Tài liệu Hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty tnhh mtv dược phẩm trung ương 1 ( www.sites.google.com/site/thuvientailieuvip )

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được khoá luận này, ngoài những nỗ lực của bản thân, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – TS Lê Việt Thủy, người đã tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận này. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình từ các nhân viên của công ty và các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán, những người đã hướng dẫn và cung cấp cho tôi tài liệu cần thiết để hoàn thành khoá luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1, các cô chú, anh chị phòng Tài chính - Kế toán và các phòng ban khác của công ty. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè đã động viên, giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khoá luận này. Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2011 Sinh thực hiện Hoàng Lê Vân viên DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn MTV: Một thành viên BBGN: Biên bản giao nhận HTTTKT: Hệ thống thông tin CP: cổ phần kế toán CT: Chứng từ KH: Khách hàng ĐĐH: Đơn đặt hàng KSNB: Kiểm soát nội bộ ĐH: Đơn hàng LBH: Lệnh bán hàng ĐHĐ: Đại hội đồng NKBH: Nhật ký bán hàng DL: Dữ liệu PGĐ: Phó giám đốc GGH: Giấy giao hàng PXK: Phiếu xuất kho GLP (Good Laboratory SXKD: Sản xuất kinh doanh Practice): Thực hành kiểm TBYT: Thiết bị y tế nghiệm thuốc tốt. TT: Tập tin GMP (Good Manufacturing UBND: Ủy ban nhân dân Practice): Thực hành sản xuất WHO (World Health thuốc tốt. Organization): Tổ chức y tế thế GSP (Good Storage Practice): giới Thực hành tốt bảo quản thuốc WTO (World Trade HĐ: Hoá đơn Organization): Tổ chức Thương HĐBH: Hóa đơn bán hàng mại Thế giới. HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho HTL: Hàng trả lại HTTT: Hệ thống thông tin MỤC LỤC PHẦN I. TÓM TẮT ĐỀ TÀI PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ .......................................................... 1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ....................................................... 1 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ............................................... 2 3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ............................................ 2 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU .................................................. 2 5. TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC KHÓA LUẬN ................. 3 6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................................... 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ........ 5 Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP .................................................................... 5 1.1. TÓM TẮT CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC .......................... 5 1.2. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ... 5 1.2.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp .......... 5 1.2.1.1. Hệ thống là gì? ............................................................ 5 1.2.1.2. Hệ thống thông tin ...................................................... 6 1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ......................... 7 1.3. DOANH THU, CHU TRÌNH DOANH THU VÀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU ............................................................................... 8 1.3.1. Doanh thu ........................................................................ 8 1.3.1.1. Khái niệm ................................................................... 8 1.3.1.2. Điều kiện ghi nhận ...................................................... 8 1.3.2. Chu trình doanh thu ....................................................... 9 1.3.2.1. Khái niệm ................................................................. 10 1.3.2.2. Mục đích của chu trình ............................................. 10 1.3.3. Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu ................................................................................................... 11 1.4. CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU ............................................................................. 15 1.4.1. Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng ......................... 15 1.4.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng ...................................... 15 1.4.1.2. Xét duyệt hạn mức tín dụng ...................................... 16 1.4.1.3. Kiểm tra hàng tồn kho .............................................. 17 1.4.1.4. Xuất kho và giao hàng cho khách ............................. 18 1.4.1.4.1. Xuất kho hàng hoá .............................................. 18 1.4.1.4.2. Giao hàng cho khách .......................................... 18 1.4.2. Quy trình lập hoá đơn, ghi nhận công nợ và thanh toán ................................................................................................... 