Tài liệu Bài giảng quản trị văn phòng.

Khái niệm văn bản quản lý www.thmemgallery.com - Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. - Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý, lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, VB được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Company Logo Khách thể hay mục tiêu, mục đích Một HĐ bao giờ cũng bao gồm chủ thể và khách thể: - Chủ thể của HĐ là các bên tham gia thực hiện cam kết, chủ thể có thể là pháp nhân, là cá nhân có đăng ký KD hoặc cá nhân. - Khách thể là nội dung mà các bên cam kết thực hiện, còn được gọi là mục tiêu hay mục đích của HĐ. Khách thể của HĐ phải có tính hợp pháp, có thể thực hiện được và có hạn định rõ ràng Tính kỹ lưỡng Tất cả các hợp đồng đều yêu cầu phải xem xét một cách kỹ lưỡng tất cả các điều khoản. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi bên đều phải đạt được một điều gì đó, thể hiện mối quan hệ giữa cho và nhận, giữa mất và được Phân loại văn bản quản lý www.thmemgallery.com Phân loại theo loại hình quản lý - VB quy phạm pháp luật: là VB do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bản đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN - VB tác nghiệp hành chính (quản lý hành chính): không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể - VB phải chuyển đổi: là loại VB mà để ban hành nó bắt buộc phải ban hành một VB khác như quy chế, nội quy,… Company Logo Phân loại văn bản quản lý Phân loại theo đặc trưng nội dung - VB của các tổ chức chính trị - xã hội: là các VB của các tổ chức đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội,… - VB kinh tế: là những VB mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận chứng kinh tế, dự án đầu tư,… - VB kỹ thuật: là những VB có tính kỹ thuật thuần túy như: luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,… - VB ngoại giao: là những VB dùng trong lĩnh vực ngoại giao như công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư,… - Ngoài ra: VB pháp luật, VB an ninh, quốc phòng,… Phân loại văn bản quản lý
Phân loại theo kỹ thuật chế tác - VB giấy: là VB được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường - VB điện tử: VB được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử Phổ biến, lưu hành,… VB mật www.thmemgallery.com - Phổ biến: đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành - VB ‘tối mật’ và ‘tuyệt mật’ chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người có uỷ quyền bóc và quản lý - Chỉ có người được giao quản lý VB mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký VB này - Sổ ghi VB mật đến và đi tương tự sổ ghi VB thường - Đóng dấu chỉ mức độ mật vào VB, không đóng ngoài bì: A (tuyệt mật), B (tối mật), C (mật) - VB mật phải chuyển đến tận tay người nhận Company Logo Phổ biến, lưu hành,… VB mật
Không đưa về nhà riêng, đi công tác xa không được mang theo VB mật không có liên quan công tác được giao
Không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số
Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu mật Hồ sơ công việc www.thmemgallery.com Mở hồ sơ - Phân loại VB, giấy tờ đưa vào hồ sơ - Sắp xếp VB giấy tờ trong hồ sơ + Thứ tự thời gian hình thành VB + Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn + Theo tác giả kết hợp với thời gian + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chữ cái + Theo thứ tự của VB + Theo mức độ quan trọng của VB - Kết thúc hồ sơ: + Hoàn chỉnh các VB giấy tờ + Kiểm tra, hoàn chỉnh việc sắp xếp các VB giấy tờ trong hồ sơ Company Logo Hồ sơ công việc - Biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ + Viết mục lục VB trong hồ sơ Tập số: MỤC LỤC VĂN BẢN Số tờ số. Tập số Số thứ tự Số và ký hiệu VB Ngày tháng Trích yếu ND VB Tác giả Số tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Ngày  tháng  năm  Người lập Hồ sơ công việc + Viết tờ kết thúc TỜ KẾT THÚC HỒ SƠ Hồ sơ số: ………………… Tập số: ………………. Hồ sơ này gồm: …………………. Tờ Mục lục văn bản có: ………………………..tờ Đặc điểm: …………………………………………………. Ngày … tháng … năm … Người lập Hồ sơ công việc + Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ: . Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức . Ký hiệu hồ sơ . Tiêu đề hồ sơ . Ngày tháng bắt đầu, kết thúc . Số lượng tờ . Thời hạn bảo quản . Đóng quyển Hồ sơ nguyên tắc www.thmemgallery.com Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các VB quản lý về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Có thể là tập hợp VB của nhiều năm, không cần biên mục đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hò sơ này Company Logo Hồ sơ nhân sự www.thmemgallery.com - Bản lý lịch tự thuật - Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ - Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ hàng năm - Các đơn thư của bản thân cán bộ đề nghị với cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng - Các đơn thư kiến nghị khiếu nại tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ công chức đó - Các loại giấy tờ khác liên quan Company Logo Hồ sơ trình duyệt www.thmemgallery.com Là tập các VB dự thảo và các VB có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn - Phần I: Những VB nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo VB cần duyệt - Phần II: Dự thảo VB cần duyệt và các VB có liên quan (bản thuyết minh, các phụ lục) Company Logo Năng lực của các bên tham gia HĐ Năng lực pháp lý - Đại diện pháp nhân: Thủ trưởng hoặc người được ủy quyền - Cá nhân: Phải đủ năng lực hành vi dân sự: người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ những người sau: + Người bị hạn chế năng lực dân sự + Người mất năng lực dân sự + Trẻ vị thành niên Năng lực kinh tế Một HĐ muốn đảm bảo tính logic thì các bên tham gia HĐ phải có đủ năng lực kinh tế, nghĩa là đủ những điều kiện về vật chất, về tài chính, vốn để thực hiện những quyền và nghĩa vụ trong HĐ Tính nhất trí Một HĐ được đảm bảo về mặt pháp lý yêu cầu phải thể hiện sự đồng tâm, nhất trí của các bên. Sự nhất trí này phải vừa thể hiện sự tự nguyện, lại vừa thể hiện mối quan hệ qua lại giữa các bên. Sự nhất trí không được coi là sự tự nguyện khi mà nó đạt được bằng cách ép buộc, đe dọa, lừa gạt, những tác động phi lý khác Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức). BỘ NỘI VỤ ______ Số: 01/2011/TT-BNV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011 THÔNG TƯ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính _________________ Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau: Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Điều 2. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 1. Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). 2. Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. 4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. Chương II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 6. Quốc hiệu 1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh