Tài liệu Kế toán nguyên liệu tại công ty thuốc lá thăng long

Luận văn Kế toán nguyên liệu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 1 Lời mở đầu Nền kinh tế nước ta là một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với quy mô ngày càng phát triển và càng lớn thì kế toán với chức năng chính là cung cấp thông tin tài chính – kế toán cho những người ra quyết định, là công cụ quản lý đắc lực không thể thiếu giúp quản lý chính xác và trung thực kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. Công ty Thuốc lá Thăng Long là một đơn vị sản xuất lớn, có bộ máy kế toán được tổ chức tương đối hoàn thiện với đội ngũ kế toán có trìng độ cao. Kế toán của Công ty nhìn chung được tiến hành theo đúng quy định của Bộ tài chính. Trong quá trình thực tập tại Công ty em nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của kế toán nguyên liệu, nó quyết định đến tính sản xuất liên tục cũng như sự phát triển của Công ty. Xuất phát từ vai trò quan trọng của kế toán nguyên liệu em đã chọn đề tài “Kế toán nguyên liệu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long”. Đề tài gồm những nội dung chính như sau : Phần 1: Thực trạng kế toán nguyên liệu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long Phần 2: Hoàn thiện kế toán nguyên liệu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 2 Phần 1 Thực trạng kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 1.1 Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty Thuốc lá Thăng Long ảnh hưởng đến kế toán nguyên liệu 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long 1.1.1.1 Quá trình hình thành Sau cuộc kháng chiến chống Pháp, miền Bắc hoàn toàn giải phóng, bắt tay vào xây dựng chủ nghĩa xã hội và trở thành hậu phương lớn cho miền Nam. Đồng bào miền Bắc bước vào xây dựng khôi phục nền kinh tế với muôn vàn khó khăn và thiếu thốn. Mục tiêu của Đảng đặt ra là cần nhanh chóng khôi phục và xây dựng một số công xưởng thuộc công nghiệp nhẹ, bỏ vốn ít mà hiệu quả thu được nhanh để giải quyết những vấn đề cấp thiết cho đời sống nhân dân. Cuộc sống của nhân dân có biết bao nhu cầu, trong đó nhu cầu thuốc lá là nhu cầu thiết yếu, thường ngày. Người Việt Nam vốn rất quen với câu cửa miệng “miếng trầu là đầu câu chuyên” Một miếng trầu, một điếu thuốc lá trong dịp giỗ chạp, cưới hỏi, hiếu hỉ đã trở thành chuyện đương nhiên. Song trên thực tế việc trồng và sản xuất thuốc lá ổ miền Bắc chủ yếu được hình thành tự phát, tồn tại trong thế khép kín, hạn hẹp không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ ngày càng tăng của nhân dân. Bên cạnh đó một số nhà sản xuất thuốc tư nhân lại nắm độc quyền sản xuất, kinh doanh tự ý thao túng thị trường, gây không ít khó khăn cho đời sống của nhân dân. Để giải quyết những vấn đề bất cập đó cũng như đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, vào cuối năm 1955, theo quyết định 2990/QĐ của Thủ tướng Chính Phủ, một số cán bộ được cử ra để khảo sát tình hình, lập hồ sơ nghiên cứu để nhanh chóng xây dựng một nhà máy thuốc lá quốc doanh. Nhóm khảo sát nhanh chóng bắt tay vào công việc, vừa tìm địa điểm sản xuất vừa nghiên cứu quy trình sản xuất thuốc lá. Đầu tiên địa điểm được chọn để thử nghiệm là nhà máy Bia Hà Nội. Sáu đồng chí trong nhóm khảo sát tiến hành thu dọn, tu sửa cơ sở để chuẩn bị cho sản xuất. Nhưng khi chuẩn bị tiến hành sản xuất thì tháng 4 năm 1956 Bộ Công Nghiệp có quyết định xây dựng nhà máy Bia, nhóm khảo sát phải chuyển đến một địa điểm khác. Sau một thời gian tìm kiếm cơ sở, nhà máy Diêm cũ (số 139 đường Bà Triệu, nay là nhà máy Cơ Khí Trần Hưng Đạo) được chọn làm địa điểm sản xuất thử. Tại đây việc sản xuất thử thuốc lá diễn ra theo cách thủ công, 3 chưa có máy móc hiện đại: từ việc cắt lá thuốc đến việc cuốn điếu. Tuy vậy chính trong thời gian thử nghiệm này cán bộ nhà máy đã có những hình dung cơ bản về quy trình sản xuất thuốc lá. Bằng niềm say mê, sự khéo léo và tinh