Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty tnhh thiết bị điện hoàng anh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI 1.1. ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƢƠNG MẠI 1.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thƣơng mại Thƣơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động thƣơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thƣơng mại của các thƣơng nhân, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thƣơng nhân với nhau, hoặc giữa các thƣơng nhân với bên có liên quan, bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thƣơng mại và các hoạt động xúc tiến thƣơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hoạt động kinh doanh thƣơng mại có một số đặc điểm sau: Đặc điểm hoạt động: hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thƣơng mại là lƣu chuyển hàng hóa. Lƣu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp của các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. Đặc điểm về hàng hóa: - Hàng hóa là vật phẩm có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con ngƣời, và nó đi vào quá trình tiêu dùng thông qua hoạt động mua và bán. Trong doanh nghiệp thƣơng mại thì hàng hóa gồm các vật tƣ, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Hàng hóa trong doanh nghiệp đƣợc hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra, hàng hóa còn có thể đƣợc hình thành do nhận vốn góp, vốn góp liên doanh, do thu hồi nợ…Mục đích của hàng hóa là mua về để bán chứ không phải để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp. - Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể đƣợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau nhƣ: phân theo ngành hàng (hàng công nghệ phẩm, hàng nông, lâm, thủy sản, thực phẩm, hàng tƣ liệu sản xuất, hàng tƣ liệu tiêu dùng, hàng hóa bất động sản…); phân theo nguồn hình thành (hàng thu mua trong nƣớc, hàng nhập khẩu, hàng nhận vốn góp…); phân theo bộ phận kinh doanh… Tùy theo đặc điểm về hàng hóa và trình độ quản lý của mình, mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại hàng hóa cho phù hợp. Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, cũng nhƣ công tác quản lý, xác định đƣợc một cách chính xác kết quả kinh doanh của từng bộ phận kinh doanh. 1 Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lƣu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại có thể theo một trong hai phƣơng thức là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hóa là bán cho ngƣời kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng, từng cái, từng ít một. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thƣơng mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau nhƣ tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thƣơng mại… Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Sự vận động của hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng. Do đó, chi phí thu mua và thời gian lƣu chuyển hàng hóa cùng khác nhau giữa các loại hàng. 1.1.2. Tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại Kế toán bán hàng là công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, trong đó có công tác tiêu thụ hàng hóa. Thông qua số liệu của kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa mà chủ doanh nghiệp biết đƣợc mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện kịp thời những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu để từ đó có biện pháp xử lý thích hợp. Đối với cơ quan nhà nƣớc thì thông qua số liệu đó để biết đƣợc mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế của doanh nghiệp. Còn đối với các đối tƣợng khác nhƣ nhà đầu tƣ thì thông qua số liệu kế toán đó để xem xét khả năng đầu tƣ vào doanh nghiệp, đối với chủ nợ thì xem xét khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để cân nhắc việc cho doanh nghiệp vay nợ. Xác định kết quả bán hàng chính là việc tìm ra kết quả chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Nếu doanh thu trong kỳ lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, ngƣợc lại nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thƣờng đƣợc tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thƣờng là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp. Xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có nên tiêu thụ hàng hóa nữa hay không, không nên tiêu thụ mặt hàng nào, giá bán của từng mặt hàng ra sao… Khi xác định kết quả bán hàng phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp. Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 2 Thang Long University Library 1.1.3. Yêu cầu quản lý hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng Quản lý về số lượng, chất lượng, trị giá hàng bán ra: Nhà quản lý cần phải nắm đƣợc doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng nào, sản phẩm nào có hiệu quả, đáp ứng đƣợc nhu cầu thị trƣờng. Phải xác định đƣợc xu hƣớng của các mặt hàng để có thể kịp thời mở rộng phạm vi kinh doanh hay chuyển hƣớng kinh doanh mặt hàng khác. Giúp cho các nhà quản lý có thể thiết lập các kế hoạch cụ thể, xác thực và đƣa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh. Quản lý về giá cả: Bao gồm việc lập và theo dõi việc thực hiện những chính sách giá. Đây là một công việc quan trọng trong quá trình bán hàng, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xây dựng một chính sách giá phù hợp với từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phƣơng thức bán và từng địa điểm kinh doanh. Đồng thời đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các cửa hàng, đơn vị tránh đƣợc những biểu hiện tiêu cực về giá nhƣ tự ý nâng hay giảm giá bán. Quản lý về giá cả giúp các nhà quản lý theo dõi, nắm bắt đƣợc sự biến động của giá cả, từ đó có chính sách giá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. Quản lý việc thu tiền: Bao gồm thời hạn nợ, khả năng trả nợ, thời điểm thu tiền, phƣơng thức thanh toán…giúp các nhà quản lý tránh đƣợc rủi ro thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng, xác định rõ khả năng quay vòng tiền vốn. 1.1.4. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin cho ngƣời quản lý doanh nghiệp. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chỉ tiêu liên quan đến quá trình bán hàng, dựa vào đó các doanh nghiệp sẽ xem xét, cân nhắc nên kinh doanh mặt hàng nào, sử dụng phƣơng thức nào có hiệu quả. Từ đó mà đánh giá đƣợc năng lực của các bộ phận đã đƣợc thu thập số liệu, giúp nhà quản lý có thể phân tích đánh giá, lựa chọn các phƣơng án đầu tƣ sao cho hiệu quả nhất. Để hoàn thành tốt chức năng của mình, kế toán cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Phản ánh với ngƣời quản lý doanh nghiệp tình hình tiêu thụ hàng hóa cả về số lƣợng, trị giá và việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. Kế toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết theo đúng yêu cầu quản lý của doanh ngiệp. Đến cuối kỳ, kế toán phải xác định chính xác tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ. Từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng nhƣ nghĩa vụ với Nhà nƣớc. 3 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trƣớc hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân sai sót hoặc thành công để đề ra các biện pháp nhằm sửa chữa và phát triển kế hoạch bán hàng. Cần kiểm tra quá trình bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng để tránh hiện tƣợng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Phản ánh cho nhà quản lý tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình hạch toán đƣợc nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời cũng nhƣ đảm bảo quyền lợi tín dụng cho khách hàng đƣợc ƣu đãi. Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hóa tiêu thụ, công tác này đòi hỏi kế toán phải sử dụng những chỉ tiêu phân bổ đúng đắn, khoa học, hợp lý để xác định đúng phần lợi nhuận đóng góp của từng loại mặt hàng. Nếu có sự thay đổi trong phƣơng pháp áp dụng phải có văn bản giải trình rõ và nêu ra đƣợc những nguyên nhân cụ thể. Phân tích hiệu quả bán hàng theo mặt hàng, theo địa điểm thị trƣờng, theo đối tƣợng khách hàng, phân tích theo mức giá bán để từ đó có đề xuất với nhà quản lý doanh nghiệp đƣa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn. Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Nó giúp cho ngƣời sử dụng thông tin kế toán nắm bắt đƣợc toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đƣa ra các quyết định phù hợp, kịp thời với tình hình biến động của thị trƣờng cũng nhƣ thiết lập hoạt động trong tƣơng lai. 1.1.5. Các phƣơng thức bán hàng Để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phƣơng thức bán hàng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt hàng tiêu thụ của mình. Công tác tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo các phƣơng thức sau: 1.1.5.1. Phương thức bán buôn Là phƣơng thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thƣơng mại… để tiếp tục bán ra hoặc đƣa vào sản xuất, gia công, chế biến tạo ra sản phẩm để bán ra. Đặc điểm của phƣơng thức bán hàng này là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lƣu thông chứ chƣa đƣa vào trạng thái tiêu dùng. Hàng hoá bán ra thƣờng với khối lƣợng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. Trong bán buôn thƣờng bao gồm 2 kiểu: 4 Thang Long University Library Bán buôn qua kho: là phƣơng thức bán buôn hàng hoá trong đó hàng hoá đƣợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho đƣợc thể hiện dƣới hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử nhân viên mua hàng đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho, bên mua ký nhận vào chứng từ và coi nhƣ hàng hoá đƣợc tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết bên bán hàng sẽ đƣa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định, bên mua sẽ cử nhân viên tới địa điểm giao hàng để nhận hàng. Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hoá thì coi nhƣ hàng hoá đã đƣợc tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên. Bán buôn không qua kho hay bán buôn vận chuyển thẳng: là phƣơng thức mà hàng hoá mua về không nhập kho mà doanh nghiệp chuyển thẳng đến cho bên mua. Đây là phƣơng thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm đƣợc chi phí lƣu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 kiểu: Giao tay ba: nghĩa là bên mua cử ngƣời đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi ký nhận đã giao hàng hoá thì hàng hoá đƣợc coi nhƣ đã tiêu thụ. Gửi hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua, và hàng hoá đƣợc coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp chỉ là bên trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trƣờng hợp này tại đơn vị không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà đơn vị đƣợc hƣởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 1.1.5.2. Phương thức bán lẻ Là hình thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nội bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá 5 thƣờng bán đơn chiếc hoặc khối lƣợng nhỏ, giá bán thƣởng ổn định và thƣờng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ thƣờng có các hình thức sau: Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền riêng làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao hàng. Cuối ca, nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và nộp tiền hàng cho thủ quỹ. Còn nhân viên giao hàng xác định số lƣợng hàng bán trong ca để lập báo cáo bán hàng. Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và giao cho khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và kiểm kê hàng hoá và lên báo cáo bán hàng. Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Là hình thức mà khách hàng tự chọn lấy hàng hoá và mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm hàng và tính tiền cho khách hàng. Hình thức bán lẻ trả chậm, trả góp: Theo hình thức này ngƣời mua đƣợc trả tiền hàng thành nhiều lần cho doanh nghiệp thƣơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thƣờng còn thu thêm ngƣời mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất ngƣời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngƣời mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngƣời mua thì hàng hóa bán trả góp đƣợc cho là đã tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. Bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp thƣơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi mua hàng bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho khách hàng. 1.1.5.3. Phương thức bán hàng gửi đại lý hay nhận ký gửi hàng hoá Là phƣơng thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi. Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý. Số hàng gửi đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thƣơng mại. Số hàng này đƣợc coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận đƣợc thông báo chấp nhận thanh toán của bên nhận đại lý, ký gửi. 1.1.5.4. Các trường hợp khác được tính tiêu thụ Ngoài các hình thức tiêu thụ trên thì những trƣờng hợp sau cũng đƣợc coi là hàng tiêu thụ: - Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng. 6 Thang Long University Library - Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác. - Hàng hóa xuất dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp, trả lƣơng, thƣởng cho nhân viên. 1.1.6. Phƣơng pháp xác định giá vốn hàng xuất bán Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. Ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ đƣợc sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ. Khi hàng hóa đã tiêu thụ và đƣợc phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng đƣợc phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thƣơng mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá đƣợc khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Tùy vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ trang bị công cụ tính toán, cũng nhƣ tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động giá cả của hàng hóa trên thị trƣờng mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 phƣơng pháp xác định giá vốn hàng bán sau: 1.1.6.1. Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Theo phƣơng pháp này, giả thiết số hàng hóa nhập trƣớc sẽ xuất trƣớc, xuất hết số hàng nhập trƣớc mới đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá của những lần nhập kho sau cùng. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là lƣợng hàng hóa nhập – xuất trên sổ sách gần đúng với lƣợng hàng hóa nhập – xuất thực tế, phản ánh khá chính xác giá trị hàng hóa xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ đƣợc phản ánh gần sát với giá thị trƣờng vì nó là giá trị hàng hóa ở lần mua cuối cùng. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm hàng hóa và phải hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Mặt khác làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại và nó chỉ phù hợp khi giá cả ổn định và có xu hƣớng giảm. 1.1.6.2. Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Theo phƣơng pháp này, giả thiết số hàng hóa mua vào sau cùng sẽ đƣợc xuất bán trƣớc tiên, ngƣợc lại với phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc ở trên. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại đƣợc tạo ra bởi giá trị hàng hóa vừa mới đƣợc đƣa vào ngay gần đó. Phƣơng pháp này thích hợp trong điều kiện nền kinh tế lạm phát, giá cả tăng cao. 7 1.1.6.3. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phƣơng pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc nhập kho trong kỳ. Phƣơng pháp bình quân có thể đƣợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Giá trị thực tế của hàng hóa xuất kho = Giá đơn vị bình quân của hàng hóa * Số lƣợng hàng hóa xuất kho Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phƣơng pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ Đơn giá đơn vị bình = quân cả kỳ dự trữ Số lƣợng hàng tồn đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập trong kỳ Ƣu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Nhƣợc điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ gây ảnh hƣởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phƣơng pháp này chƣa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân đƣợc tính theo công thức sau: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập = Số lƣợng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập Ƣu điểm: tính giá hàng xuất kho kịp thời. Nhƣợc điểm: việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phƣơng pháp này đƣợc áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lƣu lƣợng nhập xuất ít. 8 Thang Long University Library 1.1.6.4. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phƣơng pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phƣơng án lý tƣởng nhất, vì nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho đƣợc phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phƣơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện đƣợc thì mới có thể áp dụng đƣợc phƣơng pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng đƣợc phƣơng pháp này. Đối với doanh nghiệp thƣơng mại, chi phí phát sinh khi mua hàng không hạch toán ngay vào trị giá hàng nhập kho, mà tổng hợp đến cuối kỳ, kế toán sẽ phân bổ vào giá vốn hàng bán. Công thức tính giá vốn hàng bán hàng tiêu thụ trong kỳ nhƣ sau: Giá vốn hàng bán = Trị giá mua của hàng xuất bán + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Trong đó: Trị giá mua của hàng xuất bán đƣợc kế toán xác định theo1 trong 4 phƣơng pháp tính giá đã nêu ở trên. Chi phí thu mua là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hóa và dự trữ kho hàng bao gồm: - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bốc xếp hàng mua. Chi phí kho bãi chứa đựng hàng hóa trung gian. Chi phí trả lệ phí cầu, đƣờng, phà phát sinh khi mua. Chi phí hoa hồng môi giới liên quan tới khâu mua hàng. - Chi phí hao hụt hàng mua trong định mức. Có nhiều tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng nhƣ theo trị giá mua, số lƣợng, trọng lƣợng… Trong doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng phân bổ theo công thức sau: Chi phí thu mua Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = + Chi phí mua đầu kỳ Số lƣợng phát sinh Số lƣợng + hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kì 9 * Số lƣợng hàng bán ra trong kỳ 1.2. NỘI DUNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.2.1. Chứng từ kế toán bán hàng Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, những chứng từ kế toán đƣợc sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng của doanh nghiệp gồm: - Hóa đơn giá trị gia tăng - Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu báo có của Ngân hàng… - Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… - Thẻ quầy hàng, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Các chứng từ có liên quan 1.2.2. Tài khoản sử dụng Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, phù hợp với nội dung, kết cấu và phƣơng pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tƣơng ứng. Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC quy định để hạch toán công tác kế toán bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh giá thực tế hàng hóa tại kho, chi tiết theo từng kho, từng nhóm hàng hóa. 10 Thang Long University Library TK 156 – Hàng hóa Nợ Có SDĐK: Trị giá thực tế hàng tồn kho và chi phí thu mua của hàng tồn kho đầu kỳ. - Trị giá hàng hóa mua và đã nhập kho - Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho. theo hóa đơn mua hàng. - Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng - Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho. hóa mua đƣợc hƣởng. - Trị giá hàng hóa bị ngƣời mua trả lại. - Trị giá hàng hóa trả lại ngƣời bán. - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa. - Trị giá hàng hóa thiết hụt, hƣ hỏng, mất - Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số mát, kém phẩm chất. hàng hóa mua ngoài đã nhập. - Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng - Chi phí thu mua hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. - Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ kết - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ chuyển từ TK 611 (KKĐK) sang TK 611 (KKĐK) SDCK: - Trị giá thực tế hàng tồn kho - Chi phí thu mua hàng tồn kho, của hàng hóa đã gửi bán nhƣng chƣa chấp nhận tiêu thụ, hàng hóa giao đại lý, ký gửi. Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1561- Giá mua hàng hóa: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào đã nhập kho. - TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: phản ánh tình hình chi phí và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa. - TK 1567 – Hàng hóa BĐS: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng hóa BĐS của doanh nghiệp theo giá thực tế. TK 157 – Hàng gửi bán: TK này phản ánh trị giá hàng hóa đã chuyển đến cho ngƣời mua hoặc gửi bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho ngƣời đặt hàng, nhƣng chƣa chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa trên vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 11 TK 157 – Hàng gửi bán Nợ Có SDĐK: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa gửi bán, ký gửi đầu kỳ. - Trị giá vốn thực tế của hàng hóa gửi đã - Trị giá vốn thực tế hàng hóa, dịch vụ gửi chuyển bán hoặc đã giao cho bên nhận đại bán đã đƣợc khách hàng thanh toán hoặc lý, ký gửi. chấp nhận thanh toán. - Giá thành thực tế của dịch vụ đã hoàn - Trị giá hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thành nhƣng chƣa chấp nhận thanh toán. trả lại hoặc không chấp nhận. - Trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chƣa - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá mua thực tế đƣợc tiêu thụ cuối kỳ (KKĐK). của hàng đã gửi đi bán, nhƣng chƣa đƣợc tiêu thụ (KKĐK) SDCK: Phản ánh trị giá hàng hóa, dịch vụ gửi đi chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ. Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK phản ánh tổng số doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu. Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có - Số thuế phải nộp (TTĐB, XK, GTGT - Tổng số DT bán hàng doanh nghiệp thực theo theo phƣơng pháp trực tiếp) tính trên hiện trong kỳ. doanh số bán trong kỳ. - Số CKTM, GGHB và DT của hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển số DT thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. TK 511 gồm 6 tài khoản cấp 2: - TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: TK phản ánh doanh thu đã nhận đƣợc hoặc đƣợc ngƣời mua chấp nhận cam kết sẽ thanh toán cho khối hàng hóa đã giao 12 Thang Long University Library (doanh thu thực hiện). TK này sử dụng cho doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại. - TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm: TK này sử dụng cho doanh nghiệp sản xuất. - TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: TK này sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. - TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá. - TK 5117 – Doanh thu kinh doanh BĐS. - TK 5118 – Doanh thu khác. Tài khoản 521 – Chiết khấu thƣơng mại: TK này dùng để phản ánh khoản CKTM mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngƣời mua hàng do việc ngƣời mua hàng đã mua hàng hóa, dịch vụ với khối lƣợng lớn. Nợ TK 521 – Chiết khấu thƣơng mại Có - Số CKTM đã chấp nhận thanh toán cho - Kết chuyển toàn bộ CKTM vào bên nợ khách hàng. TK 511 và TK 512 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo. Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại: TK này dùng đẻ phản ánh giá trị hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách… Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại Có - DT hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho - Kết chuyển toàn bộ DT hàng bán bị trả ngƣời mua hoặc tính trừ vào khoản phải lại vào bên Nợ TK 511 và TK 512 để xác thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo. đã bán. Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán: TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ đƣợc doanh nghiệp chấp nhận giảm một các đặc biệt trên giá đã thỏa thuận cho ngƣời mua do sản phẩm, hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách trong quy định trong hợp đồng kinh tế. 13 Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có - Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp - Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá vào nhận cho ngƣời mua hàng do hàng bán bên Nợ 511 hoặc Nợ 512 để xác định kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách… doanh thu thuần trong kì báo cáo. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản… xuất bán trong kỳ kế toán. Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có - Trị giá vốn thực tế của thành phẩm, - Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ. trong kỳ và bên Nợ TK 911 – Xác định - Chi phí thu mua đƣợc phân bổ trong kỳ. kết quả kinh doanh. - Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ. Ngoài các TK trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các TK liên quan: - TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 131 – Phải thu khách hàng TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp… 1.2.3. Phƣơng pháp kế toán 1.2.3.1. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trƣờng hợp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, các tài khoản hàng tồn kho đƣợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể đƣợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. 