20 1.4.2.1. Lập và kiểm tra hoá đơn ........................................... 20 1.4.2.2. Ghi nhận công nợ phải thu khách hàng ..................... 21 1.4.2.3. Khách hàng thanh toán .............................................. 21 1.4.3. Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và xoá nợ phải thu .................................................................................... 28 1.4.3.1. Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán ............. 28 1.4.3.2. Xử lý việc xoá nợ phải thu ........................................ 29 1.5. HỆ THỐNG SỔ VÀ CÁC BÁO CÁO THƯỜNG SỬ DỤNG ...................................................................................................... 33 1.5.1. Các loại sổ thường sử dụng .......................................... 33 1.5.2. Các báo cáo kế toán ...................................................... 33 1.6. CÁC HOẠT ĐỘNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU ............................................................................. 33 1.6.1. Khá i niêm ̣ và vai trò củ a KSNB................................... 33 1.6.1.1. Khá i niê ̣m.................................................................. 33 1.6.1.2. Vai trò của KSNB ..................................................... 34 1.6.2. Các hoạt động KSNB đối với chu trình doanh thu ..... 35 1.6.2.1. Kiểm soát chung ....................................................... 35 1.6.2.2. Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và các nghiệp vụ 36 1.6.2.2.1. Kiểm soát xử lý các nghiệp vụ kinh tế ................ 36 1.6.2.2.2. Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu ... 40 1.6.2.3. Kiểm tra độc lập việc thực hiện ................................ 43 1.6.2.4. Phân tích, rà soát và xem xét lại việc thực hiện ........ 43 Chương II : CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 ...........................45 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1. ...................................................................... 45 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................. 45 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty .................. 48 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức ............................................................ 48 2.1.2.2. Chức năng của từng phòng, ban ................................ 49 2.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán ....................................... 51 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức .......................................................... 51 2.1.3.2. Chức năng của các phần hành ................................... 52 2.1.4. Tổ chức hệ thống kế toán .............................................. 54 2.1.4.1. Hình thức kế toán ...................................................... 54 2.1.4.2. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty .................... 55 2.1.4.3. Hệ thống sổ và báo cáo thường sử dụng ................... 57 2.1.4.3.1. Các loại sổ thường sử dụng ................................. 57 2.1.4.3.2. Các báo cáo kế toán ............................................. 58 2.2. CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 ............................................. 58 2.2.1. Các hoạt động trong chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1 ............................... 58 2.2.1.1. Quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng ....................... 59 2.2.1.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng ................................ 59 2.2.1.1.2. Xét duyệt hạn mức tín dụng ............................... 60 2.2.1.1.3. Kiểm tra hàng tồn kho ........................................ 61 2.2.1.1.4. Lập và kiểm tra hoá đơn ..................................... 62 2.2.1.2. Quy trình xuất kho, giao hàng, ghi nhận công nợ và theo dõi thanh toán ................................................................ 65 2.2.1.2.1. Xuất kho và giao hàng ........................................ 65 2.2.1.2.2. Ghi nhận công nợ phải thu khách hàng ............... 66 2.2.1.2.3. Thanh toán của khách hàng ................................ 66 2.2.1.3. Xử lý hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán .......... 73 2.3. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TMHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1.......................................................... 77 2.3.1. Đối với các hoạt động xử lý thủ công ........................... 77 2.3.1.1. Kiểm tra đối với hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng 77 2.3.1.2. Kiểm tra đối với hoá đơn bán hàng ........................... 77 2.3.1.3. Kiểm tra đối với hoạt động xuất kho và giao hàng .... 78 2.3.1.4. Kiểm tra đối với hoạt động thanh toán của khách hàng ............................................................................................... 78 2.3.2. Đối với hệ thống kế toán máy ....................................... 79 2.3.2.1. Kiểm soát nhập liệu ................................................... 