Tài liệu Nghiên cứu áp dụng mô hình 5s nâng cao môi trường làm việc hiệu quả tại công ty tnhh mtv văn tiến nghĩa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S NÂNG CAO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ MARKETING Giảng viên hướng dẫn : TS Hoàng Trung Kiên Sinh viên thực hiện MSSV: 1311142953 : Ngô Tấn Bình Lớp: 13DQM13 TP. Hồ Chí Minh, 2017 ii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trƣờng Đại Học Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cô giáo bộ môn đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian em học tập tại trƣờng. Xin cảm ơn thầy TS. Hoàng Trung Kiên - Giảng viên hƣớng dẫn cho em thực hiện khóa luận tốt nghiệp lần này, cảm ơn sự quan tâm, chỉ bảo của thầy trong suốt thời gian em hoàn thành bài báo cáo lần này. Em cũng xin trân trọng cảm ơn Anh Vi Đức Toàn _Trƣởng Phòng Kinh Doanh của công ty, cùng các anh chị trong phòng kinh doanh, phòng kế toán đã nhiệt tình hƣớng dẫn, giúp đỡ em, giúp em thâm nhập thực tế, hoà mình vào môi trƣờng làm việc của cả công ty. Khả năng kiến thức cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế của em còn nhiều hạn chế và thiếu sót nên rất mong nhận đƣợc sự giúp đỡ hơn nữa của các thầy cô để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo tổng hợp này. Cuối cùng em xin chúc Ban Giám Hiệu nhà trƣờng các thầy cô giáo bộ môn, Ban Giám Đốc và các anh chị tại Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, ngƣời thân và bạn bè lời chúc sức khoẻ và thành công trong sự nghiệp giảng dạy và kinh doanh. Em xin chân thành cảm ơn ! TP Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 07 năm 2017. Sinh viên thực hiện iii LỜI CAM ĐOAN Sau thời gian làm việc tại Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nghiên cứu áp dụng mô hình 5S nâng cao môi trƣờng làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa”. Em xin cam đoan rằng đề tài này do chính em thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là hoàn toàn trung thực, đề tài này không trùng với bất kỳ khóa luận tốt nghiệp nào. TP Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 07 năm 2017. Sinh viên thực hiện \ iv NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN -----------------  ........................................................................................................... ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. Tp.HCM, ngày 15 tháng 07 năm 2017 GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................................... 1 --════-- 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................................ 1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ..................................................................................... 2 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................................ 2 1.4. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................................ 2 1.5. BỐ CỤC NGHIÊN CỨU .......................................................................................... 2 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................... 3 1.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ 5S .................................................................................... 3 1.1.1. Khái niệm, thành phần và bản chất của 5S ........................................................ 3 1.1.1.1. Khái niệm .................................................................................................... 3 1.1.1.2. Các thành phần 5S ...................................................................................... 3 1.1.2. Lịch sử phát triển của 5S ................................................................................... 5 1.1.3. 5S thông thƣờng và 5s thực tiễn. ....................................................................... 6 1.1.4. Mối quan hệ giữa các thành phần trong 5S. ...................................................... 7 1.1.5. Mục tiêu chung của 5S.[3] .................................................................................. 7 1.1.6. Việc tạo ra giá trị và nhận thức sự lãng phí. ...................................................... 8 1.1.7. Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục. ..................................................... 9 1.1.8. Lợi ích của 5S. ................................................................................................. 10 1.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ......................................................................... 11 1.2.1. Phƣơng pháp thống kê mô tả ........................................................................... 11 1.2.1.1. Lập bảng câu hỏi khảo sát......................................................................... 11 1.2.1.2. Tiến hành khảo sát. ................................................................................... 