thuoäc veà laõnh vöïc quaûn trò. Caáp quaûn trò caøng thaáp, haàu heát coâng vieäc laø nhöõng hoaït ñoäng chuyeân moân, thöïc tieãn. Xem hình 2.3 Hình 1.3: Coâng vieäc quaûn trò vaø coâng vieäc HCVP Coâng vieäc Quaûn trò Coâng vieäc HCVP 4. HIEÄN ÑAÏI HOAÙ COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG Hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng raát ña daïng, phong phuù vaø phöùc taïp. Toå chöùc khoa hoïc coâng taùc vaên phoøng coù yù nghóa thieát thöïc taïo ñieàu kieän cho doanh nghieäp hoaøn thaønh toát muïc tieâu ñeå toàn taïi vaø phaùt trieån. Hieän ñaïi hoaù coâng taùc vaên phoøng laø moät ñoøi hoûi böùc xuùc cuûa caùc nhaø quaûn trò. Theo höôùng:  “Vaên phoøng ñieän töû”  “Vaên phoøng khoâng giaáy”  “Vaên phoøng töï ñoäng hoaù”  “Vaên phoøng cuûa theá kyû 21” Phöông phaùp  Toå chöùc boä maùy vaên phoøng tinh, goïn, ñuùng chöùc naêng.  Töøng böôùc tin hoïc hoaù coâng taùc vaên phoøng. Söû duïng caùc maïng noäi boä (LAN), maïng quoác teá internet (WAN).  Trang bò caùc thieát bò vaên phoøng phuø hôïp nhö: maùy tính, maùy FAX, maùy photocopy, ñieän thoaïi, Internet…  Khoâng ngöøng phaùt trieån kyõ thuaät vaø nghieäp vuï haønh chính… Trang 8 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Khaùi nieäm vaên phoøng, haønh chính vaên phoøng, quaûn trò, quaûn trò haønh chính vaên phoøng laø gì? 2. Haõy lieät keâ boán loaïi coâng vieäc haønh chính vaên phoøng? Trình baøy 5 chöùc naêng cuûa quaûn trò haønh chính vaên phoøng? 3. Haõy trình baøy phaïm vi cuûa quaûn trò theo quy moâ? 4. Phaân bieät theá naøo laø coâng vieäc haønh chính vaên phoøng, coâng vieäc quaûn trò? Trang 9 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng CHÖÔNG 2 HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG MOÄT NGAØNH NGHEÀ CHUYEÂN NGHIEÄP 1. NHAØ QUAÛN TRÒ HAØNH CHIÙNH VAÊN PHOØNG 1.1. KHAÙI NIEÄM  Nhaø quaûn trò: “Nhaø quaûn trò laø moät ngöôøi laøm vieäc thoâng qua ngöôøi khaùc vaø giuùp hoï noã löïc ñaït ñöôïc muïc tieâu”. (Theo Reinecke). Hoaëc: Nhaø quaûn trò laø ngöôøi ñieàu khieån, giaùm saùt coâng vieäc cuûa nhöõng ngöôøi khaùc. Ñoù laø ngöôøi ra quyeát ñònh vaø toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh, ngöôøi thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn trò trong boä maùy quaûn trò ôû caùc caáp.  Nhaø quaûn trò haønh chính: Nhaø quaûn trò HCVP tröôùc tieân phaûi laø nhaø quaûn trò. Laø nhaø quaûn trò, hoï phaûi hoaøn thaønh 4 chöùc naêng nhieäm vuï: Hoaïch ñònh, toå chöùc, laõnh ñaïo, vaø kieåm tra boä phaän cuûa mình. 1.2. TIEÂU CHUAÅN CUÛA NHAØ QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH Nhaø quaûn trò haønh chính caàn coù ñuû 12 tieâu chuaån sau:  Laø moät nhaø trí thöùc ñöôïc ñaøo taïo coù trình ñoä toång quaùt vaø ñöôïc ñaøo taïo chuyeån veà hoaït ñoäng quaûn trò haønh chính vaên phoøng  Coù khaû naêng gaùnh vaùc coâng vieäc haønh chính vaên phoøng  Coù khaû naêng giaûng daïy cho caùc nhaân vieân haønh chính vaên phoøng trong toaøn coâng ty  Coù quan ñieåm