Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Kim khí Hào Nam

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI. 1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại và hoạt động bán hàng. 1.1.1.1. Hoạt động kinh doanh thương mại. Thƣơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động thƣơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thƣơng mại của các thƣơng nhân, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thƣơng nhân với nhau, hoặc giữa các thƣơng nhân với bên có liên quan, bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thƣơng mại và các hoạt động xúc tiến thƣơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hoạt động kinh doanh thƣơng mại có một số đặc điểm sau: Đặc điểm hoạt động: hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thƣơng mại là lƣu chuyển hàng hóa. Lƣu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp của các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. - Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa là vật phẩm có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con ngƣời, và nó đi vào quá trình tiêu dùng thông qua hoạt động mua và bán. Trong doanh nghiệp thƣơng mại thì hàng hóa gồm các vật tƣ, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Hàng hóa trong doanh nghiệp đƣợc hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra, hàng hóa còn có thể đƣợc hình thành do nhận vốn góp, vốn góp liên doanh, do thu hồi nợ…Mục đích của hàng hóa là mua về để bán chứ không phải để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp. Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể đƣợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau nhƣ: phân theo ngành hàng (hàng công nghệ phẩm, hàng nông, lâm, thủy sản, thực phẩm, hàng tƣ liệu sản xuất, hàng tƣ liệu tiêu dùng, hàng hóa bất động sản…); phân theo nguồn hình thành (hàng thu mua trong nƣớc, hàng nhập khẩu, hàng nhận vốn góp…); phân theo bộ phận kinh doanh… Tùy theo đặc điểm về hàng hóa và trình độ quản lý của mình, mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại hàng hóa cho phù hợp. Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, cũng nhƣ công tác quản 1 lý, xác định đƣợc một cách chính xác kết quả kinh doanh của từng bộ phận kinh doanh. Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lƣu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại có thể theo một trong hai phƣơng thức là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hóa là bán cho ngƣời kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng, từng cái, từng ít một. - Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thƣơng mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau nhƣ tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thƣơng mại… - Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Sự vận động của hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng. Do đó, chi phí thu mua và thời gian lƣu chuyển hàng hóa cùng khác nhau giữa các loại hàng. 1.1.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, trong đó có công tác tiêu thụ hàng hóa. Thông qua số liệu của kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa mà chủ doanh nghiệp biết đƣợc mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh tiêu thụ của doanh nghiệp, phát hiện kịp thời những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu nhập hàng, kiểm hàng và tiêu thụ hàng hóa để từ đó có biện pháp xử lý thích hợp. Đối với cơ quan nhà nƣớc thì thông qua số liệu đó để biết đƣợc mức độ hoàn thành kế hoạch nộp thuế của doanh nghiệp. Còn đối với các đối tƣợng khác nhƣ nhà đầu tƣ thì thông qua số liệu kế toán đó để xem xét khả năng đầu tƣ vào doanh nghiệp, đối với chủ nợ thì xem xét khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để cân nhắc việc cho doanh nghiệp vay nợ. Xác định kết quả bán hàng chính là việc tìm ra kết quả chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Nếu doanh thu trong kỳ lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, ngƣợc lại nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thƣờng đƣợc tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thƣờng là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp. Xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có nên tiêu thụ hàng hóa nữa hay không, không nên tiêu thụ mặt hàng nào, giá bán của 2 Thang Long University Library từng mặt hàng ra sao… Khi xác định kết quả bán hàng phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp. 1.1.3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.3.1. Vai trò của kế toán trong quản lý bán hàng Trong nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn cũng là do sức mua kém, sản phẩm sản xuất dƣ thừa không tiêu thụ đƣơc dẫn đến hàng tồn kho lớn, cung vƣợt quá cầu rất nhiều nên công tác bán hàng trở nên vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Với chính sách bán hàng hàng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp bán đƣợc nhiều hàng hóa, tăng doanh thu, thu hồi vốn nhanh chóng, đảm bảo bù đắp các chi phí và có một phần tích lũy để mở rộng sản xuất kinh doanh khi cần thiết. Môi trƣờng kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt nên kế toán đƣợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ đắc lực cho công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý hàng hóa, công tác quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Thông tin kế toán cung cấp là cơ sở giúp cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình quản lý hàng hóa trên cả 2 mặt: Hiện vật và Giá trị. Đồng thời nắm bắt đƣợc kế hoạch thực hiện công tác bán hàng, chính sách giá cả, các khoản phải thu và đánh giá chính xác năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thƣơng mại thông qua kết quả đạt đƣợc. Ngoài ra, thông tin mà kế toán cung cấp còn giúp cho các nhà quản lý có thể đánh giá đƣợc tính hiệu quả, phù hợp của các quyết định bán hàng đã đƣợc thực thi, từ đó phân tích và đƣa ra các biện pháp quản lý, chiến lƣợc bán hàng phù hợp với thị trƣờng và tƣơng ứng với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho ngƣời quản lý doanh nghiệp. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chỉ tiêu liên quan đến quá trình bán hàng, từ đó xác định kết quả bán hàng. Dựa vào kết quả của bán hàng do kế toán lập, doanh nghiệp sẽ xem xét, cân nhắc nên kinh doanh tập trung mặt hàng nào, sử dụng phƣơng thức nào để kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất. Để hoàn thành tốt chức năng của mình, kế toán cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Phản ánh và giám sát kịp thời chi tiết khối lƣợng hàng hóa dịch vụ bán ra, tính toán chính xác giá vốn hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí 3 quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn kho cuối kỳ để xác định đúng kết quả bán hàng của đơn vị cũng nhƣ các nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trƣớc hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, tiến độ bán hàng nhằm tìm ra nguyên nhân sai sót để đề ra các biện pháp nhằm sửa chữa và phát triển kế hoạch bán hàng. Quản lý chặt chẽ tình hình biến động của doanh thu, chi phí, dự trữ kho hàng hóa để xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng. - Phản ánh kịp thời cho nhà quản lý về doanh thu bán hàng đồng thời phân tích hiệu quả bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra đảm bảo thu hồi đủ tiền hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý và đề đƣa ra những chính sách kinh doanh hiệu quả hơn. Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện một số yêu cầu sau: Xác định chính xác thời điểm tiêu thụ hàng hóa để kịp thời lập báo cáo và xác định kết quả bán hàng cho các loại hàng hóa. Báo cáo thƣờng xuyên tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ số lƣợng hàng hóa bán ra và chủng loại của nó. Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ khoa học tránh trùng lặp hay bỏ sót dẫn đến việc xác định sai kết quả bán hàng của doanh nghiệp. Xác định đúng và tập hợp chi phí đầy đủ ở các khâu khi phát sinh nghiệp vụ liên quan để đánh giá kết quả của doanh nghiệp một cách chính xác và trung thực nhất. Từ những vấn đề trên ta thấy nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nếu kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho đơn vị, giúp cho ngƣời sử dụng nắm bắt thông tin toàn diện, giúp nhà quản trị đƣa ra những quyết định phù hợp, kịp thời với tình hình biến động của thị trƣờng cũng nhƣ thiết lập chính sách hoạt động đúng đắn trong tƣơng lai. 1.2. Một số khái niệm cơ bản sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1. Doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kỳ kế toán từ các giao dịch và nghiệp vụ kế toán phát sinh nhƣ bán hàng hóa, 4 Thang Long University Library sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng,… góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu cho DNTM. Doanh thu bán hàng đƣợc xác định khi đồng thời thỏa mãn tất cả các điều kiện sau: - Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa cho ngƣời mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát hàng hóa. - Doanh thu xác định tƣơng đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu hay sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ bán hàng. - Xác định đƣợc chi phí liên quan đến bán hàng. 1.2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lƣợng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. Có 2 hình thức chiết khấu thƣơng mại là bớt giá và hồi khấu:  Hồi khấu: Là khoản tiền giảm trừ ngƣời bán cho ngƣời mua do khách hàng mua một khối lƣợng hàng trong một khoảng thời gian.  