12 1.2.1.3. Xử lý và phân tích số liệu. ........................................................................ 12 1.2.2. Phƣơng pháp diễn dịch – quy nạp. ................................................................... 13 1.2.2.1. Diễn dịch. .................................................................................................. 13 1.2.2.2. Quy nạp. .................................................................................................... 13 1.2.3. Phƣơng pháp đối chiếu. ................................................................................... 13 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY .......................................... 14 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA. 14 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. ..................................................................... 14 vi 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động .......................................................................................... 16 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty ............................................. 16 2.1.4. Qui mô hoạt động của Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ....................... 18 2.1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ............................ 18 2.1.5.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ....... 18 2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận ..................................................... 19 2.1.6. Môi trƣờng kinh doanh của công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ................ 24 2.1.6.1. Môi trƣờng kinh doanh bên trong ............................................................. 24 2.1.6.2. Môi trƣờng kinh doanh bên ngoài............................................................. 28 2.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÁC YẾU TỐ SẢN XUẤT VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA. ................................. 29 2.2.1. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây………………………………………………………………………………….29 2.2.1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa. ......................................................................................................................................29 2.2.1.2. Các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn............................................................31 2.2.1.3. Các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng lao động. ................................................... 33 2.2.1.4. Hoạt động quản lý chất lƣợng. .................................................................. 34 2.2.2. Đánh giá thực trạng môi trƣờng làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa. ……………………………………………………………………………...34 2.2.2.1. Nguồn dữ liệu đánh giá môi trƣờng làm việc tại công ty ......................... 34 2.2.2.2. Thực trạng môi trƣờng làm việc tại công ty ............................................. 34 2.2.2.3. Đánh giá chung về môi trƣờng làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa. ............................................................................................................ 37 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHO VIỆC ÁP DỤNG HIỆU QUẢ MÔ HÌNH 5S TẠI CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA. ......................................... 38 3.1. PHẠM VI, ĐỐI TƢỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S. ................................... 38 3.1.1. Phạm vi thực hiện 5S. ...................................................................................... 38 3.1.2. Đối tƣợng chủ yếu thực hiện. .......................................................................... 38 3.1.3. Mục tiêu thực hiện 5S. ..................................................................................... 39 3.2. THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY KHI THỰC HIỆN 5S ................... 39 3.2.1. Thuận lợi .......................................................................................................... 39 3.2.2. Khó khăn .......................................................................................................... 40 vii 3.3 CÁC BƢỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S ......................................................... 40 3.3.1 Giai đoạn chuẩn bị ............................................................................................ 40 3.3.2. Các bƣớc triển khai thực hiện 5S ..................................................................... 41 3.3.2.1. B1: Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phòng trào 5S .... 41 3.3.2.2. B2: Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S ...................................... 42 3.3.2.3. B3: Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S. .............................................. 42 3.3.2.4. B4: Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức .................................. 