khoa hoïc ñeå tieáp nhaän nhöõng yeáu toá vaø nhöõng phöông phaùp laøm vieäc môû  Coù tính gaàn guõi, bieát hoaø mình, hoaø ñoàng vôùi nhöõng yù töôûng vaø nhöõng vaán ñeà cuûa nhaân vieân  Coù oùc khoâi haøi, giuùp laøm vieäc vaø laøm dòu ñi nhieàu tình huoáng khoù khaên  Phong caùch lòch söï  Kieåm soaùt caûm xuùc Trang 10 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Coùù oùc saùng kieán  Töï tin  Coù oùc phaùn ñoaùn  Coù khaû naêng noùi ñeå thuyeát phuïc caáp treân, ñoàng nghieäp vaø caáp döôùi 1.3. CAÙC CHÖÙC VUÏ CUÛA CAÁP QUAÛN TRÒ HAØNH CHÍNH  Trôï lyù haønh chính  Tröôûng phoøng haønh chính/TP xöû lyù vaên baûn/TP hoà sô  Giaùm ñoác haønh chính  Phoù Toång Giaùm ñoác haønh chính. 2. THÖ KYÙ CHUYEÂN NGHIEÄP 2.1. KHAÙI NIEÄM THÖ KYÙ Thö kyù (Tieáng Anh laø Secretary) laø moät töø raát thoâng duïng treân theá giôùi, chæ moät loaïi coâng vieäc, moät loaïi ngheà nghieäp phoå bieán vaø quan troïng trong xaõ hoäi, ñaëc bieät laø trong moái quan heä vôùi hoaït ñoäng quaûn lyù. Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hieäp hoäi thö kyù chuyeân nghieäp quoác teá: “Thö kyù laø ngöôøi trôï lyù cuûa caáp quaûn trò, laø ngöôøi naém vöõng caùc nghieäp vuï haønh chính vaên phoøng (Office skills), coù khaû naêng chòu traùch nhieäm maø khoâng caàn kieåm tra tröïc tieáp, coù oùc phaùn ñoaùn, oùc saùng kieán vaø ñöa ra caùc quyeát ñònh trong phaïm vi quyeàn haïn cuûa mình”. 2.2. CHÖÙC NAÊNG CUÛA THÖ KYÙ  Nhoùm chöùc naêng lieân quan ñeán vieäc toå chöùc coâng taùc thoâng tin: Xöû lyù vaên baûn ñi, ñeán…  Nhoùm chöùc naêng thuoäc quaûn lyù coâng vieäc: Tieáp khaùch, ñieän thoaïi, hoaïch ñònh vaø toå chöùc caùc cuoäc hoïp, hoäi nghò; hoaïch ñònh vaø toå chöùc caùc chuyeán ñi coâng taùc… 2.3. NHIEÄM VUÏ CUÛA THÖ KYÙ 2.3.1. Nhieäm vuï cuûa thö kyù vaên phoøng Trang 11 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Thu thaäp, xöû lyù vaø cung caáp thoâng tin veà caùc lónh vöïc maø mình ñöôïc giao phuï traùch ñeå phuïc vuï cho hoaït ñoäng quaûn lyù cuûa doanh nghieäp  Bieân taäp vaên baûn vaø toå chöùc saép xeáp, quaûn lyù vaên baûn, hoà sô taøi lieäu  Toå chöùc saép xeáp caùc hoaït ñoäng haønh chính cuûa doanh nghieäp  Giaûi quyeát caùc thuû tuïc haønh chính ñeå ñaûm baûo kinh phí vaø cô sôû vaät chaát cho hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. 2.3.2. Nhieäm vuï cuûa thö kyù Giaùm ñoác  Nhöõng nhieäm vuï thuoäc veà quan heä caù nhaân Thuû tröôûng: Tieáp khaùch, ñieän thoaïi, chuaån bò, trieäu taäp vaø ghi bieân baûn caùc cuoäc hoïp do thuû tröôûng ñieàu haønh; chuaån bò caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa thuû tröôûng…  Nhöõng nhieäm vuï thuoäc veà quan heä vaên baûn: Thöïc hieän quy trình vaên baûn ñeán, ñi, soaïn thaûo vaên baûn, löu tröõ vaên baûn, quaûn lyù vaø söû duïng con daáu…  Nhöõng nhieäm vuï thuoäc veà toå chöùc coâng vieäc: Laäp keá hoaïch coâng taùc haøng ngaøy, tuaàn, thaùng cuûa thuû tröôûng; thoáng keâ vaø kieåm tra vieäc thöïc hieän caùc chæ thò cuûa thuû