Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện đa khoa đồng nai

LỜI CẢM ƠN Tác giả xin gửi lời cám ơn đến toàn thể Ban giám hiệu cùng tất cả thầy cô giáo trường Đại học Lạc Hồng đã tạo điều kiện cho tác giả có môi trường và thời gian học tập tốt nhất tại trường trong thời gian qua, và sự biết ơn sâu sắc đến TS.Trần Anh Hoa người đã tận tình hướng dẫn tác giả trong suốt thời gian thực hiện luận văn của mình. Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, quý báu trong quá trình thu thập thông tin, số liệu tới Ban giám đốc Bệnh viện đa khoa Đồng, kế toán trưởng bệnh viện. Và cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Anh/ Chị nhân viên trong bệnh viện đã phối hợp trong công việc điều tra, khảo sát của tác giả tại bệnh viện đa khoa Đồng Nai. Cuối cùng, Tác giả muốn bày tỏ sự biết ơn tới những người thân trong gia đình, anh em, bạn bè – những người đã tạo điều kiện, động viên, giúp đỡ tác giả trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu luận văn của mình. LỜI CAM ĐOAN Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai” là do bản thân tôi tiến hành nghiên cứu và thực hiện cùng với sự hướng dẫn nghiên cứu khoa học của TS.Trần Anh Hoa. Các số liệu được trình bày trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế từ phía bệnh viện. Luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Tác giả luận văn Trần Thị Cẩm Uyên MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 1.Tính cấp thiết và lí do chọn đề tài. .......................................................................... 1 2.Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan. ............................................... 2 3.Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................ 4 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. .......................................................................... 5 5.Phương pháp nghiên cứu. ........................................................................................ 5 6.Những kết quả dự kiến đạt được của luận văn........................................................ 6 7.Kết cấu của luận văn. ............................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.................. 7 1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. .............................................................................................................................. 7 1.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................... 7 1.1.2. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị .......................................................................................................... 10 1.1.3. Mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................... 10 1.2. Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB theo INTOSAI .................................................................... 11 1.2.1. Môi trường kiểm soát ................................................................................... 11 1.2.2. Đánh giá rủi ro .............................................................................................. 13 1.2.3. Hoạt động kiểm soát ..................................................................................... 14 1.2.4. Thông tin và truyền thông ............................................................................ 16 1.2.5. Giám sát ........................................................................................................ 16 1.3. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................................. 17 1.4. Đặc điểm hoạt động của lĩnh vực y tế công ảnh hưởng đến hệ thống KSNB ...... 18 1.4.1. Đơn vị sự nghiệp có thu ............................................................................... 18 1.4.2. Vai trò của đơn vị sự nghiệp có thu trong hệ thống NSNN ........................ 19 1.4.3. Đặc điểm hoạt động của lĩnh vực y tế công ảnh hưởng đến HTKSNB...... 19 TÓM TẮT CHƢƠNG 1 ............................................................................................. 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA ĐỒNG NAI. .................................................................................. 25 2.1. Giới thiệu về bệnh viện đa khoa Đồng Nai. .......................................................... 25 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................... 25 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của bệnh viện. ............................................................ 27 2.1.2.1. Chức năng ............................................................................................ 27 2.2.2.2. Nhiệm vụ .............................................................................................. 28 2.1.3. Hệ thống và cơ cấu tổ chức của bệnh viện ................................................ 29 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức ....................................................................................... 29 2.1.3.2. Đặc điểm hoạt động của Bệnh viện đa khoa Đồng Nai ..................... 32 2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện đa khoa Đồng Nai .............. 42 2.2.1. Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai ....... 42 2.2.1.1. Mục tiêu khảo sát ................................................................................. 