43 3.3.2.5. B5: Tiến hành tổng vệ sinh toàn tổ chức .................................................. 43 3.3.2.6. B6: Đánh giá định kì 5S ............................................................................ 47 3.4. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN 5S THÀNH CÔNG ........................... 48 3.5. CHI PHÍ VÀ LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI CÔNG TY TNHH MTV VĂN TIẾN NGHĨA. ................................................ 49 3.5.1. Chi phí. ............................................................................................................ 49 3.5.2. Lợi ích. ............................................................................................................. 49 KẾT LUẬN ........................................................................................................................ 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 52 PHỤ LỤC........................................................................................................................... 53 viii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT --════-STT Chữ viết tắt Ý nghĩa 1 TNHH Trách Nhiệm Hữu Hạn 2 MTV Một Thành Viên 3 CB.CNV Cán Bộ Công Nhân Viên ix DANH MỤC BẢNG BIỂU --════-Bảng 1: SO SÁNH 5S THÔNG THƢỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN ...................................... 6 Bảng 2: Danh Sách Nhân Viên Của Phòng Hành Chính Nhân Sự .................................... 20 Bảng 3: Danh Sách Nhân Viên Của Phòng Kế Toán. ....................................................... 21 Bảng 4: Danh Sách Nhân Viên Của Phòng Kinh Doanh. .................................................. 22 Bảng 5: Danh Sách Nhân Viên Của Phòng Kế Hoạch. ..................................................... 23 Bảng 6: Cơ Cấu Nguồn Vốn Của Công Ty ....................................................................... 27 Bảng 7: Danh Sách Khách Hàng Tại Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ................. 29 Bảng 8: Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh Của Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa Từ 2013- 2015. ........................................................................................................................ 30 Bảng 9: Các Chỉ Tiêu Đánh Giá Hiệu Quả Sử Dụng Vốn Của Công Ty .......................... 32 Bảng 10: Danh Sách Các Vật Dụng Phổ Biến ................................................................... 39 x DANH MỤC HÌNH ẢNH - SƠ ĐỒ --════-Hình 1: SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ CỦA 5S .......................................................................... 7 Hình 2: Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ........................ 19 Hình 3: Biểu Đồ Tăng Trƣởng Nhân Sự Qua Các Năm Của Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa.......................................................................................................................... 26 Hình 4: Kết Quả Kinh Doanh Của Công Ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa ..................... 30 Hình 5: Năng Suất Lao Động Hình 6: Mức Sinh Lợi Bình Quân .................... 33 Hình 7: Sơ Đồ Quá Trình Tiến Hành Seiri ........................................................................ 44 Hình 8: Quy Trình Thực Hiện Seiton ................................................................................ 45 Hình 9: Quy Trình Thực Hiện Seiso .................................................................................. 46 1 LỜI MỞ ĐẦU --════-1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 5S là một công cụ quản lý chất lƣợng, một phƣơng pháp nền tảng cho các hoạt động cải tiến tại doanh nghiệp giúp doanh nghiệp “tổ chức” đƣợc nơi làm việc một cách hiệu quả. Đƣợc du nhập từ Nhật Bản nhƣng 5S rất phù hợp với điều kiện và môi trƣờng làm việc tại Việt Nam. Những năm vừa qua, rất nhiều tổ chức đã áp dụng 5S một cách hiệu quả đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, nơi mà công nhân thƣờng xuyên tiếp xúc với máy móc thiết bị và cần có sự đảm bảo về mặt an toàn lao động. 5S với những nguyên lý không quá phức tạp, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nên rất thuận tiện khi thực hiện áp dụng. Trong quá trình làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, em nhận thấy công ty hoàn toàn có thể áp dụng mô hình 5S một cách có hiệu quả. Hiện công ty chƣa áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng, cũng nhƣ công cụ quản lý chất lƣợng nào vì vậy việc giới thiệu làm quen với 5S sẻ là tiền đề để có thể trong tƣơng lai công ty sẽ tiến tới áp dụng một hệ thống quản lý nhƣ ISO 9001 chẳng hạn. Trong quá trình làm việc tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, em nhận thấy công ty đang gặp phải một số vấn đề nhƣ sau : Thứ nhất, việc sắp xếp công cụ-dụng cụ và nguyên vật liệu không đƣợc khoa học dẫn tới