tröôûng; chaêm lo saép xeáp phoøng laøm vieäc cuûa thuû tröôûng…  Nhöõng nhieäm vuï khaùc: Baùo caùo moät caùch toång quaùt nhöõng cuoäc hoäi yù, nhöõng laàn ñi lieân heä coâng taùc, nhöõng söï kieän quan troïng trong doanh nghieäp; toå chöùc moät soá coâng vieäc thuoäc haønh chính, söï vuï coù tính chaát caù nhaân (cuûa nhöõng boä phaän cuûa thuû tröôûng), caùc vaán ñeà thuoäc phöông tieän ñi laïi… 2.4. ÑAËC ÑIEÅM LAO ÑOÄNG CUÛA NGÖÔØI THÖ KYÙ  Baûn chaát lao ñoäng cuûa thö kyù laø hoã trôï, giuùp vieäc.  Hoaït ñoäng cuûa thö kyù ñöôïc xaùc ñònh trong phaïm vi moái quan heä tröïc tieáp vaø thöôøng xuyeân vôùi nhaø quaûn trò vaø caùc ñoàng nghieäp.  Thaùch thöùc ñaët ra ñoái vôùi thö kyù laø nhöõng aùp löïc veà coâng vieäc, thôøi gian, vaø ñoâi khi laø vaán ñeà tình caûm. Trang 12 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Keát quaû lao ñoäng cuûa thö kyù ñöôïc ño thoâng qua söï ñoùng goùp cuûa mình vaøo vaøo keát quaû lao ñoäng cuûa Thuû tröôûng. 2.5. TIEÂU CHUAÅN CUÛA THÖ KYÙ 2.5.1. Tieâu chuaån veà kyõ naêng  Kyõ naêng toå chöùc coâng vieäc moät caùch khoa hoïc  Kyõ naêng söû duïng thaønh thaïo, saùng taïo caùc thieát bò vaên phoøng nhö: Caùc maùy ñieän thoaïi, ñieän tín, photocopy, computer…  Kyõ naêng giao tieáp toát: ñoïc nghe, noùi, vieát  Kyõ naêng ghi cheùp nhanh vaø chính xaùc  Kyõ naêng soaïn thaûo vaø bieân taäp vaên baûn  Kyõ naêng löu tröõ vaên baûn  Kyõ naêng ñieàu haønh… 2.5.2. Tieâu chuaån veà kieán thöùc cô baûn  Coù kieán thöùc veà quaûn trò  Coù kieán thöùc veà luaät kinh doanh vaø caùc qui ñònh cuûa nhaø nöôùc  Coù kieán thöùc veà kinh teá hoïc  Kieán thöùc veà toaùn hoïc vaø keá toaùn  Kieán thöùc quaûn trò haønh chaùnh vaên phoøng  Kieán thöùc toång quaùt  Bieát ngoaïi ngöõ… 2.5.3. Tieâu chuaån ñaïo ñöùc ngheà nghieäp  Tính thaúng thaén: Côûi môû trong coâng taùc  Chaân thaønh: Chu ñaùo vôùi moïi ngöôøi  Trung thöïc: Vöõng vaøng Trang 13 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Nhanh nheïn; kieân quyeát, coâng baèng  Kòp thôøi: Kyû luaät  Beàn bæ: Chính xaùc, nhanh choùng ñoù. Toùm laïi: Thö kyù phaûi ñöôïc thuû tröôûng tin caäy vaø xöùng ñaùng vôùi söï tin caäy 3. ÑAÏI CÖÔNG VEÀ COÂNG VIEÄC HAØNH CHÍNH,BOÁI CAÛNH TÖØ NHAÂN HCVP ÑEÁN CAÁP QUAÛN TRÒ HCVP  Caáp baäc nhaân vieân haønh chính vaên phoøng  Caáp baäc thö kyù  Caáp baäc quaûn trò Trang 14 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Hình 2.1. Chöùc vuï haønh chính vaên phoøng Yeâu caàu Chöùc vuï Nhaân vieân Coù nghieäp vuï chuyeân moân, coù kinh nghieäm trong ngheà ôû möùc toái thieåu  Nhaân vieân tieáp taân vaø nhaân vieân HC (nhaân vieân thö tín hoaëc nhaân vieân löu tröõ hoà sô)  Toác kyù vieân  Nhaân vieân ñaùnh maùy  Nhaân vieân ñieàu haønh xöû lyù thoâng tin Chöùc vuï Thö kyù Coù nghieäp vuï chuyeân moân cao/trình ñoä hoïc vaán vaø coù kinh nghieäm trong ngheà  Thö kyù chuyeân ngaønh luaät, y khoa  Thö kyù toång quaùt (thö kyù cho caáp quaûn ñoác, giaùm ñoác hoaëc toång giaùm ñoác…)  Chuyeân vieân xöû