79 2.3.1.2. Kiểm soát xử lý ......................................................... 80 Chương III :MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 1 ...............................................................82 3.1. NHẬN XÉT ........................................................................... 82 3.1.1. Nhận xét về tổ chức công tác kế toán ............................ 82 3.1.1.1. Về bộ máy kế toán .................................................... 82 3.1.1.2. Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ ................. 84 3.1.1.3. Về phần mềm kế toán ............................................... 86 3.1.2. Nhận xét về hệ thống KSNB ......................................... 87 3.1.3. Nhận xét và hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu ................................................................................. 89 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ......................................................... 90 3.2.1. Về bộ máy kế toán và phân quyền trong bộ máy kế toán ................................................................................................... 90 3.2.2. Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ .................. 91 3.2.3. Về phần mềm kế toán đang sử dụng ............................ 91 3.2.4. Về các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu ................................................................................................... 92 3.2.4.1. Kiểm soát đối với việc xử lý đơn đặt hàng ................ 92 3.2.4.2. Kiểm soát đối với việc xét duyệt bán chịu ................ 93 3.2.4.3. Kiểm soát đối với việc lập và kiểm tra hoá đơn ......... 93 3.2.4.4. Kiểm soát đối với việc xuất kho hàng hoá ................ 94 3.2.4.5. Kiểm soát đối với việc giao hàng cho khách ............. 94 3.2.4.6. Kiểm soát việc thu nợ, nhận tiền thanh toán từ khách hàng ....................................................................................... 95 PHẦN III: KẾT LUẬN ..........................................................97 3.1. KẾT LUẬN ........................................................................... 97 3.2. KIẾN NGHỊ .......................................................................... 98 3.3. HƯỚNG MỞ RỘNG ĐỀ TÀI ...........................................100 PHẦN I. TÓM TẮT ĐỀ TÀI Khoá luận có 3 phần: Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ Trong phần này tác giả trình bày về tính cấp thiết của đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, tổng quan về cấu trúc và các phương pháp đã sử dụng để thực hiện đề tài. Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Phần này tác giả đã trình bày về nội dung và các kết quả đã đạt được qua sự nghiên cứu đề tài, cụ thể được phân chia ra các chương như sau: Gồm 3 chương: Chương I: Khái quát về chu trình doanh thu tại doanh nghiệp Trong chương này, khái quát về hệ thống thông tin kế toán, chu trình doanh thu và hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu. Cụ thể, trong chu trình doanh thu, tác giả đã trình bày về chu trình bán hàng trả chậm. Chương II: Chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1. Chương II là phần thực trạng, khái quát, mô tả lại các kết quả nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1. Trong phần này, ngoài việc giới thiệu chung, người viết đã mô tả lại chu trình doanh thu đối với phương thức bán hàng trả chậm tại công ty. Bên cạnh đó là sự mô tả lại các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu thực tế tại công ty. Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu cho Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1. Trong chương này, tác giả đã đưa ra các nhận xét về tổ chức công tác kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại công ty. Thông qua đó, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại vướng mắc mà tại công ty đang gặp phải. Phần III: KẾT LUẬN Trong phần này tác giả tổng kết lại vấn đề, đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu. Phần này cũng nêu rõ các hướng mà đề tài có thể mở rộng, tiếp tục nghiên cứu. Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam chúng ta đã từng bước hội nhập với kinh tế quốc tế, minh chứng hùng hồn nhất là chúng ta đã trở thành thành viên của tổ chức kinh tế thế giới WTO, tất cả những điều đó đã đưa các doanh nghiệp đứng trước thời cơ và thách thức rất lớn. Các doanh nghiệp của chúng ta có cơ hội để hội nhập, phát triển thị phần. Bên cạnh đó thì áp lực cạnh tranh từ phía các doanh nghiệp từ bên ngoài, nhất là mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế lại càng đặt trong áp lực cao hơn do ý thức của người dân luôn cho rằng “hàng ngoại” luôn tốt hơn “hàng nội”. Để có thể khẳng định được mình, các công ty trước hết phải hoàn thiện bản thân mình về mọi mặt, chất lượng sản phẩm phải đảm bảo thì mới có thể đứng vững trên thị trường. Chu trình doanh thu cùng với chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự và chu trình tài chính tạo nên một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến nội dung của một quá trình sản xuất kinh doanh mà người ta gọi là chu trình kinh doanh. Như vậy chúng ta thấy rằng chu trình doanh thu là một mắt xích quan trọng, không thể thiếu trong chu trình kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào. Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp và thanh toán của khách hàng. Với xu thế tin học hoá trong mọi lĩnh vực của thế giới ngày nay, chu trình doanh thu trong mọi doanh nghiệp cũng không nằm ngoài Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 1 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân tầm ảnh hưởng mạnh mẽ đó. Và việc áp dụng công nghệ thông tin vào chu trình cũng là một điều tất yếu. Việc hoàn thiện chu trình doanh thu là rất cần thiết, đặc biệt hơn hoàn thiện nó trong điều kiện tin học hoá là một nhiệm vụ cấp bách đặt ra cho mọi doanh nghiệp. So với thế giới, hoàn thiện chu trình doanh thu trong điều kiện tin học hoá có thể là một mảng đề tài cũ. Tuy nhiên, tại Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng thì đây là một mảng đề tài còn khá mới mẻ, đang là một “vùng trống” để chúng ta có thể nghiên cứu kỹ về nó. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1, tôi đã nghiên cứu về chu trình doanh thu tại đây và chọn mảng hoạt động này làm luận văn tốt nghiệp với tên đề tài là “Hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1”. 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - Khái quát về hệ thống thông tin kế toán, chu trình doanh thu; - Tìm hiểu chu trình doanh thu khi áp dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1 - Đề xuất một số ý kiến góp hoàn thiện chu trình doanh thu tại đơn vị. 3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Chu trình doanh thu, các chứng từ, sổ sách, các báo cáo kế toán có liên quan đến chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1. 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Nghiên cứu chu trình doanh thu cho các loại hàng hóa là dược phẩm và thiết bị y tế với phương thức bán hàng trả chậm cho các khách hàng trong nước. Đề tài sử dụng các số liệu có liên quan tại công ty từ năm 2008 đến năm 2010. 5. TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC KHÓA LUẬN Khoá luận có 3 phần: Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ Phần I: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu Chương II: Chu trình doanh thu tại Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1. Chương III: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu cho Công ty TNHH MTV Dược phẩm Trung ương 1 Phần III: KẾT LUẬN 6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu các tài liệu thu thập được trong quá trình thực tập tại đơn vị, tài liệu về cơ cấu tổ chức, các quy định của ngành dược, tài liệu hướng dẫn sử dụng kế toán máy và các tài liệu làm cơ sở lý luận cho đề tài. - Phương pháp quan sát, phỏng vấn: quan sát công việc hằng ngày của các nhân viên kế toán tại công ty, tiến hành phỏng vấn các Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên kế toán về những vấn đề liên quan về chu trình doanh thu, công tác kế toán tại công ty. - Phương pháp so sánh: trên cơ sở các tài liệu đã nghiên cứu, qua sự quan sát, tổng hợp, so sánh những điểm giống và khác nhau giữa kiến thức đã học, những vấn đề trên lý thuyết so với thực tế tại công ty. Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. TÓM TẮT CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC Trong những năm gần đây đã có một số công trình nghiên cứu về “Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu”, “Tổ chức và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu”, “Chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp”. Tuy nhiên, những nghiên cứu này chỉ đơn thuần dừng lại ở một mảng nhất định như: chỉ đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu hoặc tổ chức luân chuyển chứng từ…, chưa thực sự đi sâu vào việc đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình. Bên cạnh đó, các đề tài này nghiên cứu chủ yếu là việc thực hiện chu trình bằng thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các nghiệp vụ. Trong khoá luận này, ngoài việc mô tả chu trình doanh thu trong điều kiện tin học hoá, tác giả sẽ đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình. 1.2. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.2.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1.2.1.1. Hệ thống là gì? Trong đời sống hàng ngày, chúng ta sử dụng rất nhiều thuật ngữ hệ thống. Vậy hệ thống là gì? “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu nào đó” . Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Theo lý thuyết về hệ thống thì một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm đó là: - Có các thành phần, bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình - Cách thức hay phương thức xử lý - Mục tiêu của hệ thống Và cũng theo lý thuyết hệ thống, có nhiều loại hệ thống khác nhau, trong đó có hệ thống đóng, hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi. Lý thuyết này cũng chỉ ra rằng: “Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên”. 1.2.1.2. Hệ thống thông tin “HTTT là một hệ thống nhân tạo thường gồm một tập hợp các cấu thành chạy trên máy tính và làm bằng tay được tích hợp lại và được thiết lập để thu thập dữ liệu, cho cất trữ và thao tác dữ liệu này rồi cung cấp thông tin kết xuất cho người sử dụng” . Như vậy chúng ta có thể khái quát được rằng, một hệ thống thông tin sẽ bao gồm việc thu thập và nhập liệu các dữ liệu, sau đó xử lý và lưu trữ, kết xuất ra những thông tin cần thiết cho người sử dụng. Trong một doanh nghiệp, để có thể ra các quyết định và hành động thì cần rất nhiều thông tin và những thông tin này phải phù hợp. Vì vậy, hệ thống thông tin có ý nghĩa sống còn với các doanh nghiệp. Với các nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp khác nhau để ra quyết định, người ta chia HTTT thành các loại hệ thống là: - Các hệ thống xử lý nghiệp vụ - HTTT quản lý Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - HTTT hỗ trợ quyết định - HTTT chỉ đạo - Hệ thống chuyên gia Việc phân chia HTTT trong doanh nghiệp như vậy giúp cho việc cung cấp thông tin của từng bộ phận cụ thể hơn và nó sẽ giúp cho việc ra quyết định chính xác hơn. 1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) HTTTKT là hệ thống con của HTTT Quản lý, nó là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp độ ra quyết định. HTTTKT là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích, lập kế hoạch . Trong doanh nghiệp, tuỳ vào đối tượng sử dụng các thông tin về doanh nghiệp thuộc bên trong doanh nghiệp, HTTTKT bao gồm: - HTTT kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin tài chính này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. HTTT kế toán tài chính còn gọi là hệ thống xử lý nghiệp vụ. - HTTT kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị . Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Tuy hai HTTT này cung cấp thông tin cho những nhóm đối tượng khác nhau nhưng đều liên quan đến vấn đề tài chính của đơn vị như tình hình sử dụng tài sản, quản lý nguồn vốn và các hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, giữa hai hệ thống này sẽ có phần “giao nhau” và phần chung này sẽ cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán nhà nước ban hành. 1.3. DOANH THU, CHU TRÌNH DOANH THU VÀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 1.3.1. Doanh thu 1.3.1.1. Khái niệm “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu” . 1.3.1.2. Điều kiện ghi nhận Trong chuẩ n mực số 14, điề u kiê ̣n ghi nhâ ̣n củ a doanh thu bá n hà ng và cung cấ p dich ̣ vu ̣, doanh thu từ tiề n lãi, tiề n bả n quyề n, cổ tứ c và lơ ̣i nhuâ ̣n đươ ̣c chia và cá c khoả n thu nhâ ̣p khá cđươ ̣c đề câ ̣p chi tiế t. Trong pha ̣m vi nghiên cứ u củ a khó a luâ ̣n nà y, chú ng tôi chı̉ đề câ ̣p đế n doanh thu bá n hà ngvà cung cấ p dich ̣ vu ̣. a) Doanh thu bán hàng và cung cấ p dich ̣ vu ̣ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau: Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 8 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân  Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;  Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;  Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;  Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;  Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. b) Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau:  Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;  Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;  Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;  Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. 1.3.2. Chu trình doanh thu Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 9 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1.3.2.1. Khái niệm Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có hai quy trình chính của chu trình doanh thu đó là: quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng; quy trình lập hoá đơn, ghi nhận công nợ và thanh toán. Đối với phương thức bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế xảy ra ngắn nên hệ thống kế toán ghi chép các sự kiện kinh tế trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán hàng trả chậm, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. Trong khuôn khổ của khoá luận, chúng tôi trình bày các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu với trường hợp bán hàng trả chậm, để làm rõ hơn các hoạt động kinh tế trong mỗi quy trình. 1.3.2.2. Mục đích của chu trình Mục đích chủ yếu của chu trình doanh thu là tạo sự thuận tiện cho việc trao đổi hàng hoá hay dịch vụ với khách hàng để thu tiền. Những mục tiêu chính của mục đích này là: 1) Ghi nhận các đơn đặt hàng kịp thời và chính xác. 2) Xác định các khách hàng đáng được hưởng tín dụng 3) Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng ngày thoả thuận. 4) Xuất hoá đơn về sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác và đúng thời hạn. 5) Ghi nhận và phân loại hoá đơn tiền mặt kịp thời và chính xác. Sinh viên thực hiện: Hoàng Lê Vân TCDN20.17 10