42 2.2.1.2. Nội dung khảo sát ................................................................................ 42 2.2.1.3. Đối tượng và phạm vi khảo sát ........................................................... 43 2.2.1.4. Phương pháp xử lý dữ liệu .................................................................. 43 2.2.2. Phân tích thực trạng HTKSNB tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai .............. 43 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................... 43 2.2.2.2. Đánh giá rủi ro ..................................................................................... 53 2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................ 54 2.2.2.4. Thông tin và tuyên truyền ................................................................... 76 2.2.2.5. Giám sát. .............................................................................................. 76 2.3. Đánh giá HTKSNB trong quản lý của Bệnh viện đa khoa Đồng Nai .................. 70 2.3.1. Ưu điểm: ....................................................................................................... 70 2.3.1.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................... 70 2.3.1.2. Đánh giá rủi ro ..................................................................................... 71 2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................ 71 2.3.1.4. Thông tin và truyền thông ................................................................... 72 2.3.1.5. Giám sát: .............................................................................................. 72 2.3.2. Hạn chế ......................................................................................................... 72 2.3.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................... 72 2.3.2.2. Đánh giá rủi ro ..................................................................................... 72 2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................ 73 2.3.2.4. Thông tin và truyền thông ................................................................... 76 2.3.2.5. Giám sát ............................................................................................... 76 2.4. Các nguyên nhân .................................................................................................... 76 2.4.1. Nguyên nhân chủ quan ................................................................................. 76 2.4.2. Nguyên nhân khách quan ............................................................................. 76 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................... 77 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA ĐỒNG NAI. ............................................................. 78 3.1. Quan điểm hoàn thiện ............................................................................................ 78 3.1.1. Quan điểm kế thừa ....................................................................................... 78 3.1.2. Quan điểm phù hợp đặc điểm hoạt động ..................................................... 78 3.2. Các giải pháp hoàn thiện cụ thể ............................................................................. 79 3.3. Điều kiện hỗ trợ việc thực hiện các giải pháp trên ................................................ 91 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ........................................................................................... 93 KẾT LUẬN CHUNG .................................................................................................. 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC KÝ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT Ý nghĩa Từ viết tắc BCTC BHYT Báo cáo tài chính Bảo hiểm y tế BTC CBVC- LĐ CC CCB CP GMHS HCSN HTKSNB HĐSXDV KBNN KHKT KHTH KSNB KTT KCB KTX NĐ NSNN PT PHCN QĐ TCKT Bộ tài chính Cán bộ viên chức-lao động Cấp cứu Cựu chiến binh Chính phủ Gây mê hồi sức Hành chính sự nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động sàn xuất kinh doanh Kho bạc Nhà nước Khoa học kỹ thuật Kế hoạch tổng hợp Kiểm soát nội bộ Kế toán trưởng Khám chữa bệnh Không thường xuyên Nghị định Ngân sách nhà nước Phẩu thuật Phục hồi chức năng Quyết định Tài chính kế toán TNCSHCM Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh TSCĐ TT TX UBND VLTL Tài sản cố định Thông tư Thường xuyên Ủy ban nhân dân Vật lý trị liệu XHH Xã hội hóa DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Tình hình lao động của bệnh viện đa khoa Đồng Nai. ................................ 32 Bảng 2.2. Bảng tổng hợp số lượt khám điều trị............................................................ 33 Bảng 2.3. Bảng tổng hợp tình hình đầu tư XHH .......................................................... 35 Bảng 2.4. Bảng tổng hợp thu từ XHH năm 2012-2014 ............................................... 36 Bảng 2.5. Bảng thu từ nguồn NSNN cấp và nguồn thu sự nghiệp .............................. 36 Bảng 2.6. Tổng hợp nguồn thu của Bệnh viện giai đoạn 2012-2014 .......................... 38 Bảng 2.7. Bảng chi ngân sách bệnh viện đa khoa Đồng Nai năm 2012-2014 ............ 40 Bảng 2.8. Tổng hợp chi lương tăng thêm bệnh viện năm 2012-2014 ......................... 