mất nhiều thời gian trong quá trình tìm kiếm và chiếm nhiều diện tích trong kho bãi. Thứ hai, công nhân không phân loại hàng tồn kho và những vật dụng không cần thiết nhƣ xăng dầu dƣ thừa.. làm mất đi môi trƣờng làm việc sạch sẽ, chiếm nhiều không gian, dễ gây ra tình trạng cháy nổ trong quá trình làm việc. Thứ ba, qua khảo sát, một số công nhân cũng bày tỏ quan điểm về việc tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm dụng cụ phù hợp, quá nhiều vật dụng không cần thiết, nhiều dụng cụ do để quá lâu dẫn tới hƣ hỏng không thể sử dụng. Chính vì những lí do trên mà em quyết định chọn đề tài “Nghiên cứu áp dụng mô hình 5S nâng cao môi trƣờng làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa” làm chuyên đề làm việc tốt nghiệp của mình. 2 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Phân tích môi trƣờng làm việc tại Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa dựa trên cơ sở lý thuyết và khảo sát thực tế. Đƣa ra một số thông tin cơ bản về thực trạng của công ty, quá trình thực hiện kiểm soát và áp dụng mô hình 5S vào các phòng ban. Từ đó đƣa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế về thực trạng của công ty hiện nay và tạo một môi trƣờng làm việc hiệu quả trong công ty. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Phần lớn đề tài đƣợc thực hiện thông qua việc tìm hiểu cách thức làm việc thực tế tại Công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, dựa vào các số liệu báo cáo của công ty trong vòng 3 năm (2013 – 2015), ngoài ra còn tham khảo nhiều ý kiến từ nhân viên của công ty. Mặt khác việc tìm hiểu những tài liệu chuyên về áp dụng mô hình 5S trong doanh nghiệp thông qua mạng internet, sách báo, tạp chí chuyên nghành, những bài giảng của các thầy cô giáo bộ môn cũng đã góp phần hoàn thiện cho đề tài. 1.4. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU  Thu thập các số liệu thực tế từ các phòng ban trong công ty, phát phiếu khảo sát để thu thập số liệu, ý kiến…từ đó tiến hành phân tích và đánh giá.  Tham gia trực tiếp vào các quá trình công việc thực tế tại công ty.  Sử dụng các phƣơng pháp dùng cho phân tích và đánh giá: Phƣơng pháp thống kê mô tả, phƣơng pháp diễn dịch quy nạp, phƣơng pháp đối chiếu. 1.5. BỐ CỤC NGHIÊN CỨU Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần mục lục, phần phụ lục, tài liệu tham khảo. Bài báo cáo kết cấu gồm 3 chƣơng:  Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết và phƣơng pháp nghiên cứu.  Chƣơng 2: Phân tích thực trạng tại công ty.  Chƣơng 3: Đề xuất các giải pháp cho việc áp dụng hiệu quả mô hình 5S tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa. 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ 5S 1.1.1. Khái niệm, thành phần và bản chất của 5S 1.1.1.1. Khái niệm 5S là các chữ cái đầu tiên của các từ:  Theo tiếng Nhật là: “seiri”, “seiton”, “seiso”, “seiketsu”, và “shitsuke”.  Theo tiếng Việt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng.  Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “sustain”. 5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trƣờng làm việc. Phƣơng châm của 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, ngăn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngăn nắp nhƣ ở nhà.[1] 1.1.1.2. Các thành phần 5S  Sàng lọc: Có nghĩa là xem xét tất cả các vật dụng xung quanh và chia ra làm hai loại là các vật dụng thƣờng dùng và các vật dụng không thƣờng dùng. Trong đó: Vật dụng thường dùng sẽ phân loại thành: - Vật dụng cần dùng hằng ngày. - Vật dụng cần dùng hằng tuần. - Vật dụng cần dùng 1 hoặc 2,3 tháng 1 lần. - Vật dụng cần dùng 6 dến 12 tháng 1 lần. - Vật dụng cần dùng hơn 1 năm 1 lần. Đối với các vật dụng thƣờng ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lƣu lại vật dụng này. Vật dụng không thường dùng sẽ phân loại thành: - Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch 4 thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của ngƣời thanh lý. - Các vật dụng chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lƣu giữ vật dụng này. VD: Địa điểm lƣu giữ các vật dụng, hình thức đánh dấu vật dụng.  Sắp xếp: Khẳng định đã loại đi các vật dụng không cần dùng. Nhiệm vụ các thành viên của tổ chức giờ đây là sắp xếp các vật dụng cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng. Các lƣu ý khi sắp xếp: - Bố trí các đồ vật tuỳ theo tần số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao thì vật dụng càng phải đƣợc bố trí gần nơi làm việc, ngƣợc lại tần số sử dụng càng thấp thì bố trí càng xa nơi làm việc. - Khi sắp xếp có thể them các nhãn mác vào những vật dụng. Ví dụ: các vật dụng nào hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với với các vật dụng có tần số thấp. - Khi đặt các vật dụng cần lƣu ý đến tƣ thế đặt sao cho thuận tiện trong quá trình sử dụng. - Thông báo quy tắc sắp xếp các vật dụng để các thành viên biết đƣợc vật dụng nào đƣợc lƣu trữ ở đâu.  