Bớt giá: Là khoản tiền giảm trừ trên giá bán thông thƣờng mà ngƣời bán chấp nhận cho ngƣời mua do ngƣời mua mua một khối lƣợng lớn hàng hoặc khách hàng quen thuộc. Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho ngƣời mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Hàng bán bị trả lại: Là số hàng hóa đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhƣng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế. Thuế GTGT nộp theo phƣơng pháp trực tiếp: Là thuế gián thu, đƣợc tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa phát sinh trong quá trình sản xuất, lƣu thông đến tiêu dùng. Thuế xuất khẩu: là loại thuế gián thu; đánh vào hàng hóa xuất khẩu. Thuế xuất khẩu đƣợc tính căn cứ vào số lƣợng từng mặt hàng tính thuế và thuế suất từng mặt hàng 5 1.2.3. Giá vốn hàng bán Là giá trị của lƣợng hàng hóa đã bán đƣợc của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, nó phản ánh mức tiêu thụ hàng hóa cũng nhƣ tham gia vào quá trình xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong DNTM thì giá vốn hàng bán của số hàng hóa đã bán trong kỳ chính là số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có đƣợc những hàng hóa, dịch vụ từ nhà sản xuất cung cấp ra chúng. 1.2.4. Chi phí quản lý kinh doanh Là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa, hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn bộ doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. (VD: Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí dụng cụ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, khấu hao, tiền lƣơng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp..) 1.2.5. Kết quả bán hàng Đây là chỉ tiêu biểu thị kết quả cuối cùng hay số tiền lãi, lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một kì nhất định. Kết quả bán hàng chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần bán hàng với trị giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh, là tiêu chí kinh tế tổng hợp quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - 1.3. Các phƣơng thức bán hàng và phƣơng thức thanh toán 1.3.1. Các phương thức bán hàng Chi phí quản lý kinh doanh 1.3.1.1. Phương thức bán buôn Là phƣơng thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thƣơng mại… để tiếp tục bán ra hoặc đƣa vào sản xuất, gia công, chế biến tạo ra sản phẩm để bán ra. Đặc điểm của phƣơng thức bán hàng này là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lƣu thông chứ chƣa đƣa vào trạng thái tiêu dùng. Hàng hoá bán ra thƣờng với khối lƣợng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. Trong bán buôn thƣờng bao gồm 2 phƣơng thức: 6 Thang Long University Library Bán buôn qua kho: là phƣơng thức bán buôn hàng hoá trong đó hàng hoá đƣợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho đƣợc thể hiện dƣới hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử nhân viên mua hàng đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho, bên mua ký nhận vào chứng từ và coi nhƣ hàng hoá đƣợc tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết bên bán hàng sẽ đƣa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định, bên mua sẽ cử nhân viên tới địa điểm giao hàng để nhận hàng. Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hoá thì coi nhƣ hàng hoá đã đƣợc tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên. Bán buôn không qua kho hay bán buôn vận chuyển thẳng: là phƣơng thức mà hàng hoá mua về không nhập kho mà doanh nghiệp chuyển thẳng đến cho bên mua. Đây là phƣơng thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm đƣợc chi phí lƣu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 trƣờng hợp:  Giao tay ba: nghĩa là bên mua cử ngƣời đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi ký nhận đã giao hàng hoá thì hàng hoá đƣợc coi nhƣ đã tiêu thụ.  