14 Thang Long University Library Sơ đồ 1.1 Phƣơng thức bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức trực tiếp TK 1561 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 Xác định K/C DT DT bán hàng DT hàng bán bị trả GVHB thuần chƣa thuế lại, CKTM, giảm giá K/c GVHB TK 3331 TK 3331 TK 1562 Thuế GTGT đầu ra K/c CP thu mua GVHB bị trả lại K/c các khoản giảm trừ doanh thu Sơ đồ 1.2 Phƣơng thức bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng Hàng bị từ chối mua TK 1561 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 521,531,532 Xuất kho K/C DT DT bán hàng DT hàng bán bị trả hàng GB thuần chƣa thuế lại, CKTM, giảm giá K/c GVHB TK 1562 TK 3331 K/c Thuế GTGT GVHB đầu ra K/c CP thu mua GVHB bị trả lại TK 3331 Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản giảm trừ doanh thu 15 Sơ đồ 1.3 Phƣơng thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 111,112,131 TK 632 TK 911 TK 133 TK 511 TK 111,112,131 TK 521, 531, 532 Thuế GTGT đầu vào K/c các khoản giảm trừ DT K/c GVHB TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Giao bán tay ba TK 157 Chuyển K/c hàng DT bán hàng chƣa K/c DT thuần GVHB thuế GTGT Sơ đồ 1.4 Phƣơng thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán TK 111,112,131 TK 641 TK 911 TK 511 TK 133 TK 111,112,131 TK 3331 K/c DT Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT phải nộp K/c CP bán hàng Chi phí môi giới Hoa hồng môi giới đƣợc hƣởng 16 Thang Long University Library Sơ đồ 1.5 Kế toán bán hàng theo phƣơng thức trả góp TK1561, TK 157 TK 632 GVHB xuất bán, gửi bán TK 911 K/c GVHB TK 511 K/c DT thuần TK 131 TK 111,112 DT theo giá trả ngay Thu nợ từng kỳ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra TK 1562 K/c CP TK 515 thu mua TK 3387 K/c DT Phân bổ DT chƣa HĐTC lãi trả góp thực hiện Sơ đồ 1.6 Phƣơng thức giao đại lý (tại đơn vị giao đại lý) Nhận lại hàng khi đại lý không bán đƣợc TK 1561 TK 157 TK 632 TK 911 Xuất kho gửi bán đại lý K/c GVHB TK 111,131 Chuyển hàng TK 511 K/C DT DT bán hàng thuần chƣa thuế TK 111,112 Thu tiền từ đại lý TK 641 TK 3331 K/c gửi bán ĐL TK 133 TK 131 Thuế GTGT GVHB đầu ra Phí hoa hồng phải trả TK 133 TK 1562 K/c các khoản chi phí bán hàng K/c CP thu mua 17 Sơ đồ 1.7 Kế toán bán hàng theo phƣơng thức giao đại lý hƣởng hoa hồng (tại đơn vị nhận đại lý) TK 003 TK 331 TK 111, 112, 131 Nhận hàng Bán Số tiền bán hàng hóa của bên giao hàng đại lý thu từ khách hàng TK 331 Số tiền trả cho bên giao đại lý sau khi trừ đại lý tiền hoa hồng đƣợc hƣởng TK 511 Hoa hồng đƣợc hƣởng TK 3331 Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phƣơng pháp trực tiếp thì phƣơng thức hạch toán nghiệp vụ cũng giống những doanh nghiệp sử dụng cách tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ ngoài việc doanh thu đƣợc ghi nhận khi bán hàng là doanh thu có bao gồm thuế GTGT đầu ra phải nộp. Số thuế GTGT đầu ra phải nộp đƣợc hạch toán nhƣ một khoản giảm trừ doanh thu và đƣợc ghi nhận nhƣ sau: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 1.2.3.2. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá đã xuất trong kỳ. Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ đƣợc theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”). Cuối kỳ kiểm kê hàng hoá đƣợc tiến hành để 18 Thang Long University Library xác định giá trị hàng hoá tồn kho thực tế, trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ. Tài khoản chủ yếu để phản ánh GVHB theo cách thức này là TK 611 - Mua hàng. Tài khoản 611 – Mua hàng: TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào và xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán. Nhƣ vậy, khi áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dƣ đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). Giá trị hàng xuất kho đƣợc xác định bằng công thức sau: Trị giá hàng xuất bán Nợ = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập đầu kỳ trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ TK 611 – Mua hàng hóa Có - Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho đầu kỳ. - Giá gốc hàng hóa xuất bán trong kỳ. - Giá gốc hàng hóa mua vào trong kỳ. - Giá gốc hàng hóa mua vào trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. - Kết chuyển giá gốc hàng hóa tồn kho cuối kỳ. 19 Sơ đồ 1.8 Kế toán bán hàng theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ K/c hàng tồn cuối kỳ TK 1561,157 TK 611 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,131 K/c hàng tồn đầu kỳ K/c GVHB TK1562 K/c chi phí thu mua K/c DT thuần GVHB trong kỳ TK 111,112,131 DT bán hàng chƣa thuế GTGT TK 521,531,532 Mua hàng trong kỳ TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản giảm trừ DT Thuế GTGT đầu ra 1.3. NỘI DUNG KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1.3.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các khoản thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng, chi phí bảo hành, bảo quản, đóng gói, vận chuyển… Một số chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho vật tƣ, công cụ, dụng cụ - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng, bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tài khoản sử dụng Để hạch toán chi phí bán hàng, DN sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng TK 641 mở chi tiết từng TK cấp 2 tƣơng ứng cho từng nội dung chi phí: - TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: Các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, bao gồm tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng… 20 Thang Long University Library