41 Bảng 2.9. Bảng kết quả khảo sát tính trung thực và giá trị đạo đức ............................ 42 Bảng 2.10.Bảng kết quả khảo sát chính sách nhân sự ................................................ 44 Bảng 2.11.Bảng kết quả khảo sát cơ cấu tổ chức ......................................................... 46 Bảng 2.12.Bảng kết quả khảo sát triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo ................. 48 Bảng 2.13.Bảng kết quả khảo sát năng lực nhân viên.................................................. 49 Bảng 2.14.Bảng kết quả khảo sát đánh giá rủi ro ........................................................ 51 Bảng 2.15.Bảng kết quả khảo sát hoạt động kiểm soát................................................ 52 Bảng 2.16.Bảng kết quả khảo sát thông tin và truyền thông ....................................... 66 Bảng 2.17.Bảng kết quả khảo sát giám sát ................................................................... 67 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện đa khoa Đồng Nai ............................................... 30 Sơ đồ 2.2. Chu trình lập dự toán kinh phí ngân sách ................................................... 57 Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hoạt động thu phí, Thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân: ............... 58 Sơ đồ 2.4. Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện. ............................ 59 Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh. ........................................ 59 Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tư ........................................................................... 62 Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định ................................................ 64 Sơ đồ 2.8. Chu trình thanh toán lương và thu nhập tăng thêm cho CBCNV .............. 66 Sơ đồ 3.1. Tổ chức bộ máy của Bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Nai............................. 81 1 PHẦN MỞ ĐẦU  1. Tính cấp thiết và lí do chọn đề tài. Sức khỏe là vốn quý nhất của mỗi con người và của toàn xã hội, là nhân tố quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, vì vậy Đảng ta luôn khẳng định con người là nhân tố hàng đầu, là nguồn tài nguyên quý báu nhất quyết định sự phát triển của đất nước. Sức khoẻ là cái gốc để con người phát triển vì vậy đầu tư cho sức khoẻ và bảo vệ, chăm sóc sức khỏe là đầu tư cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Để bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đầu tư phát triển hệ thống mạng lưới y tế, trong đó có các bệnh viện đa khoa. Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học - kỹ thuật tiên tiến, sự gia tăng chuyên môn hóa ngành y tế với việc triển khai các kỹ thuật y tế tinh vi như chụp vi tính cắt lớp, cộng hưởng từ, chụp mạch, các trị liệu về gen, phẫu thuật ghép phủ tạng… đã chuyển bệnh viện thành một tổ chức hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi phải có cơ chế và phương pháp tổ chức quản lý phù hợp, hiệu quả. Hiện nay môi trường và cơ chế hoạt động của bệnh viện đã thay đổi, cơ chế thị trường đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động của bệnh viện vì vậy hầu hết các quốc gia đều phải chú trọng vào kỹ thuật quản lý bệnh viện, đảm bảo quản lý có chất lượng mọi mặt hoạt động của bệnh viện là hết sức quan trọng. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý trong các bệnh viện, Bộ máy KSNB đã được hình thành và đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các bệnh viện bởi lẽ KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát kinh phí đối với bệnh viện do bên thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra. KSNB giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viện như con người, tài sản, nguồn vốn, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao.Với vai trò là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo, 2 KSNB không chỉ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hoạt động của bệnh viện trong việc tuân thủ các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong tổ chức mà còn đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống góp phần đảm bảo cho bệnh viện hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật. Nhà nước ta đã và đang chuyển đổi phương thức quản lý tài chính, biên chế của các cơ quan quản lý hành chính, các đơn vị sự nghiệp công lập. Trước đây, nhà nước ban hành tất cả các chế độ, chính sách yêu cầu các đơn vị phải tuân thủ. Hiện nay, các đơn vị được giao khoán kinh phí, biên chế chủ động trong việc điều hành thực hiện nhiệm vụ. Việc thực hiện tự chủ thông qua Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 và Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006. Nhiệm vụ của nhà quản lý trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập ngày càng nhiều, không chỉ làm nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp vụ mà còn làm tốt công tác quản lý tài chính, biên chế. Trong khi đó, cán bộ quản lý tại các đơn vị này thường chỉ được đào tạo về chuyên môn. Trong thời gian qua mặc dù đã có nhiều cố gắng trong công tác quản lý nhưng vẫn còn phát sinh một số tồn tại cần khắc phục trong quản lý tài chính, mua sắm tài sản, quản lý nhân sự... Trong quá trình học tập và làm việc, tác giả nhận thấy rằng nếu các đơn vị xây dựng được HTKSNB tốt thì có thể khắc phục được những sai sót giúp ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả hoạt động giúp cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao. Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Vì thế, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai” để làm luận văn tốt nghiệp. 2. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan. Tác giả Phạm Hồng Thái (2011), “Hoàn thiện hệ thống KSNB của Ngành Y tế Tỉnh Long An”, tác giả đã tổng hợp lý luận, khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng Ngành Y Tế tỉnh Long An. Từ đó đề xuất được một số kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Ngành Y Tế tỉnh Long An, bài nghiên cứu tập trung đánh giá vào các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB tại Ngành Y Tế tỉnh Long An, đưa 3 ra những việc đã làm được và những việc chưa làm được. Cuối cùng tác đưa ra giải pháp hoàn thiện có nêu lên các kiến nghị với Sở Y tế và các cơ quan nhà nước. Tác giả Huỳnh Thị Kim Ánh (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các siêu thị BIG C Việt Nam”, Tác giả đã hệ thống được cơ sở lý luận, khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng của siêu Thị BiG C Việt Nam. Cuối cùng tác giả hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại siêu thị. Tác giả Nguyễn Xuân Thủy (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Ninh”, tác giả đã tổng hợp lý luận, khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng quản lý tài chính tại bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Ninh đưa ra những việc làm được và những việc chưa làm được. Cuối cùng đưa ra những kiến nghị đối với nhà nước, Sở Y tế, bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Ninh . Bùi Thanh Huyền (2011), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Quận 10 Thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn Thạc sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã nêu lên thực trạng hệ thống KSNB tại Kho bạc Nhà nước Quận 10 và đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại KBNN Quận 10. Luận văn cũng nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI. Nguyễn Thị Thu Hậu (2014), "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu", luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM. Luận văn đã nêu được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công, đã cập nhật INTOSAI, đưa ra được bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước ở đơn vị công; tác giả sử dụng phương pháp khảo sát, quan sát kết hợp phỏng vấn để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu với những mặt chưa làm được, tìm ra nguyên nhân tồn tại; từ đó đưa ra được giải pháp đề nghị giải quyết, xây dựng biểu mẫu, tiêu chí cụ thể để ứng dụng ngay cho nhà trường. Phạm Bính Ngọ (2011), “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng”. Đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung nghiên cứu về Hệ thống KSNB theo INTOSAI và mang tính chất đặc thù của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, việc áp dụng có vận dụng đặc thù của đơn vị và ứng dụng kinh nghiệm kiểm soát nội bộ trong các tổ chức công, đề xuất các giải pháp kiểm soát tại đơn vị đặc thù. 4 Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và ở các đơn vị giáo dục đại học; tìm hiểu thực trạng và đánh giá ưu – nhược điểm, những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn; từ đó đề xuất một số giải pháp như: xây dựng bảng đánh giá giảng viên, đánh giá rủi ro...nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của trường. Tuy nhiên, những giải pháp chỉ mang tính chất tổng quát, chưa xây dựng được những quy trình, bảng biểu cụ thể cho các bộ phận cũng như cho từng công tác quản lý. Nhận xét: Qua các nghiên cứu trên do tác giả tổng hợp thì các đề tài đã vận dụng được cơ sở lý luận theo hướng dẫn của INTOSAI(1992) về hệ thống kiểm soát nội bộ, khảo sát được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Tuy nhiên đa phần các đề tài giải pháp vẫn còn chung chung và ít đề cập cụ thể về kiểm soát cho từng quy trình nghiệp vụ tại đơn vị. Ít có nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các bệnh viện và đặc biệt là chưa có nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện đa khoa Đồng Nai. Trên cơ sở đó tác giả kế thừa hệ thống cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI (1992), khảo sát các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện. 3. Mục tiêu nghiên cứu: * Mục tiêu chung: Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai giai đoạn 2012 - 2014 từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Bệnh viện đa khoa Đồng Nai. * Mục tiêu cụ thể: Nhận thấy sự cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong các bệnh viện công lập nói riêng, việc nghiên cứu đề tài nhằm hướng đến những mục tiêu cụ thể sau: - Nghiên cứu, hệ thống hóa và góp phần làm sáng tỏ các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong bệnh viện công lập dưới góc độ quản lý nhằm định hướng cho các nội dung hoàn thiện hệ thống KSNB, phù hợp với quy trình quản lý của đơn vị. 5 - Với phương pháp khảo sát thực tế, tác giả tiến hành tổng hợp phân tích, đánh giá thực tế thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện đa khoa Đồng Nai làm cơ sở đề ra các giải pháp hoàn thiện. - Trên cơ sơ lý luận và thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 4.1. Đối tƣợng nghiện cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai 4.2. Phạm vi nghiên cứu Không gian : Tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai Thời gian : Từ năm 2012- 2014. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để giải quyết nội dung của đề tài, cụ thể là: - Chương 1: Được thực hiện bằng phương pháp tổng hợp lý thuyết, hệ thống các lý luận từ các tài liệu khoa học trong và ngoài nước về kiểm soát nội bộ. Phân tích các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, thực trạng về kiểm soát nôi bộ một số đơn vị trong lĩnh vực công. - Chương 2: Thực hiện phương pháp tổng hợp số liệu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện. tác giả dùng phương pháp điều tra, khảo sát, phương pháp chọn mẫu, phương pháp thống kê mô tả và kỹ thuật phân tích định lượng để tổng hợp và phân tích các kết quả khảo sát. - Chương 3: Chủ yếu sử dụng phương pháp suy diễn và quy nạp dựa trên cơ sở lý luận ở chương 1, phân tích thực trạng ở chương 2, để đề ra các nhận xét giải pháp nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị nghiên cứu. Dữ liệu được sử dụng trong luận văn bao gồm cả dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp: + Dữ liệu thứ cấp: tài liệu lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, tài liệu nội bộ (các văn bản, quy định, điều lệ tổ chức và hoạt động của bệnh viện, báo cáo thường niên, …) dữ liệu được công bố năm 2012 – 2014 của bệnh viện. + Dữ liệu sơ cấp: được thu thập thông qua kết quả tác giả tự khảo sát đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện trên phiếu điều tra khảo sát. 6 6. Những đóng góp mới của luận văn Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn Hệ thống KSNB tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai. Đề tài dự kiến đạt được kết quả sau : - Thứ nhất, kế thừa những vấn đề lý luận về Hệ thống KSNB và đúc rút ra được các bài học kinh nghiệm về tổ chức HTKSNB đối với lĩnh vực y tế công. - Thứ hai, phân tích thực trạng Hệ thống KSNB tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai - Thứ ba, đề ra giải pháp hoàn thiện Hệ thống KSNB tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai. 7. Kết cấu của luận văn. Ngoài phần lời cảm ơn, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai Chương 3: Giải pháp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai. 7 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ: * Có nhiều định nghĩa khác nhau về KSNB, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa theo báo cáo COSO(1992): “KSNB là một quy trình bị chi phối bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức, được thiết lập để cung cấp sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, - Sự tin cậy của báo cáo tài chính, - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Định nghĩa trên đã phản ánh bốn yếu tố quan trọng cần lưu ý là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu: - KSNB không chỉ là một sự kiện hay tình huống, mà là một chuỗi các hoạt động tồn tại ở mọi bộ phận, kết chặt vào hoạt động của tổ chức. - KSNB chịu sự kiểm soát của ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức; là một công cụ do chính con người trong tổ chức thiết lập và vận hành nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. - KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho Ban giám đốc và các nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra của đơn vị , bởi những hạn chế tiềm tàn trong quá trình xây dựng và vận hành HTKSNB (sai lầm khi ra quyết định, thông đồng của nhân viên, sự lạm quyền của nhà quản lý…). - Mỗi đơn vị đều đưa ra mục tiêu mà họ cần phải đạt được: gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Các mục tiêu này chia thành 3 nhóm sau: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực trong đơn vị. + Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: yêu cầu báo cáo tài chính phát hành ra công chúng được lập một cách tin cậy và trung thực. + Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định. 8 - Theo nghiên cứu hệ thống KSNB ở khu vực công thì INTOSAI (1992) có hướng dẫn định nghĩa như sau: “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”. Mục tiêu của INTOSAI (1992) là: + Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. + Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật. + Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ. + Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn kịp thời. Theo đó, có năm khái niệm quan trọng cần làm rõ, đó là: + Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà nó một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chính quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình. + Kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối của con ngƣời. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Tuy vậy, muốn hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. + Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro. Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. Kiểm soát nội bộ có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu. + Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của 9 các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…, kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. + Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ở khu vực công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng. Bao gồm các mục tiêu: • Mục tiêu hoạt động: mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, các hoạt động của đơn vị được thực hiện một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; thực hiện đúng trách nhiệm. • Mục tiêu về báo cáo: liên quan đến việc cung cấp và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị. • Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ pháp luật hiện hành, các nguyên tắc, các điều ước quốc tế và các quy định có liên quan. • Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. Có rất nhiều khái niệm về KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI (1992) như trên, và theo hướng dẫn INTOSAI (2004) thì KSNB là quá trình được thiết kế để phát hiện các rủi ro hướng đến quản trị rủi ro, tương tự như hướng dẫn INTOSAI (2004) thì hướng dẫn theo INTOSAI (2013) được bổ sung một số nguyên tắc không phù hợp áp dụng để khảo sát đối với bệnh viện công. Vì vậy trong đề tài này tác giả sử dụng khái niệm về hệ thống KSNB cũng như các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI (1992) làm cơ sở lý thuyết nền cho nghiên cứu của mình. So với định nghĩa của báo cáo COSO (1992) và hướng dẫn năm 1992, thì INTOSAI (1992) bổ sung khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện gian lận, tham nhũng trong khu vực công. Ngân sách Nhà nước được phân bố rộng rãi, chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất 10 thoát hay lãng phí.Vì vậy việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công. 1.1.2. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Trong một tổ chức nói chung và bộ máy hoạt động của một đơn vị nói riêng sự thống nhất và xung đột quyền lợi luôn luôn xảy ra và là vấn đề không thể tránh khỏi. Nếu tổ chức có một hệ thống KSNB tốt thì nhân viên không vì lợi ích cá nhân của mình là làm ảnh hưởng đến lợi ích chung của đơn vị; người quản lý sẽ có thể phát hiện, ngăn ngừa sớm nhằm quản lý hiệu quả hơn những rủi ro có thể xảy ra. Không những thế người quản lý còn có thể phân quyền, giao việc cho cấp dưới một cách khoa học và chuyên nghiệp hơn chứ không phải theo cảm quan cá nhân. Một hệ thống KSNB được đánh giá là hiệu quả hay không dựa trên năm yếu tố cấu thành nên một hệ thống KSNB; Điều này có nghĩa là phải đánh giá liệu mỗi bộ phận của hệ thống KSNB đang hiện hữu có hoạt động đồng bộ hay không. Các mục tiêu như hoạt động, BCTC và tính tuân thủ do ban quản lý, ban giám đốc phải đảm bảo được tính hợp lý liên quan đến việc áp dụng trong tổ chức đơn vị đó là : - Hoạt động của tổ chức được quản lý hợp lý và hiệu quả; - Lập các báo cáo có độ tin cậy cao; - Tuân thủ đúng luật pháp và các quy định hiện hành. 1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Như đã nói ở trên, hệ thống KSNB có rất nhiều mục tiêu, có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của đơn vị. Mục tiêu thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công được xem là nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức. - Đối với mục tiêu về hoạt động : KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật các thông tin, nâng cao uy tín và thực hiện tốt công việc; tránh lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hay vượt quá quyền hạn cho phép. - Đối với mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo được tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của thông tin trên BCTC. Bên cạnh đó, phải phù hợp với Luật, các thông tư, quy định và chuẩn mực của chế độ kế toán hiện hành. 11 - Đối với sự tuân thủ các quy định pháp luật: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành pháp luật và các quy định của Nhà nước. Thành viên trong bộ máy đơn vị phải tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI (1992): Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của KSNB, gồm : - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát: Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: - Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Sự trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức. - Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỹ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB lãnh đạo và nhân viên duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ 12 năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu kiểm soát nội bộ, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. - Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB. Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn. - Cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho nó có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận. Cơ cấu tổ chức bao gồm: • Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. • Hệ thống báo cáo phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ 13 nhiệm, khen thưởng, hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm. 1.2.2. Đánh giá rủi ro: KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. - Nhận dạng rủi ro: Bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị, liên quan đến khu vực công các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu được giao phó. - Đánh giá rủi ro: Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro. - Phát triển các biện pháp đối phó: Có 4 biện pháp đối phó với rủi ro: • Phân tích rủi ro. • Chấp nhận rủi ro. • Tránh né rủi ro. • Xử lý hạn chế rủi ro.