lyù thoâng tin: Thö kyù haønh chaùnh hoaëc thö kyù vaên phoøng Caáp quaûn trò Coù kyõ naêng quaûn trò coäng vôùi kinh nghieäm/coù trình ñoä hoïc vaán chuyeân ngaønh veà coâng vieäc HCVP  Trôï lyù haønh chaùnh, tröôûng phoøng/giaùm ñoác haønh chính  Tröôûng phoøng thoâng tin  Tröôûng phoøng hoà sô  Tröôûng phoøng xöû lyù thoâng tin Trang 15 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Hình 2.2: Naác thang caùc chöùc vuï haønh chính vaên phoøng Vice President of Operation (Phoù toång giaùm ñoác ñieàu haønh) Office Automation Manager (Giaùm ñoác heä thoáng töï ñoäng hoaù HCVP) Office Manager (Tröôûng phoøng haønh chaùnh) Executive Secretary (Thö kyù cho caáp quaûn trò cao vaø trung) Junior Secretary (Thö kyù caáp thaáp) Receptionist (Thö kyù) Office Cler (Nhaân vieân vaên phoøng) CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Nhaø quaûn trò? Nhaø quaûn trò haønh chính vaên phoøng? 2. Haõy trình baøy chöùc naêng, nhieäm vuï, tieâu chuaån vaø chöùc vuï cuûa nhaø quaûn trò haønh chính? 3. Thö kyù laø gì? Taïi sao caàn phaûi coù thö kyù giaùm ñoác? 4. Haõy trình baøy chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa ngöôøi thö kyù? 5. Tieâu chuaån ñeå löïa choïn thö kyù vaên phoøng, thö kyù giaùm ñoác? Trang 16 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng CHÖÔNG 3 HOAÏCH ÑÒNH VAØ TOÅ CHÖÙC HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG 1. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG 1.1. KHAÙI NIEÄM HOAÏCH ÑÒNH Hoaïch ñònh laø moät chöùc naêng cuûa quaûn trò bao goàm caùc hoaït ñoäng xaùc ñònh ra caùc muïc tieâu cho töông lai vaø caùc phöông tieän thích hôïp ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu ñoù. Keát quaû cuûa hoaïch ñònh laø moät baûn keá hoaïch – nghóa laø moät taøi lieäu ñöôïc vieát ra xaùc ñònh roõ raøng caùc chuoãi hoaït ñoäng maø coâng ty hay toå chöùc seõ thöïc hieän. 1.2. HOAÏCH ÑÒNH HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG Hoaïch ñònh haønh chính vaên phoøng bao goàm vieäc thu thaäp caùc thoâng tin, xöû lyù thoâng tin, söû duïng chuùng vaø trieån khai cho caùc böôùc haønh ñoäng. 1.3. TAÀM QUAN TROÏNG CUÛA HOAÏCH ÑÒNH “Trong kinh doanh neáu baïn khoâng laäp keá hoaïch, thì coø nghóa laø baïn ñang chuaån bò moät keá hoaïch ñeå thaát baïi.” (Crawford H.Greenewalt). Hoaïch ñònh quyeát ñònh keá hoaïch toái öu nhaát Baát kyø caáp quaûn trò naøo cuõng phaûi laøm coâng taùc hoaïch ñònh. Caáp quaûn trò caøng thaáp hoaïch ñònh coù tính caùch taùc vuï/taùc nghieäp, caáp quaûn trò caøng cao hoaïch ñònh coù tính caùch chieán löôïc. Trang 17 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng Hình 3.1: Toång quaùt veà hoaïch ñònh chieán löôïc vaø hoaïch ñònh HCVP Hoaïch ñònh chieán löôïc Caáp quaûn trò cao caáp Hoaïch ñònh taùc vuï/taùc nghieäp Caáp quaûn trò trung caáp (Hoaïch ñònh HCVP) Hình 3.2: Caùc möùc ñoä muïc tieâu vaø keá hoaïch Muïc tieâu chieán löôïc Keá hoaïch chieán löôïc Muïc tieâu chieán thuaät Keá hoaïch chieán thuaät Muïc tieâu taùc vuï Keá hoaïch taùc vuï  Caáp quaûn trò tuyeán cô sôû: Nhaân vieân HCVP vaø thö kyù – Moái quan heä cuûa muïc tieâu vaø keá hoaïch  Caáp cao caáp: Phaïm vi toaøn cô quan toå chöùc  Caáp trung caáp: Phaïm vi toaøn cô quan – lónh vöïc chuyeân moân  Caáp cô sôû: Phaïm vi ñôn vò nhoû 1.4. Trang 18 PHAÂN LOAÏI HOAÏCH ÑÒNH Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng  Hoaïch ñònh chieán löôïc (Strategic planning): Laø ñeà ra keá hoaïch toång quaùt cho toaøn coâng ty, coù tính chaát daøi haïn, do caùc caáp quaûn trò cao caáp thöïc hieän. Thôøi gian thöïc hieän treân 5 naêm.  Hoaïch ñònh chieán thuaät (Tactical planning): Laø ñeà ra keá hoaïch cho caùc boä phaän chuyeân moân (Ví duï nhö boä phaän saûn xuaát, kinh doanh, taøi chính, nhaân söï…), coù tính chaát trung haïn. Thôøi gian thöïc hieän treân 1 naêm, döôùi 5 naêm. Do caùc caáp quaûn trò trung caáp thöïc hieän.  Hoaïch ñònh taùc vuï/taùc nghieäpï (Operational planning): Laø ñeà ra caùc keá hoaïch cuï theå cuûa moïi hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh – dòch vuï, trong ñoù coù hoaïch ñònh HCVP, do caùc caáp quaûn trò tuyeán cô sôû thöïc hieän.Thôøi gian thöïc hieän döôùi 1 naêm 1.5. CAÙC COÂNG CUÏ HOAÏCH ÑÒNH Coâng cuï hoaïch ñònh HCVP bao goàm caùc döï aùn lôùn, döï aùn nhoû khaùc nhau. Trong phaïm vi phaàn naøy chuùng toâi trình baøy moät soá coâng cuï ai cuõng phaûi thöïc hieän ñeå leân keá hoaïch vaø lòch coâng taùc haøng ngaøy. 1.5.1. Baûng danh saùch caùc vieäc phaûi laøm hoâm nay (things to do today) BAÛNG 3.3: BAÛNG DANH SAÙCH CAÙC VIEÄC PHAÛI LAØM HOÂM NAY THINGS TO DO TODAY DATE COMPLETE 1. 2. 3. Trang 19 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1.5.2. Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm hoâm nay (Things I need to do today) Baûng 3.4 : Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm hoâm nay THINGS I NEED TO DO TODAY 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Trang 20 SCHEDULED APPOINTMENT             : : : : : NOTES Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng 13. 14. 15.    1.5.3. Baûng danh saùch coâng vieäc phaûi laøm trong tuaàn (Job task list) Xeáp theo thöù töï taàm quan troïng vaø caùc oâ caàn phaûi laøm ngay (must do) vaø neân laøm (nice to do) BAÛNG 3.5: BAÛNG DANH SAÙCH COÂNG VIEÄC TRONG TUAÀN JOB TASK LIST Priority Task Must do Nice to do 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1.5.4. Baûng keá hoaïch hoaït ñoäng trong tuaàn (This weeks action plan) Baûng 3.6: Öu tieân 1 Baûng keá hoaïch hoaït ñoäng trong tuaàn Keá hoaïch hoaït ñoäng tuaàn naøy Ngaøy heát haïn Trang 21 Quaûn Trò Haønh Chaùnh Vaên Phoøng 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.5.5. Lòch thôøi gian bieåu haøng ngaøy (Daily time log) Baûng 3.7: Lòch thôøi bieåu haøng ngaøy DAILY TIME LOG Name Time 7giôø 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Trang 22 Date Day Activity Importance (l = low to 3 = high) Interruptions (Phone calls, visits, etc.) Personal Other