Sạch sẽ: Sạch sẽ ở đây mang ý nghĩa là kiểm tra. Phƣơng châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trƣờng làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh. Để thực hiện nội dung này cần phải phát động phong trào. Ví dụ: phong trào làm vệ sinh 3-5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc. Mọi ngƣời cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trƣờng xung quanh nơi làm việc, những ngƣời làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để tự mỗi cá nhân đó phụ trách.  Săn sóc: Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S nhƣ một yêu cầu đối với mội thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi 5 ngƣời tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thƣờng xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ.  Sẵn sàng: Sẵn sàng ở đây có nghĩa là tạo dựng thói quen để thực hiện 5S. Ở đây , tổ chức phải làm cho các nhân viên tin rằng việc thực hiện 5S nhƣ là một hệ thống. Để làm đƣợc điều đó, tổ chức cần phải thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc nhƣ là ngôi nhà thứ hai của mình.[2] 1.1.2. Lịch sử phát triển của 5S  Tại Nhật Bản. Mô hình 5S đƣợc áp dụng qua nhiều năm với ý nghĩa chủ yếu là sàng lọc nhằm có thể hỗ trợ cho các hoạt động an toàn, chất lƣợng, hiệu suất và môi trƣờng. Năm 1986, mô hình 5S lần đầu tiên lần đầu tiên đƣợc xuất bản thành sách, từ đó 5S đƣợc biết đến với một ý nghĩa đầy đủ và trọn vẹn hơn. Bao gồm: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). Từ đó, 5S đƣợc các công ty thực hành và phổ biến rộng rãi hơn.  Tại Singapore. 5S đƣợc bắt đầu áp dụng tại một công ty mẫu trong Dự án năng suất JICA vào năm 1986. Hiện nay đã trở thành một hoạt động mang tính rộng rãi và đạt tới cấp độ cao ở nhiều tổ chức.  Tại Việt Nam. 5S đƣợc áp dụng thành công tại các tỉnh thành: Hà Nội, Quy Nhơn, thành phố Hồ Chí Minh ở nhiều ngành khác nhau: Y tế, khách sạn, hay một số ngành nhƣ sản xuất lắp ráp…[7] 6 1.1.3. 5S thông thƣờng và 5s thực tiễn. Bảng 1: SO SÁNH 5S THÔNG THƢỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN NỘI DUNG STT 5S 5S thông thƣờng 5S thực tiễn (Giai đoạn 1) (Giai đoạn 2) Lọc ra những vật 1 Seiri không cần thiết và loại bỏ chúng. 2 Seiton Lọc ra và dời đi những vật không cần thiết khỏi nơi làm việc. Sắp xếp những vật Sắp xếp để dùng, dụng cần thiết sao luôn trong điều cho thuận tiện cho kiện tốt để sẵn sàng việc sử dụng. và bảo đảm an toàn. Làm sạch mà không 3 Seiso Dọn dẹp sạch sẽ tại hƣ hại vật dụng, nơi làm việc . kiểm tra và sửa chữa nếu có lỗi. Duy trì tiêu chuẩn 4 Seiketsu cao về giữ gìn vệ Ngăn ngừa bụi bẩn sinh và sắp xếp nơi và duy trì vệ sinh ở làm việc gọn gàng mức cao. mọi lúc mọi nơi 5 Shitsuke Hƣớng dẫn mọi Hƣớng dẫn mọi ngƣời tự giác tuân ngƣời tự giác tuân theo nguyên tắc theo nguyên tắc giữ giữ gìn thật tốt tại gìn thật tốt tại nơi nơi làm việc. làm việc. 7 1.1.4. Mối quan hệ giữa các thành phần trong 5S. Hình 1: SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ CỦA 5S Seiri Seiketsu Shitsuke Seiton Seiso Nguồn: Hajime Suzuki. Global Consulting, Japan (2006) Các thành phần trong mô hình 5S có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Seiri làm tiền đề để có thể thực hiện các bƣớc tiếp theo. Việc kết hợp thực hiện Shitsuke và Seiketsu nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và cải tiến nó lên một tầm cao mới.[2] 1.1.5. Mục tiêu chung của 5S.[3]  Việc áp dụng mô hình 5S trong công ty là tiền đề để thực hiện các chƣơng trình cải tiến chất lƣợng trong công ty.  Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng, đối thủ cạnh tranh và chính đội ngũ nhân viên công ty.  Xây dựng tinh thần đồng đội, tăng hiệu quả làm việc nhóm giữa mọi ngƣời.  Phát triển vai trò lãnh đạo và quản lý của đội ngũ cán bộ.  Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu tối đa thời gian trong quá trình tìm kiếm, chuẩn bị và tiến hành công việc.  Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hoá trong kho.  Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ có quy trình kiểm tra Seiso.  An toàn trong quá trình lao động đƣợc nâng cao.  Giảm chi phí.  Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. 8 1.1.6. Việc tạo ra giá trị và nhận thức sự lãng phí. Bất cứ hoạt động nào không cần thiết và không tạo ra thêm giá trị gia tăng cho khách hàng đều đƣợc coi nhƣ sự lãng phí. Khách hàng là ngƣời quyết định giá trị của sản phẩm, nếu họ không muốn chi trả cho phần nào hay tính năng, giá trị nào của sản phẩm thì đó chính là lãng phí.  Các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (value - added activities): là bất kỳ phần nào của quy trình sản xuất mà giúp nâng cao giá trị sản phẩm cho khách hàng.  Các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (nonvalue - added activities): là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hóa vật tƣ thành sản phẩm mà khách hàng mong muốn. Những phần làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều đƣợc xem là không tạo ra giá trị tăng thêm. Theo một cách nhìn khác, lãng phí là bất kỳ vật tƣ hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua. Ví dụ nhƣ thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng đƣợc xem là lãng phí vì chúng có thể đƣợc loại trừ trong trƣờng hợp quy trình sản xuất đƣợc cải thiện để loại bỏ các khuyết tật.  