Gửi hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua, và hàng hoá đƣợc coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp chỉ là đơn vị trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trƣờng hợp này tại DNTM không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà đơn vị đƣợc hƣởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 1.3.1.2. Phương thức bán lẻ Là hình thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nội bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá thƣờng bán đơn chiếc hoặc khối lƣợng nhỏ, giá bán thƣởng ổn định và thƣờng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ thƣờng có các hình thức sau: 7 Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền riêng làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao hàng. Cuối ca, nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và nộp tiền hàng cho thủ quỹ. Còn nhân viên giao hàng xác định số lƣợng hàng bán trong ca để lập báo cáo bán hàng. Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và giao hàng hóa cho khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và kiểm kê hàng hoá và lên báo cáo bán hàng. Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Là hình thức mà khách hàng tự chọn lấy hàng hoá và mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm hàng và tính tiền cho khách hàng. Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này ngƣời mua đƣợc trả tiền hàng thành nhiều lần cho doanh nghiệp thƣơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thƣờng còn thu thêm ngƣời mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất ngƣời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngƣời mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngƣời mua thì hàng hóa bán trả góp đƣợc cho là đã tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. Bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp thƣơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi mua hàng bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho khách hàng. 1.3.1.3. Phương thức bán đại lý Là phƣơng thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi. Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý. Số hàng gửi đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thƣơng mại. Số hàng này đƣợc coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận đƣợc thông báo chấp nhận thanh toán của bên nhận đại lý, ký gửi. 1.3.2. Các phương thức thanh toán 1.3.2.1. Thanh toán ngay Theo phƣơng thức này, việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền đƣợc thực hiện đồng thời và ngƣời bán sẽ nhận đƣợc ngay số tiền mặt tƣơng ứng với số hàng hoá mà mình đã bán. 8 Thang Long University Library Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức dùng tiền mặt trực tiếp để giao dịch mua bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt để trả trực tiếp tƣơng ứng với giá cả mà hai bên đã thoả thuận thanh toán, hình thức này đảm bảo thu tiền nhanh, tránh rủi ro trong thanh toán. - Thanh toán không dùng tiền mặt: Là phƣơng thức đƣợc thực hiện bằng cách trích chuyển tài khoản hoặc bù trừ công nợ thông qua việc chuyển khoản mà không sử dụng tiền mặt. Ngoài ra còn nhiều phƣơng thức khác nhƣ thanh toán bằng séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thẻ… 1.3.2.2. Thanh toán trả sau Theo phƣơng thức này ngƣời mua có quyền trả tiền sau khi đã nhận hàng bằng nhiều hình thức do hai bên thỏa thuận. Phƣơng thức này thƣờng chỉ áp dụng trong hai trƣờng hợp: khách hàng quen và khách hàng mua trả góp 1.4. Các phƣơng pháp xác định GVHB 1.4.1. Phương pháp thực tế đích danh Theo phƣơng pháp này, hàng xuất kho của lô hàng nào sẽ đƣợc tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô hàng đó. Phƣơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho. - Ƣu điểm: Công tác tính giá hàng hóa đƣợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá hàng hóa xuất kho, kế toán có thể theo dõi đƣợc thời hạn bảo quản của từng lô hàng hóa Nhƣợc điểm: Để thực hiện đƣợc phƣơng pháp này thì hệ thống kho tàng của doanh nghiệp phải cho phép bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho, quản lý khá phức tạp. Việc áp dụng phƣơng pháp xác định giá vốn hàng bán nào là tùy thuộc vào doanh nghiệp quyết định, nhƣng cần bảo đảm nhất quán trong kỳ kế toán năm và phải giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính. 1.4.2. Phương pháp giá bình quân Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán đƣợc tính theo đơn giá bình quân và số lƣợng hàng hóa xuất bán trong kỳ. 9 Trị giá vốn thực tế = của hàng xuất bán Số lƣợng hàng hóa xuất bán * Đơn giá bình quân Trong đó đơn giá bình quân có thể tính theo 2 cách: - Phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Trị giá thực tế của Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ hàng tồn đầu kì + Trị giá hàng nhập kho trong kì = Số lƣợng hàng tồn kho đầu kì + Số lƣợng hàng nhập kho trong kì Phƣơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa nhƣng số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều.  Ƣu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ đƣợc việc hạch toán chi tiết hàng hóa, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng loại hàng hóa  Nhƣợc điểm: Không phản ánh đƣợc sự biến động giá sau mỗi lần nhập, công việc tính giá hàng xuất kho dồn vào cuối tháng, độ chính xác không cao, phải tính giá theo từng loại hàng hóa. - Phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân sau mỗi = lần nhập Số lƣợng hàng tồn kho thực tế sau mỗi lần nhập Phƣơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và số lần nhập, xuất của mỗi loại không nhiều.  Ƣu điểm: Xác định đƣợc trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất bán kịp thời.  Nhƣợc điểm: Khối lƣợng công việc tính toán nhiều, phức tạp và phải tính giá theo từng loại hàng hóa. 1.4.3. Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Theo phƣơng pháp này, hàng hóa đƣợc tính giá thực tế xuất kho dựa trên cơ sở giả định là số hàng nào nhập kho trƣớc thì sẽ đƣợc xuất bán trƣớc một cách tuần tự. Vì vậy giá của hàng xuất bán là giá của hàng hóa nhập trƣớc và hàng tồn kho còn lại cuối kì là giá của hàng hóa nhập sau cùng. 10 Thang Long University Library Phƣơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có số lần nhập xuất không nhiều, giá cả thị trƣờng ổn định và có xu hƣớng giảm. - Ƣu điểm: Có thể tính giá hàng xuất kho kịp thời. Nhƣợc điểm: Phải tính giá theo từng loại hàng hóa và phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, Giá trị hàng xuât kho không đƣợc phản ánh chính xác, kịp thời với giá cả thị trƣờng. 1.4.4. Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Theo phƣơng pháp này, hàng hóa đƣợc tính giá thực tế xuất kho dựa trên cơ sở giả định là số hàng nào nhập kho sau thì sẽ đƣợc xuất bán trƣớc, vì vậy giá của hàng xuất bán là giá của hàng hóa nhập sau và hàng tồn kho còn lại cuối kì là giá của hàng hóa nhập kho đầu kì. - Ƣu điểm: Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán phản ánh kịp thời với giá cả thị trƣờng. Nhƣợc điểm: Phải tính giá và hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại nên tốn nhiều thời gian, công sức. 1.5. Nội dung kế toán bán hàng 1.5.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 1.1.1.1. Chứng từ Hạch toán chi tiết hàng hóa là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại hàng hóa về số lƣợng và giá trị. Trong hoạt động doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất hàng hóa đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định của Nhà nƣớc nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC – “Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ” thì những chứng từ kế toán đƣợc sử dụng trong quá trình hạch toán của doanh nghiệp là: - Phiếu xuất kho, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ,… - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thƣờng. - Thẻ quầy, giấy nộp tiền, bảng kê hàng hóa bán ra. - Phiếu thu, sổ phụ ngân hàng, chứng từ thanh toán. 11 - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. - Các chứng từ khác có liên quan. 1.5.1.1. Tài khoản sử dụng Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 quy định để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của DNTM thì kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK156 - "Hàng hóa": Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Cho biết giá thực tế của hàng hóa tại kho, chi tiết theo kho, từng loại, nhóm hàng hóa. TK 156 - Trị giá thực tế hàng hóa mua vào đã - Trị giá hàng hóa xuất kho để bán, gửi nhập kho. đại lý. - Trị giá hàng hóa bị khách hàng trả lại. - Chiết khấu thƣơng mại ,giảm giá hàng - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm mua đƣợc ngƣời bán chấp nhận. kê. - Trị giá hàng hóa trả lại cho ngƣời bán. - Kết chuyển giá thực tế hàng hóa tồn kho - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi cuối kỳ (KKĐK) kiểm kê. - Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (KKĐK). SDCK: Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho cuối kỳ. TK157 - Hàng gửi bán: Phản ánh số hàng hóa đã gửi bán, ký gửi, gửi đại lý hoặc chuyển đến cho khách hàng trong kỳ, chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ. Tài khoản này đƣợc chi tiết cho từng loại hàng. 12 Thang Long University Library TK157 - Trị giá hàng hóa gửi bán hoặc gửi đại - Trị giá hàng hóa gửi bán, gửi đại lý đƣợc coi là tiêu thụ lý - Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa gửi - Trị giá hàng gửi bán bị khách hàng trả bán chƣa xác định là tiêu thụ cuối kỳ lại (KKĐK) - Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa gửi bán chƣa xác định là tiêu thụ đầu kỳ (KKĐK) SDCK: Trị giá hàng gửi bán chƣa đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán - TK 632 - Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã đƣợc xuất bán trong kỳ. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo từng loại hoạt động, từng loại hàng bán và không có số dƣ cuối kỳ. TK632 - Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán - Trị giá vốn của hàng hóa đã bán bị trả trong kỳ lại và các khoản ghi giảm giá vốn hàng - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu bán khác thụ trong kỳ. - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn tồn kho cuối năm tài chính kho - Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa đã - Trị giá vốn thực tế của hàng hóa, xuất tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 bán trong kỳ (phƣơng pháp KKĐK) TK 611 - Mua hàng:. Tài khoản này sử dụng để theo dõi và phản ánh trị giá hàng hóa mua vào và bán ra trong kỳ bằng cách chỉ theo dõi hàng hóa nhập kho theo nghiệp vụ (ghi theo trị giá mua vào) và hàng hóa xuất ra đƣợc xác định dựa trên cơ sở kiểm kê, đánh giá cuối kỳ ( tồn kho). Tài khoản 611 không có số dƣ cuối kỳ. 13 TK 611 - Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho đầu - Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho cuối kỳ. kỳ. - Giá thực tế hàng mua vào trong kỳ. - Giá thực tế hàng xuất bán trong kỳ. - Giá thực tế hàng hóa mua vào trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. - TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản ghi giảm doanh thu. Tổng doanh thu bán hàng có thể là tổng giá thanh toán (tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp), có thể là giá chƣa bao gồm thuế GTGT (tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ). Doanh thu thực tế là doanh thu của hàng hóa đã đƣợc xác định là tiêu thụ, khách hàng đã trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. TK 511 - Số thuế phải nộp (thuế XK, thuế GTGT - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch theo phƣơng pháp trực tiếp) tính trên vụ, doanh thu bất động sản đầu tƣ của doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch - Các khoản giảm trừ doanh thu: chiết toán khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dƣ và đƣợc chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2:  TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu của khối lƣợng hàng hóa đã bán ra trong kỳ đã đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Tài khoản này sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp kinh doanh vật tƣ, hàng hóa. 14 Thang Long University Library  TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của sản phẩm đƣợc xác định là đã tiêu thụ trong kỳ kế toán. Tài khoản này dùng chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất vật chất.  TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ : Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lƣợng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ kế toán. Tài khoản này dùng chủ yếu trong các doanh nghiệp dịch vụ : Giao thông vận tải, du lịch, dịch vụ công cộng,…  TK 5118: Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu nhƣ phí quản lý do cấp dƣới nộp và các khoản doanh thu khác ngoài doanh thu bán hàng hoá, doanh thu bán thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu trợ cấp, trợ giá và doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ. - TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho ngƣời mua và đƣợc kết chuyển vào tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào cuối kỳ làm giảm số dƣ của tài khoản này. Tài khoản này bao gồm các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (CKTM, - Kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) doanh thu sang tài khoản 511 – Doanh thu phát sinh trong kỳ. bán hàng và cung cấp dịch vụ vào cuối kỳ để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo. Tài khoản 521 không có số dƣ cuối kỳ và đƣợc chi tiết thành:  Tài khoản 5211- Chiết khấu thƣơng mại: Tài khoản này phản ánh khoản chiết khấu thƣơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngƣời mua khi họ mua hàng với số lƣợng lớn theo thỏa thuận bên bán dành cho bên mua và đƣợc quy định trong hợp đồng kinh tế. Chiết khấu thƣơng mại bao gồm hồi khấu và bớt giá. Hồi khấu là số tiền mà khách hàng đƣợc hƣởng khi mua hàng nhiều lần, dồn tích thành khối lƣợng lớn còn bớt giá là khách hàng mua hàng một lần với số lƣợng đủ lớn để hƣởng chiết khấu. 15  Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại: Tài khoản này dùng để phản ánh số hàng hóa bị trả lại (tính theo đúng đơn giá bán trên hóa đơn) do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém chất lƣợng, không đúng chủng loại,… Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi sẽ đƣợc phản ánh vào tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng.  Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh khi hàng hóa trong kỳ đƣợc xác định là đã tiêu thụ. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho ngƣời mua do sản phẩm, hàng hóa chất lƣợng kém, không đúng quy cách, phẩm chất đƣợc quy định trong hợp đồng kinh tế. 1.5.2. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (KKTX) thì tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán đƣợc theo dõi, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống. Các tài khoản hàng tồn kho dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng, giảm của hàng hóa nên giá trị hàng hóa trên sổ kế toán có thể xác định đƣợc ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Phƣơng pháp KKTX thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị kinh doanh thƣơng mại các mặt hàng có giá trị lớn, tần suất nhập, xuất kho không nhiều. - Trình tự hạch toán kế toán bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. 16 Thang Long University Library Sơ đồ. 1.1.Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho TK 156 TK 632 Xuất kho TK 911 K/c Bán trực tiếp TK 511 K/c DT thuần TK 111, 112, 131 DT bán hàng chƣa thuế GVHB TK 157 TK 521 Các khoản giảm trừ DT TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Gửi bán Hàng gửi TK 3331 hàng bán đƣợc hóa Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản giảm trừ doanh thu chấp nhận GVHB bị trả lại Sơ đồ. 1.2.Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 111, 112,331 TK 157 Vận chuyển thẳng TK 632 K/c GVHB TK 133 Thuế GTGT đầu vào K/c TK 911 K/c DT thuần TK 511 TK 111, 112, 131 TK 521 DT bán hàng DT hàng bán bị chƣa thuế trả lại, CKTM, giảm giá GVHB TK 3331 Thuế GTGT đầu ra TK 3331 Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản giảm trừ doanh thu Trị giá vốn của hàng bán giao tay ba 17 Sơ đồ. 1.3.Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán TK 511 TK 111,112,131 DT hoa hồng môi giới TK 6421 Chi phí môi giới phát sinh TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào Sơ đồ. 1.4.Phương thức bán hàng giao đại lý (Tại đơn vị giao) Hàng bị từ chối mua nhập lại kho TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 111, 112 Xuất kho K/c hàng hóa gửi bán K/c GVHB K/c GVHB DT thuần Thu số tiền còn lại DT bán hàng chƣa thuế từ đại lý TK111,112,131 Chuyển TK 6421 Phí hoa hồng TK 3331 phải trả thẳng gửi bán Thuế GTGT đại lý đầu ra TK 133 TK 133 Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản chi phí quản lý kinh doanh 18 Thang Long University Library Sơ đồ. 1.5.Kế toán bán hàng theo phương thức giao đại lý (tại đơn vị nhận đại lý) TK 511 TK 331 Hoa hồng đƣợc hƣởng TK 111, 112, 131 Số tiền bán hàng hóa đại lý thu từ khách hàng TK 3331 Thuế GTGT Số tiền trả cho bên giao đại lý sau khi trừ tiền hoa hồng Sơ đồ. 1.6.Kế toán phương thức bán hàng trả góp TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 K/c DT thuần GVHB TK 111,112 DT tính theo Số tiền giá bán trả ngay thu về từ bán trả góp K/c GVHB lần đầu TK 3331 TK 515 K/c DT Thuế GTGT đầu TK 131 ra phải nộp TK 3387 Số tiền còn hoạt động Phân bổ tiền tài chính lãi trả góp định kỳ trả góp Tiền lãi phải thu khách hàng Trình tự kế toán bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT Doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT thì quá trình hạch toán nghiệp vụ bán 19 hàng cơ bản giống nhƣ doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Sự khác biệt đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu bao gồm cả thuế (tổng giá thanh toán). Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Thuế GTGT phải nộp cho hàng đã tiêu thụ đƣợc hạch toán nhƣ khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 1.5.3. Thuế GTGT phải nộp Kế toán hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) không phản ánh thƣờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất hàng hóa ở các tài khoản hàng tồn kho, các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, nhập, xuất kho đƣợc phản ánh trên TK 611 - "Mua hàng". Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế giá trị hàng tồn kho và từ đó tính ra giá trị hàng xuất ra trong kỳ theo công thức: Trị giá hàng hóa Trị giá hàng = xuất trong kỳ hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ - Trị giá hàng hóa tồn cuối kỳ Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đƣợc nhập, xuất thƣờng xuyên hoặc có hệ thống thiết bị hiện đại theo dõi, kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho. 20 Thang Long University Library