thần trách nhiệm, một đội ngũ kỹ thuật viên đã được hình thành, những điếu thuốc đầu tiên đã ra đời. Cuối năm 1956 Nhà nước quyết định chuyển bộ phận sản xuất từ nhà máy Diêm cũ về khu vực tiểu thủ công nghệ Hà Đông nhằm ổn định và phát triển sản xuất. Ngày 20 tháng 11 năm 1956 Cục Công Nghiệp nhẹ chính thức nhận và bàn giao địa điểm ở Hà Đông cho nhà máy để chuẩn bị sản xuất thuốc lá. Trước yêu cầu mới để tiếp tục nhịp độ sản xuất, ban chuẩn bị sản xuất được chia làm hai bộ phận, một bộ phận ở lại cơ sở cũ lo bảo quản nguyên vật liệu, một bộ phận đến địa bàn mới để lo việc xây dựng nhà máy. Ngày 1 tháng 12 năm 1956 Cục Công Nghiệp nhẹ đã ra quyết định thành lập ban chỉ đạo sản xuất. Trên thực chất, ban chỉ đạo sản xuất được giao nhiệm vụ quản lý và điều hành như một ban giám đốc, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về toàn bộ tình hình nhà máy. Ngày 06 tháng 01 năm 1957 bao thuốc lá đầu tiên mang nhãn hiệu thuốc lá Thăng Long ra đời trong niềm vui xúc động của cán bộ và công nhân nhà máy. Cuối năm 1957 Bộ Công Nghiệp quyết định lấy địa điểm Thượng Đình xây dựng khu công nghiệp, trong đó nhà máy thuốc lá Thăng Long được giành một phần đất bên đường quốc lộ Hà Nội - Hà Đông để xây dựng nhà máy. Ngày 22 tháng 12 năm 1958 lễ khởi công xây dựng nhà máy đã được tổ chức một cách trọng thể. Thời gian từ 1958 - 1959 là thời gian công nhân nhà máy vừa hăng say sản xuất, vừa tiếp tục xây dựng nhà máy mới ở phường Thượng Đình. Tháng 1 năm 1960, Thăng Long chính thức đi vào hoạt động ở địa điểm mới 235 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội . Trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành đến nay nhà máy đã có một cơ sở hạ tầng khang trang với lực lượng công nhân và cán bộ hùng mạnh. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của nhà máy thuốc lá Thăng Long. Trải qua gần 50 năm hoạt động nhiệm vụ kinh doanh của nhà máy cũng có sự thay đổi để phù hợp với tình hình của thị trường.Nếu trước đây nhiệm vụ của nhà máy là sản xuất đủ số lượng thuốc lá để đáp ứng nhu cầu nhân dân thì hiện nay việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sản lượng thuốc lá cao cấp, giảm sản lượng thuốc lá hạng thấp là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà máy. Nhà máy sản xuất và kinh doanh các loại thuốc lá điếu và gia công phụ tùng, chi 4 tiết máy sản xuất thuốc lá. Theo chỉ đạo của Tổng công ty thuốc lá Nhà máy đã triển khai trồng nguyên liệu thuốc lá ở tỉnh Lạng sơn và đã thực hiện có hiệu quả công tác đầu tư vùng nguyên liệu, chăm lo việc phát triển cây thuốc lá ở các tỉnh phía Bắc, tạo ra khu chuyên canh có thuốc lá tốt đáp ứng nhu cầu sản xuất. Mỗi năm thu mua từ 3000 – 4000 tấn. Tham gia xuất khẩu tăng ngoại tệ cho Tổng công ty. Mở rộng trồng thuốc lá ở các tỉnh miìen núi phía Bắc góp phần xoâ đối giảm nghèo ở các địa phương này. Cùng với quá trình sản xuất nhà máy còn có nhiệm vụ nộp ngân sách đầy đủ, đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên về mặt vật chất, tinh thần và sức khoẻ. 1.1.1.2 Quá trình phát triển Giai đoạn 1: Từ khi thành lập đến 1975. Trong điều kiện khó khăn chung của nền kinh tế lúc bấy giờ, được sự giúp đỡ tận tình của Nhà nước, Bộ Công nghiệp, Nhà máy tiếp nhận một cơ sở vật chất nhỏ bé với 233 công nhân và một dây chuyền máy móc thiết bị lạc hậu của Trung Quốc. Do kỹ thuật lạc hậu, máy móc không đồng bộ, trình độ của công nhân viên thấp nên việc sản xuất của Nhà máy gặp nhiều khó khăn. Nhưng với tinh thần cần cù, nỗ lực chung của toàn bộ CBCNV nên sản phẩm Nhà máy sản xuất ra đã đạt sản lượng 8.950.000 bao thuốc ngay từ năm đầu của giai đoạn khó khăn nhất. Cuối năm 1958, Nhà máy đã sản xuất được 29.710.858 bao, đạt doanh số 7.818.671 đồng (đạt) 116,61% kế hoạch. Nhà máy đã đưa ra thị trường nhiều chủng loại thuốc như: Đại Đồng, Hoàn Kiếm, Ba Đình, Bông Lúa, Trường Sơn... nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường và bắt đầu xâm nhập sang thị trường nước ngoài như: Trung Quốc, Liên Xô, Tiệp Khắc, Mông Cổ... Những năm tiếp sau, cùng với sự cải tiến kỹ thuật và nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ CBCNV của Nhà máy đã tăng tới 2.021 người, sản phẩm của Nhà máy xuất ra nước ngoài đã đạt 31.177.000 bao đạt 22,86%. Năm 1959, Nhà máy đã tiến hành xây dựng cơ sở mới tại phường Thượng Đình, Đống Đa, Hà Nội. Tháng 01/1960, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động tại cơ sở mới. Trong giai đoạn này, Nhà máy đã vinh dự ba lần được Chủ tịch Hồ Chí Minh về thăm vào các ngày 24/2/1959, 23/5/1960, 17/6/1960. Giai đoạn 2: Từ năm 1975 - 1986. 5 Là giai đoạn cả nước hàn gắn vết thương chiến tranh và xây dựng cuộc sống mới. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một đơn vị trực thuộc Xí nghiệp liên hiệp thuốc lá I thuộc Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập ngày 18/6/1981. Nhìn chung trong giai đoạn này, Nhà máy đã có những bước nhảy vọt cả về chất lẫn lượng (đội ngũ CNV lên tới 2.300 người, sản lượng sản phẩm đạt 235.890.000 bao) trở thành một doanh nghiệp nhà nước vững mạnh thực sự, một con chim đầu đàn của ngành thuốc lá Việt Nam. Trong giai đoạn này, tất cả đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất đều do cấp trên cân đối. Giai đoạn 3 : Từ năm 1986 đến nay. Đây là giai đoạn cả nước dịch chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường. Thời kỳ này, chế độ độc quyền phân phối thuốc lá bị xóa bỏ. Nhà máy gặp hàng loạt khó khăn: Nguyên vật liệu tồn kho chủ yếu là cấp thấp, phân tán, trang thiết bị lạc hậu, sản lượng thuốc lá giảm xuống đáng kể, số lượng lao động dư thừa ngày càng lớn so với nhu cầu sản xuất. Đó cũng là tình trạng chung cho tất cả các doanh nghiệp trong thời gian này. Tuy nhiên Nhà máy đã nhanh chóng kịp thời khắc phục các khó khăn đó bằng việc tập trung giải quyết vấn đề nhân lực, trang thiết bị công nghệ và vấn đề thị trường. Do đó tính đến năm 1992, sản lượng sản phẩm: 130.649.000 bao, đầu lọc - 47,8%. Năm 1994, nhà máy lắp đặt và đưa vào sử dụng dây chuyền chế sợi hiện đại của Trung Quốc, từ đó Nhà máy có thể đảm bảo được nguồn sợi có chất lượng cao, phục vụ cho việc đa dạng hóa sản phẩm. Nhà máy còn mở rộng hướng sản xuất kinh doanh bằng cách hợp tác với các hãng nước ngoài, coi trọng đến vấn đề tiếp thị và nghiên cứu thị trường. Năm 1995, Nhà máy thuốc lá Thăng Long là đơn vị chịu sự quản lý của Tổng Nhà máy thuốc lá Việt Nam. Tổng Nhà máy thuốc lá Việt Nam - Bộ Công nghiệp được thành lập theo quyết định số 254/TTg ngày 28/ 4/1995 của Thủ tướng Chính phủ để giải quyết triệt để những tồn tại trong quản lý kinh doanh, tập trung mọi nguồn lực sẵn có, huy động mọi nguồn vốn trong nước và kêu gọi đầu tư nước ngoài. Với những nỗ lực đổi mới không ngừng, hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy đã đạt được những thành tựu to lớn trong năm gần đây, vươn lên đứng thứ hai trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc lá. Năm 2000 Nhà máy được Tổng Nhà máy thuốc lá Việt Nam - Bộ Công nghiệp để nghị Nhà nước xét tặng danh hiệu "Đơn vị anh hùng lao động". 6 Từ năm 2000, Nhà máy đã tiến hành thực hiện công tác chất lượng trong toàn Nhà máy theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Trong tháng 01/2003, Nhà máy đã được bên thứ 3 là Trung tâm chứng nhận Quacert thuộc Tổng Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng đến tiến hành đánh giá chính thức. Kết quả đánh giá: Nhà máy đã được công nhận đủ tiêu chuẩn được cấp chứng chỉ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Hiện nay, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã đổi thành công ty thuốc lá Thăng Long theo quyết định số 318/2005/QĐ- TTg ngày 6/12/2005 của thủ tướng Chính phủ. Loại hình họat động của Công ty thuốc lá Thăng long là công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, là đơn vị phụ thuộc vào tổng công ty mẹ, chuyên kinh doanh, phân phối, tiêu thụ thuốc lá bao. *Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây Căn cứ vào bảng trên ta thấy tổng doanh thu của năm 2005 tăng 39,33% so với năm 2004. Doanh thu năm 2004 tăng 4,2% so với năm 2003. Như vậy tổng doanh thu của công ty có xu hướng tăng qua 3 năm 2003 – 2005, tốc độ tăng của năm 2005 tăng vọt so với các năm trước điều này là do công ty đẫ xó những chính sách tiêu thụ đúng đắn và mở rộng thị trường với sản phẩm phong phú và đa dạng. Giá vốn hàng bán năm 2005 tăng so với năm 20004 là 23,38%, năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.04%, tốc độ tăng của giá vốn hàng bán nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu điều này chứng tỏ công ty đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng doanh thu trong những năm tới. Chỉ tiêu lợi nhhuận trước thuế của năm 2005 so với năm 2004 là -1,67%, năm 2004 tăng so với năm 2003 là 9,35%, điều này là do chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng của công ty năm 2005 tăng so với năm 2004. Do vậy để lợi nhuận trước thuế tăng công ty cần phảI tiết kiệm chi phí sản xuất và chi phí bán hàng Phụ lục : Báo cáo kết quả kinh doanh 2003 – 2005 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thuốc lá Thăng Long 7 Sơ đồ 1.1 : Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Thuốc lá Thăng Long Giám đốc PHó giám đốc Kt Phòng Kỹ thuật Cơ điện Phòng Kỹ thuật Công nghệ Phó giám đốc kd Phòng KCS Phòng Nguyên liệu Kho Nguyên liệu Phân xưởng Sợi Phân xưởng Bao mềm Phòng Kế hoạch vật tư Kho cơ khí Phân xưởng Bao cứng Phòng Hành chính Kho vật liệu Phân xưởng Dunhill 8 Nhà nghỉ Phân xưởng Cơ điện Phòng Tổ chức LĐTL Trạm Y tế Phân xưởng 4 Phòng Tài chính kế toán Nhà trẻ Nhà ăn Đội xe Phòng Thị trường Phòng Tiêu thụ XDCB Đội Bảo vệ Đội Bốc xếp Đứng đầu Công ty là Giám đốc chiụ trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của nhà máy trước pháp luật và các cơ quan chủ quản. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng thể hiện như sau: - Một phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách khâu kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm. Các phòng ban trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc kỹ thuật là phòng kỹ thuật cơ điện, phòng kỹ thuật công nghệ, phòng KCS - Một phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách khâu thị trường và tiêu thụ của nhà máy, chụi trách nhiệm quản lý phòng thị trường, phòng tiêu thụ. *Phòng hành chính - Thực hiện chức năng giúp việc Giám đốc về tất cả các công việc có liên quan đến công tác hành chính trong Nhà máy. - Có nhiệm vụ quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý công tác XDCB và hành chính quản trị, đời sống, y tế. * Phòng Tổ chức – Bảo vệ Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc về công tác lao động tổ chức, An ninh- quốc phòng. Phòng có nhiệm vụ: - Giúp việc giám đốc lập phương án về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ lao động, tiền lương. Quản lý về BHLĐ, ATLĐ, VSLĐ, đào tạo công nhân kỹ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. - Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, PCCC, an ninh chính trị, kinh tế, trật tự trong nhà máy. - Thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân sự địa phương. * Phòng tài chính kế toán Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về mặt tài chính kế toán của Nhà máy như: Tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành;hạch toán, dự toán, sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị trong nhà máy. * Phòng kế hoạch vật tư Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác kế hoạch sản xuất, kinh doanh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ : 9 - Lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng. Điều hành sản xuất theo kế hoạch, tham gia xây dựng kế hoạch định mức kinh tế , kỹ thuật, giá thành, thống kê và theo dõi công tác tiết kiệm. - Lập kế hoạch về nhu cầu, vật tư, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh theo năm, quý, tháng, ký hợp đồng, tìm nguồn mua sắm, bảo quản, cấp phát kịp thời cho sản xuất. - Tổng hợp báo cáo lên cấp trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng, tuần. * Phòng nguyên liệu Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Nhiệm vụ của phòng: - Về nông nghiệp, nghiên cứu thổ nhưỡng, giống thuốc lá thực nghiệm, tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch về gieo trồng, chăm sóc hái sấy. - Lập kế hoạch, ký hợp đồng thu mua nguyên liệu theo vùng, cấp, chủng loại…theo chỉ thị của giám đốc. - Quản lý số lượng tồn kho, tổ chức bảo quản nhập xuất theo qui định, quản lý cung ứng vật tư cho nông nghiệp (nếu có), quản lý kho phế liệu, phế phẩm. * Phòng kỹ thuật cơ điện Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị, điện, hơi, nước, lạnh của Nhà máy.Phòng có nhiệm vụ : - Theo dõi quản lý toàn bộ trang thiết bị chuyên dùng, chuyên nghành, điện, hơi, lạnh, nước… cả về số lượng, chất lượng trong quá trình sản xuất. - Lập kế hoạch đầu tư về chiều sâu, phụ tùng thay thế. - Tham gia công tác ATLĐ - VSLĐ và đào tạo thợ cơ khí, kỹ thuật. * Phòng kỹ thuật công nghệ Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác kỹ thuật của Nhà máy. Phòng có nhiệm vụ sau: - Nhận chỉ thị trực tiếp của Giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, vật tư, hương liệu trong quá trình sản xuất. - Nghiên cứu phối chế sản phẩm cả nội dung và hình thức, bao bì phù hợp với thị hiếu, thị trường của từng vùng. - Quản lý qui trình công nghệ của Nhà máy trong quá trình sản xuất, - Quản lý chỉ tiêu lý, hóa về nguyên liệu , sản phẩm, nước… - Tham gia công tác môi trường và đào tạo thợ kỹ thuật, thường trực hoạt động sáng kiến Nhà máy. 10 * Phòng KCS Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về việc quản lý chất lượng sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ: - Kiểm tra, quan sát về chất lượng nguyên liệu, vật tư, vật liệu khi hàng được đưa về nhà máy. - Kiểm tra giám sát về chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn, trên dây chuyền sản xuất, phát hiện sai sót báo cáo để Giám đốc chỉ thị khắc phục. - Kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm khi xuất kho. Kiểm tra, kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại hoặc hàng giả nếu có. - Quản lý các dụng cụ đo lường được trang bị. *Phòng tiêu thụ Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: - Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng và từng đại lý. Theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, từng miền kết hợp với phòng thị trường mở rộng diện tiêu thụ. Thực hiện ký hợp đồng tiêu thụ, bán hàng… - Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về sản lượng chủng loại theo quyết định của Giám đốc, đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất, kinh doanh trong thời gian tới. * Phòng thị trường Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về công tác thị trường và chịu sự chỉ đạo trục tiếp của Giám đốc Nhà máy. Phòng có nhiệm vụ : - Theo dõi, phân tích diễn biến thị trường qua bộ phận nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đại lý… - Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch, chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động Marketing tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham gia công tác thiết kế quảng cáo sản phẩm mới, tham gia triển lãm hội chợ… 1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Thuốc lá Thăng Long - Đặc điểm tổ chức của hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy được tổ chức theo sơ đồ sau: 11 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà máy Px sợi Px bao Mềm Tổ Tổ Px bao Cứng Px dunhil Px cơ điện Px 4 Tổ Tổ Tổ Tổ Nhà máy có 6 phân xưởng là: PX sợi, PX bao mềm, PX bao cứng, PX cơ điện, PX 4. Các phân xưởng sản xuất trực tiếp chịu sự quản lý, giám sát của giám đốc nhà máy. Dưới các phân xưởng được chia thành các tổ sản xuất. Phân xưởng sợi : Có nhiệm vụ sản xuất ra sợi thuốc lá cung cấp cho cả 3 phân xưởng, PX bao mềm, PX bao cứng, PX Dunhill. Quy trình công nghệ của phân xưởng sợi bắt đầu từ khi nguyên liệu là thuốc lá lá đến khi chế biến thành các sợi thuốc lá. Phân xưởng bao mềm, phân xưởng bao cứng, phân xưởng Dunhill có thể được xem như là một phân xưởng cuốn điếu, đóng bao. Nhiệm vụ của các phân xưởng này là từ sợi thuốc lá cuốn thành các điếu thuốc lá có đầu lọc và không có đầu lọc. Sau đó đóng thành các bao thuốc, tút thuốc, kiện thuốc. Phân xưởng bao mềm cho ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ mềm. Phân xưởng bao cứng cho ra sản phẩm là các bao thuốc lá vỏ cứng. Riêng phân xưởng Dunhill là phân xưởng liên doanh giữa nhà máy với hãng Rothman của Singapo để sản xuất thuốc Dunhill. Toàn bộ máy móc, nguyên liệu lá, do bên liên doanh Singapo góp, nhà máy chỉ đóng góp nhân công và địa bàn sản xuất. Sản phẩm Dunhill được bán lại toàn bộ cho bên liên doanh , nhà máy chỉ được hưởng lãi. Phân xưởng cơ điện: Có nhiệm vụ cung cấp chi tiết, phụ tùng, điện, hơi cho sản xuất. Phân xưởng 4: Có nhiệm vụ cung cấp vật tư phụ liệu. Ngoài ra còn có các đội xe, đội bảo vệ, đội bốc xếp phục vụ sản xuất và tiêu thụ thuốc lá. 12 Sơ đồ 1.3: Quy trình chế biến sợi Làm ẩm ngọn lá Gia liệu Trữ Phối trọn Và ủ lá Tách cuộng Hấp chân không Làm ẩm lá đã cắt ngọn Cắt ngọn và trộn lá Làm ẩm cuộng Trữ cuộng Thái lá Lá thuốc Hấp ép cuộng Thái cuộng Sấy sợi Phối trộn sợi lá và sợi cuộng Phun hương 13 Trương nở cuộng Trữ sợi cuộng Trữ sợi và phối trộn sợi Sấy sợi cuộng Phân ly sợi cuộng Sợi thành phẩm Sơ đồ 1.4 : Quy trình sản xuất thuốc lá Sợi thành phẩm Cuốn điếu và ghép đầu lọc Cuốn điếu và không đầu lọc Đóng bao thuốc lá có đầu lọc Đóng bao thuốc lá không đầu lọc Đóng tút Đóng tút Đóng thùng Đóng thùng Nhập kho thành phẩm 14 Sơ đồ 1.5 : Quy trình sản xuất thuốc lá Nguyên liệu Hấp chân không Cắt ngọn phối trộn Làm ẩm lá cắt ngọn Tách cuộng Làm ẩm ngọn lá Thùng trữ, phối, ủ lá Gia liệu Thái lá Thái cuộng Hấp ép cuộng Thùng trữ cuộng Sấy sợi Trương nở cuộng Sấy sợi cuộng Phân ly sợi cuộng Làm ẩm cuộng Thùng trữ sợi cuộng Phối trộn sợi lá, sợi cuộng Phun hương Thùng trữ phối sợi cuộng Đóng bao Cuốn điếu Đóng kiện Kho thành phẩm 15 Đóng tút Qui trình sản xuất thuốc lá Thuốc lá lá được đưa vào dây truyền hấp chân không để làm mềm nguyên liệu, tăng độ dẻo và diệt vi trùng. Sau đó được đưa vào dây cắt ngọn phối trộn .Lúc này thuốc lá lá được cắt thành hai phần: phần cuộng lá và phần ngọn lá. Phần ngọn lá chiếm khoảng 1/4 đến 1/5 phần lá được đưa vào một dây chuyền riêng. Còn phần cuống lá được làm ẩm để đảm bảo thuỷ phần và làm cho lá không bị nát khi tách cuộng. Tiếp đó phần cuộng lá được đưa vào tách phần cuộng riêng và phần lá riêng. Phần lá và phần ngọn lá được nhập vào với nhau trộn gia liệu và được ủ trong thùng phối trữ ủ lá. Sau đó được đưa vào máy thái lát khoảng 0.9mm đến 1mm ta được sợi lá. Phần cuộng được làm ẩm và đưa qua thùng trữ cuộng. Sau đó hấp ép sơ cuộng để cố định thể tích nén ép khi đưa vào máy ép. Thái cuộng thành các sợi 0.13mm đến 0.15mm. Thái xong phải làm trương nở cuộng ngay (nếu chậm cuộng sẽ không trương nở được). Sấy sợi cuộng và phân li sợi cuộng để loại trừ sợi cuộng không đạt yêu cầu. Sợi cuộng đạt yêu cầu được đưa vào thùng trữ sợi cuộng. Phối trộn sợi lá, sợi cuộng đều nhau, phun hương liệu và đưa vào thùng trữ phối sợi cuộng. Sợi lá, sợi cuộng được đưa vào máy cuốn điếu để tạo thành điếu thuốc. Các điếu thuốc được chuyển đến dây chuyền đóng bao để đóng thành các bao thuốc. Các bao thuốc được đóng thành các tút thuốc. Các tút thuốc được đóng thành các kiện thuốc. Thuốc lá sản xuất ra được phòng KCS kiểm tra chất lượng, sau đó đưa vào nhập kho thành phẩm. 1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thốc lá Thăng Long Phòng tài chính kế toán của Công ty thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp). Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ xử lý thông tin, lập các báo cáo kế toán của Công ty . Tại phòng kế toán có 12 cán bộ kế toán với sự phân công nhiệm vụ cụ thể như sau: Trưởng phòng : + Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như mọi hoạt động khác của Nhà máy có liên quan đến công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Nhà máy. + Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong Nhà máy, phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước. + Thực hiện các chính sách chế độ và công tác tài chính kế toán . 16 + Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng. + Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp. + Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định. + Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán đối với các đơn vị trong Nhà máy. Phó phòng : Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng về các công việc được phân công. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành + Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khoản thanh toán với Ngân sách nhà nước. + Kế toán các khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty. Kế toán thanh toán và kế toán xây dựng cơ bản : + Chịu trách nhiệm theo dõi số lượng, giá cả của các loại vật tư ( trừ nguyên liệu thuốc lá lá) thông qua các hợp đồng mua vật tư theo qui định. + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ khi thanh toán. + Theo dõi các khoản công nợ với người bán. + Kiểm tra các dự toán thanh toán quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về XDCB đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự về XDCB theo đúng qui định của Nhà nước. Kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán với người mua: + Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. + Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng. + Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị thu tiền… để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng. + Kiểm tra các khoản thanh toán ( nếu có ) cho khách hàng. + Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng. Kế toán vật tư : + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại vật tư trong Nhà máy ( Kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật tư nông nghiệp, kho phế liệu) + Thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định của Nhà nước. Kế toán vật liệu chính ( lá thuốc lá ) và kế toán tiền gửi ngân hàng 17 + Chịu trách nhiệm theo dõi về giá cả, số lượng nguyên liệu thuốc lá thông qua các hợp đồng. + Theo dõi về tình hình đầu tư trồng nguyên liệu thuốc lá thông qua hợp đồng vốn chủ đầu tư. + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán . + Theo dõi các khoản công nợ đối với người bán nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo qui định . + Thực hiện việc trích lập quỹ đầu tư theo quy định + Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của Nhà máy. các thủ tục vay ngân hàng và theo dõi các khoản trả nợ tiền vay. Kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán vật liệu xây dựng. + Theo dõi TSCĐ hiện có cũng như việc tăng, giảm TSCĐ trong Nhà máy về đối tượng sử dụng, nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. + Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn ( nếu có ) và các đối tượng sử dụng. Thực hiện các việc kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định. + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng. + Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, các khoản phải thu khác. + Theo dõi nhập, xuất, tồn kho của vật liệu xây dựng. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: + Thanh toán tiền lương, thưởng các khoản phụ cấp cho đơn vị theo lệnh của Giám đốc. + Thanh toán BHXH, BHYT cho ngưopừi lao động theo quy định . + Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Nhà máy. + Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn. Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ : + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu chi. + Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế. + Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ. Cán bộ theo dõi, đôn đốc các khoản công nợ trả chậm, khó đòi: + Cùng với kế toán thanh toán với người mua và các nghiệp vụ có liên quan đến đôn đốc các khoản nợ trả chậm, khó đòi. + Soạn thảo các văn bản có liên quan đến công nợ trả chậm khó đòi. 18 + Làm việc với các cơ quan pháp luật để thu hồi các khoản công nợ trả chậm khó đòi của Nhà máy. + Cùng với các phòng ban có liên quan tham gia định giá các tài sản thế chấp. Thủ quỹ : + Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt và tồn quỹ của Nhà máy. + Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. + Quản lý các hồ sơ gốc của các tài sản thế chấp , bảo lãnh , các giấy tờ có giá trị như tiền ( kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm) và các khoản ký quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của khách hàng. Tin học : + Chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý trên các thết bị tin học trong phòng + Cài đặt hướng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc. + Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị máy tính. + Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy tính, tài liệu bảo mật theo quy định. Do nhà máy sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán nên trình độ chuyên môn hoá cao. Kế toán được chia thành hai phần lớn: Kế toán các phần hành và kế toán tính giá thành và tổng hợp. Kế toán từng phần hành hàng ngày nhập các số liệu vào máy. Dựa vào các số liệu đó định kỳ kế toán tính giá thành và tổng hợp tính ra giá thành , lập các báo cáo chung của nhà máy. Sơ đồ 1.6 : Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long Trưởng phòng Phó phòng Kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán nguyên liệu Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ 1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long 19 Công ty thuốc lá Thăng long có niên độ kế toán là một năm bắt đầu từ ngày 1/1 của năm kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng, phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất là phương pháp bình quân gia quyền, hình thức ghi sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. 1.1.5.1 Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán của Nhà máy áp dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính có sửa đổi cho phù hợp với các điều kiện của Nhà máy. Bao gồm có hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn: - Chứng từ bắt buộc là chứng từ theo đúng mẫu quy định của Nhà nước ban hành không được sửa đổi . Các chứng từ được nhà máy áp dụng theo mẫu của Bộ Tài chính là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ, phiếu xuất kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ... - Chứng từ hướng dẫn là chứng từ bắt buộc phải có tám yếu tố theo quy định của Nhà nước và có thể thêm một số yếu tố thiết kế lại cho phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty. Các chứng từ được Nhà máy sửa đổi áp dụng cho phù hợp với điều kiện của mình như các phiếu nhập kho nguyên liệu chính, phiếu xuất kho nguyên liệu chính. Chứng từ được kế toán vào máy vi tính rất thuận lợi cho việc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toán cũng lưu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từ trên máy. Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được chia theo nhóm sau: - Chứng từ về lao động tiền lương: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH + Danh sách người lao động hưởng BHXH + Bảng thanh toán tiền thưởng + Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành + Phiếu báo làm thêm giờ + Hợp đồng giao khoán + Biên bản điều tra tai nạn lao động 20