Các hoạt động cần thiết nhƣng không tạo ra giá trị tăng thêm (necessary nonvalue - added avtivities): là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhƣng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm. Dạng lãng phí này có thể đƣợc loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong khoảng thời gian ngắn. Chẳng hạn nhƣ mức tồn kho cao đƣợc yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần đƣợc giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn. Taiichi Ohno, phó chủ tịch Toyota đã đƣa ra 7 loại lãng phí: - Sản xuất dƣ thừa (Overproduction)” - sản xuất nhiều hơn hoặc sớm hơn cả khi khách hàng yêu cầu, bất kỳ loại tồn kho nào đều là lãng phí. - Sự chờ đợi (Queues) - “thời gian chết” - thời gian chờ đến công đoạn tiếp theo, cất trữ đều là lãng phí vì nó không gia tăng giá trị. - Sự di chuyển (Transportation) - vận chuyển nguyên liệu giữa các địa điểm sản xuất, giữ lại hàng hóa nhiều hơn 1 lần. - Tồn kho (Inventory) - những nguyên liệu thô không cần thiết, các loại hàng tồn, hàng đang sản xuất dở dang đƣợc cất trong kho mà không tạo ra đƣợc giá trị gia tăng. 9 - Thao tác (Motion) - các thao tác của máy móc hoặc con ngƣời mà không tạo ra giá trị cho quá trình sản xuất. - Gia công thừa (Overprocessing)- việc sản xuất thừa nhiều so với số lƣợng sản phẩm khách hàng yêu cầu. - Lỗi (Defect) - sản phẩm lỗi, khuyết tật, hàng bị trả lại... Trong thời gian áp dụng sau đó, một số loại lãng phí khác đã đƣợc bổ sung thêm: - Sự sửa sai (Correction): sửa sai hay gia công lại, khi một việc phải đƣợc làm lại bởi vì nó không đƣợc làm đúng trong lần đầu tiên. Quá trình này không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thƣờng tiêu tốn một khối lƣợng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung. - Kiến thức rời rạc (Knowledge disconnection): kiến thức rời rạc là trƣờng hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc đƣợc cần đến. Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấn đề... Thiếu những thông tin chính xác thƣờng gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất. Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử sai tốn rất nhiều thời gian. Trong các loại lãng phí trên, sản xuất dƣ thừa là sự lãng phí cơ bản và nghiêm trọng nhất vì nó dẫn đến hầu hết các loại lãng phí khác.[6] 1.1.7. Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục. 5S là một công cụ quản lý chất lƣợng hiệu quả. Đối với thực trạng của công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc đƣợc tốt hơn, thuận tiện hơn và giúp cho các nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng, dụng cụ cũng nhƣ mặt bằng của công ty. Hạn chế và loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong công ty. 10 Giúp cho nhân viên trong công ty có thể sắp xếp lƣu trữ các hồ sơ, vật dụng và dụng cụ một cách khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong cách quản lý và sử dụng.[3] 1.1.8. Lợi ích của 5S. 5S là một phƣơng pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên 5S đã đƣợc nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trƣờng làm việc sạch sẽ, khoa học. Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, nó sẽ tạo ra sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ đƣợc loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết đƣợc xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho ngƣời sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, đƣợc bảo dƣỡng, bảo quản. Sau khi thực hiện 3S, các vật dụng đƣợc sắp xếp một cách khoa học, dễ dàng tìm thấy và trả lại, do vậy, nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm. Từ các hoạt động chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi ngƣời, qua đó ngƣời làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. Bên cạnh đó, nhà xƣởng, máy móc và thiết bị trong doanh nghiệp đƣợc vệ sinh sạch sẽ, giúp loại bỏ các nguồn bẩn, ngăn ngừa các nguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị. Một đóng góp quan trọng nữa của 5S là nâng cao ý thức và tinh thần làm việc của nhân viên, tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin của khách hàng cũng nhƣ các đối tác. Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc môi trƣờng làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong công việc, khuyến khích phát huy sáng tạo trong nhân viên và phát triển kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp. Ðối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này còn có thể đƣợc nhận biết thông qua mô hình PQCDSM[4]:  Nâng cao năng suất (P - Productivity).  Cải tiến chất lƣợng sản phẩm (Q - Quality).  Cắt giảm chi phí (C - Cost).  Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery).